Regionaal splan Jeugdhulp 2015 Op 11 december 2014 vastgesteld door de Bestuurscommissie op uitnodiging van de burgemeesters Hart van Brabant-gemeenten
Hoofdstuk 1 Positionering uitvoeringsplan Met de wijziging van de gemeenschappelijke regeling Hart van Brabant en de installatie van de bestuurscommissie Jeugd heeft de regionale samenwerking voor hulp Hart van Brabant een bestuurlijke invulling gekregen. Hiermee is het opdrachtgeverschap voor de uitvoering van de bovenlokale taken in het kader van jeugdhulp conform het regionaal beleidskader voor een periode van drie jaar belegd. De commissie is gehouden aan de afspraken over de uitvoering van de bovenlokale taken die zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, de regiobegroting en de uitvoeringsovereenkomst met de gastheergemeente. De reguliere werkwijze en organisatie van de commissie is bepaald in het huishoudelijk reglement. Jaarlijks stelt de commissie een uitvoeringsplan vast waarin de nadere afspraken over de wijze van uitvoering van de taken door de gastheergemeente in het komende kalenderjaar zijn opgenomen. De commissie monitort en houdt bestuurlijk toezicht op de uitvoering van de bovenlokale jeugdhulptaken door de gastheergemeente. De regio heeft met het gastheermodel gekozen voor een pragmatische inrichting van de regionale uitvoering, die uitnodigt om de doorontwikkeling van hulp in de komende jaren in nauwe samenwerking te blijven doen. Het uitvoeringsplan 2015 is de eerste concretisering daarvan en de leidraad voor 2015 met een voorzichtige doorkijk naar de komende twee jaar. In de volgende hoofdstukken wordt de regio-agenda gepresenteerd, per opgave geconcretiseerd en wordt aangegeven hoe de feitelijke uitvoering plaatsvindt en wordt bekostigd. 2
Hoofdstuk 2 Regio-agenda Jeugd De bestuurscommissie stelt een regio-agenda vast die aansluit op de fase waarin de regio zich bevindt. 2015 is het jaar waarin de regionale jeugdhulp feitelijk van start gaat en hulp in de regio Hart van Brabant onder de verantwoordelijkheid van de regiogemeenten wordt uitgevoerd. Het wordt het jaar waarin zal blijken hoe het gedegen en omvangrijke voorwerk in de praktijk uitpakt. Continuïteit van hulp is daarbij het belangrijkste. Hiervoor zijn uitgebreide waarborgen getroffen. Daarnaast is het ook het jaar waarin de eerste stap moet worden gezet naar de feitelijke kanteling, de transformatie. Het is daarmee het overbruggingsjaar van transitie naar transformatie. Maatschappelijke doelstellingen vormen daarbij steeds meer het vertrekpunt en stimuleren een externe oriëntatie op resultaat. Op deze wijze wordt daadwerkelijk handen en voeten gegeven aan vernieuwing. Richting 2018 worden de effecten van transitie en transformatie zichtbaar en worden keuzes voor de gemeentelijke samenwerking in een volgende periode gemaakt. Opgaves voor de periode 2015-2017: 1. Continuïteit in de uitvoeringsprocessen van de HvB-gemeenten De regionale uitvoeringsprocessen verlopen soepel en efficiënt. Omissies worden adequaat opgelost. De bedrijfsvoering heeft zich gezet in werkwijze en omvang. De betrokkenen bij het klantproces krijgen passende informatie. Er vindt kwaliteitsborging plaats door kennisdeling en continue procesverbetering. 2. Inkoop en ontwikkeling: beschikbaarheid van passend aanbod Er is een aanbod van jeugdhulp beschikbaar in de regio dat tussentijds wordt onderhouden. Het relatiebeheer met aanbieders is hierop ingericht. Waar nodig komt innovatief aanbod beschikbaar op basis van externe behoefte. De systematiek van inkoop en bekostiging is hierop aangepast. 3. Grip op de uitvoering: regionale planning en control op orde De regionale beleids- en begrotingscyclus is ingericht en uitgevoerd. Er wordt periodiek verantwoord naar alle betrokkenen. Risico s worden continu geïnventariseerd, geëvalueerd en van passende maatregelen voorzien. 4. Benodigde informatie beschikbaar: robuuste ICT-systemen Betrokkenen beschikken over de benodigde informatie voor de regionale uitvoering van hulp. Informatiebehoeften rond het klantproces, inkoopproces en planning en control zijn bekend. Informatie is beschikbaar en wordt periodiek geëvalueerd. Informatie- en communicatiesystemen zijn hierop ingericht en worden waar nodig geherstructureerd. 3
