Gebruikershandleiding voor de webapplicatie Energieaudit Grote Ondernemingen Deze gebruikershandleiding helpt u bij het invoeren van de resultaten van een energieaudit in de webapplicatie energieaudit grote ondernemingen. Belangrijke opmerkingen vooraf Opgelet: U voert data in via een webapplicatie. Zolang u de gegevens die u invoert niet opslaat in de databank die verbonden is met deze webapplicatie, zijn de data niet opgeslagen. Wegvallen van de internetverbinding, verversen van de pagina, enz. zal ervoor zorgen dat alle ingevoerde data verdwijnen en niet opgeslagen zijn in de databank. U moet dus regelmatig (aangeraden is minstens eenmaal per tabblad) op Bewaren of Opslaan klikken, om ervoor te zorgen dat uw data opgeslagen worden in de databank. Verantwoordelijke De verantwoordelijke is in principe de directeur, de gedelegeerd bestuurder, de leider van de organisatie of de persoon die gemachtigd is de vestiging van de onderneming rechtsgeldig te vertegenwoordigen. Hij zal een aantal karakteristieken van de vestiging kunnen invullen in de webapplicatie. Voor de rest heeft hij leesrechten in de webapplicatie. De verantwoordelijke is voor het VEA de persoon die aansprakelijk is voor het tijdig aanwezig zijn van een geldende energieaudit in de webapplicatie. Energiedeskundige De energiedeskundige (intern of extern) is de persoon die voor de vestiging de energieaudit heeft opgemaakt en die de resultaten gestructureerd zal invoeren in de webapplicatie. Hij heeft dus volledige schrijfrechten in de webapplicatie. De energiedeskundige is voor het VEA de persoon die aansprakelijk is voor de correcte inhoud van de energieaudit en het correct invullen van de webapplicatie. Medewerker Per vestiging kunnen ook medewerkers geregistreerd worden. Zij hebben leesrechten in de webapplicatie. In principe zijn dit medewerkers van de vestiging die er baat bij kunnen hebben om de data van de energieaudit op te kunnen zoeken in de webapplicatie (energieverantwoordelijke, boekhouding, ). Het is niet verplicht medewerkers te registreren voor de vestiging. www.energiesparen.be - 1 -
Aanmelden in de webapplicatie Energieaudit Grote Ondernemingen Actie door: de verantwoordelijke, de energiedeskundige of de medewerker van een vestiging.. De door de lokale beheerder geregistreerde personen, zijnde de verantwoordelijke, de energiedeskundige en eventuele medewerkers van een vestiging, kunnen zich aanmelden in de webapplicatie. Bij aanmelden in de webapplicatie zal de webapplicatie via IDM gaan nakijken welke lees- en/of schrijfrechten de persoon die zich aanmeldt heeft toegewezen gekregen in IDM (registratierecht) en zal de persoon in zijn rol toegang krijgen tot de energieaudits van de vestigingen waarvoor hij gekend is in IDM. U gaat naar de webapplicatie via http://energieloket.vlaanderen.be Klik op Aanmelden. U moet nu uw identiteit bewijzen via de algemene Toegang tot de online diensten van de Vlaamse overheid. U klikt op medewerker van een onderneming. 1 www.energiesparen.be - 2 -
Vervolgens doorloopt u de aanmeldingsprocedure via uw elektronische identiteitskaart of federaal token. Bij uw eerste bezoek aan de webapplicatie in een nieuwe rol, zal u gevraagd worden uw contactgegevens aan te vullen. 2 U komt vervolgens in het startscherm van de webapplicatie. 3 www.energiesparen.be - 3 -
Startscherm Vestigingen 1 2 Scherm 4 is het startscherm van alle vestigingen waarvoor u een bepaalde rol heeft toegewezen gekregen. Dit kan verantwoordelijke van één of meerdere vestigingen zijn, of energiedeskundige van één of meerdere vestigingen of medewerker van één of meerdere vestigingen. Indien u rollen heeft in meerdere vestigingen dan kan u via de zoekfunctie in dit scherm (zie 1) een selectie maken op de karakteristieken van de vestigingen. Door te klikken op het vinkje gaat u naar het startscherm van een vestiging (zie 2). 4 5 3 4 www.energiesparen.be - 4-5
