Tijd vrijmaken Workshop 2019-2020 AUTEURSRECHTELIJK BESCHERMD Gebruik van dit materiaal alleen met uitdrukkelijke toestemming van stichting leerkracht
Tijd vrijmaken hangt samen met Teamindeling en Ritmiek op de Academie vind je per onderwerp een video met bijbehorende werkmaterialen Teamindeling gespreksmateriaal Tijd vrijmaken workshop Ritmiek gespreksmateriaal 2
Facilitator notes Tijd vrijmaken (1/2) Doel Inzicht in en regie over de eigen tijdsbesteding door gestructureerd na te denken over nut en noodzaak van alle activiteiten (voor de leerling) en op basis daarvan keuzes maken. Voorbereiding Print het werkblad en eventueel de voorbeelden Zet de presentatie klaar Hang drie flappen op en leg post-its klaar Tijd 45 minuten 5 min. Introductie Verwelkom de deelnemers en leg uit dat de workshop van vandaag gaat over Tijd vrijmaken. Deze workshop is geen toverstaf die opeens tijd creëert, maar heeft tot doel verspilling zichtbaar maken en eigen regie nemen bij het besteden van je tijd. Dus betere keuzes maken in wat wel, wat niet, wat minder of efficiënter. Vraag deelnemers een voorbeeld te noemen van iets waar ze veel tijd aan hebben besteed de afgelopen week en dat weinig waarde had voor de leerlingen. Geef zelf een voorbeeld om de deelnemers op gang te helpen. Bijv. gisteren ging ik 30 kopieën maken van een opdracht voor de leerlingen. Het kopieerapparaat liep vast en het heeft me een half uur gekost voordat die weer werkte. Schrijf de voorbeelden op een flap. 5 min. Kern, Kernondersteunende activiteiten en verspilling Toon de dia met daarop de definities van kerntaken, kernondersteunende taken en verspilling en leg uit dat deze manier van denken uit de Lean-filosofie afkomstig is. Bij Lean staat de klantwaarde centraal. Vertaald naar de school kun je zeggen dat de leerling centraal staat en dat we continu kijken hoe het onderwijs aan de leerlingen verder verbeterd kan worden. Daar hoort ook bij dat je activiteiten die geen waarde toevoegen voor de leerling, zoveel mogelijk elimineert en ondersteunende taken zo efficiënt mogelijk uitvoert. Bespreek de verschillende definities en geef voorbeelden. Kerntaken: de kern van je werk, dus bijv. lesgeven, lessen ontwerpen, lesbezoek en feedback. kernondersteunende taken: de voorbereidende activiteiten die nodig zijn om je kerntaken uit te kunnen voeren, dus bijv. voorbereiden van lessen, korte effectieve vergaderingen Verspilling: activiteiten die geen waarde toevoegen voor leerlingen: lang vergaderen zonder duidelijk doel, een printer die voortdurend hapert enz. 3
Facilitator notes Tijd vrijmaken (2/2) 15 min. Uitwisselen De reden waarom we onderscheid maken tussen kerntaken en kernondersteunende taken is dat er heel makkelijk verspilling sluipt in kernondersteunende taken. Bijv. je laat je makkelijker storen door een collega als je na lestijd aan het nakijken bent, dan als je les aan het geven bent. Vraag deelnemers om twee weken terug in hun agenda te kijken en op post-its te schrijven welke van deze activiteiten zij achteraf kern, kernondersteunend of verspilling vinden. Laat ze die op 3 