21 JUNI 2012 De ideale werkplek anno 2012 Vastgoedsector speelt in op nood aan vrijheid P. 2 Werken met data in de wolken Besparen op ITfactuur en files P. 3 HET NIEUWE WERKEN Noodzaak van tweede peiler op maat Cafetariaplan brengt flexibiliteit P. 4 Bespaar tot 20 per document Oplossingen voor documentbeheer P. 5 Rendabiliseer uw wagenpark Nieuwe werkvorm beïnvloedt autokeuze P. 7 Nieuw! Vandaag in de aanbieding: het Nieuwe Werken! Ach, een zoveelste marketingstunt, denkt u? Wel, misschien is er toch meer aan de hand. Werken anno 2012 is een nieuwe weg ingeslagen. Hoe gaan we vandaag om met pensioenopbouw, documentbeheer, cloudcomputing, kantoorruimte of bedrijfswagens? Fundamenteel anders dan enkele jaren geleden. Het Nieuwe Werken is méér dan een loze term. Een blik op de arbeidsomstandigheden van de 21ste eeuw. Een realisatie van Mediafin Publishing De inhoud valt onder de verantwoordelijkheid van:
2 DONDERDAG 21 JUNI 2012 HET NIEUWE WERKEN Speel in op de nood aan vrijheid Vastgoedsector houdt rekening met flexibel werken Afgeschermde multifunctionele werkplek geschikt voor geconcentreerd werk, telefoneren of vergaderen. Intervest Offices & Warehouses verhuurt kantoren en logistieke gebouwen. Sinds kort stelt deze vastgoeddienstverlener de RE:flex business hub ter beschikking in Mechelen Campus te Mechelen Noord. Daarmee speelt Intervest in op het nieuwe werken. Flexibel werken wordt almaar belangrijker. Dat is ook de visie van Jean-Paul Sols, CEO van Intervest Offices & Warehouses. 'Sinds tien jaar is er langzaam maar zeker een evolutie, waarbij zowel werknemers als werkgevers meer behoefte hebben aan flexibiliteit, zegt hij. Zowel qua tijd als qua ruimte is er nood aan meer vrijheid. Werknemers zijn vaak vragende partij voor thuiswerk of voor andere flexibele vormen van werkomgeving, die een betere balans tussen privé en werk mogelijk maken. Technische ontwikkelingen maken de aanwezigheid op kantoor voor heel wat functies overbodig. Het nieuwe werken - waarbij de werknemer de vrijheid krijgt te werken waar en wanneer hij wil - is een nieuwe trend die onomkeerbaar is. Het vormt een grote uitdaging voor bedrijven én voor de vastgoedsector. De komende jaren vindt er een instroom van jonge werknemers plaats op de arbeidsmarkt, en hun verwachtingen wijken sterk af van wat vandaag de traditionele werkomgeving is. Het nieuwe werken houdt eveneens in dat collega's vrij kunnen samenwerken. Dat kan virtueel, maar volgens Jean-Paul Sols neemt ook het belang toe van fysieke werkplekken waar medewerkers kunnen samenkomen. 'Daarbij moet er een link zijn met de bedrijfscultuur en met de waarden van de onderneming. In die zin verwachten we dat kantoren ook qua concept en interieur sterk zullen evolueren. Louter thuiswerk wordt trouwens vaak niet als ideaal ervaren, omdat je riskeert afgeleid of opgeslorpt te worden door privébeslommeringen. Ook om professionele relaties te ontvangen is een thuisomgeving niet altijd optimaal. Kortom: ondanks de vraag naar flexibiliteit en vrijheid willen werknemers toch een duidelijke scheiding van werk en privé.' DE DERDE WERKPLEK Voor Intervest - een van de belangrijkste verhuurders van kantoorruimtes - is het belangrijk om tijdig in te spelen op deze evolutie. Daarom stelt deze vastgoeddienstverlener sinds kort de RE:flex business hub ter beschikking: een hoogtechnologische werkomgeving in het Mechelse, met gevarieerde werkplekken en vergaderfaciliteiten. Ze focust op co-working en biedt de gebruiker toegang tot een waaier van faciliteiten en diensten. RE:flex, ook een werkplek voor u? De RE:flex business hub is ontworpen door professionals en voor professionals. Doel? Een individuele én teamvriendelijke werkplek bieden. U bepaalt zelf het tempo, de concentratie en de intensiteit. Hieronder alle troeven op een rijtje. Kantoren: RE:flex biedt u toegang tot gevarieerde kantoorruimten. U hebt de keuze uit individuele kantoren om in alle rust te werken en uit collaboration rooms waar u met anderen samenwerkt. Kortom: u kunt er terecht voor een werkplek op maat van uw behoeften. Meeting rooms: RE:flex is ook de ideale plaats voor professionele ontmoetingen. Daartoe staan multifunctionele meeting rooms ter beschikking. Deze ruimtes zijn overigens niet alleen geschikt voor vergaderingen: ze kunnen ook ingezet worden voor workshops, presentaties, lezingen of conferenties voor maximaal honderdvijfendertig personen. Technologie: de meeting rooms van Re:flex zijn stuk voor stuk uitgerust met alle mogelijke audiovisuele middelen, zoals beamers en lcdschermen. Elke ruimte heeft draadloos internet. Gemak: dankzij de uitgebreide dienstverlening van RE:flex kunt u zich uitsluitend op uw werk concentreren. De ontvangst van uw relaties en uw print- of presentatiefaciliteiten kunt u uitbesteden. Bereikbaarheid: wanneer het gaat om zakelijke afspraken, is een centrale ligging een belangrijke troef. Re:flex is gelegen aan de Schaliënhoevedreef 20 T, nabij de R6 en afrit Mechelen Noord E19 op het knooppunt tussen Antwerpen en Brussel. Het complex is vlot toegankelijk met de auto of met het Intervest Louter thuiswerk wordt vaak niet