Praat met de Gemeenteraad Zakboekje voor inwoners en instellingen

Praat met de Gemeenteraad Zakboekje voor inwoners en instellingen

Inhoudsopgave Voorwoord...3 Gemeenteraad...5 De werkwijze...6 Het vergaderschema...8 Het rondetafelgesprek...10 Het doel van het rondetafelgesprek...11 De rolverdeling bij een rondetafelgesprek...12 Het fractieberaad...13 De debatraad en besluitvorming...13 Spreekrecht...14 Burgerinitiatief...16 Referendum...17 Contactgegevens...19 Websites van de Politieke partijen...19

Voorwoord Dit zakboekje geeft u informatie over de gemeenteraad van Houten en zijn werkwijze. Sinds september 2007 is de werkwijze van de raad veranderd. Er is gekozen voor een duidelijke scheiding tussen de verschillende stappen in de besluitvorming. Met deze werkwijze wil de raad de betrokkenheid van de burgers bij de besluitvorming vergroten. Bovendien leidt deze werkwijze tot een hogere efficiency en effectiviteit van het raadswerk. In dit zakboekje vindt u beknopt de spelregels van de werkwijze van de raad. Zo heeft u de belangrijkste zaken altijd bij de hand. We hopen dat dit boekje mag bijdragen aan een verder succes van de werkwijze van de gemeenteraad! Namens de griffie, Paul van Ruitenbeek, raadsgriffier Fransje Backerra, raadsadviseur 3

Gemeenteraad De gemeenteraad is het algemeen bestuur van de gemeente. De raad van Houten bestaat uit 29 leden. De burgemeester is voorzitter van de raad. Plaatsvervangend voorzitter is het raadslid Gerard Zandbergen (ITH). De griffie ondersteunt de raad. De leden van de gemeenteraad zijn door de inwoners bij de verkiezingen van maart 2010 voor vier jaar gekozen. De zetelverdeling is: - 5 van ITH (Inwonerspartij Toekomst Houten) - 5 van de VVD - 5 van het CDA - 4 van de PvdA - 3 van D66-3 van GroenLinks - 2 van de ChristenUnie - 2 van de SGP Het aantal raadszetels is gekoppeld aan het aantal inwoners van de gemeente. Door de groei van de bevolking is het aantal raadszetels na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2010 uitgebreid van 27 naar 29. De raad bestaat nu uit 29 raadsleden. In 2014 zijn er weer gemeenteraadsverkiezingen. De inwoners van Houten krijgen dan opnieuw de mogelijkheid om hun stem uit te brengen. 5

De werkwijze De werkwijze van de gemeenteraad voorziet in een duidelijke scheiding tussen de verschillende stappen in de besluitvorming. De besluitvorming kent drie fases: 1. beeldvorming door informatie te verzamelen 2. meningen wisselen en vormen 3. besluiten nemen Rondetafelgesprekken De eerste stap is een informatieronde, de rondetafelgesprekken genaamd, waarbij het inwinnen van informatie centraal staat. De griffie attendeert betrokken inwoners en instellingen op de behandeling van een onderwerp tijdens een rondetafelgesprek. Het college verstrekt aan de griffie de adresgegevens van betrokken burgers en/of organisaties. Betrokkenen kunnen zich, indien gewenst, zelf aanmelden om een toelichting te komen geven op bijvoorbeeld (aspecten van) een raadsvoorstel of een onderwerp dat per brief onder de aandacht van de raad is gebracht. Daarnaast kan de raad betrokkenen verzoeken hun mening te geven bij de behandeling van een onderwerp tijdens een rondetafelgesprek. De betrokken ontvangt in dat geval een uitnodiging van de griffie. Aanmelden is dan niet nodig. 6

