A l p e d H u Z e s Nieuwsbrief I n t e r e s s a n t e i n f o r m a t i e : Alpe inside(s) Eerstvolgende TLO is zaterdag 8 februari 2014 om 9.00 uur in het NH Hotel Jan Tabak, Amersfoortsestraatweg 27, 1401CV Bussum Eerstvolgende deelnemersbijeenkomst is zaterdag 15 maart 2014 in Noordwijkerhout bij NH Conference Center Leeuwenhorst. I n d i t n u m m e r : Niemand heeft gezegd dat het makkelijk is Zorgen dat mensen op de juiste plekken komen Een speciaal twitter-account Alpe d HuZes staat ook op tegen kanker Veel slimme deelnemers @eindredactie voor d, t en dt Eerdere nieuwsbrieven 1 2 3 3 4 4 5 J a a r g a n g : 9 e e d i t i e A l p e d H u Z e s Niemand heeft gezegd dat het makkelijk is Alpe d HuZes is gegroeid en daarom is Alpe d HuZes anno nu niet meer het Alpe d HuZes van welk ander jaar dan ook. In presentaties die ik bedrijfsmatig geef over veranderingen binnen de overheid, gebruik ik vaak een stukje van Bob Dylan uit zijn nog altijd geldende lied Times are a changing. Dat stukje gaat als volgt: If your time to you Is worth savin' Then you better start swimmin' Or you'll sink like a stone For the times they are a- changin'. Die tekst geldt ook voor Alpe d HuZes of voor ons als vrijwilligers in een nog steeds verschrikkelijk mooie organisatie. De tijden veranderen, de tijden zijn veranderd. En dus gaan dingen anders. Dat betekent, hoe moeilijk ook, dat je soms vertrouwde zaken moet loslaten. En ja, niemand heeft gezegd dat dat makkelijk is. Niemand heeft gezegd dat het makkelijk is om vrijwilliger te zijn in de Alpe d HuZesorganisatie. Wat het wel is? Gewoon leuk, gaaf, je doet er iets voor anderen en dan krijg je er ook echt wat voor terug. Heel veel voldoening, vooral als je in juni op de berg staat en iedereen weer geniet van wat er met elkaar gepresteerd is. Of je nu een aantal keren omhoog bent gefietst of gelopen, of dat je allerlei taken hebt verricht om het mogelijk te maken dat dit ook kon. We mogen best trots zijn dat we hiermee met elkaar weer aan de slag zijn gegaan. In de flow van het succes van Alpe d HuZes zie je dat we onderweg een paar dingen vergeten zijn. En die zaken moeten we nu rechtzetten, willen we zorgen dat er ook de komende jaren een mooi evenement staat. Een paar van die zaken waar je misschien niet zo bij stilstaat: Groter worden als evenement is groter worden als organisatie en dat vereist iets meer structuur. Meer vrijheid in gebondenheid; iets meer kadertjes om te zorgen dat afstemming nog mogelijk is. En uiteindelijk - als er iets is - ook de verantwoordelijkheid nemen, zelfs als dat als vrijwilliger is. Alpe d HuZes is niet van de regels. Nee, maar de wereld eromheen wel en dus 6 f e b r u a r i 2 0 1 4 moet je daar gezond weerstand aan bieden als dat terecht is. Maar soms moet je er ook gewoon aan voldoen: allerlei wetten die over financiën gaan, over governance, over veiligheidsvoorschriften, over stichtingen, over ANBI. Ook wij zullen daarin mee moeten en er onze kostbare tijd aan besteden, ook al is dat een minder leuk deel wellicht. Als vrijwilliger word je daar dus ook mee lastiggevallen. Alpe d HuZes is het grootste particuliere goede doel in Nederland. Dan word je publiek bezit en dat is lastig. Want dan heb je zestien miljoen eigenaren, die allemaal weten wat goed voor je is. Als vrijwilligers zijn we niet getraind om daar adequaat mee om te gaan, dus doen we wat we denken dat goed is. Het liefst met een gezamenlijke stem, om te zorgen dat het niet nog verwarrender wordt. En zo kan ik er nog veel meer opnoemen. We zijn dus druk bezig met zijn allen te bewegen naar een wat stabielere organisatie. Dat betekent niet dat de
P a g i n a 2 Niemand heeft gezegd dat het makkelijk is. ziel weg gaat of uit het evenement is. Nee, het evenement zijn we nog steeds met z n allen. Duidelijk is wel dat het niet makkelijk is om de juiste balans te vinden. Sommigen van ons vinden het wel genoeg geweest. Dat is jammer, maar ook heel begrijpelijk. Iedereen maakt voor zich de afweging of de balans nog goed voelt. Alpe d HuZes is niets meer en minder dan de grote groep mensen die meedoet en mee organiseert. Daarom sluiten wij al die mensen, ook degenen die er even mee stoppen, diep in ons hart. Want zij hebben ook mogelijk gemaakt waar we nu staan. We gaan door. De raad van toezicht wordt op 16 februari geïnstalleerd. Snel daarna volgen de vrijwilligersraad en een nieuw bestuur. De veranderingen gaan door in sneltreinvaart, zoals dat bij Alpe d HuZes gaat. Ik wens jullie veel succes met al je activiteiten, want niemand heeft gezegd dat die makkelijk zijn. Johan van der Waal Vrijwilliger met de rol voorzitter Zorgen dat mensen op de juiste plekken komen Alle de Vries, onze HR-man stelt zich voor Even voorstellen: dit