als ideaal ervaren. Want je riskeert afgeleid of opgeslorpt te worden door privébeslommeringen. Jean-Paul Sols, CEO Intervest Offices & Warehouses openbaar vervoer. Bovendien krijgt u gratis toegang tot ruime parkeerfaciliteiten. Catering: de catering in RE:flex wordt verzorgd door Meeza en biedt u een gevarieerd aanbod verse en gezonde gerechten. Voor een vergadering, presentatie of bijeenkomst wordt de catering zelfs in de vergaderruimte verzorgd. Diverse formules: Vanaf 115 /maand. U kunt de faciliteiten van RE:flex huren op basis van een dagtarief. Dat is handig wanneer je hier slechts sporadisch wilt komen werken of eenmalig een zakenrelatie wilt ontmoeten, zegt Jean-Paul Sols van Intervest. Maar we bieden ook formules op maandbasis aan. Hiermee krijg je ruime toegang tot de business lounge, waarbij je alleen betaalt voor wat je gebruikt. Voor meer informatie: Kristien Knops 03.287.67.47 - www.reflexhub.be 'De ideale werkplek anno 2012 bestaat eigenlijk uit drie onderdelen, zegt Jean-Paul Sols. Naast het traditionele kantoor en de thuiswerkplaats is er ook nood aan een derde werkplek. Die derde werkplek kun je best omschrijven als 'onderweg'. Kijk naar jongeren, die door smartphones, tablets en portables vrij zijn wat betreft plaats en tijd. Voor deze rugzakgeneratie is het niet vanzelfsprekend om te werken op een vaste kantoorplek en om je op de meeste onmogelijke uren doorheen de file te worstelen. Een enquête van ZZA Responsive User Environments bij 17.000 bedrijven wereldwijd bevestigt het belang van de derde werkplek. Die geeft aan dat werken - ondanks het digitale tijdperk - niet loskomt van een optimale professionele werkomgeving en zich vertaalt in een werkplek tussen het traditionele kantoor en de thuiswerkplaats. Maar er zijn wel een aantal voorwaarden: een goed bereikbare locatie die de reistijd beperkt, een inspirerende en motiverende omgeving, een optimale ondersteuning van de work-life balans én de beschikbaarheid van technologie. Zonder deze eigenschappen heeft de derde werkplek geen kans op slagen. MENTALE KLIK De nieuwe RE:flex business hub in Mechelen verenigt al deze kwaliteiten in een vernieuwende werkomgeving. Jean-Paul Sols: 'In partnership met Steelcase, de grootste fabrikant van kantooruitrusting, streefden we naar een moderne, inspirerende en professionele infrastructuur. Zowel qua locatie als qua faciliteiten bieden we het beste wat er vandaag op de markt beschikbaar is. Daarbij ligt de nadruk op duurzaamheid. Intervest beschikte al over een businesscenter op de veertiende verdieping van hetzelfde gebouw. Daar worden al geruime tijd flexibele werkplekken verhuurd met full service omkadering. Op Mechelen Campus zijn tevens kinderopvang, een fitnessruimte en een bedrijfsrestaurant voorzien. De gevarieerde werkplekken en de vergaderfaciliteiten van RE:flex vormen nu de perfecte aanvulling. Intervest Offices & Warehouses, Uitbreidingstraat 18, 2600 Berchem, T 03 287 67 67, www.intervest.be
HET NIEUWE WERKEN DONDERDAG 21 JUNI 2012 3 Werken met data in de wolken Telenet CloudOffice: besparen op IT-factuur én files Werknemers willen met nieuwe technologie efficiënt samenwerken op kantoor, thuis en onderweg. En dat zorgt voor een fluwelen revolutie op de werkvloer. John Myklebust, director datacenter, hosting & cloud bij Telenet: Dankzij cloudcomputing raadplegen werknemers overal hun gegevens en besparen werkgevers op hun IT-factuur. Voor John Myklebust is het een uitgemaakte zaak: door technologie aan te bieden om ook van thuis uit of onderweg te werken, creëer je minder files, een betere werk-privébalans, en krijgt je gemotiveerde werknemers. Of in drie woorden: Het Nieuwe Werken. John Myklebust: Via cloudcomputing ben je niet meer gebonden aan een fysieke omgeving. Werknemers kunnen overal hun gegevens raadplegen. Bij cloudcomputing koopt een onderneming onderdelen van haar IT-behoeften (infrastructuur, applicaties, security of storage) aan bij een externe partner onder de vorm van een dienst, zonder zelf nog te investeren in licentiebeheer, implementatiekosten, onderhoud,... John Myklebust: Door data in de cloud te zetten haal je de kosten per werkplek naar omlaag. Werkgevers betalen bovendien alleen de diensten van hun werknemers indien ze die effectief gebruiken. PRIVACY Veel kmo's stellen de vraag hoe veilig dit allemaal is. Een terechte bekommernis, volgens John Myklebust. Het draait om veiligheid en vertrouwen. Kunnen mijn data niet gestolen worden en zal de provider aan wie ik mijn data ter beschikking stel, blijven bestaan? Telenet is gelukkig groot genoeg om vertrouwen uit te stralen en zal als beursgenoteerd bedrijf niet zo snel verdwijnen. Volgens de cloudexpert zijn hybride modellen - een mix tussen publieke en private cloud - de realiteit van morgen. Een bedrijf moet goed afwegen welke diensten het liever intern houdt en welke het wil uitbesteden. We mogen niet de pretentie hebben dat kmo's meteen alles in de cloud zullen en willen zetten. Op de keper beschouwd is investeren in IT vandaag een domme beslissing, puur vanuit financieel perspectief. De dag van de aankoop is de technologie al