MEMO Voor : fractiepenningmeesters & leden van het Presidium Van : A. Overbeek & M.Y. Feddema-Wardenaar Datum : 14 november 2012 (verbeterde versie 2 n.a.v. afronding laatste fractie) Betreft : Fractieverantwoording 2011 Bijgaand treft u het overzicht van de verantwoording van de fractievergoedingen van 4 fracties van Sliedrecht over het jaar 2011. De volgende opmerkingen dienen na een globale toets te worden gemaakt. Het indienen van bonnetjes, facturen en bankafschriften en het invullen van het afgesproken format Verslagformulier Fractievergoeding en het Formulier Verklaring Fractievergoeding geldt als de verantwoording van de fracties van de toegekende gelden op basis van de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006. Een globale toets heeft plaatsgevonden op basis van de tot nu toe ingediende bescheiden en rekeninghoudend met artikel 9 van de verordening en de memo van 14 april 2010 (zie bijlage). Op één fractie na hebben de fracties alles ingediend en daarmee verantwoording afgelegd. Het uit te keren bedrag bij twee fracties is lager, omdat een verrekening heeft plaatsgevonden met de te betalen vergoeding voor een abonnement op de raadsstukken. Dit is in analogie met het besluit van het Groot Presidium van 2 september 2009. Een fractie sluit in 2011 af met een negatief saldo, omdat de uitkering van de fractievergoeding 2011, door wisseling van penningmeesterschap (eind 2011) en late aanlevering van benodigde stukken, pas begin 2012 kon plaatsvinden. SGP/CU PvdA PRO CDA VVD 2011 saldo 20110101 1282,08 *) 1525,42 887,39 1308,56 1274,87 2007,78 **) fractievergoeding 2011 (recht) 2400,00 1600,00 1800,00 1600,00 1400,00 Uit te keren (2011) 2400,00 1600,00 1800,00 1433,50 580,00 2012 Saldo 20120101 2182,33 257,62 1568,21-359,17 1638.78 fractievergoeding 2012 2400,00 1600,00 1800,00 1600,00 (recht) 1400,00 Uit te keren (2012) 2400,00 1600,00 1800,00 1431,00 734,00 *) Oorspronkelijk bedrag **) Na herberekening van de afgelopen 7 jaar. Aan het Presidium worden de volgende voorstellen voorgelegd: 1. Tot uitkering van de fractievergoeding 2012 over te gaan de resterende fracties die de verantwoording over 2011 hebben ingediend. 2. Deze memo, incl. bijlagen, als ingekomen stuk aan de eerstvolgende raadsvergadering aan te bieden. 3. Met ingang van de verantwoording over 2012 met een vereenvoudigd Excel-document te werken, dat met de penningmeesters is afgestemd (zie bijlage). Onderstaand treft u als bijlagen de artikelen 9 en 10 van de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006, de memo van 14 april 2010 en het Excel-document verslagformulier fractievergoeding (incl. formulier verklaring fractievergoeding).
- 2 - Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006 Artikel 9 Gebruik van de vergoeding 1. De vergoeding is bestemd als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie. Fracties besteden de vergoeding om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 2. De vergoeding wordt niet gebruikt ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan als betaling van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een reële, gespecificeerde declaratie; c. giften; d. uitgaven die moeten worden bekostigd uit vergoedingen die de leden ontvangen op grond van rechtspositieregelingen voor raads- en commissieleden; e. opleidingen voor individuele raads- en commissieleden. Toelichting Artikel 9 De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de vergoeding. Minimumvoorwaarde is, dat de vergoeding besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze niet al te gedetailleerd worden voorgeschreven. Wel is een aantal doelen genoemd waarvoor de vergoeding niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder meer voorkomen dat met de vergoeding verkiezingscampagnes worden gefinancierd of dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de fractievergoeding. De verordening beoogt uit te sluiten dat raads- en commissieleden langs de weg van de fractievergoeding alsnog een vergoeding ontvangen ten behoeve van hun raads- en commissiewerkzaamheden, bovenop de rechtens aan hen toekomende vergoedingen. Daarmee wordt aangesloten bij de bedoelingen van de wetgever in artikel 99 van de Gemeentewet. De eigen (individuele) vergoeding voor het raadswerk omvat - samengevat - een vergoeding voor de werkzaamheden van de raadsleden, een onkostenvergoeding, een vergoeding voor de burgerraadsleden en, onder bepaalde omstandigheden, een vergoeding voor reis- en verblijfkosten. Ook opleidingen voor individuele raads- en commissieleden kunnen bekostigd worden uit het individuele budget en dus niet uit de fractievergoeding. Opleidingen voor de fractie als geheel, gericht op versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol vallen weer wel onder deze verordening. Artikel 10 Reserves 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte deel van de vergoeding toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren. 2. De reserve is niet groter dan 100 % van de vergoeding die de fractie in het voorgaande kalenderjaar op grond van artikel 7, tweede lid, toekwam. 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de rekening en verantwoording, bedoeld in artikel 11. 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie, die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 5. Als bij zetelverlies de reserve van een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het meerdere. Toelichting Artikel 10 De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook gebonden aan een maximum. Vanuit een oogpunt van flexibiliteit is er van afgezien dwingend voor te schrijven dat de reserve op een spaarrekening wordt vastgezet. Er wordt vanuit gegaan dat de fracties op verantwoorde wijze met de gevormde reserves omgaan. Bij splitsing van fracties wordt de eventuele reserve niet verdeeld omdat het de oorspronkelijke fractie is die deze heeft opgebouwd en er in de verordening evenmin een aanspraak is geregeld op (een deel van) de vaste voetvergoeding van de afgesplitste fractie op de oorspronkelijke fractie.
