Memo Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl Behandeld door: Aan: Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Hardinxveld Giessendam en de directie van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden Datum: Ons kenmerk: Onderwerp: Attentiepunten raadsvoorstel inzake het Raadsvoorstel Toekomst HG: Samenwerking in de regio Uw kenmerk: Geacht college en directie, U heeft ons gevraagd, als onderdeel van onze natuurlijke adviesfunctie, de rapportages die zijn opgesteld met betrekking tot de mogelijke toetreding van de gemeente Hardinxveld-Giessendam tot de Gemeenschappelijk Regeling Drechtsteden kritisch tegen te lezen. In deze memo hebben wij onze belangrijkste bevindingen opgenomen. Wij hanteren hierbij de volgende indeling. 1. Scope en reikwijdte uitgevoerde werkzaamheden 2. Opdrachtformulering 3. Attentiepunten 4. 1. Scope en reikwijdte uitgevoerde werkzaamheden Scope opdracht De scope van onze werkzaamheden heeft betrekking op de door ons ontvangen externe rapportages die in opdracht van de gemeente Hardinxveld-Giessendam en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden zijn opgesteld over de mogelijke toetreding van de gemeente Hardinxveld-Giessendam tot de Gemeenschappelijk Regeling Drechtsteden. Deze opdracht maakt deel uit van de natuurlijke adviesfunctie die onderdeel uitmaakt van de functie van controlerend accountant van de gemeente Hardinxveld-Giessendam en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
2 Reikwijdte opdracht Onze analyse ( kritisch tegenlezen ) is uitgevoerd als een overige advies opdracht en onderdeel uitmakende van onze natuurlijke adviesfunctie, waarbij wij op basis van aangeleverde informatie de onderzoeksvraag uitwerken. Wij hebben onze attentiepunten opgenomen in dit memorandum. In dit memorandum hebben wij overigens geen politieke conclusie of standpunt ingenomen. Op de overgelegde documenten is door Deloitte geen accountantscontrole toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat Deloitte geen zekerheid geeft over de getrouwheid van de informatie in de in het kader van deze opdracht opgeleverde documenten. De scope van onze advieswerkzaamheden verschilt wezenlijk van de scope van een controle op basis van algemeen aanvaarde grondslagen voor accountantscontrole. Onze werkzaamheden heeft geen beoordeling bevat van (historische of toekomstgerichte) financiële informatie in overeenstemming met de hiertoe door de NBA uitgegeven richtlijnen 2. Opdrachtformulering De scope van onze werkzaamheden heeft betrekking op de door ons ontvangen externe rapportages die in opdracht van de gemeente Hardinxveld-Giessendam en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden zijn opgesteld over de mogelijke toetreding van de gemeente Hardinxveld-Giessendam tot de Gemeenschappelijk Regeling Drechtsteden. Wij hebben deze rapportages kritisch tegen gelezen en met name geanalyseerd op consistentie en volledigheid. Wij hebben gericht op de volgende zaken: Sluiten de in de rapportages opgenomen financiële gegevens aan op de (concept) jaarrekening 2014 van de gemeente Hardinxveld-Giessendam en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden? Sluiten de in de rapportages opgenomen financiële gegevens aan de op de meerjarenbegroting 2015 2018 van gemeente Hardinxveld-Giessendam en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden? Zijn de in rapportages opgenomen financiële gegevens transparant en herleidbaar naar vastgestelde beleidsdocumenten door de gemeente Hardinxveld-Giessendam en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden? Zijn de onderwerpen die verbandhouden met de toetreding van een gemeente tot een gemeenschappelijke regeling in de rapportages in voldoende mate uitgewerkt. Deze onderwerpen zijn:
3 - kostenafweging; - prestatie-afweging; - risico-afweging; - continuïteitsafweging; - impact op bestaande organisatie; - gevolgen voor de dienstverlening van de gemeente aan de burgers; - aanstuurbaarheid. 3. Attentiepunten Algemeen 1. Bij de uitgevoerde onderzoeken en rapportages is bewust gekozen voor in hoofdzaak een bestuurlijke invalshoek en in mindere mate een financiële invalshoek. De in de verschillende rapportages opgenomen financiële gegevens zijn beperkt tot hoofdzaken. 2. In de offerte van de gemeente Gorinchem d.d. 13 mei 2015 ( Gastheergemeente-model ) zijn geen financiële gegevens opgenomen. Op dit punt is er dan ook weinig te zeggen over de offerte van de gemeente Gorinchem. Voor de komende drie jaar zijn er geen frictiekosten, de personeelsformatie blijft in stand en de huidige financiële kaders blijven gehandhaafd. 