Organisatieplan Multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek Datum 18 december 2014 Versie 1.0 Status Definitief Auteur Pieter Benschop, hoofd veiligheidsbureau Vaststelling Veiligheidsdirectie van 18 december 2014
1 Inleiding De veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek heeft de wettelijke taak om de rampenbestrijding en crisisbeheersing in de regio te organiseren. Bij de beheersing van crises en rampen zijn veel partijen betrokken. De meeste bekende partijen zijn politie, brandweer, geneeskundige hulpverlening (GHOR) en bevolkingszorg. Maar ook defensie, Rijkswaterstaat, ProRail, waterschappen, nutsbedrijven, ministeries, ziekenhuizen en nog vele andere partijen hebben een belangrijke rol in de aanpas van crises en rampen. Dit plan beschrijft de wijze waarop de veiligheidsregio de multidisciplinaire samenwerking vormgeeft: Hoe ziet de multidisciplinaire organisatie er uit? Hoe zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdeeld? En wie houdt welke portefeuilles? Dit organisatieplan is een actualisatie van het plan uit 2011. De belangrijkste wijzigingen zijn: Het aantal expertisegroepen is teruggebracht van negen naar vier. De naam veiligheidsbureau wordt geïntroduceerd. De rol van het hoofd veiligheidsbureau wordt verstevigd. Organisatieplan multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding (versie 0.4) Pagina 2 van 12
2 Multidisciplinaire organisatie Binnen de veiligheidsregio wordt het volgende sturingsmechanisme toegepast: Richten van de organisatie door het veiligheidsbestuur Inrichten van de organisatie door de veiligheidsdirectie Verrichten van werkzaamheden door het veiligheidsbureau De hoofdlijnen van de multidisciplinaire organisatie zijn weergegeven in onderstaande figuur. Richten Veiligheidsbestuur Portefeuillehouder crisisbeheersing Beleidsplan crisisbeheersing Veiligheidsdirectie Voorzitter Inrichten Risicobeheersing Operationele voorbereiding Portefeuilles Vakbekwaamheid Besturing en ondersteuning Veiligheidsbureau Hoofd Verrichten Risicobeheersing Vakbekwaamheid Operationele voorbereiding Besturing en ondersteuning Procesmanagers/ expertisegroepen Projectgroepen Legenda Inhoudelijke afstemming Procesmatige afstemming Organisatieplan multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding (versie 0.4) Pagina 3 van 12
2.1 Niveau richten - veiligheidsbestuur Het veiligheidsbestuur geeft richting aan door de taken van de veiligheidsregio te definiëren, middelen ter beschikking te stellen, een organisatie in te richten en prioriteiten te stellen aan de uitvoering van de werkzaamheden. Hiertoe stelt het bestuur ten minste eenmaal in de vier jaar een beleidsplan crisisbeheersing vast. In dit plan legt het bestuur, op basis van het risicoprofiel, het beleid vast dat betrekking heeft op alle taken van de veiligheidsregio. Tevens staan hier de inrichtingsprincipes van de organisatie-inrichting vermeld. Meer specifiek stelt het veiligheidsbestuur jaarlijks het jaarplan (prioriteiten voor het komend jaar) en de begroting (toegekende middelen) vast. 2.2 Niveau inrichten - veiligheidsdirectie De veiligheidsdirectie is belast met de voorbereiding en de bewaking van de uitvoering van de besluiten van het veiligheidsbestuur. Bij het voorbereiden van besluiten moet vooral worden gedacht aan het nemen van initiatieven. De managementverantwoordelijkheid voor de uitvoering blijft bij de diensthoofden van de afzonderlijke hulpverleningsorganisaties waar het hun eigen uitvoeringsorganisatie betreft. De diensthoofden zijn ook afzonderlijk verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van voldoende mensen en middelen ter uitvoering van het jaarplan crisisbeheersing. De veiligheidsdirectie dient er voor te zorgen dat de gemaakte afspraken over een gecoördineerde aanpak worden nagekomen. Binnen de veiligheidsdirectie is een portefeuilleverdeling gemaakt ten aanzien van de fysieke veiligheid: Portefeuille Portefeuillehouder Risicobeheersing Directeur bevolkingszorg Vakbekwaamheid Directeur publieke gezondheid Operationele voorbereiding Directeur publieke gezondheid (t/m 2016) Besturing en ondersteuning Commandant brandweer Organisatieplan multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding (versie 0.4) Pagina 4 van 12
