Accountantsverslag Gemeente Valkenswaard Eindhoven 9 mei 2019
Aanbiedingsbrief Gemeente Valkenswaard t.a.v. de gemeenteraad Postbus 10.100 5550 GA VALKENSWAARD Eindhoven, 9 mei 2019 Betreft: Accountantsverslag boekjaar 2018 Geachte leden van de raad, Hierbij bieden wij u het accountantsverslag aan naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2018 van de Gemeente Valkenswaard. Onze opdracht is het controleren van de jaarrekening op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. In het kader van onze opdracht hebben wij in oktober 2018 een interim controle uitgevoerd. De bevindingen hieruit zijn reeds in een separate management letter gerapporteerd. Aansluitend zijn wij in april 2019 gestart met de jaareindecontrole die wij onlangs hebben afgerond. De jaareindecontrole is gericht op het vormen van een oordeel over getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening in overeenstemming met de Nederlandse regels voor financiële verslaggeving en het vastgestelde normenkader. Dit accountantsverslag bevat de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de jaareindecontrole. Waar mogelijk doen wij aanbevelingen gericht op verdere verbetering. Deze aspecten doen geen afbreuk aan ons oordeel omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2018. Wij hebben dit verslag in concept besproken met de concern controller en senior financieel adviseur. Tevens wordt dit verslag toegelicht aan de leden van het audit comité op 20 mei. Wij vertrouwen erop u middels onze rapportage voldoende geïnformeerd te hebben. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij uiteraard gaarne bereid. Wij danken de medewerkers van uw gemeente voor de plezierige en constructieve samenwerking. Met vriendelijke groet, namens ons hele team, Mr. drs. H.W. Jansen RA RV Extern accountant 2018 Crowe Foederer B.V. 2
Inhoudsopgave 1. Management samenvatting 4 2. Ons oordeel 7 3. Bevindingen jaarrekening 2018 12 1. Begrotingsrechtmatigheid 12 2. Grondexploitatie algemeen 14 3. Grondexploitatie tussentijdse winstneming 15 4. Grondexploitatie specifieke complexen 16 5. Voorziening groot onderhoud gebouwen 18 6. Voorziening groot onderhoud wegen 19 7. Voorziening wachtgeld 20 8. Aanbestedingsrechtmatigheid 21 9. Sociaal domein beheersing budget 23 10. Sociaal domein levering zorg 24 4. Overige aspecten 26 Totaal aantal pagina s: 28 2018 Crowe Foederer B.V. 3
1. Management samenvatting Ons oordeel Bevindingen Onderwerp Goedkeurend Afkeurend Anders 1. Begrotingsrechtmatigheid Getrouw beeld - - 2. Grondexploitatie algemeen 3. Grondexploitatie tussentijdse winstneming Rechtmatigheid - - 4. Grondexploitatie specifieke complexen 5. Voorziening groot onderhoud gebouwen Onderwerp Geen bevindingen Wel bevindingen Anders 6. Voorziening groot onderhoud wegen WNT verantwoording - - 7. Voorziening wachtgeld 8. Aanbestedingsrechtmatigheid SISA bijlage - - Zie hoofdstuk 2 voor een toelichting op ons oordeel bij de jaarrekening. 9. Sociaal Domein beheersing budget 10. Sociaal Domein levering zorg De bevindingen op de jaarrekening 2018 zijn opgenomen in hoofdstuk 3. 2018 Crowe Foederer B.V. 4
1. Management samenvatting Financiële analyse 2018 Resultaat vóór mutatie reserves in k 1.000 0-1.000-583 - 2.000-3.603-4.921-3.000-4.000-5.000 Primaire begroting Bijgestelde begroting Realisatie Resultaat na mutatie reserves in k 1.000 135 0-1.000-1.547-2.000-3.348-3.000-4.000-5.000 Primaire begroting Bijgestelde begroting Realisatie Het gerealiseerde resultaat vóór mutatie reserves bedraagt 3,6 mln negatief. Het eigen vermogen van de gemeente neemt per saldo af met dit bedrag. In de bijgestelde begroting was reeds een negatieve bijstelling doorgevoerd van 4,3 mln ten opzichte van de primaire begroting waardoor het begrotingssaldo na wijzigingen uitkomt op 4,9 mln negatief. Deze bijstelling is voor 1,3 mln gedaan op het programma Wonen en voor 3,0 mln op het programma Sociaal Domein, met name voor Jeugdzorg en WMO. Voor een groot deel van de extra begrote lasten is dekking uit bestemmingsreserves aanwezig, waardoor de bijgestelde begroting na mutatie reserves uitkomt op circa 1,5 mln negatief. Het gerealiseerde resultaat voor mutatie reserves valt 1,3 mln minder negatief uit. Dit financiële voordeel wordt met name gerealiseerd op de programma s Wonen en Werken (circa 2,1 mln) vanwege het doorschuiven van taken naar komende jaren. Anderzijds is er sprake van overschrijdingen op lasten waarvoor geen dekking aanwezig is en welke daarmee drukken op het resultaat na mutatie reserves. Het gerealiseerde resultaat na mutatie reserves bedraagt ca 3,3 mln negatief en is daarmee 1,8 mln lager dan de bijgestelde begroting en 3,5 mln lager dan de primaire begroting. Dit lagere resultaat ad 1,8 mln wordt met name veroorzaakt door de volgende posten: Nadeel zorglasten Jeugdhulp 585.000 (programma sociaal domein) Nadeel zorglasten WMO 537.000 (programma sociaal domein) Nadeel voorziening APPA en wachtgeld 587.000 (programma bestuur) Per saldo diverse overige nadelen 91.000 (diverse programma s) Voor een uitgebreide toelichting op het resultaat en de verschillen verwijzen wij naar het jaarverslag. 2018 Crowe Foederer B.V. 5