Debatraad De tweede stap in de besluitvorming is het (politieke) debat, dat in principe twee weken na de rondetafelgesprekken wordt gevoerd. De debatraad is erop gericht om de raad zijn kaderstellende, controlerende en vertegenwoordigende taak uit te oefenen. De raad kan dit doen middels het voeren van debat tussen de leden onderling en tussen de raadsleden en collegeleden. De voorzitter stelt enkele leden in de gelegenheid een statement te maken. Nadat de statements zijn gemaakt kunnen de leden en aanwezige collegeleden daarop reageren en een bijdrage aan het debat leveren. Na het debat wordt besloten of het voorstel rijp is voor besluitvorming of niet. Er wordt dan aangegeven of het diezelfde avond in de besluitvormende vergadering wordt behandeld of in de besluitvormende vergadering in de volgende cyclus. Besluitvormende raad De laatste stap is het nemen van een besluit. De raadsbesluiten worden in de besluitvormende raad genomen. De besluiten komen tot stand doordat de aanwezigen raadsleden hun stem uitbrengen. Er wordt bij meerderheid beslist. Raadsleden kunnen, indien zij willen, een stemverklaring afleggen. De debat- en besluitvormende raad worden op dezelfde avond gehouden. 7

Het vergaderschema Alle rondetafelgesprekken en raadsvergaderingen vinden in principe plaats op dinsdag, zodat er een vast moment in de week is waarop (een deel van) de raad actief is. Belangstellenden zijn altijd welkom als toehoorder. Alle rondetafelgesprekken en raadsvergaderingen zijn in beginsel openbaar. Het vergaderschema heeft een cyclus van drie weken. Week 1 Rondetafelgesprekken 20.00 22.30 uur Week 2 Fractieberaad Week 3 Debatraad 20.00 22.00 uur Aansluitend besluitvormende raad 8

Voorstellen worden in principe op dezelfde avond behandeld in de debatraad en de besluitvormende raad. Van deze regel wordt afgeweken als: - er tijdens de debatraad bij het raadsvoorstel moties of amendementen zijn ingediend; - als er rechtstreekse belangen van derden in het geding zijn; - burgers er nadelig door beïnvloed worden. Daarnaast kan bij aanvang van de besluitvormende raad alsnog worden besloten om een voorstel door te schuiven naar de besluitvormende raad van drie weken later. De raad is dus flexibel als het gaat om het agenderen van voorstellen. De laatste stand van zaken is steeds te vinden op de raadspagina s op de website van de gemeente Houten; www.houten.nl/bestuur-organisatie/gemeenteraad 9

Het rondetafelgesprek Inwoners en instellingen van Houten hebben vooral een rol in de informatiefase. Zij kunnen tijdens de rondetafelgesprekken de raads- en commissieleden voorzien van informatie en meningen over bepaalde kwesties, waarover een besluit moet worden genomen. Ook bestaat de mogelijkheid een toelichting te komen geven op een aan de raad geschreven brief. U kunt hiervoor worden uitgenodigd of zichzelf hiervoor aanmelden met het formulier op www.houten.nl 1, tot 12.00 uur op de betreffende dinsdag. Tijdens het rondetafelgesprek is een collegelid en een ambtenaar aanwezig om een toelichting op het onderwerp te geven als dit gewenst is. Raads- en commissieleden kunnen tijdens het rondetafelgesprek informatieve vragen stellen aan het collegelid en aan de ambtenaar. Aan ieder rondetafelgesprek neemt per fractie één raads- of commissielid deel, waardoor het mogelijk wordt om tegelijkertijd twee verschillende sessies plaats te laten vinden. Er worden maximaal 5 sessies per avond gehouden verdeeld over 2 blokken. Blok 1 vindt plaats van 20.00-21.00 uur en blok 2 van 21.30-22.30 uur. Incidenteel kan ervoor worden gekozen om bij 1 http://www.houten.nl/bestuur-organisatie/gemeenteraad/raadsagenda 10