5. Beleidsinitiatie en -monitoring rond gemeenschappelijke onderwerpen Er wordt toezicht gehouden op de implementatie van het beleid. Enkele reeds bekende onderwerpen zijn pleegzorg, passend onderwijs en cliëntparticipatie. Nieuwe onderwerpen worden gesignaleerd door in- en externe ontwikkelingen te volgen. Beleidsonderwerpen worden uitgewerkt en voorbereid voor implementatie. 6. Zorg en veiligheid: transitie gedwongen kader Er is continuïteit van de functies van het Bureau Jeugdzorg (BJZ) en de overige veiligheid gerelateerde hulp. De taken van het gedwongen kader zijn geïncorporeerd binnen het vernieuwstelsel. 7. Governance regionale jeugdhulp: naar duurzaam samenspel De constructieve en evenwichtige samenwerking in de regio is geborgd. De regionale besturing is ingevuld, zowel politiek als ambtelijk. Organisatie en processen zijn ingericht. Er is een Sociaal Calamiteiten Protocol opgesteld door de gemeente Tilburg dat ter beschikking is gesteld aan de andere gemeenten in de regio Hart van Brabant die dit als basis kunnen gebruiken voor lokale invulling. De voortgangsinformatie is beschikbaar. 8. Regionale communicatie rond hulp De regionale communicatiebehoefte is geïnventariseerd. Er is een communicatieplan en -organisatie beschikbaar en in uitvoering, waardoor de verschillende in- en externe doelgroepen adequaat geïnformeerd zijn. 4
Opgave 1: Continuïteit in de uitvoeringsprocessen van de HvB-gemeenten De regionale uitvoeringsprocessen verlopen soepel en efficiënt. Omissies worden adequaat opgelost. De bedrijfsvoering heeft zich gezet in werkwijze en omvang. De betrokkenen bij de processen krijgen passende informatie. Er vindt kwaliteitsborging plaats door kennisdeling en continue procesverbetering. De uitvoeringsprocessen worden continu doorontwikkeld, geïntegreerd en verbeterd zodat ze volgens de gebruikers soepel en efficiënt verlopen. De inrichting van de informatievoorziening is hierin een sleutelfactor. De uitvoeringsorganisatie wordt hierop ingericht en bijgesteld. Deze draait eind 2015 op basis van een normale bezetting die is vastgelegd in een formatieplan. Er is ten behoeve van borging een relevante indicatorenset bepaald en geïmplementeerd in het instrumentarium, waarmee prestaties worden vastgesteld en passende verbetermaatregelen worden geïnitieerd. Er vinden periodiek evaluatiemomenten plaats waarin ervaringen in de uitvoering worden gedeeld. Een specifiek aandachtspunt betreft het koppelvlak tussen de frontlijn/ toegang per gemeente en de backoffice. De competenties van betrokken medewerkers in frontlijn/ toegang en backoffice sluiten door training en opleiding aan op de hernieuwde inzichten en werkwijzen. De afdeling Dienstverlening gemeente Tilburg verzorgt de inrichting en uitvoering van de backofficeprocessen. Afstemming en evaluatie rond de aansluiting frontlijn/toegang en backoffice gebeurt via degene die verantwoordelijk is voor de klantprocessen, dit kan per gemeente verschillen. Hier worden ook afspraken gemaakt over implementatie van verbeteringen die regionale en lokale taken en processen raken. 5
Opgave 2: Inkoop & ontwikkeling: beschikbaarheid van passend aanbod Er is een aanbod van jeugdhulp beschikbaar in de regio dat tussentijds wordt onderhouden. Het relatiebeheer met aanbieders is hierop ingericht. Waar nodig komt innovatief aanbod beschikbaar op basis van externe behoefte. De systematiek van inkoop en bekostiging is hierop aangepast. Het structureel volgen van de aansluiting van het gecontracteerde aanbod op de feitelijke vraag en realisatie. Waar nodig wordt dit bijgesteld. In het voorjaar wordt het definitieve productieplafond bepaald o.b.v. realisatie 2014. De relaties met alle gecontracteerde aanbieders worden aangehaald en verdiept. Het relatiebeheer is ingericht en verbonden met het contractbeheer. Er wordt een inkoopvisie opgesteld waarin de doelen worden geformuleerd ten aanzien van sturing en bekostiging van het jeugdhulpaanbod vanaf 2016. De eerste onderdelen worden bij inkoop 2016 geïmplementeerd. Het inkoopproces 2016 wordt op basis van evaluatie 2015 en vastgestelde behoefte ingeregeld en uitgevoerd. De aanbesteding 2016 resulteert in een vernieuwd portfolio van geselecteerde en gecontracteerde aanbieders en een meer gedifferentieerd productenboek 2016. gebeurt door de afdeling Sociaal gemeente Tilburg in samenwerking met de regionale werkgroep Inkoop & ontwikkeling. 6
