De volgende stap Jaardocument Frion 2012 1
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Profiel van de organisatie... 4 2.1 Algemene identificatiegegevens... 4 2.2 Structuur van het concern... 4 2.3 Kerngegevens... 5 2.4 Samenwerkingsrelaties... 5 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap... 9 3.1 Normen voor goed bestuur... 9 3.2 Raad van bestuur... 9 3.3 Toezichthouder: raad van toezicht... 9 3.4 Bedrijfsvoering...11 3.5 Cliëntenraad/verwantenraad...12 3.6 Ondernemingsraad...13 4 Beleid, inspanningen en prestaties...15 4.1 Meerjarenbeleid...15 4.2 Algemeen beleid verslagjaar...16 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid...16 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten...18 4.5 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van medewerkers...20 4.6 Samenleving en belanghebbenden...20 4.7 Financieel beleid...21 Bijlage 1: Organogram...25 Bijlage 2: Overzicht samenstelling RvB, RvT, MT en MOE s 2012...26 Bijlage 3: Samenstelling OR, CCR en CVR 2012...27 Bijlage 4: Afkortingenlijst Jaardocument 2012...28 2
1 Inleiding Dit verslag betreft alleen de activiteiten van Frion. Frion is een organisatie die zorg en ondersteuning biedt aan mensen met een beperking. Het jaarverslag is anders dan voorgaande jaren. Dit jaar is het maken van een jaarverslag niet verplicht. Frion heeft gekozen wel een maatschappelijk jaarverslag te maken om aan onze relaties en partners te presenteren welke resultaten Frion heeft behaald in 2012. Het jaarverslag is beknopter dan voorgaande jaren. Naast dit maatschappelijk jaarverslag maakt Frion een Terugblik op 2012, waarin cliënten en medewerkers vertellen over de hoogtepunten van 2012. In 2012 heeft Frion gewerkt aan een nieuw meerjarenplan voor de periode van 2012 tot 2016. Dit plan, Over kampvuren en lantaarnpalen, is in januari 2013 vastgesteld. Frion geeft in de visie aan verder te gaan met de kanteling naar meer regie bij de cliënt. In dit overgangsjaar was het jaarthema andersom denken. Om de cliënt meer de regie over zijn eigen leven te geven is het nodig dat de persoonlijk ondersteuner in gesprek gaat met de cliënt en de mensen rondom de cliënt, het netwerk. Ontmoeten, in dialoog zijn en samenwerken waren in 2012 belangrijke thema s. Tijdsbesteding in het leven van de cliënt is een belangrijk aspect in de visie van Frion. In 2012 zijn er veel activiteiten ontwikkeld waarin vooral aandacht is voor de wensen van de individuele cliënt. Veiligheid is een speerpunt bij Frion. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van ontruimingsoefeningen en de veiligheidscheck ligt bij de BHV ers. Er is volop geoefend ook samen met de brandweer. De Normatieve Huisvestingscomponent (NHC) is in 2012 ingevoerd. Daarmee is Frion zelf risicodragend geworden voor het vastgoed. De financiering is nu gebaseerd op grond van Zorgzwaartepakketten (ZZP s). Financiering is nu cliëntvolgend. Feitelijke invoering vond plaats in 2012 in dialoog met cliënten en hun vertegenwoordigers. Per locatie is inzichtelijk wat de aanwezige ZZP s aan budget opleveren en welke kosten er gemaakt worden. In 2012 zijn we gestart met de voorbereidingen voor de veranderingen in de AWBZ de komende jaren. We zijn gestart met een programma ter voorbereiding op de overgang van AWBZ naar Wmo. Bovenstaande zaken zijn zo maar wat onderdelen die in dit jaarverslag staan. De ingeslagen weg blijkt een goede te zijn. Frion is een gezonde organisatie met een goede naam in de sector. Dit kunnen we alleen bereiken met bevlogen medewerkers die helemaal voor hun cliënten gaan. Het is prettig om bestuurder te zijn van zo n organisatie. Annamiek van Dalen Bestuurder 3
2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam stichting Frion Bezoekadres Govert Flinckstraat 31 Postcode 8021 ET Plaats Zwolle Postadres Postbus 40029 Postcode 8004 DA Telefoonnummer 038 467 10 00 Identificatienummer KvK 05067463 E-mailadres info@frionzorg.nl Internetpagina www.frionzorg.nl 2.2 Structuur van het concern Frion is een stichting die professionele zorg en ondersteuning verleent aan personen met een verstandelijke beperking in Zwolle, Ommen, Steenwijkerland, Zwartewaterland en Kampen. Frion beschikt ultimo 2012 over een toelating van 608 plaatsen voor verzekerden met een verstandelijke handicap waarvan 100 plaatsen SGLVG-verblijf (Sterk Gedragsgestoord Licht Verstandelijk Gehandicapt). Frion is toegelaten voor de functies persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf. Frion wordt bestuurd door een bestuurder met daaronder een managementteam van drie managers. Bestuurder en managementteam bepalen samen het beleid van de organisatie. De bestuurder, mevrouw A.M.L. van Dalen, is eindverantwoordelijk. Het organogram vindt u in bijlage 1. Een overzicht van de samenstelling van het bestuur en het management vindt u in bijlage 2. Toezicht geschiedt door een raad van toezicht. Frion kent een medezeggenschapstructuur van verwantenraden en cliëntenraden. Deze structuur is in 2010 opnieuw ingericht en werd in 2012 formeel met het vaststellen van de reglementen voor deze beide raden. Voor overleg met de bestuurder zijn er op centraal niveau een Centrale verwantenraad en een Centrale cliëntenraad. Elke eenheid heeft een verwantenraad en een cliëntenraad, voor zover zich daar ook kandidaten voor aangemeld hebben. Naast deze structuur voor cliënten, is er ook medezeggenschap voor medewerkers in de vorm van een OR. In 2012 werd het nieuwe meerjarenplan, Over kampvuren en lantaarnpalen, opgesteld. De missie van Frion is gelijk gebleven en luidt: Je eigen leven leven Samen met Frion mogelijkheden en kansen benutten Ondernemen in mens en werk Op basis van deze nieuwe visie en op basis van de veranderingen die de komende jaren op onze sector afkomen, is ook een nieuwe strategienota geschreven met als titel Regie nemen in de beweging. 4
2.3 Kerngegevens De productie en personeelsinzet van Frion heeft zich in 2012 als volgt ontwikkeld: 2012 in realisatie realisatie % Gegeven Soort eenheid in 2012 in 2011 van 2011 Productie Verblijf (inclusief VPT) dagen 200.207 187.985 106,5% Productie Extramurale dagbesteding dagdelen 58.937 61.440 95,9% Productie Ambulant (inclusief logeren) uren 41.253 50.135 82,3% Personeel Gemiddelde personeelsbezetting fte 662 681 97,2% Personeel Ziekteverzuim in % 6,7% 7,8% 85,9% De gevraagde kerngegevens gehandicaptenzorg zijn te vinden op www.jaarverslagenzorg.nl. De productie verblijf is fors gestegen als gevolg van de ingebruikname van de locaties Zwartsluis en Muziekwijk in Zwolle. Bij de extramurale dagbesteding en ambulant is onder andere al te zien dat er minder indicaties worden afgegeven als gevolg van de bezuinigingen in de AWBZ, waardoor de productie hier is gedaald ten opzichte van 2011. Een andere verklaring voor de daling bij ambulant is de veranderde registratie bij logeren waardoor per saldo minder zorg declareerbaar is dan in 2011. Door het aanzienlijk grotere aandeel van verblijf in de totale productie is per saldo de totale productie in 2012 gestegen ten opzichte van 2011. De personeelsinzet is juist lager als gevolg van een lager ziekteverzuim en een efficiëntere inzet op de zorglocaties. 