1. Management samenvatting Financiële analyse 2018 Eigen vermogen in mln 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0-36,7 32,1 27,4 23,8 2015 2016 2017 2018 Opbouw eigen vermogen excl resultaat in k 40.000 30.000 20.000 10.000-10.610 6.302 4.202 4.181 15.052 16.633 2017 2018 Algemene reserve Bestemmings reserves Dekkingsreserves Solvabiliteit in % van balanstotaal 33,8% 35,0% 35,4% Het eigen vermogen van de gemeente Valkenswaard neemt af met 3,6 mln als gevolg van het negatieve resultaat voor bestemming en bedraagt 23,8 mln eind 2018. Het eigen vermogen bestaat voor 16,6 mln uit dekkingsreserves, voor 4,2 mln uit bestemmingsreserves en voor 6,3 mln uit algemene reserves (voor resultaat-bestemming 2018). De belangrijkste mutaties in de dekkingsreserve betreft de vorming van de dekkingsreserve Nulplus maatregelen N69 voor 1,6 mln. De solvabiliteit bedraagt 20,7% en neemt af ten opzichte van 2017 (24,1%, daling van 3,4% punt) als gevolg van het negatieve resultaat vóór bestemming ( 3,6 mln) en de toename van het balanstotaal (+ 1,2% tot 114,8 mln). De solvabiliteit van de gemeente ligt onder het landelijke gemiddelde. Het weerstandsvermogen van de gemeente is fors afgenomen. Op basis van de analyse die is opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen is deze nog voldoende om de geïdentificeerde risico s af te dekken. Bij de kwantificering van geïdentificeerde risico s is geen rekening gehouden met de claim inzake project Dommelkwartier. De financiële positie van de gemeente is op basis van bovenstaande zwakker dan gewenst. Wij adviseren om maatregelen te nemen om de financiële positie te versterken. 2018 Crowe Foederer B.V. 6 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 33,7% 28,9% 24,1% 32,7% 20,7% 2015 2016 2017 2018 Gemiddelde in NL Valkenswaard
2. Ons oordeel Onderwerp Gehanteerde controle en rapporterings-tolerantie Toelichting Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2018 uitgevoerd met inachtneming van de volgende toleranties, zoals opgenomen in het controleprotocol. Indien de geconstateerde fouten en onzekerheden het bedrag van de goedkeuringstolerantie niet overschrijden kan in beginsel een goedkeurende controleverklaring worden afgegeven. Grondslag Omvang Tolerantie Fouten 1% van de begrote lasten inclusief dotatie reserves 82.500.000 825.000 Onzekerheden 3% van de begrote lasten inclusief dotatie reserves 82.500.000 2.474.000 Rapporteringstolerantie - - 35.000 Goedkeurende controleverklaring ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid De jaarrekening 2018 geeft een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over 2018 als van de activa en passiva per 31 december 2018 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekening 2018 zijn tevens in alle van materieel zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen en zijn in overeenstemming met de wet- en regelgeving zoals opgenomen in het door de raad vastgestelde normenkader. Wij zijn derhalve voornemens om bij de jaarrekening 2018 een goedkeurende controleverklaring af te geven. 2018 Crowe Foederer B.V. 7
2. Ons oordeel Onderwerp Controleverschillen Toelichting De ongecorrigeerde verschillen in de jaarrekening 2018 met betrekking tot de rechtmatigheid bedragen 655.000 en zien toe op lasten en aangegane verplichtingen in 2018 welke niet in overeenstemming met de Europese aanbestedingsregels tot stand zijn gekomen. Zie voor een verdere toelichting hoofdstuk 3.7. Daarnaast resteren in de jaarrekening 2018 onzekerheden met bettrekking tot de rechtmatigheid voor een bedrag van 1.258.000 welke toezien op het sociaal domein. Voor een inhoudelijke toelichting op deze onzekerheden verwijzen wij naar hoofdstuk 3.9 van dit verslag. Aangezien de gemelde bedragen onder de materialiteitsgrens blijven heeft dit geen invloed op de strekking van de verklaring. Hieronder opgenomen het overzicht van niet gecorrigeerde afwijkingen boven de rapportage tolerantie van 35.000. Omschrijving Getrouwheid / Rechtmatigheid Omvang fout Richting Omvang onzekerheid Verwijzing Lasten en verplichtingen niet in overeenstemming met de Europese aanbestedingswetgeving Rechtmatigheid 655.000 - - H. 3.7 Vaststellen levering zorg Rechtmatigheid en getrouwheid - - 1.258.000 H. 3.10 Totaal 655.000-1.258.000-2018 Crowe Foederer B.V. 8