- 3 - MEMO Voor Van : alle fractiepenningmeesters 2010-2014 (en t.k.n. van het Groot Presidium) (Groot Presidium op 8 juni 2010) : mevrouw M. Feddema en de heer A. Overbeek Datum : 14 april 2010 Betreft : Do s en don t voor declareren Fractievergoedingen Deze memo biedt u als fractiepenningmeester informatie over de eerder gemaakte afspraken in het Groot Presidium over de werking van de declaraties van de jaarlijkse fractievergoedingen o.g.v. de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006 (zie bijlage). Op basis van de volgende afspraken in de Groot Presidia van 2 september 2009 en 1 februari 2010 vindt de marginale toets van de jaarlijkse fractievergoedingen door de griffie plaats: 1. Declaraties kunnen alleen worden ingediend via de bijbehorende invulformulieren. 2. Een declaratie bestaat uit een factuur of een bon met datum. 3. Het invulformulier en de declaraties worden compleet en tijdig ingeleverd (v.w.b. het jaar 2010 voor 15 januari 2011). 4. Bij het indienen van een declaratie voor fractieassistentie wordt de naam van de fractieassistent genoemd, alsmede het soort werkzaamheden. Tevens is er een overzicht opgesteld van concrete declaratievoorbeelden. Declaraties die wel en die niet moeten worden gehonoreerd. Dit om indiening en verwerking eenvoudiger en transparanter te maken. Wel honoreren van de volgende declaraties: Fractietraining, heisessie en teambuilding (meer dan de helft van de fractie aanwezig) Fractieassistentie met vermelding van naam en soort werkzaamheden Boeken voor de fractiekamer Website van de fractie Fractiekrantje Advertentiekosten in het kader van consultatie van inwoners over volksvertegenwoordigende activiteiten door de fractie (aankondiging en verantwoording achteraf) (besluit Groot Presidium 12 april 2010) Niet honoreren van de volgende declaraties: Consumpties Boeken, bloemen of drank t.b.v. een cadeau (fractie hebben zelf een lief & leed-potje ) Fractieassistent, zijnde een raadslid Website van bestuur of landelijke organisatie Verkiezings- en campagneactiviteiten
- 4 - VERSLAGFORMULIER FRACTIEVERGOEDING Fractie: xxxx Verantwoording over het jaar 2012 Compleet met facturen en andere bewijsstukken Ingediend bij de griffie datum Overzicht inkomsten en uitgaven in het jaar 2012 Inkomsten De fractie heeft recht op basis van de Verordening Ontvangen fractievergoeding (A) toelichting Uitgaven: 1. Datum en Doel: 2. Datum en Doel: 3. Datum en Doel: 4. Datum en Doel: 5. Datum en Doel: 6. Datum en Doel: 7. Datum en Doel: 8. Datum en Doel: 9. Overig + Totaal uitgaven 0 (B) SALDO inkomsten/uitgaven 0 (C) (= A-B) Uit te keren bedrag in het jaar volgende op het verantwoordingsjaar Verloop gereserveerde middelen Stand reserve per 1 januari 2012 (D) Mutatie in reserve (saldo vermeld bij C): 0 + - Stand reserve per 31 december 2012 0 (E) (=D+C) Het jaar voorafgaand aan verantwoordingsjaar (2011) Fractievergoeding (F) Beschikbare budget *) (*) De fractie heeft voor 2012 recht op een fractievergoeding van Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006, art 10 lid 2: Ingeval de stand van de reserve per 31 december 2012 (bedrag bij E) hoger is dan 100 procent
- 5 - van de vergoeding die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam (bedrag onder F). 0 (=E-F) Te restitueren over het jaar 2012: *) beschikbaar budget is het bedrag aan fractievergoeding dat de fractie in het voorafgaand jaar heeft ontvangen vermeerderd met de in het/de voorgaande jaar/jaren opgebouwde reserve (gebaseerd op verslagformulieren van voorgaande jaren) FORMULIER VERKLARING FRACTIEVERGOEDING Ondergetekenden: (naam fractiepenningmeester) (naam fractievoorzitter) in hun hoedanigheid van voorzitter, respectievelijk lid van de fractie van xxx (naam fractie) verklaren hierbij dat het verslag over de besteding van de fractievergoeding en de stand van de reserve over het kalenderjaar 2012 naar waarheid is gedaan. Datum: datum Ondertekening: