congressen in utrecht Congressen in Utrecht / 1
inhoud Voorwoord mr. A. Wolfsen, Burgemeester Utrecht... 5 Congresstad Utrecht, u aanbevolen door... 6 Welkom in Congresstad Utrecht... 9 Utrecht Convention Bureau... 9 Utrecht - stad van kennis en cultuur... 10 10 Redenen om te kiezen voor Utrecht... 14 DE ORGANISATIE VAN EeN CONGRES... 17 De planning... 20 De bidprocedure... 22 Bidfonds Utrecht... 25 Professional Conference Organiser... 26 De congreslocatie... 28 De hotels... 32 Vervoer naar en tijdens het congres... 34 Promotie van het congres... 36 Audiovisuele apparatuur... 38 Tolken... 39 De catering... 40 Hostess service... 41 de FINANCIëN VAN EEN CONGRES... 42 Het voorfinancierings- en garantiefonds voor congressen... 44 Voorbeeld van een begroting... 45 HET SOCIAaL PROGRAMMA VAN EEN CONGRES... 47 Partnerprogramma... 48 Pre en post conference tour... 49 Een selectie uit Utrechtse attracties... 51 de aanbieders... 54 Rondom... 55 Meetingmoods Jaarbeurs Utrecht... 56 Stadsschouwburg, Vredenburg... 57 Musea Utrecht... 58 Jacobikerk, Janskerk... 60 Apollo Hotel, Bilderberg Kasteel t Kerckebosch... 61 NH Utrecht, NH Centre Utrecht... 62 Carlton President, Park Plaza Utrecht... 63 Sandton Malie Hotel, Hotel Epping... 64 Hotel Mitland, Court Hotel Utrecht... 65 Ibis Utrecht, Mercure Utrecht... 66 Holland Hotel Het Wapen van Harmelen, Utrecht Investment Agency... 67 Postillion Hotel, Grand Hotel Karel V... 68 Overzichtstabel congres- en vergaderfaciliteiten... 69 Colofon... 72 Congressen in Utrecht / 3
voorwoord Utrecht - inspirerend! Het is voor mij geen enkel probleem om aan u als organisator (in spe) van een congres of conferentie, duidelijk te maken waarom u dat toch vooral in Utrecht moet komen doen. Nog helemaal los van heel zakelijke of heel praktische redenen die u zelf heeft om voor Utrecht te kiezen. Redenen die uiteraard geheel uw zaak zijn! Mocht u nog voor een keuze staan, dan vindt u verderop in dit handboek de nodige argumenten die voor Utrecht pleiten. Argumenten die ik in dit woordje vooraf niet zal herhalen, maar waar ik wel heel graag naar verwijs. Ligging, faciliteiten, expertise, prijs-kwaliteitverhouding. Daar kunt u allemaal aan denken. Maar één argument wil ik toch graag wat uitgebreider noemen, met in mijn achterhoofd de herinneringen aan de vele congressen waaraan ik zelf in de loop van de jaren heb deelgenomen. Dat is, dat ik het altijd als een meerwaarde heb ervaren als congressen in inspirerende steden plaatsvonden. Van binnenuit kan ik u verzekeren dat Utrecht nu precies zo n stad is. Als oude (historie, architectuur) en als jonge stad (bevolking), als stad van kennis en cultuur, als evenementenstad, als stad om je ook even te ontspannen. Ik weet zeker dat er - straks - iets van die inspiratie zal afstralen op uw congres. En voor de gedreven vakmensen van het Utrechts Convention Bureau is het succes van dat congres het hoogste doel. mr. A. Wolfsen burgemeester van Utrecht September 2010 4 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 5
U aanbevolen door Trude Maasde Brouwer Voorzitter Utrecht Development Board Het mooie van kennis is dat je die kunt vermenigvuldigen door hem te delen. Dankzij ICT hebben we ongekende mogelijkheden ontwikkeld om kennis te delen. En des te meer we die gebruiken, des te beter begrijpen we dat kennis primair via mensen verspreid wordt. Virtueel, maar zeker ook fysiek. Ontmoetingen van experts blijven onverminderd belangrijk. Utrecht, van oudsher de stad van Kennis en Cultuur, is bij uitstek geschikt voor die ontmoetingen. yvonne van rooy Voorzitter College van Bestuur Universiteit Utrecht Kennis delen is voor de universiteit een kerntaak. Zowel via het onderwijs als via het onderzoek draagt onze universiteit bij aan de ontwikkeling van nieuwe kennis. Kennisoverdracht is van steeds groter belang; voor de opleiding van onze studenten maar evenzeer voor een sterk bedrijfsleven. Kennis delen is immers waarde toevoegen. Door ontmoetingen mogelijk te maken tussen experts uit binnen- en buitenland, levert de stad Utrecht een belangrijke bijdrage aan het versterken van de kennisinfrastructuur en het vergroten van onze innovatiekracht. Alie Tigchelhoff Directeur Utrecht Science Park Het Utrecht Science Park wil de komende jaren uitgroeien tot een science park met internationale aantrekkingskracht. Samen met de Universiteit Utrecht, het UMC Utrecht en de Hogeschool Utrecht willen we bedrijven aantrekken om zich hier te vestigen. (Inter)nationale congressen zijn een middel om de aantrekkingskracht van Utrecht te etaleren. Met het convention bureau maken we optimaal gebruik van de mogelijkheden die Utrecht biedt. Wij ondersteunen dit initiatief dus van harte om samen Utrecht op de kaart te zetten. Frank Miedema Vice-voorzitter Raad van Bestuur Decaan UMC Utrecht Kennis overdragen en blijven leren zijn wezenlijke onderdelen van het dagelijkse werk van UMC Utrecht medewerkers. In de huidige wetenschap werken artsen en onderzoekers vanuit vele landen samen via moderne communicatiemiddelen. Toch blijft face to face contact van essentieel belang. Congressen bieden hiertoe een uitgelezen kans. Het maakt ontmoetingen met internationale collega s mogelijk en faciliteert een intensieve uitwisseling van informatie. Kennis als bron biedt de absolute mogelijkheid om de stad Utrecht te profileren en draagt bij aan de aantrekkingskracht van toptalent, wereldwijd! Het doet me een genoegen dat Utrecht investeert in een noodzakelijke infrastructuur om uitwisseling van kennis te laten floreren en Utrecht als kennisknooppunt op de wereldkaart te zetten! Art is I, Science is we. Claude Bernard (1865) 6 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 7
