VRIJWILLIGERSBELEID Nederlandse Vereniging voor Lymepatiënten NVLP Januari 2011
Vrijwilligersbeleid NVLP De Nederlandse Vereniging voor Lymepatiënten (NVLP) is een landelijke patiëntenvereniging voor mensen met de ziekte van Lyme en direct betrokkenen. Naast lotgenotencontact behoren informatievoorziening en belangenbehartiging tot de doelstellingen van de vereniging. De NVLP is opgericht in 1994 en werkt bij de realisering van haar doelstelling(en) vrijwel uitsluitend met vrijwilligers die zijn aangesloten bij de vereniging. Vrijwilligers nemen binnen de NVLP een belangrijke plaats in. Zonder hen kan de vereniging haar doelen niet bereiken. Door de inzet van de vrijwilligers, is het mogelijk mensen met de ziekte van Lyme en hun betrokkenen zo optimaal mogelijk van dienst te zijn. De uitvoerende taken van de vrijwilligers zijn divers en vragen van vrijwilligers naast het hebben van competenties ook deelname aan deskundigheidsbevordering voor de vrijwilligers De NVLP hecht grote waarde aan de inzet van een ieder, die de keuze maakt zich aan de vereniging te verbinden. Vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend, de vrijwilliger en de NVLP hebben over en weer verwachtingen van elkaar. Het vrijwilligersbeleid geeft in hoofdlijnen de afspraken weer van het uit te voeren vrijwilligersbeleid. Het vrijwilligersbeleid geeft daarnaast een opsomming van rechten en plichten, die de NVLP en de vrijwilligers ten opzichte van elkaar hebben. Ook geeft het vrijwilligersbeleid inzicht in de gewenste omgangsvormen binnen de vereniging. De notitie vrijwilligersbeleid wordt uitgereikt aan iedere persoon, die zich verbindt aan de NVLP door een vrijwilligersovereenkomst te tekenen. Nederlandse vereniging voor Lymepatiënten Pagina 2/11
Inhoudsopgave Notitie Vrijwilligersbeleid 1 Werving en selectie van vrijwilligers pag. 4 1.1 Werving van vrijwilligers 1.2 Selectie van vrijwilligers 1.3 Oriëntatiegesprek 1.4 Oriëntatieperiode pag. 5 1.5 Vrijwilligersovereenkomst 1.6 Het ondertekenen van de Vrijwilligersovereenkomst 1.7 Het afwijzen van vrijwilligers 2 Introductie, inwerken en/of training en scholing van nieuwe vrijwilligers 2.1 Introductie pag. 6 2.2 Informatie bij de introductie 2.3 Inwerken en training 3 Begeleiden van vrijwilligers pag. 7 3.1 Deskundigheidsbevordering 3.2 Het voortgangsgesprek 3.3 Eindgesprek (exitgesprek) 4 Rechtspositie van vrijwilligers pag. 8 4.1 Registratie persoonsgegevens 4.2 Vrijwilligersovereenkomst 4.3 Inspraak in beleid 4.4 Informatievoorziening 4.5 Conflicten en geschillen 5 Onkostenvergoeding pag. 9 5.1 Vergoedingen 5.2 Overige vergoedingen 6 Verzekeringen pag. 10 6.1 Aansprakelijkheidsverzekering 6.2 Ongevallenverzekering 6.3 Bestuurdersaansprakelijkheid 7 Media pag. 10 8 Financiële afspraken met derden pag. 11 9 Disclaimer pag. 11 Nederlandse vereniging voor Lymepatiënten Pagina 3/11
1 WERVING EN SELECTIE VAN VRIJWILLIGERS De NVLP wil aantrekkelijk zijn voor vrijwilligers en daarnaast zo optimaal mogelijk werken aan het realiseren van haar doelstellingen. De NVLP is voor een belangrijk deel afhankelijk van vrijwilligers. De vrijwilligers moeten in voldoende mate kennis en/of ervaring hebben om hun taken te kunnen verrichten. 1.1 Werving van vrijwilligers Het werven van vrijwilligers gaat voornamelijk via de website van de vereniging, het ledenblad, de digitale nieuwsbrief en de lotgenotencontacten; De werving zowel intern als extern bij de vereniging is afhankelijk van de uit te voeren taak; Voor sommige taken en activiteiten zoekt de NVLP specifiek naar vrijwilligers; Voor alle taken is het van belang dat vrijwilligers zich betrokken voelen. Nb: Afhankelijk van de werkzaamheden of taken wordt meer of minder aandacht besteed aan de selectie. 