HANDLEIDING Vergaderingen: verzieken kan iedereen TFC TrainingsMedia
Video Arts Limited Nederlandstalige bewerking: TFC TrainingsMedia Oorspronkelijke titel: Going to a Meeting 1: Messing up a Meeting In Nederland en België uitgebracht door: TFC TrainingsMedia, Velp (Nederland) www.tfc.nl / www.tfc.be Bestelnummer handleiding: 45 3526 Handleiding voor het gebruik van het TFC-programma nr.: 3526 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. 2 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
Inhoud Blz. 1. Inleiding... 5 Over Vergaderingen: verzieken kan iedereen... 5 Synopsis van de video... 5 Tips voor toepassing... 6 Leerpunten... 6 2. Trainingsopzet... 7 Over dit hoofdstuk... 7 Doelgroep... 7 Doelstellingen... 7 Benodigde materialen... 8 Cursusprogramma 1... 8 Uitwerking van trainingsopzet 1... 9 3. Zelfstudie... 13 Over dit hoofdstuk...13 Inleiding... 13 Synopsis van de video... 14 Tips voor toepassing... 14 Uitwerking van het zelfstudieprogramma... 15 Antwoordsuggesties... 16 Leerpunten... 18 4. Cursistenmateriaal... 19 5. Alvorens het programma te vertonen... 30 Vergaderingen: verzieken kan iedereen 3
4 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
1. Inleiding Over Vergaderingen: verzieken kan iedereen Ondanks alle innovaties in telecommunicatie gaat er vaak niets boven een groep mensen die bij elkaar komt om te praten. Vergaderingen zijn noodzakelijk. Goede vergaderingen zorgen dat organisaties soepeler kunnen werken en teams effectiever zijn. En het zijn situaties waarin individuen hun talenten kunnen demonstreren. Maar slechte vergaderingen zijn natuurlijk een heel ander verhaal. Zorgen dat vergaderingen goed verlopen is niet alleen een taak van de voorzitter. Alle deelnemers moeten zich goed voorbereiden, op tijd komen, een positieve bijdrage leveren, destructief gedrag vermijden en weten hoe ze moeten omgaan met het negatieve gedrag van anderen. Deze training op basis van het programma Vergaderingen: verzieken kan iedereen demonstreert hoe u dit aanpakt. Synopsis van de video Dit programma gaat over een groep managers in een groot ziekenhuis. Aan het begin van de video bereidt één van de managers, Jeremy, zich voor om naar de maandelijkse vergadering met zijn collega s te gaan. Helaas beschrijft voorbereiden niet wat u hem ziet doen. Wat papieren bij elkaar grabbelen en te laat komen is een betere beschrijving. De presentator, John Cleese, probeert hem te waarschuwen dat dit gewoon niet goed genoeg is, maar hij heeft veel te veel haast om te luisteren. De vergadering wordt onvermijdelijk een ramp voor hem. Bij terugkomst legt John Cleese hem uit wat hij had moeten doen en hij mag een tweede poging wagen. Doordat hij zijn huiswerk nu wel goed doet, boekt hij een heel ander resultaat. Maar Jeremy s problemen zijn nog niet voorbij. Eerst irriteert hij de voorzitter door te praten terwijl hij niets te melden heeft en te weigeren zich aan de agenda te houden. Daarna krijgt hij ruzie met een collega door hem op volledig foute wijze tegen te spreken. In beide gevallen toont John Cleese hem wat hij fout gedaan heeft en hoe hij zijn gedrag kan verbeteren door het simpel te houden en kalm en beleefd te blijven. Vergaderingen: verzieken kan iedereen 5
