INCASSEREN MET BELEID

INCASSEREN MET BELEID AFNEMENDE BETALINGSMORAAL Jammer genoeg neemt de betalingsmoraal ook in Nederland zienderogen af. Uit een jaarlijks onderzoek van incassobedrijven naar het betaalgedrag van bedrijven zou de Nederlandse betalingsmoraal op dit moment zelfs een dieptepunt bereikt hebben. Nu banken het af laten weten gebruiken ondernemers elkaar om hun ondernemingsactiviteiten te financieren. Achterstallige betalingen verslechteren de liquiditeitspositie van een onderneming en werken door in de hele incassoketen. Iedereen kent het gezegde dat een keten net zo sterk is dan haar zwakste schakel. Het mag duidelijk zijn wat er gebeurd wanneer de zwakste schakel zich vooraan in de incassoketen bevindt. ROL INCASSOBUREAU Een ontwikkeling die zorgen baart is dat veel debiteuren niet erg meer onder de indruk zijn van de werkwijze van een incassobureau. Het zijn vaak lange trajecten die pas na maanden uitmonden in een dagvaarding. Een incassoprocedure moet kort en effectief zijn. Met andere woorden: herinneren, aanmanen, laatste keer aanmanen, in gebreke stellen en dagvaarden. In alle fases van het incassoproces moet het behouden van de debiteur als klant voor de onderneming centraal staan. Maar niet kost wat kost. Want omzet is pas omzet als het geld op uw bankrekening staat. KEN UW KLANT Wij gaan er vanuit dat u uw klanten kent en het onderscheid weet te maken tussen de notoire wanbetaler en de trouwe betaler die de wind even niet in de zeilen heeft. De wanbetaler heeft liegen tot een kunst verheven. Bij hem moet u zich niet de vraag stellen of maar wanneer het zover is dat u een vordering moet afboeken. De trouwe betaler is transparant in de communicatie en zal een betalingsregeling correct willen naleven. Dit zijn de klanten waar mee u zaken moet doen. DE BEWAKING EN HET OPVOLGEN VAN BETALINGSTERMIJNEN Het is zaak de betalingstermijn kort te houden. Veertien dagen worden er toch al gauw dertig en dertig dagen al snel 6 weken of meer. Stel U komt een betalingstermijn overeen van veertien dagen. U hebt de goederen of diensten correct geleverd. Wanneer 7 dagen na de vervaldatum geen betaling ontvangen is dan stuurt u een betalingsherinnering. Volgt hierop geen betaling dan volgt 10 dagen na vervaldatum de aanmaning. Twee dagen later laat u de debiteur bellen (tenzij de betaling binnen is) met de vraag of de aanmaning ontvangen is en wanneer de betaling tegemoet kan worden gezien. Maak goede aantekeningen van dit gesprek. Voordeel van het niet zelf bellen is dat u als ondernemer niet als de incasseerder wordt gezien. Wordt de betaling niet ontvangen binnen de toegezegde termijn dan volgt een laatste aanmaning. U geeft de klant nog 5 dagen uitstel om te betalen. Bij de laatste aanmaning wijst u er al op dat wanneer niet wordt betaald u overgaat tot onmiddellijke in gebreke stelling. Heeft uw klant de boodschap dan nog niet begrepen (of niet willen begrijpen) dan volgt na het verstrijken van de termijn van 5 dagen de in gebreke stelling. Hierin maakt u heel duidelijk dat wanneer niet betaald wordt u de vordering uit handen geeft en onmiddellijk tot dagvaarding zult overgaan. Als u al zover in het proces gevorderd bent is het al bijna niet meer aannemelijk dat uw vordering zonder het opstarten van een gerechtelijke incassoprocedure betaald gaat worden. Met andere woorden u rest weinig anders dan betaling af te dwingen met behulp van een vonnis van de rechter. 1 2/5/2013

