Handboek Vervanging Gemeente Lansingerland Versie Omschrijving Datum 0.3 29-5-2012 0.4 Versie gebruikt bij audit; opmerkingen A. Gomes en P. 14-6-2012 Diebels verwerkt en diverse bijlages toegevoegd. 0.5 Opmerkingen n.a.v. auditrapport Doxis verwerkt, 20-7-2012 bijlages samengevoegd en toegevoegd. 0.6 Vragen en opmerkingen brief Gemeentearchief 23-8-2012 Rotterdam d.d. 9-8-2012 verwerkt; concept-b&w besluit en concept persbericht toegevoegd. 1.0 Positief advies gemeentearchivaris toegevoegd 15-10-2012 1.1 Laatste opmerkingen P. Diebels verwerkt 27-12-2012
Colofon Datum 27 december 2012 Auteur Arjan Drenthen Documentnummer T12.09598 Adresgegevens Gemeente Lansingerland Tobias Asserlaan 1 2662 SB Bergschenhoek Telefoon 010-8004000 Fax 010-8004001 Internet en email www.lansingerland.nl info@lansingerland.nl 2
Inhoudsopgave Overzicht bijlages bij handboek... 4 1. Inleiding... 5 1.1 Achtergrond en ambitie... 5 1.2 Doelstelling en leeswijzer... 5 2. De te vervangen archiefbescheiden... 7 2.1 Inhoud, structuur, vorm en samenhang... 7 2.2 Cultureel erfgoed, overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek.. 8 3. Inrichting van het vervangingsproces... 9 3.1 Selectieproces... 9 3.2 Voorbereidingsproces... 9 3.3 Scanproces... 9 3.3.1 Scannen... 10 3.3.2 Bijscannen... 10 3.3.2.1 Uitgaande en interne documenten... 10 3.3.2.2 Vertrouwelijke documenten... 10 3.3.2.3 Nieuwe originelen... 11 3.3.2.4 Raadsbesluiten... 11 3.3.2.5 Release... 11 3.4 Registratieprocedure... 11 3.5 Opname in beheersysteem... 12 3.6 Kwaliteitsprocedures... 12 3.6.1 Juistheid, volledigheid en leesbaarheid... 12 3.6.2 Terugvindbaarheid en kwaliteit van de metadata... 13 3.6.3 Kwaliteitscontrole op decentrale registratie... 13 3.7 9HUQLHWLJLQJVSURFHGXUHYDQYHUYDQJHQDQDORJH RULJLQHOHQ... 13 3.7.1 Vernietiging van vervanghqdqdorjh RULJLQHOHQ... 13 3.7.1.1 Inkomende documenten... 13 3.7.1.2 Uitgaande en interne documenten... 14 3.7.1.3 Bewaartermijn en vernietigingsfrequentie... 14 3.7.1.4 Uitzonderingen... 14 3.7.2 Vernietigingsprocedure digitale documenten... 14 3.8 Schematisch overzicht vervangingsproces... 15 4. Technische inrichting... 18 4.1 Informatiebeleid en informatiearchitectuur... 18 4.2 Software... 18 4.2.1 Softwarepakket... 18 4.2.2 Instellingen... 18 4.3 Hardware... 18 4.4 Bestandsformaten... 19 4.5 Centrale opslag en operating system... 19 4.6 Kwaliteit van de reproducties... 19 4.6.1 QI voor gedrukte teksten... 19 4.6.2 QI voor afbeeldingen... 20 5. Change Management procedure... 21 3
Overzicht bijlages bij handboek Bijlage 1 = Programmabegroting 2012-2015 Bijlage 2 = Informatiebeleidsplan 2012-2016 (concept) Bijlage 3 = Informatiearchitectuurplaat (concept) Bijlage 4 = Informatiebeveiligingsplan (concept) Bijlage 5 = Archiefverordening Lansingerland 2011 Bijlage 6 = Besluit Informatiebeheer Lansingerland 2011 Bijlage 7 = Afdelingsplan I&F 2012 Bijlage 8 = Organogram gemeente Lansingerland Bijlage 9 = Organogram afdeling Informatievoorziening & Faciliteiten Bijlage 10 = B&W besluit Vervanging (concept) Bijlage 11 = Persbericht (concept) Bijlage 12 = Functiebeschrijving medewerker A Bijlage 13 = Functiebeschrijving medewerker B Bijlage 14 = Functiebeschrijving medewerker C Bijlage 15 = Functiebeschrijving Adviseur A Bijlage 16 = Rapportage proefaudit digitale vervanging van archiefbescheiden Bijlage 17 = Reactie op Rapportage proefaudit digitale vervanging van archiefbescheiden Bijlage 18 = Overzicht metadata Bijlage 19 = Technische metadata Bijlage 20 = Lijst werkprocessen DSP inclusief bewaartermijnen Bijlage 21 = Lijst documenttypen DSP Bijlage 22 = Autorisatieschema Corsa Bijlage 23 = Vertrouwelijkheden DMS Bijlage 24 = Procedure toevoegen of wijzigen autorisatie Corsa Bijlage 25 = Werkinstructie selectie opening en registratie poststukken Bijlage 26 = Werkinstructie stickeren Bijlage 27 = Werkinstructie scanning Bijlage 28 = Werkinstructie grootformaat scanning Bijlage 29 = Werkinstructie registratie Corsa Bijlage 30 = Werkinstructie WIZ registratie Corsa Bijlage 31 = Werkinstructie WIZ registratie GWS Bijlage 32 = Werkinstructie WABO vooroverleg registratie Corsa Bijlage 33 = Werkinstructie kwaliteitscontrole decentrale registratie Bijlage 34 = Werkinstructie maandelijkse kwaliteitscontrole Bijlage 35 = Werkinstructie digitale vernietiging Bijlage 36 = Werkinstructie analoge vernietiging Bijlage 37 = Procesbeschrijving overdracht naar e-depot Bijlage 38 = Specificaties scanner Bijlage 39 = Specificaties grootformaat scanner Bijlage 40 = Gemeentelijke risicoanalyse informatiebeveiliging (concept) Bijlage 41 = Backup procedure Lansingerland Bijlage 42 = Uitwijkplan Bijlage 43 = Service Level Agreement over de ICT-dienstverlening Bijlage 44 = Beschrijving koppeling DIS Corsa - GWS4all Bijlage 45 = Procedure vernietiging analoge originelen 4
