FACULTEIT GODGELEERDHEID STUURGROEP INFORMATICA SINT-MICHIELSSTRAAT 4 BE-3000 LEUVEN KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN LEUVEN 26 februari 2010 VERSLAG Stuurgroep Informatica Faculteit Godgeleerdheid Nr. 09-10/03 26 februari 2010, 11.00-12.30 uur COVE 00.19 Leden Aanwezig D. Pollefeyt (voorzitter), B. Broeckaert, H. Debel, T. Leesen, F. Ons, S. Van Baekel, J. Verkoyen Afwezig m.k. K. Decoorne, B. Spriet, J. Verheyden Afwezig z.k. P. Vandecasteele (secretaris) Agendapunten 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering (11 december 2009) 2. Opvolgingspunten vorige vergadering 3. Gebruik Outlook agenda 4. Aankoop Smartboard 5. Infosessie e-sources 6. Huisstijl K.U.Leuven 7. Websites facultaire tijdschriften 8. ICT Bibliotheek 9. Rondvraag
Verslag 1 Goedkeuring verslag vorige vergadering (11 december 2009) Het verslag wordt goedgekeurd met dank aan de verslaggever a.i. en aan J. Verkoyen voor het nalezen. Ter vergadering wordt vastgesteld dat de secretaris opnieuw niet aanwezig is. Er zal aan hem gevraagd worden of hij zijn engagement naar de Stuurgroep Informatica verder kan waarmaken. 2 Opvolgingspunten vorige vergadering Verslagen Stuurgroep Informatica online Zoals overeengekomen tijdens de voorgaande vergadering heeft J. Verkoyen contact gezocht met F. Glorieux, voormalig secretaris van de Stuurgroep Informatica, aangaande de verslagen van de vergaderingen tijdens vorige jaren, met de bedoeling deze naar analogie met het verslag van andere facultaire vergaderingen online te plaatsen. Deze verslagen werden reeds toegestuurd en beschikbaar gesteld, hoewel er nog enkele lacunes blijven. Het blijft evenwel nog wachten op de verslagen van huidig secretaris P. Vandecasteele. Goedkeuring begroting Stuurgroep Informatica Na bespreking heeft het Faculteitsbestuur een positief advies geformuleerd ten aanzien van de voorgestelde begroting, behoudens de goedkeuring van de globale werkingsmiddelen van de Faculteit voor 2010. Deze begroting zal in de namiddag ter bekrachtiging voorgelegd worden aan de Faculteitsraad. Bij een positieve beslissing kan in de komende weken begonnen worden met de installatie van nieuwe computers in de bibliotheek en met het opruimen van de huidige pc-klas, die een nieuwe bestemming zal krijgen. De begroting werd inmiddels goedgekeurd. Goedkeuring richtlijn pc-gebruik Ook omtrent het document met facultaire richtlijnen inzake pc-gebruik heeft het Faculteitsbestuur een positief advies geformuleerd. Indien de Faculteitsraad het document bekrachtigt, kan de nieuwe procedure in principe vanaf maandag 1 maart in werking treden. Wat de praktische uitvoering van de procedure betreft, stelt de Stuurgroep voor dat A. Demoulin, hiervan reeds op de hoogte, het document bezorgt aan nieuwe personeelsleden bij hun indiensttreding. De netwerkbeheerder houdt een overzicht bij van alle ondertekende verklaringen bij ontvangst van het administrator-paswoord (voor laptops). Voorts is het, gezien de toenemende internationalisering van de ABAP-geleding, wenselijk dat het document inzake pc-gebruik tevens in het Engels vertaald wordt na goedkeuring door de Faculteitsraad. Hiertoe zal J. Verkoyen contact opnemen met P. Davis, die reeds andere vertaalopdrachten voor het Faculteitsbestuur uitvoerde. De richtlijn werd eveneens goedgekeurd. 3 Gebruik Outlook agenda In opvolging van de bespreking tijdens de vorige vergadering heeft H. Debel, vertegenwoordiger van het ABAP, tijdens de ABAP-vergadering van 4 januari de suggestie geopperd dat ook het ABAP gebruik Nr. 09-10/03 26 FEBRUARI 2010, 11.00-12.30 UUR 2/6