Opgave 3: Grip op de uitvoering: regionale planning en control op orde De regionale beleids- en begrotingscyclus is ingericht en uitgevoerd. Er wordt periodiek verantwoord naar alle betrokkenen. Risico s worden continu geïnventariseerd, geëvalueerd en van passende maatregelen voorzien. Risico s worden geïnventariseerd, geëvalueerd en van passende maatregelen voorzien. Aan de hand van een risicobeheerssysteem worden ze structureel gevolgd en opgevolgd. Eerste evaluatie van de resultaten van de inkoop, de in-uitstroom en landelijke acties. Op basis hiervan de begrotingsafspraken beoordelen en eventuele voorstellen voor actualiseren. Er wordt een deelbegroting Jeugd 2016 opgesteld op basis van het objectief verdeelmodel in de meicirculaire. Het uitvoeringsplan 2016 zal aansluiten op deze deelbegroting. Er wordt een periodieke financiële verantwoording, eenmaal per kwartaal, ingericht en uitgevoerd. Op basis hiervan wordt de regio proactief voorzien van financiële adviezen rondom begrotingswijzigingen. De verschillende doelgroepen worden periodiek voorzien van relevante managementinfo. Evaluatie van het gastheerschap en het formuleren van de opdracht aan gastheer voor 2016 in het uitvoeringsplan en uitvoeringsbegroting. De jaarlijkse verantwoording wordt ingericht en uitgevoerd. Naast het opstellen van de jaarrekening 2015 omvat deze onder meer de uitvoering van een verantwoordingsdag van de gemeente en de aanbieders. gebeurt door de afdeling P&C gemeente Tilburg in samenspraak met de controllers van de gemeenten via het functionele P&C overleg. 7
Opgave 4: Benodigde informatie beschikbaar: robuuste ICT-systemen Alle betrokkenen beschikken over de benodigde informatie voor de regionale uitvoering van hulp. Informatiebehoeften over het klantproces, inkoopproces en planning en control zijn bekend. Informatie is beschikbaar en wordt periodiek geëvalueerd. De informatie- en communicatiesystemen zijn hierop geherstructureerd en ingericht. Doorontwikkelen van de huidige ICT-systemen met het oog op efficiëntie en continuïteit. Dit betreft met name automatische koppelingen tussen lokale, regionale en landelijke systemen. Een regionaal actieplan met een visie op de benodigde regionale informatie-architectuur en concrete doelen en activiteiten voor 2015, 2016 en verder. Aanbesteding van het toekomstige registratie- en informatiesysteem voor het sociaal domein in verband met de aflopende licentie van C-vision. Regionale en lokale vertaling en invulling van het programma VISD van de VNG. Een tool en infrastructuur voor het genereren van dashboards ten behoeve van de sturing van de verschillende processen. gebeurt door de afdeling Informatievoorziening van de gemeente Tilburg in nauwe samenspraak met de informatiemanagers van de gemeenten via het functionele ICT-overleg. 8
Opgave 5: Beleidsinitiatie en -monitoring rond gemeenschappelijke onderwerpen Nieuwe onderwerpen worden gesignaleerd door in- en externe ontwikkelingen te volgen. Beleidsonderwerpen worden uitgewerkt en voorbereid voor implementatie. Er wordt toezicht gehouden op de implementatie van het beleid. Enkele reeds bekende onderwerpen zijn pleegzorg, passend onderwijs en cliëntparticipatie. Er wordt regionaal beleid geformuleerd en vastgelegd in beleidsnotities rond gemeenschappelijke thema s. Reeds bekende thema s zijn cliëntparticipatie; pleegzorg; kwaliteitszorg; aansluiting passend onderwijs; 18-/18+; gezamenlijke agenda met zorgverzekeraars