2.4 Samenwerkingsrelaties In 2012 is de samenwerking met bestaande relaties verder verstevigd. Hieronder volgt een overzicht van belangrijke samenwerkingsrelaties. Inspectie In 2012 is er een bezoek van en een gesprek geweest met de inspectie. Het bezoek betrof de locatie Schumannlaan. De beoordeling was positief. Frion hoeft geen actie te ondernemen op basis van dit bezoek. Verder is er af en toe contact met de inspectie over klachten van ouders/(wettelijk) vertegenwoordigers die ook bij de inspectie zijn gemeld. Afwijkingen van zorg melden we volgens afspraak bij de inspectie. De samenwerking verloopt voor beide partijen naar tevredenheid. Zorgkantoor Met de contactpersonen van het Zorgkantoor is in 2012 één keer formeel overleg over kwaliteit geweest in het zogenoemde voorjaarsoverleg. Leden van de Centrale verwantenraad (CVR) en leden van de Centrale cliëntenraad (CCR) zijn bij dit gesprek aanwezig geweest. Daarnaast was er regelmatig overleg over specifieke thema s. Ook heeft Frion een presentatie verzorgd op een themabijeenkomst van het Zorgkantoor over de uitvoering van VPT (volledig pakket thuis). Samenwerkingsverbanden Frion neemt deel aan de volgende samenwerkingsverbanden: Stichting Bureau Geldhulp Consortium Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning) Zwolle (aanbesteding thuiszorg). In 2012 zijn gesprekken gestart over samenwerking op nieuwe thema s in de Wmo. LVG-poli Zwolle (Trajectum, MEE, Dimence en Frion) 5
Werkeren (werkproject voor cliënten in Gezondheidshuis Stadshagen, IJsselheem en Frion) Samen werken aan leren Zwolle e.o. (samenwerking van gehandicaptenzorginstellingen en mbo- en hbo-instellingen: Deltion, Landstede, Hoornbeek, Alfacollege. Gereformeerde hogeschool, Hogeschool Windesheim; zorginstellingen: Philadelphia, Sprank, InteractContour, Baalderborg Groep, Frion) De Werkelaar Zwolle (werkproject van RIBW IJssel-Vecht, Sociale werkvoorziening Wezo en Frion) Van Koetsveldlezing (deelnemers in 2012: Baalderborg Groep, InteractContour, MEE IJsseloevers, CCE regio Noord Oost, Twentse Zorgcentra, Promens Care, Sprank, JP van den Bent, Ambiq) Armoedepact gemeente Zwolle LVG (licht verstandelijk gehandicapt) Minor, Windesheim EMB (ernstig meervoudig beperkt)- platform Platform Wonen Welzijn Zorg Zwolle Regionaal Zorgnetwerk Zwolle en omgeving Academie voor Zelfstandigheid Samenwerkingspartners Frion werkt met de volgende partners samen: CCE regio Noord Oost (Centrum voor Consultatie en Expertise) RIBW IJsselvecht (Regionale Instelling voor Begeleiding bij Wonen, Werken en Welzijn) Vitree (jeugdzorg voor kinderen met en zonder lichte verstandelijke beperking) MEE IJsseloevers (raad en daad voor iedereen met een beperking) LFB (belangenvereniging voor mensen met verstandelijke een beperking) Bartiméus (specialist in leven met een visuele beperking) Trajectum (behandel LVG) Travers (welzijn) WIJZ (welzijn ouderen) De Twijn (speciaal onderwijs) ROC Deltion (Regionaal Opleidingscentrum) ROC Landstede (Regionaal Opleidingscentrum) Present (bemiddelt groepen vrijwilligers) De Pelikaan (Stichting samenwerkende sportverenigingen Zwolle) t Hoefijzer (Stichting Paardrijden gehandicapten) Gehandicaptensport Nederland Wezo (Sociale Werkvoorziening) Trias Jeugdhulp IJsselheem (ouderenzorg) Zorgcombinatie Zwolle (ouderenzorg) Berkumstede (ouderenzorg) Baalderborg (verstandelijk gehandicaptenzorg) Met deze partijen is een overeenkomst gesloten of er lopen gesprekken om te komen tot een overeenkomst. Doel van de samenwerking is de zorg aan cliënten te verbeteren door afspraken te maken in de keten over overdracht, behandeling of toeleiding van cliënten. Met de opleidingsinstituten gaat het gesprek over opleiding, expertise en inzet studenten. Het CCE is een belangrijke gesprekspartner over de toekenning en uitvoering van de EZZ (Extreme Zorgzwaarte). 6
Onderaanneemovereenkomsten Onderaanneemovereenkomsten zijn er met de volgende aanbieders: Atelier Focus op Kunst Atelier Wiedenweergaloos Bakkerij Gewoon Appeltaart Dagcentrum Villa Vera Dagcentrum LFB Wolvega Dagcentrum zorgonderneming Gosker- Cadeau en Zo Futclub Travers KDC de Kameel Onderwijs De Twijn Opleiding Academie voor Zelfstandigheid Speltherapie Agnes Wellen Tekentherapie/coaching De Zwaan Thuiszorg Zorggroep Oude en Nieuwe Land Thuiszorg Icare Thuiszorg De Nieuwe zorg thuis Thuiszorg Verian Zorgboerderij Hof van Sion Zorgboerderij De Rietstulp Zorgboerderij Molenzicht Zorgboerderij Binnentuin Zorgboerderij Het Ruitenveen Zorgboerderij de Huppe Zorgboerderij Hof van Windesheim Zorgboerderij Polderzicht Zorgboerderij Meulenhorst Zorgboerderij De Langenhof Zorginstelling s Heeren Loo Zorginstelling Philadelphia Zorginstelling IJsselheem Zorginstelling Sprank Zorginstelling JP van den Bent Zorginstelling Van Boeijen Zorginstelling Promens Care Zorginstelling Zozijn Zorginstelling Baalderborg Zorginstelling Kentalis Zorginstelling Interakt Contour Samenwerking overheden Frion heeft regelmatig gesprekken met wethouders in Zwolle, Steenwijkerland en Zwartewaterland. Frion neemt in Zwolle, Ommen en Steenwijk deel aan het Wmo-overleg. Een groot deel van de ABWZ gaat in 2015 naar de Wmo. De contacten met gemeenten zijn daarom intensiever geworden. Frion heeft cliënten uit 19 verschillende gemeenten in de Kop van Overijssel. Frion heeft nu ook contacten met gemeenten waar tot nu toe nog geen, of weinig contact mee was. 7
In Zwolle neemt Frion deel aan het door de gemeente geïnitieerde Platform Wonen, Welzijn, Zorg. Vanuit dit Platform zijn drie projecten gestart ter voorbereiding op de Wmo. Frion heeft aan alle drie projecten deelgenomen. 8