flappen hangen (elke flap heeft een andere titel: kerntaken, kernondersteunende taken en verspilling) Besteed de volgende tien minuten aan uitwisseling over wat de deelnemers hebben opgeschreven. Cluster de post-its tijdens het gesprek. Benadruk dat het hier nog niet gaat om het vinden van oplossingen, maar om gevoel te krijgen over wat men het verschil vindt tussen kern, kernondersteunend en verspilling. Benadruk dat je van mening kan en mag verschillen. Bijv. de een zal het voorbereiden van een inspectiebezoek als verspilling bestempelen en de ander als kernondersteunend. Voor beide meningen zijn goede argumenten. Het nut van de discussie is dat men gaat nadenken of de voorbereiding efficiënter en minder uitgebreid kan. Ervaringen worden uitgewisseld, en vaak komen er gesprekken op gang over of iets echt nodig is, waarom moeten we dit eigenlijk doen en van wie. 10 min. Oplossingen bedenken Vorm koppels en laat elk koppel één activiteit kiezen, die of bij Verspilling of bij Kernondersteunend hangt. Eén die hun veel tijd en energie kost. Bijv. nakijken. Laat de koppels de drie vragen langs lopen van het werkblad Is het écht nodig? Kan het minder? Kan het efficiënter? Zie voor voorbeelden de laatste pagina s. 10 min. Acties bedenken Deel de resultaten van de verschillende koppels met het hele team. Vertaal deze gezamenlijk in acties en schrijf ze op het (organisatorisch)bord. Herhaal deze workshop geregeld! 4
Filmpje https://youtu.be/ek31dqu5 k 5
Presentatie Tijd vrijmaken 6
Tijd vrijmaken Door regie en efficiënt werken Presentatie AUTEURSRECHTELIJK BESCHERMD Gebruik van dit materiaal alleen met uitdrukkelijke toestemming van stichting leerkracht
Efficiënt met tijd omgaan en regie: Denken in kerntaken, kernondersteunende taken en verspilling Hoe kan je efficiënt met tijd omgaan? Categoriseer je afspraken en activiteiten op een dag naar kerntaken, kernondersteunende taken en verspilling. Reduceer de verspilling naar een minimum en zorg dat je je kernondersteunende taken zo efficiënt mogelijk uitvoert. Resultaat: meer tijd voor kern(ondersteunende) taken. Kerntaken Kernondersteunende taken Alle activiteiten die waarde toevoegen voor de leerlingen. Alle activiteiten die nodig zijn om je kerntaken uit te voeren. Verspilling Alle activiteiten die geen waarde toevoegen voor de leerlingen. 8
Wat verstaan wij onder kerntaken, kernondersteunende taken en verspilling? 10 min. Pak je agenda erbij en bekijk wat je afgelopen 2 weken gedaan hebt: Welke van die activiteiten zie jij als kern, kernondersteunend en verspilling? Schrijf ze op een post-it en plak ze op de juiste flap.
Denk in koppels na over oplossingen rondom verspilling 15 min. Maak koppels Kies per koppel een activiteit van de Verspilling of Kernondersteunende flap die jullie veel tijd en energie kost Als je over deze activiteit nadenkt, wat kun je: Is het écht nodig? Kan het minder? Kan het efficiënter?
Oplossingen realiseren via het verbeterbord 10 min. Presenteer de verschillende uitkomsten aan elkaar. Formuleer bijpassende acties op het verbeterbord naar aanleiding van de discussie.