2. Ons oordeel Onderwerp Jaarverslag verenigbaar Toelichting Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het BBV is opgesteld en, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. De programmaverantwoording hebben wij marginaal getoetst wat zoveel betekent als het signaleren van mogelijke tegenstrijdigheden. De accountantscontrole omvat derhalve geen oordeel over de inhoudelijke juistheid en/of volledigheid van de informatieverstrekking opgenomen in de programmaverantwoording. Optimalisatie financiële verantwoording Ten aanzien van de financiële verantwoording (begroting, bestuursrapportage en jaarrekening) merken wij op dat deze niet altijd optimaal inzicht verschaft in de exploitatie van de gemeente vóór mutatie van reserves. Het geniet vanuit financieel perspectief de voorkeur om per programma een duidelijk onderscheid te maken in afwijkingen in de realisatie ten opzichte van de begroting op de categorie lasten, de categorie baten en de categorie stortingen & onttrekkingen uit reserves. Dit geeft ons inziens een beter beeld van de werkelijke prestaties van de gemeente en de verantwoording van de rechtmatigheid van de lasten. Wij denken dat het inzicht in de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording van lasten hiermee worden vergroot en adviseren om uw financiële verantwoordingsdocumenten op dit punt te evalueren en in de toekomst verder te optimaliseren. Interne beheersing Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd. In onze management letter hebben wij enkele belangrijke aandachtspunten opgenomen voor de verdere verbetering van processen, die met name toezien op het inkoopproces en de wijze van doorrekening van de grondexploitatie. Wij constateren dat hiervoor in de organisatie voldoende aandacht voor is. 2018 Crowe Foederer B.V. 9
2. Ons oordeel Onderwerp Geen bevindingen ten aanzien van de WNT verantwoording Toelichting Wij hebben vastgesteld dat de WNT-verantwoording zoals opgenomen in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Geen bevindingen ten aanzien van de SiSabijlage Wij hebben de SiSa-bijlage zoals opgenomen in de jaarrekening gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2018. Op grond hiervan melden wij dat geen fouten en/of onzekerheden zijn geconstateerd boven de voor de SiSa geldende rapporteringstoleranties. De SiSa-bijlage en bijbehorende stukken dienen door uw organisatie voor 15 juli a.s. elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. De hierna volgende tabel voor fouten en onzekerheden kunt u gebruiken voor het aanleveren van gegevens aan het CBS. 2018 Crowe Foederer B.V. 10
2. Ons oordeel Nummer Specifieke uitkering of overig Fout of onzekerheid Financiële omvang in Toelichting fout / onzekerheid D9 Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2018 (OAB) - 0 n.v.t. E2 Stimuleringsregeling stille wegdekken - 0 n.v.t. E3 Subsidieregeling sanering verkeerslawaai - 0 n.v.t. G2 G3 Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2018 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeentedeel 2018-0 n.v.t. - 0 n.v.t. Strekking controleverklaring Strekking controleverklaring rechtmatigheid: Strekking controleverklaring getrouwheid: Goedkeurend Goedkeurend 2018 Crowe Foederer B.V. 11
3.1 Begrotingsrechtmatigheid Begrotingsrechtmatigheid Bevinding Algemeen Lasten per programma mln 0 10 20 30 In het kader van de controle hebben wij onderzoek verricht op overschrijdingen van lasten ten opzichte van de geraamde begroting. 1. Wonen 2. Werken 3. Vrije tijd 4. Sociaal Domein 5. Bestuur Primaire begroting Bijgestelde begroting Realisatie Hiernaast een overzicht van de begrote (primair en bijgesteld) en gerealiseerde lasten per programma. De overschrijdingen zijn aanwezig op: Programma 4 Sociaal Domein (overschrijding 738.000), met name als gevolg van hogere lasten WMO en jeugdzorg. Programma 5 Bestuur (overschrijding 67.000) ontstaan als gevolg van een combinatie van extra lasten door de dotaties aan de voorziening APPA en wachtgeld van 585.000 en diverse lagere lasten. Op de volgende pagina vindt u in tabelvorm een toelichting op de rechtmatigheid. 2018 Crowe Foederer B.V. 12
3.1 Begrotingsrechtmatigheid Begrotingsrechtmatigheid (vervolg) Bevinding Algemeen Programma Bijgestelde begroting in k Realisatie in k Overschrijding in k? Telt mee voor oordeel? Verwijzing 1. Wonen 19.350 17.983 Nee - - 2. Werken 4.207 3.487 Nee - - 3. Vrije tijd 7.669 7.339 Nee - - 4. Sociaal Domein 32.908 33.646 738 Nee 1) 5. Bestuur 15.962 16.029 67 Nee 2) Totaal lasten 80.096 78.484 1) De lastenoverschrijding op het programma Sociaal Domein komt voort uit de zogenaamde open eind regelingen (Jeugdhulp en WMO) en zijn daarmee niet onrechtmatig. 2) De lastenoverschrijding op het programma Bestuur wordt veroorzaakt door een extra dotatie aan de voorzieningen APPA en wachtgeld. Het vormen van deze voorzieningen is verplicht gesteld door de verslaggevingsregels in het BBV. De overschrijding op lasten telt daarom niet mee voor ons oordeel bij de begrotingsrechtmatigheid. Het voorstel aan de raad is om de genoemde overschrijdingen te autoriseren bij de vaststelling van de jaarrekening. Vooruitlopend op dit besluit zijn wij er bij het vormen van ons oordeel van uit gegaan dat geen sprake is van begrotingsonrechtmatigheid. 2018 Crowe Foederer B.V. 13
