Cassette Ouderparticipatie, deel 3 Bestelcode: 803 U kunt deze uitgave bestellen door 1,75 over te maken op Giro 53 85 66, ten name van VOO te Almere onder vermelding van bestelcode 803, verzendadres en uw lidmaatschapsnummer. Als u minder dan drie exemplaren (willekeurige titels) uit de Cassette Ouderparticipatie bestelt, dient u 1,50 extra over te maken voor administratiekosten. Bij drie of meer exemplaren vervallen de administratiekosten. De ouderraad; (hoe) werkt het? Het doel van de ouderraad is om de school te ondersteunen en te sturen in zijn onderwijstaak, zodat de kinderen zich optimaal kunnen ontwikkelen in een prettige en veilige omgeving, die zoveel mogelijk aansluit bij hun thuissituatie. Om thuis en school op elkaar af te stemmen is contact met de ouders en betrokkenheid van de ouders bij de school noodzakelijk. Een nevendoel voor de ouderraad is daarom: het stimuleren en vergroten van de betrokkenheid van ouders bij de school en het activeren hiervan. Om dit te bewerkstelligen zal de school zorg moeten dragen voor een goede voorlichting aan de ouders over de school en de mogelijkheden voor ouders om via verschillende activiteiten invloed uit te oefenen. Het is een goede zaak om als ouderraad contacten met de ouders te onderhouden en daarin onder andere te informeren naar de wensen en ideeën van ouders met betrekking tot de school en ouderactiviteiten. Om zoveel mogelijk ouders te bereiken zal het aanbod van activiteiten op de verschillende ouders moeten zijn afgestemd: De school moet naar de ouders toe. Zo worden ouders uitgenodigd en geactiveerd om ondersteunende activiteiten te verrichten binnen hun eigen mogelijkheden en interesses. De ouderraad kan deze activiteiten organiseren in samenwerking met team en directie van de school. De ouderraad is ook de schakel tussen de ouders en de medezeggenschapsraad. Zij heeft de taak de medezeggenschapsraad te voeden met wat leeft onder ouders. Bij voor ouders belangrijke beleidsbeslissingen kan de ouderraad door de medezeggenschapsraad als adviseur worden ingeschakeld. De taken van de ouderraad kunnen als volgt worden samengevat: Takenpakket van de ouderraad: 1. Het organiseren van informele activiteiten en bijeenkomsten over interessante en belangrijke zaken; een en ander in het verlengde van bovengenoemde punten. 2. Het werven van ouders voor ondersteunende activiteiten ten behoeve van het onderwijs en het organiseren hiervan in samenwerking met team en directie. 3. Het bevorderen en bewerkstelligen van contacten tussen ouders onderling en ouders en school, dat wil zeggen: team, directie, medezeggenschapsraad en schoolbestuur. 4. Informatie verstrekken aan ouders over voor ouders belangrijke zaken (over de school en de positie van de ouders). 5. Het behartigen van belangen van de ouders en hun kinderen binnen het onderwijs en het vertegenwoordigen van deze ouders naar team en directie, in/naar de medezeggenschapsraad, werkgroepen en commissies binnen de school en daarbuiten. 6. Beleidsvoorbereiding door meedenken en meebeslissen over belangrijke schoolzaken. Het functioneren van de ouderraad Het initiatief voor het oprichten van een ouderraad ligt in principe bij de ouders. Er is wettelijk geen verplichting een ouderraad in te stellen. Wel wordt de ouderraad genoemd in de Wet Medezeggenschap Onderwijs. Daarin wordt vermeld
