Gronau, 1 oktober 2019 Openbare aanbesteding voor pers- en PR-werkzaamheden copywriting en vertalingen ten behoeve van het INTERREG V-project Grenzeloze Toeristische Innovatie 2 (GTI 2) Geachte heer, mevrouw, In het kader van het EU-INTERREG project Grenzeloze Toeristische Innovatie 2 heeft het Grensoverschrijdend Bureau voor Toerisme bij de EUREGIO van de Nederlandse en Duitse toeristische projectpartners de opdracht gekregen het wederzijds grensoverschrijdend toerisme te bevorderen. Meer informatie over het project vindt u in het bijgevoegde projectconcept en op de website www.toerisme-euregio.nl. Het project richt zich op drie verschillende doelgroepen: - Toeristische dienstverleners (MKB zoals overnachtings- en horecabedrijven, evenementenorganisatoren, recreatiebedrijven, cultuuraanbieders, natuurorganisaties, etc.) - Toeristische spelers in het projectgebied (Touristinfo s, VVV s, samenwerkingsverbanden, Regionale Bureaus voor Toerisme (RBT s), stadsmarketingorganisaties, hogescholen, etc.) - Toeristen en recreanten (ook inwoners van de EUREGIO) Wij zoeken één of meerdere externe dienstverleners die ons bureau tot en met 30 juni 2022 bij onderstaande werkzaamheden willen ondersteunen. Deze diensten zullen zich met name richten op de laatstgenoemde doelgroep. Hiervoor zullen wij als instrumenten inzetten: persberichten, persreizen, nieuwsbrieven, mails, brieven, social media berichten, printproducten en websites. De focus van onze activiteiten zal liggen op digitale maatregelen en mediakanalen. De omvang van de werkzaamheden is bij aanvang van het project nog niet bekend. Op basis van onze ervaringen hebben we voor de verschillende werkzaamheden slechts schattingen van de beoogde hoeveelheden genoemd. De aanbieders kunnen op één of meerdere onderdelen inschrijven. De aanbieder moet daarbij in de gelegenheid zijn de voor het betreffende onderdeel geschatte aantallen te realiseren. De opdrachtgever kan echter geen garantie geven of de geraamde aantallen ook daadwerkelijk worden afgenomen. Wij vragen een offerte voor de volgende diensten:
Deel A 1. Opzetten van een persdienst Duitsland - Het inrichten van een mailinglijst met relevante Duitse media (dag- en weekbladen, huis-aan-huis bladen in NRW en Niedersachsen, reis- en aanverwante thema magazines reisportalen, reisblogger &-vloggers,.) Aantal: 1 x Wij streven naar een aantoonbaar goed netwerk van perscontacten. Stuur s.v.p. samen met uw offerte een voorbeeld van een persbericht met bijbehorende plaatsingen, evenals het aantal mediacontacten en namen van perscontacten. 2. Persberichten voor de Duitse markt - Het opstellen van een Duits persbericht op basis van aangeleverde input - Verzending van het Duitse persbericht - Het opnemen van het persbericht op relevante persportalen Aantal: 5 x per jaar (Noem s.v.p. de totale kosten voor schrijven en verzenden van één persbericht van ca. 300 400 woorden) 3. Backoffice - Bemiddeling bij acties (verlotingen, lezersreizen, etc.) - Zo nodig bemiddeling bij contacten van het projectbureau (Noem s.v.p. een prijs per contact) 4. Resultaatcontrole en knipsels - Permanente controle met behulp van knipseldiensten (incl. kosten voor knipseldiensten) - Toezending van totaal overzichten na verschijning en per kwartaal - Bepalen van advertentiewaarde en oplagen/bereik - Regelmatige rapportage aan het projectbureau - Voortdurende aanpassing en actualisering van de perspools (Noem s.v.p. een prijs per kwartaal) Deel B 1. Opzetten van een persdienst Nederland - Het inrichten van een mailinglijst met relevante Nederlandse media (dag- en weekbladen, huis-aan-huis bladen in Gelderland en Overijssel, reis- en aanverwante thema magazines, reisportalen, reisblogger &-vloggers,.) Aantal: 1 x Wij streven naar een aantoonbaar goed netwerk van perscontacten. Stuur s.v.p. samen met uw offerte een voorbeeld van een persbericht met bijbehorende plaatsingen, evenals het aantal mediacontacten en namen van perscontacten. 2. Persberichten voor de Nederlandse markt
- Opvragen van input bij 3 Duitse regionale partners (Münsterland, Grafschaft Bentheim & Osnabrückerland) - Het opstellen en verzenden van een Nederlands persbericht - Het opnemen van het persbericht op relevante persportalen Aantal: 5 x per jaar (Noem s.v.p. de totale kosten voor het schrijven en verzenden van één persbericht met een lengte van ca. 300-400 worden) 3. Backoffice - Bemiddeling bij acties (verlotingen, lezersreizen, etc.) - Zonodig bemiddeling bij contacten van het Projectbureau (Noem s.v.p. een prijs per contact) 4. Resultaatcontrole en knipsels - Permanente controle met behulp van knipseldiensten (incl. kosten voor knipseldiensten) - Toezending van totaal overzichten na verschijning en per kwartaal - Bepalen van advertentiewaarde en oplagen/bereik - Regelmatige rapportage aan het projectbureau - Voortdurende aanpassing en actualisering van de perspools (Noem s.v.p. een prijs per kwartaal) Deel C 1. Organisatie van groepspersreizen voor de Duitse markt - Het opstellen van een perslijst per thema met relevante Duitse media - Het opstellen van Duitstalige uitnodigingen op basis van verstrekte input voor een groepspersreis - Het verzenden van de uitnodigingen - Continue aanpassing en actualisering van persdata Aantal: 1 x per jaar (Noem s.v.p. de kosten voor een persreis en de kosten voor 1 dag begeleiding met één persoon) 2. Bemiddeling bij contacten voor individuele persreizen voor de Duitse markt - Behandeling van relevante vragen van journalisten met betrekking tot thema s uit ons portfolio. (Noem s.v.p. de kosten voor één contactbemiddeling evenals de uurprijs voor eventueel volgende back-office werkzaamheden en de hiervoor geschatte benodigde tijd) Deel D 1. Organisatie van groepspersreizen voor de Nederlandse markt - Het opstellen van een perslijst per thema met relevantie Nederlandse media
- Het opstellen van Nederlandstalige uitnodigingen op basis van verstrekte input voor een groepspersreis - Het verzenden van de uitnodigingen - Continue aanpassing en actualisering van persdata Aantal: 1 x per jaar (Noem s.v.p. de kosten voor een persreis en de kosten voor 1 dag begeleiding met één persoon) 2. Bemiddeling bij contacten voor individuele persreizen voor de Nederlandse markt - Behandeling van relevante vragen van journalisten met betrekking tot thema s uit ons portfolio. (Noem s.v.p. de kosten voor één contactbemiddeling evenals de uurprijs voor eventueel volgende back-office werkzaamheden en de hiervoor geschatte benodigde tijd) Deel E 1. Het schrijven van teksten voor de Duitse markt - Het opstellen van Duitstalige teksten op journalistiek niveau voor brochures, advertenties en internetsites op basis van aangeleverde input. Deel F 1. Het schrijven van teksten voor de Nederlandse markt - Het opstellen van Nederlandstalige teksten op journalistiek niveau voor catalogi, advertenties en internetsites op basis van aangeleverde input. Deel G 1. Vertalingen voor de Duitse markt - Het vertalen van Nederlandse teksten in de Duitse taal met hoge kwaliteit voor brochures, advertenties en internetsites. - Onafhankelijke eindredactie in moedertaal. Let op: De aanbieder moet ervoor kunnen zorgen dat teksten (tot een volume van 1.000 woorden) in de regel binnen vijf werkdagen, in uitzonderlijke gevallen binnen tien werkdagen, vertaald worden. Deel H
1. Vertalingen voor de Nederlandse markt - Het vertalen van Duitse teksten in de Nederlandse taal met hoge kwaliteit voor brochures, advertenties en internetsites. - Onafhankelijke eindredactie in moedertaal. Let op: De aannemer moet ervoor kunnen zorgen dat teksten (tot een volume van 1.000 woorden) in de regel binnen vijf werkdagen, in uitzonderlijke gevallen binnen tien werkdagen, vertaald worden. Voor de offerte extra benodigde bijlagen Per actie: Referenties van andere soortgelijke projecten, proefteksten, vertalingen, etc. Periode van uitvoering 15-11-2019 30-06-2022 Honorarium- en contractvoorwaarden Wij verzoeken om facturering eens per drie maanden (Let op: de laatste factuur moet uiterlijk 4 weken voor het einde van het project worden aangereikt.). Selectiecriteria De selectie wordt gemaakt op basis van het gunningscriterium economisch voordeligste inschrijving. Dit omvat een vergelijking van de prijskwaliteitsverhouding volgens de verhouding 35% (kosten): 65% (kwaliteit). Criteria die relevant zijn voor de beoordeling van de kwaliteitsimpressie zijn: Algemene kwaliteitsimpressie Ervaring & toeristische knowhow Tweetalige competentie Tijdsplan 01-10-2019 Bekendmaking aanbesteding 25-10-2019 Deadline voor offertes 04-11-2019 Voorlopige opdrachtverlening 15-11-2019 Definitieve opdrachtverlening Opdrachtgever en gunning van de opdracht EUREGIO / Projectmanagement GTI 2 Edwin Kok Enscheder Straße 362 48599 Gronau Persoon die de inschrijving verricht en bij wie de offerte per e- mail aangeleverd dient te worden: EUREGIO / Project GTI 2 Malte Konrad
Enscheder Straße 362 48599 Gronau Tel. voor vragen: 053-4605164 m.konrad@euregio.eu Mocht u nog behoefte hebben aan extra informatie, dan kunt u ons op bovengenoemde wijze bereiken. Wij verheugen ons op uw offerte en verblijven met vriendelijke groet, i.o. Malte Konrad Project Grenzeloze Toeristische Innovatie 2 Grensoverschrijdend Bureau voor Toerisme bij de Nederlands-Duitse Gemeenschappelijke regeling EUREGIO