VERSTERKING MENTORAAT Faculteit der Rechtsgeleerdheid EMP-Projectvoorstel (kenmerk 09.0077, 3 e, herz. Versie) vrije Universiteit amsterdam 2009 Vrije Universiteit, Amsterdam
Voorstel 0.3 def n.v.t. Looptijd 2009-2011 Status Versie Vervolgproject Auteur R. van Bogget/Z. Tobi Datum 22.06.2009 Bestuur Faculteit der Rechtsgeleerdheid Prof. dr. B.M.J. van Klink Opdrachtgever Projectleider Bestandsnaam EMP-6 Versterking Mentoraat Contactpersonen Onderwijscentrum VU: Procedure en overige vragen: mevr. drs. C.M.J. Peters (E: c.peters@ond.vu.nl T: 020 598 9221). Zij zal doorverwijzen naar de experts die horen bij de verschillende thema s.
1. Samenvatting De facultaire studiebegeleiding van eerstejaarsstudenten is vormgegeven via een samenwerking tussen docenten, studentmentoren en studieadviseurs. De veranderingen in het onderwijs, met name ingegeven door de introductie van het bindend (negatief) studieadvies en de enorme toename van het aantal eerstejaars, heeft het karakter van de studiebegeleiding en de rolverdeling tussen bovengenoemde actoren veranderd. Met dit project wordt beoogd de studiebegeleiding door mentoren sterker te richten op ondersteuning bij leervaardigheden en deelname aan en betrokkenheid bij de universitaire gemeenschap. Daarnaast moeten medewerkers die mentoren trainen over het geschikte materiaal beschikken om die taak professioneel te kunnen uitvoeren. 2. Rechtvaardiging van het project Motivatie Het mentoraat is binnen de faculteit inmiddels 40 jaar een hooggewaardeerd instituut. 1 Het mentoraat heeft een belangrijke taak in de studiebegeleiding van eerstejaars, naast de taken die de studieadviseurs en de docent-tutoren in dezen hebben. Daarnaast is ook de sociale component van belang: het introduceren van de nieuwkomers in de facultaire gemeenschap. Naast deze specifieke studentgerichte mentorentaken, worden de mentoren ook ingeschakeld bij de scholierenvoorlichting en scholenbezoeken. Situatie tot en met dit studiejaar. De mentoren zijn ouderejaarsstudenten die zorgvuldig zijn geselecteerd en door facultaire medewerkers zijn getraind en die de nieuwe eerstejaarsstudenten ondersteunen door aandacht te besteden aan algemene leervaardigheden, zoals bedoeld in de z.g. Dublin descriptoren, en vaardigheden die specifiek zijn voor het juridisch onderwijs. Dit krijgt vorm in wekelijks ingeroosterde mentoruren aan vaste groepjes van ca. 15 studenten in de periode september t/m januari. Deze uren worden gegeven naast het onderwijs in Inleiding in het recht en Inleiding criminologie, Juridische vaardigheden / Project Criminologie en drie domeinvakken. Een aantal docenten van deze vakken hebben ook een taak in de studiebegeleiding: zij treden op als docent-tutor. Elke eerstejaars zit gedurende het eerste semester in een vast groepje dat een vaste mentor en tutor heeft. De mentor informeert de tutor over zijn groepje en ondersteunt de tutor bij de studiebegeleiding en bij de (voorbereiding van de) voortgangsgesprekken in januari. Ook de sociale component, het introduceren van de nieuwkomers in de facultaire en universitaire gemeenschap, is van belang. Naast deze specifieke studentgerichte mentorentaken, worden de mentoren ook ingeschakeld bij de scholierenvoorlichting (ondersteuning) en scholenbezoeken (voorlichting geven). Het aantal studenten op de faculteit is de afgelopen tien jaar enorm gegroeid; in het kielzog daarvan is ook het aantal mentoren en het aantal bij het eerste jaar betrokken docenten toegenomen. 2 Een mentor doet zijn werk in beginsel gedurende twee studiejaren van augustus tot april. De mentoren zijn gedurende die twee periodes in 1 Uit het VU brede EMP-onderzoek naar de kwaliteit van de studiebegeleiding van de VU uit 2008 kwam naar voren dat het mentoraat van de faculteit zeer goed scoort. 2 Het aantal eerstejaars steeg van 250 eerstejaars in 1998 tot 791 in 2008. Het totale aantal studenten steeg van ca. 1300 in 1998 tot 2942 studenten in 2008. Het aantal mentoren groeide van 12 in 1998 tot 24 in 2008) 1