3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur In 2010 heeft de raad van toezicht de Zorgbrede Governancecode besproken. De raad van toezicht werkt vanaf 2010 volgens de richtlijnen van deze code. In 2011 is een klokkenluidersregeling opgesteld. De inspraak met de medezeggenschapsorganen heeft de nodige tijd gevergd. In 2012 is deze regeling van kracht geworden. 3.2 Raad van bestuur Op 1 december 2006 is mevrouw A.M.L. van Dalen aangesteld als bestuurder. De remuneratiecommissie van de raad van toezicht voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de bestuurder. De bezoldiging van de bestuurder is gebaseerd op de nieuwe regeling van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders In Zorginstellingen (NVTZ). Voor een bestuurlijke nevenfunctie wordt vooraf toestemming gevraagd aan de voorzitter van de raad. Over declaraties van de bestuurder en controle daarvan zijn afspraken gemaakt met de raad. Samenstelling raad van bestuur Nevenfuncties van de bestuurder Mw. drs. A.M.L. van Dalen MBA, voorzitter raad van bestuur Voorzitter Van Koetsveldlezing Lid raad van toezicht CCE, Centrum voor Consultatie en Expertise Voorzitter Stichting OpleidingsErkenningen Care (SOEC) Entrepeneur in residence bij hogeschool Windesheim 3.3 Toezichthouder: raad van toezicht De raad van toezicht (RvT) kwam in 2012 vijf keer bijeen in het bijzijn van de bestuurder. Dit betrof vijf reguliere vergaderingen. De RvT heeft besloten vijf keer in plaats van vier keer per jaar te vergaderen. Daarnaast is de RvT één keer bijeengekomen zonder bestuurder om het eigen functioneren te evalueren. Er waren geen bijzondere omstandigheden die het noodzakelijk maakten vaker bijeen te komen. In 2012 is de vergadering in maart gecombineerd met een bedrijfsbezoek. De RvT heeft verschillende woon- en werklocaties van cliënten met een licht verstandelijke beperking in Steenwijk en Zwartsluis bezocht. Het betrof onder andere twee nieuwe locaties waarover de RvT eerder geïnformeerd was. Naast de reguliere vergaderingen met de raad van bestuur is er structureel overleg met de Centrale cliëntenraad (CCR) en de Centrale verwantenraad (CVR), één keer per jaar, en met de Ondernemingsraad (OR), één keer per jaar. Deze overleggen betreffen de algemene gang van zaken. Vanaf 2012 is besloten om met twee vertegenwoordigers van de raad deze vergaderingen te bezoeken. In de maartvergadering is met alle leden van het managementteam gesproken over stellingen gebaseerd op de nieuwe strategische koers. In de meivergadering is de jaarrekening besproken in het bijzijn van de accountant. Verder heeft de raad van toezicht gesproken over het jaarverslag, de voortgangsrapportages van de bestuurder, de voorjaarsnota, de kaderbrief, het jaarplan, de begroting, het meerjarenplan 2012-2016 en de strategienota 2012-2016. In de voortgangsrapportage kan de raad van 9
toezicht beoordelen of en hoe de strategie en prestaties van de organisatie en de interne beheersing- en controlesystemen worden uitgevoerd. De raad van toezicht heeft goedkeuring verleend aan de volgende onderwerpen: Plan van aanpak doorvoeren integrale ZZP-berekening Risicoanalyse/notitie integraal risicomanagement Klokkenluidersregeling Jaardocument 2011, inclusief de jaarrekening 2011 Accountantsverslag 2011 Wijziging statuten Frion Vestiging hypotheek op twee panden Beëindiging deelname Frion aan het Waarborgfonds voor de zorgsector Begroting stichting Frion 2013 Jaarplan stichting Frion 2013 In maart 2012 heeft de remuneratiecommissie een functioneringsgesprek gehouden met de bestuurder. De remuneratiecommissie stelt jaarlijks de indexering van de honorering van de bestuurder vast. Ook wordt gesproken over de wijze waarop de bestuurder haar deskundigheid ontwikkelt. Verdere verantwoording van de bezoldiging is te vinden op www.jaarverslagenzorg.nl. De bestuurder declareert de onkosten zoals is vastgelegd in een document. Controle vindt achteraf plaats door de voorzitter van de raad. De remuneratiecommissie bestond in 2012 uit de heren dr. A.W.J. van t Hof (voorzitter) en R.L.C. Conradi RA. De honorering van de leden van de raad van toezicht is gebaseerd op de richtlijn, zoals beschreven in Honorering raden van toezicht van zorginstellingen. Deze richtlijn is vastgesteld door de NVTZ. Jaarlijks vindt indexatie plaats op basis van de indexatiepercentages van de NVTZ. Verdere verantwoording van de honorering is te vinden op www.jaarverslagenzorg.nl. Ieder lid van de raad van toezicht is lid van de NVTZ en ontvangt informatie over mogelijke deskundigheidsbevordering. Verschillende leden maken daar gebruik van. De omvang van de raad bedraagt vijf leden. Per 1 januari 2012 zijn de heren A.W.J. van t Hof en J.W. Huizinga gestart als lid van RvT. De procedure voor benoeming vond in 2011 plaats. Naam Functie (Neven)functies Dhr. R.L.C. Conradi RA Voorzitter De Groote Sociëteit Zwolle, Directeur/ Thesaurier Dhr. mr. drs. J.W. Huizinga Vicevoorzitter Tandartspraktijk, Zwolle Voorzitter afdeling IJsselland NMT en VC NMT Dhr. A.B.F. Akkerman secretaris HR-adviseur/Jobcoach Havencommissaris jachthavenvereniging De Nadorst Lid stichtingsbestuur De Nadorst Dhr. dr. A.W.J. van t Hof Lid Interventiecardioloog Isala Klinieken, Zwolle Medisch Hoofd Wetenschapsbeleid Isala Academie, Zwolle Voorzitter Werkgroep Acute Coronaire 10
Syndromen (ACS) Nederlandse Vereniging voor Cardiologie (NVVC) Scientific Board Acute Cardiac Care Association (ACCA) European Society of Cardiology (ESC) Penningmeester Stichting NCDR (National Cardiovasculaire Dataregistratie) Voorzitter stichting Hart op Reis Mw. mr. W.N. Everts Lid Freelance trainer, zelfstandig gevestigd mediator, coach Voorzitter geschillencommissie Meander Uitvaartopleidingen Zwolle Deelnemer project Maatje op Maat, ROC Landstede Zwolle Lid Geschillencommissie Fusiegedragsregels Lid van De Netwerkonderneming, Zwolle e.o. kern 1 Voorzitter Bezwarenadviescommissie/ heroverwegingscommissie Politieregio IJsselland Plv-voorzitter van het Tuchtgerecht van het Productschap Pluimvee en Eieren, alsmede van het Tuchtgerecht van het Productschap Vee en Vlees Voorzitter Bezwarencommissie Personeel Christelijke Hogeschool Windesheim Rechter-plaatsvervanger bij de rechtbank Zwolle- Lelystad 3.4 Bedrijfsvoering Algemeen risicomanagement De beheersing van de risico s binnen Frion is voor een belangrijk deel geborgd in de reguliere beleids- en begrotingscyclus. In de kaderbrief, onderdeel van deze cyclus, worden specifieke risico s onderkend en benoemd. In de periodieke voortgangsrapportage worden metingen en maatregelen inzake deze risico s verantwoord. Deze rapportage wordt besproken met OR, CVR en RvT. Maandelijks wordt aan het management informatie verstrekt over de prestaties op het gebied van productie, ziekteverzuim en financiële exploitatie. De belangrijkste risico s waarmee Frion geconfronteerd wordt, hebben betrekking op wet- en regelgeving en personeel in het primair proces. De overheid wijzigt met grote regelmaat regels, tarieven en voorwaarden waar de organisatie aan moet voldoen en die financiële gevolgen kunnen hebben. Daarnaast heeft het Zorgkantoor invloed op de hoogte van de tarieven. Frion beheerst deze risico s door wet- en regelgeving vanuit zowel ministerie als NZa (Nederlandse Zorgautoriteit) nauwlettend te volgen en hierop zo veel als mogelijk te anticiperen. Zo wordt de organisatie voorbereid op de overgang van een deel van de cliënten naar de Wmo in 2015 en worden met de gemeenten waar Frion vertegenwoordigd is, afspraken gemaakt over continuering van begeleiding van cliënten. De cliëntenregistratie wordt aangepast aan wijzigingen in registratieverplichtingen. Regeling AO/IC (Administratieve Organisatie Interne Controle) AWBZ-zorgaanbieders De regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders stelt eisen aan de administratieve organisatie en aan de interne controle van het cliëntenregistratieproces. Frion heeft de regeling AO/IC 11
