NOTULEN VAN DE TWEEDE VERGADERING VAN DE VERENIGING VAN EIGENAREN FLAT (DOKTER VAN STRATENWEG DOKTER SCHÖYERSTRAAT) TE GORINCHEM, GEHOUDEN OP 6 DECEMBER 2010 TE GORINCHEM LOCATIE SCHOLENGEMEENSCHAP GOMARUS TE GORINCHEM. Aanwezig: Dirk den Besten DvS 838 Nelly den Haak DvS 169 Alexander de Boon DvS 640 Martin Udo DvS 432 Tilman Jakobs DvS 837 Voorzitter Penningmeester Technisch bestuurslid/vicevoorzitter Technisch bestuurslid Aspirant bestuurslid Gast: Leen Verkaik n.v.t. RAAD V.v.E. Beheer B.V. Notulist Afwezig zonder afmelding: n.v.t. Afwezig met afmelding: Edwin Simon Secretaris André Hans Jurist Raad V.v.E. Beheer B.V. John van Wijk Raad V.v.E. Beheer B.V. 1. OPENING EN MEDEDELINGEN DOOR DE VOORZITTER De voorzitter, Dirk den Besten, opent om 20:05 uur de vergadering en heet de aanwezige leden hartelijk welkom. Aangegeven wordt nog dat het bestuur verheugd is over de vrij grote opkomst van vanavond, dit ondanks het slechte weer. Hierna geeft de voorzitter het woord aan Alexander de Boon. Deze doet verslag van de navolgende zaken; Onderhoudscontracten: Er volgen in januari 2011 verdere gesprekken met Rendon en Hartman betreffende het afsluiten van langlopende onderhoudscontracten voor het uitvoeren van bouwkundige- en schilderwerkzaamheden aan het gebouw. Het is de bedoeling dat, op de ledenvergadering in juni 2011, verdere voorstellen door beide bedrijven aan de leden zullen worden gepresenteerd. De bouwkundige werkzaamheden worden nog besproken met Rendon en Hartman. Voor het schilderwerk gaat de voorkeur uit naar alleen Hartman.
De voorbereidende werkzaamheden voor het afsluiten van langdurige onderhoudscontracten, betreffende de daken en liften, worden in 2011 voortgezet. Omtrent de afwikkeling hiervan zullen de leden nader worden ingelicht. Na deze mededelingen geeft de voorzitter nog aan bijzonder verheugd te zijn met het feit dat de heer Van Heteren, vertegenwoordiger van Poort6, zijnde de grootste eigenaar binnen het gebouw, vanavond op de vergadering aanwezig is. 2. VASTSTELLEN AANTAL AANWEZIGE STEMMEN Van de 4.237 uit te brengen stemmen zijn er 1181 aanwezig, waaronder 11 volmachten voor 133 stemmen. Daar dit de tweede vergadering is conform het vigerende Reglement van Splitsing van Eigendom, kunnen over geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten worden genomen. 3. VASTSTELLEN NOTULEN VERGADERING D.D. 17 JUNI 2010 Naar aanleiding van hetgeen genotuleerd staat op bladzijde 2, vraagt mevrouw Ebighosi (no. 547) wanneer de cursus om de AED te kunnen bedienen wordt gehouden en wie de kosten van de cursus moet betalen. Geantwoord wordt dat de cursus bij voldoende deelnemers in het voorjaar 2011 zal worden georganiseerd. De kosten zullen door de VvE worden gedragen. Met betrekking tot het genotuleerde op bladzijde 4 merkt de heer Ballijns (no. 159) op dat er geen verbeteringen zijn te constateren in het schoonmaken. De voorzitter geeft aan dat over deze kwestie in de rondvraag verder gediscussieerd zal worden. De notulen van de vergadering d.d. 17 juni 2010 worden hierna ongewijzigd vastgesteld. 4. GOEDKEURING BEGROTING 2011 Nelly den Haak geeft, met behulp van een powerpointpresentatie, een toelichting op de begroting 2011. De heer Bosschaart (no. 244) vraagt of de begroting ook voor de leden verkrijgbaar is. Geantwoord wordt dat deze, zoals gewoonlijk, verkrijgbaar is op de huismeesterpost. De begroting 2011 wordt hierna ongewijzigd vastgesteld. Mevrouw Van Beers (no. 852) vraagt of er geen accountantsverklaring noodzakelijk is. Leen Verkaik geeft aan dat een eventuele accountantsverklaring pas aan de orde kan zijn bij het presenteren van een jaarrekening en niet bij een voorgestelde begroting. Voorts zal het laten opmaken van een accountantsverklaring extra kosten voor de VvE met zich meebrengen. De heer Van Houwelingen (no. 222), werkzaam bij een accountantskantoor, is van mening dat er geen verschil is in de werkwijze van een administratie- en een accountantskantoor en dat een verklaring van een accountant niet zoveel toevoegt aan het geheel. Gezien het feit dat de leden uiteraard beslissen over het laten controleren van de stukken door een accountant, stelt de voorzitter voor om hierover een stemming te houden. Met 11 stemmen voor en 1170 stemmen tegen wordt het voorstel, tot het laten controleren van de stukken door een accountant, afgewezen.
5. VASTSTELLEN LEDENBIJDRAGE 2011 Nelly den Haak geeft aan dat, gezien de huidige begroting, het niet noodzakelijk is om de maandelijkse bijdrage voor 2011 te verhogen. Onder applaus neemt de vergadering van dit feit kennis. De ledenbijdrage voor 2011 wordt dan ook als ongewijzigd vastgesteld. 6. AFTREDEN VAN DE HEER EDWIN SIMON ALS BESTUURSLID (SECRETARIS) EN DE BENOEMING VAN DE HEER TILMAN JAKOBS TOT BESTUURSLID IN DE FUNCTIE VAN SECRETARIS De voorzitter geeft aan dat Edwin Simon, wegens vertrek uit het gebouw, zijn functie als secretaris binnen het bestuur heeft moeten neerleggen en dat, zoals bekend, het bestuur Tilman Jakobs bereid heeft gevonden om de functie van secretaris te gaan vervullen. Nadat Tilman Jakobs zich kort heeft voorgesteld aan de leden, gaat de vergadering, desgevraagd, unaniem akkoord met zijn benoeming tot secretaris. Dirk den Besten bedankt Edwin Simon nog voor zijn inzet binnen het bestuur in de afgelopen jaren. 7. BEHANDELING VOORSTELLEN TOT AANPASSINGEN VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT BETREFFENDE MISBRUIK AED Alexander de Boon geeft een korte toelichting op de noodzaak van toevoeging van dit artikel aan het Huishoudelijk Reglement. Doordat gekozen is voor een Blue Chip slot op de kast, waarin de AED is geplaatst, kan worden uitgelezen wie de kast heeft geopend en kan, bij misbruik, een sanctie worden opgelegd. Vanuit de vergadering wordt gevraagd of er ook een camera gericht staat op de AED kast. Geantwoord wordt dat dit inderdaad het geval is en dat, bij misbruik, ook de beelden zullen worden nagekeken. Op de vraag waarom gekozen is voor ophanging van de AED in de hal van het middelste blok wordt geantwoord dat hiervoor gekozen is vanwege de centrale ligging. Omdat er vanuit de vergadering nogal wat opmerkingen worden gemaakt, omtrent het gebruik van een AED en de te organiseren cursus, geeft de voorzitter het woord aan Astrid Sijts (no. 123) op wiens voorstel en na goedkeuring van de ledenvergadering, de AED is geplaatst. Astrid Sijts geeft hierna een korte uitleg over de werking c.q. het gebruik van de AED en de mogelijkheid tot het volgen van een cursus. Ook wordt nog aangegeven dat in de kast een lijst komt te hangen met hierop vermeld de personen met adressen die de AED kunnen bedienen. De heer Van der Burgt (no. 845) vraagt of het personeel van de Stalkaarsen verplicht wordt om de cursus te volgen. Na enige discussie wordt besloten dat het volgen van een cursus niet verplicht kan worden gesteld. Nadat mevrouw De Wit (no. 359) heeft aangegeven dat zij op de lijst kan worden geplaatst met personen die een AED kunnen bedienen, bedankt de voorzitter Astrid Sijts voor haar uitleg.
Daar er geen vragen en/of opmerkingen meer zijn omtrent de AED wordt het voorstel tot aanpassing van het Huishoudelijk Reglement betreffende misbruik van de AED in stemming gebracht. Unaniem gaat de vergadering akkoord met de aanpassing van het Huishoudelijk Reglement. 8. RONDVRAAG Alvorens met de rondvraag wordt begonnen geeft Alexander de Boon eerst uitleg aan de heer Ballijns omtrent het overleg dat regelmatig met de medewerkers wordt gevoerd betreffende o.a. het schoonmaken. Voor zover bekend worden thans de werkzaamheden geheel volgens schema uitgevoerd en zijn er geen klachten. De heer Ballijns is een andere mening toegedaan en vindt dat er niet goed wordt schoongemaakt. Mevrouw Wijbrans is het totaal niet eens met de visie van de heer Ballijns en geeft de schoonmaakploeg een dikke 10. Mevrouw Van der Pol (no. 841) deelt deze mening en geeft aan dat er hard gewerkt wordt door het personeel om alle zaken op orde te houden. De heer Snoek (no. 254) geeft aan dat de bewoners er zelf vaak een rommel van maken en dat er bijna niet tegen op te werken valt. De heer Van der Schans (no. 429) meldt dat tijdens de verbouwing van hun woning er regelmatig vervuiling binnen het gebouw was opgetreden, veroorzaakt door de aannemer. Uiteraard kan men niet verwachten dat dit wordt opgeruimd door de schoonmaakdienst en dat zij zelf dan ook een en ander hebben moeten schoonmaken. Mevrouw Ebighosi (no. 547) is nog van mening dat klachten eerst bij het personeel gemeld moeten worden. Mevrouw Walgaard (no. 358) vraagt om bij overlast toch vooral eerst met elkaar in