zou gaan maken van de Outlook agenda, die nu reeds vrij algemeen gebruikt wordt door de leden van het Faculteitsbestuur en het ATP. De reacties van de weinig talrijk opgekomen leden van het ABAP waren divers van aard: terwijl de een het systeem een handig werkinstrument vond, merkte een ander op dat het om een onhandige toepassing gaat. Bovenal werd de vrees uitgedrukt dat het veralgemeend gebruik van de Outlook agenda de onderzoekstijd zou aantasten en dat door de invoering ervan een nieuw controlemechanisme gecreëerd zou worden. H. Debel benadrukte hierop echter dat deze vrees onterecht is, omdat de leden van het ABAP zelf kunnen bepalen of zij hun agenda al dan niet openstellen voor anderen. Rekening houdend met deze opmerkingen, en gegeven het feit dat alleen Microsoft Outlook nog vanuit de universiteit ondersteund wordt als e-mailprogramma (cf. het document met richtlijnen inzake pcgebruik) en de agenda altijd in deze toepassing aanwezig is, los van het feit of hij in de praktijk gebruikt wordt of niet, stelt de Stuurgroep Informatica voor om in toenemende mate van de Outlook agenda gebruik te maken voor het plannen van en communiceren rond vergaderingen, ook voor het ABAP. Voorts staat het de leden van het ABAP vrij om de Outlook agenda ook voor hun dagelijkse planning te gebruiken, evenals om deze al dan niet voor anderen open te stellen. 4 Aankoop Smartboard Indien de Faculteitsraad de voorgestelde begroting van de Stuurgroep Informatica bekrachtigt, kan overgegaan worden tot de aankoop van het Smartboard, waarvoor overeenkomstig de door J. Verkoyen opgevraagde prijsofferte 3000 euro voorzien werd. Recent werd tevens een prijsofferte opgevraagd voor het nieuwste type Smartboard, waarbij de afstand tussen projector en Smartboard veel kleiner is, maar J. Verkoyen ontving hierop nog geen antwoord. Middels zijn vooraf doorgestuurde e-mailbericht laat de studentenvertegenwoordiger, B. Spriet, aan de Stuurgroep weten dat de studenten de aankoop van dit Smartboard toejuichen, onder meer omdat heel wat secundaire scholen momenteel investeren in dergelijke Smartboards, die onder meer de mogelijkheid bieden om een geprojecteerde presentatie of film, beeldmateriaal, e.d. live te bewerken en deze bewerkingen ook op te slaan, eventueel samen met een geluidsopname van het begeleidende commentaar, zodat de gehele les als het ware kan worden opgeslagen om, bijvoorbeeld, doorgestuurd te worden aan zelfstudiestudenten, of om tijdens een volgende les naadloos te kunnen inpikken op het bordschema zoals het aan het einde van de voorgaande les tot stand gekomen was. Dit Smartboard zal worden geïnstalleerd in MTC 02.15 (achterkant van het lokaal). Tevens is het wenselijk dat ook het personeel van de Faculteit kan kennismaken met de vele toepassingsmogelijkheden van het Smartboard. Hiertoe zal J. Verkoyen een specialist uit Heverlee aanschrijven met de vraag om een beperkte infosessie voor het ZAP en ABAP te organiseren, waarin de voornaamste mogelijkheden van dit nieuwe instrument voorgesteld en gedemonstreerd worden. 5 Infosessie e-sources Tijdens de vorige vergadering werd afgesproken dat K. Decoorne opnieuw J. Bollansee zou contacteren om een infosessie over e-sources te geven aan personeel en studenten. De studentenvertegenwoordiger B. Spriet liet weten dat de studenten voorstander zijn van een dergelijke infosessie, op voorwaarde dat deze tijdig en duidelijk wordt aangekondigd, maar wijst er tevens op dat het gebruik van e-sources reeds toegelicht wordt tijdens de methodische sessies in het kader van de scripties. Omwille van het grote aanbod aan e-sources zou ook kunnen worden nagedacht over het inrichten van een dergelijke infosessie op het niveau van de onderzoekseenheden, zo merkt H. Debel op. T. Leesen suggereert om een inleiding tot het gebruik van e-sources op te nemen in de doctoraatscolloquia, omdat het ook voor doctoraatsstudenten bijzonder nuttig kan zijn om via deze weg gespecialiseerd materiaal op te sporen dat hun onderzoek kan voeden. De voorzitter zal deze laatste suggestie verder bespreken met de vice-decaan onderzoek. Daarnaast zal aan K. Decoorne gevraagd worden om een infosessie voor studenten en personeel te regelen, indien mogelijk nog vóór Pasen. Nr. 09-10/03 26 FEBRUARI 2010, 11.00-12.30 UUR 3/6