In onderstaande grafiek ziet u in een oogopslag de gevolgen van het verlengen van de standaard betalingstermijn van 14 naar 30 dagen bij een gelijkblijvend incassobeleid. 70 60 50 40 30 20 14 43 38 33 30 28 21 37 44 49 54 59 Betalingstermijn Uitloop Herinnering Aanmaning Laatste aanmaning Ingebrekestelling 10 7 7 Dagvaarding 0 Betalingstermijn 14 dagen Betalingstermijn 30 dagen HET GERECHTELIJKE INCASSO Als blijkt dat uw debiteur blijft weigeren (of niet in staat is) de openstaande vordering te betalen kunt u in beide gevallen de rechter verzoeken om een uitspraak te doen. Het opstarten van een gerechtelijke procedure begint met het uitbrengen van een dagvaarding aan uw klant. In de dagvaarding staat vermeld wie u bent, wie degene is van wie u geld krijgt en de redenen waarom. Verder staat in de dagvaarding vermeld wanneer de rechter de zaak in behandeling neemt. Uw klant kan na het ontvangen van de dagvaarding wel of geen verweer voeren. Voert uw klant geen verweer, dan zal de rechter u bijna altijd in het gelijk stellen tenzij deze vindt dat de gronden waarop u dagvaart hem onredelijk voorkomen. Uw debiteur zal niet alleen veroordeeld worden de factuur te betalen maar ook de wettelijke rente, de incassokosten en de procedurekosten. Wanneer de debiteur wel verweer voert, dan bepaald de rechter of hij de zaak schriftelijk dan wel mondeling wil afhandelen. Wanneer u de procedure wint, dan betaalt uw debiteur alle kosten die gemaakt zijn. Wanneer u de procedure verliest dan moet u de kosten zelf betalen. Als er van meet af aan geen discussie geweest is over de kwaliteit en/of prijs van de geleverde goederen en diensten dan zal de procedure een eenvoudig verloop hebben. Zijn er wel verschillen van mening dan kan de procedure een emotioneel en langdurig verhaal worden. BESLAGLEGGING Wanneer u de rechtszaak wint dan kunt u met het vonnis in de hand, een deurwaarder inschakelen. Deze draagt er zorg voor dat het vonnis van de rechter wordt uitgevoerd. Concreet betekent dit dat er beslag wordt gelegd op de bezittingen van uw klant. De deurwaarderskosten komen in beginsel voor rekening van uw klant. ZELF PROCEDEREN Veel ondernemers weten niet dat de competentiegrens van de sector kanton al per 1 juli 2011 is opgetrokken. Dit betekent dat u voor vorderingen tot 25.000, = geen advocaat meer in hoeft te schakelen in. Dit wil niet zeggen dat u zich niet van deskundige hulp moet laten voorzien. Ondernemers hebben immers de kennis niet in huis om een dagvaarding te formuleren en kunnen ook aan het vervolg van het incassoproces geen invulling geven. 2 2/5/2013

VREEMDE OGEN DWINGEN Relaties schakelen ons kantoor regelmatig in om voor hen het incasso te verzorgen. Vaak is het al voldoende wanneer uw klant merkt dat een derde partij heel dicht op uw vordering blijft zitten. Daarnaast raakt de relatie met uw klant minder beschadigd. U blijft immers uit beeld tijdens de incassoprocedure. VAKKUNDIG INCASSEREN Sinds 28 januari 2013 hebben wij een afgestudeerd jurist in dienst en wel in de persoon van Niels van Dongen. Niels heeft recent met succes zijn rechtenstudie afgerond aan de Fontys Hogeschool te Tilburg. In het verleden ondersteunden wij de ondernemer bij een incassoprocedure tot en met de ingebrekestelling. Vanaf heden kunnen wij bij vorderingen tot 25.000 ook de dagvaarding voor u verzorgen en u vertegenwoordigen in de procedure voor de rechtbank. Voor vorderingen boven de 25000 verzorgen wij het voorwerk waarmee u dure advocaatkosten bespaart. BESPARING De kosten van een advocaat voor incasso werkzaamheden variëren al gauw van 170, = tot 250, = per uur. Daarnaast is de eisende partij griffierecht verschuldigd. Dagvaardingszaken of Verzoekschriften Griffierecht rechtspersonen Griffierecht natuurlijke personen Griffierecht pro Deo niet meer dan 500,- in hoofdsom 109,00 73,00 73,00 meer dan 500,- en niet meer dan 437,00 207,00 73.00 12.500, in hoofdsom meer dan 12.500,- en niet meer dan 25.000,- in hoofdsom 873,00 437,00 73,00 Bij een of meerdere kleine vorderingen wordt het kalf al gauw groter dan de koe. Vaak besluit de ondernemer de vordering dan maar af te boeken. Tenzij principes geld mogen kosten. Van Dongen Financial Accounting & Advies hanteert voor al haar dienstverlenende activiteiten MKB vriendelijke tarieven. Zo ook voor de begeleiding bij een incassoprocedure. In het overzicht hieronder kunt u snel uw besparing aflezen uitgaande van het uurtarief van een advocaat van 180. 4.000 3.500 3.000 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0 Besparing 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 uren kosten vda kosten advocaat besparing Het mag duidelijk zijn dat het inschakelen van ons kantoor bij een incassoprocedure ook het innen van kleinere vorderingen eerder binnen handbereik brengt. 3 2/5/2013