Inleiding 1.1 Achtergrond en ambitie De gemeente Lansingerland wil optimaal digitaal werken. Om dit te realiseren is het programma Taskforce Digitalisering opgezet. Onder deze Taskforce vallen diverse projecten. De verschillende projecten die onder de Taskforce Digitalisering vallen zijn: Clean Desk Digitale handtekening Digitalisering personeelsdossiers 1 Documentair Structuur Plan (DSP) Disclaimer email en proclaimer website Substitutie Om helemaal digitaal te werken moet eerst de basis op orde zijn. Om dit te bewerkstelligen is in mei 2010 de i-navigator aangeschaft bij VHIC. Met deze applicatie is in 2011 en de eerste helft van 2012 het Documentair Structuur Plan ingericht. Daarnaast is op 28 januari 2011 de eerste, eenvoudige, digitale handtekening geplaatst onder een uitgaande brief van de gemeente. De uitrol daarvan vindt nog steeds plaats. Op 24 t/m 26 augustus 2012 is de gemeente Lansingerland verhuisd naar een nieuw gemeentehuis. De gemeente streeft ernaar om zo digitaal mogelijk te werken. Hiervoor is onder andere het project Clean Desk opgestart. Acht medewerkers zijn vanaf september 2011 ingehuurd om alle papieren archiveringsachterstanden te digitaliseren en te ontsluiten via het Document Management Systeem (DMS) Corsa. Daarnaast is het project substitutie opgestart. Om echt optimaal digitaal te kunnen werken is een machtiging nodig van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland om de gescande, analoge (veelal papieren) originelen te vervangen door digitale reproducties. Net als in veel andere gemeenten bestaat er in Lansingerland momenteel een hybride situatie, waarbij naast de gescande digitale reproducties ook de originele papieren documenten gearchiveerd en ontsloten worden. Het beheer van de dossiers brengt zo dubbele werkzaamheden met zich mee. Dit kost geld en is niet efficiënt. De gemeente Lansingerland heeft bewust de keuze gemaakt om in de toekomst digitaal te werken. Dit betekent dat we volledig afscheid willen nemen van de papieren documenten. Om op deze manier te werken is een machtiging tot vervanging vereist. 1.2 Doelstelling en leeswijzer Dit Handboek Vervanging YDQGHJHPHHQWH/DQVLQJHUODQGLVJHVFKUHYHQPHWDOVGRHO het vervangen van fysieke originelen door digitale reproducties (onder vernietiging van de oorspronkelijke originelen) om volledig digitaal te kunnen werken per 27 augustus µ Dit handboek beschrijft de wijze waarop aan de gestelde eisen, zoals benoemd in de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid- Holland 2008, wordt voldaan. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de te vervangen archiefbescheiden. Welke archiefbescheiden komen voor vervanging in aanmerking? In hoofdstuk 3 worden de diverse processen beschreven ten behoeve van digitalisering: het selectieproces, het voorbereidingsproces, het scanproces, de registratieprocedure, de procedure voor de opname in het beheerssysteem, de kwaliteitsprocedures en het vernietigingsproces. In 1 Dit project is reeds afgerond en valt buiten de scope van dit handboek. De machtiging wordt dus niet aangevraagd voor deze personeelsdossiers. 5
hoofdstuk 4 wordt de technische inrichting beschreven. In hoofdstuk 5 wordt de Change Management procedure beschreven. Daarna volgen 44 bijlagen. 6
2 De te vervangen archiefbescheiden Er worden dagelijks documenten ontvangen door de gemeente Lansingerland. We ontvangen documenten zowel fysiek (op papier) als digitaal (email, webformulieren). De meeste fysieke documenten worden sinds het ontstaan van de gemeente op 1 januari 2007 gescand en opgeslagen in Corsa. De te vervangen archiefbescheiden betreffen in dit kader uitsluitend de fysiek aangeleverde archiefbescheiden. Dit geldt voor zowel de te bewaren archiefbescheiden alsook voor de te vernietigen archiefbescheiden. Het betreffen fysieke archiefbescheiden, opgemaakt of ontvangen na 26 augustus 2012. Een uitzondering hierop vormen de facturen. De facturen worden niet door DIV gescand, maar fysiek doorgestuurd naar de vakafdeling. De facturen komen dus niet voor vervanging in aanmerking. Een andere uitzondering vormen de bankgaranties. De bankgaranties worden wel gescand, maar niet vervangen. Na afloop van een project worden de fysieke bankgaranties geretourneerd aan de bank. Daarnaast worden uitgezonderd de documenten waarvan de drager een dusdanig toegevoegde waarde heeft dat dit een meerwaarde vormt voor het culturele erfgoed, historisch belang, overheidsorganen en recht- en bewijszoekenden (zie paragraaf 2.2). Documenten die worden ontvangen voor Burgerzaken worden momenteel ook niet gescand en fysiek doorgestuurd naar de afdeling. Deze documenten komen nog niet voor vervanging in aanmerking. De komende jaren is de verwachting echter dat de documenten die binnenkomen m.b.t. Burgerzaken wel gescand zullen worden. Scanning en registratie zal dan verlopen conform de hieronder beschreven SURFHGXUHVYDQGH RYHULJHDOJHPHQHSURFHVVHQ +LHUYDQ]DOPHOGLQJZRUGHQJHGDDQELMGHSURvinciaal archiefinspecteur en bij de gemeentelijk archiefinspecteur. 2.1 Inhoud, structuur, vorm en samenhang,qduwlnhoolgydqkhw$ufklhiehvoxlwvwddwyhuphoggdwyhuydqjlqjdoohhqpdj LQGLHQGH vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden YRRUNRPHQGHJHJHYHQVµIn artikel 17 van de Archiefregeling wordt bepaald dat de zorgdrager er voor moet zorgen dat te allen tijde kan worden vastgesteld: a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; c. de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden. De te vervangen archiefbescheiden komen in vele vormen en formaten binnen bij de gemeente. Brieven, faxen, rapporten, tekeningen en formulieren zijn enkele voorbeelden. Deze papieren documenten worden allemaal gescand, opgenomen in het DMS, geregistreerd en gearchiveerd. De inhoud is doorslaggevend m.b.t. de vraag of een stuk al dan niet voor opname in het DMS (en dus voor vervanging) in aanmerking komt. Bij opname van de gescande ingekomen documenten in het DMS worden de registratiedatum en de juridische datum altijd vermeld. De registratiedatum is de datum van opname in het DMS en de juridische datum is die van ontvangst door de gemeente. Bij interne en uitgaande documenten vermeldt het systeem automatisch (in het veld aangemaakt door) de datum en tijdstip van opmaak. De gemeente Lansingerland beschikt over een Documentair Structuur Plan (DSP), dat wordt beheerd in de i-navigator. Er is daarnaast een ordeningsstructuur aanwezig, gebaseerd op het DSP. Deze 7