Tips voor toepassing 1. Bekijk de video enkele malen voor aanvang van uw training en maak aantekeningen van belangrijke punten. 2. Lees deze handleiding door. 3. Zorg dat u de belangrijkste leerpunten kent. Voeg eventueel eigen leerpunten toe die u belangrijk vindt voor uw deelnemers. 4. Bekijk welke hulpmiddelen of trainingsruimten u van tevoren moet reserveren. 5. Stuur de deelnemers een paar weken vóór de training een uitnodiging. Vertel waar en wanneer de training plaatsvindt en hoe lang deze zal duren. Vraag hen om een flipovervel voor te bereiden en mee te brengen naar de training. Ze moeten op dit vel drie problemen noteren die veroorzaakt worden door de deelnemers van de vergaderingen die zij bijwonen (inclusief problemen die zij zelf veroorzaken. Vraag hen om geen namen te noemen.) Leerpunten Doe uw huiswerk Onderbouw uw gegevens Presenteer uw argumenten professioneel Wees voorbereid op bezwaren Houd het kort Blijf bij het onderwerp Houd u aan de agenda Als u niets te zeggen heeft, houd dan uw mond! Blijf kalm en beleefd Vragen, geen tegenwerpingen Luister en toon respect voor hun argumenten Erken uw zwakke punten, en hun sterke punten 6 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
2. Trainingsopzet Over dit hoofdstuk Dit hoofdstuk bevat een trainingsopzet voor een training op basis van het programma Vergaderingen: verzieken kan iedereen. Deze trainingsopzet duurt 2 uur en 15 minuten. Doelgroep Dit programma is relevant voor iedereen die vergaderingen bijwoont binnen de eigen organisatie of wel eens vergadert met externe contacten zoals klanten en leveranciers. Het programma is er vooral op gericht hoe de deelnemers aan een vergadering kunnen helpen om deze effectiever te maken. Maar het is ook nuttig voor voorzitters. Doelstellingen Na afloop van deze training: Kunt u de problemen benoemen die veroorzaakt worden door de deelnemers aan een vergadering (inclusief uzelf!). Weet u hoe u een betere bijdrage aan vergaderingen kunt leveren door: - Uw huiswerk te doen - Het kort te houden - Kalm en beleefd te blijven Kunt u een actieplan opstellen om uw bijdrage aan vergaderingen te verbeteren. Vergaderingen: verzieken kan iedereen 7
Benodigde materialen Het programma Vergaderingen: verzieken kan iedereen Afspeelapparatuur en monitor Overheadprojector en scherm Flipover en verschillend gekleurde stiften Pen en papier voor de deelnemers Plakband Cursusprogramma Sessie Beschrijving Tijdsduur Sessie 1 Inleiding Welkomst Doelstellingen Opzet van de training 30 minuten Sessie 2 Vergaderingen Vertoning video + discussie Huiswerk Vragen, vragen Oefening 90 minuten Sessie 3 Actieplan 15 minuten Totaal: 2 uur en 15 minuten 8 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
Uitwerking van de trainingsopzet Sessie 1: Inleiding 30 minuten Verwelkom de deelnemers en leg uit wat het doel van deze training is. Laat hen zichzelf voorstellen. Vraag de deelnemers om hun flipovervel op de muur te hangen met behulp van plakband. Toon Overheadsheet 1 en leg aan de hand hiervan uit wat de doelstellingen zijn. Vertel hoe u deze doelstellingen gaat bereiken. Benadruk het belang van discussie voor het vertalen van de algemene leerpunten uit de video naar de werksituatie van de deelnemers. Vraag de deelnemers om hun eigen specifieke doelstellingen te noteren. Toon Overheadsheet 2 en neem aan de hand hiervan de trainingsopzet door. Noteer hun individuele doelstellingen op de flipover, zodat u hier tijdens de training naar kunt verwijzen. Bespreek de probleemflipovervellen van de deelnemers. (Let op: Er zullen vrijwel zeker deelnemers zijn die geen flipovervel hebben meegebracht. Afhankelijk van uw relatie met de groep, kunt u aan de hand hiervan het leerpunt Doe uw huiswerk verstevigen. Ook laatkomers bieden u een aanknopingspunt om de leerpunten te bevestigen. Maar houd de toon dan wel vriendelijk en luchtig!) Sessie 2: Vergaderingen Vertoning video en