zwaarwichtige onderwerpen één enkele sessie te houden, die door een groter deel van de raad kan worden bijgewoond. Het doel van een rondetafelgesprek Het rondetafelgesprek heeft als doel de uitwisseling van informatie over actuele kwesties, raadsvoorstellen en achterliggende argumenten en meningen tussen raadsleden, burgers en instellingen, collegeleden en ambtenaren. Het rondetafelgesprek: - stelt de raad in de gelegenheid zich breed te informeren over alle voor- en nadelen, ideeën en meningen ten aanzien van bepaalde onderwerpen; - biedt burgers en instellingen de mogelijkheid hun stem te laten horen; - is de plaats waar collegeleden en ambtenaren op verzoek van de raad hun voorstellen nader kunnen toelichten. Tijdens een rondetafelgesprek is het nadrukkelijk NIET de bedoeling te debatteren. Wel mogen de raads- en/of commissieleden bij ieder voorstel kort aangeven wat ze van het voorstel vinden, zodat u als burger enigszins kunt inschatten of de raad met het voorstel zal instemmen. 11

De rolverdeling bij een rondetafelgesprek Tijdens een rondetafelgesprek horen raads- en commissieleden de sprekers aan en stellen hen vragen. De insprekers blijven na het leveren van hun bijdrage tijdens de behandeling van het onderwerp aan tafel zitten. Zo kunnen zij reageren op hetgeen nog naar voren komt. Inwoners en instellingen, maar ook collegeleden, ambtenaren en externe deskundigen krijgen de gelegenheid informatie te verstrekken. Tijdens het rondetafelgesprek treedt één van de raadsleden op als voorzitter. De voorzitter zorgt ervoor dat de vergadering ordelijk verloopt en dat iedereen de gelegenheid krijgt zijn zegje te doen. Ook is het de taak van de voorzitter het proces te bewaken en ervoor te zorgen dat er geen discussie wordt gevoerd. Een onderdeel van het proces is de bewaking van de vergadertijd. De rondetafelgesprekken in blok 1 kunnen maximaal een kwartier (tot 21.15 uur) uitlopen. Daarna moet de vergaderruimte vrij worden gemaakt voor de volgende vergadering. De voorzitter zorgt dat de vergadering wordt afgerond en doet eventueel een voorstel om het voorstel opnieuw te agenderen voor een volgend rondetafelgesprek. 12

Het fractieberaad In de week na de rondetafelgesprekken vergaderen de fracties, ter voorbereiding op de debatraad. Ook burgers kunnen daarbij worden uitgenodigd of zij kunnen zich (bij de fracties) hiervoor aanmelden. Bovendien stelt de agendacommissie in deze week de agenda vast voor de eerstvolgende rondetafelgesprekken, de debatraad en de besluitvormende raad. De agendacommissie bestaat uit een kleine vertegenwoordiging van de raad. De debatraad en besluitvorming In de derde week van de cyclus vindt de debatraad plaats. Dit is een plenaire raadsvergadering, waarbij het college aanwezig is om deel te nemen aan het debat. Raadsvergaderingen worden voorgezeten door de burgemeester. Aan het begin van de debatraad stelt de raad de definitieve agenda vast. Sommige onderwerpen worden besproken tijdens de debatraad, terwijl andere onderwerpen direct naar de besluitvormende raad kunnen. 13

Spreekrecht voor inwoners Rondetafelgesprekken U kunt worden uitgenodigd of u zelf aanmelden om een toelichting te komen geven op (aspecten van) een raadsvoorstel of een door hen aan de raad gericht schrijven. Ook bestaat de gelegenheid om uw mening kenbaar te maken over onderwerpen die niet op de agenda staan van de rondetafelgesprekken maar wel geagendeerd zijn voor een (daarop volgende) raadsvergadering. Wilt u aandacht vragen voor een bepaald onderwerp dat niet geagendeerd staat dan moet u de raad eerst een brief sturen waarin u aangeeft welk onderwerp u onder de aandacht wilt brengen en waarom. Deze brief komt op de Doorlopende lijst van ingekomen stukken en mededelingen voor de raad. Dit is een vast agendapunt op de raadsagenda. U kunt daardoor alsnog inspreken bij het rondetafelgesprek bij het agendapunt Inspreekrecht burger. Deze procedure lijkt omslachtig maar zorgt er wel voor dat de deelnemers aan het rondetafelgesprek niet overvallen worden door uw bijdrage. Ze kunnen daardoor beter reageren, omdat ze altijd al iets op papier hebben ontvangen. Wilt u inspreken dan dient u altijd contact op te nemen met de griffie, uiterlijk voor 12:00 uur op de dag van het rondetafelgesprek. 14

