Notitie herindicaties en jeugdhulp in het gebiedsteam Aanleiding Het gebiedsteam Leeuwarderadeel is naast haar reguliere taken verantwoordelijk voor het uitvoeren van de herindicaties op het terrein van de Jeugdwet, WMO en PGB s voor het einde van 2015. De vele herindicaties vormen vanaf de start in januari een extra belasting voor het team die leidt tot een hoge werkdruk, vertraging van de reguliere werkzaamheden van de medewerkers en minder ruimte voor experimenten en de noodzakelijke transformatie. Een andere opgave voor het gebiedsteam is het doorontwikkelen van de onderdelen jeugdhulp en jeugdbescherming en het versterken van de preventiekant. Het gebiedsteam is opgebouwd met de WMO-taken als kern vanuit de voormalige Omtinkerij. Dit onderdeel loopt dan ook goed. Jeugdhulp en jeugdbescherming maken echter onlosmakelijk onderdeel uit van de transities en de taken van het gebiedsteam. Met de vervlechting van het CJG krijgt het onderdeel jeugd van het gebiedsteam vorm in het kernteam jeugd (0-12 jaar). De verbinding met de veiligheidskant van de beschermingstafel en Veilig Thuis is de komende tijd een logische en noodzakelijke vervolgstap in de ontwikkeling van de pilot gebiedsteam. Samengevat beschikt het gebiedsteam op dit moment niet over voldoende capaciteit, kennis en ervaring om beide werkzaamheden binnen de termijn en op niveau uit te voeren. Bij het verkennen van oplossingsrichtingen wordt er gedacht vanuit de visie die aan de pilot van het gebiedsteam ten grondslag ligt, de gewenste experimenteerruimte en kanteling in de werkwijze. Er wordt in deze notitie gezocht naar een aanpak die beide problemen in samenhang oplost en het gebiedsteam in staat stelt om: - de herindicaties tijdig, deskundig en zorgvuldig te realiseren; - de ambulante jeugdhulp en jeugdbescherming in het team te versterken; - preventie in de jeughulpverlening op een vernieuwende wijze te verbinden met de eerstelijns gezondheidszorg in de gemeente. Herindicaties Jeugdwet Het grootste probleem bij de herindicaties doet zich in Leeuwarderadeel voor bij de herindicaties jeugd. Deze moeten vóór 15 november 2015 gereed zijn in verband met de wettelijke beroepstermijn. Het gebiedsteam heeft verschillende stappen gezet om de hoeveelheid herindicaties te beheersen, onder meer door een heldere planning en het wegfilteren van ruis en dubbele vermeldingen in de opgegeven indicaties. Na de piek in 2015 zullen de herindicaties de komende jaren terugkomen op de agenda van het gebiedsteam maar in veel minder grote aantallen. Dit heeft te maken met het feit dat indicaties voortaan voor een kortere periode worden afgegeven, bijvoorbeeld voor één of drie jaar in plaats van tien jaar zoals in voorgaande jaren wel voorkwam. Zo kan het gebiedsteam beter de vinger aan de pols houden bij de betreffende cliënten. Dat kost aan de voorkant meer tijd en werk, er wordt
meer gedaan met en voor de gezinnen. Aan de achterkant levert deze aanpak echter besparingen op doordat er vaker contact is met het gezin en eventuele complicaties sneller worden ondervangen. Daardoor zullen er minder zware en dure verwijzingen nodig zijn bijvoorbeeld naar jeugdzorginstellingen en jeugd GGZ. De uitvoering van de herindicaties in 2015 vormt een probleem voor alle gebiedsteams in Noardwest Fryslân, waarbij sommige teams meer problemen ervaren met de WMO herindicaties en andere meer met de herindicaties jeugd. De Dienst heeft op verzoek van de gebiedsteamleiders drie scenario s in beeld gebracht voor het vervolg van de herindicaties. Oplossingsrichtingen zijn: a. Screening en opschonen van de lijsten herindicaties. Het gebiedsteam Leeuwarderadeel heeft al een selectie gemaakt van dringende gevallen en langlopende indicaties. Bij de start van de herindicaties vermeldde de lijst voor herindicaties 197 cliënten. Na een half jaar is dat aantal teruggebracht tot 73 cliënten gepland voor de tweede helft van het jaar. Deze acties hebben de werkdruk verminderd maar niet weggenomen te meer omdat het hier gaat om complexe en bewerkelijke casus. b. Een combinatie van spreiding en uitstel van de herindicaties en uitvoering met de huidige formatie. Uitstel van de indicaties is mogelijk maar onwenselijk in verband met het risico van extra kosten doordat herindicaties mogelijk onnodig lang doorlopen. Dit scenario brengt tevens het risico met zich mee dat kinderen onvoldoende zorg krijgen, misverstanden in facturering, ophoping van herindicaties in december en het juridisch risico dat gemeenten niet conform de regelingen opereren. c. Inzet van extra fte om de herindicaties in 2015 zo snel mogelijk uit te voeren. Een tijdelijke uitbreiding van de formatie van de gebiedsteam, scenario 2 uit het advies van de Dienst. In overleg met de gebiedsteamleiders wordt de inzet per gemeente geregeld. Een zorgvuldige afwikkeling van deze herindicaties in vijf maanden vraagt gemiddeld per jeugdige 7,7 uur personele inzet (berekening van de Dienst). De gebiedsteamleiders hebben een voorkeur aangegeven voor optie c (scenario 2 in het advies van de Dienst) in combinatie met screening en opschonen van de herindicatielijsten. Jeugdhulp en jeugdbescherming: doorontwikkeling gebiedsteam Uit overleg met de coördinator CJG en leden van het kernteam jeugd in het gebiedsteam blijkt dat er vanuit het gebiedsteam weinig tot geen verzoeken om informatie of verzoeken tot onderzoek zijn gedaan aan de beschermingstafel AMHK / Veilig Thuis. Het gebiedsteam steunt op dit terrein sterk op Veilig Thuis omdat het team zichzelf hier nog niet klaar voor vindt. Om deze taken volwaardig te kunnen vervullen heeft het gebiedsteam versterking nodig met kennis en ervaring op het terrein van jeugdbescherming en jeugdhulpverlening. In de visie van het gebiedsteam en de gemeente nemen preventie en samenwerking met de eerstelijns gezondheidszorg bovendien een belangrijke plaats in. Huisartsen en de professionals in het gezondheidscentrum Stiens kunnen een grote rol spelen bij het versterken van de aanpak één gezin, één plan. De huisarts is voor veel gezinnen een vertrouwde route, een hulpverlener waar naast fysieke klachten problemen van allerlei aard aan de orde kunnen komen, zoals schulden of andere maatschappelijke problemen. Huisartsen verwijzen nu nog door naar de (duurdere) jeugdzorg en jeugd GGZ en weinig naar het gebiedsteam. Zij zijn vaak niet bekend met de mogelijkheden die het gebiedsteam te bieden heeft aan hun patiënten. Dat geldt eveneens voor andere beroepsgroepen in de eerstelijns gezondheidszorg. Samenwerking met huisartsen biedt het gebiedsteam kansen in het streven naar vernieuwing en experimenten. 2
Om de jeugdhulptaken zorgvuldig en op niveau uit te kunnen voeren heeft het gebiedsteam een ervaren medewerker nodig. Voor de medewerkers van het gebiedsteam houdt dit in dat zij het hele gezin waar de jongere deel van uitmaakt in het vizier hebben en oplossingsgericht kunnen werken. Vertaald naar functies en vaardigheden waarover de medewerkers moeten beschikken betekent dit dat zij onder andere over voldoende ervaring beschikken op het terrein van jeugdhulp en jeugdbescherming, met oplossingsgericht en systeem gericht werken en dat zij beschikken over een breed scala aan sociaal-agogische vaardigheden. Dergelijke kennis en vaardigheden zijn te vinden bij ambulante jeugdhulpverleners. Een ambulante jeugdhulpverlener beschikt bovendien over de benodigde kennis en vaardigheden om de herindicaties jeugd snel op te pakken. Voorstellen 1. Uitbreiding van de formatie van het gebiedsteam. Om de grote hoeveelheid herindicaties op een snelle, verantwoorde en zorgvuldige wijze te kunnen afwikkelen is er naast een screening van de herindicatielijsten een aanvulling op het huidige formatie van het gebiedsteam nodig. Deze oplossing is beschreven in het Advies Vervolg Herindicaties Jeugdwet van de Dienst (zie bijlage)en heeft tevens de voorkeur van de gebiedsteamleiders. Hoe gaan we dat doen Het versterken van het team met een ervaren ambulante jeugdhulpverlener voor 32 uur per week in de periode augustus tot 31 december 2015. Een ambulante jeugdhulpverlener beschikt over de benodigde deskundigheid die nodig is voor het uitvoeren van de screening en de herindicaties Jeugdwet. 