Het maken van ZIP-bestanden Deze instructie is bedoeld voor mensen die geen ervaring hebben met het samenvoegen van meerdere bestanden tot één ZIP-bestand (ook gecomprimeerd bestand genoemd). Om zo duidelijk mogelijk te zijn, is de uitleg uitvoerig opgezet en zichtbaar gemaakt met veel schermvoorbeelden. De voorbeelden zijn uitgewerkt in Windows XP. Het kan zijn dat het er in uw situatie iets anders uitziet, maar de werkwijze zal niet wezenlijk anders zijn, ook niet ten opzichte van Windows Vista, Windows 7 of een Apple computer. Voor de mensen die met een Apple computer werken is aan het einde een verkorte instructie opgenomen, omdat bepaalde termen anders zijn. In Windows (XP, Vista en 7) is er een standaard mogelijkheid aanwezig om een ZIP-bestand te maken. U heeft hiervoor dus geen extra software nodig. Wat is een ZIP-bestand? Een ZIP-bestand is een gecomprimeerd bestand. Dit betekent dat het bestand (veelal) meerdere bestanden samenbundelt en ervoor zorgt dat ze kleiner zijn. Het kan dus ook om slechts één bestand gaan wat u kleiner wilt maken. Met name handig voor het versturen per email van meerdere en/of grotere bestanden. In deze instructie wordt in stappen uitgelegd hoe u een ZIP-bestand maakt. Begin bij stap 1, of klik op een andere stap om meteen naar die plek in het document te gaan. Succes! Stap 1 aanmaken werkmap Stap 2 bestanden verzamelen Stap 3 bestanden zippen Stap 4 geef het ZIP-bestand een nieuwe naam Zip bestand maken met Mac OS X
Stap 1 aanmaken werkmap Als u meerdere bestanden wilt inpakken in één ZIP-bestand is het handig om deze bestanden in een apart mapje te verzamelen. Het maakt hierbij niet uit om wat voor bestanden het gaat, Word, Excel, foto s, etc. Ook uw scans (digitale kopieën) van documenten kunt u bijvoegen. Als u geen mapje vrij heeft, maakt u er gewoon een aan. In Windows opent u hiervoor het programma Windows verkenner door de [WINDOWS]-toets en gelijktijdig de [E]-toets in te drukken. [WINDOWS]-toets In onderstaande situatie is Windows verkenner geopend en willen we op de D-schijf een mapje gebruiken om de te versturen bestanden te verzamelen. (In uw situatie kan dat dus C: zijn of een andere schijfletter.) We selecteren de schijf (D:) en klikken op Bestand bovenin het menu. In het uitklapmenu kiezen we de optie Nieuw en vervolgens Map. Er wordt een nieuwe map aangemaakt. De benaming van deze Nieuwe map (hieronder in blauw weergegeven) kunnen we meteen een nieuwe naam geven. We noemen de map ZIP. Typ deze naam in en druk op [ENTER]-toets.
We zien meteen dat de nieuwe map met de zojuist ingevoerde naam ZIP toegevoegd is op schijf. Stap 2 bestanden verzamelen Al uw documenten kopieert u naar deze nieuwe map. Nogmaals, het maakt voor het zippen (ook wel comprimeren genoemd) niet uit om wat voor bestand het gaat. In onderstaand voorbeeld hebben we een vijftal verschillende soorten documenten in de zojuist aangemaakte map geplaatst. Stap 3 bestanden zippen De laatste stap is het bij elkaar voegen van de verschillende documenten, het zogenaamde zippen. Allereerst gaan we alle bestanden selecteren. Dit doen we door [CRTL]-toets ten samen met de [A]- toets in te drukken. U ziet dat nu alle bestanden in blauwe blokken worden weergegeven. Ze zijn nu geselecteerd.
Na het selecteren van de bestanden houden we de muisaanwijzer (het pijltje op het scherm) boven de geselecteerde bestanden en klikken éénmaal met de rechter muisknop. In het uitklapmenu wat verschijnt klikken we op de optie Kopiëren naar en in het vervolgmenu op Gecomprimeerde map. Er wordt een nieuwe bestand aangemaakt. Deze krijgt automatisch een naam, doorgaans van het eerste document uit de selectie. (Zie hieronder). Zoals we nu zien, is er een nieuw ZIP-bestand aangemaakt van het type gecomprimeerde map. Nu zijn alle documenten die in het mapje staan tot één nieuw bestand samengevoegd.
Stap 4 geef het ZIP-bestand een nieuwe naam Voor de duidelijkheid kunt u de naam van het bestand het beste wijzigen. Gebruik bijvoorbeeld uw eigen naam, datum waarop ze toestuurt en eventueel het zaaknummer. U wijzigt de naam door het bestand te selecteren met de linker muisknop en daarna op de F2-toets te drukken. De naam van het bestand wordt nu in een blauw blok weergegeven en is nu wijzigbaar. U kunt beginnen met typen. Omdat de naam nog geselecteerd is (want blauw), verdwijnt de huidige naam, zodra u de eerste letter of cijfer intypt.!! Gebruik in de nieuwe naam geen leestekens zoals punten of komma s, maar enkel cijfers en letters.!! Zip bestand maken met Mac OS X (niet voor gebruikers van Windows!!) 1. Open de Finder en ga naar de bestanden die je wil zippen. 2. Selecteer de bestanden. Houdt de [SHIFT] of [CONTROL] toets ingedrukt om meerdere bestanden te selecteren. 3. Ga naar Archief en kies Comprimeer. 4. Het zip bestand wordt gemaakt.