opgepakt als een middel om het cliëntenregistratieproces te verbeteren. Halfjaarlijks wordt een uitgebreide controle uitgevoerd waarbij verbetersuggesties worden aangereikt. De rapportage maakt onderdeel uit van de reguliere beleids- en begrotingscyclus. Door de continue aandacht voor dit proces zijn de risico s in het proces beheersbaar geworden en zijn verbeteringen in het proces doorgevoerd. Een volledige en juiste dossiervoering in de organisatie wordt als normaal ervaren. Het effect hiervan is zichtbaar bij externe audits van bijvoorbeeld het Zorgkantoor. De resultaten van Frion laten bij deze controle een continue verbetering zien. Gevolgen wijzigingen wet- en regelgeving Wijzigingen in wet- en regelgeving hebben grote invloed op de bedrijfsvoering van Frion. Elk jaar worden de wijzigingen en de gevolgen (risico s en kansen) daarvan in kaart gebracht en verbonden aan de reguliere beleids- en begrotingscyclus. De meeste wijzigingen zijn pas concreet bekend na het opmaken van de kaderbrief. Deze worden dan verwerkt in de begroting. Frion onderkent de risico s die met de wijzigingen in wet- en regelgeving zijn verbonden. De controller is belast met het monitoren van wet- en regelgeving. Hij zorgt ervoor dat wijzigingen in wet en regelgeving in de bedrijfsvoering geïmplementeerd worden. 3.5 Cliëntenraad/verwantenraad Vanaf 1 juli 2009 kent Frion één Centrale verwantenraad (CVR), één Centrale cliëntenraad (CCR), verwantenraden (VR) en cliëntenraden (CR) per eenheid. De CCR en de cliëntenraden hebben in 2010 een opleiding gevolgd. Op alle niveaus hebben cliënten medezeggenschap. Daarnaast wordt informele zeggenschap op locaties gestimuleerd. Alle raden hebben een aantal uren secretariële ondersteuning. Als het nodig is, krijgt men extra ondersteuning of scholing. In 2012 zijn de reglementen van de CCR en de CR en opnieuw vastgesteld in een samenwerkingsovereenkomst die begrijpelijk is voor de leden van de raden. Op basis van deze reglementen zijn ook de reglementen van de CVR en de VR en aangepast. En met de vaststelling van de samenwerkingsovereenkomst konden alle cliëntenraden formeel geïnstalleerd worden. In het voorjaar van 2012 is een oproep gedaan voor nieuwe leden voor de CVR en alle VR en. 12 nieuwe leden zijn benoemd in de verschillende raden. Er waren geen verkiezingen nodig, aangezien alle aangemelde kandidaten een plek in een raad konden krijgen. In het najaar is een oproep gedaan voor de CCR en de CR en. In totaal waren er 27 aanmeldingen. Voor de CR van Steenwijk is een verkiezing georganiseerd vanwege het grote aantal aanmeldingen. De andere kandidaten hebben allemaal een plek gekregen in de CCR of een CR. Zij krijgen een vergadercursus voordat ze geïnstalleerd worden als lid van een raad. Zie voor de samenstelling van de CCR en CVR bijlage 3. De cliëntenraden krijgen ondersteuning van een externe coach via de LSR. Er is intern een trainer aangesteld die nieuwe leden van de cliëntenraden schoolt. Ook leden die behoefte hebben aan herhaling kunnen meedoen aan deze scholingen. De CVR heeft in 2012 twee keer een avond georganiseerd met alle verwantenraden om zo verbinding te maken met elkaar en te evalueren hoe de medezeggenschap verloopt. Ook de CCR heeft een avond georganiseerd voor alle cliëntenraden. De CCR en de CVR hebben beide vier keer in 2011 samen met de bestuurder vergaderd. CCR en CVR hebben ook vier keer zonder bestuurder vergaderd. De heer Hagreis is voorzitter van de CCR. De CVR stond onder voorzitterschap van de heer Hutten en vanaf april 2012 van mevrouw Reuver. De CVR heeft in 2012 een bijeenkomst ter ontwikkeling van deskundigheid georganiseerd zonder de bestuurder. 12
De CVR is advies gevraagd over de volgende onderwerpen: Indeling eenheden primaire proces Jaarrekening Frion 2011 Verzwaard advies reglement Klachtencommissie Aanpassen tekst overeenkomst Zorg- en dienstverlening Clienttevredenheidsonderzoek 2013 Tarievenlijst AWBZ Meerjarenplan 2012-2016 Langetermijnhuisvesting Strategienota 2012-2016 Begroting Frion 2013 Organisatieontwikkeling primair proces De CCR is advies gevraagd over de volgende onderwerpen: Voorjaarsnota 2012: Netwerkkaart en Andersom Denken Meerjarenplan 2012 2016 Samenwerkingsovereenkomst Frion CCR Voorjaarsnota 2013: Ruimte Op bovenstaande onderwerpen gaven de CVR en de CCR een positief advies. Deze adviezen hebben in een aantal gevallen geleid tot aanpassing van de betreffende beleidsnotitie. De CCR en CVR worden ook geïnformeerd over onderwerpen als nieuwbouwplannen en nieuwe initiatieven die op stapel staan. Het ongevraagde advies over legionella in 2010 heeft in 2011 en ook in 2012 geleid tot een vast agendapunt op de overlegvergadering over de stand van zaken van legionella. Het aantal besmettingen is in 2012 verder afgenomen. 3.6 Ondernemingsraad Vanaf 2010 heeft de Ondernemingsraad (OR) 15 zetels. Het is lastig om voldoende kandidaten te krijgen. In 2012 had de OR tot juli 11 en daarna vanwege tussentijdse verkiezingen 12 leden. De OR krijgt ondersteuning van een ambtelijk secretaris. Zie voor de samenstelling van de OR bijlage 3. De OR heeft in 2012 zeven keer samen met de bestuurder vergaderd, waarvan 1 keer met twee leden van de RvT. De OR heeft budget voor de ontwikkeling van deskundigheidsbevordering. Er is in 2012 over de volgende onderwerpen instemming gevraagd: Opleidingsplan 2013 Beleidsnotitie BPV (beroepspraktijk vorming) Uitvoer arbo/ri&e keuze voor de uitvoerende organisatie Reglement klachten- en interne bezwarencommissie Procedure onderhoud functiehuis (procedure wordt herzien en in 2013 opnieuw voorgelegd ter instemming) Procedure HR-gesprekken Verlenging contract arbodienst In 2012 is over de volgende onderwerpen advies gevraagd: Aantrekken van lening voor aflossing van het bouwkrediet (OR heeft afgezien van zijn adviesrecht) Meerjarenplan 2012-2016 Strategienota 2012-2016 Organisatie ontwikkeling primair proces 13
Op bovenstaande onderwerpen gaf de OR instemming of een positief advies. De reacties hebben in veel gevallen geleid tot aanpassing van een notitie. Naast de instemmings- en adviesaanvragen wordt de OR geïnformeerd over onderwerpen als financiering, de arbeidsinspectie en nieuwe initiatieven die op stapel staan. De bestuurder heeft voorafgaand aan de overlegvergaderingen een agendaoverleg met het dagelijks bestuur van de OR. De OR geeft zelf per mail een informatiebrief uit aan alle medewerkers en deze kunnen zich abonneren op de notulen. De bestuurder ontvangt via de OR signalen uit de organisatie. 14