Kristof Decoorne laat na vergadering hetvolgende weten aan de voorzitter: 16 aanwezigen, overwegend positieve reacties omtrent de lesgever (de uitleg was overzichtelijk en te volgen), er is vraag naar een vervolgsessie (gericht op meer specifiek theologische databanken), de aankondiging was wel wat kort op dag (kwam door problemen met het opstellen van de inschrijfmodule). 6 Huisstijl K.U.Leuven In de varia van de vorige vergadering werd voorgesteld om de sjablonen in de huisstijl van de K.U.Leuven op de facultaire webpagina s ter beschikking te stellen voor het personeel. S. Van Baekel stelt voor om een link naar deze sjablonen toe te voegen onder de rubriek Handige Werkinstrumenten op de facultaire personeelspagina s. Bijkomend rijst evenwel de vraag of de gebruiksvriendelijkheid van deze sjablonen niet verhoogd kan worden door de facultaire contactgegevens reeds in de daartoe voorziene velden aan te brengen, en door eventueel zelfs een voorbeeldversie te ontwikkelen op naam van prof. X, zodat niet-gespecialiseerde gebruikers in één oogopslag kunnen zien welke gegevens zij nog dienen aan te passen. Om tegemoet te komen aan deze bezorgdheden zal S. Van Baekel in eerste instantie een generische facultaire versie van de universitaire sjablonen onder de rubriek Handige Werkinstrumenten plaatsen, alsook een document met instructies hoe deze verder gepersonaliseerd kunnen worden, hierbij uitgaande van een gebruiker aan wie zelfs het principe van een sjabloon niet bekend is. 7 Websites facultaire tijdschriften In het kader van de toenemende kwaliteitscontrole op tijdschriften en reeksen wereldwijd en het opstellen van rankings werd tijdens de vorige vergadering afgesproken dat de secretaris de redacties van de facultaire tijdschriften en reeksen zou contacteren met de vraag welke initiatieven zij plannen om hun respectievelijke websites te professionaliseren teneinde een negatieve perceptie van het tijdschrift en het bijhorende kwaliteitsverlies te vermijden. Omdat dit tot op heden niet gebeurd is, wordt voorgesteld dat S. Van Baekel de hoofdredacteurs van de internationale facultaire tijdschriften en reeksen een bericht stuurt om hen te responsabiliseren en de diensten van de facultaire ICT-ploeg aan te bieden voor tussenkomsten van technische aard. De Stuurgroep Informatica benadrukt evenwel dat het niet de bedoeling is dat zij zelf de leiding van dit proces in handen neemt: de hoofdredacteurs zijn zelf verantwoordelijk voor het nemen van initiatieven en het aanleveren van informatie, o.a. omtrent het ontstaan en de geschiedenis van het tijdschrift, de huidige samenstelling van het redactiecomité, het beoordelingsproces waaraan ingediende bijdragen onderworpen worden, de richtlijnen waaraan de bijdragen moeten voldoen om in aanmerking genomen te worden voor publicatie, de contactgegevens van de hoofdredacteur en/of redactiesecretaris, het aanvragen van een abonnement op het tijdschrift, en de regelmaat waarmee het tijdschrift verschijnt. Tevens kan gedacht worden aan het opnemen van beeldmateriaal en het aanbieden van een overzicht van de hoofdartikelen in voorbije nummers en jaargangen, eventueel zelfs met online publicatie van bepaalde bijdragen. Wat betreft dit laatste punt, kan het ook wenselijk zijn dat de redacties Uitgeverij Peeters contacteren om eventueel een synergie met hun website te creëren. Nr. 09-10/03 26 FEBRUARI 2010, 11.00-12.30 UUR 4/6