en zorgkantoren; regionale inbreng bij programmatisch toezicht Rijksinspectie geleverd; transformatie/innovatie aanbod. De netwerkaanpak voor innovatie van de transformatie wordt geïmplementeerd en experimenten en grotere projecten worden gestart. In het voorjaar wordt definitief besloten over de precieze hoogte van het innovatiebudget 2015. Er wordt structureel toezicht gehouden op de implementatie van het beleid in de regio. Daarbij worden ook de relevante ontwikkelingen bij de gemeenten gevolgd en worden relevante onderwerpen gesignaleerd en geagendeerd. Regionale beleidsmonitoring wordt ingericht door de GGD. Hiertoe wordt in het eerste kwartaal een voorbeeldrapportage opgesteld die helderheid geeft over definities, vorm en frequentie. Deze heeft tevens de functie van nulmeting. Er wordt een structuur van periodieke beleidsverantwoording ingericht waarin voorgaande bronnen samen worden gebracht en worden voorgelegd aan de verantwoordelijken voor de uitvoering van hulp. gebeurt onder verantwoordelijkheid van het accounthouders/beleidsoverleg met initiatie en ondersteuning door de afdeling Sociaal van de gemeente Tilburg. 9
Opgave 6: Zorg en Veiligheid: transitie gedwongen kader Er is continuïteit van de functies van het Bureau Jeugdzorg en de overige veiligheid gerelateerde hulp. De taken van het gedwongen kader zijn geïncorporeerd binnen het vernieuwstelsel. De drangaanpak GGA (GezinsGerichte Aanpak) wordt op basis van een inhoudelijk ontwerp en plan van aanpak stapsgewijs overgedragen naar de frontlijn/toegang. De spoedeisende zorg in de regio wordt verbreed, geïntegreerd en doorontwikkeld om een kwaliteitsslag en efficiencyverbetering te creëren. Er wordt een gecertificeerde instelling gecontracteerd op basis van een op te stellen programma van eisen en inkoopvoorwaarden. Er wordt een regionale visie op geweld in afhankelijkheidsrelaties, waaronder kindermishandeling, ontwikkeld. Hier worden afspraken gemaakt voor de doorontwikkeling van de aanpak. Er wordt een jeugdbeschermingsoverleg opgezet en kwalitatief doorontwikkeld dat een snelle aansluiting heeft met de Raad voor de Kinderbescherming. Veilig Thuis wordt in 2015 verder ingericht in de vorm van een zelfstandig werkende stichting met een uitgewerkt hulpverleningsaanbod en samenwerkingsafspraken met het veld. De werkprocessen op het gebied van CORV worden doorontwikkeld, geïntegreerd en verbeterd. Doorontwikkeling Zorg voor Jeugd en de integratie hiervan met andere systemen. Er wordt vanuit het jeugdhulpperspectief input gegeven aan het programma van eisen voor het Zorg- en Veiligheidshuis (ZVH). gebeurt door de afdeling Sociaal van de gemeente Tilburg. 10
Opgave 7: Governance regionale jeugdhulp: naar duurzaam samenspel De constructieve en evenwichtige samenwerking in de regio is geborgd. De regionale besturing is ingevuld, zowel politiek als ambtelijk. Organisatie en processen zijn ingericht. Er is een Sociaal Calamiteiten Protocol opgesteld door de gemeente Tilburg dat ter beschikking is gesteld aan de andere gemeenten in de regio Hart van Brabant die dit als basis kunnen gebruiken voor lokale invulling. De benodigde voortgangsinformatie is beschikbaar. Er is een regionale overlegstructuur ingericht en werkend. Deze voorziet in periodieke bestuurlijke afstemming regionaal en met lokale colleges, afstemmingsmomenten met raden en het functioneel overleg voor bijvoorbeeld accounthouders, controllers, jeugdbescherming ICT/informatie. Onder verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur ziet de bestuurscommisie en het ambtelijk accounthoudersoverleg toe op het goed functioneren van deze structuur. Er worden regionale bestuursprocessen ingericht, getest en geformaliseerd voor beleidsvorming, besluitvorming, monitoring en verantwoording. Gemeenten geven zelf invulling aan het Sociaal Calamiteiten Protocol op lokaal niveau. Daarnaast wordt het protocol breder belegd binnen het sociaal domein (zorgaanbieders, frontlijn/toegang, etc.) Een evaluatie van de regionale rol- en taakverdeling, onder andere capaciteit, inzet, en invulling van het gastheerschap om het samenwerkingsmodel verder te verbeteren. Afdeling Sociaal gemeente Tilburg in samenspraak met het accounthoudersoverleg. 11