4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Frion heeft een meerjarenplan 2008-2012, Neem de regie in eigen hand. In 2012 is gewerkt aan een nieuw meerjarenplan 2012-2016, Over kampvuren en lantaarnpalen. De missie luidt: Je eigen leven leven Samen met Frion mogelijkheden en kansen benutten Ondernemen in mens en werk Frion richt zich vooral op de volgende groepen: Kind en jeugd Ouderen LVG (Licht Verstandelijk Gehandicapt) EMB (Ernstig Meervoudig Beperkt) MVG (Moeilijk Verstaanbaar Gedrag) Andere cliënten met een verstandelijke beperking zijn uiteraard ook welkom. Echter op de eerdergenoemde gebieden wil Frion expertise vergroten, uitdragen en samenwerkingsrelaties aangaan in de keten. In het meerjarenplan heeft Frion drie waarden vastgesteld: mensgericht verbonden en dichtbij ondernemend Om de cultuurslag te bereiken naar meer regie voor de cliënt en naar werken volgens deze waarden zijn er gedurende het gehele jaar interventies vanuit een jaarthema dat in dat jaar centraal staat. Voor 2012 was dat andersom denken. Ook was er een prijs voor lef: Frion Lefgeld. Strategie door ontmoeting In 2012 heeft Frion gewerkt aan een nieuwe strategienota 2012-2016 met als titel Regie nemen over de beweging. Investeren in de relatie door de ontmoeting en dialoog staat daarin centraal. In de komende vier jaar ligt het accent op meer regie, meer zelfstandigheid. Frion werkt aan eigen kracht en regie door moeilijke vragen over het leven in kampvuren te bespreken met het netwerk van de persoon met een verstandelijke beperking. Daardoor gaat meer diversiteit in de organisatie ontstaan, de lantaarnpaal van Frion wordt de komende jaren minder fel. Frion wil zo weinig mogelijk regels centraal opleggen. De ontmoeting en dialoog zijn van belang om de eigen kracht van de cliënt te versterken. Voor vrije tijd is in 2011 een plan gemaakt dat in 2012 is uitgevoerd. Alle eenheden hebben één of twee aandachtsfunctionarissen aangesteld voor de organisatie van vrijetijdsactiviteiten voor cliënten. Deze activiteiten zijn groepsgericht, maar op maat voor de individuele cliënten. Afspraken hierover komen in het zorgplan. Er is gewerkt aan het versterken van de netwerken van de cliënt. Er zijn allerlei samenwerkingen ontstaan met andere partijen in buurten en wijken. Een voorbeeld daarvan is een eetcafé in een wijk in Zwolle. 15
4.2 Algemeen beleid verslagjaar Het meerjarenplan is de basis van de beleids- en begrotingscyclus. De voorjaarsnota en kaderbrief beschrijven het beleid en de uitgangspunten voor 2012 en zijn gebaseerd op het meerjarenplan. In het jaarplan voor 2012 zijn doelstellingen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden (SMART) beschreven. Evaluatie van het beleid vindt plaats in de voortgangsrapportages die ieder trimester worden gemaakt en worden besproken met de OR, de CVR en de RvT. De evaluatie van het totale jaar vindt plaats in dit jaardocument. Als basis voor het beleid van 2012 hebben de voorjaarsnota 2012, Anders kijken en andersom denken, en de kaderbrief 2012 gediend. Dit heeft geleid tot het Jaarplan 2012 eveneens met de titel Anders kijken en andersom denken. Met de keuze van het jaarthema, andersom denken, legt Frion het accent op de andersom denken en redeneren, kijken vanuit een ander perspectief. Het jaarthema is een middel geweest om te werken aan de overgang naar een nieuw meerjarenplan voor een periode met volop veranderingen in de omgeving. De bestuurder is in 2012 door verschillende cliënten en groepen uitgenodigd om koffie te komen drinken. Cliënten bespraken wat zij wel en niet prettig vinden bij Frion. In 2012 zijn de communicatieraad voor medewerkers en de communicatieraad voor cliënten vier keer bijeen geweest. Cliënten bespreken met de bestuurder de communicatiemiddelen die speciaal voor cliënten zijn uitgebracht. Er is wederom een avond geweest voor vertegenwoordigers waar ze met de bestuurder hebben gesproken. Verbouwingen/nieuwe locaties In 2012 zijn de volgende nieuwe of verbouwde locaties gerealiseerd: - Baanstraat, Fortressestraat, Zwartsluis - Tukseweg, Steenwijk - Anjelierstraat, Steenwijk (verbouwd) - Schumannlaan, Nicolaihof, Zwolle - Centraal kantoor aan de Govert Flinckstraat, Zwolle 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid HKZ In 2012 is opnieuw hard gewerkt aan de voorbereidingen van de herhalingsaudit voor de HKZ-certificering (Harmonisatiemodel Kwaliteitsbeoordeling in de Zorg). Ter voorbereiding hierop is in het begin van het jaar een auditplan gemaakt. De hierin benoemde interne audits zijn volgens afspraak uitgevoerd. Managers en medewerkers krijgen hierdoor goed zicht op wat goed en wat niet goed gaat. Dit jaar was het zesde auditjaar van DEKRA (voorheen KEMA). Behoudens drie tekortkomingen, die later zijn aangevuld en uitgewerkt, voldeed Frion aan de eisen. Inspectiebezoek Op dinsdag 30 oktober bracht de Inspectie voor de Gezondheidszorg een bezoek aan de Schumannlaan in Zwolle. Het betrof een bezoek in het kader van het gefaseerd toezicht. De inspectie beoordeelde bij het bezoek of Frion verantwoorde zorg biedt zoals vastgesteld in het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg. Daarnaast heeft de inspectie bekeken in hoeverre kwaliteit van leven tot uitdrukking komt in de zorgondersteuning voor de cliënten. Het inspectiebezoek bestond uit gesprekken met cliënten, cliëntvertegenwoordigers, medewerkers en staf, een rondgang door de locatie, een dossier- en documentenonderzoek. 16
De inspectie gaf in een rapportage een beoordeling op verschillende punten. Zie onderstaand schema. De inspectie verwacht geen maatregelen van Frion. Veiligheid op orde De BHV (bedrijfshulpverlening)-organisatie van Frion is op orde. Er worden (brand)veiligheidsinstructies gegeven. In 2011 is de verantwoordelijkheid voor de veiligheid nadrukkelijker gelegd bij de locaties. De organisatie wil meer oefenen en leren van oefeningen. Op iedere locatie vindt een ontruimingsoefening plaats. In het begin van 2012 was er een bijeenkomst voor alle BHV ers om de uitvoering van de ontruimingsoefeningen te evalueren. De bestuurder deed de aftrap op deze bijeenkomsten. Begin 2012 zijn de ontruimingsoefeningen geëvalueerd. Deze werkwijze heeft ertoe geleid dat het aantal ontruimingsoefeningen zeer sterk is toegenomen en daarmee ook het verantwoordelijkheidsgevoel van de BHV ers. Ook het aantal BHV ers is toegenomen. Voor 2012 was het vergroten van het veiligheidsbewustzijn van niet-bhv ers een thema. Er is een calamiteitenoefening geweest met het crisismanagementteam en alle managers van de zorg. Alle brandmeldinstallaties zijn gecertificeerd. De gebruikersvergunningen zijn op orde. Op alle locaties worden de regels voor HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points) toegepast. Om te controleren of alle aspecten van veiligheid op orde zijn vindt ieder jaar een rondgang veiligheid door alle gebouwen plaats. De terugkoppeling vindt plaats via de beleids- en begrotingscyclus. Managers voeren verbeteracties uit op basis van de resultaten. Alle daarvoor in aanmerking komende gebouwen worden conform regelgeving twee keer per jaar gecontroleerd op besmettingen met legionella. De besmettingen die zijn geconstateerd, worden onderzocht en, indien nodig, worden de waterleidinginstallaties aangepast of beheersmaatregelen ingesteld. Melding incidenten Bij Frion is de commissie Melding Incidenten (MIC) gericht op het melden, registreren, bespreken en archiveren van de incidenten die binnen Frion hebben plaatsgevonden. Bevindingen worden gerapporteerd, voorzien van een advies, aan het MT en aan de RvB. We werken met een risicoscore van de melding om de ernst van de situatie vast te stellen. Scores in de categorie 3 of 4 worden door de Centrale Incidenten Commissie (CIC) besproken. Daarna wordt de betreffende locatie gevraagd een DAM-analyse te maken. De 17