3.2 Grondexploitaties algemeen Grondexploitaties - algemeen Bevinding Grond exploitatie Samenstelling boekwaarde in mln 22,5 20,0 17,5 15,0 12,5 10,0 7,5 5,0 2,5 - -2,5-5,0 2,8 1,7 2,2 13,5 2,3 1,7 2,3 7,2-4,6-4,9 2017 2018 Overige Dommelkwartier Hoge Akkers Lage Heide Voorziening De waarde van de gronden in exploitatie exclusief voorziening is in 2018 gedaald van 20 mln naar 13,5 mln. Hiervan heeft 7,2 mln betrekking op project Lage Heide (eind 2017: 13,5 mln). De voorziening voor verwachte verliezen op grondexploitaties is toegenomen van 4,6 mln naar 4,9 mln en ziet met name toe op de projecten Hoge Akkers ( 2,3 mln), Dommelkwartier ( 1,4 mln), Veldbeemd ( 0,6 mln) en Vlasakker ( 0,4 mln). Per saldo bedraagt de boekwaarde in de jaarrekening 8,6 mln (2017: 15,4 mln). De daling van 6,8 mln wordt veroorzaakt door: Directe kosten Lage Heide + 1.150.000 Toegerekende rentekosten + 250.000 (diverse projecten) Toegerekende uren en overheid + 270.000 (diverse projecten) Overige directe kosten + 600.000 (diverse projecten) Verkopen Lage Heide -/- 7.800.000 Overige verkopen -/- 1.280.000 (diverse projecten) Dotatie voorzieningen -/- 250.000 Tussentijds genomen winst + 224.000 2018 Crowe Foederer B.V. 14
3.3 Grondexploitaties tussentijdse winstneming Grondexploitaties tussentijdse winstneming Bevinding Grond exploitatie Het verantwoorde resultaat in 2018 bedraagt in totaliteit -/- 26.000 en bestaat voor 250.000 uit dotaties aan de voorziening voor verliesgevende projecten (met name Hoge Akkers voor 182.000) en voor 224.000 uit tussentijds genomen winst. Er zijn in 2018 geen projecten afgesloten waarop winst is genomen. In 2018 heeft de commissie BBV voorgeschreven dat tussentijdse winstneming op projecten het uitgangspunt zou moeten zijn. Naar aanleiding van ons advies heeft de gemeente uitgangspunten gedefinieerd voor het nemen van tussentijdse winst op basis van de Percentage of Completion (POC methode). Hierbij wordt de tussentijdse winst bepaald aan de hand van (1) de voortgang van kosten, (2) de voortgang van opbrengsten en (3) de verwachte winst op basis van een worse case scenario. De gemeenteraad is geïnformeerd over deze wijziging middels een raadsinformatiebrief van 4 december 2018. Als gevolg van deze verslaggevingswijziging zijn in 2018 tussentijdse winsten verantwoord op de projecten Biestven ( 92.000), Molensteen ( 76.000), Luikerweg ( 43.000) en Lage Heide ( 12.000). Wij hebben de totstandkoming van de tussentijdse winstneming gecontroleerd en vastgesteld dat deze in overeenstemming is met de verslaggevingsregels uit het BBV en met de door de gemeente vastgestelde uitgangspunten. Omdat de winstneming geschiedt op basis van het worse case scenario worden project specifieke risico s meegenomen en wordt ons inziens voldoende voorzichtigheid in acht genomen. De tussentijds genomen winsten zijn conform het voorstel in de raadinformatiebrief ondergebracht in een nieuwe bestemmingsreserve tussentijdse winstneming grondexploitatie, waardoor de winst ad 224.000 geen effect heeft op het resultaat na bestemming. Op basis van de voorgestelde systematiek worden resultaten pas overgeboekt naar de algemene reserves bij het definitief afsluiten van een project. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om deze bestemmingsreserve bij vaststelling van de jaarrekening te bekrachtigen. Vooruitlopend aan deze bekrachtiging is deze bestemmingsreserve reeds in de jaarrekening van 2018 gevormd. Gezien de omstandigheden kunnen wij hiermee instemmen. 2018 Crowe Foederer B.V. 15
