VERSLAG STATUTAIRE ALGEMENE VERGADERING 18 maart 2019 Aanwezig Bestuur: Kristof De Pauw, Rudy Smets, Johan Dewin, Jimmy Claesen, Philippe Vander Linden Aanwezig Springcommissie: Els Van der Slagmolen Aanwezig Dressuurcommissie: Catherine Champagne Aanwezige Clubs: Jumping Team High Five, Hippo Team, Verbrande Brug, Sk De Pauwkes, Zellik Riding Club 1. Sluiting van het aanwezigheidsregister: 5 clubs aanwezig 2. Opening & verwelkoming door de Voorzitter van de HGVBB Voorzitter Kristof De Pauw verwelkomt de aanwezigen. 3. Goedkeuring van het verslag van de Algemene Vergadering en van de Buitengewone Algemene Vergadering van 2018: Er waren geen opmerkingen en de verslagen werden unaniem goedgekeurd. 4. Financiële verslagen 2018: 4.1. Verslag van het accountantskantoor: Evi Moons overliep de balans van 2018. Er is dit jaar een winst van 5053.45 In 2018 was er een verhoging van de post Installaties, Machines en uitrusting. Dit door de aankoop van de chrono en het nieuwe wedstrijdprogramma. Deze aankopen worden afgeschreven over 5 jaar en 3 jaar. De omzet t.o.v. 2017 is toegenomen met ongeveer 3700. Dit o.a. door meer licenties in 2018 en de binnengehaalde sponsoring. Kosten zijn hier en daar toegenomen door het organiseren van het IPK in dressuur. De loonkost is ook iets naar omhoog door de index. 4.2. Verslag van de rekeningcontroleurs: De twee aangestelde controleurs hebben geen opmerkingen over de balans van 2018. 4.3. Aanvaarding en goedkeuring van de balans en de rekeningen van 2018: De algemene vergadering aanvaardt en verleent unaniem haar goedkeuring aan de balans en de jaarrekening van het boekjaar 2018. Pagina 1 van 6
4.4. Het verlenen van kwijting aan de rekeningcontroleurs: De algemene vergadering verleent unaniem de kwijting aan Fabienne Vanderheyden en Els Van der Slagmolen voor hun werkzaamheden voor het boekjaar 2018. 4.5. Aanstelling van twee rekeningcontroleurs voor het boekjaar 2019: De algemene vergadering keurt de aanstelling van Fabienne Vanderheyden en Els Van der Slagmolen unaniem goed. 5. Begroting 2019: 5.1. Voorstelling van de begroting door de Voorzitter namens de Raad van Bestuur 5.2. Aanvaarding en goedkeuring van de begroting van 2019: De algemene vergadering aanvaardt en verleent unaniem haar goedkeuring aan de begroting 2019. 6. Jaaroverzicht per discipline: 6.1. Werking dressuur 2018 & 2019 door de Voorzitter van de Dressuurcommissie: Rudy Smets meldt ons dat er geen grote veranderingen zijn in dressuur. Hij is wel nog steeds op zoek naar nieuwe locaties om te organiseren. 6.2. Werking jumping 2018 & 2019 door de Voorzitter van de Springcommissie: Els Van der Slagmolen de nieuwe voorzitter van de springcommissie laat ons weten dat er wat veranderingen gebeurd zijn op het gebied van licenties. Ook de challengen zijn hervormd voor het jaar 2019 daar wij genoeg sponsors hebben om dit te verwezenlijken. Hoogten op de wedstrijden werden ook aangepast eveneens als de inleg en het prijzengeld. We hebben dit jaar 16 promodagen en 49 A wedstrijden! Dit is het beste wat de HGVBB ooit heeft gehad. 7. Het verlenen van kwijting aan de Raad van Bestuur en de bestuurders over hun werkzaamheden in het boekjaar 2018: De algemene vergadering verleent unaniem kwijting aan de raad van bestuur en de bestuurders over hun werkzaamheden in het boekjaar 2018. 8. Samenstelling van de Raad van Bestuur, de Springcommissie en de Dressuurcommissie: 8.1. Kennisname van drie ontslagen: Mevrouw Brenda Cappaert, vrijwillig ontslag uit de Raad van Bestuur en de Dressuurcommissie op datum van 22.10.2018 Pagina 2 van 6