overige categorie 1- en 2-meldingen worden op trends geanalyseerd. Het aantal meldingen in de categorieën 3 en 4 is laag. In de categorie overige meldingen worden incidenten gemeld waarvan onduidelijk is in welke categorie ze thuis horen. Het aantal meldingen in deze categorie neemt af, omdat we steeds beter in staat zijn om een melding te duiden. Meldingen incidenten cliënten cat.3/4 cat.1/2 Aantal meldingen agressie 2 3275 Aantal meldingen medicatiefouten 0 697 Overige meldingen 18 484 In de tabel wordt gesproken over categorieën. Deze categorieën staan voor het risico op herhaling en de grootte van de consequenties. 4 = extreem risico 3 = groot risico 2 = gemiddeld risico 1 = klein risico BOPZ-beleid Frion streeft ernaar het aantal (geregistreerde) BOPZ-maatregelen (Bijzondere Opnemingen in Psychiatrische Ziekenhuizen) op het gebied van fixatie en afzonderingen terug te brengen. Hoewel volgens de wet BOPZ het geen afzondering mag heten, verblijven cliënten om tot rust te komen, zo nodig dan wel gewenst, buiten de groep (onder andere in de gang, snoezelkamer, tuin). Het aantal toegepaste Zweedse banden is in 2011 verder afgebouwd naar 1. Bij de laatste cliënt bij wie nog gebruik gemaakt wordt van de Zweedse band, is het CCE betrokken. Cliëntenscholing In 2012 was bij de cliënten vraag naar scholing. Cliënten volgden modulen bij de Academie voor Zelfstandigheid (een initiatief waaraan Frion deelneemt). Onderwerpen zijn dan bijvoorbeeld zelfstandig reizen en verkeer, lezen en schrijven, training weerbaarheid en sociale vaardigheden en Engels. 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteitskader In 2012 heeft de eerste meting van het Kwaliteitskader plaatsgevonden. Pijler 1, de vragenlijst op organisatieniveau, is ingevuld. Pijler 2a, een vragenlijst over kerngegevens van kwaliteit op cliëntniveau, is voor 614 cliënten ingevuld. Pijler 2a bevat een vragenlijst voor alle cliënten met een ZZP-indicatie of de extramurale indicatie Behandeling Groep. Po /wb ers hebben rondom de jaarlijkse evaluatie een vragenlijst ingevuld met als doel verbeterinformatie op cliëntniveau te genereren. De informatie uit alle vragenlijsten samen leidt op organisatieniveau tot inzicht in verbetermogelijkheden. Ook is deze informatie op 18
organisatieniveau nodig om ons te verantwoorden richting Zorgkantoor en ministerie. De score van Frion ligt veelal op of rond het landelijke gemiddelde. In het najaar van 2012 is een cliëntervaringsonderzoek uitgevoerd. We hebben gekozen voor een kwalitatieve onderzoeksmethode, waarbij een extern onderzoeksteam bestaande uit een teamleider en twee ervaringsdeskundigen (een cliënt en een verwant), locaties hebben bezocht. Tijdens de onderzoeksdagen heeft het evaluatieteam informatie verzameld door ontmoetingen en gesprekken met cliënten, hun familie, vrienden, ondersteuners en management. Het onderzoek beoogt antwoorden te krijgen op vragen als: in hoeverre hebben cliënten de regie in eigen hand, zijn ze tevreden over de ondersteuning die ze ontvangen bij het leven van hun eigen leven, hoe kijkt hun netwerk hier tegenaan en wat gaat goed en wat kan beter. De uitkomsten van het onderzoek worden in 2013 bekend. Klachten De interne klachtenregeling is bedoeld voor die situaties waarin klachten niet gewoon in onderling overleg kunnen worden afgehandeld. De regeling geeft uitvoering aan de wetten Wkcz en de BOPZ. Bij Frion is de functie klachtenfunctionaris gecombineerd met de functie organisatiecoach. De afgelopen jaren werd duidelijk dat het nodig was om na behandeling van een klacht de relatie over en weer te herstellen. Daar heeft de klachtenfunctionaris ondersteuning bij geboden. Verder heeft de klachtenfunctionaris ook preventief gekeken waar in de organisatie soortgelijke zaken spelen die mogelijk ook tot een klacht kunnen leiden. Bepaalde klachten worden na afloop geëvalueerd om als organisatie te leren van deze klacht. In 2012 zijn 27 klachten ingediend, in 2011 waren dit er 30. De klachtencommissie heeft geen klachten in behandeling genomen, net als in 2011, tegen 2 in 2010. De bemiddeling en afhandeling door de klachtenfunctionaris van de ontvangen klachten heeft bijna altijd geleid tot volledige tevredenheid bij de klager. Deze tevredenheid werd mede veroorzaakt door de snelheid waarmee een plan van aanpak door de verantwoordelijke managers werd gepresenteerd. Dat er in sommige situaties nog geen volledige tevredenheid is, komt omdat de afgesproken maatregelen nog niet volledig gerealiseerd zijn of verwachtingen of ideeën niet in overeenstemming zijn. Vertrouwen moet groeien. Hierbij is het nakomen van afspraken en het realiseren van de voorgestelde plannen een absolute voorwaarde. Jaarlijks bespreekt de bestuurder de klachten met de externe klachtencommissie. De behandelde klachten worden in algemene zin besproken en de klachtencommissie geeft aanbevelingen aan de bestuurder. De klachtencommissie bestaat uit de volgende personen: Mw. drs. J. de Boer-van Hooidonk Dhr. C. Jansen Dhr. J. de Vries Dhr. H. Brandwagt Dhr. mr. J.G. Bongers - voorzitter - secretaris - commissielid - commissielid - commissielid Frion heeft met de LSR een overeenkomst om twee vertrouwenspersonen voor Frion beschikbaar te stellen. 19
4.5 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Frion heeft de visie op het strategisch humanresourcesbeleid (HR) vastgelegd in een beleidsnotitie. Hierin staat de visie van Frion over HR en hoe verschillende HR-instrumenten management en medewerkers kunnen ondersteunen bij het realiseren van de doelstellingen van Frion. Het succes van Frion in de toekomst staat en valt met de juiste mensen op de juiste plek. Daarom moet Frion weten welke expertise en welke competenties nodig zijn om aantrekkelijk te zijn en te blijven, niet alleen voor cliënten, maar ook voor mogelijke samenwerkingspartijen. Aantrekkelijke werkgevers trekken aantrekkelijke medewerkers aan. Succesvolle medewerkers behoud je alleen als je hen op de juiste manier ondersteunt, faciliteert en beloont. Hiervoor is goed leiderschap en professioneel HR-beleid essentieel. Een van de kenmerken van professioneel HR-beleid is duidelijkheid over de bijdrage van het beleid en de bijbehorende instrumenten in relatie tot de doelstellingen van de organisatie. Ook helderheid over toetsing van de resultaten en over mogelijke beleidsaanpassingen en verbeteringen op basis van de resultaten en analyses van de toetsing horen bij een dergelijk beleid. Ziekteverzuim In 2012 is veel aandacht besteed aan het voorkomen van ziekteverzuim. Over het heel 2012 was het gemiddelde verzuimpercentage 6,65%. Ten opzicht van 2011, waarin dit percentage 7,78% was, is dit een verbetering. In 2013 geeft Frion extra aandacht aan vitaliteit en gezondheid van de medewerkers. 