dat het mogelijk is geledingenraden, zoals een ouderraad en een personeelsraad in te stellen, die onder andere kunnen dienen als achterban voor de medezeggenschapsraad. Het begrip ouderraad is niet eenduidig. In de praktijk komen diverse juridische vormen voor. Dit heeft echter geen consequenties voor het dagelijkse functioneren van de ouderraad. Het gaat immers altijd om een orgaan dat bestaat uit ouders en gekozen wordt uit en door ouders. De ouderraad doet er goed aan om te werken op basis van een reglement of statuten. Een reglement biedt duidelijkheid over de functie en werkwijze van de ouderraad voor de raad zelf, de ouders van de school en andere betrokkenen. Het reglement vermeldt de doelstellingen van de ouderraad en ook de taakgebieden waarin hij actief wil zijn. In het reglement worden verder geregeld: de samenstelling van de raad; de verkiezingsprocedure; de zittingstermijn van de leden; de werkwijze van de raad en het aantal vergaderingen; hoe de raad aan (financiële) middelen komt; aan wie zij verantwoording verschuldigd is; de aansprakelijkheid van de leden; de wijze waarop ouders controle kunnen uitoefenen op het doen en laten van de raad. Zo zal in de regel jaarlijks een Algemene Vergadering gehouden worden, waarin de ouderraad onder andere verslag doet van activiteiten van het afgelopen jaar en een financieel verslag overlegt. Tevens presenteert de ouderraad haar plannen en begroting voor het komend jaar. Omdat ouders met betrekking tot hun ondersteunende activiteiten ten behoeve van de school zijn verplicht de aanwijzingen van team en directie te volgen, zullen zij een goed contact met deze geledingen moeten onderhouden. Hoe en wanneer overleg plaats vindt met het team, de medezeggenschapsraad, het schoolbestuur en anderen, kan worden geregeld in het reglement. In veel gevallen wonen een of meer teamleden op uitnodiging van de ouderraad de vergadering bij of er zit een vaste afgevaardigde namens het team als adviserend lid in de ouderraad. Als adviserend lid, immers de ouderraad bestaat uit gekozen ouders. In andere gevallen neemt ook de directeur aan de vergadering deel, soms als teamlid, soms als directeur, of allebei. Om het doel te bereiken en goed te functioneren volgen hieronder enkele aandachtspunten. Gouden tips voor een ouderraad: 1. Zorg voor een goede bekendheid van de samenstelling, positie en functie van de ouderraad bij de ouders. Ouders moeten leden van de ouderraad ook kunnen bereiken. 2. Werk georganiseerd en planmatig: maak een jaarplan; zorg ook voor ontspanningsmomenten en activiteiten. 3. Treed eensgezind naar buiten als vertegenwoordiger van de ouders. 4. Zorg ervoor dat je goed bent geïnformeerd over waar andere groeperingen binnen de school mee bezig zijn. Stem activiteiten op elkaar af. 5. Maak duidelijke afspraken over de wijze van informeren en over overleg tussen de ouderraad en de medezeggenschapsraad, het team, de directie, het schoolbestuur en andere groeperingen. Zorg voor structureel gepland overleg en dien zelf ook agendapunten in (voorin op de agenda). 6. Ken je rechten en mogelijkheden om je doel te bereiken. Doe zonodig een beroep op deskundigen. 7. Zorg voor participatie van ouders in eventuele tijdelijke commissies en werkgroepen. 8. Evalueer regelmatig het eigen functioneren en breng verslag uit over activiteiten en plannen. Contacten met ouders Een ouderraad kan niet zonder goede contacten met de ouders. Contact is wederkerig. Zo moeten de contacten met de ouders ook worden gezien. Enerzijds zijn de activiteiten van de ouderraad erop gericht om van de ouders iets te horen, namelijk hoe zij denken over opvoeding en onderwijs, welke ideeën en meningen zij hebben over (de oplossing van) knelpunten in de school. Anderzijds kan de ouderraad de school als het ware vertalen naar de ouders. Als bijvoorbeeld in een ouderavond gesproken wordt over sociaal gedrag van leerlingen, dan kan de ouders worden duidelijk gemaakt wat het werk met groepen te maken heeft met goed sociaal gedrag. Het doel is ouders begrip bij te brengen over de werkwijzen in de school. Zowel het horen van ouders, als het informeren van ouders door de ouderraad dragen bij tot een betere afstemming van de opvoeding thuis en in de school.