Opgave 8: Regionale communicatie rond hulp De regionale communicatiebehoefte is geïnventariseerd. Er is een communicatieplan en -organisatie beschikbaar en in uitvoering waardoor de verschillende in- en externe doelgroepen adequaat geïnformeerd zijn. Er wordt een regionaal communicatieplan opgesteld en uitgevoerd. In dit plan wordt een voorstel gedaan voor inrichting van de organisatie van de communicatie-activiteiten. Voortzetting van reeds bestaande communicatie-activiteiten zoals de nieuwsbrief, organiseren netwerkbijeenkomsten, communicatie rondom incidenten. gebeurt door de afdeling Communicatie gemeente Tilburg in samenspraak met de communicatieadviseurs van de gemeenten. 12
Hoofdstuk 3 Organisatie en Middelen De realisatie van dit uitvoeringsplan maakt deel uit van de opdracht aan de gastheergemeente. De directeur Sociaal geeft leiding aan de uitvoering en rapporteert over de voortgang aan de bestuurscommissie. Binnen de gemeente Tilburg zijn trekkers aan de verschillende deelopdrachten gekoppeld. Deze zijn in de tabellen op de voorgaande pagina aangegeven en zijn functioneel aanspreekbaar voor de leden van de bestuurscommissie en het accounthoudersoverleg. De accounthouders zijn het eerste klankbord voor de gastheergemeente en adviseren individueel hun eigen wethouder over de uitvoering van het programma. Voor de incorporatie van de taken van het Bureau Jeugdzorg functioneert in 2015 een aanvullende tijdelijke projectstructuur met het oog op de oprichting van de gecertificeerde instelling. De wethouder van de gemeente Tilburg participeert hier namens de regio in. Bij de start van dit eerste jaar wordt een troubleshoot team ingesteld om onverwachte problemen in de uitvoering snel op te lossen. De huidige projectteams, die de implementatie van de transities voorbereiden en organiseren, functioneren bij de start en gedurende de eerste maanden van 2015 als troubleshoot team. Hierdoor wordt gebruik gemaakt van de interne en externe kennis en expertise en de menskracht die voorhanden is binnen de projectteams. Dagelijks kunnen zij (bij)sturing geven aan knelpunten en uitvoeringsproblemen zowel op klant- als organisatieniveau en deze oplossen. De financiële middelen voor de uitvoering van dit plan zijn opgenomen in de uitvoeringsbegroting voor zover ze het gastheerschap betreffen. De kosten voor het gastheerschap zijn als volgt geraamd. Nr. Opgave Kosten gemeentelijke Overige kosten Totaal (x1.000) formatie (x1.000) (x1.000) 1. 100 99 199 2. Inkoop 158 180 338 3. Planning en control 204 204 4. ICT 88 60 148 5. Beleidsinitiatie en monitoring 59 328 387 6. Transitie gedwongen kader 35 35 7. Governance 22 22 8. Communicatie 33 30 63 699 697 1396 13
Ter toelichting op deze begroting nog het volgende: De kostenraming is gebaseerd op het formatiecalculatiemodel zoals dat in de uitvoering wordt gebruikt, ervaringen van het afgelopen jaar met onder andere inkoop en inschattingen bij de geplande werkzaamheden. In het eerste jaar is er een verhoogd risico op afwijkingen, omdat er nog geen ervaring is met de uitvoering van deze taken. Omdat een goede inschatting van de benodigde formatie lastig is, wordt er waar mogelijk gewerkt met tijdelijke contracten zodat frictiekosten bij aanpassing tot een minimum beperkt blijven. De overige kosten bestaan onder meer uit kosten van monitoring door de GGD, advieskosten (o.a. juridische deskundigheid t.b.v. inkoop en accountant), kosten computersystemen en tijdelijke capaciteitsinzet vanuit BJZ voor indicatie-afwikkeling in januari 2015. De inzet van de gemeenten, met name in de vorm van ambtelijke capaciteit, is opgenomen in de eigen begrotingen. Bij de uitvoering van dit plan wordt ernaar gestreefd om in de taakverdeling zo goed mogelijk aan te sluiten op de mogelijkheden, interesses en expertises die in de regio aanwezig zijn. 14