2. Versterking van de toekomstgerichte en preventieve werkwijze van het gebiedsteam. Met de inzet van ambulante hulpverlening wordt er tevens toegewerkt naar vernieuwing en transformatie door het ontwikkelen van de samenwerking met huisartsen en gezondheidszorg in de gemeente in het kader van de preventieve aanpak. Dit kost op korte termijn geld, maar bespaart op langere termijn geld omdat er minder doorverwijzingen nodig zijn naar zwaardere jeugd zorg, problemen vroegtijdig en in gezinsverband worden onderkend. Het bedrag van deze besparing is kan op dit moment nog niet gemeld worden. Dekking Kosten - Jeugdhulpverlener ambulant (Jeugdhulp Friesland) 32 uur per week Uurtarief 50,- op basis van detachering in de periode 1 augustus tot 31 december 2015: 33.600,- (ex BTW) 35.200,- Financiering - Bestemmingsreserve Sociaal Domein 35.200,- ---------- Totaal 35.200,- NvdF/juni 2015 Bijlagen: 1. Advies Vervolg herindicaties Jeugdwet (de Dienst) 2. Overzicht Bestemmingsresevere Sociaal domein (Financiën) 3
Bijlage 1 Advies Vervolg Herindicaties Jeugwet Datum : 02-06-2015 Aan : BCT Van : Abassin Nessar Aanleiding De gegevensbestanden van de Jeugdwet zijn inmiddels compleet. De gebiedsteams in Noordwest Fryslân zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de herindicaties. De huidige formatie van de gebiedsteams zijn niet toereikend om alle herindicaties (deels eenmalig in 2015) uit te voeren om zo te komen tot een werkelijk passende en innovatieve indicatie. Het is van belang te melden dat in een eerdere uitbreiding van fte uren ten behoeve van de herindicatie Jeugdzorg in december 2014 geen rekening is gehouden met de mutaties in aantal herindicaties Jeugd Zorgverzekeringswet en Jeugdwet, voorheen provinciale Jeugdzorg. Hierbij gaat het met name om Zorg In Natura (ZIN). Met de instroom van deze cases en de veranderingen als gevolg van mutaties in de bronbestanden is geen rekening gehouden met de berekening van de uren van de gebiedsteammedewerkers. Wat gaan wij daarvoor doen? De gebiedsteams hebben samen met de afdelingen P & C en team beleid van Dienst SoZaWe enkele scenario's verkend ten behoeve van de uitvoering van de resterende lijst van aflopende herindicaties in 2015. Bij alle herindicaties is rekening gehouden met een gemiddelde afwikkelingsduur van 7.7 uur per cliënt en uitvoeringstermijn van 5 maanden tot 14 november 2015. Dit is gelijk aan een eerdere tijdelijke formatie-uitbreiding van de gebiedsteams t.b.v. afhandeling jeugd wet herindicaties december 2014. Deze berekening houdt rekening met complexe situaties en maakt inhoudelijke vernieuwing/transformatie conform de verzilveringsstrategie mogelijk. Scenario 1: De herindicaties uitvoeren op basis van de bestaande (verouderde formatieberekening) met als gevolg dat niet iedereen wordt geherindiceerd en daarmee de risico s: dat kinderen niet de zorg krijgen die ze nodig hebben, dat er misverstanden in de facturering gaan ontstaan, of dat er een hausse aan herbeoordelingen in december 2015 gedaan moet worden dat de gemeenten niet opereren conform juridische regelgeving Scenario 2: Uitbreiding formatie voor de realisatie van herindicaties jeugdwet AWBZ plus 25 % van de aanmeldingen Jeugd (oude zorgverzekeringswet en oude provinciale jeugdzorg) De gebiedsteams beschikken in 2015 niet over capaciteit om de resterende aflopende herindicaties in het kader van de Jeugdwet uit te voeren. Voorgesteld wordt hiervoor tijdelijke medewerkers aan 4