Er zijn verschillende mogelijkheden om met ouders contact te onderhouden: Leden van de ouderraad zijn aanwezig op alle ouderavonden die door het team worden georganiseerd. Zij praten met en luisteren naar wat ouders over opvoeding en onderwijs thuis en in de school hebben te zeggen. De ouderraad organiseert zelf een ouderavond over een onderwerp dat de opvoeding en het onderwijs raakt. De ouderraad organiseert klasse ouderavonden. De ouderraad geeft een schoolkrant uit waarin onder andere nieuws van de ouderraad, de medezeggenschapsraad en met berichtgeving over schoolactiviteiten, ouderavonden etc. Veel ouderraden houden via de klasse ouders, dat zijn leden van de ouderraad met één of meer kinderen in één klas/groep, contact met de ouders van kinderen uit die groep. Zij vormen het eerste aanspreekpunt voor ouders en vaak ook de spreekbuis van de ouderraad naar ouders. Voorzieningen voor de ouderraad Om goed te kunnen functioneren hebben ouders heel wat werk te verzetten. Dat brengt natuurlijk ook kosten met zich mee. De wet stelt ouders in de gelegenheid om te participeren, maar daar houdt het mee op. Ouders moeten hun werk voor school doen in hun vrije tijd. Ze ontvangen daarvoor geen vergoeding, maar maken wel kosten om hun werk goed te kunnen doen. De behoefte van ouders aan informatie en scholing is een steeds terugkerende zaak. Maar wie zal dat betalen? Het is scholen toegestaan een vrijwillige ouderbijdrage aan ouders te vragen. Dit gebeurt meestal door de ouderraad. In veel gevallen maakt de ouderraad een voorstel voor de hoogte van de ouderbijdrage en de bestemming ervan. Dit voorstel wordt aan de ouders voorgelegd op een jaarlijkse ouderavond. Zij kunnen dan instemmen met het voorliggende plan. Het gaat hierbij nadrukkelijk om vrijwillige bijdragen. Een school mag nooit een leerling weigeren omdat de ouders de ouderbijdrage niet willen betalen. Wel is het mogelijk dat een leerling niet aan de activiteiten mag deelnemen die van de ouderbijdragen worden betaald, als de ouders niet hebben betaald. Het moet dan wel gaan om activiteiten die niet in het schoolwerkplan zijn opgenomen. Het is ook mogelijk dat een ouderraad inkomsten krijgt van het schoolbestuur of van de medezeggenschapsraad. Aan het schoolbestuur worden door de rijksoverheid bedragen uitgekeerd in het kader van medezeggenschapsactiviteiten in het basis en speciaal onderwijs. De bedragen zijn opgenomen in twee zogenoemde Programma s van Eisen (PVE s) in het bekostigingssysteem van de basisschool (LONDO). De PVE s hebben betrekking op 1. medezeggenschap in het algemeen en 2. activiteiten voor ouders in verband met medezeggenschap. Het schoolbestuur ontvangt van de overheid een bedrag per school en een bedrag per leerling, maar deze bedragen zijn niet geoormerkt. Dat wil zeggen dat het schoolbestuur niet verplicht is de bedragen uit te keren. bedrag per school bedrag per leerling PVE Medezeggenschap (prijspeil 1997) bao 15,13 2,14 so 143,41 1,49 PVE Activiteiten voor ouders in verband met medezeggenschap (prijspeil 1997) bao 15,13 1,59 so 143,41 0,94 Het gaat in deze gevallen dus om bedragen die bedoeld zijn voor medezeggenschapsactiviteiten. In de praktijk echter wordt het eerste bedrag in veel gevallen overgemaakt naar de medezeggenschapsraad en het tweede bedrag naar de ouderraad. In sommige gevallen wordt al het geld overgemaakt aan de medezeggenschapsraad. In de Wet op de Medezeggenschap in het Onderwijs is opgenomen dat de medezeggenschapsraad in een bijlage van haar reglement moet vastleggen hoe de middelen die hij van het schoolbestuur ontvangt worden verdeeld tussen de medezeggenschapsraad, de ouderraad en eventuele andere geledingenraden. Organisatie van een ouderraad Voor het goed functioneren van de ouderraad is een aantal regels van belang:
1. 1 De ouderraad moet representatief zijn, dat wil zeggen gedragen worden door de ouders van de school. Dit kan geregeld worden in de samenstelling van de raad. Een ouderraad wordt gekozen uit en door de ouders van de school. 2. Voor een goede samenstelling en taakverdeling is het voorwaarde dat kandidaten weten wat van hen wordt gevraagd, zodat beide partijen weten wat ze aan elkaar kunnen hebben. Wat wordt hun functie en wat wordt hun taak? Welke eisen worden er aan de kandidaat gesteld? 3. De wijze van samenstelling en organisatie moet zodanig zijn, dat de taken van de raad zo efficiënt mogelijk kunnen worden vervuld. Een ouderraad heeft vele taken; er zijn dus ook vele mogelijkheden. De ouderraad zal een goed overwogen keuze moeten maken. Organisatiemodellen Ouderraden kunnen verschillend worden samengesteld. Het meest gangbaar is het, dat er éénmaal per jaar verkiezingen worden uitgeschreven waar alle ouders aan mee kunnen doen. De ouderraad kiest uit zijn midden een zogenaamd dagelijks bestuur : a. de voorzitter, die de leiding heeft, de taken coördineert en waakt over een goed verloop. Hij/zij is woordvoerder en aanspreekpunt voor ouders, team, directie en schoolbestuur. b. De secretaris. Deze verzorgt de verslaglegging en de in en uitgaande correspondentie en zorgt samen met de voorzitter voor een goede organisatie. c. De penningmeester bewaakt het budget en int de benodigde financiële middelen. De overige taken worden onderling verdeeld op basis van interesse en kundigheid al naar gelang er activiteiten op de rol staan. Dit kan van jaar tot jaar verschillen. Het is ook mogelijk ervoor te kiezen dat de ouderraad bestaat uit één ouder van elke groep. Op deze manier is gegarandeerd dat de ouderraad goed op de hoogte is van het reilen en zeilen van de totale school en de wensen en ideeën van alle ouders en kinderen. De kandidaten voor de vacante zetels worden dan geworven uit de groep, die nog niet in de ouderraad is vertegenwoordigd of waarvan de zetel vrij komt. Een variant hierop is de klasse ouder. Wil een ouder de groep van zijn of haar kind vertegenwoordigen en namens deze groep kunnen spreken, dan moet hij of zij gekozen zijn door de betreffende groep ouders. Dat heeft consequenties voor de verkiezingsprocedure. In het reglement van de ouderraad zal moeten worden vastgelegd dat de ouderraad wordt samengesteld uit vertegenwoordigers uit alle groepen, gekozen uit en door de ouders van de groep die zij vertegenwoordigen. De voordracht van kandidaten uit een groep dient dan bindend te zijn. Een belangrijke taak van de ouderraad is het organiseren van de ouderparticipatie. Om een effectieve aanpak te bewerkstelligen wordt er vaak gewerkt met commissies of werkgroepen. De ouderraad besluit welke activiteiten in de loop van het jaar moeten worden uitgevoerd, en stelt diverse werkgroepen of commissies in. Ouders die willen participeren kunnen, bijvoorbeeld door middel van een intekenlijst, kenbaar maken zich in te willen zetten. Het is handig voor elke commissie/werkgroep een coördinator aan te stellen, die de schakel is tussen de commissie/werkgroep en de ouderraad, en tussen de commissie/werkgroep en team en directie. Hij/zij draagt zorg voor een goede afstemming van de commissie/werkgroepsactiviteiten en het ouderparticipatiebeleid. In de meeste gevallen zal de coördinator de leiding hebben over de groep. Vergaderen van de ouderraad Ideeën en idealen van nieuwe leden van de ouderraad worden vaak in de kiem gesmoord, doordat de ouderraad de kunst van het vergaderen niet goed beheerst. Wat zijn de geheimen van goed vergaderen? Agenda De agenda voor de vergadering van de ouderraad moet minimaal een week vóór de vergadering zijn verstuurd. Niet alleen aan de leden, maar ook aan de medezeggenschapsraad en het team/de directie van de school. Ouders kunnen van de agenda op de hoogte worden gebracht, door hem op een prikbord te hangen op school of in de schoolkrant te publiceren. De agendapunten moeten wel van een korte toelichting worden voorzien, want alleen bekendmaken van agendapunten heeft niet zoveel zin. De agenda wordt opgesteld door de voorzitter in overleg met de secretaris. Ieder lid van de ouderraad moet vooraf in de gelegenheid worden gesteld om agendapunten in te brengen. In een grote ouderraad kan een agenda-commissie worden gevormd, bestaande uit de voorzitter, secretaris en enkele leden (bijvoorbeeld uit de onder, midden en bovenbouw). Vaak kan al aan het begin van het schooljaar een grote lijn worden uitgestippeld. Inventariseer bijvoorbeeld welke zaken op school spelen, welke kwesties op het bordje van de medezeggenschapsraad komen en waarover de ouderraad wil