In het tabblad Karakteristieken wordt een overzicht gegeven van de registratiegegevens van de vestiging: KBO-nummer, vestigingsnummer, adres, enz. Hier moeten ook de karakteristieken van de vestiging ingegeven worden, zie 3: Keuze maken over welke ingave van resultaten het gaat: verplichte energieaudit, ISO 50001 of Besluit Energieplanning (zie 5). Het aantal VTE werkzaam in de vestiging. De jaaromzet van de vestiging, in miljoen euro. Het balanstotaal van de vestiging in miljoen euro. De vloeroppervlakte van de vestiging in m². Vergeet na ingave van de gegevens niet op de knop Bewaren (zie 4) te klikken! De ingevoerde gegevens worden zo opgeslagen in de databank. Via het tabblad Medewerkers (scherm 6) krijgt u een overzicht van de verantwoordelijke van de vestiging en de medewerkers van de vestiging. Deze personen worden pas zichtbaar als ze zichzelf een eerste maal aangemeld hebben in de webapplicatie voor deze vestiging. Ook de verandering van status (actief / inactief) wijzigt pas na eerste aanmelding in de webapplicatie door deze persoon na de statuswijziging via IDM. 6 www.energiesparen.be - 5 -
Het tabblad Energiedeskundige geeft een overzicht van de energiedeskundigen van de vestiging en wie de laatste actieve energiedeskundige is voor deze vestiging. Deze personen worden pas zichtbaar als ze zichzelf een eerste maal aangemeld hebben in de webapplicatie voor deze vestiging. Ook de verandering van status (actief / inactief) wijzigt pas na eerste aanmelding in de webapplicatie door deze persoon na de statuswijziging via IDM. 7 6 7 In het tabblad Audits krijgt u een overzicht van de audits met hun status voor deze vestiging. www.energiesparen.be - 6-8
Verschillende statussen van een audit zijn (bv. zie 6): In bewerking: de data worden nog ingevoerd, er is al een eerste maal opgeslagen. Berekend: alle data werden ingevoerd en er werd reeds een draft rapport opgesteld. De audit is echter nog niet ingediend. Ingediend: de energiedeskundige heeft alle data en de berekening gevalideerd. De audit is ingediend en vier jaar geldig. Vervallen: de vier jaar zijn verstreken, of er werd een nieuwe audit ingediend die deze vervangt. Een nieuwe audit kan toegevoegd worden, vanaf het moment dat de voorgaande audits zijn ingediend of vervallen. Bij het aanmaken van een nieuwe audit kan men de gegevens van de voorgaande kopiëren (zie 7). Dit kan handig zijn indien men een actualisatie van een audit wil doorvoeren na het uitvoeren van een aantal investeringen. www.energiesparen.be - 7 -
Startscherm Audits 8 9 Scherm 9 is het startscherm van alle audits waarvoor u schrijf- of leesrechten heeft (in functie van de u toebedeelde rol voor de vestiging). Indien u lees- of schrijfrechten heeft in meerdere audits dan kan u via de zoekfunctie in dit scherm (zie 8) een selectie maken op de karakteristieken van de audits. Door te klikken op het vinkje gaat u naar het startscherm van een audit (zie 9). 9 10 10 www.energiesparen.be - 8 -
In het tabblad Algemene info wordt een overzicht gegeven wie de energiedeskundige en wie de verantwoordelijke van de vestiging is, inclusief contactgegevens. Het is ook mogelijk de karakteristieken van de vestiging op te roepen; zo kan de energiedeskundige nakijken wat de verantwoordelijke al heeft ingevuld en eventueel verbeteren/aanvullen. Dit kan door te klikken op het gele foldertje (zie 10). Scherm 11 wordt dan bovenop het actieve scherm zichtbaar: 12 De karakteristieken kunnen gewijzigd/aangevuld worden indien nodig. Niet vergeten op Bewaren te klikken! (zie 11) Om dit scherm te verlaten, en terug te gaan naar het tabblad Algemene info van Audits, moet u op het kruisje rechts bovenaan klikken (zie 12). 11 11 www.energiesparen.be - 9 -
13 12 In het tabblad Audit PDF moet de energiedeskundige zijn rapport van de opgemaakte energieaudit over de betrokken vestiging opladen (als pdf-file). Meerdere files kunnen opgeladen worden. Zo kunnen ook rapporten van verwarmingsaudits, enz. mee opgeladen worden, indien hier naar verwezen wordt in het auditrapport, of de maatregelenlijst. Voor het verlaten van het tabblad niet vergeten op Opslaan te klikken! (zie 13) 14 In het tabblad Energiebalans moet de energiedeskundige op gestructureerde wijze de energiebalans van de vestiging ingeven. Er kunnen gebouwen, processen, transport en vrije tabellen ingevoegd worden, door te klikken op de overeenkomstige knoppen (zie 14) 13 www.energiesparen.be - 10 -