dienst van de faculteit als student-assistent. 3 De mentoren worden voorafgaand aan het studiejaar, in augustus, getraind. De vierdaagse training wordt verzorgd door medewerkers van het Bureau onderwijs en een docent, die tevens tutor is. De training bestaat uit een kennismakingsdag waar de mentoren zelf een programma voor maken; meestal is dit een cultureel uitstapje. De tweede en derde dag krijgen de mentoren een training (in een jeugdherberg) aan de hand van een draaiboek; dit draaiboek is door oudmentoren en trainers gezamenlijk opgesteld en wordt jaarlijks geactualiseerd. Op de vierde dag nemen alle mentoren deel aan de IDEE-weektraining. Dit gebeurt al jaren en de mentoren beoordelen deze training als goed. Niettemin zijn de huidige trainers van mening dat hun trainingstaken verdere professionalisering vereisen. De docent-tutoren zijn tot nu toe specifiek gekoppeld aan het vak Juridische vaardigheden en het Project criminologie. Tot 2008 betrof het docenten van andere vakken die speciaal voor deze taak werden aangewezen. Dit studiejaar waren de docenten-tutoren allen afkomstig van de Afdeling Rechtstheorie en rechtsgeschiedenis. Sommige docenten begeleidden meerdere groepjes. Vanaf komend studiejaar zijn naast JV-docenten ook andere eerstejaarsdocenten tutor. De coördinatie blijft echter bij JV en de Afdeling Rechtstheorie en rechtsgeschiedenis. De docenten leggen vooral de nadruk op het vaardighedenonderwijs, terwijl de studiebegeleidende taken in belangrijke mate overgelaten worden aan de mentoren. Het onderwijsmateriaal dat de mentoren wordt aangereikt is bovendien erg vakinhoudelijk. Hierdoor wordt de mentor een assistent-docentenrol opgedrongen. Deze situatie wordt als ongewenst beschouwd omdat bij mentoren de noodzakelijk kennis, zowel in vakinhoudelijk als didactisch opzicht, hiervoor ontbreekt. Nieuwe, wenselijke situatie. Voor de wenselijke samenwerkingsvorm tussen tutor en mentor is een duidelijke taakafbakening noodzakelijk tussen beiden, duidelijkheid over wie wat doet en op welk moment en heldere afspraken over de onderlinge informatieve contacten. Deze werkwijze verschaft ook de nieuwe eerstejaars studenten de gewenste duidelijke over ieders rol, iets dat vaak voor nieuwe studenten minder duidelijk is dan men zou verwachten. Om dit te bereiken zijn de volgende stappen nodig: Stap 1: Vaststellen van de taakomschrijving van mentor.afstemming met studieadviseurs. Stap 2: Analyse van het onderwijsmateriaal en onderzoek naar de inbedding van het gebruikte materiaal in de overige, parallelle onderwijs dat de mentoren ter beschikking staat om de taken op het gebied van leervaardigheden en studiebegeleiding adequaat uit te voeren. Stap 3: Doorlichten van het materiaal dat de tutoren in het eerstejaarsonderwijs gebruiken. Stap 4: Vormgeving van de training van de mentoren. Stap 5: Vormgeving van de training van de trainers. Stap 6: Evaluatie van resultaten. 3 Inhoudelijk worden de mentoren aangestuurd door de Commissie Mentoraat. Hiërarchisch door het Hoofd van het bureau onderwijs, teven secretaris van de Commissie Mentoraat. 2