4.6 Samenleving en belanghebbenden In 2012 is Frion verder gaan werken aan het gericht vergroten van de contacten in de verschillende regio s. Dit gebeurt onder andere in netwerken waarvan Frion lid is, zoals het Platform Wonen Welzijn Zorg Zwolle en het Regionaal Zorg Netwerk. Naast de bestaande Wmo-contacten doet Frion ook mee in het platform voor de Wmo in Ommen. De contacten met MEE IJsseloevers zijn verder geïntensiveerd. In 2012 heeft Frion voor de vijfde keer meegedaan aan de Beursvloer Zwolle. Dat was opnieuw een groot succes. Frion heeft een aantal leuke activiteiten binnengehaald, diensten aangeboden en contacten gelegd. Bedrijven weten Frion ook buiten de Beursvloer om te vinden voor eventuele samenwerking. Met collega-zorginstellingen Baalderborg en Van Boeijen vindt structureel overleg plaats om te onderzoeken waar we elkaar in de grensgebieden kunnen versterken of aan elkaar diensten kunnen leveren. Daarnaast heeft het overleg met RIBW en Vitree structureel vorm gekregen. Er is in 2011 een samenwerkingsvorm ontwikkeld om te zorgen voor een warme overdracht van cliënten van Vitree naar Frion. Door de samenwerking in de Werkelaar is naast RIBW ook de Wezo gesprekspartner voor andere vormen van samenwerking op het thema arbeid. De contacten met De Twijn hebben tot inzet van Frion medewerkers in het onderwijs geleid. De Twijn verzorgt ook scholing voor onze cliënten. Met Landstede en De Twijn is samen de Academie voor Zelfstandigheid opgericht. Frion neemt deel aan het landelijk platform EMB. Frion heeft in 2009 het Armoedepact Zwolle, Zwolle Armoedevrij, getekend. Frion doet mee aan activiteiten om de armoede te beperken ook voor onze doelgroepen. Deze activiteiten zijn in 2012 voortgezet. In Steenwijk is Frion een samenwerking aangegaan met de LFB. Cliënten van Frion zijn aanwezig bij verschillende evenementen in verschillende plaatsen om hun producten te verkopen. 20
De gemeente Zwolle heeft in 2011 een conferentie gehouden ter voorbereiding op de overgang van ABWZ-activiteiten naar de Wmo. Daaruit zijn drie projecten voortgekomen waaraan Frion deelneemt: Buurtgeluk; Eén huishouden, één plan; Zorgsaam. Doel is te onderzoeken of instellingen samen nieuwe concepten kunnen ontwikkelen voor de overgang van de ABWZ naar de Wmo. De manager Zorg en Bedrijfsvoering neemt deel aan de adviescommissie van ROC Landstede. De bestuurder maakt deel uit van de raad van toezicht van CCE Nederland. De manager Behandeling en Expertise maakt deel uit van de adviesraad van Christelijke Hogeschool Windesheim. Eind 2012 heeft het hoofd PO&S dit overgenomen. De controller is lid van de klankbordgroep van het waarborgfonds. In 2012 heeft Frion voor de vijfde keer een sportdag georganiseerd voor alle mensen met een verstandelijke beperking in de regio. Er waren ruim 500 deelnemers en 80 vrijwilligers. Allerlei plaatselijke sportverenigingen hebben daaraan deelgenomen. Deze sportdag is opnieuw volledig gefinancierd door sponsoren en subsidiegevers. Vanaf 2013 gaan we sport meer op maat en kleinschaliger organiseren. 4.7 Financieel beleid Frion wil een financieel gezonde organisatie zijn en blijven zodat de kwaliteit en continuïteit van de zorgverlening gegarandeerd kan worden. De beleids- en begrotingscyclus is de basis van de gezonde financiële situatie. Belangrijke onderdelen van deze cyclus zijn de voorjaarsnota en de kaderbrief. In deze documenten worden de speerpunten van beleid en de financiële kaders voor de begroting vastgesteld. Frion gaat bij het opstellen van de kaderbrief uit van het voorzichtigheidsbeginsel: meevallers worden pas verwerkt als ze definitief vaststaan, met tegenvallers wordt vooraf reeds zo veel mogelijk rekening gehouden. Feiten waarvan de uitwerking pas bekend is na het maken van de kaderbrief, worden in de begroting meegenomen, waarbij incidentele resultaten niet verwerkt worden in de structurele budgetten. In 2012 is het rekenmodel ingevoerd. Dit is een instrument waarbij de bedrijfsvoering van een locatie inzichtelijk wordt gemaakt met als doelstelling evenwicht tussen opbrengsten en kosten. Het rekenmodel krijgt een belangrijke rol in de beleids- en begrotingscyclus, de begroting van 2013 is gebaseerd op de rekenmodellen van alle locaties. Gewenste vermogenspositie Frion wil kunnen ondernemen. Bij ondernemen hoort risico s nemen. Om risico s op te kunnen vangen is een gezonde vermogenspositie van belang. Daarnaast zorgt de veranderende wet- en regelgeving voor verhoging van risico s. Door invoering van de zorgzwaartebekostiging en de normatieve huisvestingscomponent vormt de geleverde prestatie de basis voor de omzet in plaats van de capaciteit. Tevens heeft Frion te maken met externe factoren zoals de kredietcrisis en de plannen van de overheid om de AWBZ betaalbaar te houden. Hierdoor zullen andere eisen aan de vermogenspositie worden gesteld. In verband met deze risico s en factoren streeft Frion naar een verbetering van de vermogenspositie. In de strategienota 2008-2012 is vastgelegd dat Frion een budgetratio (verhouding eigen vermogen versus bedrijfsopbrengsten) van minimaal 15% ultimo 2012 wil hebben. Als gevolg van de impairmenttoets (zie volgend item) is dat niet gelukt. Mede door de sterk gestegen omzet is de budgetratio slechts licht verbeterd tot 14,5%. In het nieuwe meerjarenplan tot 2016 wordt voorzien in een doelstelling van 17% voor de budgetratio in 2016. Bedrijfswaardeberekening vastgoed Het vastgoed van Frion is tot en met 2011 gewaardeerd op basis van de historische kostprijs. De regelgeving schrijft voor dat bij indicaties van bijzondere waardeverminderingen 21
