WORKSHOP 5 DE VERSLAGEN VAN DE ONTWIKKELINGS-NGO S De financiële rapportering door NGO s in het kader van de nieuwe regelgeving (KB 2006) door Marc HEIRMAN 1 Overzicht regelgevende teksten Wetten op Rijkscomptabiliteit, regelgeving VZW s, regelgeving BTW, behoorlijke praktijken Het KB van 14 december 2005; KB van 24 september 2006; MB van 30 mei 2007; Ministerieel besluit houdende toekenning van een subsidie aan een NGO (art.6); Richtlijn voor de boekhoudkundige en financiële aspecten van programma s/projecten ( financiële richtlijn ); Gids voor de besteding, verantwoording en controle van subsidies ( subsidiegids ). 2 1
I. Rapporteringverplichting De NGO moet een (NARRATIEF*) en FINANCIEEL verslag indienen bij de Administratie. dit dient jaarlijks te gebeuren, in principe ten laatste 120 dagen na de verjaardag van de begindatum van het programma en, volgens de modaliteiten zoals bepaald door de Minister zie voornamelijk Financiële richtlijn en Subsidiegids, voor programma s wordt het derde jaarverslag beschouwd als eindverslag. * maakt niet deel uit van het onderwerp van deze presentatie 3 Kader rapporteringverplichting A) DE FINANCIELE RICHTLIJN: wordt toegevoegd aan elk subsidiebesluit en maakt daar integraal deel van uit; regelt de specifieke boekhoudkundige vereisten en de financiële verslaggeving alsook de wijze van betaling van de subsidie en de eventuele kredietverschuivingen. B) DE SUBSIDIEGIDS: maakt deel uit van de financiële richtlijn; heeft tot doel de NGO toe te laten een begroting op te stellen en uitgaven concreet toe te wijzen. 4 2
Het financieel verslag Geeft een overzicht van de werkelijk verrichte kosten in vergelijking met het goedgekeurde budget en omvat het volgende: 1. de jaarrekening, met inbegrip van de balans, de resultatenrekening en het verslag van de Commissaris aan de Algemene Vergadering; 2. de verantwoordingsstukken en auditrapporten; 3. de modellen A en 1 tot en met 7c (financiële modellen); 4. desgevallend: de antwoorden op bijkomende vragen van de Administratie aan de NGO, geattesteerd door de commissaris. 5 1) Jaarrekening / verslag commissaris in afwijking op de regel voor het indienen van de rapportering, van 120 dagen na de verjaardag van de begindatum, dient de jaarrekening samen met model 1 ten laatste 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar worden ingediend. met betrekking tot de boekhouding: - onderscheid tussen kosten/opbrengsten naar aard maar ook naar bestemming en dit per specifieke doelstelling, per land en per partner; - samen met de werkelijk verrichte kosten moeten ook de werkelijk gerealiseerde opbrengsten, verbonden aan de betrokken rubriek, in het financiële verslag opgenomen te worden. 6 3
2) Verantwoordingsstukken UITGAVEN NGO: Originele bewijsstukken moeten ter beschikking zijn op de zetel van de NGO in België. UITGAVEN PARTNER OF VERTEGENWOORDIGING: Originele of kopieën van bewijsstukken moeten ter beschikking zijn op de zetel in België of men moet beschikken over een origineel auditrapport. 7 3) Auditrapporten Het auditrapport van de partner of vertegenwoordiging moet volgende elementen bevatten: balans en resultatenrekening; overzicht uitgaven en inkomsten; relatie getransfereerde fondsen door de NGO en de opbrengsten door de partner; vergelijking begroting en reële uitgaven; commentaren... 8 4
