Plan van Aanpak voor Onderdeel: NDE - Bruikbaar Datum voltooid: 17-4-2019 Auteur: Marjon van Schendel, Ed de Heer, Enno Meijers Versie: 1.0 Status: Bestandsnaam: Definitief Plan van Aanpak B3 -
Documenthistorie Revisies Versie Status Datum Wijzigingen 0.1 Concept 15-2-2019 Eerste versie 0.8 Concept 18-3-2019 Herziene versie 0.9 Concept 1-4-2019 Diverse aanpassingen in projectorganisatie, begroting en planning. 0.91 Concept 9-4-2019 Feedback ICTU verwerkt 1.0 Definitief 17-4-2019 Definitieve versie Distributie Dit document is verstuurd aan: Versie Datum verzending Naam Functie/Organisatie 0.1 15-2-2019 Wilbert Helmus NDE, Netwerkmanager 0.1 15-2-2019 Enno Meijers NDE, Domeinmanager Bruikbaar 0.1 15-2-2019 Marcel Ras NDE, Domeinmanager Houdbaar 0.8 20-3-2019 Domeingroep Bruikbaar NDE 0.9 1-4-2019 Ruud Mollema, Dirk Jan van der Linden ICTU 1
1 Inleiding en achtergrond 2 2 Projectdefinitie 4 2.1 Doelstellingen 4 2.2 Projectaanpak 4 2.3 Scope 5 2.4 Producten 6 2.5 Uitsluitingen 7 2.6 Uitgangspunten en randvoorwaarden 7 2.7 Risico s 8 2.8 Succes 8 3 Projectorganisatiestructuur 9 Bijlages 10 Bijlage A: Begroting 10 Bijlage B: Kwaliteitsplan 11 Bijlage C: Initiële planning 12 Bijlage D: bouwplaat van huidige situatie 13 Bijlage E: bouwplaat van toekomstige situatie 14 1 Inleiding en achtergrond Inleiding Het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) heeft de intensiveringsopdracht vanuit OC&W, zoals beschreven in het Programmaplan Intensivering NDE 2019-2020, verder uitgewerkt in een aantal projectfiches. Dit project is onderdeel van Projectfiche 2: Generieke voorzieningen Bruikbaar. Het doel van dit document is om duidelijkheid te geven hoe NDE dit project invult zodat voor de betrokkenen en de opdrachtgever duidelijk is welke resultaten behaald worden. Leeswijzer Dit projectplan beschrijft de inspanningen vanuit het oogpunt van NDE. Een van de onderdelen van de intensiveringsinspanningen betreft het deelnemen aan projecten die vanuit erfgoedinstellingen geïnitieerd worden. In dat geval zal het betreffende project een eigen plan van aanpak hebben. Dit projectplan beschrijft in dergelijke gevallen alleen de NDE-activiteiten, -producten, -planning en -kosten. 2
Achtergrond Vanuit OC&W heeft het Netwerk Digitaal Erfgoed de opdracht gekregen om de dienstverlening van het NDE te intensiveren zodat ook de collecties van kleinere instellingen duurzaam digitaal beschikbaar komen door voorzieningen die ontwikkeld zijn in het netwerk. De intensivering richt zich op het ontwikkelen van generieke voorzieningen en het vergroten van de deskundigheid voor het zichtbaar, bruikbaar en houdbaar maken van digitaal erfgoed. Een van de voorzieningen betreft het ontwikkelen van software om een overzicht tot stand te brengen van de organisaties en datasets in het netwerk. Omdat het uitgangspunt voor NDE een gedistribueerd netwerk van erfgoedinformatie is, past een volledig centrale insteek voor een dergelijk register niet zonder meer. Te meer omdat het onderhouden van een centraal dataregister in de praktijk een uitdaging is waarbij gegevens snel verouderen. Dit project richt zich daarom in de eerste plaats op de vraag welke informatie er überhaupt aanwezig is in het netwerk en in welke mate deze bruikbaar is. In de tweede plaats op de vraag welke functionaliteit het register moet bieden en op welke manier dit in een gedistribueerd model is op te bouwen. De resultaten van dit project geven inzicht in deze vragen en bereiden voor op de verdere bouw van het register. 3