WELKOM IN CONGRESSTAD UTRECHT Beste initiatiefnemer, organisator of meeting planner, Voor u ligt het handboek Congressen in Utrecht van het Utrecht Convention Bureau (UCB). Het boek bevat praktische informatie voor het organiseren van uw (volgende) congres, vergadering of evenement in en om Utrecht. U, als initiatiefnemer, bezit de vakkennis maar beschikt niet altijd over de juiste know how om het congres daadwerkelijk te organiseren. Daarom treft u naast relevante informatie over de stad Utrecht tevens een overzicht aan van de vele aspecten die aan de orde komen bij de organisatie van een congres; van strategie en planning tot aan de financiën. Utrecht is de aangewezen stad voor inter nationale ontmoetingen. De centrale ligging in Nederland, op een knooppunt van wegen, spoorwegen en waterwegen in een unieke historische setting, maakt het tot een natuurlijke plaats van samenkomst. Utrecht staat bekend om haar historische en kleinschalige karakter, waar het persoonlijk contact niet verloren gaat. Het levendige hart van de vierde stad van Nederland biedt een indrukwekkende maar ook gezellige mengeling van tijdloze historie en een eigentijds gezicht. De grachten en werfkelders, oude kerken en natuurlijk de Dom bepalen het decor van de stad. Utrecht biedt werkelijk alles dat nodig is voor een geslaagd congres dat uw deelnemers nog lang zal bijblijven. Naast vele uitstekende zakelijke locaties en faciliteiten zijn er talloze aantrekkelijke mogelijkheden voor recreatie en ontspanning. Utrecht Convention Bureau Het Utrecht Convention Bureau is uw neutrale partner bij uw (volgende) congres in Utrecht. Het UCB geeft u kosteloos, onafhankelijk en deskundig advies over de mogelijkheden in Utrecht. Bent u op zoek naar een speciale locatie voor uw bijeenkomst? Heeft u inspiratie nodig voor de opzet van een sociaal programma? Of bent u op zoek naar aansprekend promotiemateriaal voor uw congres? Op al deze vragen geeft het Utrecht Convention Bureau in overleg met u een passend antwoord. Bovendien kunt u advies en ondersteuning vragen bij het naar Utrecht halen van uw internationale congres. Zo beschikt het UCB onder andere over een bidfonds en is zij op de hoogte van relevante andere fondsen. Het team van het Utrecht Convention Bureau staat voor u klaar om samen met u een succes van uw bijeenkomst te maken! 8 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 9
UTRECHT STAD VAN KENNIS EN CULTUUR Voor de uitwisseling van kennis, de core busi ness van elk zakelijk of wetenschappelijk congres, is de uitstraling en historische context van de locatie van groot belang. Utrecht biedt een dynamische mengeling van kennis en cultuur, historie en innovatie. De positieve energie die daarvan uit gaat zullen u en uw deelnemers merken tijdens uw congres. Dat Utrecht een stad van kennis is, ziet men om zich heen in de stad en in de regio. Utrecht en omstreken herbergen belangrijke kennisinstituten zoals het RIVM, TNO, KNMI en SenterNovem. Utrecht heeft de hoogste dichtheid van kennisdiensten in ons land. De universiteit en het academisch ziekenhuis behoren tot de besten van de wereld en het opleidingsniveau van de inwoners van Utrecht is navenant. Als kenniscentrum geniet Utrecht dan ook een groeiende internationale reputatie. De Univer siteit Utrecht, het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC Utrecht) en Hogeschool Utrecht spelen daarbij een grote rol. De univer siteit werd opgericht in 1636 en is uitgegroeid tot een moderne, toonaangevende instelling. De Shanghai-ranglijst plaatst de Universiteit Utrecht op nummer één in Nederland, op nummer elf in Europa en in de wereld op nummer 50. Het is een researchuniversiteit, met zeven faculteiten die gezamenlijk het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek en onderwijs bestrijken. Deze veelzijdigheid vormt een inspirerende basis voor multidisciplinair onderzoek binnen én buiten de universiteit. UMC Utrecht is één van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland. Met bijna 10.000 mensen wordt voortdurend gebouwd aan goede zorg met als bouwstenen kennis en mensen. Zonder nieuwe kennis over ziekte en gezondheid en zonder mensen die deze kennis kunnen genereren, toepassen en overdragen, zullen patiënten geen betere zorg krijgen. Het UMC Utrecht is een internationaal toonaangevend medisch centrum waarin kennis over gezondheid, ziekte en zorg, voor patiënt en samenleving, wordt gemaakt, getoetst, gedeeld en toegepast. Hogeschool Utrecht is een kennisorganisatie die door hoogwaardig onderwijs en onderzoek werkt aan innovatie en professionalisering van de beroepspraktijk. De 3.300 medewerkers verzorgen hoger onderwijs voor 39.000 studenten. Onze studenten en medewerkers zijn net zo di vers en kleurrijk als de opleidingen en cursussen die worden aangeboden. Docenten en excellente studenten verrichten toegepast onderzoek dat zich onder andere richt op belangrijke sociale, technische, culturele en economische ontwikkelingen. Hogeschool Utrecht heeft vestigingen in Utrecht en Amersfoort. 10 / Congressen in Utrecht
In Utrecht woont de hoogst opgeleide bevolking van Nederland. De stad is een bakermat van innovatie en creativiteit. De aanwezigheid van een uitgebreide kenniseconomie en het opleidingsniveau van de bevolking staat borg voor vernieuwing en dynamiek. Utrecht blinkt met een groot aantal culturele instellingen uit als een levendige cultuurstad. De stad heeft een rijk cultuuraanbod en er is altijd wel een festival of evenement, zoals de Culturele Zondagen. Van musicals in het Beatrix Theater tot een klassiek concert in de gewijde rust van de binnenstadskerken, Utrecht biedt de perfecte ambiance waarin cultuur tot leven komt. Liefhebbers kunnen hun hart ophalen in de vele musea, de Stadsschouwburg en muziekcentrum Vredenburg. Bezoek één van de vele musea die Utrecht herbergt, met exposities variërend van de wereldberoemde Nijntje (Miffy) tot oude speeldozen. Utrecht heeft de grootste middeleeuwse binnenstad van Nederland en is de 2 e monumentenstad van het land. De schatkamer van dit rijke verleden is terug te vinden in het Museumkwartier. Al sinds 1382 huisvest Utrecht de hoogste toren van Nederland, de 112 meter hoge Domtoren. Indrukwekkend is ook een ander Utrechts icoon: het Rietveld Schröderhuis, sinds 2000 geplaatst op de UNESCO Werelderfgoedlijst. Ook een rondvaart door de nostalgische grachtengordels met eeuwenoude werfkelders vol gezellige werfterrassen en restaurantjes zal u en uw gasten aangenaam verrassen. Na een drukke congresdag is een stadswandeling door smalle steegjes en langs verborgen hofjes zeer inspirerend. Utrecht bruist van de creativiteit en gezelligheid. Ook de omgeving van de stad leent zich voor geïnspireerde ontspanning: Utrecht ligt in de tuin van de Randstad en is omringd door unieke landschappen, zoals het Nationaal Park De Utrechtse Heuvelrug, het Rivierengebied en het waterrijke Veenweidegebied. De dynamische combinatie van kennis en cultuur bovenop al het andere dat Utrecht biedt, maakt het tot de ideale bestemming voor uw volgende meeting, congres of evenement. 12 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 13
10 REDENEN om TE KIEZEN VOOR utrecht 01 Grote selectie moderne congresfaciliteiten Utrecht beschikt over een scala aan venues die alle voldoen aan de eisen van zelfs de meest kritische congresbezoeker. U vindt er enthousiaste professionals, voor wie het succes van uw bijeenkomst het hoogste doel is. Voor grote of kleine groepen, in moderne of klassieke locaties, in Utrecht komen uw gasten echt tot elkaar. 02 Gevarieerd aanbod hotelaccommodaties U kunt kiezen uit vele comfortabele hotels van groot tot klein, vijfsterren tot economy, modern tot historisch. Uw deelnemers voelen zich thuis weg van huis en beginnen elke congresdag uitgerust en verfrist. 03 Congresexpertise is volop aanwezig Voor de organisatie en uitwerking van uw congres kunt u vertrouwen op ervaren en gedreven vakmensen. Door sterk samenspel en een goede planning kunt u als host uitblinken met een leerzame en memorabele bijeenkomst en haalt u het maximale uit uw congres in Utrecht. 04 Utrecht is de stad van kennis en cultuur. Deze dynamische mix, hierboven belicht, geeft uw congres in Utrecht de uitstraling die uw deelnemers inspireert en kennisuitwisseling verrijkt en verdiept. 05 Goede internationale bereikbaarheid is een pluspunt waar buitenlandse deelnemers aan uw congres of bijeenkomst van kunnen profiteren. Vanaf Amsterdam Schiphol Airport staan zij binnen 30 treinof autominuten in hartje Utrecht. Vanuit omringende landen is Utrecht uitstekend bereikbaar per trein. Verbindingen met Parijs en Brussel zijn snel en frequent. Treinen vanuit Duitsland en achterliggende landen stoppen geregeld in Utrecht. 06 Ligging en logistiek netwerk Utrecht is de nationale hub van verkeer en vervoer dankzij haar centrale ligging in het hart van Nederland, dicht bij Amsterdam, Den Haag en Rotterdam en omgeven door veel prachtig Hollands landschap. In de stad zelf is uitstekend openbaar vervoer beschikbaar. 07 Verrassende mogelijkheden en ideeën voor pre en post conference excursies, bezoeken aan locaties die normaal niet toegankelijk zijn voor publiek en andere sociale programma mogelijkheden. Dit zijn de momenten waarop deelnemers de onderlinge banden aanhalen en waardoor ze later, op afstand, duidelijker en dieper met elkaar communiceren, zowel zakelijk als persoonlijk. 08 Congressubsidies Utrecht investeert mee in het succes van uw congres met speciale financiële ondersteuning en weet de weg naar subsidies van bijvoorbeeld de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen. 09 Het gunstige prijs-kwaliteitverhouding maakt de keuze voor Utrecht in vergelijking met andere Europese steden aantrekkelijk en verantwoord. 10 Last but not least, het kosteloos advies van het Utrecht Convention Bureau stelt u in staat om de beste afwegingen te maken en de kansen op congressucces te maximaliseren. Zij kennen de weg in stad en regio en hebben de contacten om voor u de perfecte match te maken. Gedurende het gehele traject van planning, uitvoering en afwerking is het onpartijdige advies en de professionele assistentie van het UCB van onschatbare waarde. 14 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 15
De orga ni satie van een congres 16 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 17