3.4 Grondexploitaties specifieke complexen Grondexploitaties specifieke complexen Bevinding Grond exploitatie Lage heide Scenario analyse Lage heide Prognose resultaat op netto contante waarde in k 5.000 4.500 4.000 3.500 3.000 4.712 4.433 4.603 2016 2017 2018 Scenario analyse op netto contante waarde in k 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 4.703 4.433 4.603 1.478 379 2016 2017 2018 De totale boekwaarde van de exploitatie Lage Heide ( 7,2 mln) bestaat uit drie deelprojecten: Lage Heide Wonen, Lage Heide Landgoed en Lage Heide Natuur. Deze exploitatie wordt financieel als één project behandeld. Het geprognosticeerde basis resultaat op netto contante waarde is bijgesteld van 4,4 mln naar 4,6 mln. Deze verbetering wordt met name veroorzaakt door een stijging van de grondopbrengsten en renteopbrengsten als gevolg van een herziening van het bestemmingsplan. De nog te maken kosten op dit project bedragen circa 7,5 mln en de te realiseren verkopen bedragen circa 18 mln. Het exploitatierisico op het project is aanzienlijk en hangt samen met: (1) nog niet verkochte gronden; (2) de daadwerkelijk te realiseren verkoopprijzen; (3) het moment van verkopen, en; (4) eventuele kosten van de afgegeven garantie grondprijsverlaging. Om de omvang van de risico s op dit project in te schatten heeft het college net als vorige jaren een scenario analyse uitgewerkt. Op ons advies zijn de uitgangspunten in deze scenario analyse heroverwogen en is besloten om niet langer gebruik te maken van extern bureau Fakton. Het gewogen gemiddelde resultaat uit deze scenario analyse bedraagt circa 1,5 mln. De neerwaartse bijstellingen ten opzichte van het basis scenario wordt veroorzaakt door een combinatie van lagere verkoopprijzen en uitloop van het project. In het worse case scenario bedraagt de totaal winst nog slechts 379.000. In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij kennis genomen van de doorrekening, de scenario analyse en de onderliggende documentatie. Op basis hiervan concluderen wij dat een verliesvoorziening op dit moment niet noodzakelijk is. Bij de bepaling van de tussentijdse winst op project Lage Heide is voorzichtigheidshalve rekening gehouden met het lagere resultaat uit de scenario analyse. 2018 Crowe Foederer B.V. 16
3.4 Grondexploitaties specifieke complexen Grondexploitaties specifiek complexen Bevinding Grond Exploitatie Hoge Akkers Prognose resultaat op netto contante waarde in k 0-500 - 1.000-1.500-2.000-2.500 2016 2017 2018-1.952-2.106-2.288 De totale boekwaarde van de exploitatie Hoge akkers bedraagt 2,3 mln. Op dit project is een voorziening gevormd voor toekomstige verliezen. De verliesvoorziening is in 2018 aangevuld met 182.000, waardoor de totale voorziening 2,28 mln bedraagt. Over de jaren heen is de verwachting van het eindresultaat telkens neerwaarts bijgesteld vanwege uitloop van het project in samenhang met de wijziging van het bestemmingsplan en de eventuele verplaatsing van de bloemencorso locatie. Het uitgangspunt voor de waardering in jaarrekening is dat hierover op korte termijn duidelijkheid komt. Eventuele extra kosten die ontstaan vanwege verdere vertraging zijn daarom niet geraamd en niet opgenomen in de verliesvoorziening. Het eventuele risico van verdere vertragingskosten is niet gemeld in de paragraaf weerstandsvermogen. Wij adviseren om de voortang van dit project te bewaken en eventuele verdere verliezen als gevolg van vertraging te nemen zodra zij voorzienbaar zijn. Dommelkwartier Door de ontwikkelaars is in 2015 een aansprakelijkheidsclaim ingediend tegen de gemeente groot 13,2 mln (exclusief rente) vanwege het niet doorgaan van het project Dommelkwartier. Eind 2018 is het (strikt vertrouwelijke) mediation traject geëindigd zonder resultaat. De gemeente heeft inmiddels een dagvaarding ontvangen voor de betreffende claim zonder exact schadebedrag. De uitkomst van deze procedure is momenteel zeer onzeker, waardoor een betrouwbare schatting van het risico op toekomstige verplichtingen voor de gemeente niet mogelijk is. Om deze reden is het vormen van een voorziening niet mogelijk. De toelichting inzake deze claim in de jaarrekening vinden wij passend. Evenals in voorgaande jaren is de boekwaarde van Dommelkwartier ( 255.000) in de balans gepresenteerd onder de post onderhanden werk, gronden in exploitatie. Wij merken op dat deze boekwaarde formeel gezien gepresenteerd zou moeten worden onder materiele vaste activa, aangezien Dommelkwartier geen grondexploitatie meer is. Aangezien dit een rubriceringsfout betreft die geen invloed heeft op het vermogen of resultaat hebben wij dit niet als (ongecorrigeerd) controleverschil aangemerkt. 2018 Crowe Foederer B.V. 17