ordeninggsstructuur is bepalend voor de structuur en samenhang tussen de archiefbescheiden. Het DSP en de bijbehorende ordeningsstructuur zijn in gebruik genomen op 2 januari 2012. In bijlage 20 en 21 staan de werkprocessen en documenttypen van het DSP opgenomen. Het DSP is gebaseerd op de werkprocessen (taken), die door de gemeente worden uitgevoerd. Er worden in het DMS zaakdossiers aangemaakt, waarbinnen alle documenten geplaatst worden. Team DIV plaatst de inkomende documenten in de zaakdossiers en de medewerkers op de vakafdelingen plaatsen zelf de interne en uitgaande documenten en hun inkomende emails op persoonlijke emailadressen in de zaakdossiers. 2.2 Cultureel erfgoed, overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 vermeldt dat er bij het besluit tot vervanging van archiefbescheiden rekening gehouden dient te worden met: c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Om de afweging te maken of een fysiek poststuk uitgezonderd moet worden van vervanging zal moeten worden gekeken naar de specifieke toegevoegde waarde (intrinsieke waarde) van de drager. Het overgrote merendeel zal niet voor uitzondering op grond van deze redenen in aanmerking komen. Er zijn een aantal criteria 2 voor documenten waarvoor geldt dat ze wel worden gedigitaliseerd, maar niet worden vervangen: de uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling; het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde; het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke); het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent; er zou twijfel kunnen ontstaan over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitstel kan geven; het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen; het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie; Daarnaast zal er door de DIV medewerker een afweging gemaakt moeten worden of bepaalde fysieke stukken intrinsieke waarde hebben voor het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. In de praktijk zullen al deze uitzonderingen vermoedelijk zeer weinig voorkomen. 2 Deze criteria zijn overjhqrphqxlwgh %HOHLGVUHJHOYHUYDQJLQJDUFKLHIEHVFKHLGHQ3URYLQFLH=XLG-Holland µ 8
3 Inrichting van het vervangingsproces Tot het vervangingsproces behoren de onderdelen selectie, scanklaar maken van archiefbescheiden, scanning, registratie, opname en beheer in het DMS (Corsa), kwaliteitscontrole en de vernietiging van archiefbescheiden. Deze werkzaamheden worden allemaal uitgevoerd door Team DIV. De diverse afdelingen binnen de gemeente Lansingerland zijn verantwoordelijk voor het aanbieden van archiefstukken die het vervangingsproces nog niet hebben doorlopen. Dit geldt voor inkomende documenten die niet via de reguliere kanalen (post of aanlevering bij receptie) bij de organisatie binnenkomen. Daarnaast geldt dit ook voor interne en uitgaande documenten die uitgeprint zijn en GDDUQD YRRU]LHQ YDQ EHODQJULMNH DDQWHNHQLQJHQ SDUDIHQ RI QDWWH KDQGWHNHQLQJHQ 'H]H archiefbescheiden worden door de afdelingen naar Team DIV gestuurd. Team DIV bestaat op 27-08-2012 uit de volgende functies: Medewerker Documentenbeheer A (3,11 FTE) Medewerker Documentenbeheer B (2,11 FTE) Medewerker Documentenbeheer C (1 FTE) Adviseur A (1 FTE) In de bijlages 12 t/m 15 zijn de functiebeschrijvingen opgenomen voor de hierboven genoemde functieprofielen. Daarnaast is er een teamleider voor inkoop, facilitaire zaken en DIV. De functienamen worden in de rest van het handboek afgekort tot medewerker A, medewerker B, medewerker C en adviseur. 3.1 Selectieproces Er wordt een onderscheid gemaakt tussen drie selectiemomenten. Dit zijn de selectie opening poststukken, de selectie registratie poststukken en de selectie binnen de categorie te registreren documenten. In bijlage 25 staat de gehele procedure voor de selectie beschreven. 3.2 Voorbereidingsproces Op basis van de gemaakte selecties in de vorige stap kunnen de documenten gescand worden. Een medewerker A ontdoet de te scannen documenten van hechtmaterialen, zoals nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften etc. De documenten worden geteld en vervolgens voorzien van een barcodesticker met een uniek registratienummer. In bijlage 26 staat de werkinstructie stickeren beschreven. Daarna worden de documenten, per domein, overgedragen aan de medewerker A die zal gaan scannen. Bij het WIZ-domein worden deze handelingen verricht door een medewerker B. 3.3 Scanproces Het scannen van documenten behoort tot de taken van de medewerkers A. Met betrekking tot het WABOdomein scant een medewerker B. Voor het scannen maken zij gebruik van Corsa en Corsa Capture 3. Details met betrekking tot specificaties over de scanner komen in het volgende hoofdstuk aan de orde. Het scanproces is centraal georganiseerd. Dit betekent dat alle inkomende post door DIV wordt gescand en niet decentraal door medewerkers op de vakafdelingen. 3 Corsa Capture is het programma waarmee gescande documenten worden binnengehaald in Corsa. 9