een zogenaamde impairmenttoets moet worden uitgevoerd. In verband met de veranderde regelgeving voor de kapitaallastenvergoeding (normatieve huisvestingscomponent) en de kabinetsplannen om de AWBZ betaalbaar te houden, kan gesteld worden dat sprake is van een risico van waardevermindering van vastgoed. Voor de waardering van het vastgoed is derhalve een impairmenttoets van de eigendomslocaties uitgevoerd. Uit deze toets is gebleken dat de bedrijfswaarde (contant gemaakte toekomstige kasstromen) van deze locaties van Frion hoger is dan de boekwaarde op twee locaties (Bisschop Willbrandlaanlaan en Beulakerwiede/Beken) na. Dit betekent dat afwaardering van het vastgoed voor deze twee locaties is uitgevoerd voor in totaal 1 miljoen euro. In de jaarrekening staan de uitgangspunten van deze toets vermeld. Tevens is een bedrijfswaardeberekening gemaakt van de huurlocatie Zwartsluis. Deze locatie is in 2012 in gebruik genomen. De plannen voor deze locatie zijn destijds gebaseerd op de toen geldende regelgeving. Deze normen zijn hoger dan de huidige kapitaallastenvergoeding. De toekomstige kasstromen die deze locatie genereert, zijn derhalve lager dan de kosten van deze locatie. Deze kosten bestaan uit een huurvergoeding en afschrijving en rente van het eigen deel van de investering. Bij de locatie Zwartsluis is derhalve sprake van een verlieslatende situatie. De hoogte van het verlies gedurende de huurperiode van 10 jaar is 2,0 miljoen euro waarvan 1,1 miljoen euro voor het huurcontract en 0,9 miljoen euro voor afboeking van de eigen investering. Voor het verlieslatende contract van 1,1 miljoen euro is in de jaarrekening van 2012 een voorziening gevormd waaruit de komende jaren het tekort wordt gedekt. Treasury Door de toename van de financiële risico s als gevolg van de marktwerking in de zorgsector neemt het belang van zorgvuldig en planmatig omgaan met de geldstromen toe. In de uitvoering van de treasuryfunctie laat Frion zich ondersteunen door een gespecialiseerd treasurybureau. In 2010 is een treasurystatuut vastgesteld waarin beschreven is hoe Frion omgaat met de beschikbare financiële middelen. Als gevolg van de kredietcrisis is het zekerstellen van financiering van groot belang. Zonder financiering kunnen bouwprojecten niet meer worden uitgevoerd. Dit zou leiden tot grote nadelige gevolgen voor de zorgverlening aan cliënten. Voor de lopende bouwprojecten heeft Frion bij de ING-bank destijds een bouwkrediet afgesloten. In 2012 is dit bouwkrediet omgezet in een langlopende lening van in totaal 8 miljoen euro. Hiermee is de positie van het werkkapitaal sterk verbeterd en is Frion alvast voorbereid op de plannen voor de afschaffing van de bevoorschotting. Frion heeft eind 2012 het deelnameschap van het waarborgfonds voor de zorgsector (WƒZ) opgezegd. Deze opzegging heeft onder andere te maken met verschillen in de visie op vertrouwen in elkaar waardoor borging van leningen uiteindelijk niet heeft plaatsgevonden. Productieafspraken met Zorgkantoor De basisproductieafspraken voor het jaar 2012 zijn gemaakt in oktober 2011. Daarnaast hebben we in 2011 middelen voor uitbreiding van onze capaciteit ontvangen voor de locaties in Steenwijk (17 plaatsen) en Zwartsluis (48 plaatsen). Deze uitbreidingen waren in een eerder stadium al door het Zorgkantoor toegezegd. Door aanloopverliezen bij Zwartsluis is het budget na de herschikkingsronde uiteindelijk ruimer geweest dan Frion kon realiseren. Uiteindelijk was het totaal beschikbare budget ruim voldoende voor het kunnen declareren van de geleverde productie. Wel heeft Frion bij de herschikkingsronde een hogere prijs kunnen afspreken doordat de beoordeling van de prestaties over het inkoopbeleid 2012 positiever is uitgevallen dan ingeschat bij de initiële prijsafspraak. Het positieve effect van deze beoordeling is ongeveer 0,4 miljoen euro. 22
In verband met bezuinigingen in de AWBZ zal het in de toekomst waarschijnlijk niet meer mogelijk zijn om ruimere productie afspraken te maken. In het volume voor 2013 heeft alleen het jaarbasiseffect van de uitbreiding in 2012 een positief effect. De ingeschatte uitstroom voor de lagere ZZP s heeft een negatief effect in het volume. Op de prijs is nog een grotere druk uitgeoefend. De prijs in de initiële afspraak voor 2013 is ongeveer 1,7% lager dan de prijs in de herschikking van 2012. Het effect van het vervallen van de intensiveringsmiddelen in 2013 komt hier nog bovenop. Het totale nadelige prijseffect in 2013 ten opzichte van 2012 bedraagt per saldo ruim 1,8 miljoen euro. Resultaat en eigen vermogen De interne budgetbeheersing in 2012 ten opzichte van 2011 is sterk verbeterd. Deze verbetering was ook noodzakelijk en is het gevolg van de maatregelen die in de tweede helft van het jaar 2011 zijn genomen. Ondanks de verbeterde productiviteit wordt op de locaties met zware zorg nog wel meer personeel ingezet dan beschikbaar op basis van de zorgzwaartepakketten. Een fors positief saldo bij de kapitaallasten, de prijsafspraak met het Zorgkantoor bij de herschikking en het niet hoeven te gebruiken van gereserveerde middelen voor calamiteiten hebben eveneens een positief effect gehad op het resultaat. Als gevolg van de afwaarderingen uit de impairmenttoets is het positieve resultaat van 2012 uitgekomen op 0,8 miljoen euro. Zonder deze afwaarderingen was het resultaat flink hoger geweest. Het begrote resultaat voor 2012 was 0,7 miljoen euro positief. Door het resultaat in combinatie met de fors gestegen opbrengsten is de budgetratio (eigen vermogen als percentage van de bedrijfsopbrengsten) van Frion ten opzichte van 2011 licht verbeterd van 14,3% naar 14,5%. De forse stijging van de opbrengsten in 2012 wordt voornamelijk veroorzaakt door de nieuwe locaties, de intensiveringsmiddelen die in 2012 eenmalig voor de gehandicaptenzorg in het budget zijn verwerkt en de relatief hoge afgesproken prijs met het zorgkantoor. De doelstelling van Frion was om uit te komen op een budgetratio van minimaal 15% aan het eind van 2012. Door de impairmenttoets is dit streven net niet gehaald. In het meerjarenplan 2012-2016 is een doelstelling geformuleerd van een budgetratio van 17% aan het eind van 2016. Door de verwachte daling van de bedrijfsopbrengsten na 2014 is de benodigde vermogensstijging voor deze doelstelling relatief gering. Voor de beheersing van de bedrijfsvoering is in 2012 het rekenmodel geïntroduceerd. Dit instrument voorziet in meer transparantie van opbrengsten en kosten voor de afzonderlijke locaties waarbij kosten en opbrengsten in evenwicht moeten zijn. Een verdere implementatie van dit model vindt plaats in 2013 waarbij de grotere betrokkenheid van de medewerkers op de locaties bij de bedrijfsvoering al zichtbaar is. Voor de beheersing van de bedrijfsvoering is dit een belangrijke verbetering. De financiële kengetallen van Frion in 2012 ten opzichte van 2011 zijn als volgt: 2012 in realisatie realisatie % ratio definitie eenheid in 2012 in 2011 van 2011 budgetratio eigen vermogen / opbrengsten in % 14,5% 14,3% 101,8% solvabiliteit eigen vermogen / totaal vermogen in % 19,0% 18,5% 103,1% liquiditeit vlottende activa / kort vreemd vermogen getal 1,13 0,40 283,3% Alle ratio s zijn in 2012 ten opzichte van 2011 verbeterd. De lichte verbetering van de budgetratio is hiervoor al uitgelegd. De verbetering in de solvabiliteit wordt veroorzaakt 23
doordat de toename in het eigen vermogen groter is geweest dan de toename van het balanstotaal. De forse verbetering van de liquiditeit wordt veroorzaakt door het oversluiten van het bouwkrediet naar langlopende leningen voor in totaal 8 miljoen euro. Vanuit banken wordt voor de solvabiliteit een norm van 20% en voor de liquiditeit een norm van 1,00 gehanteerd. 24
Bijlage 1: Organogram 25