2 Projectdefinitie 2.1 Doelstellingen Met het project willen we realiseren dat informatie beschikbaar komt over organisaties en datasets in het netwerk. Deze informatie maakt duidelijk welke organisaties deelnemen en welke erfgoedinformatie zij ter beschikking stellen. Deze functionaliteit staat ook bekend als het concept register. Deze voorziening is nodig voor het sectoroverstijgend toegankelijk maken van erfgoedinformatie. Het project is hiermee een uitwerking van de DERA. De DERA geeft aan dat er zogeheten generieke voorzieningen dienen te komen. Deze voorzieningen ondersteunen de informatie-uitwisseling tussen bronhouders en dienstverleners. Dit project is succesvol wanneer voldoende technische informatie is verzameld over het netwerk en de benodigde functionaliteit voor het register is bepaald zodat op basis hiervan een vervolgproject voor de definitieve bouw van het register, in welke vorm dan ook, kan starten. De verschillende onderdelen voor het in kaart brengen van deze informatie en de kennisproducten die ze opleveren staan in de volgende paragrafen beschreven. 2.2 Projectaanpak In dit project wordt de beschikbare informatie in het netwerk verzameld en geharmoniseerd naar 1 generieke beschrijving op basis van het datamodel dat in een eerder fase ontwikkeld is. De beschrijvingen worden bevraagbaar gemaakt via een Linked Data-omgeving en op basis hiervan wordt een prototype voor een API ontwikkeld. Op basis van evaluatie van data en functionaliteit worden vervolgstappen voor de implementatie van de registerfunctionaliteit geformuleerd in de vorm van een roadmap en servicemodel. Bij het uitvoeren van de werkzaamheden wordt een aantal standaarden gehanteerd met betrekking tot de aanpak: Er wordt gewerkt binnen de kaders van de DERA. Er wordt zoveel mogelijk iteratief gewerkt, NDE hanteert een agile/scrum-aanpak waar mogelijk, waardoor de betrokkenheid van de inhoudelijke specialisten groot is en de oplevering van nieuwe functionaliteiten in kleine onderdelen op regelmatige basis uitgevoerd wordt. De werkzaamheden worden in het kader van deskundigheidsbevordering zo ingericht dat de medewerkers van de erfgoedinstelling zoveel mogelijk zelf kunnen gaan doen en zelf in staat zijn voort te borduren op de ingeslagen weg, zowel voor beheer als voor verder ontwikkelen. Er wordt gewerkt via de bestaande communicatie van de instellingen met de leveranciers, zoals de diverse gebruikersgroepen en overlegstructuren. 1 Zie de resultaten van het project Register fase 1 (in april 2019 beschikbaar op NDE website). 4
In het kader van dit project wordt de een werkgroep ingericht Werkgroep Register die verantwoordelijk is voor het aanleveren van technische informatie over organisaties en datasets in het netwerk. De voorzitter van deze werkgroep maakt deel uit van het projectteam en zorgt voor de tijdige aanlevering van de informatie. De leden van de werkgroep onderhouden hiervoor contacten met hun achterban op de diverse plaatsen in het netwerk. 2.3 Scope In bijlage D en E zijn de bouwplaten van de huidige en toekomstige situatie op het niveau van de bedrijfsarchitectuur opgenomen. Door middel van deze bouwplaten wordt de verbinding gelegd tussen de DERA en de scope van dit project. De scope van het project valt uiteen in een aantal onderdelen: 1. In kaart brengen van de informatie over organisaties en datasets Ophalen van de huidige beschikbare informatie over organisaties en datasets in het netwerk. De Werkgroep Register zal hiervoor de technische informatie aanleveren zoals die momenteel beschikbaar is