3.3.1 Scannen De inkomende post wordt dagelijks gescand. Het betreft in deze paragraaf het scannen van nieuwe, originele documenten die afkomstig zijn van een externe afzender. Uitgaande, interne en bestuurlijke documenten worden in eerste instantie digitaal aangemaakt en opgeslagen in het DMS. Als die stukken alsnog gescand dienen te worden is er sprake van bijscanning (zie volgende paragraaf). Een medewerker A (soms wordt deze taak verricht door een medewerker B) scant de documenten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen documenten van gebruikelijke formaten (A3 en kleiner) en groot formaat documenten (groter dan A3). De hardware die wordt gebruikt bij het scannen van deze documenten wordt gespecificeerd in het volgende hoofdstuk. Er wordt standaard in kleur gescand. De medewerker A controleert na het scannen de scans op volledigheid en leesbaarheid. Indien blijkt dat dit onvoldoende is dan zullen de desbetreffende documenten opnieuw gescand worden. Dit is de eerste kwaliteitscontrole. Na het scannen vindt een release plaats, waarmee de documenten worden opgenomen in het DMS. De release gebeurt door een medewerker A. De documenten worden gereleased naar Corsa Capture. Daarna worden de documenten binnengehaald in Corsa Client. 4 Bij de release worden er direct een aantal metadatavelden ingevuld. De volgende metadata worden bij documenten automatisch opgenomen: - Registratiedatum: De datum van registratie - Stuknummer: Een uniek kenmerk - Aangemaakt door: De naam van de DIV-medewerker die gescand heeft Vanaf dit moment zijn de documenten beschikbaar in het DMS en kan de registratie van de documenten plaatsvinden. In bijlage 27 staat de werkinstructie scanning beschreven. De werkinstructie voor het scannen van grootformaat documenten is terug te vinden onder bijlage 28. 3.3.2 Bijscannen Onder bijscannen wordt verstaan het scannen van documenten die om organisatorische of inhoudelijke redenen in eerste instantie niet door Team DIV gescand zijn, maar waarbij het scannen achteraf plaats zal vinden. Er zijn verschillende categorieën te onderscheiden. 3.3.2.1 Uitgaande en interne documenten Uitgaande en interne documenten worden door de behandelaars zelf in het DMS opgeslagen. Als er op analoge wijze informatie wordt toegevoegd aan de documenten, bijvoorbeeld een handtekening, een paraaf of een belangrijke aantekening, dan dienen de documenten alsnog gescand te worden. De documenten die al zijn voorzien van een barcode kunnen direct gescand worden. Voor documenten die niet zijn voorzien van een barcode dient eerst een nummer gereserveerd te worden om zodoende het document (alsnog) te voorzien van een barcodesticker. 3.3.2.2 Vertrouwelijke documenten Dit betreft de categorie documenten die in eerste instantie niet door Team DIV geopend mag worden, maar waarvan het wel wenselijk is dat ze later alsnog gescand worden. Het betreft hier onder andere stukken betreffende aanbestedingen en kabinetszaken (zie ook bijlage 25). 4 Corsa Client is het gedeelte van het DMS waarbinnen Team DIV het archiefbeheer uitvoert. 10
3.3.2.3 Nieuwe originelen Wanneer een al geregistreerd digitaal document op analoge wijze wordt aangepast is er sprake van een nieuw origineel. Een voorbeeld hiervan is het maken van belangrijke aantekeningen op een document. Dit document wordt opnieuw gescand en opgeslagen in het DMS. De verantwoordelijkheid voor het ter scanning aanbieden hiervan ligt bij de behandelaar. 3.3.2.4 Raadsbesluiten De raadsbesluiten worden door de behandelaars zelf opgeslagen in het DMS. Deze besluiten worden met een natte handtekening ondertekend. De documenten zijn al voorzien van een barcode. Ze hoeven dus niet gestickerd te worden, maar worden direct gescand. De procedure voor scanning is verder gelijk aan de interne en uitgaande documenten. De overige bestuurlijke documenten (bijvoorbeeld directieadviezen en b&w-besluiten), worden geheel digitaal afgehandeld. 3.3.2.5 Release De release vindt op dezelfde wijze plaats als bij het reguliere scannen. 