WIJ ZEGGEN NEEN TEGEN NO-CURE, NO-PAY Wij maken nooit afspraken op basis van no-cure no-pay. Ogenschijnlijk lijkt het bedingen van een vergoeding voor uw incassoprocedure op basis van de afspraak no-cure-no-pay interessant. U hoeft immers alleen maar te betalen wanneer er daadwerkelijk resultaat geboekt wordt. Wat vergeten wordt is dat er bij een incassoprocedure ook nog externe kosten gemaakt worden. En juist in deze kosten (griffierecht en de deurwaarderkosten) zit uw risico. Partijen die werken op basis van no cure no pay laten deze afspraak enkel en alleen van toepassing zijn op hun eigen diensten. Deze zijn vaak zeer beperkt omdat in veel gevallen al vast staat dat een procedure gewonnen wordt. Alle bijkomende kosten komen gewoon voor uw rekening wanneer ze niet op de debiteur verhaald kunnen worden. Hetzelfde geld voor aanvullende diensten zoals het treffen van een betalingsregeling met de debiteur. De afspraak no cure no pay blijkt vervolgens een grote zeepbel te zijn. SAMENVATTING Incasseren is niet het leukste werk voor een ondernemer. Besef echter dat, zeker in deze tijd, het hanteren van een strak debiteurenbeheer pure noodzaak is. Nu banken steeds minder bereid zijn een debiteurenportefeuille voor te financieren zult u zelf op uw centen moeten zitten. Als uw klanten uw betalingstermijn met de voeten treden zit u voor u het weet niet alleen op de stoel van de bank maar ook op de stoel bij de bank. Beiden moet u niet willen. Mochten wij u kunnen ondersteunen met uw debiteurenbeheer neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag. Van Dongen Financial Accounting en Advies Kerkplein 5, Postbus 3116, 6039 ZG Stramproy t 0495 56 43 42 f 0495 56 49 56 e paul@vandongenaccountancy.nl 4 2/5/2013

VOOR EEN GOED DEBITEURENBEHEER Ken uw klanten en maak een risico analyse. Bepaal het bedrag wat u maximaal verantwoord vindt open te hebben staan bij een debiteur. Bewaak dit bedrag. Verricht bij klanten met een verhoogd risico profiel geen levering over levering. Eis eerst betaling voor de volgende levering plaats vindt. Overweeg om klanten met een hoog risico profiel alleen nog maar te leveren onder rembours Zelf slordig omgaan met afgesproken betalingstermijnen (niet of pas laat herinneren of aanmanen) geeft uw klant de indruk dat u het niet zo nauw neemt met betalingen. Dit brengt het risico met zich mee dat hij hetzelfde gedrag ten toon gaat spreiden. Ontwikkel een duidelijk en strak incassobeleid. Ligt het aanmanen van debiteuren u niet delegeer deze taak dan. Delegeren verdiend altijd de voorkeur omdat u voor de klant uit beeld blijft en de zakelijke relatie minder snel verstoord raakt. Incasso is immers vaak emotie. Debiteuren die onderduiken, verdienen uw bijzondere aandacht Ga niet akkoord met klanten die zelf hun betalingstermijn proberen te bepalen (zoals: wij betalen altijd pas na 60 dagen) Maak van alle telefoongesprekken met de debiteur notities. Probeer zo snel mogelijk duidelijk te krijgen of de geleverde goederen of diensten geen bron van discussie vormen. Dit kan bijvoorbeeld door al in de eerste herinnering erop te wijzen dat de factuur zonder protest is behouden. Maak geen mondelinge afspraken met betrekking tot een betalingsregeling maar leg deze altijd schriftelijk vast Kom overeen dat wanneer een betalingsregeling niet stipt wordt nagekomen het restant van uw vordering direct opeisbaar is. Tref nooit een regeling waarbij u de afspraak maakt dat uw klant pas hoeft te betalen als zijn klant betaald heeft Leer smoesjes van debiteuren te herkennen. Een welwillende debiteur zal transparant en zonder schaamte communiceren over zijn betalingsproblemen en een afgesproken regeling stipt nakomen. Zorg dat uw financiële administratie steeds bijgewerkt is. In combinatie met telebankieren heeft u dan altijd de meest actuele debiteurenpositie bij de hand. Excuses zoals ik heb zojuist betaald zijn zo eenvoudig te pareren. Daarnaast weet uw debiteur meteen dat hij met u de kachel niet kan aanmaken. Angst is een slechte raadgever. Wanneer uw product of dienst op iedere hoek van de straat te koop is zal de keuze voor een harde aanpak lastiger zijn dan wanneer deze exclusiever zijn. Toch is het niet aanmanen uit angst voor het verlies van een klant niet aan te bevelen. Laat gewoon zien waar u voor staat. Een correcte levering verdient een correcte betaling en dat mag u gewoon eisen. Huldig het standpunt dat omzet pas omzet is als het geld op uw bankrekening staat. 5 2/5/2013