bij bronsystemen, aggregatieplatformen en portals. De verzamelde informatie wordt door het projectteam volgens het eerder ontwikkelde conceptueel datamodel opgebouwd en beschikbaar gemaakt als prototype via de LOD-testomgeving van NDE Bruikbaar. Waar nodig wordt aanvullende informatie gecreëerd om verdere verwerking mogelijk te maken. Waar mogelijk wordt samengewerkt met het project LOD en PID bij de bron om ook de aanlevering van organisatie- en datasetinformatie direct en digitaal vanuit de bron in LOD te demonstreren. Presentatie van de resultaten: tijdens de HackaLOD 2019 worden de tussenresultaten gepresenteerd. 2. Evaluatie en doorontwikkeling van conceptueel datamodel Het eerder ontwikkelde conceptueel datamodel zal in dit project worden geëvalueerd aan de hand van concrete data uit het netwerk op basis van eerder opgestelde requirements. Op basis van de evaluatie wordt het model bijgesteld en opnieuw verwerkt in de verzamelde informatie over de datasets. 2 Het conceptuele datamodel wordt vertaald in een RDF -beschrijving dat bij implementatietrajecten gebruikt kan worden. 3. Ontwerp en realisatie van prototype (data) register API Functioneel en technisch ontwerp van een prototype voor een (data) register API waarmee informatie over datasets en organisaties bevraagd kan worden. Technische realisatie van een prototype voor een (data) register API op basis van de in Linked Data opgebouwde informatie over organisaties en datasets. 2 RDF = Resource Description Framework - metadata model voor beschrijven van Linked Data 5
Evaluatie van het prototype in samenwerking met Werkgroep Register en leveranciers Presentatie van het prototype van de (data) register API tijdens de HackaLOD 2020 4. Voorbereiding vervolgstappen Ontwikkeling van een roadmap voor de verdere implementatie van de (gedistribueerde) registerfunctie. Ontwikkeling van een servicemodel van het register. Het model maakt duidelijk hoe het beheer en de inhoudelijke vulling van de registerfunctie georganiseerd kan worden. Het model bevat afspraken tussen de verantwoordelijke partijen in het netwerk (erfgoedinstellingen, knooppunten en leveranciers). 2.4 Producten In dit project (en onder verantwoordelijkheid van dit project) worden de volgende producten opgeleverd: Nr. Product Door 1 Ruwe beschrijvingen van organisaties en datasets (geoogst uit bronsystemen en platformen) 2 RDF-beschrijvingen van organisaties en datasets via conversie naar datamodel 3 RDF-beschrijvingen van organisaties en datasets direct uit LOD-bronnen (voorbeeldimplementatie van het datamodel) 4 Overzicht van beschikbare datasets (tussenstand tijdens HackaLOD 2019) 5 Evaluatierapport datamodel op basis van beschikbare gemaakte RDF-sets Projectteam, Werkgroep Register, erfgoedinstellingen Projectteam, Werkgroep Register, erfgoedinstellingen Projectteam, leveranciers erfgoedsoftware, erfgoedinstellingen Projectteam Projectteam, Werkgroep Register, leveranciers erfgoedsoftware, <CLARIAH> 6 Nieuwe versie datamodel op basis van evaluatie Projectteam 7 Functioneel ontwerp prototype (data) register API Projectteam, Werkgroep Register, <CLARIAH> 8 Technisch ontwerp prototype (data) register API Projectteam, <CLARIAH> 9 Technische realisatie prototype (data) register API Projectteam, <CLARIAH> 6