verouderd. John Myklebust: Met cloudcomputing heb je de garantie dat je op vlak van software, security en storage altijd met de laatste versies zit, en niet voortdurend moet investeren. Via onze Nomadesk-technologie (bestandsdelingsoftware) bieden we bijvoorbeeld een 'file store' aan, waarop u en ik onze documenten kunnen uitwisselen. Je ontlast de mailomgeving en hebt controle over wie welke data bekijkt. Zo kunnen architecten, aannemers Wim Kempenaers en boekhouders samen eenvoudig op één project werken in een kleine, leuke omgeving. In de nabije toekomst zullen kmo's steeds vaker beslissingen nemen op basis van de technologie die beschikbaar is. John Myklebust: Als je een boekhoudapplicatie hebt waarbij je per gebruiker per maand moet betalen, daalt het kostenplaatje. HET CODEWOORD: VERTROUWEN Cloudcomputing is een katalysator voor het Nieuwe Werken, dat om veel meer draait dan een handig IT-systeem implementeren. Durf ik mijn medewerkers thuis laten werken? Geloof ik dat ze zo productiever worden? Zonder een vertrouwensband tussen leidinggevende en werknemer maakt het Nieuwe Werken geen schijn van kans in een bedrijf. John Myklebust: Om aantrekkelijk te blijven voor de nieuwe internetgeneratie (Generatie i), moeten bedrijven ook het gebruik van social media op het werk stimuleren en jonge werknemers daarin vertrouwen. Mijn kinderen zoeken informatie op YouTube of via social networking met vriendjes. Werknemers zullen efficiënter werken omdat ze feedback krijgen van collega s via diverse sociale netwerken. En social media maken deel uit van de cloud, dus wordt de cloudtechnologie belangrijk voor een heel nieuwe manier van werken en zakendoen. Werknemers gaan ook steeds vaker kiezen voor welk bedrijf ze werken, in functie van de apparatuur die ze krijgen. Kunnen ze een iphone gebruiken om onderweg te werken en meetings in te plannen? De nieuwe Bring Your Own Device (BYOD)-trend versnelt ook de synchronisatie van bedrijfsdata - en applicaties die eender waar en wanneer altijd ter beschikking Door data in de cloud te zetten haal je de kosten per werkplek naar omlaag. John Myklebust, director datacenter, hosting & cloud Telenet moeten staan. John Myklebust: Met CloudOffice proberen we daarop in te spelen. Voor 13,50 euro per maand per gebruiker omvat CloudOffice Basic 24/7 toegang tot de gewone kantoorapplicaties, e-mail- en agenda, document sharing-functionaliteit, een domeinnaam, een eenvoudige tool voor het bouwen van een website en een lokale 24/7-helpdesk. Ondertussen voegen we steeds nieuwe applicaties toe, zoals facturatiepakketten, video- en voice-communicatie, boekhoudapplicaties,... We richten ons vooral op kmo's, al zien we dat ook grote bedrijven interesse tonen. Op dit moment dekken we 80 procent van de ICTnoden van kmo's af. Telenet: slim werken in slimme coalitie Onder de coalitie NWOW (New World of Work) bundelen een aantal bedrijven, waaronder Telenet, de krachten om een breder draagvlak te creëren rond het Nieuwe Werken. De coalitie gebruikt de term slim werken, een visie waarbij werken efficiënter en waardevoller wordt voor zowel de organisatie als voor het individu. Je kan dit bereiken door de medewerker centraal te plaatsen en de medewerker de ruimte te geven om te bepalen hoe, waar, wanneer en met wie hij werkt. Technologische ontwikkelingen maken dit mogelijk, sociale ontwikkelingen maken dit gewenst. Marianne Annys, business development manager bij Telenet: Pionier Microsoft lag aan de basis van dit initiatief. Ondertussen komen er steeds meer ambassadeurbedrijven bij. We willen met de coalitie een community tot stand brengen waarin mensen en bedrijven elkaar helpen het Nieuwe Werken te introduceren in hun organisaties en barrières bij de implementatie weg te werken. Zo hebben we bijvoorbeeld een werkgroep opgestart die de legale aspecten rond het Nieuwe Werken onder de loupe neemt. Toen Telenet in 2006 een nieuw gebouw neerpootte in Mechelen, hield het al rekening met deze andere vorm van werken via flexdesks, zithoeken,... Toch kwam het Nieuwe Werken niet meteen van de grond. Annys: Er was te weinig draagvlak bij de werknemers. Die moesten eerst een mentale switch maken. Zij beseft ook dat niet iedere we r k n e m e r plaats- en tijdonafhankelijk kan w e r k e n. Voor werknemers in ons contactcenter ligt dit moeilijker, al onderzoeken we wel de mogelijkheden. Ze moeten natuurlijk beschikbaar zijn op de uren dat klanten inbellen. Ik denk dat we ook de keuze moeten laten aan mensen hoe ze zelf het liefst werken. Marianne Annys gelooft rotsvast dat bedrijven die slim werken ook slimme werknemers binnenhalen. Wil je de war for talent niet verliezen? Dan moet je die kaart trekken. Onze kaderleden hebben geen vaste werkuren. Ze bepalen waar en wanneer ze werken, zolang ze hun job maar goed u i t v o e r e n. Onze werknemers beginnen zelf ook meer videoconferencing te gebruiken. Het Nieuwe Werken is nu een hype, maar eigenlijk is dit een heel natuurlijke evolutie. De technologie is beschikbaar, de jeugd gebruikt ze volop thuis, dus is het niet meer dan logisch dat ze ook op de werkvloer binnensijpelt. Marianne Annys ziet vooral de bedrijfscultuur als grootste uitdaging. De juridische en technische aspecten van het Nieuwe Werken kan je vooraf en redelijk snel geregeld krijgen. Maar een cultuur verander je niet zomaar. Soms krijgen nieuwe werkers te maken met collega s die er zelf niet in geloven. Maar het is toch vooral het top- en middlemanagement dat je moet mee krijgen. Als dat niet lukt, wordt het moeilijk. www.slim-werken.be Telenet, Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, www.telenet.be/business
