Handleiding voorjaar 2018 Utrecht, februari 2018 Nationaal Regieorgaan Nationaal Praktijkgericht Regieorgaan Onderzoek Praktijkgericht SIA Onderzoek SIA (onderdeel van NWO) 1
Inhoud Inhoud... 2 1. Inleiding... 3 1.1 Achtergrond... 3 1.2 Beschikbaar budget... 3 1.3 Geldigheidsduur call for proposals... 3 2. Doel... 4 3. Richtlijnen voor aanvragers... 5 3.1 Wie kan subsidie aanvragen?... 5 3.2 Wanneer kan worden aangevraagd?... 5 3.3 Hoe wordt de aanvraag opgesteld en ingediend?... 5 3.4 Algemene subsidievoorwaarden... 6 3.5 Specifieke subsidievoorwaarden... 6 3.6 Financiële en administratieve subsidievoorwaarden... 7 4. Procedure... 9 4.1 Ontvankelijkheid... 9 4.2 Beoordeling... 9 4.3 Beoordelingscriteria... 9 4.4 Besluitvorming... 10 4.5 Tijdpad... 10 5. Uitvoering... 11 6. Contact en overige informatie... 12 2
1. Inleiding 1.1 Achtergrond Op 16 maart 2017 is de ondertekend. Het doel van de City Deal Kennis Maken is om met de partijen 1 die deze City Deal hebben ondertekend, een versnelling tot stand te brengen in het oplossen van maatschappelijke opgaven van steden door onderzoekers, docenten en studenten hierbij te betrekken. De betrokkenen beschouwen dit enerzijds als een vorm van het benutten van kennis en anderzijds als het aanbieden van de stad als (rijke) leeromgeving voor studenten. Talentontwikkeling, ondernemerschap én het stimuleren van maatschappelijke betrokkenheid van studenten staan daarbij voorop. De City Deal loop van 2017 tot en met 2021. De steden hebben in 2017 een strategische agenda uitgewerkt samen met de kennisinstellingen (universiteiten en hogescholen) in hun stad en stellen een trekker voor deze agenda aan. In de strategische agenda staan de thema s die worden aangepakt. Ook wordt er uitgewerkt hoe er meer studenten, onderzoekers en docenten kunnen worden betrokken bij deze thema s. De regeling Impuls geeft een eenmalige impuls aan de. 1.2 Beschikbaar budget Het beschikbare budget voor deze call bedraagt 550.000,-. Per project kan maximaal 50.000,- worden aangevraagd. 1.3 Geldigheidsduur call for proposals Deze call for proposals is geldig voor de eerste indienronde Impuls City Deal Kennismaken, voorjaar 2018, met sluitingsdatum en -tijd, dinsdag 24 april 2018 14.00 uur, Nederlandse tijd. 1 Zie: zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2017-18482.html 3
2. Doel De regeling Impuls heeft als doel om een impuls te geven aan de strategische agenda s die zijn ontwikkeld binnen de om zo de samenwerking tussen gemeenten en kennisinstellingen te ondersteunen en te versnellen. Het uiteindelijke doel is meer studenten en docenten betrekken bij de maatschappelijke opgaven in steden. Deze impuls is breed inzetbaar, maar de inzet moet aantoonbaar bijdragen aan het verduurzamen van de samenwerkingsverbanden tussen gemeenten en kennisinstellingen. 4
3. Richtlijnen voor aanvragers 3.1 Wie kan subsidie aanvragen? Deze impulsregeling is een besloten call voor universiteiten of hogescholen die de in 2017 hebben ondertekend, gestart zijn met de ondertekening of zich in 2017 hebben aangesloten bij partijen die de City Deal Kennis Maken ondertekend hebben. In bijlage 1 is voor alle gemeenten die in aanmerking komen voor deze call een lijst met kennisinstellingen opgenomen die een aanvraag kunnen doen. Per gemeente kan maximaal één aanvraag worden ingediend. Deze aanvraag wordt gedaan namens de verschillende bij de City Deal betrokken kennisinstellingen en de gemeente (medeaanvragers) zoals beschreven in de bijlage. Het College van Bestuur van de penvoerende kennisinstelling benoemt de projectleider die namens de kennisinstelling het aanspreekpunt is voor Regieorgaan SIA en door het College van Bestuur wordt gemachtigd om de aanvraag in te dienen. Als projectleider kan optreden een docent, onderzoeker of beleidsmedewerker werkzaam bij een van de universiteiten of hogescholen die een aanvraag kunnen doen. De projectleider dient een aanstelling bij een hogeschool of universiteit te hebben gedurende de looptijd van het project. 3.2 Wanneer kan worden aangevraagd? Aanvragen kunnen worden ingediend tot dinsdag 24 april 2018, 14.00 uur, Nederlandse tijd. Aanvragen die na de deadline worden ingediend, worden niet in behandeling genomen. 3.3 Hoe wordt de aanvraag opgesteld en ingediend? Een volledige aanvraag omvat de volgende stukken: het volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulier; het projectvoorstel, met daarin: o een samenvatting o een beschrijving van het toekomstperspectief o een beschrijving van de inhoudelijke focus van het project o een activiteitenplan en de verwachte resultaten o een beschrijving van de projectorganisatie en -management; de begroting met kostenonderbouwing, aangevraagde subsidie en cofinanciering. De handleiding, het aanvraagformulier, inclusief het model projectvoorstel en het begrotingsformat worden beschikbaar gesteld via ISAAC. De directe link naar deze call in ISAAC is: https://www.isaac.nwo.nl/subsidieaanvraag?extref=cdk2018-01 Het is verplicht de via ISAAC beschikbare formulieren/formats te gebruiken. Het indienen van een aanvraag bij NWO kan alleen via ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. Een hoofdaanvrager is verplicht zijn/haar aanvraag via zijn/haar eigen ISAAC-account in te dienen. Indien de hoofdaanvrager nog geen ISAAC-account heeft, dient hij/zij dat minimaal een dag voor het indienen aan te maken. Dit is om eventuele aanmeldproblemen nog op tijd te kunnen verhelpen. 5
Het inlogscherm ISAAC is bereikbaar via: www.isaac.nwo.nl De handleiding ISAAC is bereikbaar via: www.isaac.nwo.nl/help De ISAAC helpdesk is bereikbaar via: isaac.helpdesk@nwo.nl U wordt verzocht de aanvraag en registratie volledig in te vullen. Ook dient u het aanvraagformulier inclusief projectvoorstel en de begroting, voorzien van alle benodigde handtekeningen, digitaal toe te voegen. 3.4 Algemene subsidievoorwaarden De maximaal aan te vragen subsidieomvang bedraagt 50.000,-. De duur van het project is maximaal 12 maanden. Inzet van subsidie buiten de looptijd van het project is niet mogelijk. De hoofdaanvrager en de medeaanvragers van het project dragen bij aan de activiteiten. De cofinanciering dient per aanvrager (hoofd- en medeaanvrager) ten minste 10% van de totale subsidie te bedragen. De cofinanciering kan zowel in cash als in kind (op geld waardeerbare zaken, uren, natura) plaatsvinden. De subsidiegelden zijn uitsluitend bestemd voor duurzame stimulering van de samenwerking tussen gemeenten en kennisinstellingen. Voorbeelden waaraan gedacht kan worden voor de inzet van de middelen zijn: Een pilot project tussen de gemeente en de verschillende kennisinstellingen gericht op duurzame samenwerking waardoor samenwerking getest en gevalideerd wordt. De aanstelling van een aanjager voor de strategische agenda. Verschillende bijeenkomsten gericht op het samenwerken van docenten en studenten van verschillende kennisinstellingen. Het starten van een (interne) verkenning voor de kansen van flexibele curricula. De subsidiegelden zijn niet bestemd voor het uitvoeren van wetenschappelijk of praktijkgericht onderzoek of het verzorgen van onderwijs. Subsidiëring van (deel)projectactiviteiten die reeds zijn gesubsidieerd vanuit andere bronnen, is niet