1.2 Selectie van vrijwilligers. Van de vrijwilliger wordt verwacht dat voor elke activiteit of taak voor de vereniging specifieke competenties als kennis, inzicht of vaardigheden ontwikkeld zijn/worden. De competenties worden ingezet voor een betreffende activiteit. Daarnaast worden eisen gesteld aan de betrokkenheid bij de vereniging, haar doelstellingen en over de minimaal te leveren tijdsinvestering. Naast deze eisen zijn de persoonlijke interesses van de vrijwilliger voor de ziekte van Lyme en hoe daarmee om te gaan van groot belang. De persoonlijke interesse en competenties van de kandidaat-vrijwilliger zijn leidraad voor de uit te voeren vrijwilligerswerkzaamheden. 1.3 (Telefonisch)Oriëntatiegesprek. Wanneer iemand zich als vrijwilliger aanmeldt bij de vereniging, dan vindt er een oriëntatiegesprek plaats; Het oriëntatiegesprek wordt gevoerd met de vrijwilligerscoördinator en/of het daartoe bevoegde bestuurslid/coördinator van een werkgroep. Tijdens het oriëntatiegesprek komen de volgende onderwerpen aan de orde: De doelstelling van de Nederlandse Vereniging voor Lymepatiënten; De inhoud van de vacante functies; Betrokkenheid bij de vereniging; Persoonlijke interesses; De taken die door de vrijwilliger worden uitgevoerd; De wensen van de kandidaat-vrijwilliger; De gevraagde tijdsinvestering; Werkwijze en sfeer binnen de vereniging; Wat de vrijwilliger kan verwachten aan ondersteuning en begeleiding. Nederlandse vereniging voor Lymepatiënten Pagina 4/11
1.4 Oriëntatieperiode Na het oriëntatiegesprek wordt door de vereniging in de persoon van de vrijwilligerscoördinator en/of contactpersoon vanuit het bestuur besloten of er een oriëntatieperiode van zes maanden wordt aangegaan; Gedurende deze zes maanden maakt de kandidaat-vrijwilliger kennis met leden van de vereniging met de werkzaamheden van de vereniging. 1.5 Vrijwilligersovereenkomst In geval een van beide (of beide) partijen bedenktijd vraagt, kan besloten worden, dat de kandidaat-vrijwilliger alsnog vrijblijvend kan meelopen bij een project. 1.6 Het ondertekenen van de Vrijwilligersovereenkomst Als een vrijwilliger definitief wordt ingezet, worden afspraken gemaakt over de uitvoering van taken, de introductie en de inwerkperiode; Voor sommige werkzaamheden geldt dat een specifieke training nodig is voordat iemand zelfstandig een bepaalde taak of activiteit gaat uitvoeren; Met het ondertekenen van de vrijwilligersovereenkomst geven beide partijen aan, dat ze zich aan elkaar willen verbinden. 1.7 Het afwijzen van vrijwilligers Wanneer een kandidaat-vrijwilliger wordt afgewezen, dan wordt deze hiervan op de hoogte gebracht door de vrijwilligerscoördinator; Ook kan een kandidaat-vrijwilliger tijdens of na het gesprek zelf tot de conclusie komen zich terug te willen trekken; Daarnaast kan een vrijwilliger na enige tijd ongeschikt blijken voor de vrijwilligerswerkzaamheden; In alle gevallen draagt de NVLP zorg voor de afronding van het contact. Nederlandse vereniging voor Lymepatiënten Pagina 5/11
2 INTRODUCTIE, INWERKEN EN/OF TRAINING EN SCHOLING VAN NIEUWE VRIJWILLIGERS 2.1 Introductie Er wordt een tijdstip afgesproken waarop met de vrijwilliger een evaluatiegesprek wordt gehouden; Aan de hand van dit gesprek wordt in overleg besloten of er nog wijzigingen in de vrijwilligersovereenkomst aan de orde zijn. 2.2 Informatie bij Introductie : De NVLP ziet een introductie-en inwerkperiode of training als basis voor een goede verstandhouding en werksfeer en om wederzijds kennis te maken; De vrijwilliger krijgt informatie en uitleg over de doelstellingen, de organisatie of onderdelen daarvan en over de werkwijze en de gewenste specifieke omgangsvormen binnen de vereniging. Hierbij wordt aandacht gegeven aan de verschillende gevoeligheden en spanningsvelden waarin de vereniging opereert zoals: De vereniging streeft ernaar een wetenschappelijk kenniscentrum voor zowel de leden als de belanghebbenden (mede) te realiseren; De vereniging draagt een verantwoordelijkheid in het informeren over het voorkomen van de ziekte van Lyme; De vereniging streeft ernaar de huidige kennis en ervaring zo wetenschappelijk verantwoord mogelijk over te dragen; De vrijwilligers ondersteunen de leden, met hun kennis en ervaring, bij hun vragen m.b.t. de ziekte van Lyme; De vrijwilliger geeft voorlichting en informatie uit monde van de vereniging; Wanneer er gesproken wordt over eigen ervaringen maakt de vrijwilliger dat voor iedereen helder; De vrijwilliger houdt zich aan de communicatierichtlijnen en de prioriteiten over welk nieuws naar buiten wordt gebracht; * De vrijwilliger heeft kennis van: de statuten, het huishoudelijk reglement. *NB: zie ook omgaan met de Media op pagina 10 van het vrijwilligersbeleid. 