discussie 30 minuten 45 minuten Vertel de deelnemers dat u het programma Vergaderingen: verzieken kan iedereen gaat vertonen. Geef kort aan waar dit programma over gaat. Vraag de deelnemers tijdens het bekijken van de video de hoofdpunten te noteren. Vertoon het programma zonder onderbrekingen. Houd een korte discussie over de punten die de deelnemers genoteerd hebben. De punten die ze hadden moeten noteren, zijn onder andere: Jeremy kwam te laat Hij heeft zijn huiswerk niet gedaan Hij geeft zijn collega s de schuld van de problemen die hier het gevolg van zijn Maar het is natuurlijk niet hun schuld. Vanwege zijn gebrekkige voorbereiding: Heeft hij de bespreking van het eerste agendapunt gemist Vergaderingen: verzieken kan iedereen 9
Heeft hij de agenda van tevoren niet doorgenomen. Dus hij weet niet bij welk agendapunt ze nu zijn En het allerbelangrijkste, hij slaagt er niet in zijn collega s ervan te overtuigen zijn plan voor de verbouwing van de hal te accepteren Toon Overheadsheet 3 en vat aan de hand hiervan Leerpunt 1: Doe uw huiswerk samen. Later in de vergadering irriteert Jeremy de voorzitter, Tessa. Eerst door zijn onderonsje met Penny: Tessa: Jeremy, één vergadering tegelijk graag. Vervolgens door langdradig te zijn: Jeremy: Ik heb een neef van twintig. Van school op zijn zeventiende, nog nooit een baan gehad. En tot slot door af te dwalen van de discussie naar een ander punt dat veel later op de agenda staat: Tessa: Dat komt straks. Punt negen. Toon Overheadsheet 4 en vat aan de hand hiervan Leerpunt 2: Houd het kort samen. Tot slot krijgt Jeremy ruzie met Matthew. Matthew: Luister dan eens. Jeremy maakt het nog erger door olie op het vuur te gooien. Jeremy: Jij zit toch lekker de hele dag achter je computer. Toon Overheadsheet 5 en vat aan de hand hiervan Leerpunt 3: Blijf kalm en beleefd samen. Huiswerk 15 minuten De video bevat drie belangrijke, algemene leerpunten over voorbereiding gegevens onderbouwen, argumenten professioneel presenteren en voorbereid zijn op bezwaren. Verdeel de deelnemers in paren en vraag hen te bespreken welke punten er nog aan deze lijst moeten worden toegevoegd met het oog op de problemen van de vergaderingen die zij bijwonen. Vraag hen deze punten te noteren. Vraag de deelnemers om hun antwoorden te noemen en noteer deze op de flipover. Houd hier een korte discussie over. Toon Overheadsheet 6 en bespreek deze: Denk bij het doen van uw huiswerk aan: Uw doelstellingen: wat wilt u bereiken in de vergadering? Uw bijdrage: wat gaat u in de vergadering stoppen? Vragen waarop u antwoord wilt 10 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
Toezeggingen die u in de vorige vergadering gedaan heeft. Bent u deze nagekomen? Als er beslissingen genomen moeten worden (zie de agenda), heeft u hier dan de bevoegdheid voor? Moet u de agendapunten vóór de vergadering met iemand anders bespreken? Vragen, vragen 10 minuten Wijs de deelnemers er nog eens op hoe belangrijk het stellen van vragen is, vooral om kalm en beleefd te blijven. Leg uit dat er verschillende soorten vragen zijn die allemaal voor een ander doel gebruikt worden. Controleer of alle deelnemers het verschil kennen tussen open vragen (wie en waarom en hoe en waar en wat en wanneer en kun je me daar wat meer over vertellen?) en gesloten vragen, waarop alleen met ja of nee te antwoorden valt. Vraag de deelnemers waarvoor deze verschillende soorten vragen gebruikt worden in vergaderingen. Antwoordsuggesties: Open vragen stimuleren discussie en geven de spreker de kans om de focus en richting van de discussie te kiezen. Gesloten vragen worden gebruikt om specifieke feiten na te gaan en te bepalen of er overeenstemming is. Toon Overheadsheet 7 en leg aan de hand hiervan uit dat de deelnemers niet alleen moeten bepalen of ze een open of gesloten vraag gaan stellen, maar ook moeten weten of de vragen die ze stellen bedoeld zijn om: Informatie te krijgen ( Hoeveel zijn er? ) Om ideeën te vragen ( Wat vind jij dat we aan dit probleem moeten doen? ) Te controleren of u begrepen heeft wat er gezegd is ( Snap ik het goed? Bedoel je dat? ) Oefening 20 minuten Verdeel de deelnemers in groepjes van drie. Leg uit dat ze een vraagtechniekenoefening gaan doen die hen inzicht geeft in het soort vragen dat ze doorgaans stellen. Deel Handout 1 uit. Vraag de deelnemers om de instructies door te nemen en de oefening te doen. Vraag de deelnemers na afloop van de oefening hoe het gegaan is. Achterhaal specifiek of de deelnemers zich bewust waren van de verschillende soorten vragen die ze gebruikten en of ze deze correct gebruikten. Vergaderingen: verzieken kan iedereen 11
Sessie 3: Actieplan 15 minuten Deel Handout 2 uit en vraag de deelnemers om deze in te vullen. Geef hen hiervoor vijf minuten de tijd. Vraag de deelnemers hoe ze de bijdrage die ze aan vergaderingen leveren, gaan verbeteren. Toon Overheadsheet 1 nogmaals om de deelnemers te herinneren aan de doelstellingen van de training. Deel Handout 3 uit. Hierop staan de leerpunten nog eens samengevat. Bedank de deelnemers voor hun deelname en sluit de training af. 12 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
3. Zelfstudie Over dit hoofdstuk In dit hoofdstuk vindt u een complete trainingsopzet voor zelfstudie aan de hand van het programma Vergaderingen: verzieken kan iedereen. Inleiding Ondanks alle innovaties in telecommunicatie gaat er vaak niets boven een groep mensen die bij elkaar komt om te praten. Vergaderingen zijn noodzakelijk. Goede vergaderingen zorgen dat organisaties soepeler kunnen werken en teams effectiever zijn. En het zijn situaties waarin individuen hun talenten kunnen demonstreren. Maar slechte vergaderingen zijn natuurlijk een heel ander verhaal. Zorgen dat vergaderingen goed verlopen is niet alleen een taak van de voorzitter. Alle deelnemers moeten zich goed voorbereiden, op tijd komen, een positieve bijdrage leveren, destructief gedrag vermijden en weten hoe ze moeten omgaan met het negatieve gedrag van anderen. Deze training op basis van het programma Vergaderingen: verzieken kan iedereen demonstreert hoe u dit aanpakt. Doelstellingen Na afloop van deze training: Kunt u de problemen benoemen die veroorzaakt worden door de deelnemers aan een vergadering (inclusief uzelf!). Weet u hoe u een betere bijdrage aan vergaderingen kunt leveren door: Uw huiswerk te doen Het kort te houden Kalm en beleefd te blijven Kunt u een actieplan opstellen om uw bijdrage aan vergaderingen te verbeteren. Vergaderingen: verzieken kan iedereen 13
Synopsis van de video Dit programma gaat over een groep managers in een groot ziekenhuis. Aan het begin van de video bereidt één van de managers, Jeremy, zich voor om naar de maandelijkse vergadering met zijn collega s te gaan. Helaas beschrijft voorbereiden niet wat u hem ziet doen. Wat papieren bij elkaar grabbelen en te laat komen is een betere beschrijving. De presentator, John Cleese, probeert hem te waarschuwen dat dit gewoon niet goed genoeg is, maar hij heeft veel te veel haast om te luisteren. De vergadering wordt onvermijdelijk een ramp voor hem. Bij terugkomst legt John Cleese hem uit wat hij had moeten doen en hij mag een