8 Bibliotheek Installatie stopcontacten Om tegemoet te komen aan de verzuchting van vele studenten dat de aanwezige stopcontacten onvoldoende waren om aan elke tafel gebruik te maken van een laptop, werden tijdens de voorbije weken op de verschillende verdiepingen nieuwe stopcontacten geïnstalleerd. Infoscherm In reactie op het verslag van de vorige vergadering liet B. Spriet weten dat het inderdaad wenselijk is dat de rotatiesnelheid van de dia s op het infoscherm wordt aangepast, mogelijk door gebruik te maken van andere software. Ook met Microsoft Powerpoint zouden echter al enkele veranderingen kunnen worden doorgevoerd, bijvoorbeeld door het scherm in tweeën te delen, zo oppert S. Van Baekel. Aldus zou de ene kant van het scherm voorbehouden kunnen worden voor een beperkt aantal dringende mededelingen (die dus snel opnieuw zouden verschijnen), terwijl de andere kant gebruikt zou kunnen worden voor alle andere aankondigingen. De Stuurgroep vraagt K. Decoorne of hij dit zou kunnen realiseren, eventueel met de technische ondersteuning van S. Van Baekel en J. Verkoyen. Tevens wordt de secretaris verzocht een bericht te verspreiden aan de leden van de Faculteit met de vraag om dia s aan te leveren voor op het infoscherm, met daarin de aankondiging van congressen, lezingen, recent verschenen boeken, doctoraatsverdedigingen of andere nieuwe initiatieven. 9 Rondvraag Individuele onderzoekspagina s Een hele tijd geleden stelde de voorzitter van de Stuurgroep Informatica aan de Onderzoekscel voor om een generisch sjabloon te ontwikkelen waarin leden van het ZAP en het ABAP hun individuele onderzoeksactiviteiten zouden kunnen presenteren op de facultaire webpagina s. Dit is op heden nog niet beschikbaar. De secretaris van de Stuurgroep Informatica zal daarom gevraagd worden opnieuw een verzoek tot de Onderzoekscel te richten. EndNote Leuvense Stijl In het kader van de Methodische Sessies bij Scriptie 1 geeft H. Debel een inleiding, inclusief praktische oefeningen, op het werken met EndNote. Vorig jaar speelde hij aan de Stuurgroep Informatica de vraag door om de Leuvense Stijl op de computers in MTC 02.15 te herbekijken en enkele fouten eruit te verwijderen. Ook de downloadbare versie ervan op Toledo bevatte toen deze fouten. Omdat vooralsnog geen aanpassingen zijn doorgevoerd in de computerklas, zal aan K. Decoorne gevraagd worden hieromtrent een stand van zaken op te maken. Het is wenselijk dat de bijgewerkte versie van de Leuvense Stijl eveneens onder de Handige Werkinstrumenten op de facultaire personeelspagina s wordt opgenomen. Herbestemming facultaire webpagina balansmoment In het kader van het balansmoment in opvolging van de visitatie werd een interne website ontworpen met daarop de relevante informatie. Nu het balansmoment achter de rug is, stelt de Stuurgroep voor om deze pagina aan te passen zodat zij ook voor andere interne informatie gebruikt kan worden. Op die manier ontwikkelen we een soort van archief voor onderwijs, mede met het oog op de komende visitaie en herprogrammering. Dit punt wordt verder opgevolgd door T. Leesen en S. Van Baekel. Tot slot Nr. 09-10/03 26 FEBRUARI 2010, 11.00-12.30 UUR 5/6
De voorzitter besluit de vergadering met de vaststelling dat de ICT-dienst van de Faculteit goed functioneert en drukt hiervoor zijn dankbaarheid uit aan de aanwezige leden van de Stuurgroep Informatica. Hans Debel verslaggever a.i. D. Pollefeyt vice-decaan onderwijs voorzitter Stuurgroep Informatica Nr. 09-10/03 26 FEBRUARI 2010, 11.00-12.30 UUR 6/6