De Faculteit der Rechtsgeleerdheid wil dit project graag uitvoeren, opdat er een verdere professionaliseringsslag kan worden gemaakt bij de inzet van mentoren en tutoren in de studiebegeleiding van eerstejaarsstudenten. Bijdragen aan facultair onderwijsbeleid Het facultaire onderwijsbeleid is er op gericht om alle eerstejaars bachelorstudenten, ongeacht welke opleiding zij volgen, een goed oriënterend en voldoende selecterend eerste studiejaar aan te bieden. Hierbij hoort een goed functionerende studiebegeleiding. Dit is nog belangrijker geworden met nu de faculteit in september 2008 een bindend studieadvies heeft ingevoerd. Sinds 1970 is het beleid om die studiebegeleiding mede via het mentoraat vorm te geven. Versterking van de kwaliteit en professionaliteit van het mentoraat en versterking van de begeleidende rol van docent-tutoren geeft daarom een belangrijke uitvoering aan het vigerende facultaire onderwijsbeleid. Daarbij is afstemming tussen taken van de mentoren en de docent-tutoren een noodzakelijke voorwaarde. 3
3. Projectdefinitie Projectdoelstellingen In de strategienota 2006 formuleert het faculteitsbestuur haar ambitie om het eerste bachelorjaar een meer selectieve functie te geven. M.i.v. 2007-2008 is daarom het onderwijs inhoudelijk aangepast en m.i.v. 2008-2009 is het bindend studieadvies (BSA) geïntroduceerd. Daarnaast stelde het faculteitsbestuur dat studenten een actieve werkhouding moet worden bijgebracht. Dit project draagt er aan bij dat zowel de noodzakelijke studiebegeleiding, die nodig is om aan de (wettelijke) eisen van een BSA te voldoen, als het bevorderen van een actieve werkhouding een nadrukkelijke plaats krijgen in het eerstejaarscurriculum. Projectresultaten Na afloop van het project: Is er een duidelijke taakverdeling tot stand gekomen tussen mentoren en docenttutoren; Beschikt de faculteit over een mentorenprogramma (voor september tot en met januari, inclusief de daaraan voorafgaande training) dat deel uit maakt van de integrale begeleiding van eerstejaarsstudenten. In dat programma staan ook de opdrachten die de mentoren gebruiken om de eerstejaars studenten te ondersteunen bij het verwerven van leervaardigheden; Is er een functionerend trainingsprogramma voor de mentorentrainers en een handleiding voor mentoren beschikbaar. Na afloop van het project en de daarbij behorende evaluatie heeft de faculteit een goed inzicht in het functioneren van het vernieuwde mentoraat; Heeft de faculteit inzicht in de aantallen deelnemers aan en afhakers van het mentoraat en heeft de faculteit tevens inzicht een de redenen daarvan. Relaties met andere projecten In 2006 heeft de faculteit via een EMP-project de selecterende functie van het eerste bachelorjaar versterkt. Daaruit is de invoering van een bindend (negatief) studieadvies ingevoerd. Flankerend aan de invoering van het bsa is de studieadvisering en studiebegeleiding verder geïntensiveerd. Het mentoraat is hierbij de taak toebedeeld nog sterker dan voorheen de nieuwe studenten te ondersteunen bij het leren leren en bij het vroeg signaleren van en doorverwijzen bij studievoortgangsproblemen. Uiteraard spelen ook de studieadviseurs hierbij een belangrijke rol. In de praktijk blijkt dat hiervoor een meer toegespitste opleiding en coaching van de mentoren zelf noodzakelijk is dan de faculteit tot nu toe, op dit specifieke punt, kan bieden. Dit project moet de implementatie van de projectresultaten van het eerdere EMP-project ondersteunen. 4