3.5 Voorziening groot onderhoud gebouwen Voorziening groot onderhoud gebouwen Bevinding Voorzieningen De gemeente Valkenswaard heeft ter financiering van toekomstig onderhoud aan panden en wegen egalisatievoorzieningen gevormd. Deze voorzieningen bedragen ultimo 2018 in totaal 3,7 mln (2017: 3,8 mln), waarvan 3,4 mln betrekking heeft op gebouwen. Een egalisatievoorziening moet, in tegenstelling tot een bestemmingsreserve, volledig zijn. Dit wil zeggen dat deze voldoende middelen moeten bevatten om het toekomstige onderhoud te kunnen betalen, rekening houdend met het aantal jaren dat nog te gaan is tot het uitvoeren van het onderhoud. De voorziening moet zijn gebaseerd op een actueel meerjarig onderhoudsplan. In voorgaande jaren is reeds door de gemeente geconstateerd dat de toekomstige onderhoudsverplichtingen hoger zijn dan de voor onderhoud beschikbare budgetten. Door de gemeente is om deze reden vanaf 2017 actie ondernomen om het beheer van al het gemeentelijk vastgoed te centraliseren en te professionaliseren. In dit kader is de vastgoedportefeuille in beeld gebracht en worden momenteel de toekomstige onderhoudsverplichtingen per object vastgelegd in het vastgoed management systeem. De verwachting is dat eind 2019 alle onderhoudsverplichtingen in beeld zijn en dat vanaf dat moment ook de kostendekkendheid van huuropbrengsten kan worden bepaald. Door het afstoten van bepaalde vastgoedobjecten dalen de toekomstige onderhoudsverplichtingen en komen middelen beschikbaar welke worden gestort in een egalisatiereserve vastgoed. Vanuit deze reserve worden eerst het achterstallig onderhoud en de projectkosten gefinancierd. Daarna worden middelen uit de reserve gebruikt om de onderhoudsvoorziening in lijn te brengen met de verplichtingen volgens het vastgoed management systeem. Wij constateren dat de voorziening voor groot onderhoud gebouwen op dit moment niet volledig is en dat hier eigenlijk sprake is van een reserve. Onder bovenstaande omstandigheden, waarbij binnen afzienbare tijd duidelijkheid ontstaat over de totale verplichting en de beschikbare middelen, vinden wij een rubricering van voorzieningen naar reserves in de jaarrekening 2018 niet passend en kunnen wij instemmen met de huidige verantwoordingswijze. Wij adviseren om het gehele vastgoedproces vanuit financiën nauwlettend te monitoren. 2018 Crowe Foederer B.V. 18
3.6 Voorziening groot onderhoud wegen Voorziening groot onderhoud wegen Bevinding Voorzieningen De voorziening groot onderhoud wegen bedroeg per 1 januari 2018 496.000. De dotatie in 2018 bedroeg 538.000 en de onttrekking uit hoofde van bestede middelen voor onderhoud 707.000. Per saldo is de voorziening afgenomen met 169.000 tot 327.000 eind 2018. De voorziening groot onderhoud wegen dient evenals de voorziening groot onderhoud gebouwen volledig te zijn. Op basis van de huidige meerjarenplanning is de verwachte besteding van onderhoudsgelden over de komende jaren hoger dan de dotatie. Hierdoor zal de voorziening per einde 2020 slechts 68.000 bedragen. De looptijd van deze meerjarenplanning is beperkt tot 2022. Aangezien na 2022 onderhoudsverplichtingen voor wegen aanwezig zullen zijn en de algehele verwachting is dat onderhoudslasten voor wegen in de toekomst zullen toenemen, kan gesteld worden dat (structurele) extra dotaties aan de voorziening in de toekomst noodzakelijk zijn. Wij adviseren om de meerjaren onderhoudsplanning voor wegen te actualiseren en de beschikbare middelen af te zetten tegen de totale toekomstige onderhoudsverplichting. Voorts adviseren wij om de voorziening groot onderhoud wegen volledig te waarderen in overeenstemming met de verslaggevingsrichtlijnen op basis van actuele plannen, ofwel deze voorziening om te zetten in een bestemmingsreserve. 2018 Crowe Foederer B.V. 19
3.7 Voorziening wachtgeld Voorziening wachtgeld Bevinding Voorzieningen Na de verkiezingen in 2018 is een nieuw college geïnstalleerd bij de gemeente Valkenswaard. De oud-wethouders van de gemeente hebben recht op een wachtgeldvergoeding die wordt verminderd met eventuele inkomsten van de oud-wethouders die ontstaan bij aanstelling in een nieuwe functie en wordt beëindigd vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In overeenstemming met de verslaggevingsregels is door de gemeente Valkenswaard een voorziening gevormd voor deze toekomstige wachtgeldvergoedingen. Per 31 december 2018 bedraagt de voorziening voor wachtgeldvergoedingen circa 436.000. De voorziening is gebaseerd op toekomstige verplichtingen waarbij rekening is gehouden met de maximale periode waarover wachtgeldvergoedingen betaald dienen te worden, zonder rekening te houden met een korting uit hoofde van verwachte inkomsten. Wij hebben de uitgangspunten van de berekening getoetst. Wij kunnen ons vinden in de gedane uitgangspunten en stellen vast dat de omvang van de getroffen voorziening toereikend is. 2018 Crowe Foederer B.V. 20