is Alle de Vries, onze nieuwe HRman. Alle is werkzaam als manager human resources bij Deutsche Bank en sinds een paar maanden zet hij zich op dit gebied ook in als vrijwilliger bij Alpe d Hu- Zes. In deze functie houdt hij zich bezig met het reguleren van de processen binnen vrijwilligerscoördinatie. Waar team Vrijwilligerscoördinatie zich inzet om vrijwilligers te werven tijdens de koersweek, zorgt Alle ervoor dat de enthousiastelingen die zich buiten de koersweek aanmelden op de goede plek terechtkomen. Op dit moment melden mensen zich vaak via e-mail of mondeling aan als vrijwilliger, maar die komen soms in het luchtledige terecht. Dat is zonde. In zijn functie houdt hij goed in de gaten waar de vacatures binnen Alpe d Hu- Zes zitten en doet hij zijn best om de vrijwilligers werkzaamheden te laten doen waar ze goed in zijn. Op de lange termijn gaat Alle kijken naar hoe de teams onderling met elkaar samenwerken en wil hij de processen tussen teams in goede banen leiden. Alle is sinds 2011 betrokken bij Alpe d HuZes. Hij beklom toen als lid van een team van Deutsche Bank de berg. De motivatie achter zijn deelname was zijn dochter Laura, bij wie in 2008 schildklierkanker was geconstateerd. Je voelt je dan machteloos. Er gebeurt van alles, je hebt het niet in de hand en je wilt toch wat doen. Gelukkig bleek Laura een vorm van schildklierkanker te hebben die goed te behandelen viel en is zij nu vrij van kanker. Nadat zij in 2011 Alle had aangemoedigd op de berg, besloot ze in 2012 samen met haar zus en vriend, zelf de berg te beklimmen. Inmiddels is de hele familie besmet met het Alpe d HuZesvirus en wordt 2014 een bijzonder jaar. Tijdens de komende editie doet Alle namelijk mee met een familieteam: niet alleen zijn dochters, maar ook zijn vrouw en de familie van Laura s vriend zijn hier onderdeel van. Op 5 juni beklimmen zij gezamenlijk de berg met één doel: geld ophalen voor kankeronderzoek. Volgens Alle maakt het niet uit hoe vaak je de berg beklimt: Het gaat erom dat je alles er uithaalt wat erin zit. Je kunt Alle bereiken via hr-tlo@alpe-dhuzes.nl
P a g i n a 3 @alpedhuzessers Het Twitteraccount van Alpe d HuZesssers Een nieuw initiatief op social media: @alpedhuzessers Waarom? Alpe d HuZes wil - naast geldbesteding - méér aandacht voor deelnemers. We willen meer van deelnemers (laten) zien; meer aandacht voor hun acties, hun sponsorwerving, (trainings)tips & tricks en nog veel meer andere gave dingen die Alpe d HuZessers doen ter voorbereiding op hun Alpe d HuZes! Wat? Het Twitter-account @alpedhuzessers geeft handen en voeten aan het bovenstaande. Dit officiële (tweede) Twitter-account ( omgekat vanaf @alpedhuzeslive dat wij niet meer gebruiken) geven wij één week lang, volledig in beheer aan een Alpe d HuZesdeelnemer. Elke week is er dus een andere Alpe d'huzesser aan het woord, die binnen normale grenzen vrij kan tweeten over wat hij/zij die week meemaakt. Daarmee krijgen zij meer aandacht voor hun acties en Alpe d HuZes krijgt er een prachtig gemêleerde Twitterstream bij. Met heel veel verschillende invalshoeken, maar allemaal rondom het thema Alpe d HuZes. Hoe? Iedere deelnemer aan @alpedhuzessers krijgt op woensdag een e-mail met daarin login-gegevens voor het Twitter-account. Na elke shift (van donderdag tot en met woensdag) veranderen wij het wachtwoord en dragen we het beheer van het Twitter-account over aan iemand anders. Wij geven als kleine blijk van waardering aan alle @alpedhuzessers een eigen korte Alpe d HuZes-link naar hun actiepagina (bijvoorbeeld http://ad6.nl/ ericbrunings2014). Een uniek cadeautje, want die link kun je niet zelf maken. Ten slotte: Johan van der Waal en Tom de Geus nemen @alpedhuzessers mee als zij op 20 februari afreizen naar Frankrijk! Zorg er dus voor dat je @alpedhuzessers volgt! Alpe d HuZes staat ook op tegen kanker kers om donateur te worden van KWF. Ook enkele Alpe d HuZessers waren op uitnodiging van KWF aanwezig bij de live-uitzending vanuit het Agora-theater in Lelystad, onder wie onze voorzitter Johan. Hij liet na afloop weten zeer onder de indruk te zijn. Ik ben bij alle edities geweest en deze had zonder Op woensdag 22 januari zond de AVRO in samenwerking met KWF Kankerbestrijding voor de vierde keer de indrukwekkende televisieshow Sta op tegen kanker uit. De avond is bedoeld om Nederland meer bewust te maken van de gevolgen van kanker; niet alleen voor de patiënten, maar ook voor hun omgeving. Bekende en minder bekende Nederlanders vertelden hun ervaringen met kanker en vroegen de kijmeer de beste opzet. In het verleden lag de nadruk nog wel eens te veel op de aanwezige artiesten. Nu stonden patiënten en niet te vergeten onderzoekers centraal. Op die manier kwam de boodschap veel beter over.