Algemeen Werkblad Verspillende taak Is het écht nodig? Heeft de leerling er wat aan? Zo niet, voor wie doe je het dan wel? Doet die persoon/instantie er iets mee? Ja Kan het minder? Minder uitgebreid Minder mooi Minder gedetailleerd Over minder leerlingen Nee Kan het efficiënter? Kun je voorkomen dat je het over moet doen? Kan je het in één keer afmaken? Kan je het met minder mensen uitvoeren? Nee Nee Ja Ja Stop ermee! Verminder tijdsbesteding door minder: Voer efficiënter uit door: Daag je zelf écht uit en begin opnieuw bovenin! 12
Voorbeelden 13
Vergaderen Verspillende taak Vergaderen Is het écht nodig? Wat voegt deze vergadering toe? Nee Stop ermee! Ja Kan het minder? Minder uitgebreid Minder mooi Minder gedetailleerd Over minder leerlingen Nee Kan het efficiënter? Kun je voorkomen dat je het over moet doen? Kan je het in één keer afmaken? Kan je het met minder mensen uitvoeren Nee Daag je zelf écht uit en begin opnieuw bovenin! Ja Ja Verminder tijdsbesteding door: Minder frequent Minder onderwerpen Over minder leerlingen Voer efficiënter uit door: Met minder/andere deelnemers Vervangen door andere vorm (bordsessie) Door te voorkomen dat onderwerpen steeds terug komen Te zorgen dat je onderwerp in één keer echt afrond 14
Nakijken Verspillende taak Nakijken Is het écht nodig? Weten we voor wie we dit doen? Doet die ontvangende persoon/instantie er iets mee? En is dat écht nodig? Ja Kan het minder? Minder uitgebreid Minder mooi Minder gedetailleerd Over minder leerlingen Nee Kan het efficiënter? Kun je voorkomen dat je het over moet doen? Kan je het in één keer afmaken? Kan je het met minder mensen uitvoeren Nee Nee Ja Ja Stop ermee! Verminder tijdsbesteding door: Minder leerlingen Minder onderwerpen Minder vragen Minder vaak Voer efficiënter uit door: Formatieve evaluatie Met een format Door leerlingen Door een computer Daag je zelf écht uit en begin opnieuw bovenin! 15
Kerntaken, niet-kerntaken, verspilling Kerntaken Alle activiteiten die waarde toevoegen voor de leerlingen. Bijvoorbeeld: lesgeven, gesprekken met leerlingen, feedback aan leerlingen, lesbezoek Verspilling Wisselen Talent Wachten Verplaatsing van personen, wisselen tussen locaties, klassen, lessen of personen Onvolledige benutting van tijd en talent van leerlingen en personeel Wachten tussen twee activiteiten Afspraken en regels Afspraken en regels die onduidelijk zijn of niet (voldoende) worden toegepast Niet-Kerntaken Alle activiteiten die nodig zijn om je kerntaken uit te voeren Bijvoorbeeld: voorbereiden van de les, materialen klaarzetten, voorbereiden van gesprekken, korte vergaderingen zoals bordsessies Overbewerking Uitval Correcties Meer leveren dan gevraagd wordt, bijv. teveel administreren, te lang vergaderen Inspanning leidt niet tot concreet resultaat, bijv. lesuitval of af-/uitstroom leerling, ook uitval apparatuur, etc. Correctie van een fout. Bijv. instructie moet opnieuw want sloot niet aan op niveau leerlingen.
Tijd vrijmaken Frequentie Huidig overleg Doel Vorm Duur Vervangen door p/j 17
Voorbeeld van een VO-school Frequentie Huidig overleg Doel Vorm p/j Duur Vervangen door Plenaire vergadering, alle docenten Rapport-vergadering 10 x 4 x Mededelingen Voorlichting Verbinding Per leerjaar Leerling-resultaten (cijfers) Soms breed beeld klas Zenden Bespreken zorggevallen 45 min. 30 min. Mail Briefingsbord Borrel 1 x per maand Doel: leerlingen óp of bóven hun ingeschatte niveau laten functioneren Vast format Van te voren duidelijk, welke leerlingen besproken worden Mentoren-overleg Sectieoverleg 10 x 10 x Mededelingen Voorlichting Signaleren problemen bepaalde leerlingen Mededelingen Input en afstemmen over vak Per leerjaar Veel zenden Input vragen aan mentoren Zenden Overleggen Afstemmen 30 min. 60 min. Bordsessie Intervisie Bordsessie Gezamenlijk lesontwerp Lesbezoek Klassen-bespreking Op aanvraag Issues rond gedrag/cijfers van een klas Uitwisselen Afspraken maken 30 min. Vervallen, goede rapportvergadering gaat dit voorkomen 18