Het organiseren van een congres wordt wel eens vergeleken met het starten van een eigen bedrijf. In zowel financieel, administratief als organisatorisch opzicht komt er nogal wat bij kijken. De initiatiefnemers hebben behoefte aan kennisuitwisseling binnen hun vakgebied of aandacht voor een bepaald product. Men weet natuurlijk veel over het eigen vakgebied of product, maar vaak een stuk minder over congresorganisatie en de strakke planning die daarvoor onontbeerlijk is. Om welke evenementvorm gaat het? Wilt u het evenement zelf organiseren of de organisatie uitbesteden aan een specialist? Wat is een gepaste locatie voor het evenement? Hoe wordt het evenement binnengehaald? Hoe maakt u een realistische begroting? Allemaal zaken die eerst goed op een rijtje moeten worden gezet. De volgorde waarop ze hieronder genoemd worden is overigens niet strikt chronologisch. In de praktijk zullen meerdere punten tegelijkertijd uw aandacht vragen. De Strategie De basis voor de strategie van een congres wordt gelegd met het uitwerken van de volgende vragen: Wat zijn de uitgangspunten van het congres, wat zijn de beoogde doelstellingen? Wat is de doelgroep van het congres? Wat is de beste periode om het congres te houden (welk jaar, welke week in het jaar en welke dagen van de week?) Hiermee verschaft u tevens duidelijkheid over de lead time die u heeft om een en ander te organiseren en waarop u uw planning kunt afstemmen. De eerste vragen Bij het uitwerken van het idee stuit u op een aantal vragen: Wat is de werkelijke kans dat het congres naar Utrecht komt? Indien er sprake is van een zogenaamde bidprocedure voor het binnenhalen van een congres, dan moet u zich goed voorbereiden op een formele procedure. Wilt u het congres zelf gaan organiseren of wilt u de organisatie (gedeeltelijk) uitbesteden aan een Professional Conference Organiser (PCO)? Wie heeft de coördinatie en verantwoording voor welke zaken? Zorg dat vanaf het eerste begin alle communicatielijnen tussen de betrokken partijen duidelijk zijn. Utrecht Convention Bureau is onder meer opgericht om initiatiefnemers van congressen professioneel te ondersteunen bij het beantwoorden van deze en andere vragen. 18 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 19
de planning De voorbereidingstijd die u tot uw beschikking heeft is uiteraard een bepalende factor voor de gehele tijdsplanning. Elk congres is uniek en zo ook elke planning. De volgende onderwerpen komen in vrijwel elke planning voor. Organisatiestructuur en management van het congres vastleggen verantwoordelijkheden vastleggen communicatiestructuur vaststellen tijdschema samenstellen (voorlopig) draaiboek Logo en huisstijl bepalen Herkenbaar en in overeenstemming met doelstellingen en doelgroep van het congres. Inhoudelijk programma produceren globale programma planning openings- en sluitingsceremonie voorzitters en sprekers benaderen en instrueren alternatieve data bepalen (conflicterende data vermijden; afstemmen op doelgroep) Congresdeelnemers aantal deelnemers inschatten adressen en mailingbestand keuze van congrestalen eerste en tweede aankondiging en registratie Financiën begroting: - conceptbegroting - bijgestelde begrotingen - financieel slotoverzicht fondsenwerving voorfinancieringsregelingen verzekeringen Congresaccommodatie zalenplanning en -selectie contract en annuleringsregelingen bewegwijzering beveiliging catering audiovisuele middelen tolken en vertaalfaciliteiten Hotelaccommodatie planning en selectie hotelaccommodatie contract en optieregelingen met hotels reserveringen verwerken en bevestigen Sociaal en partner programma, pre en post conference tours inventarisatie van de wensen en mogelijkheden vaststelling programma en kosten catering entertainment contracten met o.a. garantieaantallen Drukwerk inventariseren soorten drukwerk afspraken met de drukker mailingen drukwerk verzorgen Promotie van het congres opstellen promotieplan persberichten mailinglijsten, vaktijdschriften en overige media internet Registratie procedure openen registratie bankrekening bepalen soorten en hoogte registratie fee start registratieprocedure en bevestigen (nb: internet) deelnemerslijsten en badges Afwerking financiële afronding bedankbrieven evaluaties Utrecht Convention Bureau adviseert congresorganisatoren en initiatiefnemers bij het uit werken van de diverse aspecten van de planning voor een congres. 20 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 21
DE BIDPROCEDURE Bij veel congressen dient een initiatiefnemer van het congres eerst het overkoepelende bestuur van de betrokken (internationale) vereniging formeel uit te nodigen om het congres te kunnen organiseren. Indien er zich voor hetzelfde congres meerdere initiatiefnemers aanbieden, dan zal er een zogenaamde bidprocedure van start gaan. Het bestuur van de vereniging, of wellicht een speciaal geformeerde selectiecommissie, zal uiteindelijk besluiten in welk land en in welke stad het congres zal plaatsvinden. Een bidprocedure kan bestaan uit: het samenstellen van een speciaal comité dat de informatie voor het bidboek verzamelt en de procedure begeleidt totdat het congres is binnengehaald. Zo n comité bestaat doorgaans uit vertegenwoordigers van: - de Nederlandse afdeling van de vereniging - een congres organisatiebureau (PCO) - de congresaccommodatie - Utrecht Convention Bureau Het samenstellen van het bidboek. Het lobbyen binnen de vereniging; bepaalde invloedrijke leden en belangrijke wetenschappers kunnen door hun medewerking aan het congres toe te zeggen al veel goodwill genereren. Het presenteren van het bidboek, wat over het algemeen gepaard gaat met een presentatie aan het bestuur van de vereniging of het selectiecomité. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van diverse audiovisuele presentatiemogelijkheden om één en ander zo goed mogelijk te kunnen presenteren. Het organiseren van een site inspectie, waarbij alle betrokken partijen, zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, congresaccommodaties, busmaatschappijen e.d. hun diensten en faciliteiten aan de beslissers tonen en hen laten ervaren wat de stad de congresdeelnemer te bieden heeft. Site inspecties hebben een grote invloed op het beslissingsproces en dienen dan ook professioneel te worden voorbereid en begeleid. Het bidboek Het bidboek maakt op aantrekkelijke en gedegen wijze duidelijk waar uw uitnodiging voor staat. Naast de officiële uitnodiging bevat het onder andere aanbevelingsbrieven van betrokken instanties en overheden. Daarnaast wordt uiteraard ook ingegaan op het programma (inclusief het informele gedeelte), de financiën en de logistieke aspecten. De presentatie van het bidboek en de promotie van Nederland vinden plaats tijdens een eerdere editie van het congres, waarop u uw pijlen richt. Op dat moment presenteren ook initiatiefnemers uit andere landen zich en is er sprake van een echte competitie. Een belangrijk moment dus; hét moment om u te onderscheiden van de concurrentie en beslissers te overtuigen. Het bidboek bevat over het algemeen de volgende informatie: De officiële uitnodiging, waarin u zich als organiserend comité kandidaat stelt en verklaart bereid te zijn de organisatorische en financiële verantwoording op u te nemen. Een verhaal met de stand van zaken binnen het betreffende vakgebied in Nederland. Ondersteuningsbrieven van bijvoorbeeld de universiteit, betrokken industrieën, ministers of burgemeesters, Utrecht Convention Bureau en het Ministerie van Buitenlandse Zaken (die bijvoorbeeld een visum toezegt aan congresdeelnemers). Het programma idee, met de opzet en het thema van het congres en bijvoorbeeld geplande technische excursies. De financiën - conceptbegroting - deelnameprijs - hotel- en logistieke kosten - sponsormogelijkheden voor jonge wetenschappers en deelnemers uit de landen van de derde wereld Een beschrijving van - Nederland en Utrecht - de congreslocatie - vervoersmogelijkheden van en naar Utrecht - toeristische bezienswaardigheden - pre en post conference tours Utrecht Convention Bureau kan een sleutelrol spelen in het opstellen van het bidboek en het begeleiden van een zo effectief mogelijke bidprocedure. Tevens wordt de expertise van andere belanghebbenden, zoals de congreslocatie, de PCO en de hotels, hierbij betrokken. 22 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 23
BIDFONDS utrecht Het Bidfonds Utrecht maakt het extra aantrekkelijk om zakelijke evenementen in Utrecht te laten plaatsvinden. Dit fonds verstrekt na weging renteloze leningen die terugbetaald moeten worden zodra het evenement inderdaad in Utrecht plaats gaat vinden. Zo kunnen via deze regeling onder meer bidboeken samengesteld worden, men kan naar de plaats van de presentatie en uiteindelijke werving vliegen, enkele beslissende commissieleden (maximaal twee) uitnodigen voor een bezoek aan Utrecht enzovoorts. Wordt het evenement niet aan Utrecht toegewezen, dan worden de kosten niet verrekend met het congresbudget en is het financiële voorschot vervallen in een subsidie. De weging is gestoeld op de kracht van het evenement en bij uitvoering het rendement op de investering. De aanvraag moet worden vergezeld van een (voorlopig) programma, aangevuld met een actieplan. Ook een begroting, voorzien van een toelichting voor zowel de inkomsten- als uitgavenzijde moet worden overlegd. Aandacht moet gegeven worden aan de controle op de financiële voortgang. Het UCB weet ook de weg naar andere subsidiefondsen zoals bijvoorbeeld van de Koninklijke Akademie van Wetenschappen. 24 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 25
PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANISER Eén van de eerste keuzes die u, als initiatiefnemer van een congres moet maken, is of u de organisatie van het congres zelf in handen houdt, of dat u het overlaat aan een Profes sional Conference Organiser (PCO). Uit de praktijk blijkt dat veel initiatiefnemers vorm en organisatie door een PCO laten verzorgen, zodat zij zelf alle aandacht op de inhoudelijke kant kunnen richten. Een PCO kan de gehele orga nisatie van het congres verzorgen of zich beperken tot bepaalde deeltaken. De werkzaamheden van een PCO De werkzaamheden van een PCO kunnen globaal worden onderverdeeld in de volgende categorieën: Advisering en begeleiding van de opdrachtgever m.b.t. bijvoorbeeld fondsenwerving, de opzet van het congres e.d. De organisatie van het congres: draaiboek, tijdschema, publiciteitsplan e.d. Het secretariaat: deelnemersregistratie, drukwerk, mailinglijsten, hotelreserveringen e.d. De financiële administratie: het opstellen van de begroting en het bewaken van het budget. De begeleiding tijdens het congres, coördinatie van het programma en bemanning van infoen registratiebalies. De voordelen van een PCO