De Heer Erik Goossens, lid van de Raad van Bestuur en Voorzitter van de Springcommissie, overleden op 27.10.2018 Mevrouw Tamara Moyson, vrijwillig ontslag uit de Dressuurcommissie op datum van 02.03.2019 8.2. Verkiezingen voor de Raad van Bestuur op basis van de binnengekomen kandidaturen: Mevrouw Catherine Champagne De heer Koen Boels Deze 2 personen werden aanvaard en unaniem goedgekeurd door de algemene vergadering. 8.3. Verkiezingen voor de Dressuurcommissie op basis van de binnengekomen kandidaturen: Mevrouw Sandra Passchyn Mevrouw Hilde Van Bockhaven Mevrouw Leen Pypen Deze 3 personen werden aanvaard en unaniem goedgekeurd door de algemene vergadering. 8.4. Verkiezingen voor de Springcommissie op basis van de binnengekomen kandidaturen: De heer Stefan De Pauw De heer Patrick Vanhecke Deze 2 personen werden aanvaard en unaniem goedgekeurd door de algemene vergadering. 8.5. Goedkeuring van de verdeling van de functies van Voorzitter, Ondervoorzitter, Schatbewaarder en Secretaris-generaal binnen de Raad van Bestuur - Voorzitter: Kristof De Pauw - Secretaris Generaal: Jimmy Claesen - Ondervoorzitter: Rudy Smets - Schatbewaarder: Koen Boels - Andere Bestuursleden: Sylvie Dujardin, Johan Dewin, Philippe Vander Linden, Catherine Champagne 9. Erelidmaatschap: Artikel 5.2 van het Huishoudelijk Reglement stelt: "De Algemene Vergadering kan op voorstel van de Raad van Bestuur het erelidmaatschap toekennen aan natuurlijke personen toegetreden leden wegens hun verdienste voor de sport, met behoud van hun titel(s), als waardering en dank." Pagina 3 van 6
De Raad van Bestuur stelt de Algemene Vergadering voor om de titel Erebestuurder van de HGVBB en Erevoorzitter van de Springcommissie HGVBB postuum toe te kennen aan de heer Erik Goossens. Dit voorstel wordt unaniem goedgekeurd. 10. Voorgestelde aanpassingen aan het Huishoudelijk Reglement: De volgende aanpassingen worden unaniem goedgekeurd: HOOFDSTUK VI: DE KALENDERVERGADERING Artikel 20: Algemene bepalingen voor de discipline jumping: Art. 20.1. De Springcommissie heeft de mogelijkheid (niet de verplichting) om vóór het versturen van de uitnodiging voor de kalendervergadering contact op te nemen met de clubs die het afgelopen jaar een officiële HGVBB-springwedstrijd hebben ingericht van één of meerdere dagen. In dat geval zal contact worden opgenomen met alle clubs die aan deze voorwaarde voldoen. Art. 20.2. De betrokken clubs kunnen vervolgens één (1) voorkeurdatum doorgeven waarop ze een HGVBB-wedstrijd wensen te organiseren in het nieuwe seizoen. Deze voorkeurdatum moet overeenkomen met de wedstrijddatum van de club in het afgelopen jaar (bvb. het laatste weekend van een bepaalde maand) of met de officiële feestdagen waarop er georganiseerd werd (bvb. Paasweekend, Pinksteren,...). Art. 20.3. Het aantal voorkeurdata is voor iedere club beperkt tot één (1), ook als de club het afgelopen jaar meerdere HGVBB-wedstrijden heeft georganiseerd. In dat geval mag/moet de club een keuze maken. Art. 20.4. Deze voorkeurdatum wordt door de Springcommissie geblokkeerd op de invullijst die nadien aan de clubs verzonden wordt voorafgaand aan de kalendervergadering. Op deze datum kan geen andere wedstrijd van dezelfde categorie ingericht worden door een andere club. Art. 20.5. Clubs kunnen vrijwillig afzien van een voorkeurdatum. Art. 20.6. De Springcommissie heeft de bevoegdheid om eventuele overlappingen of discussies op te lossen in overleg met de betrokken clubs. Art. 20.7. Data die op voorhand binnengestuurd worden hebben altijd voorrang op data die pas op de kalendervergadering naar voor gebracht worden. Verplicht gebruik van de invullijst bij het binnensturen van data, andere communicatiemiddelen zijn niet toegelaten om misverstanden te vermijden. Artikel 21: Kampioenschappen in de discipline jumping: Art. 21.1. Kandidaturen voor de organisatie van een kampioenschap HGVBB moeten verplicht op voorhand met de invullijst binnengestuurd worden. Pagina 4 van 6
