Eindrapport inzake samenwerking tussen de NBvV en de ANBvV Februari 2016, versie 4.1
Inleiding De discussie over de wenselijkheid van het samengaan van de twee grootste Nederlandse Bonden, die zich bezig houden met het houden van vogels, is niet van vandaag of gisteren. In de achterban van beide bonden is in de loop van de tijd met enige regelmaat informeel over dit onderwerp gesproken, maar tot officiële contacten op bestuurlijk niveau over dit onderwerp is het niet gekomen. Wel was er informeel contact tussen de beide besturen o.a. door middel van bijpraat bijeenkomsten van de beide voorzitters. In het bestuur van de ANBvV is in de loop van 2014 met enige regelmaat het punt van hoe verder aan de orde geweest omdat verschillende omgevingsfactoren, maar ook het in stand houden van de eigen organisatie, daartoe noopten. Daarnaast speelde intern het steeds groter wordende probleem van het vinden van nieuwe actieve bestuurders. Door het enorme tijdsbeslag dat de organisatie van de Mondial op de zittende bestuurs- en kaderleden legde, werd ook telkenmale de besluitvorming op dit punt vooruit geschoven. Toen in het najaar van 2014 duidelijk werd dat een noodzakelijke vernieuwing van het bestuur van de ANBvV niet mogelijk bleek door het ontbreken van voldoende personele bezetting werd besloten, na overleg en met instemming van de Raad van Advies, dat na 1 februari 2015 spijkers met koppen diende te worden geslagen. Dat gebeurde ook. Een eerste telefonisch contact tussen de voorzitters van beide bonden leidde tot een informele bijeenkomst van de bondsbestuurders op woensdag 25 maart 2015 te Beekbergen, nadat een dag eerder de NBvV intern overleg had gepleegd met de Bondsraad. In dat overleg werd door het bestuur van de ANBvV in alle openheid gesproken over de problemen en het gebrek aan perspectief voor de toekomst. Gelet op het feit dat het krachtenveld in de vogelwereld danig in beweging is, is bundeling van krachten teneinde het belang van de leden om de vogelhobby verantwoord in stand te kunnen houden dringend noodzakelijk. De belangrijkste conclusie van het overleg was dan ook dat alle aanwezigen het zinvol vonden om verder te praten om te kijken of een verregaande vorm van samenwerking tussen beide bonden - met als uiterste haalbare optie integratie - tot de mogelijkheden behoorde. - 2 -
Organisatie In het vervolgoverleg dat na Beekbergen aan de orde was, werden drie dingen nadrukkelijk benoemd. Allereerst dat voor een nader onderzoek inzake samenwerking het optuigen van een kleine organisatie, waar op basis van gelijkwaardigheid met elkaar gesproken zou kunnen worden, noodzakelijk zou zijn. In de tweede plaats dat los daarvan snel bekeken zou moeten worden of een grote gezamenlijke show in Apeldoorn als een soort nationaal kampioenschap haalbaar was. Als laatste belangrijk punt werd de communicatie benoemd. Gelet op de gevoeligheden die hier en daar leven met betrekking tot het onderwerp (verregaande) samenwerking in de achterban, achtte alle betrokkenen het van het grootste belang om voor een goede en vooral transparante communicatie zorg te dragen. Om deze onderwerpen goed te kunnen regelen is allereerst besloten om een Projectgroep op te richten bestaande uit 3 leden van elke bond. Deze Projectgroep heeft geen besluitvormende bevoegdheid maar vooral een adviserende rol naar de besturen toe. Zij dient met name om sturing te geven aan het onderzoeksproces. Daarnaast is het haar taak om voorstellen te doen aan de beide besturen. Ter uitvoering van het besproken takenpakket heeft de Projectgroep drie werkgroepen ingesteld: één voor Vogel 2016 te Apeldoorn, een voor de groep keurmeesters en één voor de organisatie. Een aantal belangrijke zaken blijft ter bespreking liggen bij de