mogelijk. Alleen activiteiten vanaf het moment dat subsidie is ontvangen komen voor subsidiëring in aanmerking. Bij eventueel voortijdig beëindigen van het project bepaalt Regieorgaan SIA of de subsidie geheel of ten dele moet worden gerestitueerd. De projectresultaten die (mede) tot stand zijn gekomen met deze subsidie, dienen zo spoedig mogelijk toegankelijk te worden voor het nationale kennisnetwerk van de. 3.5 Specifieke subsidievoorwaarden Regieorgaan SIA gaat er vanuit dat de (penvoerende) kennisinstelling en de medeaanvragers afspraken hebben gemaakt over het nakomen van de onderlinge toezeggingen en verplichtingen binnen het project. De penvoerende kennisinstelling is verantwoordelijk voor het maken van afspraken met de medeaanvragers en voor het gebruik en het uitdragen van de projectresultaten. De medeaanvragers zijn de andere ondertekenaars van de uit dezelfde gemeentelijke regio als de hoofdaanvrager en andere kennisinstellingen uit dezelfde gemeentelijke regio als de hoofdaanvrager die zich hebben aangesloten bij de City Deal Kennis Maken. Kennisinstellingen die mede-aanvrager zijn moeten de aanvraag laten 6
ondertekenen door een persoon gemachtigd door het CvB. Deze medeaanvragers hebben samen met de hoofdaanvrager een substantiële en actieve rol bij het opstellen, indienen van de aanvraag en uitvoeren van het project. Binnen deze regeling Impuls wordt een uitnodigende houding ten aanzien van (nog) niet participerende kennisinstellingen (bijv. mbo) bij het project gewaardeerd. 3.6 Financiële en administratieve subsidievoorwaarden De kosten die met deze subsidie gefinancierd kunnen worden, betreffen de noodzakelijke, rechtstreeks aan de uitvoering van het project toe te rekenen gemaakte en/of betaalde kosten gebaseerd op kostprijs, inclusief eventuele nietverrekenbare btw. Voor de tarieven worden de tarieven conform de Handleiding Overheidstarieven (HOT) 2017 gehanteerd. De toegestane tarieven in de HOT betreffen uitsluitend de tarieven genoemd in de versie van de HOT van 2017 en conform onderstaande tabel 2, kolom Kostendekkend tarief per uur, op basis van de cao inschaling van de betreffende medewerker. Deze tarieven zijn integraal toepasbaar en het hanteren van deze tarieven is zonder toelichting of berekening toegestaan. Lagere tarieven zijn toegestaan, maar mogen niet willekeurig opgevoerd worden. Eventuele lagere tarieven moeten onderbouwd kunnen worden, bijvoorbeeld op basis van een interne kostprijsberekening. De instellingsaccountant hoeft hier geen accountantscontrole toe te passen; tarieven lager dan de HOT zijn voor Regieorgaan SIA altijd akkoord. Alleen consistente toepassing is vereist. Download hier de Handleiding Overheidstarieven 2017. De tarieven zijn voor 2017 als volgt ( Kostendekkend tarief per uur ): Schaal Loonkosten per mensjaar Overhead Totale kosten Kostendekkend tarief per uur Kosten-plus tarief, excl. btw Kosten-plus tarief, incl. btw 1 2 28.000 32.000 31.500 31.500 59.500 63.500 43 46 44 47 54 57 3 35.000 31.500 66.500 48 49 60 4 41.000 31.500 72.500 53 54 65 5 42.000 31.500 73.500 53 55 66 6 46.000 31.500 77.500 56 58 70 7 50.000 31.500 81.500 59 61 73 8 55.000 31.500 86.500 63 64 78 9 62.000 31.500 93.500 68 69 84 10 68.000 31.500 99.500 72 74 89 11 77.000 31.500 108.500 79 81 98 12 89.000 31.500 120.500 87 90 108 13 100.000 31.500 131.500 95 98 118 14 111.000 31.500 142.500 103 106 128 15 121.000 31.500 152.500 111 113 137 16 132.000 31.500 163.500 119 122 147 17 143.000 31.500 174.500 127 130 157 18 156.000 31.500 187.500 136 139 169 Tabel Integrale loonkosten per salarisschaal 2017 in euro s (loonkosten per mensjaar afgerond op 1.000 euro) 7
Kosten studenten Het is toegestaan studenten, verbonden aan een van de betrokken kennisinstellingen, in te zetten voor het project en de kosten hiervan binnen het project op te voeren. Per subsidiejaar kan het volgende worden opgevoerd: Inzet van uren van studenten waarbij geldt dat dit geschiedt als onderdeel van de opleiding (de studenten dienen in dat geval ook studiepunten te krijgen voor de activiteiten). Alleen de stagevergoeding zoals gebruikelijk binnen de instelling is declarabel met een maximum van 25,- per uur. Aan het aantal in te zetten uren per student is een maximum verbonden van 1.650. Inzet van uren van studenten die extra-curriculair worden ingezet in het traject. Per student kan maximaal 250 uur per subsidiejaar ten laste van het traject worden gebracht, waarbij geldt dat maximaal 25,- per uur opgevoerd kan worden als subsidiabele kosten. In beide situaties geldt dat uitsluitend de werkelijke aan de student uitbetaalde bedragen met een maximaal uurtarief van 25,- als kosten kunnen worden opgevoerd. Uren en uurtarieven boven de genoemde maxima kunnen niet als kosten worden opgevoerd. Aan het aantal in te zetten studenten in het project is geen maximum verbonden. Loonkosten overige partners Overige projectpartners: Bepaling uurtarief is vijr, met een maximum van 130 per uur, ex btw. Materiële kosten De aan de uitvoering van het project verbonden kosten als verbruik van materialen, (digitale) hulpmiddelen en overige kosten zoals reis- en verblijfkosten, communicatieactiviteiten, bijeenkomsten of publicaties. Bij het aanschaffen van machines en apparatuur kunnen slechts de aan het project toe te rekenen afschrijvingskosten of leasetermijnen worden opgevoerd. Afschrijvingstermijnen dienen te worden berekend op basis van de historische aanschafprijs exclusief financieringskosten, een lineaire afschrijvingsmethode en een levensduur van vijf jaar. Opvoering van kosten voor gebruik van apparatuur ouder dan vijf jaar is dus niet mogelijk. 8
4. Procedure 4.1 Ontvankelijkheid De aanvraag wordt na het verstrijken van de deadline gecontroleerd op de juistheid ten aanzien van volledigheid en vormvereisten. Indien de aanvraag hieraan voldoet, wordt deze ontvankelijk verklaard, geregistreerd en in behandeling genomen. De kennisinstelling krijgt daarvan bericht. Voldoet de aanvraag niet aan de volledigheid en vormvereisten, dan wordt de kennisinstelling de mogelijkheid geboden de ontbrekende gegevens te verstrekken. Indien de gegevens binnen de gestelde termijn worden aangeleverd en akkoord worden bevonden, wordt de aanvraag (alsnog) ontvankelijk verklaard, geregistreerd en in behandeling genomen. Indien deze gegevens niet binnen de gestelde termijn zijn verstrekt, wordt de aanvraag niet-ontvankelijk verklaard en buiten behandeling gesteld. De kennisinstelling krijgt hiervan bericht. De aanvraag wordt gecontroleerd op: de aanwezigheid van een (eerste) strategische agenda; één aanvraag per stad; startdatum, deze ligt tussen 1-08-2018 en 31-12-2018; het voldoen aan de cofinancieringsvereisten. Het dossiernummer geldt als vast kenmerk voor alle verdere correspondentie. 4.2 Beoordeling Voor de beoordeling is een onafhankelijke stuurgroep ingesteld. Wanneer een aanvraag in behandeling is genomen, wordt de gehele aanvraag ter beoordeling voorgelegd aan de stuurgroep. Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen is de NWO-code Belangenverstrengeling van toepassing. De stuurgroep beoordeelt de projecten met een voldoende of onvoldoende op basis van de beoordelingscriteria zoals hieronder beschreven. Indien de stuurgroep dit nodig acht kan de stuurgroep indieners uitnodigen voor een toelichtend gesprek. 4.3 Beoordelingscriteria Aanvragen worden getoetst op onderstaande criteria. De mate van doeltreffendheid (bijv. verwachte mate van effectiviteit/impact van de gekozen aanpak). De mate van haalbaarheid (bijv. geld, tijd, samenstelling en kwaliteit voorgestelde projectteam). De mate van doelmatigheid (bijv. weegt de inzet op tegen het beoogde resultaat). De verwachte mate van effectiviteit/ impact van het project. (bijv. leidt het project tot de verduurzaming van de samenwerking tussen gemeente en kennisinstellingen). Op alle criteria moet voldoende worden gescoord om in aanmerking te komen voor honorering. 9
4.4 Besluitvorming De stuurgroep brengt een advies uit aan het bestuur van Regieorgaan SIA. Het bestuur van Regieorgaan SIA toetst de gevolgde procedure en besluit op basis van het advies van de stuurgroep. Het subsidieverleningsbesluit van het bestuur van Regieorgaan SIA wordt schriftelijk meegedeeld, in geval van honorering inhoudende een subsidieverleningsbesluit en in geval van niet-honorering inhoudende een afwijzingsbesluit. In een bezwaar- en beroepsprocedure is voorzien. De bezwaarprocedure is te vinden op de website van NWO. 4.5 Tijdpad 24 april 2018 Deadline indiening aanvragen Mei 2018 Juni 2018 Juni/juli 2018 Vergadering stuurgroep Besluit bestuur Regieorgaan SIA Bekendmaking 10
5. Uitvoering Na toekenning van de subsidie is de uitvoering van het project de verantwoordelijkheid van de hoofdaanvrager. Het subsidiebedrag wordt binnen vier weken na de start van de looptijd van het project overgemaakt. Eindrapportage Het project wordt afgerond met de oplevering van een beknopte inhoudelijke eindrapportage waarin kort in gegaan wordt op de werkwijze en de behaalde resultaten. De hoofdaanvrager levert de eindrapportage binnen acht weken na de einddatum van de looptijd aan in ISAAC. Voor de eindrapportage dient gebruik te worden gemaakt van het format die via ISAAC beschikbaar wordt gesteld. 11
6. Contact en overige informatie Inhoudelijke vragen Voor inhoudelijke vragen over deze call for proposals, aanvullende informatie over de indieningsprocedure en -voorwaarden en/of eventuele overige inhoudelijke vragen kan contact worden opgenomen met: Martje van Ankeren, programmamanager telefoon: 06-57 74 19 97 e-mail: martje.vanankeren@regieorgaan-sia.nl Vragen van technische aard Heeft u vragen van technische aard dan verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC helpdesk. Wij raden u aan eerst de ISAAC handleiding door te nemen voordat u contact opneemt met de ISAAC helpdesk. Bereikbaarheid ISAAC helpdesk: van maandag t/m vrijdag van 11.00 uur tot 17.00 uur, telefoonnummer 020-346 71 79. U kunt ook uw vraag per e-mail sturen aan isaac.helpdesk@nwo.nl. 12
Bijlage 1 Lijst kennisinstellingen die kunnen indienen Amsterdam: Hogeschool van Amsterdam, Inholland, Universiteit van Amsterdam, Vrije Universiteit. Delft: De Haagse Hogeschool, Inholland, Technische Universiteit Delft, Ede-Wageningen: Christelijke Hogeschool Ede, Wageningen University & Research Enschede: Saxion, Universiteit Twente Groningen: Hanzehogeschool Groningen, Rijksuniversiteit Groningen. Leiden: Hogeschool Leiden, Universiteit Leiden Maastricht: Zuyd Hogeschool, Universiteit Maastricht Nijmegen: ArtEZ, Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, Radboud Universiteit, Hogeschool Van Hall Larenstein Utrecht: Hogeschool Utrecht, Universiteit Utrecht. Rotterdam: Erasmus Universiteit Rotterdam, Codarts Rotterdam, Hogeschool Rotterdam, Inholland Tilburg: Fontys Hogescholen, Tilburg Universiteit 13