Brussel, 10 januari 2019. Omzendbrief betreffende de terugbetaling van de kosten van de Commissies van toezicht Deze omzendbrief van de secretaris van de Centrale toezichtsraad voor het gevangeniswezen regelt de bepalingen betreffende de terugbetaling van de kosten van de Commissies van toezicht en de leden en secretarissen ervan voor de periode van 1 januari tot 31 augustus 2019. Hij vervangt de omzendbrief van 15 april 2016. Tijdens deze overgangsperiode dienen de leden en secretarissen hun aanvragen tot terugbetaling rechtstreeks in bij de FOD Justitie zonder via het secretariaat van de Centrale raad te gaan. De wettelijke bepalingen (koninklijk besluit van 19 juli 2018 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de toezicht bepalingen van de basiswet van 12 januari 2005) zetten het secretariaat van de Centrale raad stop op 31 maart 2019. Vanaf 1 april 2019 kunt u dus niet langer contact opnemen met het secretariaat. Het formulier van de schuldvordering en de richtlijnen met betrekking tot het formulier bevinden zich op de website van de FOD Justitie. Hier volgen enkele aanvullende aanwijzingen om het formulier Schuldvordering in te vullen. Zij vullen de richtlijnen met betrekking tot het formulier aan. Vul in de rubriek DG-dienst-commissie-jurisdictie de naam van de commissie van toezicht in. Vul in de rubriek Functie lid of secretaris in. Vul in de rubriek Onderwerp, reiskosten of presentiegelden in, met vermelding van de periode, of werkingskosten in, met vermelding van de periode en de naam van de Commissie van toezicht. Vul in de rubriek "Nummer van de bestelbon" het PO-nummer (zie hieronder) [toegevoegd 22/03/2019]. Voeg als bewijsstuk altijd de bekendmaking van het Belgisch Staatsblad met uw aanwijzing als lid of secretaris of de lijst van de leden van uw commissie zoals vermeld op de website toe. In geval van betwisting geldt enkel de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad als toestemming. Voeg eveneens de bewijsstukken van de reiskosten, presentiegelden of werkingskosten toe.
1. Werkingskosten van de commissies Elke Commissie van toezicht heeft recht op een budget van 670,00 euro om haar werkingskosten voor de periode van 1 januari tot 31 augustus 2019 te dekken. Die werkingskosten zijn vrij ruim opgevat: naast de klassieke secretariaatskosten zijn ook de kosten voor boeken, studiedagen en opleidingen daarin vervat. De maaltijdkosten mogen 400,00 euro niet overschrijden. De uitgaven voor de werkingskosten gebeuren steeds volgens de regels van de overheidsopdrachten door minstens drie offertes op te vragen voor de aankoop van een goed of een dienst. Voordat u een bestelling maakt, moet u eerst een PO-nummer aanvragen bij FOD Justitie [toegevoegd 22/03/2019]. Naast het ingevulde en ondertekende formulier Schuldvordering en de toestemming voegt u de specifieke bewijsstukken (facturen en kastickets) toe. 2. Terugbetaling van de reiskosten van de leden en van de secretarissen Het lid of de secretaris gebruikt de goedkoopste formule van het openbaar vervoer. Het lid ontvangt dan een integrale vergoeding op basis van de vervoerbewijzen. Het lid of de secretaris vult bijlage B van het formulier Schuldvordering in. Indien het gebruik van het openbaar vervoer onmogelijk blijkt, moet dat worden verantwoord. In dat geval en enkel in dat geval kan het lid of de secretaris een terugbetaling ontvangen die gelijk staat aan het gebruik van het openbaar vervoer in tweede klasse. Het lid of de secretaris vult bijlage B van het formulier Schuldvordering in. Vul dat formulier in, één regel per traject, de heen- en terugreis afzonderlijk. Vermeld in de rubriek Prijs van het reisbiljet of parking de prijs van elk traject. U berekent zelf de prijs op grond van het aantal kilometers voor een enkele reis en het tarief van de NMBS 2019. Het aantal kilometers wordt berekend van gemeente tot gemeente (of van adres tot adres 1 ) rekening houdend met het kortste traject. U kunt dit berekenen met de volgende applicatie: https://nl.viamichelin.be/. Vul in de rubriek KM afgelegd per auto het aantal kilometers in. De leden en secretarissen kunnen hun reiskosten voor de periode van 15 tot 31 december 2018 indienen tot 28 februari 2019. PO-nummer dat moet worden vermeld in de rubriek " Nummer van de bestelbon" van het formulier "Schuldvordering": PO 4500594730 [toegevoegd op 22/03/2019]. Naast het ingevulde en ondertekende formulier Schuldvordering en de toestemming moet het lid of de secretaris de ingevulde en ondertekende bijlage B van het formulier (1) Vermeld in dat geval de volledige adressen als bijlage van het rekenblad 2
Schuldvordering toevoegen. Het lid of de secretaris moet bijlage B ondertekenen. De voorzitter van de Commissie van toezicht ondertekent bijlage B eveneens, ter bevestiging dat het lid of de secretaris de trajecten heeft afgelegd in het kader van de uitvoering van zijn opdracht. 3. Toekenning van de presentiegelden (zitpenningen) aan de secretarissen van de commissies Voor de toekenning van zijn presentiegelden vult de secretaris dezelfde formulieren in, als degene waarmee hij de terugbetaling van reiskosten kan aanvragen. Indien hij zowel de terugbetaling van zijn reiskosten als de toekenning van presentiegelden aanvraagt, hoeft hij slechts één bijlage B in te vullen. Om het te betalen bedrag vast te stellen vermenigvuldigt de secretaris het basisbedrag van het presentiegeld van 75,00 euro met de index 1,7068 (index vanaf 1 oktober 2018). Hij vermeldt enkel het brutobedrag van de vergoeding. De diensten van de FOD Justitie zullen het nettobedrag berekenen. De secretarissen kunnen hun presentiegelden voor de periode van 15 tot 31 december 2018 indienen tot 28 februari 2019. PO-nummer dat moet worden vermeld in de rubriek " Nummer van de bestelbon" van het formulier "Schuldvordering": PO 4500594730 [toegevoegd op 22/03/2019]. Naast het ingevulde en ondertekende formulier Schuldvordering en de toestemming moet de secretaris de ingevulde en ondertekende bijlage B van het formulier Schuldvordering toevoegen. De secretaris moet bijlage B ondertekenen. De voorzitter van de Commissie van toezicht ondertekent bijlage B eveneens, ter bevestiging dat de secretaris de trajecten heeft afgelegd in het kader van de uitvoering van zijn opdracht. 4. Formulieren en richtlijnen U vindt ze op de website van de FOD Justitie op de URL: https://justitie.belgium.be/nl/prestaties 5. Verzendingsadres voor de terugbetalingsaanvragen Het versturen van het betalingsverzoek gebeurt bij voorkeur per e-mail. Alle delen (schuldvordering, bijlagen en toestemming) moeten het onderwerp zijn van een enkele PDF die moet worden verzonden naar het adres: invoicing@just.fgov.be. 3
4
U kunt de documenten ook per post, in één enkele verzending verzenden naar: FOD Justitie Directie Budget en beheerscontrole Mevrouw Isabelle DUPUIS Waterloolaan 115 1000 Brussel Contactpersoon: Isabelle DUPUIS isabelle.dupuis@just.fgov.be Tel.: 02 542 65 55 Mevrouw DUPUIS zal uw aanvraag overzenden aan de bevoegde persoon in de FOD Justitie. De secretaris van de Centrale toezichtsraad voor het gevangeniswezen, Fernand SCHMETZ 5