Art. 21.2. Op de kalendervergadering zelf kunnen geen kandidaturen voor een kampioenschap meer doorgegeven worden. Enige uitzondering: als er op voorhand geen enkele kandidatuur is binnengekomen dan worden de kandidaturen voor dit kampioenschap op de avond van de kalendervergadering opengesteld. 11. Voorgestelde aanpassingen aan de Statuten (aanwezigheidsquorum): Het aanwezigheidsquorum wordt niet gehaald. Dit agendapunt wordt verschoven naar een buitengewone algemene vergadering. Artikel 13. Samenstelling en werking van de Raad van Bestuur: NU: "De Raad wordt samengesteld door minimum vijf tot maximum twaalf Bestuurders, de Voorzitter niet inbegrepen." EERSTE VOORSTEL: De Algemene Vergadering wenst het maximum aantal verkozen bestuurders progressief terug te brengen tot ten hoogste acht (8), de Voorzitter inbegrepen. Het minimum aantal bestuurders wordt vastgesteld op vijf (5). Deze bepaling treedt in voege op 1 januari 2020. Overgangsmaatregel: deze bepaling heeft geen effect op de lopende termijn van reeds verkozen bestuurders maar is wel van toepassing bij hun eventuele herverkiezing vanaf 1 januari 2020. TWEEDE VOORSTEL: Indien de Voorzitter van de Dressuur- of de Springcommissie geen verkozen bestuurders zijn in de Raad van Bestuur dan worden zij op de vergaderingen van de Raad uitgenodigd in een adviserende hoedanigheid. Zij mogen deelnemen aan alle besprekingen maar hebben geen stemrecht. DERDE VOORSTEL: Elke kandidaat-bestuurder moet voortaan lid zijn van en voorgesteld worden door één van de twee Sportieve Commissies van de HGVBB, uitgezonderd bij toepassing van artikel 7.2 van het Huishoudelijk Reglement. Kandidaat-bestuurders moeten minstens 1 seizoen effectief lid zijn van de Commissie. De Commissie beraadslaagt over de voordracht met eenvoudige meerderheid van de aanwezige stemmen. Bij staking van de stemmen is de stem van de Voorzitter van de Commissie beslissend. Het invulformulier voor de kandidatuur voor de Raad van Bestuur moet door de Voorzitter van de voordragende Commissie ondertekend worden op de daartoe voorziene plaats. Deze bepaling treedt in voege op 1 januari 2020. Overgangsmaatregel: deze bepaling heeft geen effect op de lopende termijn van reeds verkozen bestuurders en is voor hen niet van toepassing bij eventuele herverkiezing vanaf 1 januari 2020. Artikel 14 bis. Preventieve schorsing: Toevoeging van twee bepalingen: * Commissieleden of bestuurders die vaak afwezig zijn op vergaderingen en/of geen inhoudelijke bijdrage leveren aan het realiseren van de doelen van de HGVBB zoals bepaald in artikel 3 van deze Statuten kunnen door de Raad van Bestuur preventief geschorst worden. Dit wordt gestaafd door een gemotiveerd verslag. Pagina 5 van 6
* Commissieleden of bestuurders die een goede werking van de Commissie of het Bestuur verhinderen met betrekking tot het realiseren van de doelen van de HGVBB zoals bepaald in artikel 3 van deze Statuten kunnen door de Raad van Bestuur preventief geschorst worden. Dit wordt gestaafd door een gemotiveerd verslag. 12. Stand van zaken clubs: 12.1. Aanvraag en aanvaarding van toetredende en werkende leden HGVBB 13. Sluiting van de vergadering Pagina 6 van 6