gesprek te gaan en deze niet direct te melden bij het bestuur en/of Raad V.v.E. Beheer. Nadat blijkt dat er verder geen opmerkingen meer zijn, stelt de voorzitter voor om het onderwerp schoonmaken als afgedaan te beschouwen en verder te gaan met de rondvraag van de diverse leden. Dokter Schöyerstraat 50- Mevrouw Werkhoven. Mevrouw Werkhoven vraagt of het is toegestaan om de tuin te bebouwen met bijvoorbeeld een tuinhuisje. Alexander geeft aan dat een en ander eerst op een bestuursvergadering zal worden besproken. Van het bestuursbesluit zal mevrouw Werkhoven op de hoogte gebracht worden. Dokter van Stratenweg 547- Mevrouw Ebighosi. Mevrouw Ebighosi constateert regelmatig hondenpoep op het voetbalveldje en het speelterrein en vraagt dan ook of er bordjes geplaatst kunnen worden. Daar dit gemeenteterrein is wordt geantwoord dat dit bij de gemeente moet worden aangevraagd. Voorts vraagt mevrouw Ebighosi wanneer het parkeerterrein zal worden opgehoogd. Aangegeven wordt dat dit voor 2012 in de planning bij de gemeente staat. Mevrouw Ebighosi merkt nog op dat er op moet worden toegezien dat, mochten er bomen worden vervangen, deze niet harsdragend moeten zijn. Dit in verband met overlast op geparkeerde auto s.
Dokter van Stratenweg 845- De heer Van der Burgt. De heer Van der Burght vraagt om toch vooral niet te parkeren in de doorritten. Regelmatig blijken er namelijk auto s (o.a. ook die van de voorzitter) in deze doorritten te worden geplaatst, waardoor het in- of uitrijden wordt bemoeilijkt. Verzocht wordt dan ook om uitsluitend te parkeren in de daarvoor bestemde vakken. Dokter van Stratenweg 854- Mevrouw Van der Stelt. Mevrouw Van der Stelt meldt dat reeds enige malen de buitenriolering bij de berging problemen heeft gegeven en dat een vervanging van het betreffende riool niet kan wachten tot de gemeente het parkeerterrein gaat ophogen. Leen Verkaik geeft aan dat dit probleem bekend is en dat er reeds opdracht is gegeven om deze riolering te vervangen. Dokter Schöyerstraat 46- De heer Baan. De heer Baan vraagt toestemming voor het mogen aanbrengen van een doorvoer, via de buitengevel, ten behoeve van het aansluiten van een mobiele airco. Alexander de Boon geeft aan dat één en ander eerst in een bestuursvergadering zal worden besproken en dat de heer Baan binnenkort schriftelijk op de hoogte zal worden gebracht van het bestuursbesluit. Dokter van Stratenweg 852- Mevrouw Van Beers. Mevrouw Van Beers vraagt of de toegangsdeuren van het gebouw, na een bepaalde tijd s-avonds, niet kunnen worden afgesloten. Dit ter voorkoming van het feit dat onbevoegden zich kunnen ophouden in de hallen. Aangegeven wordt dat hierover in het verleden ook reeds meerdere malen is gesproken en dat voor een eventuele afsluiting o.a. de belinstallaties naar buiten gebracht moeten worden. Dit brengt grote kosten met zich mee en na enige discussie wordt dan ook nu weer besloten om de toegangsdeuren niet na een bepaalde tijd af te sluiten. Dokter van Stratenweg 739- Mevrouw Wijbrans. Mevrouw Wijbrands vraagt of er controles aan de gasinstallaties gaan plaatsvinden. Dit vanwege het feit dat er in het verleden, vanwege gaslucht, controles zijn uitgevoerd in een bepaalde woning. Omdat er toen gebreken aan de gasinstallatie zijn ontdekt vraagt mevrouw zich af of er mogelijk geen gebreken zijn in de overige woningen. Martin Udo geeft aan dat bij het vermoeden van een gaslucht het landelijke storingsnummer (0800-9009) gebeld kan worden. Deze instantie zal dan direct onderzoek laten doen. Een algehele controle van de gasinstallaties zal niet door de VvE worden uitgevoerd. Dokter van Stratenweg 469- Mevrouw Bak. Mevrouw Bak vraagt of de nieuwsbrief ook de site kan worden geplaatst. Geantwoord wordt dat de nieuwsbrieven vanaf nu alleen nog maar digitaal aan de leden, die zich hiervoor hebben aangemeld, worden verstrekt. Tevens zal een uitdraai op de mededelingenborden worden gehangen. Toegezegd wordt dat de nieuwsbrieven vanaf heden ook op de site geplaatst zullen worden. De reeds verschenen nieuwsbrieven zullen eveneens op de site geplaatst gaan worden.
9. SLUITING Niets meer aan de orde zijnde sluit de vice-voorzitter om 21:15 uur de vergadering met dank aan de aanwezigen voor hun komst. Ridderkerk, 14 december 2010