10 Evaluatierapport prototype (data) register API NDE-Bruikbaar, Werkgroep Register, leveranciers, <CLARIAH> 11 Presentatie prototype HackaLOD 2020 Projectteam 12 Roadmap implementatie (gedistribueerd) register Projectteam, Werkgroep Register 13 Servicemodel beheer en onderhoud register Projectream, Werkgroep Register In bovenstaande tabel is als mogelijke samenwerkingspartner CLARIAH opgenomen omdat er inhoudelijke en technische raakvlakken op dit gebied lijken te bestaan. Tijdens de opstart van het project zal deze mogelijkheid verder onderzocht worden. 2.5 Uitsluitingen Buiten scope van het project vallen: Brede communicatie over de resultaten. Dit wordt uitgewerkt als activiteiten van de deskundigheidsbevordering en de zogenaamde gereedschapskist. Technische realisatie van de registerfunctie (anders dan het prototype voor de API). Technische aansluiting op andere NDE-voorzieningen, zoals het Termennetwerk. Buiten scope geplaatste onderdelen kunnen alleen nog worden meegenomen als dit door de opdrachtgever als afwijking op het project is goedgekeurd. 2.6 Uitgangspunten en randvoorwaarden Binnen dit project zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: De Werkgroep Register levert informatie aan voor het verwijzen naar vindplaatsen van ruwe informatie over organisaties en datasets. Het uitgangspunt is om de informatie over de organisaties en datasets volledig op te bouwen op basis van informatie zoals die werkelijk in de bronsystemen en platformen aanwezig is. De Werkgroep Register zal het aanleveren van input afstemmen op de tijdsplanning van dit project. Wanneer onverhoopt er toch te weinig informatie tijdig beschikbaar komt dan zal er gebruik gemaakt worden van gegevens die op experimentele basis gebouwd zijn (t.b.v. hackathons) of door eigen creatie in het project. 7
Het project heeft met op de volgende wijze een relatie met twee andere Bruikbaar projecten: Het project heeft een relatie met de projecten LOD en PID bij de bron (B1) en Optimaliseren aggregatielandschap (B2). De organisaties betrokken bij deze projecten kunnen bijdragen aan de evaluatie van het datamodel door hun beschikbare gegevens via dit model aan te leveren. Het project heeft een relatie met het project Organiseren van het aggregatielandschap (B2). In dit project vindt een meer organisatorische en inhoudelijke inventarisatie plaats van alle beschikbare informatie in het netwerk. De Werkgroep Register achterhaalt van de platformen die in dit project in beeld gebracht worden de informatie over de technische vindplaatsen (api s, datasets) voor het opbouwen van de register informatie. Het projectteam haalt aan de hand van deze informatie de daadwerkelijke gegevens op en zorg voor de conversie conform het datamodel. 2.7 Risico s De volgende risico s worden bij aanvang van het project onderkend: Beschikbaarheid medewerkers bij de betrokken instellingen voor deelname aan de Werkgroep. Hierover worden aan het begin van het project afspraken gemaakt. Te veel producten voor de beperkte resources. Te besteden tijd aan evaluatie en rapportage beperken tot de kernzaken en deze eventueel in een latere fase uitwerken. 2.8 Succes Dit project is een succes als: Informatie over organisaties en datasets conform het datamodel voor het register in RDF is opgebouwd Het eerder opgestelde conceptueel datamodel geëvalueerd is en zo nodig is doorontwikkeld. Een prototype van een (data) register API is ontworpen en gerealiseerd. De definitie bouw en implementatie van de registerfunctie in het netwerk is voorbereid. 8