2.3 Inwerken en training: De nieuwe vrijwilliger krijgt de gelegenheid om het werk en de organisatie te leren kennen, inclusief de mensen met wie wordt samengewerkt; Voor het zelfstandig uitvoeren van bepaalde activiteiten begeleidt de NVLP de vrijwilliger. Nederlandse vereniging voor Lymepatiënten Pagina 6/11
3 BEGELEIDING VAN VRIJWILLIGERS 3.1 Deskundigheidsbevordering. Door de diversiteit aan taken en functies bij de vereniging wordt op uiteenlopende wijze aandacht besteed aan het vergroten van deskundigheid van vrijwilligers. Deskundigheidsbevordering kan, afhankelijk van het onderwerp, individueel of in groepsverband georganiseerd worden. Gericht op de situatie en de behoefte kan een programma van training en bijscholing worden opgesteld. Dit kan soms in de vorm zijn van een themabijeenkomst voor vrijwilligers. Soms worden hiervoor externe deskundigen ingeschakeld of wordt gebruik gemaakt van de aanwezige kennis en ervaring binnen de vereniging of organisaties, waarmee de vereniging samenwerkt. 3.2 Voortgangsgesprek Periodiek wordt met elke vrijwilliger een voortgangsgesprek gevoerd. Het is de bedoeling dat dit gesprek ieder half jaar gevoerd wordt. Het initiatief, de voorbereiding, organisatie en uitvoering van het gesprek is in handen van de vrijwilligerscoördinator en/of het bestuurslid/coördinator van de betreffende werkgroep; Indien de vrijwilliger reden heeft om de werkzaamheden te bespreken kan het initiatief ook van hem/ haar uitgaan; In overleg met de vrijwilliger wordt de gespreksdatum en het onderwerp(en) vastgesteld; De gespreksleider draagt zorg voor een open communicatie en veilige sfeer tijdens het gesprek, met als uitgangspunt dat de privacy gewaarborgd is; Eventuele gemaakte afspraken worden door de coördinator vastgelegd en beide partijen zien toe op de naleving van die afspraken. 3.3 Eindgesprek Zowel de vrijwilliger als de NVLP kunnen de samenwerking beëindigen; Wanneer het initiatief bij de vereniging ligt, dient dit goed beargumenteerd en gedocumenteerd te gebeuren; Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de samenwerking te beëindigen, is het voor het bestuur van belang de beweegredenen hiervoor te kennen; Bij fouten of misverstanden is het zaak aan de NVLP deze zo mogelijk recht te zetten en/of om herhaling te voorkomen; Signalen ten aanzien van het gevoerde beleid en/of de organisatie van de vereniging worden schriftelijk vastgelegd en aan het bestuur voorgelegd; De vrijwilliger kan bij vertrek een getuigschrift krijgen. De volgende redenen kunnen aanleiding zijn tot het beëindigen van de overeenkomst door de NVLP: Het blijvend niet voldoen van de vrijwilliger aan de door de vereniging gestelde doelstelling; Duurzaam gebleken ongeschiktheid voor de op zich genomen taak; Het op overige wijze niet opvolgen c.q. niet voldoen aan aanwijzingen door het bestuur; Nederlandse vereniging voor Lymepatiënten Pagina 7/11
Het constateren van misbruik door de vrijwilliger van diensten en middelen van de vereniging van de positie die men als vrijwilliger inneemt. Voor tot beëindiging op deze gronden van de overeenkomst wordt overgegaan, zullen partijen eenmaal in gesprek hun visie en argumenten bespreken en trachten tot een verbetering van de werkverhoudingen te komen. 4 RECHTSPOSITIE VAN VRIJWILLIGERS Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan, die de vrijwilliger en de NVLP met elkaar zijn overeengekomen middels de vrijwilligersovereenkomst. 