3.4 Registratieprocedure Nadat de documenten gescand en gereleased zijn worden ze geregistreerd. De medewerker A of medewerker B is verantwoordelijk voor de registratie van de documenten. Registratie vindt plaats in Corsa. De registrator opent het document en controleert de scan op juistheid en volledigheid. Indien een scan niet aan de kwaliteitseisen voldoet, wordt het document teruggegeven aan de medewerker die gescand heeft. Het document zal dan opnieuw de scanprocedure doorlopen. Na deze kwaliteitscontrole gaat de registrator over tot registratie van het document. Voor de diverse domeinen (regulier, WIZ, WABO, bouwvergunningen) en voor de verschillende stuksoorten (inkomend, uitgaand, intern) gelden verschillende afspraken met betrekking tot welke velden gevuld worden. In bijlage 18 staan de exacte velden vermeld die per domein per soort worden geregistreerd. De gegevens die, conform het Besluit Informatiebeheer Lansingerland 2011 (bijlage 6), minimaal worden opgenomen bij registratie, zijn de volgende: - Uniek registratienummer (automatisch door Corsa toegekend) - Datum ontvangst / opmaak - Afzender / auteur - Werkproces en documenttype (conform DSP) - Inhoudsomschrijving poststuk - Dossiercode (relatie met andere documenten) Voor het domein WIZ worden deze metadata niet allemaal geregistreerd in Corsa. De registratie vindt (deels) plaats in de backofficeapplicatie GWS4all (zie voor deze werkinstructie bijlage 31). Deze metadata zijn dus wel altijd te achterhalen. In bijlage 44 is meer informatie te vinden over de koppeling tussen Corsa en GWS4all. De inkomende documenten worden tegelijkertijd met de registratie gerouteerd naar de taakverdeler van de afdeling voor wie het betreffende poststuk bestemd is. De taakverdeler van die afdeling stuurt het poststuk vervolgens door naar de behandelende ambtenaar. 11
3.5 Opname in beheersysteem Na het scannen van de documenten (met de barcodesticker en het unieke registratienummer) worden de scans opgeslagen in het beheersysteem. Het beheersysteem is het DMS/RMA Corsa. De scans worden door de software op de scanner automatisch omgezet in PDF/A. De datum van opname in het beheersysteem is altijd gelijk aan de registratiedatum. Hierna worden de overige metadata toegevoegd aan de documenten (zie 3.4 registratieprocedure). De metadata en het document zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het document wordt opgeslagen in een dossier binnen de ordeningsstructuur. Na het scannen worden de gescande documenten definitief gemaakt door een DIV medewerker B. De scans kunnen nu niet meer gewijzigd of verwijderd worden door de medewerkers in de organisatie. De enige medewerkers die nog rechten hebben om documenten te kunnen wijzigen en/of verwijderen zijn de medewerkers van DIV. Mochten de medewerkers in de organisatie constateren dat een scan verkeerd is gegaan en/of moet een scan om een andere reden gewijzigd of verwijderd worden, dan neemt de medewerker contact op met Team DIV om deze actie uit te laten voeren. Dit doen de medewerkers door een verzoek te plaatsen in het meldingensysteem TopDesk. 3.6 Kwaliteitsprocedures Op 20 tot en met 22 juni 2012 is er een audit uitgevoerd door Doxis naar aanleiding van dit handboek. De audit is uitgevoerd op basis van een vooraf vastgesteld normenkader. De resultaten hiervan zijn te vinden in bijlage 16. In de toekomst zullen periodiek 5 nieuwe audits plaatsvinden waarbij beleid, procedures, verantwoordelijkheden en de digitale beheeromgeving getoetst zullen worden. In deze paragraaf zal er ingegaan worden op de procedures die gehanteerd worden bij controle op de juistheid, volledigheid, leesbaarheid, terugvindbaarheid en de kwaliteit van de metadata. 3.6.1 Juistheid, volledigheid en leesbaarheid Er vinden drie controles plaats na scanning. Eerste controlemoment: De medewerker A die scant doet de eerste controle op juistheid en volledigheid van de gescande documenten. Daarmee wordt het volgende bedoeld: a) Juistheid: Zijn de tekst en de afbeeldingen juist weergegeven? Zijn de kleuren juist weergegeven? b) Volledigheid: Zijn alle documenten gescand? Is elk document volledig gescand? Is elke pagina van elk document volledig gescand? Tweede controlemoment: Vervolgens gaan de documenten naar een andere medewerker A of medewerker B ter registratie en archivering. Zij doen de tweede controle. Deze controle is wederom op juistheid en volledigheid. Daarnaast wordt er ook een controle gedaan op de leesbaarheid. c) Leesbaarheid: Is alle tekst even goed leesbaar als op het originele document? Derde controlemoment: De aangewezen taakverdelers (veelal enkele secretariaatsmedewerkers werkzaam bij de vakafdeling) van de betreffende afdeling ontvangen het document in hun takenbak van Corsa. De taakverdeler zet het 5 Op moment van schrijven van dit handboek is nog niet bekend met welke frequentie en door wie de audits uitgevoerd zullen gaan worden. 12
document door naar de behandelend ambtenaar. De ontvanger zorgt voor de eindcontrole ² zonder hierbij overigens het origineel te raadplegen. Indien uit één van de controles blijkt dat het gescande document geen juiste, volledige of leesbare weergave van het papieren origineel is, dan zal aan (de medewerker A van) DIV een verzoek gedaan worden om het document opnieuw in te scannen. Het document wordt opnieuw gescand. 