4 DONDERDAG 21 JUNI 2012 HET NIEUWE WERKEN Cafetariaplan brengt flexibiliteit op werkvloer Een tweede pijler op maat Het wettelijke en aanvullende pensioen gaan hand in hand. Beide zijn nodig om over een degelijk pensioen te beschikken op de pensioenleeftijd. Een cafetariaplan biedt werkgevers en werknemers extra flexibiliteit. Door de recente pensioenhervorming zullen we allemaal wat langer moeten werken. Maar niet alleen de overheid, ook de werkgever kan een steentje bijdragen aan het aanpakken van de pensioenproblematiek. Dat kan via de tweede pensioenpijler, die in het kader van de beroepsactiviteit opgebouwd wordt - ook wel de groepsverzekering genoemd. Voor iemand met een gemiddeld loon, bedraagt het wettelijke pensioen vandaag ongeveer 40 procent van het laatste loon, zegt Stijn Mues van AG Insurance. Bij hoge salarissen kan dit zelfs terugvallen tot 25 procent. Het verschil tussen het laatste loon en het pensioen is dus erg Flexibele groepsverzekering Cafetariaplannen vinden hun oorsprong in de Angelsaksische landen en zijn in de jaren negentig naar België overgewaaid. Dit fenomeen sluit aan bij de algemene trend naar meer flexibiliteit in arbeids- en loonvoorwaarden. Bij een cafetariaplan maakt de werknemer zelf een keuze groot, en daarom is de tweede pensioenpijler een absolute noodzaak om de kloof te dichten. Heel wat werkgevers zijn anno 2012 reeds overtuigd van die noodzaak. In België heeft 70 procent van de loontrekkenden toegang tot een aanvullend pensioen. Wie als werkgever een groepsverzekering aanbiedt, neemt een maatschappelijke verantwoordelijkheid op tegenover zijn werknemers. Hij zorgt er voor dat ze een beter pensioen hebben, én dat ze beter ingedekt zijn bij een overlijden of wanneer ze geconfronteerd worden met een arbeidsongeschiktheid. Een pensioenplan past perfect in het kraam van de geëngageerde werkgever met een langetermijnvisie. uit een waaier van mogelijke waarborgen binnen de groepsverzekering zodat deze beter aangepast zijn aan de individuele noden. Vergelijk het met de maaltijd die je zelf in een cafetaria samenstelt. Naar schatting 15 à 20 procent van alle pensioenplannen in het Belgische bedrijfsleven zijn ondertussen cafetariaplannen, zegt Stijn Mues van AG Insurance. We stellen een mooie evolutie vast, zeker nadat de wet op de aanvullende pensioenen hiervoor een duidelijk kader gecreëerd heeft. Hierdoor ligt de weg naar flexibele cafetariaplannen nu helemaal open. STAPJE VERDER AG Insurance ontwikkelde een aantal producten en oplossingen die hier verder op inspelen. Naast de traditionele groeps- en hospitalisatieverzekering biedt deze verzekeraar ook flexibele formules aan. Het gaat dan om cafetariaplannen die een stapje verder gaan. Stijn Mues: Bij een cafetariaplan bepaalt de werkgever zelf welk bedrag hij ter beschikking stelt aan zijn medewerkers. Het combineert verschillende waarborgen die samengebracht zijn onder eenzelfde contract. Enerzijds is er het pensioenspaargedeelte, anderzijds zijn er een overlijdensdekking, een bijkomend kapitaal bij overlijden door een ongeval, een gewaarborgd inkomen bij werkonbekwaamheid en het veilig stellen van de pensioenopbouw bij arbeidsongeschiktheid. Een werkgever kan zijn werknemers in zo n cafetariaplan al dan niet de individuele vrijheid geven wat betreft de verschillende waarborgen. Zo kunnen ze hun cafetariaplan zelf samenstellen en bijvoorbeeld aanpassen aan hun familiale situatie. Daartoe krijgen ze toegang tot een beveiligde website, waarmee ze hun keuzes kunnen wijzigen en de impact van die keuzes kunnen inschatten (bvb. het effect van een hogere bescherming bij arbeidsongeschiktheid zal een impact hebben op het finale pensioenkapitaal). Op die manier wordt het aanvullend pensioenplan een stuk tastbaarder en wordt de impact van een bepaalde keuze onmiddellijk duidelijk. AG Insurance, Emile Jacqmainlaan 53, 1000 Brussel, T 02 664 81 11, info@aginsurance.be, www.aginsurance.be Een werkgever die een aanvullend pensioenplan aanbiedt, neemt zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid op tegenover zijn werknemers. Stijn Mues, AG Insurance E-learning wordt nieuwe hype Uit het klaslokaal, voor de computer Bedrijfstrainingen in een klaslokaal verdwijnen stilaan. Meer en meer werknemers volgen individuele trainingen achter een computerscherm. Enkele voordelen en tips van e-learning op een rijtje. 1ZOEK EEN GOED DIDACTISCH CONCEPT Veel bedrijven hebben een verkeerd idee van wat e-learning precies moet zijn. Ze monteren de slides van een Powerpoint-presentatie en plakken er een commentaarstem op. Het resultaat is saai, mensen haken af. Net zoals bij elke training moet u op zoek naar een goed didactisch concept. Wie zijn de mensen in uw doelpubliek? Hoe werken ze? Wat wil u hen leren? Dat moet het vertrekpunt zijn. Van daaruit stelt u een pakket samen dat nauw aansluit bij de werkvloer. 