P a g i n a 4 Dit jaar veel slimme deelnemers In vergelijking met vorige edities hebben we dit jaar veel slimmere deelnemers. Dat idee heeft in elk geval Brenda Tholens, die samen haar collega s van het team Deelnemerscoördinatie de mailbox deelnemers@alpe-dhuzes beheert. Tot nu toe hebben we een redelijk rustig jaar wat vragen betreft. We hebben ons al afgevraagd of we dit jaar nu zulke slimme deelnemers hebben! We krijgen namelijk echt een stuk minder vragen binnen en vaak ook niet zulke ingewikkelde, maar dit heeft wellicht ook te maken met het herschrijven en vereenvoudigen van het deelnemersreglement. Wat het volgens Brenda dit jaar makkelijker maakt is dat deelnemers tot 1 februari eenvoudig konden worden verplaatst van individueel naar een team, of van het ene team naar het andere team. In het verleden kon dat niet en dat leidde vaak tot veel onbegrip. Nu was het verplaatsen geen probleem. Zelfs je actiepagina verhuisde gewoon mee. Wel merken we dat deelnemers het lastig hebben met werven. We krijgen veel verzoeken en vragen over het minimale sponsorbedrag. Regelmatig komt het verhaal rondom de ophef van vorig jaar meteen naar boven als reden dat ze bij doneren vaak de deksel op hun neus krijgen. Door de opstartproblemen rondom de procedure voor medische keuring hebben we daarover in het begin de meeste vragen gekregen, vervolgt Brenda. De afgelopen weken hadden de mails vooral te maken met de afhandelingen rondom het koppelen van de facturen. Doordat we intern nog steeds aan het zoeken zijn naar een vervanger voor KPMG, werden de betalingen nu niet gekoppeld aan de openstaande facturen op ieders actiepagina. Momenteel worden echter alle facturen die nog gekoppeld moesten worden, verwerkt. Dat zal weer wat vragen schelen én zal een groot verschil gaan maken in het totale bedrag op de actiepagina. De afgelopen dagen is dat alweer een paar ton omhoog gegaan!. Dit weekeinde hebben we definitief de inschrijfmodule gesloten. Daarna hebben we alle lijsten opgemaakt die nodig zijn voor allerhande afdelingen en leveranciers. Zo is bijvoorbeeld nu de kledingbestelling gedaan bij Forte en wordt er nu een status opgemaakt wat er moet worden besteld aan onder meer startbordjes en chips. Veel deelnemers realiseren zich niet dat dit enorm veel voorbereidingstijd kost en dat daarom strikt moet worden omgegaan met zo n sluitingsdatum. Je kunt met zulke aantallen echt niet steeds wijzigingen blijven doorvoeren, dit vergroot de kans op manco s straks enorm en dat willen we natuurlijk niet, aldus Brenda. eindredactie@ voor d, t en dt Als het goed is doen we binnen de organisatie iets wat we leuk vinden en waar we goed in zijn. lijk. Je weet bijvoorbeeld niet zeker of de mail die je naar een grote groep mensen/deelnemers/ vrijwilligers etc. wilt versturen foutloos is. Kleine Toch kom je soms iets tegen wat je lastig vindt of moeimoeite om het even te laten controleren. Stuur je tekst naar eindredactie@alpedhuzes.nl en vaak heb je je tekst na een dag weer gecontroleerd retour.
P a g i n a 5 Alpe Inside(s) info Deze interne nieuwsbrief is gemaakt door vrijwilligers voor vrijwilligers en wordt verzonden naar de adressenlijst van het Teamleidersoverleg. Verspreiding aan de teamleden in het eigen team is de verantwoordelijkheid van de betreffende teamleider of clustercoördinator. Kopij voor een volgende nieuwsbrief kan door teamleden, teamleiders en hun back-ups, coördinatoren, koersdirectie en bestuur worden ingezonden. Kortom: door iedereen die gedurende het koersjaar werkt voor Alpe d'huzes. Het mailadres voor kopij is: alpe-inside@alpe-dhuzes.nl Eerder verschenen al: 2013-03 2013-02 2013-01