tweede poging wagen. Doordat hij zijn huiswerk nu wel goed doet, boekt hij een heel ander resultaat. Maar Jeremy s problemen zijn nog niet voorbij. Eerst irriteert hij de voorzitter door te praten terwijl hij niets te melden heeft en te weigeren zich aan de agenda te houden. Daarna krijgt hij ruzie met een collega door hem op volledig foute wijze tegen te spreken. In beide gevallen toont John Cleese hem wat hij fout gedaan heeft en hoe hij zijn gedrag kan verbeteren door het simpel te houden en kalm en beleefd te blijven. Tips voor toepassing U kunt het zelfstudieprogramma: Stap voor stap doorlopen Het programma bestaat uit drie op zichzelf staande fasen: Inleiding Vergaderingen: wat u moet doen en hoe u het moet doen Uw actieplan U moet deze fasen wel in de juiste volgorde doorlopen, maar u hoeft ze niet allemaal in één keer te doen. De tijdsduur van het programma aanpassen Als u minder tijd aan het programma wilt besteden, laat dan de oefeningen weg waarin u antwoorden op vragen moet noteren. Het volledige programma, inclusief de oefeningen, duurt circa twee uur. Benodigde materialen Het programma Vergaderingen: verzieken kan iedereen Afspeelapparatuur en monitor Pen en papier 14 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
Uitwerking van het zelfstudieprogramma Sessie 1: Inleiding Uw doelstellingen Voordat u met het programma begint, moet u eerst noteren wat u specifiek van deze training wilt leren. Noteer uw doelstellingen. Denk na over de vergaderingen die u bijwoont en ook degene waarvan u voorzitter bent. Noteer de problemen die veroorzaakt worden door de deelnemers aan deze vergaderingen (inclusief uzelf!). Sessie 2: Vergaderingen Video U gaat zo meteen het programma Vergaderingen: verzieken kan iedereen bekijken. Hierin ziet u hoe de deelnemers een vergadering kunnen verzieken en hoe u dit kunt voorkomen. Het verhaal gaat over een groep managers in een groot ziekenhuis, maar de principes zijn van toepassing op vergaderingen in alle soorten organisaties. De presentator is John Cleese. Noteer tijdens het bekijken van de video wat volgens u de belangrijkste punten zijn. Bekijk de video. Op pagina 16 staan antwoordsuggesties. Huiswerk Denk na over de vergaderingen die u bijwoont en de problemen die u benoemd heeft. Met welke punten moet u nog meer rekening houden als u uw huiswerk voor vergaderingen doet? Op pagina 17 staan antwoordsuggesties. Vragen, vragen Zoals u in de video gezien heeft, zijn vragen heel belangrijk, vooral om kalm en beleefd te blijven. Er zijn natuurlijk verschillende soorten vragen. Deze worden voor verschillende doelen gebruikt, en goede communiceerders denken bewust na over het gebruik ervan. Het belangrijkste onderscheid is dat tussen open vragen (wie en waarom en hoe en waar en wat en wanneer en kun je me daar wat meer over vertellen?) en gesloten vragen, waarop alleen met ja of nee te antwoorden valt. Noteer waar open vragen voor gebruikt worden en waar gesloten vragen voor gebruikt worden. Op pagina 17 staan antwoordsuggesties. Vergaderingen: verzieken kan iedereen 15