2.3 Niveau verrichten veiligheidsbureau Op uitvoeringsniveau worden er binnen het veiligheidsbureau procesmanagers benoemd die verantwoordelijk zijn voor de realisatie van producten en de kwaliteit daarvan. De verdeling van expertisegebieden over de kolommen is overeenkomstig de verdeling van portefeuilles binnen de veiligheidsdirectie: Expertisegroep Expertise Procesmanager Risicobeheersing Regionaal risicoprofiel Bevolkingszorg Risicocommunicatie Adviezen prioritaire crisistypen Evenementenveiligheid Operationele voorbereiding Regionaal crisisplan GHOR (t/m 2016) Operationele planvorming Multidisciplinaire alarmerings-, uitruk- en inzetprocedures Instandhouding operationele coördinatiecentra Incidentevaluaties Vakbekwaamheid Bestuurlijk oefenen GHOR Operationeel opleiden en oefenen Evaluatierapport vakbekwaamheid Besturing en ondersteuning Organisatieplan en productenboek Brandweer Programma crisisbeheersing en P&C Relatiebeheer en communicatie Kwaliteitszorg crisisbeheersing Informatiemanagement De procesmanagers krijgen van de veiligheidsdirectie opdracht om de doelstellingen uit het beleidsplan en, meer specifiek, het jaarplan te behalen. Deze doelstellingen behelzen enerzijds de uitvoering van reguliere multidisciplinaire werkzaamheden uit het productenboek (zoals reguliere oefeningen en beheer planvorming) en anderzijds de uitvoering van multidisciplinaire projecten. De procesmanagers sturen een expertisegroep aan. Een expertisegroep bestaat uit een vaste kern van minimaal een vertegenwoordiger per kolom (politie, GHOR, gemeentelijke kolom en brandweer). Deze vaste kern voert het grootste deel van de taken van de expertisegroep uit. Om de vaste kern wordt een flexibele schil gevormd met vertegenwoordigers vanuit de kolommen met een specifieke expertise. Zij voeren onder leiding van de procesmanagers de projectmatige taken uit of taken waarvoor een specifieke expertise is vereist. Een expertisegroep kan (tijdelijk) worden aangevuld met vertegenwoordigers van andere diensten, zoals het openbaar ministerie, defensie, waterschappen en Rijkswaterstaat. Organisatieplan multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding (versie 0.4) Pagina 5 van 12
De leden van de expertisegroepen blijven in dienst van hun moederorganisatie, maar worden (deels) vrijgemaakt om binnen de expertisegroep multidisciplinaire taken uit te voeren. De expertisegroep signaleert nieuwe ontwikkelingen, voert de reguliere multidisciplinaire werkzaamheden en, in voorkomende gevallen, projectmatige werkzaamheden uit. Voor grotere of complexere projecten, kan namens de procesmanager een multidisciplinair projectteam worden ingericht. Het veiligheidsbureau wordt aangestuurd door een hoofd. Hij is, namens de veiligheidsdirectie, verantwoordelijk voor de coördinatie van de werkzaamheden van het veiligheidsbureau en de uitvoering van het jaarplan crisisbeheersing. Hij stuurt de procesmanagers en eventuele projectleiders functioneel aan. Het hoofd is vaste adviseur van de veiligheidsdirectie voor wat betreft de fysieke veiligheid. Organisatieplan multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding (versie 0.4) Pagina 6 van 12