te trekken. Het is efficiënt om de benodigde fte via de eigen gemeentelijke organisatie te organiseren. De inzet wordt in overleg met de teamleiders bepaald. Gemeente Aantal cliënten* Uren per client** Totale uren Fte*** Harlingen 78 7 7 601 1,25 Menameradiel 56 7 7 434 0 91 Leeuwarderadeel 73 7 7 562 1.18 Terschelling 15 7 7 116 0 24 Het Bildt 43 7 7 328 0 67 Franeker 98 7 7 753 1,56 Vlieland 0 0 0 0 00 Totaal 362 65 46 20 2792 5,81 Totaal aantal uren per 1 Fte 1150 * Aantal cliënten is op basis van de toegepaste filteringsmethodiek (bijlage) ** Uren per cliënt is op basis van gekantelde werkwijze voor een termijn van 5 maanden *** Fte is op basis van totaal aantal uren in verhouding met gedefinieerde uren voltijd fte 25% indicaties 292 Om deze herindicaties in 5 maanden uit te voeren is berekend dat hiervoor 5,81 fte benodigd is. Dit is gebaseerd op een gemiddelde afwikkelingsduur van 7.7 uur per cliënt. Deze berekening houdt rekening met complexe situaties en maakt inhoudelijke vernieuwing/transformatie conform de verzilveringsstrategie mogelijk. Aandachtspunt mailing Brieven aan Cliënten: Bij keuze voor scenario 2 stuurt de afdeling communicatie van Dienst SoZaWe een brief naar alle cliënten met een indicatie, behalve cliënten met een AWBZ indicatie. De verwachting is dat 25% van de cliënten die een brief ontvangen alsnog geherindiceerd moeten worden. In de brief wordt cliënten gevraagd om zich binnen 5 werkdagen te melden bij hun gebiedsteam. Na 2 weken volgt een herinnering, waardoor juridisch gezien correct gehandeld wordt om ouders van de kinderen zelf het initiatief te geven contact op te nemen indien de hulp van hun kind herbeoordeeld moet worden. Scenario 3: uitgaande van alles uitvoeren, is er extra formatie nodig voor circa 1358 cliënten circa 10457 uren in een periode van 5 maanden circa 22,28 fte. Gemeente Aantal cliënten* Uren per cliënt** Totale uren Fte*** Harlingen 270 7 7 2079 4,34 Menameradiel 208 7 7 1602 3,79 Leeuwarderadeel 196 7 7 1509 3,14 Terschelling 68 7 7 524 1,1 Het Bildt 216 7 7 1663 3.48 Franeker 390 7 7 3003 6.26 5
Vlieland 10 7 7 77 0 17 Totaal 1358 00 53 90 10457 22,28 Advies: Voorgesteld wordt: 1. te kiezen voor scenario 2. Dit voorstel wordt gedragen door de gebiedsteams, afdeling P & C en team beleid Dienst Sozawe. 2. de eigen gemeentelijke P & O afdeling opdracht te geven om in afstemming met de eigen teamleider gebiedsteam uitbreiding formatie gebiedsteams te realiseren (in het geval gekozen wordt voor scenario s 2 of 3); 3. de gebiedsteams verantwoordelijk te maken voor uitvoering van de herindicaties en de inzet van de tijdelijke formatie; Bijlage: Waarom alleen oude Jeugdwet AWBZ filteren? De oude AWBZ indicaties geldt voor jeugdigen (0 tot 18 jaar) die vóór 2015 een indicatiebesluit hadden op basis van een bepaalde grondslag (psychiatrie, lichamelijk, auditief, visueel, verstandelijk). Dit betreft chronische problematiek na behandeling (bij psychiatrie) of chronische problematiek op basis van een verstandelijke of lichamelijke beperking. Deze jeugdigen hebben daardoor langdurige zorg nodig. Dit kan zijn begeleiding individueel, begeleiding groep, behandeling of Kort Durend Verblijf (logeerhuis). De zorgaanbieders die deze zorg leveren, kunnen niet zelf zorgen voor een verwijzing of verlenging indicatiebesluit. De Jeugdwet staat dit niet toe en de gebiedsteams (of de gezinsvoogd als die betrokken is) is alleen bevoegd te indiceren (huisarts en jeugdarts kan, is niet gebruikelijk). Waarom 25 % van ZIN Jeugd opnemen in de formatie berekening herindicaties? De cliënten buiten Jeugd AWBZ ontvangen een brief om zich te melden als de indicatie nog door moet lopen na 31 december 2015 (cliënten AWBZ met daar bovenop extra indicaties moeten eruit worden gefilterd). De verwachting is dat 25% van deze cliënten aanvullend geherindiceerd moeten worden in 2015. Alleen met deze cliënten wordt dan een keukentafelgesprek gevoerd, hiervoor dient de extra formatie. Conform de juridische procedures die van toepassing zijn bij herindicaties wordt twee weken later een herinnering gestuurd naar alle cliënten. 6