projectgroep. Daaronder de mogelijk juridische implicaties verbonden aan een verregaande vorm van samenwerking en het hoofdstuk financiën. Daarnaast is bepaald dat het vooralsnog alleen gaat om hoofdlijnen. Kleinere zaken dienen in een later stadium bij de kop te worden gepakt. In de werkgroepen zitten van beide bonden 3 leden uit het werkveld met daarnaast 2 leden vanuit de Projectgroep ( van elke bond 1) teneinde een vlotte interne communicatie en sturing te bewerkstelligen. Aan de werkgroep keurmeesters zal extra aandacht worden gegeven terwijl voor de zang een aparte subgroep is ingesteld. Voor alle werkgroepen is een taakomschrijving opgesteld. Duidelijk is vanaf het begin dat veel prioriteit wordt gegeven aan het realiseren van een groot nationaal kampioenschap in Apeldoorn onder de naam NK Vogel 2016. Al in de tweede bijeenkomst van de projectgroep wordt een uitgebreide lijst van punten opgesteld die nader besproken moet worden. - 3 -
Juridisch traject Al snel na aanvang van het overleg bestond overeenstemming over advisering door een notaris inzake het te volgen juridisch traject. Immers als besloten mocht worden tot een vorm van samengaan dan geeft de wet voorschriften, die in elk geval gevolgd dienen te worden. Er vanuit gaande dat inderdaad besloten mocht worden tot (een vorm van) samengaan dan dient in elk geval een definitief besluit genomen te zijn ten aanzien van de jaarrekening. Met andere woorden er dient een definitief vastgestelde jaarrekening te zijn, die niet ouder mag zijn dan een half jaar. Aan dit voorschrift kan zonder problemen worden voldaan. In principe zijn er twee mogelijkheden die gehanteerd kunnen worden voor het samen gaan van beide bonden: 1. Een van de rechtspersonen verdwijnt volgens de aangegeven voorschriften in de statuten en gaat over naar de verkrijgende rechtspersoon. Bij deze constructie maakt het uit welke rechtspersoon ( in dit geval vereniging) wordt opgeheven. 2. De beide rechtspersonen worden opgeheven volgens de voorschriften aangegeven in de statuten en gaan beide op in een nieuw op te richten vereniging (bond). In de gegeven situatie is mogelijkheid 1 een meer voor de hand liggende optie dan 2, zo is van notariële zijde aangegeven. Welke van de twee mogelijkheden ook gekozen gaat worden, maakt in het kader van belastingtechnische aspecten niet uit. Deze zijn niet van toepassing zo lang de wettelijke bepalingen worden gehanteerd. Het oormerken van financiële middelen in de nieuwe dan wel de andere organisatie is mogelijk. Besluitvorming van genoemde trajecten dient plaats te vinden respectievelijk in de Algemene Vergadering van de NBvV en het Bondscongres van de ANBvV. Apart is gekeken naar de status van de groepen keurmeesters binnen beide bonden. In zowel het geval van de NBvV als van de ANBvV is geen sprake van een juridische entiteit hetgeen betekent, dat zij zonder problemen meegenomen kunnen worden in het proces. Dit ligt wat anders voor de speciaalclubs, omdat in dit geval wel sprake is van een juridische entiteit. Derhalve zal door henzelf aangegeven dienen te worden of zij willen (blijven) functioneren onder de nieuwe vereniging (bond). Als wordt gekozen voor een overgang naar de (nieuwe) NBvV kan de naam blijven bestaan. - 4 -