Er kan niet worden ingesproken over: - een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan; - benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; - een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. Tijdens raadsvergaderingen kan niet worden ingesproken. 15

Burgerinitiatief U kunt voorstellen indienen bij de gemeenteraad. Het gaat dan om voorstellen die een bijdrage leveren aan de kwaliteit van de samenleving en de inrichting van Houten. Aan het indienen van een zogenaamd burgerinitiatief zijn voorwaarden verbonden: Het voorstel moet gaan over een onderwerp waarover de raad kan beslissen. Twijfelt u of een onderwerp geschikt is voor een burgerinitiatief dan kunt u contact opnemen met de griffier; De indiener en ondersteunende van het burgerinitiatiefvoorstel zijn inwoner van Houten en kiesgerechtigd, of Houtenaren van 16/17 jaar die vanaf hun 18de aan de gemeenteraadsverkiezingen mogen deelnemen; Het voorstel moet door tenminste 25 personen ondersteund worden met een handtekening. Wilt u een burgerinitiatief indienen neem dan altijd contact op met de griffie. De griffie kan u ondersteunen en advies geven bij de voorbereiding en indiening van een burgerinitiatief. Voor meer informatie en de formulieren zie www.houten.nl/bestuur-organisatie/gemeenteraad. 16

Referendum Op initiatief van de raad of inwoners kan een referendum worden gehouden over bepaalde voorgenomen besluiten van de raad. Het moet dus gaan om een onderwerp dat op de agenda van de raad staat. Als inwoners een referendum wensen, dienen zij een inleidend verzoek in dat door tenminste 200 mensen ondertekend moet zijn. Wordt dit verzoek gehonoreerd, dan volgt er een definitief verzoek; dit moet ondertekend zijn door tenminste 7% van de kiesgerechtigden (ruim 2200 handtekeningen). Uiteindelijk beslist de raad of er echt een referendum komt. Het referendum is alleen geldig bij een opkomstpercentage van minimaal 30% van de kiezers. Uiteindelijk betrekt de raad de uitkomst van het referendum in zijn definitieve besluitvorming. Omdat het om een niet-bindend referendum gaat dat is grondwettelijk niet mogelijk -, is de raad echter niet verplicht de uitslag van het referendum over te nemen. De griffie kan u ondersteunen bij het verzoek tot het houden van een referendum. Voor meer informatie en de formulieren zie www.houten.nl/bestuur-organisatie/gemeenteraad. 17

Contactgegevens Griffie: 030-6392785 griffie@houten.nl Gemeenteraad: gemeenteraad@houten.nl Informatie: www.houten.nl/bestuur-organisatie/ gemeenteraad Aanmelden voor het inspreken bij een rondetafelgesprek kan tot 12.00 uur op de dag van de betreffende vergadering. U kunt hiervoor het formulier gebruiken op www.houten.nl/bestuur-organisatie/ gemeenteraad/ raadsagenda Websites van de politieke partijen in de gemeenteraad: www.ith-houten.nl www.vvd-houten.nl www.cdahouten.nl www.pvdahouten.nl www.d66houten.nl www.groenlinks.nl/lokaal/houten www.houten.christenunie.nl www.sgp-houten.nl 19

Uitgave: Griffie Versie: 4 Datum: Juli 2010