4) Financiële modellen instrumenten ontwikkeld door de Administratie en ter beschikking gesteld aan de NGO s voor het beheer van de hun toegekende subsidies en voor de controle op de aanwending ervan door DGOS; jaarlijks ingevuld door de NGO en ter controle aan de Administratie voorgelegd. 9 4) Financiële modellen - overzicht A: zes-maandelijkse uitgavenstaat; 1: geheel van opbrengsten, kosten en eigen bijdrage; 2: beheers- en structuurkosten per luik en per kostensoort; 3: personeelskosten; 4a: opbrengsten en kosten van het programma per Noord- en Zuidluik, per specifieke doelstelling en per land; 5.1 en 5.2: ingezette NGO-coöperanten (KB - art 5.1 en 5.2); 6: bursalen en hun kosten; 7: ingezette middelen per resultaat; 7a: kosten Noord- en Zuidluik van de NGO per specifieke doelstelling en per land; 7b: detail uitgaven lokale partner per specifieke doelstelling; 7c: bankoverdrachten tussen de NGO en haar partners. 10 5
Nota : gerealiseerde inkomsten De creditinteresten van alle bankrekeningen moeten ten goede komen van het programma en dit volgens dezelfde modaliteiten als deze die gelden voor de subsidie. Alle rekeningen met betrekking tot het programma moeten duidelijk de gerealiseerde intresten vermelden. De NGO verduidelijkt de methodologie om het bedrag te bepalen dat toegewezen wordt aan het programma. De gerealiseerde inkomsten die geboekt kunnen worden op de Belgische bijdrage, moeten aangewend worden voor het programma. 11 5) Vragen aan de NGO s - overzicht Zoals gesteld in de Financiële richtlijn kan de Administratie aan de NGO bijkomende inlichtingen vragen die door de Commissaris moeten worden gecertificeerd en die dan deel zullen uitmaken van het financieel verslag. 12 6
Vragen aan de NGO s die desgevallend door de revisor moeten worden bevestigd: 1) wat was gedurende het referentiejaar het percentage van de financiering uit (alle) overheidsfondsen t.o.v. het geheel van financieringen? 2) hoeveel fiscale vrijstellingen werden voor datzelfde jaar afgeleverd en voor welk bedrag? 3) beschikt Uw NGO over een bruikbaar intern systeem van kostenanalyse dat op elk moment toelaat de precieze kost te kennen van de al dan niet gesubsidieerde activiteiten? Zoniet, welk percentage van activiteiten kan op regelmatige basis gevolgd worden? 4) kunt U voor het referentiejaar bevestigen dat er geen incoherentie is tussen de modellen 1, 4 en 7 welke door U ingevuld werden? 5) kunt U voor het referentiejaar de lijst van de leden van de Raad van Bestuur, alsook het aantal vergaderingen en het aantal aanwezige leden bij elk van die vergaderingen meedelen? 13 II. Andere verplichtingen en principes bij de rapportering 1. BEWIJS VAN EIGEN BIJDRAGE Jaarlijks, levert de NGO het bewijs van de eigen bijdrage van 20% waarvan: - minimum 15% in contante bijdragen; - maximum 5% in gevaloriseerde prestaties.. 2. VAST PERCENTAGE SUBSIDIE Het totale bedrag van het goedgekeurde programma is onderverdeeld in: - een eigen bijdrage van 20%; - een subsidie van 80%. Aan deze 100% wordt een variabel percentage toegevoegd voor structuurkosten (4 à 9%). 14 7
(vervolg) 3. KOSTEN Onderscheid tussen structuur-, beheers-, en operationele kosten ( zie subsidiegids) 4. AANVAARDBAARHEID UITGAVEN - gestaafd door verantwoordingstuk; - identificeerbaar en controleerbaar; - werkelijk; - niet ten laste van andere donor(en); - opgenomen in boekhouding; - minimale reglementaire normen. 15 (vervolg) 5. SUBSIDIEERBAARHEID UITGAVEN Lijst niet-subsidieerbare uitgaven (44 NSU s) waaronder o.a. - afschrijvingen; - tweedehandsmateriaal; - maaltijden en drank / representatiekosten; - giften aan andere verenigingen; - debet- en hypothecaire intresten; - taksen en belastingen; - opdrachten zonder prijsofferte (+ 5.500 EUR) - 16 8
III. Controles van de Administratie De financiële rapporten maken het voorwerp uit van een controle, ofwel op de Administratie, ofwel op de zetel van de NGO ofwel bij één of meerdere partners. De verworpen uitgaven t.g.v. deze controles mogen vervangen worden door andere uitgaven nodig voor het bereiken van de doelstellingen en voorzien en uitgevoerd vόόr het einde van het programma. De verworpen uitgaven t.g.v. de eindcontrole maken het voorwerp uit van een vatsgesteld recht. 17 Met dank voor uw aandacht! 18 9