2E-LEARNING IS NUTTIG VOOR ELKE TRAINING U kunt alles trainen via de computer, van software tot softskills. Neem bijvoorbeeld een cursus Slecht nieuws vertellen. U geeft de theoretische achtergrond en dan kunt u een gesprek simuleren via het scherm. De cursist krijgt een lijst met opties waaruit hij een antwoord kan kiezen. Dankzij metertjes ziet hij hoe zijn repliek overkomt. Of hij klikt om te zien wat de ander denkt. 3DE TRAINER BLIJFT ESSENTIEEL De trainer wordt een inhoudsdeskundige en een leercoach. Hij stuurt het leren, via e-mail of sociale netwerken. De klassieke trainer, de persoon die werknemers naar een klaslokaal haalt en zorgt dat ze leren, valt weg. Niet de trainer, maar de inhoud moet motiveren. Ook mensen zonder zelfdiscipline moeten aan het werk gaan. Dus moet de inhoud heel herkenbaar zijn. Cursisten moeten meteen het voordeel zien. 4SPELLETJES DOEN LEREN Maakt e-learning klikkende aapjes van uw werknemers? Aapjes die gretig pagina s wegklikken, maar weinig of niets leren? Alles hangt af van de training. Serious Games zijn bijvoorbeeld computerspellen waarmee werknemers laagdrempelig informatie opnemen. Een groot bedrijf wilde zijn strategie voor de komende vijf jaar verspreiden onder het personeel. Traditioneel bereikten ze met die informatie vooral het kaderpersoneel. Via een ontdekkingsspel dat twintig minuten duurde leerden alle werknemers waar het bedrijf de volgende jaren naartoe wilde. Metingen achteraf bevestigden dat de kennis over de bedrijfsstrategie enorm gestegen was, vooral dan bij mensen die vaak op de baan zijn. 5E-LEARNING KAN VOOR ELK BEDRIJF Maatwerk in e-learning is alleen betaalbaar voor bedrijven met een paar honderd medewerkers. Maar kleine kmo s kunnen ook samenwerken. Of een offthe-shelf -product kiezen. Die bestaan vooral rond taal, software, preventie en veiligheid op de werkvloer,... E-learning is de goedkoopste manier om identieke informatie in een korte tijd naar veel mensen over te brengen. Dat geldt zeker voor bedrijven met een twee- of drietalig beleid. Eenzelfde groep in klassen trainen, kost veel meer. Met e-learning boekt u 50 procent leertijdwinst. Er zijn geen verplaatsingen en ook de nachtploeg bijvoorbeeld kan training krijgen. Tips voor werkgevers die starten met e-learning Begin klein: neem een training die minder dan 20 minuten duurt. Zoek een klein onderwerp dat voor de hele organisatie interessant is. Investeer niet in software, maar in inhoud. Technologie: de meeting rooms van Re:flex zijn stuk voor stuk uitgerust met alle mogelijke audiovisuele middelen, zoals beamers en lcd-schermen. Elke ruimte heeft draadloos internet. Zorg voor een positieve eerste leerervaring. Mensen moeten wow zeggen. Maak e-learning niet verplicht. Bied het aan als een van de mogelijkheden in het trainingsparcours.
HET NIEUWE WERKEN DONDERDAG 21 JUNI 2012 5 De laatste onbeheerde IT-activiteit KYOCERA levert oplossingen voor totaal documentbeheer Documentbeheer is zelden de eerste zorg van een onderneming. En nochtans, dat beheer verwaarlozen kan nefaste gevolgen hebben. Het is dan ook een aangewezen taak om dit geheel of gedeeltelijk uit te besteden - bijvoorbeeld aan een producent van printers en kopieertoestellen die zich heeft gespecialiseerd in het beheer van documentenstromen en archieven. Hij helpt de totaalkosten drukken met een totaalaanpak van alle documenten. Hoe uw documentbeheer optimaliseren? Analyse - managementbehoeften - gebruikersbehoeften - inventaris en volume per toestel - volume per applicatie en per gebruiker Bespaar tot 20 per document De documentspecialist gaat in de context van de mobiele elektronische toepassingen voor nieuwe werkvormen nog een stap verder. Waarom moet een document sowieso worden afgedrukt? In een ziekenhuis werd een document met een bepaalde titel honderdmaal per dag afgedrukt. Dokters die het document overal elektronisch tot hun beschikking hadden, bleven het maar printen, vertelt Hendrik De Hertogh van KYOCERA. Optimalisatie - evaluatiemeetings - rapportering over KPI s - controle van ROI Ontwerp - gepersonaliseerde oplossing: hardware software financiëel aspect services - definitie van KPI s Een verschepingsdocument voor transport werd in een bedrijf driemaal afgedrukt, terwijl eentje gewoon kon worden doorgegeven, met minder kans op fouten. Het bewustzijn moet groeien dat je beter elektronisch werkt. Elektronische documenten gaan niet verloren dankzij hun back-ups. Soms bespaar je 20 euro per document door in een stroom telkens één stap over te slaan. Dat gaat dan om veel meer dan de prijs van een kopietje van enkele eurocenten. Je gaat structureel optimaliseren. Dankzij het mobiel elektronisch verkeer wordt papier steeds vaker irrelevant. Beheer - opvolging prestaties - betrouwbaar onderhoud - supplies management zijn duidelijk op zoek naar een verdere integratie van hun diensten, Bedrijven merkt Hendrik De Hertogh