worden geraadpleegd, welke knelpunten de moeite waard zijn om aan te pakken, de activiteiten die vragen om deelname van ouders en om inbreng van de ouderraad (sportdagen, vieringen, etc.). Zo kunnen de verschillende onderwerpen over het jaar worden verspreid. Het opstellen van de agenda is niet hetzelfde als het vaststellen van de agenda. Dat laatste gebeurt in de vergadering, onder zeggenschap van alle leden van de ouderraad. Zo kan worden voorkomen dat de agendacommissie teveel grip krijgt op de inhoud van de vergaderingen. De vergaderagenda bevat: datum en plaats van vergaderen aanvangs en sluitingstijdstip openen en vaststellen van de agenda verslag van de vorige vergadering ingekomen stukken mededelingen van feitelijke aard te behandelen onderwerpen rondvraag sluiting Om de discussies te bevorderen bevat de agenda ook een toelichting op de verschillende agendapunten. Bijvoorbeeld: gaat het om informatie uitwisseling, discussie of om het nemen van een besluit. Of als het gaat om een besluit: welke consequenties heeft het besluit? De volgorde van de agendapunten kan nog worden gewijzigd bij de vaststelling van de agenda. Het is raadzaam om de belangrijkste punten het eerst te behandelen, wanneer iedereen nog fit is. Nieuwe agendapunten mogen alleen ter plekke en onderaan de agenda worden toegevoegd, wanneer uitstel echt niet mogelijk is. Als er echt haast bij is, kunt u voorstellen om een aparte vergadering te beleggen. Een goede voorbereiding is immers nodig. Soms komen nieuwe onderwerpen via een achterdeur ter sprake, bijvoorbeeld in de rondvraag of langs de zijlijn van een agenda onderwerp. Leent het onderwerp zich niet voor een korte bespreking en afronding, zet het dan op de agenda van een volgende vergadering. Een rondvraag is niet gericht op een inhoudelijke discussie, maar slechts bedoeld voor praktische vragen. Tijd Per agendapunt kan worden vermeld hoeveel tijd eraan kan worden besteed, zodat ook een eindtijdstip kan worden bepaald. Langer vergaderen dan 2 à 3 uur is niet zinvol. Goede besluiten neem je niet door de vergaderingen te laten uitlopen. Een strakke bewaking van de tijd kan de besluitvorming ten goede komen. Gezellig napraten kan altijd. Het verdient aanbeveling liever tweemaal kort te vergaderen, dan een avond lang, of om de ene (korte) vergadering te wijden aan praktische zaken en de andere (langere) vergadering aan onderwerpen die om discussie vragen en een gezamenlijk standpunt van de ouderraad. Voorbereiding Goede gezamenlijke besluiten worden genomen als alle leden alle informatie hebben gekregen over het onderwerp, en op basis daarvan een goed afgewogen mening hebben gevormd. Waar nodig moet met de agenda achtergrondinformatie worden meegestuurd. Voor elk lid van de ouderraad is het handig om het standpunt van te voren op papier te zetten, eventueel met de argumenten en overwegingen erbij. Ook is het nuttig van te voren de vragen te noteren die u in de vergadering wil stellen. Entourage Efficiënt vergaderen vraagt om een goede vergaderruimte: alle stoelen op dezelfde hoogte en de tafels liefst in een kring. Iedereen kan elkaar zo aankijken en u kunt aantekeningen maken en de papieren op tafel leggen. Verslagen maken Verslagen kunnen op verschillende manieren worden gemaakt, een letterlijk verslag (notulen), een samenvatting van de discussie (met argumenten vóór en tegen) en alleen een besluitenlijst. Handig is om in alle gevallen aan te geven wie