Een PCO biedt haar diensten aan tegen een honorarium. De kosten verdienen zichzelf snel terug. Uw voordelen bij het gebruik van een PCO zijn: Door hun ervaring en expertise werken PCO s efficiënt en nauwkeurig. PCO s verkeren in een goede onderhandelingspositie waardoor ze lagere prijzen kunnen bedingen bij diverse toeleveranciers. De PCO neemt alle praktische zorgen en rompslomp op zich zodat u zich volledig aan de inhoud van het congres kunt wijden. De PCO levert een congres op maat aangezien er geen standaard draaiboek bestaat voor een congres. Het is van belang dat u een PCO kiest die affiniteit heeft met de aard en omvang van uw congres en dat de PCO u persoonlijk goed ligt. Uw samenwerking zal voor een belangrijk deel gebaseerd zijn op persoonlijk vertrouwen, wat de intensieve samenwerking zeker ten goede zal komen. 26 / Congressen in Utrecht
DE CONGRESLOCATIE Eén van de eerste vragen die zich aandient bij de organisatie van een congres is de keuze van de locatie waar het congres gehouden kan worden. Al voordat er sprake is van een mogelijke bidprocedure en het nog niet definitief besloten is dat het congres in Utrecht zal plaatsvinden, is het van belang een voorlopige selectie te maken van mogelijke congreslocaties en optionele reserveringen te plaatsen. Veelal kunnen de medewerkers van de congreslocaties u vervolgens van dienst zijn bij het defi nitief binnenhalen van het congres. Hun expertise kan u helpen bij het samenstellen van het bidboek. Bij een eventuele site inspectie kan ook de congreslocatie een grote rol spelen. De soorten congreslocaties Voor congressen kan er gebruik gemaakt worden van drie soorten locaties, of een combinatie hiervan: De Congrescentra Utrecht beschikt over diverse congrescentra, die een gevarieerd aanbod aan moderne zalen en technische faciliteiten kunnen bieden, voor kleinere en grotere congressen. De Hotels Ook de hotels in Utrecht beschikken veelal over vergaderzalen. Afhankelijk van de grootte van uw congres kunt u geheel of gedeeltelijk gebruik maken van de diverse faciliteiten die de hotels te bieden hebben. De speciale locaties Zoals kerken, musea, theaters, historische gebouwen en boten; deze locaties kunnen een welkome afwisseling vormen op de gebruikelijke locaties voor congressen en worden veelal ook gebruikt voor bijvoorbeeld de diners, recepties en andere bijzondere evenementen tijdens een congres. Utrecht Convention Bureau informeert u graag over de vele mogelijke congres- en vergaderlocaties in en rond Utrecht. Enkele bekende locaties in Utrecht zijn: Meetingmoods Jaarbeurs Utrecht Media Plaza Meeting Plaza Utrecht Seats2meet.com Utrecht Regardz La Vie Utrecht Carlton President Grand Hotel Karel V Louis Hartlooper Complex Stadsschouwburg Utrecht Janskerk Jacobikerk Beatrixtheater Academiegebouw Spoorwegmuseum De Selectiecriteria Bij de selectie van een congreslocatie kunnen vele selectiecriteria een rol spelen. Allereerst zijn het aantal te verwachten deelnemers en het aantal benodigde zalen natuurlijk van groot belang. Het is echter ook belangrijk dat de accommodatie voor wat betreft sfeer en uitstraling aansluit bij wat de doelgroep verwacht (of gewend is) en zich financieel kan veroorloven. Utrecht Convention Bureau kan u op weg helpen de voor u zo belangrijke selectiecriteria te bepalen. Op de volgende pagina vindt u een checklist met een meer gedetailleerde opsomming van zaken waar u op zou kunnen letten bij de keuze van een congresaccommodatie. 28 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 29
Checklist bij de keuze van de congresaccommodatie het te verwachten aantal deelnemers ligging en bereikbaarheid van de congreslocatie parkeervoorzieningen budgettaire mogelijkheden sfeer en uitstraling van de congreslocatie de benodigde zalen hoeveel zalen voor plenaire sessies hoeveel zalen voor parallel sessies de afmetingen van de zalen (breedste, lengte én hoogte) de opstelling van de zalen (schoolopstelling, theater opstelling, cabaretopstelling, carréopstelling, U-opstelling) kwaliteit stoelen en ander meubilair in zalen ruimte voor tolken (cabines) registratiebalies ruimte voor tentoonstellingen/postersessies ruimte voor het secretariaat en het organiserend comité opslagruimte congresmaterialen aantal en kwaliteit publieke ruimtes zoals toiletten, garderobe, in- en uitgangen en liften de kwaliteit van de catering en de mogelijke locaties voor pauze lunches/diners beveiliging van de congreslocatie en de zalen technische mogelijkheden voor verlichting, geluid en audiovisuele presentaties technische assistentie voor en tijdens het congres Checklist bij de keuze van de hotelaccommodatie hoeveel kamers zijn beschikbaar in de gewenste periode (hoeveel 1 persoons, 2 en/of 3 persoonskamers etc.) wat is de prijs, in- of exclusief continental of American breakfast hoeveel suites voor eventuele VIP s hoeveel hospitality suites annuleringsvoorwaarden: - wat zijn de annuleringsvoorwaarden bij blokreserveringen - tot hoeveel voor aankomst kan er gratis geannuleerd worden - kosten bij no-show gereduceerd tarief bij blokreserveringen of laagseizoen boekingen beveiliging aanwezig nooduitgangen aanwezig bereikbaarheid van het hotel check-in en check-out tijden wanneer verloopt de optie cateringmogelijkheden aanwezige restaurants en ontspanningsmogelijkheden garage aanwezig, zo ja, is deze gratis voor hotelgasten is er een kapper, arts, schoonheidssalon in het hotel zijn er safe deposit boxen is de meegebrachte apparatuur en/of het tentoongesteld materiaal verzekerd door het hotel afstand en vervoersmogelijkheden tussen hotel en congreslocatie 30 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 31