3.8 Aanbestedingsrechtmatigheid Inkoop en aanbesteding Bevinding Inkoop en aanbesteding In het kader van de rechtmatigheidscontrole zijn onze controlewerkzaamheden op inkopen en aanbestedingen gericht op het voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving. Dit betekent dat wij primair controleren op inkopen boven de Europese drempel van 221.000 en dat enkel constateringen op het gebied van de Europese aanbestedingswetgeving een effect hebben op ons rechtmatigheidsoordeel. Naar aanleiding van onze controle hebben wij de volgende bevindingen: Bij verschillende inkopen is op basis van de interne administratie niet direct duidelijk of de aanbesteding rechtmatig is geweest. In bepaalde gevallen zijn de oorspronkelijke contracten niet of niet meer beschikbaar. Aanvullende werkzaamheden zijn nodig geweest om uiteindelijk te concluderen of de aanbestedingen passen binnen de huidige regelgeving. Bij overschrijdingen van contractwaarden en bij contractverlengingen wordt niet altijd expliciet afgewogen of het contract kan worden verlengd binnen de geldende wettelijke kaders. Op het gebied van inhuur hebben wij vastgesteld dat de meeste inhuur inmiddels is ondergebracht bij Yacht, waarbij de rechtmatigheid is afgedekt middels een raamcontract wat Europees is aanbesteed. Voor overige, veelal projectmatige, inhuur buiten Yacht hebben wij meerdere rechtmatigheidsfouten geconstateerd waarbij verlenging van heeft plaatsgevonden op basis van een enkelvoudige procedure, terwijl de Europese drempel van 221.000 reeds was overschreden. Wij hebben van deze contracten de lasten in 2018 alsmede de aangegane gegane verplichting in 2018 aangemerkt als rechtmatigheidsfout voor een totaalbedrag van 446.000. Voor de inkoop van diensten op het gebied inzameling en verwerking van groenafval bedragen de lasten 2018 110.000 en de geschatte verplichting voor de toekomst 99.000. Voor deze inkoop is geen contract beschikbaar. Op basis van de lasten van de afgelopen vier jaar wordt de Europese drempel overschreden en had dit Europees aanbesteed moeten worden. De lasten van 2018 en de geschatte verplichting zijn daarom aangemerkt als rechtmatigheidsfout. Wij adviseren zo snel als mogelijk over te gaan tot een aanbesteding voor de inkoop van deze dienst. 2018 Crowe Foederer B.V. 21
3.8 Aanbestedingsrechtmatigheid Inkoop en aanbesteding Bevinding Inkoop en aanbesteding Om de rechtmatigheid en doelmatigheid van inkopen te kunnen waarborgen dient voorafgaand aan iedere inkoop (dus ook bij verlengingen) een inkoopstrategie worden bepaald om de rechtmatigheid en doelmatigheid te waarborgen. Wanneer deze strategie, het gevolgde aanbestedingstraject alsmede het uiteindelijk afgesloten contract worden opgenomen in Verseon en de administratie, kan achteraf eenvoudig worden verantwoord dat inkopen rechtmatig en doelmatig hebben plaatsgevonden. 2018 Crowe Foederer B.V. 22
3.9 Sociaal domein beheersing budget Sociaal domein beheersing budget Bevinding Sociaal domein Jeugd hulp WMO Lasten jeugdhulp en WMO in k 0 5.000 10.000 7.456 6.029 7.817 7.336 7.959 9.328 8.658 9.518 10.652 10.670 2017 Primaire begroting Bijgestelde begroting Realisatie voor afstemming PV Realisatie na afstemming PV De tekorten in het sociaal domein zijn zichtbaar in zowel onderdeel Jeugdhulp als WMO. Op totaalniveau vallen de lasten (na aftrek van baten) voor Jeugdhulp en WMO circa 1,3 mln hoger uit, dit is inclusief de uitvoeringskosten. De grootste lastenoverschrijdingen zijn aanwezig op de zorglasten Jeugdhulp (ca 585.000) en de zorglasten WMO (ca 537.000). In maart 2019 zijn de productieverantwoordingen van zorgaanbieders ontvangen en is de gemeente gestart met het afstemmen van deze verantwoordingen met de eigen administratie. Doel hiervan is onder andere om te bepalen wat er met verschillende zorgaanbieders nog moet worden verrekend in verband met zorg die tot en met 2018 is geleverd. Op basis van deze afstemming is in de definitieve jaarrekening 2018 nog een additioneel bedrag aan te betalen zorgkosten opgenomen van 641.000, met name bij Jeugdhulp waarvan bijna 400.000 betrekking heeft op B-aanbieders. Wij hebben de afstemming uitvoerig gecontroleerd en concluderen dat bij deze inschatting voorzichtigheid in acht is genomen. Gezien de impact van het sociaal domein op de totale financiële positie van de gemeente zijn er verdere verbeteringen in het proces noodzakelijk om de lasten in ieder geval eerder in beeld te krijgen en waar mogelijk te kunnen bijsturen. 2018 Crowe Foederer B.V. 23
3.10 Sociaal domein levering zorg Sociaal domein levering zorg Bevinding Sociaal domein Onzekerheid zorglevering in k 1.400.000 1.200.000 Om te kunnen concluderen dat de zorglasten die zijn verantwoord ook rechtmatig en getrouw zijn moet worden vastgesteld dat de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk is geleverd. Hiertoe steunt de gemeente in belangrijke mate op de productieverantwoordingen en accountantsverklaringen die van de zorgaanbieders worden ontvangen. 1.000.000 800.000 600.000 400.000 200.000 0 507.000 397.000 354.000 Op basis van PV en CV Jeugd variant A en B WMO aanbieders PGB's Op basis van aanbieders zonder (goedkeurende) controleverklaring bedraagt de onzekerheid over de geleverde zorg op totaal niveau 1.258.000. Wij hebben dit bedrag aangemerkt als onzekerheid in de controle voor rechtmatigheid en getrouwheid. In onze managementletter hebben wij geadviseerd om een samenhangend pakket van maatregelen te implementeren waarmee de afhankelijkheid van productieverantwoordingen beperkt wordt. Wij hebben begrepen dat verschillende initiatieven zijn opgestart om deze onzekerheden in de toekomst te beperken, waaronder de implementatie van een zorgsysteem met mogelijkheden voor een periodieke monitoring op de zorglevering. Op de volgende pagina is een nadere beschrijving opgenomen van de onzekerheden per zorgsoort. 2018 Crowe Foederer B.V. 24