Conclusies Werkgroep Organisatie De beide organisaties zijn in een speciale bijeenkomst in Bergen op Zoom nader bekeken door de leden van de werkgroep organisatie. Daarbij heeft men zich beperkt tot het bezien van de meest relevante zaken, die in de nieuwe organisatie verenigingen en leden direct raken. De volgende zaken zijn besproken: De werkzaamheden van het bondsbureau van de ANBvV ten behoeve van haar leden,alsmede de financiële administratie inclusief inning contributie en de ledenadministratie, worden overgenomen door de daarvoor aangestelde medewerkers van het NBvV bondsbureau in Bergen op Zoom. Dit met uitzondering van de ringenadministratie. Districten/Gewesten. De NBvV kent 12 districten, de ANBvV kent 5 gewesten. In de werkgroep is een samenvoegingslijstje besproken van al de verenigingen wanneer deze in het systeem van de NBvV zouden worden opgenomen. De verwachting is dat dit nergens tot problemen hoeft te leiden. Hooguit zou bekeken kunnen worden of de omvang van de districten ten opzichte van elkaar in verhouding blijft. Een ander punt is de bestuurlijke vertegenwoordiging bij samenvoeging. Meest simpel zou zijn om een vertegenwoordiging van de gewestelijke besturen op te nemen bij de bestaande besturen van de districten NBvV. Een en ander zou in onderling overleg geregeld kunnen worden met een maximum termijn van 3 jaar. Daarna zou de bestaande structuur van verkiezingen kunnen worden gehanteerd. Verzekeringen De NBvV kent een uitgebreid verzekeringspakket met daarin o.a. een grote WAverzekering met een eigen risico van 500 Euro. Verenigingen betalen daarvoor 15 Euro per jaar. Daarnaast is er een vervoersverzekering voor verenigingen en een WA voor alle vrijwilligers. Beide bonden kennen een aansprakelijkheidsverzekering en de ANBvV kent ook een verzekering voor haar leden als het gaat om te verrichten Bondsactiviteiten. Daarnaast is er een ongevallenverzekering Bondskader, een verzekering tegen brand bij de shows, een verzekering voor het tentoonstellingsmateriaal en een WA voor Zutphen. Ringen De NBvV maakt voor eigen leden de ringen (1,2 miljoen). De ANBvV bestelt de ringen (240.000) bij een buitenlandse leverancier. De capaciteit in Bergen op Zoom is voldoende om de ringenproductie aldaar te laten plaatsvinden. Met andere woorden deze kan ineen worden geschoven. Onderwerp van discussie zal nog zijn de levering van kunststof ringen. De bestaande uitgifte van ringen blijft gehandhaafd tot en met het tt-jaar 2017-2018. Vergoedingen Geconstateerd is dat de vergoedingen bij de NBvV minimaal iets ruimer zijn dan bij de ANBvV. Zo kennen bestuurders districten, hoofdbestuurders, vrijwilligers (NK Vogel 2016), keurmeesters een km-vergoeding van 25 Eurocent per km. Ook is een maaltijdvergoeding van toepassing. De keurmeestersvergoeding bedraagt 50 Euro. De ANBvV kent een km-vergoeding van min. 22 Eurocent, geen maaltijdvergoeding ( dit wordt op andere wijze geregeld) en een keurvergoeding van 45 Euro. Uitgaande - 5 -
van het ineen schuiven van de organisaties lijkt het niet verstandig om met twee regelingen te werken. De besturen zal derhalve worden geadviseerd om één regeling vast te stellen en wel die van de NBvV. Bondsbladen Beide organisaties kennen een Bondsblad dat echter op verschillende wijze wordt samengesteld. De NBvV kent een redactie op afstand met daarnaast verschillende medewerkers, waarbij rol en planning vooraf niet helemaal vast ligt. Daarnaast is Hans van der Stroom, als verantwoordelijke voor het Bondsbureau, coördinator om te zorgen dat het blad ook van de pers rolt. Het maken van het blad is uitbesteed. Bij de ANBvV heeft men meer in eigen hand. Daar wordt het blad in eigen beheer gemaakt, dus ook opgemaakt, door de hoofdredacteur (Henk Branje) die samen met een bestuurslid verantwoordelijk is voor de inhoud van het blad. Ook hier wordt gewerkt met verschillende medewerkers. Wel is sprake van een duidelijke planning voor het hele jaar. De conclusie van de werkgroep is dat Vogelvreugd inhoudelijk wat sterker is dan Onze Vogels, terwijl de laatste qua verschijningsvorm ruim beter is. Het lijkt de werkgroep dat van beide de goede punten moeten worden samengebracht teneinde een fraai nieuw blad te creëren. Op dat punt liggen ruime mogelijkheden. Communicatie Een punt is