3 Projectorganisatiestructuur De governance van het project is in lijn met de generieke governance van alle NDE projecten voor het intensiveringsprogramma. Deze staat beschreven in NDE projecten governance Onderstaande tabel geeft de betrokken personen bij de uitvoering van het project: Nr. Naam Rol 1 Enno Meijers Domeinmanager Bruikbaar, opdrachtgever 2 Ed de Heer (Nationaal Archief) Vertegenwoordiger aangewezen door de domeingroep Bruikbaar en verantwoordelijke voor de borging van de resultaten in het netwerk. 3 <te bepalen> Projectleider 4 Sjors de Valk NDE, Informatiearchitect / ontwikkelaar 5 Roland Cornelissen NDE, Dataspecialist 6 Ed de Heer (Nationaal Archief) Voorzitter Werkgroep Register. De Werkgroep Register draagt zorgt het opleveren van de eerder beschreven resultaten uit de werkgroep en onderhoudt hiertoe contact met de diverse (vertegenwoordigers van) platformen en bronhouders. 7 <te bepalen> Ad hoc inzet van experts/ontwikkelaars van erfgoedsoftware leveranciers, erfgoedinstellingen en CLARIAH voor de toetsing en evaluatie van datamodel en API. 9
Bijlages Bijlage A: Begroting In deze begroting worden alleen de kosten opgenomen die direct aan NDE toe te rekenen zijn. Kosten die gemaakt worden voor individuele aanpassingen van een instelling worden hierin niet meegenomen. Onderstaand overzicht geeft zicht op de totale te verwachten kosten. Nr. Omschrijving Specificatie Bron 1 Projectleider 0,2 fte / 2 jaar Project 2 Ontwikkelaar / Architect 0,1 fte / 2 jaar Project 3 Dataspecialist 0,2 fte / 1,5 jaar Project 4 Voorzitter Werkgroep Register 0,1 fte / 2 jaar In kind 5 Platform voor beheer en publicatie van LOD leverancier Triply Regulier 10
Bijlage B: Kwaliteitsplan Acceptatiecriteria Voor dit project zijn de volgende acceptatiecriteria gehanteerd: Oplossing voldoet aan DERA 2.0 en past binnen het geschetste kader voor de toekomstige situatie (zie Bijlage E) Het project levert machineleesbare informatie over organisaties en hun datasets in het netwerk van erfgoedinstellingen. Het door het project opgeleverde datamodel en ontwerpen zijn in voldoende mate uitgewerkt en getest dat ze bruikbaar zijn voor implementatie in de door erfgoedinstellingen gebruikte systemen. Het project geeft verder in voldoende mate inzicht in eisen en randvoorwaarden voor een registerfunctie binnen een gedistribueerd netwerk van erfgoedinformatie zodat de daadwerkelijk bouw gestart kan worden. 11
Bijlage C: Initiële planning Bij de planning is uitgegaan van een startdatum van 1 april met een doorlooptijd van 18 maanden. Beginen einddatum van het project zijn afhankelijk van het moment waarop daadwerkelijk gestart kan worden. Nr. Activiteit Planning 1 Inladen van ruwe beschrijvingen van organisaties en datasets (geoogst uit bronsystemen en platformen) 2 Converteren van ruwe data naar RDF- beschrijvingen van organisaties en datasets via datamodel 3 Ophalen van RDF-beschrijvingen van organisaties en datasets direct uit LOD- bronnen 4 Overzicht maken van beschikbare datasets: - tussenstand HackaLOD 2019 - eindresultaat 5 Evaluatierapport opstellen van datamodel op basis van beschikbare gemaakte RDF sets Doorlopend tot 2020Q2 Doorlopend tot 2020Q2 Doorlopend tot 2020Q2 November 2019 2020Q4 2019Q4 6 Datamodel aanpassen op basis van evaluatie 2020Q1 7 Functioneel ontwerp maken voor prototype register API 2020Q1 8 Technische realisatie voor prototype register API 2020Q2 9 Evaluatie van prototype register API uitvoeren en over rapporteren 2020Q3 10 Presentatie van het prototype HackaLOD 2020 2020Q4 (datum is nog niet bekend) 11 Roadmap implementatie (gedistribueerd) register opstellen 2020Q4 12 Servicemodel beheer en onderhoud register opstellen 2020Q4 12
Bijlage D: bouwplaat van huidige situatie 13
Bijlage E: bouwplaat van toekomstige situatie 14