3.10 Sociaal domein levering zorg Sociaal domein levering zorg Bevinding Sociaal domein Uit de analyse van productieverantwoordingen blijkt het volgende: - Verschillende variant A en B aanbieders Jeugdzorg hebben voor een totaal bedrag aan zorglasten van 1,1 mln geen of geen goedkeurende accountantsverklaring overlegd bij hun productieverantwoording. Door de gemeente zijn de productieverantwoordingen en controleverklaringen nader geanalyseerd, waarmee de totale onzekerheid is teruggebracht naar 354.000. - Verschillende aanbieders van WMO hebben voor een totaal bedrag aan zorglasten van 397.000 geen of geen goedkeurende accountantsverklaring overlegd bij hun productieverantwoording. - Voor zowel Jeugdzorg als WMO zijn PGB s toegekend voor 166.000 respectievelijk 341.000. De SVB treedt voor de gemeente op als service organisatie voor de behandeling en verwerking van de PGB s. Evenals in voorgaande jaren heeft de SVB geen goedkeurende controleverklaring kunnen overleggen. Voor bovenstaande bedragen zijn door de gemeenten geen verdere zichtbare aanvullende controlewerkzaamheden verricht om de levering van zorg aan te tonen. Om deze reden is het totaalbedrag van 1.258.000 opgenomen als onzeker. Omdat dit bedrag binnen de materialiteitsgrenzen blijft, heeft dit een effect op ons oordeel bij de jaarrekening. De opgenomen lasten voor Jeugdzorgplus bedragen 256.000 en zijn gebaseerd op de eindafrekening van gemeente s-hertogenbosch. De eindafrekening is afgestemd met de totaal verantwoording welke is afgestemd met de onderliggende prestatie overzichten van de betreffende zorginstellingen. Op basis van de werkzaamheden van de gemeente constateren wij dat voldoende zekerheid is verkregen over de zorglevering. 2018 Crowe Foederer B.V. 25
4. Overige aspecten in relatie tot onze controle Onderwerp Geen sprake van beperkingen in de reikwijdte van onze controle Fraude Claims en juridische procedures Toelichting Er zijn geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle opgetreden. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door de medewerkers van de gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad. Er zijn gedurende 2018 geen fraudegevallen geconstateerd en er zijn ons eveneens geen vermoedens van fraude bekend. Inzake de claim op project Dommelkwartier verwijzen naar hoofdstuk 3 van dit verslag alsmede de toelichting in de jaarrekening. Onder de gegeven omstandigheden is het vormen van een voorziening niet mogelijk. De toelichting van deze claim in het jaarverslag is ons inziens toereikend. Er zijn naast de claim inzake het project Dommelkwartier geen andere belangrijke (dreigende en niet gewaardeerde) claims en/of juridische procedures met een mogelijke materiele impact op de cijfers per ultimo 2018. Gebeurtenissen na balansdatum Geautomatiseerde gegevensverwerking Er zijn geen belangrijke gebeurtenissen na balansdatum anders dan hetgeen opgenomen in de niet uit de balans blijkende verplichtingen. Wij hebben vanuit onze controle op de jaarrekening van geen belangrijke bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. In de management letter van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten hebben wij wel enkele aanbevelingen gedaan op het gebied van automatisering. 2018 Crowe Foederer B.V. 26
4. Overige aspecten in relatie tot onze controle Onderwerp Schattingen Toelichting De opstelling van de jaarrekening vereist dat het college oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen en van de baten en lasten. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen zijn in het kader van onze controleopdracht op aanvaardbaarheid beoordeeld. Hierbij hebben wij geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd. Onafhankelijkheid Wij zijn onafhankelijk van uw gemeente en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels (Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (VIO)) ten aanzien van onafhankelijkheid. Openstaande punten Definitieve jaarrekening Ontvangen getekende bevestiging bij de jaarrekening Afgifte controleverklaring 2018 Crowe Foederer B.V. 27
2018 Crowe Foederer B.V. 28