op, Sales Director van KYOCERA. Er is dan ook vraag naar een geïntegreerd documentbeheer. En wij willen de klant meer bieden dan een toestel met wat onderhoud. Een belangrijke meerwaarde van onze diensten is dat wij de procedures in een bedrijf helpen in kaart brengen en stroomlijnen, én de nodige hardware en oplossingen voor het hele proces leveren. Hij preciseert wat dit inhoudt. Eerst moet je definiëren waarover het precies gaat. We bekijken de hele levenscyclus van documenten, vanaf hun creatie over hun distributie tot hun opslag en vernietiging. Dat geheel van processen en procedures pakken we aan en daarvoor leveren we de nodige uitrusting. Met zo n aanpak zet het documentbeheer een fikse stap vooruit. OVERTOLLIGE DOCUMENTEN Pakweg tien jaar terug schonk men weinig aandacht aan de intrinsieke waarde van documenten. Maar nu vragen steeds meer bedrijven zich af of ze er wel efficiënt mee bezig zijn, welke documenten ze écht nodig hebben en welke niet. Zijn de documentenstromen een leven op zich in de organisatie gaan leiden? Zo komt er veel uitbesteding op gang. Die gaat nu zo ver dat een verzekeringsmaatschappij zijn polissen door een specialist laat inscannen, vertelt Hendrik De Hertogh nog. Zo n specialist in managed document services raakt vanuit tal van invalshoeken betrokken bij praktische problemen die zich in een bedrijf aandienen. Stel dat er een achterstand van zowat vijf jaar bestaat in het digitaliseren en dus het digitaal archiveren van een groot aantal documenten. KYOCERA kan snel en efficiënt zo n archief in kaart brengen, de software aandragen voor het documentbeheer en de distributie automatiseren. Dit vraagt een goede voorbereiding. Om het documentgebruik te optimaliseren moet je het goed zichtbaar maken. Dat doen wij aan de hand van een audit. Het resultaat? Een bedrijf kan zijn total cost of ownership reduceren. Er vindt een integratie van processen plaats, waarbij afdelingen niet langer als afzonderlijke eilanden documenten creëren en dubbelop gebruiken. De documenten worden transversaal doorheen de diensten gestroomlijnd. Een betere doorstroming kan soms veel tijd besparen, bijvoorbeeld wanneer een document over verschillende werkstations drie dagen onderweg is, terwijl het amper tien minuten wordt behandeld. Betere doorstroming van bijvoorbeeld facturen kan kortingen opleveren. Als het gaat om documenten van klanten, verbetert de service en de tevredenheid, stelt Hendrik De Hertogh vast. Implementatie - professionele project manager - verzekeren van naadloze overgang - installatie en opleiding OVERZICHT De audit gaat natuurlijk ook over de hardware, het arsenaal van kopieer-, scan- en andere multifunctionele toestellen in het bedrijf. In bedrijven vanaf 50 à 100 medewerkers verlies je het overzicht op welk toestel waar staat en waartoe het echt dient. IT-diensten hebben zich hier vaak nog niet over bekommerd. Ze bekijken de toestellen als een noodzakelijk kwaad. Documentbeheer en het bijhorende toestelbeheer wordt dan ook de laatste niet-gemanagede IT-activiteit genoemd. Op het afdrukken bestaat meestal totaal geen overzicht. Dat is iets beter bij multifunctionele toestellen met leasing- en onderhoudscontracten. Maar meestal werkt elk toestel gewoon op een eiland in een dienst. Ieder doet zijn ding. KYOCERA bekijkt het hele plaatje. Wij gaan na waar een toestel het beste staat, zodat iedereen comfortabel aan zijn documenten kan geraken. Maar we analyseren tegelijk de directe kosten van het huurcontract, zowel als de totale kosten voor de eigenaar. Daarin gaan we ver. Zo brengen we ook de outputbehoeften en het printgedrag van medewerkers in kaart. Wie drukt wat af? Waar, wanneer en hoe? Na de audit weet het bedrijf over welk materiaal het beschikt, waar overgebruik, ondergebruik of een overtal van toestellen zit. Hoeveel e-mails en powerpoints worden er afgedrukt en is dat wel nodig? Niet zelden worden e-mails in kleur afgedrukt, wat tienmaal duurder is dan zwart-wit. We bekijken met het bedrijf wat de verhouding is tussen de waarde van het document en de kostprijs. Niet zelden kun je al snel en krachtig met enkele maatregelen Checklist Welke documenten circuleren in uw diensten? Hoe vaak worden ze gekopieerd, gescand en doorgestuurd? Welke toestellen in uw bedrijf zetten documenten op papier? Welke documenten, processen en toestellen zijn overtollig? VEILIGE TOEGANG Dat geldt nog meer in de context van het nieuwe werken. KYOCERA begeleidt de inplanting van toestellen, nadat we ze grondig hebben uitgekiend met de mensen in het bedrijf, meldt Hendrik De Hertogh. Daarbij hoort het inpassen van thuiswerkers. Daar komt een extra veiligheidsaspect bij kijken. Maar ook hier helpt het elektronisch verkeer op mobiele hardware om het papieren document weg te laten, met de juiste toelatingen. Bovendien zorgen de cloudtoepassingen voor een veilige toegankelijkheid. Via badges krijgen medewerkers niet zozeer toegang tot één bepaald toestel, maar kunnen zij het dichtstbijzijnde toestel in het netwerk gebruiken. In een veilige cloudtoepassing kunnen allerlei werkvormen worden ingepast. Waar de medewerker zit, doet er