4.1 Registratie persoonsgegevens. de NVLP heeft middels de vrijwilligersovereenkomst van alle vrijwilligers de volgende gegevens: naam, adres, geboortedatum, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), mailadres; De datum van aanvang van de werkzaamheden; Beschikbare dagdelen; De datum waarop de vrijwilligersovereenkomst is getekend. NB: De gegevens worden door de vrijwilligerscoördinator in een beveiligd datasysteem vastgelegd. Verslaglegging over voortgang en werkzaamheden ten aanzien van individuele vrijwilligers worden niet centraal vastgelegd. Deze zijn in het bezit van de werkgroepcoördinator. De regels ten aanzien van het beschermen van de persoonsgegevens van de betrokkenen worden in acht genomen. 4.2 Vrijwilligersovereenkomst. Elke vrijwilliger tekent bij de start van de samenwerking de vrijwilligersovereenkomst; Door het tekenen van de overeenkomst gaan beide partijen akkoord met de samenwerking en de in de vrijwilligersovereenkomst vastgelegde afspraken; Met het tekenen van de overeenkomst gaat de vrijwilliger akkoord met het vrijwilligersbeleid en de verenigingsstandpunten van de NVLP; Zowel de vrijwilligerscoördinator als de vrijwilliger krijgen een door beiden getekende vrijwilligersovereenkomst. 4.3 Inspraak in beleid. De NVLP kent geen formeel inspraak- of medezeggenschapsorgaan voor vrijwilligers; Het lidmaatschap van de vereniging biedt wel een mogelijkheid om via democratische weg invloed uit te oefenen op het verenigings- en vrijwilligersbeleid; Vrijwilligers/niet-leden hebben geen inspraak in formele zin, maar met hun mening en visie zal zorgvuldig worden omgegaan. Nederlandse vereniging voor Lymepatiënten Pagina 8/11
4.4 Informatievoorziening Wanneer daartoe aanleiding is ontvangen de vrijwilligers mailings, brieven en andere voor hen relevante (schriftelijke of mondelinge) informatie; Deze berichtgeving kan ook bedoeld zijn om de vrijwilligers op de hoogte te houden van minder formele zaken en aangelegenheden; Leden/vrijwilligers kunnen via de website kennisnemen van het jaarverslag, begroting en het verenigingsjaarplan. 4.5 Conflicten en klachten Waar mensen samenwerken kunnen verschillen van mening of conflicten ontstaan en kunnen mensen zich ontevreden voelen; Wanneer zich conflicten of klachten voordoen tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilligers en het bestuur van de NVLP, zal door middel van onderling overleg naar een oplossing gezocht worden. Dit overleg zal in eerste instantie tussen de betrokkenen plaatsvinden; Bemiddeling hierbij kan worden gevraagd aan de vrijwilligerscoördinator en/of de betreffende PT coördinator; NB: Bij conflicten van personen met het Bestuur kan een ad-hoc klachtencommissie door de ledenvergadering worden ingesteld. Deze commissie onderzoekt de zaak, doet uitspraak en legt verantwoording af aan het hoogste verenigingsorgaan, de landelijke Algemene Ledenvergadering (ALV) 5 ONKOSTENVERGOEDING 5.1 Vergoedingen Vrijwilligers kunnen gemaakte onkosten voor hun vrijwilligerswerkzaamheden declareren; Binnen het beleid van de NVLP is vastgelegd dat alleen onkosten worden vergoed aan vrijwilligers, die de vrijwilligersovereenkomst hebben getekend; de NVLP hanteert een onkostenvergoedingenbeleid zoals vastgesteld door het bestuur ten behoeve van de verenigingsactiviteiten volgens het Huishoudelijk Reglement. NB: onder onkosten wordt verstaan alle onkosten die een vrijwilliger moet maken om het vrijwilligerwerk te kunnen doen. Hieronder wordt verstaan: reiskosten, telefoonkosten, briefpapier, postzegels, computerkosten en zo meer. Om tot uitbetaling over te gaan moeten wel de betaalbewijzen worden overlegd. 5.2 Overige vergoedingen. Vrijwilligers kunnen ook een andere vorm van vergoeding krijgen dan een financiële. Bijvoorbeeld een extraatje in de vorm van een cadeaubon met de feestdagen NB: zie Huishoudelijk Reglement. Nederlandse vereniging voor Lymepatiënten Pagina 9/11