16 15 17 Per gebouw/proces/transport/andere kan men dan energievectoren en jaarverbruiken definiëren. Men kan ook meerdere energievectoren per gebouw/proces/transport/andere toevoegen. Energievectoren toevoegen gebeurt door te klikken op +Vector (zie 15). De naamgeving van de verschillende gebouwen/processen/ is standaard Gebouw1, Gebouw2, enz, maar is overschrijfbaar (zie 16). Standaard zijn er 7 courante energievectoren opgenomen in de webapplicatie, maar men kan steeds een eigen energievector toevoegen, via Andere (zie 17). De energiedeskundige moet dan zelf de eenheid, energie- en CO2-inhoud van de vector ingeven. Meer uitleg over hoe dit correct moet gedaan worden is terug te vinden in de toelichting bij de energiebalans en maatregelenlijst (zie ook http://www.energiesparen.be/energiebeleid/voor-bedrijven/verplichte-energieauditvoor-grote-ondernemingen). Na ingave van de volledige energiebalans niet vergeten op Opslaan te klikken! 14 www.energiesparen.be - 11 -
18 19 20 In het tabblad Maatregelen moet de energiedeskundige op gestructureerde wijze de in de energieaudit gedetecteerde maatregelen ingeven. De verschillende categorieën in de webapplicatie zijn: 15 De energiedeskundige moet de in de energieaudit gedetecteerde maatregelen overbrengen in de juiste categorie. In de betrokken categorie zal het antwoord dan NEEN luiden en moet de maatregel kort omschreven worden, en moeten de investeringskost, energiebesparing en IRR van de maatregel ingevuld worden (overname uit het rapport van de energieaudit) (zie 18) Als er voor een bepaalde categorie geen maatregel gedefinieerd werd in de energieaudit dan moet de energiedeskundige aangeven in de webapplicatie of de categorie reeds voldoende energie-efficiënt is (door antwoord JA ), of dat een maatregel in deze categorie niet rendabel, niet haalbaar, enz. is (door antwoord niet relevant ). (zie 19 en 20) Ook hier na ingave van alle maatregelen en beantwoorden van alle vragen in de verschillende categorieën niet vergeten op Opslaan te klikken! www.energiesparen.be - 12 -
Na het invullen van de tabbladen Opladen PDF, Energiebalans en Maatregelen kan men op Berekenen klikken (naast Opslaan ). Indien er foutieve data ingegeven zijn, data vergeten zijn, enz. dan vindt men die terug in het tabblad Foutmeldingen. 21 22 Fouten aangegeven in het rood zorgen ervoor dat de berekening niet uitgevoerd kan worden: deze moeten eerst gecorrigeerd/aangevuld worden, voor er een berekening kan plaatsvinden. Er wordt telkens aangegeven in welk tabblad de fout zit en de fout zelf wordt ook kort omschreven. In het voorbeeld op scherm 16: er is geen rapport van de energieaudit opgeladen in het tabblad Audit PDF (zie 21). Fouten aangegeven in het geel zijn waarschuwingen, en houden het uitvoeren van de berekening niet tegen. Ze maken de energiedeskundige attent op het feit dat bepaalde velden niet zijn ingevuld, maar dit zijn geen verplichte velden. In het voorbeeld op scherm 16: er is geen proces ingevuld, maar het is goed mogelijk dat er geen proces aanwezig is in de vestiging (zie 22). 16 www.energiesparen.be - 13 -
In het tabblad Historiek krijgt men een overzicht van de evolutie van de status van deze energieaudit. 17 23 24 26 25 Nadat alle data correct zijn ingegeven, kan men de webapplicatie laten berekenen. De webapplicatie zal: Een draft-rapport opstellen, wat een samenvatting is van de gestructureerde ingave van de resultaten van de energieaudit. Door te klikken op het pdf-icoontje zal dit draft-rapport openen (zie 23). Een kengetal berekenen, met als eenheid kwh primair/m² (zie 24). De energiedeskundige heeft nu twee mogelijkheden: 1. Ofwel blijkt er nog iets niet correct ingegeven te zijn, en dan klikt hij op Wijzigen (zie 25); de status van de audit in de webapplicatie komt terug op In bewerking en 18 www.energiesparen.be - 14 -
de energiedeskundige kan aan passingen doorvoeren en nadien terug opslaan en laten berekenen. 2. Ofwel is alles correct ingegeven en kan de audit definitief ingediend worden door te klikken op Indienen (zie 26). 27 Bij klikken op Indienen zal nog eens bevestigd moeten worden, door te klikken op OK (zie 27). 19 29 30 28 De status van de audit is nu Ingediend (zie 28) en de pdf (zie 29) is nu geen draft meer, maar een definitief rapport met de weergave van de gestructureerde ingave van de resultaten van de energieaudit voor deze vestiging. Voor deze vestiging is nu aan de auditverplichting voldaan. De resultaten van de audit zijn gestructureerd ingegeven in de webapplicatie. De geldigheid is vier jaar vanaf de datum van definitief indienen (zie 30). www.energiesparen.be - 15-20
Mijn contactgegevens Hier krijgt u een overzicht van uw contactgegevens. Per rol per vestiging is er een contactdataset opgeslagen. U kan deze aanpassen indien noodzakelijk. Ook hier niet vergeten op Bevestigen te klikken bij afronden! 21 * * * www.energiesparen.be - 16 -