4. Kwaliteit en disseminatie Kwaliteitseisen De projectresultaten dienen voor de trainers van de mentoren een goed hanteerbaar en overzichtelijk trainingprogramma te omvatten en voor de mentoren een helder programma dat ook na afloop kan worden gebruikt als naslagwerk De training wordt hiermee onafhankelijk van de personen die de training verzorgen. Borging van kwaliteit van de resultaten en evaluatie De Stuurgroep is een afspiegeling van diegenen die in de praktijk het mentoraat en het onderwijs vormgeven. De mentoren zijn vertegenwoordigd, alsmede een student uit de Opleidingscommissie (VCO). De Stuurgroep volgt het verloop van het project en beoordeelt in eerste instantie de kwaliteit van de producten aan de hand van de geformuleerde resultaateisen en de evaluatieresultaten. De projectresultaten zullen in de praktijk worden gebruikt. De mentorentraining 2010-2011, alsmede het daarop volgende mentorenprogramma in het eerste semester is de proof of the pudding. Na afloop van de training zal de concept-trainingshandleiding worden geëvalueerd, zowel door de trainers als door de mentoren. Na afloop van de mentoraatperiode zal nogmaals worden geëvalueerd of de training inderdaad goed op de uit te voeren taken weet voor te bereiden. Tevens wordt geëvalueerd of de tutoren voldoende zijn uitgerust om de begeleidende taken uit te voeren. Tenslotte zullen ook de ervaringen bij de deelnemende studenten als bij de afhakers worden geëvalueerd. Deze evaluaties maken deel uit van het project. Daarna worden de evaluaties elk jaar herhaald. Jaarlijks kunnen de handleidingen vervolgens worden geactualiseerd, bijgesteld en aangevuld. Bruikbaarheid van de resultaten Docenten van alle eerstejaarsonderdelen zijn d.m.v. deze handleiding op de hoogte wat zij mogen verwachten dat hun studenten via het mentoraat aan ondersteuning wordt aangeboden en dienen daar bij de inrichting van hun vakken op te anticiperen. De handleiding zal jaarlijks worden gebruikt bij de training van de mentoren. Uit de van het project deel uit makende evaluaties moet blijken of en hoe de die instructiehandleiding en de daarop voortbouwende training, alsmede de mentoruren functioneren,. De instructiehandleiding en het mentorprogramma kan bruikbaar en beschikbaar zijn voor andere faculteiten. 5
5. Projectstructuur Projectgroep Naam Functie Afdeling Projectrol Uren p/w Tel. Email Prof.mr. W.H.A.C.M. Bouwens, Portefeuillehouder onderwijs, FB Dr. J.W. Sap, voorzitter Commissie Mentoraat, Opdrachtgever, voorzitter Stuurgroep 1 86266 w.bouwens@rechten.vu.nl Lid Stuurgroep 1 86303 j.w.sap@rechten.vu.nl Drs. P.J. Koenen, leidinggevende van het mentoraat, trainer, Hoofd Bureau onderwijs Vacature 4, studentlid 2009-2010 van de Commissie Mentoraat Lid Stuurgroep 1 86256 p.j.koenen@rechten.vu.nl Lid Stuurgroep 1 Vacature, student-lid Lid Stuurgroep 1 Opleidingscommissie 5 Prof.dr. B.M. J. van Klink, Leerstoelhouder vaardighedenonderwijs, afd. Rechtstheorie en rechtsgeschiedenis Mr. G. Kor, Coördinator Juridische Vaardigheden, tutor Projectleider 2 86327 b.vanklink@rechten.vu.nl Lid Projectgroep 4 82500 g.kor@rechten.vu.nl Mr. R. Wegert, Lid Projectgroep 4 82676 r.wegert@rechten.vu.nl studieadviseur, lid Commissie Mentoraat, trainer (2006-2008) Vacature, oud-mentor 6 Lid Projectgroep 4 Vacature, tutor (naam is ruim voor de start van het project bekend) Lid Projectgroep 4 4 De namen van de studentleden zijn in de zomer bekend. Het nieuwe student-lid van de Commissie Mentoraat is altijd een oud-mentor. 5 Als noot 4. 6 Als noot 4. 6