3.6.2 Terugvindbaarheid en kwaliteit van de metadata Het document wordt gearchiveerd in een digitaal dossier. De metadata die worden toegekend zorgen voor een goede terugvindbaarheid van de documenten. De zaakdossiers zijn geordend volgens de ordeningsstructuur, die gebaseerd is op werkprocessen zoals vastgesteld in het DSP. Deze structuur is uiteraard aan verandering onderhevig indien er wet- of regelgeving verandert of indien er zich organisatiewijzigingen voordoen. Binnen deze structuur kunnen de medewerkers al hun documenten eenvoudig terugvinden. Uiteraard geldt dit ook voor de gescande documenten. In paragraaf 3.4 is aangegeven welke metadata altijd worden toegevoegd aan ieder document. Er wordt zoveel mogelijk gewerkt met verplichte keuzevelden. Nadat de DIV medewerker de metadata heeft toegevoegd, vindt er een controle plaats door de behandelende ambtenaar. Maandelijks vindt er een controle plaats door middel van een steekproef door een medewerker C ter controle van de kwaliteit van de ingevulde metadata door de DIV medewerkers. In bijlage 34 staat de bijbehorende werkinstructie beschreven. Daarnaast worden gescande documenten in het DMS voorzien van OCR (Optical Character Recognition), waardoor het mogelijk wordt om full text te zoeken binnen de documenten. 3.6.3 Kwaliteitscontrole op decentrale registratie De medewerkers op de vakafdelingen registreren zelf de interne en uitgaande documenten. Zij hebben hiervoor instructies ontvangen. Een medewerker B controleert de kwaliteit van deze registraties. Zie voor een beschrijving van deze procedure bijlage 33. 3.7 9HUQLHWLJLQJVSURFHGXUHYDQYHUYDQJHQDQDORJH RULJLQHOHQ 3.7.1 VHUQLHWLJLQJYDQYHUYDQJHQDQDORJH RULJLQHOHQ In deze paragraaf staat de procedure beschreven voor het vernietigen van de vervangen analoge RULJLQHOHQ De procedure staat eveneens beschreven in bijlage 45. 3.7.1.1 Inkomende documenten Na scanning worden de inkomende analoge documenten opgeborgen in dagdozen. De analoge documenten zijn voorzien van een barcodesticker met daarop een uniek registratienummer. Via dit registratienummer is in Corsa te achterhalen op welke dag het document is gescand. De scandatum is bepalend voor in welke dagdoos het document wordt geplaatst (en uiteindelijk dus ook voor wanneer het fysieke origineel wordt vernietigd). 13
3.7.1.2 Uitgaande en interne documenten DIV verzorgt niet de verzending van de uitgaande documenten. Dit is de eigen verantwoordelijkheid van de behandelende ambtenaar. Daarna dient een minuut van de originele uitgaande brief te worden opgestuurd naar DIV. Deze minuut wordt, evenals de verzonden brief, voorzien van een handtekening. Nadat de minuut binnenkomt en gescand wordt, worden de brieven fysiek opgeborgen in dagdozen, gesorteerd op scandatum. In Corsa kan eenvoudig achterhaald worden aan de versie wanneer een specifiek document is gescand en dus kan de vindplaats van het uitgaande document worden achterhaald.,q&ruvdlvelmhonsrvwvwxnrskhwwdeeodg GRFXPHQWHQ GHYHUVLHWHYLQGHQ+LHUVWDDWGH exacte datum en tijdstip waarop het document is gescand. De interne documenten worden eveneens na scanning in dagdozen opgeborgen. 3.7.1.3 Bewaartermijn en vernietigingsfrequentie De documenten worden minimaal 2 maanden en maximaal 3 maanden bewaard voordat ze worden vernietigd. Deze periode geeft de behandelende ambtenaar voldoende tijd voor het derde controlemoment (zie paragraaf 3.6.1). De documenten worden maandelijks vernietigd. Alle analoge documenten die voor vervanging in aanmerking komen en in januari zijn gescand, worden dan begin april vernietigd. De documenten van februari worden in mei vernietigd etc. Een medewerker C geeft opdracht in de eerste week van elke maand om de inhoud van alle dozen van de maand daterend van 3 maanden daarvoor te vernietigen. De vernietiging zal gebeuren door een erkend archiefvernietigingsbedrijf. 3.7.1.4 Uitzonderingen Grootformaat tekeningen (A3 en groter) die binnenkomen met de post worden wel gescand, maar vervolgens niet vernietigd. Ze worden gestempeld als werkexemplaar en doorgestuurd naar de vakafdeling. De reden hiervan is dat de tekeningen anders geplot zouden worden, omdat de meeste medewerkers niet over de benodigde tools beschikken om de documenten digitaal overal mee naar toe te nemen en te bewerken. 3.7.2 Vernietigingsprocedure digitale documenten In deze paragraaf wordt de procedure beschreven van vernietiging van de digitale documenten. De procedure voor de diglwdohuhsurgxfwlhvglhruljlqhohdqdorjhgrfxphqwhqyhuydqjhqhqgh GLJLWDOERUQ digitale documenten is identiek. De medewerker C of adviseur roept met behulp van Corsa een lijst op van dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen. De werkinstructies vernietiging zijn beschreven in bijlage 35 en 36. De lijst wordt voorgelegd aan alle proceseigenaren (teamleiders). Zij geven hun akkoord op deze conceptvernietigingslijst of geven aan welke dossiers naar hun mening (voorlopig) moeten worden uitgezonderd van vernietiging. De medewerker C / adviseur beoordeelt of de argumentatie valide is. Indien dit het geval is worden de dossiers (voorlopig) van vernietiging uitgezonderd en wordt de vernietigingstermijn in Corsa aangepast. Nadat alle reacties binnen zijn van de proceseigenaren wordt de conceptvernietigingslijst opgestuurd ter goedkeuring naar het GAR. Deze procedure wordt jaarlijks herhaald. 14