Sessie 3: Actieplan Noteer welke stappen u naar aanleiding van dit zelfstudieprogramma gaat ondernemen om de bijdrage die u levert aan vergaderingen te verbeteren. Op pagina 18 staan de leerpunten van deze training nog eens samengevat. Antwoordsuggesties Sessie 2 Belangrijke punten uit Vergaderingen: verzieken kan iedereen Jeremy komt te laat, heeft zijn huiswerk niet gedaan en geeft zijn collega s de schuld van de problemen die dit oplevert: Jeremy: Maar mijn collega s zijn dus niet slim. ; maar natuurlijk is het niet hun schuld. En door zijn gebrekkige voorbereiding: Heeft hij de bespreking van het eerste agendapunt gemist. Heeft hij de agenda van tevoren niet doorgenomen, dus hij weet niet bij welk agendapunt ze nu zijn. En het allerbelangrijkste, hij slaagt er niet in zijn collega s ervan te overtuigen zijn plan voor de verbouwing van de hal te accepteren. Later houdt hij zich aan Leerpunt 1: Doe uw huiswerk Onderbouw uw gegevens Presenteer uw argumenten professioneel Wees voorbereid op bezwaren Verderop in de vergadering irriteert Jeremy de voorzitter, Tessa. Eerst door zijn onderonsje met Penny. Tessa: Jeremy, één vergadering tegelijk graag. Vervolgens door langdradig te zijn. Jeremy: Ik heb een neef van twintig. Van school op zijn zeventiende, nog nooit een baan gehad. En tot slot door af te dwalen van de discussie naar een ander punt dat veel later op de agenda staat. Tessa: Dat komt straks. Punt negen. Vervolgens ziet u hoe hij Leerpunt 2: Houd het kort toepast. Blijf bij het onderwerp Houd u aan de agenda Als u niets te zeggen heeft, houd dan uw mond! Tot slot krijgt Jeremy ruzie met Matthew. Matthew: Luister dan eens. Jeremy maakt het nog erger door olie op het vuur te gooien. Jeremy: Jij zit toch lekker de hele dag achter je computer. 16 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
Vervolgens ziet u hoe hij Leerpunt 3: Blijf kalm en beleefd toepast. Vragen, geen tegenwerpingen Luister en toon respect voor hun argumenten Erken uw zwakke punten, en hun sterke punten Huiswerk Andere punten waar u aan kunt denken bij uw voorbereiding op een vergadering zijn onder andere: Uw doelstellingen: wat wilt u bereiken in de vergadering? Uw bijdrage: wat gaat u in de vergadering stoppen? Vragen waarop u antwoord wilt Toezeggingen die u in de vorige vergadering gedaan heeft. Bent u deze nagekomen? Als er beslissingen genomen moeten worden (zie de agenda), heeft u hier dan de bevoegdheid voor? Moet u de agendapunten vóór de vergadering met iemand anders bespreken? Vragen, vragen Open vragen stimuleren discussie en geven de spreker de kans om de focus en richting van de discussie te kiezen. Gesloten vragen worden gebruikt om specifieke feiten na te gaan en te bepalen of er overeenstemming is. U moet niet alleen bepalen of u een open of gesloten vraag gaat stellen, maar u moet ook weten of de vragen die u stelt bedoeld zijn om: Informatie te krijgen ( Hoeveel zijn er? ) Om ideeën te vragen ( Wat vind jij dat we aan dit probleem moeten doen? ) Te controleren of u begrepen heeft wat er gezegd is ( Snap ik het goed? Bedoel je dat? ) Vergaderingen: verzieken kan iedereen 17
Leerpunten Doe uw huiswerk Onderbouw uw gegevens Presenteer uw argumenten professioneel Wees voorbereid op bezwaren Houd het kort Blijf bij het onderwerp Houd u aan de agenda Als u niets te zeggen heeft, houd dan uw mond! Blijf kalm en beleefd Vragen, geen tegenwerpingen Luister en toon respect voor hun argumenten Erken uw zwakke punten, en hun sterke punten 18 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
4. Cursistenmateriaal De materialen in dit hoofdstuk mogen, in tegenstelling tot de rest van deze handleiding, worden gekopieerd voor gebruik tijdens een training op basis van het programma Vergaderingen: verzieken kan iedereen. Vergaderingen: verzieken kan iedereen 19