6 VERZEKERINGEN Vrijwilligers lopen risico s tijdens hun werkzaamheden voor de vereniging; Er kan schade veroorzaakt worden of men kan een ongeval krijgen; De NVLP kan aansprakelijk worden gesteld; Voor de vrijwilligers is een ongevallenverzekeringen afgesloten om de NVLP en de vrijwilligers in te dekken tegen mogelijke schade en ongevallen; De NVLP kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van schade of ongeval voor diegenen die geen vrijwilligersovereenkomst hebben getekend; Evenmin kan de NVLP aansprakelijk worden gesteld voor gevolgen van schade of ongeval, anders dan vastgelegd en bedoeld in de voorwaarden van verzekeringen. De penningmeester is het aanspreekpunt met betrekking tot verzekeringskwesties. 6.1 Aansprakelijkheidsverzekering De NVLP heeft een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor haar vrijwilligers. Zij zijn verzekerd wanneer zij in functie zijn voor de vereniging. Indien derden schade ondervinden ten gevolge van het handelen van een vrijwilliger van naam, kan vergoeding van geleden schade verhaald worden op naam. 6.2 Ongevallenverzekering De NVLP heeft een collectieve ongevallenverzekering voor haar vrijwilligers. Zij zijn verzekerd wanneer zij in functie zijn voor de vereniging. Dat wil zeggen dat ze verzekerd zijn tijdens het uitoefenen van een activiteit in opdracht van de NVLP. De dekking gaat in vanaf het moment dat de vrijwilliger zijn of haar woonhuis verlaat naar de plaats waar de werkzaamheden worden verricht. En wederom, via de kortste weg, zijn of haar woning heeft bereikt. 6.3 Bestuursaansprakelijkheid De NVLP heeft een bestuursaansprakelijkheidsverzekering voor haar bestuursleden afgesloten. 7 MEDIA Een vrijwilliger is niet gerechtigd om standpunten namens de NVLP in de media te vertolken. Het uitdragen van verenigingsstandpunten is voorbehouden aan de bestuursleden. Zijn er redenen om hier een uitzondering op te maken, dan is dat na overleg en met toestemming van het bestuur. De website en het kwartaalblad Laat je niet Lymen van de NVLP vallen onder het pr-beleid van het bestuur; Een vrijwilliger is natuurlijk wel gerechtigd om zijn/haar eigen mening of ervaring uit te dragen, maar dan op persoonlijke titel. Indien een vrijwilliger interesse heeft mee te werken aan interviews, kan hij of zij dit bekend maken bij de vrijwilligerscoördinator en/of mediacoördinator; Indien de NVLP door media wordt benaderd voor zogenaamde human interest interviews, kunnen leden die zich daarvoor beschikbaar stellen, benaderd worden voor een dergelijke interview. Nederlandse vereniging voor Lymepatiënten Pagina 10/11
8 FINANCIËLE AFSPRAKEN MET DERDEN Het is de vrijwilligers van de vereniging niet toegestaan in het kader van verenigingswerk financiële afspraken te maken of contracten af te sluiten met derden, tenzij zij hiertoe uit hoofde van hun functie gemachtigd zijn of na expliciete toestemming van het bestuur; Aanname van giften vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur c.q. giften worden afgedragen aan de penningmeester; Sponsoring en sponsorgelden vallen onder verantwoordelijkheid van het bestuur; Fondsenwerving valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. DISCLAIMER Deze informatie en die van onze website en welke gegeven wordt door een van onze vrijwilligers mag niet gebruikt worden in de plaats van onderzoeken, diagnosestelling en behandeling, adviezen, steun enzovoort die u van professionele hulpverleners ontvangt. Onderzoek, diagnosestelling, behandeling en aanverwante zaken in verband met de ziekte van Lyme dienen te geschieden door of onder supervisie van op dit gebied geschoolde en erkende professionele hulpverleners (huisarts, medisch specialist enzovoort). De informatie op de website alsmede de informatie gegeven door de vrijwilligers dient te allen tijde als achtergrondinformatie. Wanneer u besluit adviezen en dergelijke van de website of de vrijwilligers op te volgen, doe dit dan altijd in overleg met uw professionele hulpverleners. In overleg met hen kan worden bepaald of deze adviezen van toepassing zijn op uw persoonlijke situatie. Nederlandse vereniging voor Lymepatiënten Pagina 11/11