3.8 Schematisch overzicht vervangingsproces Het vervangingsproces ziet er als volgt uit: Stap Wie Activiteit Toelichting 1 TNT post Aanlevering post De postzakken worden bezorgd door TNT post. 2 Bode Aanlevering post van receptie De bode bezorgt de post die aan de receptie is aangeleverd. 3 Medewerker A Opening post en eerste selectie Alle post wordt geopend m.u.v. aanbestedingen en kabinetszaken. 4 Medewerker A Selectie registratie Er wordt geselecteerd of poststukken geregistreerd dienen te worden. 5 Medewerker A Selectie domein De te registreren documenten worden verdeeld in WABO, WIZ en regulier. 6 Medewerker A Voorbereiding scanning Ontdoen van hechtingsmateriaal en plakken van barcodesticker. 7 Medewerker A Scanning post Per domein wordt de post gescand. 8 Medewerker A Opname in beheersysteem De gescande post wordt opgenomen in het DMS Corsa. 9 Medewerker A / B Registratie post Per domein wordt de post geregistreerd. 10 Medewerker A / B Opslag post De fysieke originelen worden opgeslagen in dozen. 10 Medewerker A / B Behandelend ambtenaar Kwaliteitscontrole Er vinden drie controlemomenten plaats op juistheid, volledigheid en leesbaarheid van de scans. 11 Medewerker C Opdrachtverstrekking tot vernietiging 12 Archiefvernietigingsbedrijf De medewerker C geeft maandelijks opdracht tot vernietiging. Vernietiging poststukken De fysieke originelen worden vernietigd. 15
16
17
4 Technische inrichting In dit hoofdstuk wordt de technische inrichting beschreven. Als eerste wordt ingegaan op de informatiearchitectuur en het informatiebeleid. Daarna zal specifieker worden ingegaan op de software en hardware, de gebruikte bestandsformaten, de kwaliteit van de reproducties en de bewaarstrategie. 4.1 Informatiebeleid en informatiearchitectuur Het Informatiebeleidsplan Lansingerland 2012-2016 wordt in de tweede helft van 2012 vastgesteld. De informatiearchitectuur is hierin opgenomen. NORA en GEMMA zijn als uitgangpunt gekozen voor het informatiebeleid en de informatiearchitectuur. NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) bevat principes, beschrijvingen, modellen en standaarden voor het ontwerp en de inrichting van de elektronische overheid. Het is een instrument dat door overheidsorganisaties kan worden gebruikt bij de verbetering van hun dienstverlening. GEMMA (GEMeentelijke ModelArchitectuur) sluit aan op NORA, maar bevat een specifiek op de gemeentes gerichte verdieping en verbreding. GEMMA gaat uit van zaakgericht werken, een midofficearchitectuur en het koppelen van processen en informatiesystemen met berichten op basis van XML en webservices. 4.2 Software 4.2.1 Softwarepakket De software die gebruikt wordt voor het digitaliseringsproces bestaat uit het pakket Corsa Capture (BCT) voor het scanproces en Corsa (BCT) 6 voor het registratieproces. De scanner zet de documenten op de scanserver. Corsa Capture haalt hier de documenten op en zet ze tijdelijk op een netwerkschijf (inclusief het bestand waar aanvullende gegevens in staan, zoals bijvoorbeeld het unieke registratienummer van Corsa wat uit de barcode wordt gelezen). Daarna worden de scans door een DIV medewerker vanuit Corsa RSJHKDDOG%ODQFRSDJLQD VZRUGHn er door Corsa Capture uitgehaald bij een marge van <2px (kleiner dan 2 pixels), na controle door de scanmedewerker. 4.2.2 Instellingen Bij de keuze voor instelling van de software is er een overweging gemaakt tussen de weergave en de reproductiekwaliteit aan de ene kant en de bestandsgrootte en de belasting hiervan op het systeem aan de andere kant. Er is uiteindelijk voor gekozen om op 300 dpi te scannen, met uitzondering van de grootformaat tekeningen. De grootformaat tekeningen worden op 200 dpi gescand. Er wordt standaard in kleur gescand. De software beschikt over kleurherkenning. 4.3 Hardware Voor het scannen van de te vervangen documenten maakt Team DIV gebruik van een Canon 5045i. Dit is een full-color laserprinter/copier/scanner. Deze scanners worden aangestuurd door een scanserver. De scanners kunnen kleur en grijswaarden dubbelzijdig scannen met een maximum optische resolutie van 600 dpi. Documentformaten van A5 tot A3 kunnen worden gescand. De scansnelheid is bij A4 enkelzijdig, 6 Op moment van schrijven van het handboek is de gebruikte versie voor Corsa 7.2 ² 2011-4. De gebruikte versie van Corsa Capture is 7.2 2008 ² 3.0. 18
300 dpi: 70 bpm. Bij A4 dubbelzijdig, 300 dpi, is de scansnelheid 100 bpm. Het is mogelijk om te scannen naar TIFF, JPEG, PDF en XPS. Voor de specificaties van de scanner zie bijlage 38. Voor het scannen van grootformaat documenten wordt gebruik gemaakt van een Océ TC4 scanner. De specificaties hiervan zijn terug te vinden in bijlage 39. 4.4 Bestandsformaten In het DMS Corsa kunnen diverse bestandsformaten worden opgeslagen. De gescande documenten worden standaard opgeslagen als TIFF-document. De gescande documenten worden vervolgens omgezet naar het PDF/A formaat. Het door ons gebruikte PDF/A formaat is momenteel versie PDF 1.4. PDF/A staat voor Portable Document Format Archivable en is bedoeld voor archivering van documenten. Het is geschikt voor duurzame opslag. Er zijn twee soorten van PDF/A, waarvan wij de versie PDF/A-1b gebruiken. Deze versie richt zich alleen op de correcte visuele weergave op lange termijn. PDF/A is een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. 4.5 Centrale opslag en operating system De bestanden die via Corsa worden gearchiveerd worden in een oracle database opgeslagen binnen een gevirtualiseerde Windows serveromgeving. De opslagruimte is in 2011 opnieuw aangeschaft en voor de komende jaren uit te breiden daar waar nodig. Dit is een verantwoordelijkheid van Team Informatievoorziening & Automatisering, team ICT. Bij de opslag van de bestanden in Corsa wordt geen gebruik gemaakt van een bepaalde compressietechniek. Team ICT is verantwoordelijk voor het systeembeheer en het technisch beheer van Corsa. Team applicatiebeheer is verantwoordelijk voor het functioneel beheer en het applicatiebeheer van Corsa. 