3 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Binnen de organisatie van multidisciplinaire samenwerking worden de volgende rollen onderscheiden: voorzitter veiligheidsdirectie, lid veiligheidsdirectie, hoofd veiligheidsbureau, procesmanager, lid expertisegroep en projectleider. Hierna zullen de belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol worden beschreven. 3.1 Veiligheidsdirectie Bereidt de besluiten voor van het dagelijks en algemeen bestuur1. Bewaakt de uitvoering van de besluiten die door het dagelijks en algemeen bestuur zijn genomen1. Draagt zorg voor de organisatorische voorwaarden die een gecoördineerd grootschalig optreden van de hulpdiensten in deze regio te allen tijde mogelijk maken1. Is verantwoordelijk voor de uitvoering van de multidisciplinaire taken van de veiligheidsregio (zoals vastgelegd in jaarplan crisisbeheersing). Geeft hiertoe opdrachten (inclusief kaders/randvoorwaarden) aan de procesmanagers. Informeert het algemeen bestuur over de voortgang van de uitvoering van het jaarplan crisisbeheersing. 3.2 Voorzitter veiligheidsdirectie Treedt op als secretaris van het dagelijks en algemeen bestuur van de veiligheidsregio 1. Ondertekent mede de stukken die vanuit het dagelijks en algemeen bestuur uitgaan. Stelt de agenda op voor en zit de vergadering voor van de veiligheidsdirectie. 3.3 Lid veiligheidsdirectie/portefeuillehouder In zijn rol als diensthoofd: Is verantwoordelijk voor de uitvoering van de monodisciplinaire taken van de veiligheidsregio. Is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van voldoende mensen en middelen, ter uitvoering van het jaarplan crisisbeheersing. Wijst, in overleg met het hoofd veiligheidsbureau, de procesmanagers aan voor de portefeuilles die zijn dienst levert. Wijst, in overleg met de procesmanagers, de leden van de expertisegroepen aan. 1 Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek 2011 Organisatieplan multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding (versie 0.4) Pagina 7 van 12
Is verantwoordelijk, anders dan voor de functionele aansturing, voor het eigen personeel in de expertisegroepen. Legt voorstellen van de procesmanager voor aan de veiligheidsdirectie. Draagt zorg voor de goede afstemming van monodisciplinaire en multidisciplinaire taken binnen de eigen organisatie. In zijn rol als portefeuillehouder: Houdt, namens de veiligheidsdirectie, een of meer multidisciplinaire portefeuilles. Is verantwoordelijk dat op strategisch niveau inhoud wordt gegeven aan het stelselmatig verbeteren en verder professionaliseren van de taken binnen deze portefeuilles. Stuurt zijn procesmanagers inhoudelijk aan. Legt voorstellen van de procesmanager voor aan de veiligheidsdirectie. 3.4 Hoofd veiligheidsbureau Stuurt de procesmanagers functioneel aan. Stelt de agenda op voor en zit de vergadering voor van het procesmanagersoverleg. Fungeert als eerste aanspreekpunt voor en vast adviseur van de veiligheidsdirectie voor wat betreft de fysieke veiligheid, zowel bij de voorbereiding als de uitvoering van besluiten. Bewaakt de voortgang van de uitvoering van het jaarplan crisisbeheersing en informeert de veiligheidsdirectie hierover. Bewaakt, met de procesmanagers, de samenhang tussen de werkzaamheden van de expertisegroepen. Bewaakt de kwaliteit van de voorstellen aan de veiligheidsdirectie. Fungeert als eerste aanspreekpunt voor externe relaties, zoals ministeries, inspecties, partners in de crisisbeheersing en andere veiligheidsregio s/veiligheidsbureaus. Neemt namens het veiligheidsbureau deel aan relevante regionale en landelijke netwerken. Adviseert de portefeuillehouders in de veiligheidsdirectie over de benoeming van de procesmanagers voor de portefeuilles die hij houdt. Is bevoegd tot het doen van uitgaven binnen de daarvoor vastgestelde (begrotingstechnische) kaders. 3.5 Procesmanager Is, namens de portefeuillehouder in de veiligheidsdirectie, verantwoordelijk voor de coördinatie van de werkzaamheden van zijn expertisegroep en de uitvoering van het jaarplan crisisbeheersing binnen de betreffende expertisegroep. Organisatieplan multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding (versie 0.4) Pagina 8 van 12