Handout 1 Vragen, vragen Groepjes van drie personen: een vragensteller, een spreker, een waarnemer. De spreker geeft de vragensteller een onderwerp waarover hij of zij vragen gaat beantwoorden; dit kan ieder onderwerp zijn waar de spreker kennis van heeft. De vragensteller moet in vier minuten tijd zoveel mogelijk te weten komen over het onderwerp door de juiste vragen te stellen. De waarnemer moet de verschillende soorten vragen die gesteld worden tellen en de tijd bijhouden. Er zijn drie rondes; na elke ronde wisselt u van rol. Om informatie en ideeën vragen Begrip toetsen Open vragen Gesloten vragen Open vragen Gesloten vragen 20 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
Handout 2 Actieplan Noteer welke stappen u gaat ondernemen om de bijdrage die u aan vergaderingen levert te verbeteren. Actieplan: Vergaderingen: verzieken kan iedereen 21
Handout 3 Leerpunten Doe uw huiswerk Onderbouw uw gegevens Presenteer uw argumenten professioneel Wees voorbereid op bezwaren Houd het kort Blijf bij het onderwerp Houd u aan de agenda Als u niets te zeggen heeft, houd dan uw mond! Blijf kalm en beleefd Vragen, geen tegenwerpingen Luister en toon respect voor hun argumenten Erken uw zwakke punten, en hun sterke punten 22 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
Overheadsheet 1 Doelstellingen Na afloop van deze training: Kunt u de problemen benoemen die veroorzaakt worden door de deelnemers aan een vergadering (inclusief uzelf!). Weet u hoe u een betere bijdrage aan vergaderingen kunt leveren door: Uw huiswerk te doen Het kort te houden Kalm en beleefd te blijven Kunt u een actieplan opstellen om uw bijdrage aan vergaderingen te verbeteren. Vergaderingen: verzieken kan iedereen 23
Overheadsheet 2 Cursusprogramma Sessie 1 Inleiding 30 min Sessie 2 Vergaderingen 90 min Sessie 3 Actieplan 15 min 24 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
Overheadsheet 3 Doe uw huiswerk Onderbouw uw gegevens Presenteer uw argumenten professioneel Wees voorbereid op bezwaren Vergaderingen: verzieken kan iedereen 25
Overheadsheet 4 Houd het kort Blijf bij het onderwerp Houd u aan de agenda Als u niets te zeggen heeft, houd dan uw mond! 26 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
Overheadsheet 5 Blijf kalm en beleefd Vragen, geen tegenwerpingen Luister en toon respect voor hun argumenten Erken uw zwakke punten, en hun sterke punten Vergaderingen: verzieken kan iedereen 27
Overheadsheet 6 Meer over huiswerk Wat wilt u in de vergadering bereiken? Wat gaat u in de vergadering stoppen? Op welke vragen wilt u antwoord? Bent u uw beloften nagekomen? Heeft u de bevoegdheid om beslissingen te nemen? Moet u iemand anders raadplegen? 28 Vergaderingen: verzieken kan iedereen
Overheadsheet 7 Vragen, vragen Open versus Gesloten Vragen om: Informatie te krijgen Om ideeën te vragen Uw begrip te toetsen Vergaderingen: verzieken kan iedereen 29
Alvorens het programma te vertonen Hieronder is een beperkte checklist opgenomen, die betrekking heeft op technische zaken verbandhoudend met het gebruik van de video. APPARATUUR Laat apparatuur en videocassette na transport altijd minstens 1 uur acclimatiseren in de ruimte waarin u ze gebruikt. Controle beeld en geluid (recorder en monitor beide ingeschakeld?); één van de belangrijkste knoppen op de videoapparatuur is de tracking-knop. Is het beeld onrustig of streperig, stel dan allereerst de tracking-knop van de videoapparatuur bij. VIDEO S Tijdig (tenminste 5 dagen voor vertoning) aanvragen en aanvraagbevestiging controleren. Postkamer waarschuwen dat de video wordt verwacht. Video na ontvangst (laten) draaien om te controleren of u de juiste video hebt voor uw doel en opdat u vertrouwd bent met eventuele bijzonderheden. Video direct na gebruik terugzenden op de door TFC aangegeven wijze. 30 Vergaderingen: verzieken kan iedereen