4.6 Kwaliteit van de reproducties Om de leesbaarheid van de reproducties te garanderen zal de kwaliteit aan bepaalde eisen moeten voldoen. De kwaliteit van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (Quality Index). Hierbij is het zinvol om een onderscheid te maken tussen de QI voor gedrukte teksten en de QI voor afbeeldingen. 4.6.1 QI voor gedrukte teksten De kwaliteit wordt bij gedrukte teksten gerelateerd aan de lettergrootte (h = de hoogte van de kleinste OHWWHU H YDQGHRQGHUNDVWLQKHWRULJLQHOHGRFXPHQWLQPPHQGHUHVROXWLHGSL Het resultaat kan onderverdeeld worden in drie groepen: QI 8 = hoge kwaliteit (alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (alles is met enige moeite leesbaar) De formule voor het berekenen van de kwaliteit van de reproducties van gedrukte teksten voor (kleuren)scans luidt als volgt: QI = (dpi x 0,039h) / 2 19
Ook de kleurenscans gebeuren met een dpi van 300. De hoogte van de kleinste letter e van de onderkast is 2 mm. De QI is 11,7. Dit is een hele hoge kwaliteit. De scans zijn bijzonder goed leesbaar. QI = (300 x 0,039 x 2) / 2 = 11,7 4.6.2 QI voor afbeeldingen De kwaliteit wordt bij afbeeldingen gerelateerd aan de resolutie (dpi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn (w). Het resultaat kan worden onderverdeeld in drie groepen: QI 2 = hoge kwaliteit (alle relevante details zijn goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (alle relevante details zijn zichtbaar) QI < 1 = slechte kwaliteit (relevante details zijn nauwelijks zichtbaar) De formule voor het berekenen van de kwaliteit van kleurenscans van afbeeldingen is: QI = dpi x 0,039w Er wordt gescand met een dpi van 200. De breedte van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn is 0,3 mm. De QI is 2,34. Dit is een hoge kwaliteit. Alle relevante details zijn heel goed zichtbaar. QI = 200 x 0,039 x 0,3 = 2,34 20
5 Change Management procedure De change management procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden. Het college van B en W heeft in het Besluit Informatiebeheer Lansingerland 2011 het hoofd van de DIGHOLQJ,QIRUPDWLHYRRU]LHQLQJ )DFLOLWHLWHQDDQJHZH]HQDOVYHUDQWZRRUGHOLMNHIXQFWLRQDULVYRRU KHW geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheereenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de DUFKLHIEHZDDUSODDWVµDUWLNHO%HVOXLW,QIRUPDWLHEHKHHU/DQVLQJHUODQG+HWWRH]LFKWRSGH]H procedure ligt bij de archivaris. Dat is de gemeentearchivaris van het Gemeentearchief Rotterdam. Voorstellen voor wijzigingen van de in dit handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de adviseur DIV. De adviseur DIV toetst als change manager voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid en aan de weten regelgeving. De adviseur DIV laat hiervoor een impactanalyse opstellen en zorgt ervoor dat deze impactanalyse gedocumenteerd wordt. Voorstellen die mogelijk afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de adviseur DIV. Hierbij gelden de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. De archiefinspecteur van het Gemeentearchief Rotterdam is in dit kader in ieder geval betrokken bij majeure wijzigingen t.a.v. de organisatie, bestandsformaten alsmede de software en hardware voor scanning en archivering. De archiefinspecteur adviseert of n.a.v. de (voorgenomen) wijziging een nieuwe machtigingsaanvraag noodzakelijk is. Van een majeure wijziging kan worden gesproken bij de volgende situaties: Opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor digitale vervanging en opslag. (Vervanging door een andere organisatorische eenheid met overname van dezelfde verantwoordelijkheden valt binnen de change management routine). Migratie naar een ander softwareplatform. (Updating, upgrading en uitbreiding van het bestaande software systeem valt binnen de change management routine). Migratie naar een ander hardwareplatform voor zover dat negatieve gevolgen heeft voor de minimum kwaliteitscriteria en resultaten. (Normale hardware changes vallen gewoon binnen het change management principe maar bijvoorbeeld outsourcing vormt een reden om de archiefinspecteur te raadplegen). Conversie naar een ander bestandsformaat. (Een nieuwere pdf-versie kan wel binnen de change management procedure worden opgelost, maar een geheel ander format als odf, xps etc. niet). In al deze gevallen blijft de adviseur DIV de beslissing nemen of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd. Voorstellen en besluiten met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd. Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting en software worden binnen een OTAP-omgeving (ontwikkeling ² test ² acceptatie ² productie) vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Van deze wijzigingen wordt zowel de documentatie als de testrapporten na accordering door de adviseur DIV aan het handboek toegevoegd. Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat altijd ter beschikking van de gemeentelijke en provinciaal archiefinspecteur. 21