Signaleert of voorstellen haalbaar en betaalbaar zijn voor de kolommen en legt eventuele knelpunten voor aan de bureauhoofden en zijn portefeuillehouder. Signaleert relaties en afhankelijkheden met werkzaamheden van de andere expertisegroepen en stemt deze af met de andere procesmanagers. Stuurt de medewerkers werkzaam binnen de zijn expertisegroep functioneel aan. Is aanspreekpunt voor de medewerkers over de werkwijze binnen de multidisciplinaire organisatie en de inhoudelijke afstemming over de multidisciplinaire werkzaamheden. Signaleert ontwikkelingen en initieert verbeteringen en oplossingen. Stemt op inhoudelijk niveau af met zijn portefeuillehouder. Is verantwoordelijk voor een adequate terugkoppeling over de voortgang, ontwikkelingen en knelpunten van de werkzaamheden van zijn expertisegroep aan het procesmanagersoverleg. Adviseert de leden van de veiligheidsdirectie en het hoofd veiligheidsbureau over de benoeming van leden van de expertisegroepen. 3.6 Lid expertisegroep Is (mede)verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken uit het jaarplan. De taken worden toebedeeld aan een of meer medewerkers die de primaire verantwoordelijkheid dragen voor deze specifieke activiteit of product. Treedt op als liaison naar de eigen organisatie voor de inzet van medewerkers in de flexibele schil. Is verantwoordelijk voor de afstemming met de eigen kolom over hun taken. Legt verantwoording af over de taken die hij uitvoert aan de procesmanager of de projectleider. 3.7 Projectleider Is, namens de procesmanager of het hoofd veiligheidsbureau, verantwoordelijk voor het tot stand komen en uitvoeren van een multidisciplinair project. Is verantwoordelijk voor een adequate terugkoppeling over de voortgang, ontwikkelingen en knelpunten van het project aan de opdrachtgever (met name aspecten tijd, geld en kwaliteit). Stuurt de medewerkers binnen het project functioneel aan. Organisatieplan multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding (versie 0.4) Pagina 9 van 12
4 Personeel, capaciteit en werkwijze 4.1 Personeel Het personeel dat de multidisciplinaire werkzaamheden uitvoert (procesmanagers, leden van de expertisegroepen, projectleiders) krijgen geen aparte aanstelling en worden niet gedetacheerd ten behoeve van de multidisciplinaire werkzaamheden. Zij blijven in dienst van hun moederorganisatie, maar worden volledig of gedeeltelijk vrijgemaakt om (reguliere en/of projectmatige) multidisciplinaire taken uit te voeren. Hiërarchische aansturing van het personeel werkzaam binnen de multidisciplinaire organisatie vindt plaats door of namens zijn eigen diensthoofd. De procesmanagers sturen de leden van de expertisegroepen functioneel aan. Het hoofd veiligheidsbureau stuurt de procesmanagers functioneel aan. De uitvoering van multidisciplinaire werkzaamheden vraagt om relatief hoog gekwalificeerd personeel: o De procesmanagers dienen over aantoonbare ervaring te beschikken met het leidinggeven aan multidisciplinaire werkzaamheden. o De leden van de expertisegroepen en de multidisciplinaire projectgroepen dienen te beschikken over: Deskundigheid over het betreffende onderwerp; Inzicht in de wensen en belangen van de eigen kolom. 4.2 Capaciteit De benodigde capaciteit voor de reguliere werkzaamheden volgt uit het productenboek. Uitvoering van het volledige productenboek (alle producten) vraagt de volgende tijdbesteding: Expertisegroep Benodigde capaciteit Risicobeheersing 2.400 Operationele voorbereiding 2.600 Vakbekwaamheid 4.400 Besturing en ondersteuning 1.700 TOTAAL 11.100 Daarnaast wordt van een procesmanager een extra tijdsbesteding gevraagd van 200 uur per jaar voor de aansturing van zijn expertisegroep en eventuele projectleiders, het lezen en becommentariëren van de producten, het voorbereiden en bijwonen van het procesmanagersoverleg en de afstemming met de portefeuillehouder. Organisatieplan multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding (versie 0.4) Pagina 10 van 12