nog wel de bondscommunicatie. Bij beide bonden verschilt dat hetgeen met name komt door de verder doorgevoerde digitalisering bij de NBvV. Bij de ANBvV is dit punt duidelijk achter gebleven. Communicatie vindt zowel plaats via de site en via het blad terwijl voor de gangbare zaken jaarlijks een DVD wordt samengesteld. Dit punt verdient wel aandacht bij een samengaan van beide organisaties omdat de verenigingen van de ANBvV niet gewend zijn zo te werken. Speciaalclubs en Studieclubs Bij een verder samengaan van beide bonden kan een situatie ontstaan waarbij voor één categorie vogels meerdere speciaalclubs onder de vlag van de nieuwe bond opereren. Dit is in strijd met de statuten van de beide bonden en derhalve zal deze situatie een tijdelijk karakter dienen te hebben van maximaal drie jaar. Regelingen Bij beide bonden bestaan regelingen voor bijv. geschillencommissies, vertrouwenspersoon, tuchtraad ed. Bij de NBvV zijn deze concreter en verder uitgewerkt dan bij de ANBvV. De werkgroep is van mening dat aangesloten kan worden bij het bestaande systeem van de NBvV. In hoeverre vertegenwoordiging van de ANBvV moet worden gerealiseerd kan later nader worden bezien. Ereleden, leden van verdienste, enz. Ook voor wat bovenstaande regelingen betreft kan de ANBvV aansluiten bij het NBvV systeem. Dienstjaren in een van beide organisaties dienen gewoon te worden overgenomen. Ook zou de speld voor bijzondere waardering, zoals deze binnen de NBvV geldt, kunnen worden overgenomen. Verschilpunt is nog wel dat de NBvV gedeeltelijke dan wel algehele vrijstelling van contributie niet kent. De werkgroep is van mening dat hiervoor een zgn. uitsterfconstructie uitkomst zou bieden. Wie het heeft mag het houden, maar er komen geen nieuwe personen meer bij. Dit m.u.v. ereleden en leden van verdiensten. - 6 -
Keuren De keuringsbevoegdheid van keurmeesters bij beide bonden is verschillend ingevuld derhalve vindt uitgebreide discussie plaats hoe dit in de toekomst geregeld kan worden. Besloten wordt om aan de beide besturen voor te stellen de bestaande bevoegdheid intact te laten zodat zittende keurmeesters gebruik kunnen maken van hun bevoegdheden. Voor nieuw aan te stellen keurmeesters zal een nieuw regime gaan gelden dat nader dient te worden vastgesteld. Daaraan gekoppeld zal ook het systeem van opleiden nader worden bezien. In een latere fase zal dan nader in overweging moeten worden genomen of het laten voortbestaan van deze situatie op langere termijn wenselijk is. Een en ander mede afhankelijk van de te kiezen nieuwe opleidingsstructuur. Gelet op het vele werk dat gedaan dient te worden richting NK Vogel 2016 vinden de leden van de projectgroep het verstandig om pas na de show in Apeldoorn de keuringaangelegenheden nader onder de loupe te nemen. In elk geval is reeds besloten om na NK Vogel 2016 een enquête onder de keurmeesters van beide bonden te houden over het verloop van de show en andere zaken samenhangend met de keuringen in het algemeen. De uitkomsten daarvan zullen worden gebruikt om een plan voor de toekomst te ontwikkelen. Financiën De financiële positie van beide bonden geeft een gezond beeld. Er zijn voldoende liquide middelen en er is een ruime reserve, die het mogelijk maakt om in de toekomst die investeringen te doen die nodig zijn om het beleid uit te voeren. Voor het concrete beeld wordt verwezen naar de bijlagen. - 7 -