Ondersteuner Onderwijscentrum VU 12 Ondersteuning vanuit Onderwijscentrum VU De expertise die hiervoor nodig is vanuit het onderwijscentrum zal vooral bestaan uit het afnemen van interviews, het doen voor verbetervoorstellen op basis van kennis van vergelijkbare wijzen van werken elders en de medewerking aan het schrijven van een instructiehandleiding. Daarnaast zou door of via het onderwijscentrum de training en instructie verzorgd kunnen worden van de personen die vanuit de faculteit de mentoren gaan trainen. Stuurgroep (voorheen begeleidingscommissie) De portefeuillehouder is (namens het faculteitsbestuur) de opdrachtgever. Vanuit de staf van het faculteitsbureau neemt het hoofd van het Bureau onderwijs zitting in zijn rol als werkgever en trainer van de mentoren. De voorzitter van de Commissie mentoraat alsmede het student-lid completeren de Stuurgroep. Facultair commitment De faculteit hecht, zoals duidelijk mag zijn, sterk aan een optimaal functionerende begeleiding van de eerstejaarsstudenten. Dat draagt immers in belangrijke mate bij aan de vormgeving van een goed selecterend eerste jaar. Een groot aantal docenten, studieadviseurs, studentmentoren en ondersteuners zijn hierbij betrokken. De faculteit kan dan ook garanderen dat de benodigde inzet niet afhankelijk is van aanwezigheid en beschikbaarheid van bovengenoemde medewerkers. Mocht blijken dat de gevraagde inzet door een persoon niet kan worden gerealiseerd -om welke reden dan ook- dan zal direct voor vervanging kunnen worden zorg gedragen. Jaarlijks investeert de faculteit ca. 120.000,-- in het mentoraat. 6. Projectaanpak Hoofdactiviteit 1. Opstellen van projectplan, taakafbakening 2. Analyse rol en taak mentor tutor - studieadviseur 3. Inventariseren bestaand onderwijsmateriaal mentoraat 4. Inventariseren bestaand onderwijsmateriaal Omschrijving Start via een discussiemiddag met alle mentoren, de Cie Mentoraat, projectgroep en project leiding met als thema: wat is een goed mentoraat? Mentoren worden uitgenodigd hun eigen ideeën en wensen naar voren te brengen en ook hun ervaringen als studenten in de strijd te werpen. analyseren van het Handboek Mentoraat; interviews met (oud-)trainers analyseren van het onderwijsmateriaal; interviews met (oud-)tutoren 7
JV/project Criminologie 5. Inventariseren trainingsbehoefte mentoren interviews met (oud-)mentoren 6. Verzamelen materiaal op basis van interviews en bekendheid met moderne trainingstechnieken 7. Vaststelling concept 8. Proeftraining zittende mentoren fungeren als proefkonijntjes 9. Evaluatie 1 (na afloop Te beantwoorden vraag: proeftraining en Functioneert de instructie zoals bedoeld in 3? proefinstructie) Ervaringen in concepthandleiding verwerken 10 Bijstellen ervaringen in concepthandleiding verwerken 11 Informeren docenten zorg dragen voor duidelijkheid voor alle actoren parallelle vakken 12 Evaluatie 2 (na afloop 1 e training en instructie) van het eerste semester Te beantwoorden vraag door trainers én mentoren: Functioneert de instructie zoals bedoeld in 3? 13 Vaststellen definitieve handleidingen 14 Evaluatie 3 (na afloop mentoraatperiode) 15 Presentatie resultaten tijdens EMP-middag stuurgroep beslist of resultaat bereikt is Zijn de doelstellingen bereikt? Is de van A tot Z deelname toegenomen? Zijn de mentoren tevreden over de bereikte resultaten? presentatie op de universitaire EMP-middag Planning 2009/10 Sept. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. april mei juni juli aug. 1. 1 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 2010/11 Sept. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. april 14. 15.??? 8
7. Materiële kosten Er worden geen kosten verwacht op het terrein van sofware en hardware. Evenmin wordt verwacht dat er specifieke materiële kosten zijn. Voor zover er kosten worden gemaakt voor het inhuren van expertise buiten het Onderwijscentrum, de aanschaf van een beperkte collectie literatuur of ruimtehuur voor proeftrainingen, zal de faculteit garant staan voor deze kosten. 8. Ondertekening en datum Namens het bestuur van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid, Amsterdam, 25 juli 2009 dr. Y.K.M. Kops, directeur bedrijfsvoering 9