Het hoofd veiligheidsbureau moet rekening houden met een tijdsbesteding van 500 uur per jaar. Het veiligheidsbureau vraagt om een totale tijdsinvestering van 12.400 uur (zie onderstaande tabel). Expertisegroepen 11.100 Procesmanagers 800 Hoofd 500 TOTAAL 12.400 Per kolom zou dit een tijdsbesteding van 3.100 uur per jaar (circa 2 fte) vragen. De daadwerkelijke tijdsbesteding is echter afhankelijk van de keuzes die de veiligheidsdirectie maakt over de uit te voeren producten. Deze keuzes en de daarvoor beschikbaar gestelde tijdsbesteding worden vastgelegd in het jaarplan crisisbeheersing en rampenbestrijding. De beschikbare uren per kolom worden ingezet voor zowel de vertegenwoordiger(s) in de vaste kern als de vertegenwoordiger(s) in de flexibele schil. 4.3 Werkwijze Gelet op de bijzondere organisatie van het veiligheidsbureau, zijn er nadere afspraken nodig: Voor de uitvoering van het jaarplan crisisbeheersing, stellen de diensthoofden voldoende mensen en middelen beschikbaar. De procesmanager en leden van zijn expertisegroep (vaste schil), komen ten minste één vaste dag per week bij elkaar. Het aantal dagdelen is afhankelijk van de hoeveelheid taken van de betreffende expertisegroep. Bij omvangrijke projecten zal de voltallige projectgroep tijdelijk of zeer regelmatig fysiek bij elkaar en meerdere aaneengesloten dagdelen werken aan het project. Deze taken worden bij voorkeur op de gemeenschappelijke meldkamer in Naarden uitgevoerd. Hiertoe wordt een werkschema opgesteld. In het jaarplan wordt per taak een verantwoordelijke aangewezen, veelal een procesmanager. Deze is verantwoordelijk voor de voortgang en de afstemming van de taken. Reguliere werkzaamheden zullen worden toebedeeld aan de leden van de expertisegroepen. Projectmatige werkzaamheden worden, op basis van competenties en beschikbaarheid, toebedeeld aan procesmanagers, leden van de expertisegroepen en/of medewerkers vanuit de kolommen. Organisatieplan multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding (versie 0.4) Pagina 11 van 12
De producten en voorstellen van de procesmanagers en projectleiders worden, voordat zij ter behandeling aan de veiligheidsdirectie worden aangeboden, besproken in het procesmanagersoverleg. Het hoofd veiligheidsbureau legt, overeenkomstig de managementcyclus, verantwoording af aan de veiligheidsdirectie. De procesmanagers en projectleiders leveren hiervoor de benodigde input. 4.4 Monodisciplinaire belangenbehartiging Op de volgende wijze worden de monodisciplinaire belangen (haalbaarheid en betaalbaarheid) geborgd: 1. Voordat met de uitvoering van reguliere of projectmatige werkzaamheden gestart wordt, haalt de procesmanager kaders/randvoorwaarden op bij de portefeuillehouder/veiligheidsdirectie. Hierbij kunnen ook randvoorwaarden vanuit de kolom(men) worden gesteld. 2. Van de procesmanagers wordt verwacht dat zij niet alleen oog hebben voor de inhoud van de werkzaamheden, maar hierin ook de belangen en wensen vanuit de diensten meenemen. 3. De producten worden eerst in procesmanagersoverleg besproken, voordat zij aan de veiligheidsdirectie worden aangeboden. Ook hier zal getoetst worden of de voorstellen haalbaar en betaalbaar zijn voor de diensten. 4. Indien er twijfels bestaan over de haalbaarheid of betaalbaarheid van een voorstel bij één of meer diensten, bespreekt de portefeuillehouder de mogelijkheden met zijn collega diensthoofd(en). 5. De finale toetsing zal door de diensthoofden plaatsvinden in de veiligheidsdirectie. Organisatieplan multidisciplinaire crisisbeheersing en rampenbestrijding (versie 0.4) Pagina 12 van 12