3. De offerte van de gemeente Gorinchem is wat betreft denkrichting niet te vergelijken met het Drechtsteden-model. Ook op financieel terrein zijn de twee voorstellen dan ook onvergelijkbaar. Het is een zuiver politieke afweging in welk bestuurlijk samenwerkingsverband de gemeente Hardinxveld-Giessendam wil opereren. Hierbij speelt ook de toekomstvisie op het samenwerkings verband een belangrijke rol, 4. De rapportages kunnen sterker benadrukken wat de effecten van de samenwerkingsrelaties zijn op de continuïteit en kwaliteit van dienstverlening en op de bestuurlijke invloed (regionaal en landelijk) en hoe zich dat verhoudt met de ambities van de gemeente Hardinxveld-Giessendam. 5. Van de in het rapport van BMC opgenomen financiële gegevens ontbreekt in het algemeen de bron waaruit deze financiële gegevens zijn afgeleid en is ook niet aangegeven welke uitgangspunten zijn gehanteerd bij de calculatie van de in het rapport opgenomen bedragen. Hierdoor is het niet goed mogelijk om de juistheid en volledigheid van deze bedragen te kunnen verifiëren. 6. In het rapport van BMC zijn de gevolgen voor de kaderstellende en controlerende rol van de Raad van Hardinxveld-Giessendam niet uitgewerkt bij deelname van Hardinxveld- Giessendam aan de GR Drechtsteden. Dit geldt met name voor het beleidsterrein Sociaal
4 Domein. Op dit moment wordt het onderdeel Participatie uitgevoerd door de Regionale Sociale Dienst Alblasserwaard / Vijfheerenlanden in Gorinchem en door de Avelingen Groep in Gorinchem. Beide gemeenschappelijke regelingen hebben zeven deelnemende gemeenten in de regio Alblasserwaard / Vijfheerenlanden. Deze twee organisaties zijn op dit moment bezig met een fusietraject om te komen toe een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie in de juridische vorm van een gemeenschappelijke regeling. De WMO / AWBZ wordt op dit moment uitgevoerd door gemeente Hardinxveld Giessendam zelf en op onderdelen (onder andere inkoop van zorg) wordt samengewerkt in de regio Alblasserwaard / Vijfheerenlanden. Bij de deelname van de gemeente Hardinxveld-Giessendam aan de GR Drechtsteden worden de onderdelen Participatie en WMO / AWBZ uitgevoerd door de SDD. Bij de deelname van de gemeente Hardinxveld-Giessendam aan de GR Drechtsteden treedt er voor het onderdeel Jeugd geen wijzigingen op. Dit onderdeel wordt uitgevoerd door de Dienst Gezondheid en Jeugd in Dordrecht waarin 17 gemeenten in de regio Zuid-Holland Zuid in deelnemen. 7. In het rapport van BMC zijn de inhoudelijke gevolgen (risico s en kansen) voor de overstap naar de SDD voor het Sociale domein (onderdelen Participatie en WMO / AWBZ) in de gemeente Hardinxveld-Giessendam niet opgenomen. Anders geformuleerd: wat zijn de mogelijke wijzigingen op het gebied van het Sociale domen zoals dit nu door de Raad van Hardinxveld-Giessendam is vastgesteld ten opzichte van deelname aan de SDD. 8. In het rapport van BMC is niet opgenomen welke instrumenten de gemeente Hardinxveld- Giessendam in de nieuwe situatie nodig heeft om adequaat de prestaties (kwantiteit en kwaliteit) van de GR Drechtsteden te kunnen monitoren en indien nodig te kunnen bijsturen. Wel wordt in het rapport van BMC aangegeven dat voor de Contraschil in Hardinxveld- Giessendam waarschijnlijk 2 Fte s extra nodig zijn. De hiervoor benodigde competenties en inschaling van deze functies is niet opgenomen. Wel is een bedrag aan extra kosten van 130.000 opgenomen. Specifieke attentie- en vraagpunten 1. In het Raadsvoorstel is opgenomen dat de samenwerking in Drechtsteden verband (exclusief frictiekosten) per saldo een kostenvoordeel oplevert van circa 28.000. In de kostenanalyse is een structurele besparing opgenomen van 930.000 aan materiele kosten bedrijfsvoering. Deze post is niet nader gespecificeerd (ICT vormt een belangrijk deel) en ook is niet aangegeven of het hierbij om vaste kosten gaat of dat het hierbij om variabele kosten gaat. Belangrijkpunt hierbij is de tijd die nodig is om deze besparing te realiseren, zonder dat deze een kostenverhogend effect hebben op andere producten en diensten van de gemeente. 2. Is in de kostenanalyse van BMC rekening gehouden met het vervallen van de dekking van de overhead (o.a. huisvesting) van de gemeente Hardinxveld-Giessendam wanneer er een aantal afdeling komen te vervallen en zijn er opties aanwezig voor het dekken van deze kosten