niet meer toe. En afdrukken hoeft hij meestal niet meer. duidelijke besparingen realiseren. Een bedrijf stelt dan een print policy op, die bijvoorbeeld bepaalt dat e-mails alleen zwart-wit mogen worden afgedrukt. Je kunt het zelfs met software via de server onmogelijk maken om ze in kleur te reproduceren. ECHT NODIG Onderzoek wees uit dat meer dan 85 procent van de documenten een bedrijf nooit verlaat. De documenten draaien rond in het bedrijf. Het is dan opletten dat er niet domweg papier wordt verplaatst. Bedrijven tellen gemiddeld drie tot vier toestelmerken, met evenveel modellen per merk. In dat park valt fors te vereenvoudigen. Soms zijn er snellere en veel duurdere machines aangeschaft, terwijl die extra snelheid niet nodig is. Vaak kun je met licht aangepaste kantoorinrichting een printer ook bereikbaar maken voor een grotere groep medewerkers. Het documentgebruik wordt lean & mean, als je medewerkers bewust maakt van het gebruik. De stroom wordt geoptimaliseerd en de kosten worden gedrukt. KYOCERA Document Solutions Belgium, Sint-Martinusweg 199-201, 1930 Zaventem, T 02 720 92 70, www.kyoceradocumentsolutions.be KYOCERA Spreek tijdig een specialist aan voor een grondige audit.
Vacature Zomer Break Tijd voor nieuwe tijden. Een visie op onze toekomst in 9 zomerse gesprekken. Over mensen die de crisis als uitgangspunt hebben gebruikt om met een #witblad te starten en over organisaties die de technologische revolutie hebben aangegrepen om anders te gaan werken. Op 23 juni vind je deze Break Special bij jouw krant De Tijd. Dit themanummer is bovendien de hele zomer lang overal in Vlaanderen en Brussel gratis beschikbaar via onze kwalitatieve distributiepunten. (www.vacature.com/locatiezoeker)
HET NIEUWE WERKEN DONDERDAG 21 JUNI 2012 7 Bewuster omgaan met uw wagenpark CIAC Fleet levert intensief vlootbeheer Een bedrijfswagen is geen cadeau. Het is een werkinstrument dat optimaal aansluit bij gebruik. Een analyse van wie een bedrijfswagen nodig heeft, waarvoor en wanneer, is geen luxe. Het speelt in op de manier waarop de werknemer werkt en zich moet verplaatsen. Dat hedendaags vlootbeheer neemt het leasingbedrijf CIAC Fleet graag in handen. Het beheer van de vloot bedrijfswagens slaat de weg in van een nieuwe rendabiliteit. Er is al een tijdje een vergroening aan de gang van het wagenpark in bedrijven. Steeds meer kiest men voor kleinere motoren en wagens. De nieuwe fiscale wetgeving versterkt deze tendens nog. Het volledige effect is zeker nog niet zichtbaar, omdat veel contracten voor leasingwagens nog doorlopen, merkt Gudrun Ghijs van CIAC Fleet op. De meeste contracten duren drie tot vijf jaar. De verschuivingen in het gebruik van voertuigen blijven dus doorwerken tot die contracten aan vernieuwing toe zijn. Daarnaast wordt kostenreductie belangrijker. In kmo s en bedrijven met vlootbeheer is die ontwikkeling al vrij lang bezig. Operationele Leasing blijft een uitstekende oplossing, omdat het wagenpark op die manier een vaste, voorspelbare kostenpost wordt. Wie de wagens zelf aankoopt, zit met extra kosten die niet helemaal te voorspellen zijn, zoals onderhoud en herstellingen, schetst de leasingspecialist. Maar CIAC Fleet doet meer dan leasing aanbieden. Wij helpen bedrijven om hun vloot te rationaliseren en te optimaliseren. MAATWERK BESPAART Wat houdt dit concreet in? Ga na waarvoor elk voertuig precies wordt gebruikt. De keuze van een wagen voor een medewerker wordt meer aangepast aan zijn taken. De tijd dat een werknemer binnen een bepaalde prijsvork de auto van zijn voorkeur mocht kiezen, is voorbij. Want je kunt veel besparen door werk en wagen op elkaar af te stemmen. Dit helpt om het brandstofverbruik te drukken. En op wat langere termijn reduceer je de onderhoudskosten. Hoe groot deze besparingen per concreet geval zijn? Dat is sterk afhankelijk van de grootte van de vloot en van de soort activiteiten en diensten van het bedrijf, weet Gudrun Ghijs. CIAC Fleet gaat grondig te werk. Cruciaal is het persoonlijk contact met de vlootbeheerder in het bedrijf. We hebben een diepgaand gesprek, werken in overleg oplossingen uit en blijven persoonlijk de situatie opvolgen. Een optimale oplossing vergt niet alleen berekeningen, maar ook een consequente implementatie. Zo volstaat het niet elektrische wagens te leveren, als die gewenst zijn. We bedenken ook mee de nodige infrastructuur om ze op te laden. Kortom, we leveren niet alleen de voertuigen met de bijhorende onderhoudsbeurten. We lossen een mobiliteitsvraagstuk op. En dat blijkt een succesformule. Een klantenenquête leverde een tevredenheidsscore van 81 procent op. KIES BEWUST WAT ECHT NODIG IS Bedrijven die zich willen toespitsen op hun kernactiviteiten hebben volgens Gudrun Ghijs alle belang bij operationele leasing voor hun wagenpark. De bewuste keuze voor wagens in functie van hun kosten en hun milieuvriendelijkheid zal Bedrijfswagens via leasing: 5 voordelen Gudrun Ghijs van CIAC Fleet stelt vijf troeven voorop, bij een optimaal vlootbeheer via haar leasingaanpak: Volledige kostenbeheersing, omdat het een vast, voorspelbaar vlootbudget oplevert Aardig wat tijdwinst, omdat