DE HOTELS Utrecht biedt de congresdeelnemer een ruime en gevarieerde keuze aan hotels, in diverse prijscategorieën en in allerlei soorten en maten.veelal zullen congressen te veel deel nemers hebben om in één en hetzelfde hotel te kunnen overnachten en zullen de diverse deelnemers ook verschillende budgettaire mogelijkheden hebben. Vaak zullen er dus kamers in meerdere hotels gereserveerd moeten worden. De selectie van hotels De congresorganisatie zal in eerste instantie een aantal hotels selecteren en bij die hotels kamers in optie reserveren tegen een per hotel onderhandelde prijs. Bij de selectie van hotels kunt u in eerste instantie letten op de volgende zaken: ligging hotels t.o.v. congreslocatie en bijvoorbeeld restaurants vervoersmogelijkheden van en naar de hotels totaal aantal benodigde kamers prijsklasse van de diverse hotels t.o.v. ingeschatte budget van de deelnemers De kamerprijzen Kamerprijzen worden per hotel afzonderlijk onderhandeld en zijn veelal afhankelijk van het totaal aantal kamers, het seizoen en de dagen van de week waarop de kamers worden gereserveerd. Veel zakenhotels zullen in het weekend en de vakantiemaanden lagere prijzen bieden dan doordeweeks in bijvoorbeeld mei of oktober. Het is van groot belang duidelijke afspraken te maken over wie de boekingen garandeert, tot welke datum er kosteloos kan worden geannuleerd en of er nog aanbetalingen moeten worden gedaan. De gereserveerde kamers kunnen tot een bepaalde datum voor het begin van het congres vaak nog kosteloos worden terug gegeven aan de hotels. Het verschilt per hotel welke periode het hier betreft. Het inschrijfformulier Over het algemeen kunnen congresgangers bij de inschrijving voor een congres ook de hotelkamer naar keuze reserveren; tegen een speciale prijs. Een reserveringsformulier is dan bijgesloten bij het inschrijfformulier. De congresganger zal veelal zijn reservering moeten garanderen met het betalen van de eerste overnachting of het doorgeven van een geldig creditcard nummer. Voor het verwerken en bevestigen van de hotelreserveringen kan een PCO of een hotelreserveringservice, ingeschakeld worden. Zij kunnen veel administratieve handelingen uit handen nemen en ook tijdens de aankomst- en vertrekdagen van de congresgangers alle last minute veranderingen verwerken. Op de vorige pagina vindt u een checklist met een meer gedetailleerde opsomming van zaken die van belang zouden kunnen zijn bij de keuze van hotels. 32 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 33
VERVOER NAAR EN TIJDENS HET CONGRES Vervoer speelt een grote rol bij de organisatie van een congres. Mensen uit verschillende landen komen naar Utrecht om over een bepaald onderwerp van gedachten te wisselen. Een goede bereikbaarheid van de stad, de congreslocaties en hotels in de stad is dan ook van groot belang. Vervoer naar het congres Utrecht is per vliegtuig, trein, auto en boot gemakkelijk en goed te bereiken vanuit vele delen van de wereld. Per vliegtuig is Utrecht uitstekend te bereiken via Schiphol Airport. Schiphol heeft een directe verbinding met Utrecht per trein (30 minuten) en is één van de belangrijkste luchthavens voor Intercontinentale en Europese vliegverbindingen in West-Europa geworden. Voor het vervoer per trein is Utrecht een centraal punt in het spoornet van Europese spoorwegen. Als moderne stad heeft Utrecht zich bovendien goed kunnen instellen op de grote verkeersstroom van auto s. Voldoende parkeergelegenheid bij congreslocaties, hotels en P&R locaties en goede aan- en afvoerwegen maken dat vervoer naar Utrecht per auto een goede optie is. Vervoer tijdens het congres Tijdens het congres zijn er diverse mogelijkheden om de congresgangers te vervoeren. Utrecht be schikt over een uitstekend openbaar vervoersnetwerk. Per bus en sneltram kunnen de congresgangers zich gemakkelijk en snel verplaatsen. Ook kunt u shuttlebussen inzetten tussen bijvoorbeeld de hotels en de congreslocatie alsmede tussen het vliegveld en de hotels. Dit is natuurlijk een beslissing die bepaalde financiële gevolgen heeft. Eén en ander kan eventueel in de registratiefee worden verwerkt. Diverse bedrijven verhuren bussen, variërend van gewone stadsbussen tot luxe VIP coaches. Voor sprekers, genodigden en andere VIPS kunt u speciaal vervoer op maat regelen, zoals limousines e.d. 34 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 35