5 zonder dat dit een kostenverhogend effect heeft op de producten en diensten van de gemeente Hardinxveld? 3. In de door de GR Drechtsteden uitgevoerde impactanalyse is opgenomen dat Hardinxveld- Giessendam alle kosten (incidentele en structurele) moet betalen die verbandhouden met de toetreden tot de GR Drechtsteden. In het raadsvoorstel is opgenomen dat de GR Drechtsteden uitgaat van een uitbreiding van de formatie met circa 11 Fte s bij het SCD (= exclusief SDD). Drechtsteden gaat er van uit dat de totale fee voor de dienstverlening aan Hardinxveld- Giessendam (exclusief Ingenieursbureau) circa 3.750.000 is. Uit de in de Impact-analyse van Drechtsteden opgenomen financiële gegevens is af te leiden dat toetreding van Hardinxveld-Giessendam voor de overige zes gemeenten een lagere deelnemersbijdrage tot gevolg heeft omdat met name de bestaande vaste kosten (huisvesting etc.) over een groter aantal inwoners wordt omgeslagen. Dit mogelijke financiële voordeel voor de overige zes gemeenten is verder niet benoemd en uitgewerkt in de stukken. 4. In het Raadvoorstel is opgenomen dat Hardinxveld-Giessendam bij SVHW blijft en dat hier een kostenvoordeel van 146.000 zal ontstaan ten opzichte van de deelname aan de GBD. In het onderzoek van BMC is opgenomen dat de huidige formatie van Hardinxveld-Giessendam zal dalen met de 1,5 Fte aan BAG-formatie. In het Raadsvoorstel is niet uitgewerkt wat de consequenties zijn voor de huidige BAG-formatie van Hardinxveld-Giessendam wanneer de huidige dienstverlening bij SVHW wordt gecontinueerd. Anders geformuleerd: gaat SVHW ook de taken op het gebied van de BAG uitvoeren en gaat SVHW hiervoor extra kosten in rekening brengen bij de gemeente?5.in het Raadsvoorstel is een incidenteel bedrag van 100.000 opgenomen voor het opstellen van implementatieplannen voor de overgang naar de GR Drechtsteden. Er zijn geen uitgangspunten opgenomen die ten grondslag liggen aan de berekening van dit bedrag. Hierdoor is niet mogelijk om de plausibiliteit / toereikendheid van dit bedrag vast te stellen. 5. In het Raadsvoorstel is een bedrag van circa 1 tot 1,3 miljoen opgenomen voor de frictiekosten die samenhangen met de reductie van de eigen personele formatie van Hardinxveld-Giessendam met circa 29 Fte s. Er zijn geen uitgangspunten opgenomen die ten grondslag liggen aan de berekening van dit bedrag. Hierdoor is niet mogelijk om de plausibiliteit / toereikendheid van dit bedrag vast te stellen. 6. In het Raadsvoorstel is opgenomen dat Hardinxveld zich zo snel mogelijk na een positief besluit aansluit bij het Vacaturenetwerk Drechtsteden. Dit kan tot gevolg hebben dat in de periode tot 1 januari 2018 er vacatures bij Hardinxveld-Giessendam gaan ontstaan die tijdelijk moeten worden ingevuld en eventueel extra kosten met zich meebrengen. Vraag: is met deze transitiekosten en andere transitiekosten in de periode 2015 2017 rekening gehouden bij de raming van het totale frictiekosten budget van 1,4 miljoen - 2,6 miljoen?
6 7. In de impactanalyse van de GR Drechtsteden is opgenomen dat Hardinxveld-Giessendam de extra kosten moet betalen die de GRD moet maken om gegevens, systemen en processen die vanuit de nieuwe deelnemer ingevlochten worden, aan te passen en dat alle primaire gegevensbestanden schoon over moeten worden gedagen. Is met deze transitiekosten rekening gehouden bij de raming van het totale frictiekosten budget van 1,4 miljoen - 2,6 miljoen? 8. In het Raadsvoorstel is een correctie van de renteberekening (2%) opgenomen. Deze correctie heeft een lagere kostenraming tot gevolg ( 28.000-51.000). De aansluiting met de berekening die in het rapport van BMC is opgenomen hebben wij niet kunnen vaststellen. 9. De uittredingskosten uit de gemeenschappelijke regelingen (RSD, Avelingen, SVHW, A&V) is geschat op 250.000-1.100.000. Dit betreft een globale schatting. Dit is verder niet onderbouwd met scenario s en plannen van aanpak. Dit is overigens ook lastig aan te geven omdat andere ontwikkelingen in de regio dit mede beïnvloeden. Ook zijn de regelingen zelf niet duidelijk (met uitzondering van SVHW) over de uittredingsregels. 10. De tabel op bladzijde 31 van het BMC rapport kunnen wij volgen. Wij wijzen erop dat de score op het punt van democratische legitimering en identiteit (van de gemeente) een discussie op basis van (politieke) voorkeur kan ontstaan. Wij zijn graag bereid onze attentie- en vraagpunten nader toe te lichten. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. R.M.J. van Vugt RA