u het vlootbeheer aan experts uitbesteedt Het risico ligt bij de leasingmaatschappij Een extra korting voor wat grotere vloten en dus een schaalvoordeel De mobiliteit is gegarandeerd, want een snelle voertuigvervanging kan meteen de komende tijd doorzetten. De tendens naar nieuwe vormen van werken beïnvloedt ook steeds meer de keuzes in de vloot. Dat merk je nu al. Heeft een thuiswerker, die weinig kilometers met de wagen aflegt, nog een dieselwagen nodig? Kunnen die motor en die auto niet wat kleiner? Bedrijven maken steeds bewuster deze keuzes voor types van wagens. CIAC Fleet, Brusselsesteenweg 506, 9050 Gent, T 09 228 55 29, www.ciacfleet.be Hoe kiest u de smartphone voor uw werknemers? Slim bellen op uw maat Eenvoudige gsm s waar u alleen mee kunt bellen, bestaan nog. Maar ze worden steeds meer verdrongen door hun slimmere soortgenoten. Smartphones beloven tienduizenden programma s en oneindig veel mogelijkheden. Waar moet u rekening mee houden als u een smartphone wilt kopen voor uw werknemers? WELK BESTURINGSSYSTEEM? U kiest eerst een mobiel besturingssysteem, want van die keuze hangt veel af. Een smartphone is uiteindelijk maar zo vlot, gebruiksvriendelijk en boeiend als het gamma programma s of applicaties ( apps ) die u er kunt op installeren. Kiest u voor een toestel van Apple? Dan gaat u bijvoorbeeld in zee met de itunes Store en de circa 500.000 applicaties die voor de iphone beschikbaar zijn. Daar zit voor elk wat wils tussen. Programmeurs kunnen niet om het succes van de iphone heen. De stroom nieuwe applicaties zal dus niet zomaar stilvallen. Android is het besturingssysteem van Google, dat u op telefoons van HTC en Samsung aantreft. Daarmee haalt u een meer dan behoorlijk alternatief in huis. De teller staat op slechts 450.000 applicaties. Anno 2012 bestaan alle populaire apps voor beide grote platformen, soms misschien eerst op de iphone. Een terechte kritiek op Android is dat apps onderling soms erg verschillen in de manier waarop ze zich presenteren en laten bedienen. Dat maakt het systeem voor beginnende gebruikers wellicht iets minder gebruiksvriendelijk. Bij Android legt iedere fabrikant zijn eigen laagje vernis over het standaardaanbod van Google. Daardoor zijn er verschillen in de bediening van de toestellen. Gaat u dus in de eerste plaats voor het grootse gebruiksgemak? Neem dan zeker eerst even het exacte toestel dat u wilt aanschaffen in de hand. Blackberry heeft het dezer dagen moeilijk om het hoofd boven water te houden. Het toestel biedt niet veel hoop voor de toekomst wat nieuwe apps betreft. Dat hoeft geen probleem te zijn, als u perfect tevreden bent met het basisaanbod van uw nieuwe smartphone. Het kan wel een struikelblok zijn voor wie verwacht dat zijn toestel evolueert en meegroeit. Windows Phone 7 (WP7) is piepjong, maar groeit erg snel. Sommige populaire apps zijn nog niet op WP7 terug te vinden. Het mobiele besturingssysteem van Microsoft heeft een eigen stijl die u al snel tegenkomt in de layout van het scherm en de bediening van het toestel. Ook hier geldt: best eerst proberen, want de aanpak heeft zowel fans als tegenstanders. WAT MAG HET KOSTEN? Zodra u gekozen hebt voor een besturingssysteem, hangt het vooral van de prijs af welk toestel u uiteindelijk koopt. Wie voor iphone kiest, komt in een erg voorspelbare prijsvork terecht. Apple vraagt voor zijn goedkoopste smartphone 379 euro, voor exact 500 euro meer hebt u het topmodel. Winkeliers gaan zelden of nooit onder die prijzen. Met de iphone 3GS, de iphone 4 en de iphone 4S zijn er drie generaties op de markt. De verschillen zitten in de snelheid waarmee apps uitgevoerd worden, de kwaliteit van het scherm en het beschikbare geheugen. Toch kunt u ook met de goedkoopste iphone nog bijna alle applicaties gebruiken, maar vaak iets minder vlot. Wellicht nog dit jaar komt er een nieuwe generatie iphones op de markt, waardoor de bestaande modellen waarschijnlijk iets in prijs zakken. Kiest u voor Android? Dan laat u de concurrentie volop haar werk doen. Vanaf 79 euro hebt u al een eenvoudig toestel. Wie het onderste uit de kan wil halen, betaalt 750 euro. De verschillen tussen de toestellen zijn groot. Duurdere exemplaren hebben een beter en groter scherm, zijn sneller en hebben een betere camera. Maar meer dan bij Apple zult u merken dat oudere modellen niet meer compatibel zijn met de allernieuwste Android-applicaties. Toch hebt u al voor 120 tot 150 euro een meer dan behoorlijke smartphone, waarmee u makkelijk mobiel kunt surfen, mailen of uw route uitstippelen via gps. Wordt het Blackberry? Dan komt u net als bij de iphone bij slechts één fabrikant terecht. Daar schommelen de prijzen wat meer. Voor een eenvoudig model betaalt u ongeveer 180 euro, de absolute top kost 500 euro en meer. Windows Phone 7 wordt gebruikt door Acer, HTC, LG, Samsung en Nokia. Vooral die laatste fabrikant biedt de meeste keuze. Voor minder dan 230 euro vindt u voorlopig geen WP7telefoon. Het onderscheid tussen de modellen is zeker in het laagste prijssegment eerder klein. Microsoft legt zijn partners minimumvereisten op waardoor ook de prijzen weinig verschillen.