Conclusie en advies van de Projectgroep: De Projectgroep adviseert de besturen van zowel de NBvV als de ANBvV, na raadpleging van een jurist en een notaris, aan het Algemene Vergadering respectievelijk het Bondscongres voor te leggen om de beide organisaties ineen te schuiven per 1 januari 2017, mits de beide bonden onderstaande punten omarmen op het Congres van de ANBvV en de Algemene Vergadering van de NBvV op 21 mei 2016. 1. De verenigingen gegroepeerd in de 5 gewesten van de ANBvV kunnen worden opgenomen in de bestaande districtsstructuur van de NBvV per 1 januari 2017. 2. Het hoofdbestuur van de NBvV uit te breiden met één of twee bestuursleden vanuit de ANBvV voor een termijn van maximaal 3 jaar. 3. De bestaande districtsbesturen van de NBvV voor maximaal een termijn van 3 jaar uitbreiden met enkele bestuursleden vanuit gewestelijke besturen ANBvV. Een en ander in onderling overleg af te spreken. 4. Wanneer districten dan wel gewesten de wens te kennen geven om in 2016 reeds een gezamenlijke show te organiseren daarvoor toestemming te geven vanuit beide Bondsbesturen. 5. Voor invulling van de punten 2 en 3 apart mandaat met een gelimiteerde termijn te vragen aan resp. AV en Bondscongres van de beide organisaties op 21 mei 2016. 6. Het verzekeringspakket van de NBvV ook in te zetten voor de verenigingen van de ANBvV wanneer zij onderdeel gaan uitmaken van de nieuwe organisatie. Daarmee kunnen de bestaande verzekeringen die lopen bij de ANBvV worden opgezegd. 7. De productie van de ringen met ingang van het kweekseizoen 2018, voor zover mogelijk geheel, in Bergen op Zoom te laten plaatsvinden volgens de bestaande regelingen. 8. De nieuwe organisatie met één vergoedingsregeling te laten werken en wel die van de NBvV. 9. De besturen wordt geadviseerd te komen tot de samenstelling van een werkgroep die een plan opstelt om te komen tot één nieuw bondsblad. In de werkgroep tenminste de coördinator Onze Vogels en de hoofdredacteur Vogelvreugd plus 2 bestuursleden te laten plaatsnemen. 10. Aandacht te geven aan het punt van de interne communicatie vanuit het bondsbureau naar de nieuwe verenigingen die deel gaan uitmaken van de te vormen organisatie. 11. Aansluiten bij bestaande regelingen NBvV voor geschillencommissie, vertrouwenspersoon ed. voor alle verenigingen van de nieuwe organisatie. Hetzelfde geldt voor het systeem van ereleden, leden van verdienste ed. Telling van dienstjaren gewoon te laten door lopen in de nieuwe organisatie. 12. De regeling van gedeeltelijke vrijstelling van contributie bij langdurig lidmaatschap af te schaffen met uitzondering van leden van verdiensten en ereleden via een zgn. uitsterfconstructie. - 8 -
13. De bestaande groepen keurmeesters onder te brengen in een nationale keurmeestervereniging onder de vlag van de nieuw te vormen organisatie. 14. De bestaande brevetten van de keurmeesters van beide organisaties te respecteren en naar de toekomst toe vanuit een nieuw te vormen opleidingstraject te komen tot een nieuwe situatie met nieuwe bevoegdheden. 15. Speciaalclubs te laten aangeven of zij onder de nieuwe koepel willen functioneren en uiterlijk op 1 januari 2019 een besluit te nemen t.a.v. samen verder gaan. 16. Ruimte te bieden aan het oormerken van financiële middelen komende vanuit de op te heffen organisatie. 17. Het logo van NK Vogel 2016 als zelfstandig logo van de nieuwe organisatie te gaan hanteren en de bestaande logo s van beide bonden te laten vervallen m.i.v. 1 januari 2017. 18. Op de AV (NBvV) en Bondscongres (ANBvV), beide gepland op 21 mei 2016, definitieve besluitvorming te laten plaatsvinden. 19. Als naam van de nieuwe te vormen organisatie te hanteren Nederlandse Bond van Vogelliefhebbers met de reeds bestaande afkorting NBvV. 20. De rechtspersoon ANBvV op te heffen ten gunste van de NBvV (verkrijgende rechtspersoon) met ingang van 1 januari 2017. NB In het 6 e overleg van de Projectgroep is besloten om aan de eindrapportage als bijlage een namenlijst toe te voegen van de personen die vanuit de ANBvV tijdelijk zullen worden toegevoegd het hoofdbestuur en aan de bestaande districtsbesturen van de NBvV. - 9 -