PROMOTIE VAN HET CONGRES Voor de vele drukwerk- en media-uitingen, die nodig zijn om een congres te promoten, is het van groot belang een huisstijl en een logo te ontwikkelen. Deze dienen herkenbaar en in overeenstemming met de doelstellingen en doelgroep van het congres te zijn. Door de huisstijl strak door te voeren en het logo overal duidelijk in naar voren te laten komen wordt het imago van het congres versterkt en wordt iedere media-uiting herkend. Voor het bereiken van de doelgroep en voor de marketing van uw congres kunnen de vol gende media worden ingeschakeld: advertenties in vakbladen publiciteit n.a.v. persberichten website van het congres digitale presentatie mailings naar diverse bestanden (van bijvoorbeeld de internationale vereniging) Website Een eigen congres website kan steeds weer worden geactualiseerd en kan bepaalde administratieve handelingen vereenvoudigen en versnellen, zoals de registratie van deelnemers en het boeken van hotelkamers. Voor specifieke infor matie over de stad Utrecht en de Utrechtse congreslocaties, hotels e.d. kan er een link worden gemaakt met de site van Utrecht Convention Bureau (www.utrechtyourway.nl) Beeldmateriaal Voor het ontwikkelen van drukwerk heeft Utrecht Convention Bureau een uitgebreide collectie beeldmateriaal aangelegd. Deze is beschikbaar voor iedereen die een congres in Utrecht organiseert. Fotomateriaal van locaties, accommoda ties en attracties zijn slechts enkele voorbeelden van de uitgebreide selectie die voorhanden is. Mailings Mailings naar de diverse bestanden die voorhanden zijn bestaan veelal uit: Een eerste aankondiging: Een flyer of brochure waarin wordt vermeld wat het thema van het congres is en waar en wanneer het congres zal plaatsvinden. Een tweede aankondiging: Een vervolgmailing die alle informatie bevat die nodig is voor een potentiële deelnemer om een gegronde beslissing te nemen of hij/zij wel of niet komt. Naast een voorlopig programma met onderwerpen en sprekers zullen ook de kosten van het congres, de beschikbare faciliteiten, het sociaal- en partner programma, vervoer naar en in Utrecht en eventuele praktische informatie over Utrecht nader worden toegelicht. Een registratieformulier en hotel reserveringsformulier zijn dan ook bijgesloten. Het registratiepakket kan van tevoren aan de deelnemer worden toegezonden of worden uitgereikt wanneer de deelnemer zich meldt bij de registratiebalie voor aanvang van het congres. Hierbij zit het definitieve programma en de toelichtingen op de diverse sprekers en besproken onderwerpen. De badges De badges die door de congresdeelnemers worden gedragen tijdens het congres dienen niet alleen als herkenning, maar ook als middel voor beveiliging. Diverse congreslocaties en PCO s hebben hiervoor hun eigen systemen. Het uitdelen van de badges tijdens de registratieprocedure is het meest praktisch. Zorg bij het maken van de badges voor een han dig formaat met goed leesbare opdruk van de naam en eventueel het bedrijf van de deelnemer. Vaak kan de deelnemer zelf beslissen of de voornaam en/of titulatuur wel dan niet op de badge wordt vermeld; veelal verschillen de gebruiken hierover per land van herkomst van de deelnemer. Badges met clips in plaats van een speld worden tegenwoordig ook veel aangeboden om de kleding van de deelnemer te sparen. De laatste jaren is met name de lanyard in opkomst: een badge die met een koord om de hals gedragen wordt. 36 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 37
AUDIOVISUELE APPARATUUR tolken Een goede planning met betrekking tot het gebruik van audiovisuele apparatuur tijdens uw congres is van groot belang voor het succes van uw congres. Overmatig of juist onvoldoende gebruik van audiovisuele apparatuur ondermijnt het effectief overdragen van informatie. Een goede planning van welke apparatuur op welk moment in welke zaal nodig is scheelt onnodige onkosten. Een goede voorbereiding, tijdige test en technische begeleiding van de apparatuur voorkomt onaangename verrassingen tijdens de presentaties. Kortom, een goede planning van de audiovisuele apparatuur is een vak op zich. Professionele leveranciers verlenen uitgebreide service in de voorbereiding en tijdens het congres, zodat alle presentaties vlekkeloos verlopen. Zij zijn op de hoogte van de laatste nieuwe tech nische ontwikkelingen op het gebied van bijvoorbeeld videoconferencing. Technische voorzieningen, die op het eerste gezicht kostbaar lijken, kunnen juist kostenbesparend blijken te zijn, mits goed en op de juiste manier gebruikt. Schakel de leverancier dan ook ruim van tevoren in, zodat u het maximale uit het gebruik en de mogelijkheden van de audiovisuele apparatuur kunt halen. TOLKEN Het doel van congressen is toch vooral perfecte menselijke communicatie. Bij een internationaal congres zijn het de tolken die taalbarrières in de communicatie kunnen overbruggen. Congresvertolking is een kwestie van alles of niets: middelmatige tolken bestaan niet. Tolken dienen niet alleen over perfecte taalbeheersing te beschikking, maar ook over een volledig begrip van het besprokene. De Association Internationale des Interprètes de Conférence (AIIC) is een internationale beroepsorganisatie voor professionele tolken. Er is een aantal vormen van een congresvertolking te onderscheiden: Simultaan via microfoon, vanuit een cabine, meestal twee tolken per taal en een teamleider die contact houdt met de organisator. Consecutief tussen de gedelegeerden, zonder cabine, soms met microfoon; geschikt voor kleinere technische bijeenkomsten. Fluisteren geschikt voor maximaal 3 deelnemers. Voor alle vormen geldt een werkduur van maximaal 6 uur per dag (exclusief pauzes en lunch). Bij overschrijding wordt niet het honorarium verhoogd, maar worden meer tolken ingezet. Ze ontvangen een honorarium per dag, ongeacht de tijdsduur van het congres. De honoraria zijn internationaal overeengekomen met de grote supranationale organisaties. Contracten worden rechtstreeks gesloten met de opdrachtgever. 38 / Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht / 39