welke actie moeten ondernemen na een besluit. Het verslag kan worden verspreid bijvoorbeeld via het prikbord, de schoolkrant of het ouderbulletin. Een aardig geschreven stukje doet het altijd beter dan de letterlijke tekst! Voorbereiding door de voorzitter De voorzitter is vaak bepalend voor het goede verloop van een vergadering. Op hem of haar rusten diverse taken. De voorzitter moet allereerst van te voren nagaan wat de ouderraad met de bespreking van een agendapunt wil bereiken. Verder moet de voorzitter nagaan of ieder lid de benodigde informatie heeft om dat doel te kunnen bereiken. Hiervoor moet de voorzitter zich soms inleven in de positie van de diverse leden van de ouderraad. Zo kan de voorzitter voorzien
in welke richting de discussie zal lopen. Bij ingewikkelde onderwerpen kan de voorzitter een paar leden aanwijzen die zich vooraf verdiepen in het onderwerp. Deze doen tijdens de vergadering de overige leden verslag van hun bevindingen. Leiding geven aan de vergadering Leiding geven aan een vergadering is een veelzijdige klus. Zo moet de voorzitter voor de volgende zaken zorgen: een korte introductie per agendapunt geven; de te volgen vergaderprocedure toelichten; de leden verzoeken informatie te geven, hun mening naar voren te brengen en vragen te laten stellen; de discussie stimuleren, bijvoorbeeld door zelf vragen te stellen en de leden die nog niet gesproken hebben om hun mening te vragen; bij verschillende meningen of standpunten: zoeken naar oplossingen die voor ieder acceptabel zijn; het gespreksklimaat goed houden; samenvattingen geven. De voorzitter grijpt in als er verschillende zaken door elkaar worden besproken. Hij of zij benoemt ze en zet ze in een volgorde van bespreking. De behandeling van elk agendapunt wordt afgesloten door een korte samenvatting van de discussie en de formulering van een eindconclusie. Genomen besluiten kunnen kort worden verwoord, zodat er geen misverstand is over wat nu precies is besloten. Bij voorkeur zou de ouderraad moeten streven naar volledige instemming van de leden. Is dit niet mogelijk, dan naar consensus. Dit laatste betekent, dat een paar leden het weliswaar niet van harte eens zijn met een besluit, maar toch loyaal meewerken aan de uitvoering. Is consensus niet mogelijk dan zou kunnen worden gestemd. Maar stemmen zou eigenlijk alleen toegepast moeten worden indien een besluit niet langer kan worden uitgesteld en er dus een knoop moet worden doorgehakt. De voorzitter formuleert de voorstellen die in stemming worden gebracht. Goede sfeer Een goede sfeer in de vergadering hangt van veel dingen af. In willekeurige volgorde: een voorzitter die niet te dominant is; een vaste voorzitter; het vermijden van wij zij denken (onderbouw bovenbouw, ouders team, ouders directie, ouders schoolbestuur); zelfbeheersing van de leden ( ik sluit me aan bij de vorige spreker, is geen zwakte bod!); inleving over en weer in de motieven, argumenten en belangen van de leden van de ouderraad; een verschil van mening niet laten uitmonden in een gevecht voor en tegen ; de gevoelens die men zelf heeft uitspreken, of de indrukken van gevoelens van anderen proberen te verwoorden; humor. Nabespreking Elke vergadering kan na afloop informeel worden nabesproken, waarbij vragen kunnen worden behandeld als: hebben we ons goed voorbereid, hadden we voldoende informatie, zijn de doelen bereikt, was de vergaderprocedure effectief en efficiënt, zijn meningsverschillen goed opgelost, heeft ieder voldoende deelgenomen, was de sfeer goed. Cassette Ouderparticipatie, deel 3 Bestelcode: 803 U kunt deze uitgave bestellen door 1,75 over te maken op Giro 53 85 66, ten name van VOO te Almere onder vermelding van bestelcode 803, verzendadres en uw lidmaatschapsnummer. Als u minder dan drie exemplaren (willekeurige titels) uit de Cassette Ouderparticipatie bestelt, dient u 1,50 extra over te maken voor administratiekosten. Bij drie of meer exemplaren vervallen de administratiekosten.