DE VERGADERGIDS Editie 2008 Hotel-Café-Restaurant Beveren N.V.Gentseweg 280, B-9120 Beveren-Waas, Tel +32(0)3 775 86 23 Fax +32(0)3 755 27 97 Email info@hotelbeveren.be Website www.hotelbeveren.be BTW:BE416.325.186 H.R:St Niklaas 35497 KBC 415.3239201.95 Gentseweg 280 9120 Beveren Tel: 03/775 86 23 Fax: 03/775 27 97 www.hotelbeveren.be info@hotelbeveren.be Hotel Foyer Mangerie - Zalen
VOORWOORD De Vergadergids is een overzichtelijke en informatieve gids voor iedereen die met vergaderingen, congressen of evenementen te maken heeft. Uw wens, uw keus Het zakelijk gebruik van hotel- en zaalfaciliteiten loopt sterk uiteen. Uw wensen op dit gebied willen wij vanzelfsprekend persoonlijk met u bespreken en vastleggen. Toch willen we onze ruime ervaring in de zakelijke markt graag met u delen. Bij vergaderingen onderscheiden we drie arrangementstypes. Deze vormen de rode draad in deze gids. Van basispakket tot Business Class. Vanzelfsprekend kunt u bij alle mogelijkheden het servicearrangement kiezen dat bij u past. Voor een vlot verloop van het evenement zorgen wij voor een team dat u persoonlijk begeleid Welkom thuis Kortom: een gids met een sterk zakelijk karakter. Een gids over professionele aandacht voor onze gasten. We willen echter niet voorbijgaan aan een eigenschap die als geen ander past bij ons. Een eigenschap die wij koesteren en waar we trots op zijn: het thuisgevoel. Als gast presteert u pas optimaal als u zich ook daadwerkelijk thuis voelt. Dat is onze zorg. En daar kunt u op rekenen! Eric & Martine Van der Valk 2
De afdeling zaalreservering maakt het u gemakkelijk. De afdeling zaalreservering adviseert u graag bij uw keuze naar een geschikte vergader-,congresof trainingsruimte. Wij bekijken samen met u of de zaal geschikt is en adviseren u inzake zaalopstelling, catering, technische apparatuur en de toegepaste tarieven. De dag voor het evenement zal u door ons gecontacteerd worden om uw reservering te overlopen en het aantal deelnemers definitief te bepalen. Voor een bespreking met onze Banket & Salesafdeling, staan wij graag voor u klaar van maandag tot vrijdag, telkens van 8u tot 17u. Als u graag een bespreking wilt buiten deze uren of u wilt een zaal bezichtigen, kan dit enkel na afspraak. U kan dagelijks telefonisch met al uw vragen terecht bij de Banket & Sales afdeling. 3
Inhoudstafel Voorwoord Inhoudstafel Algemene verkoops- en reserveringsvoorwaarden Seminariepakketten... 6 Seminariepakketten ½ dag... 7 Residentiële seminariepakketten... 9 Audiovisueel materieel... 11 Supplementen seminaries... 11 Huurprijzen zalen... 12 Overzicht zalen... 12 Plattegrond gelijkvloers... 13 Plattegrond eerste etage... 14 Plattegrond eerste etage (2)... 15 Opstelling zalen... 16 Routebeschrijving... 17 Openbaar vervoer met bus... 17 Verkoopsvoorwaarden... 18 4
Algemene verkoops- en reserveringsvoorwaarden vergaderzalen Wij hebben voor u 8 vergaderarrangementen uitgewerkt. Indien onze voorstellen ontoereikend zouden zijn, maken wij graag tijd vrij, om samen met u, een voorstel uit te werken dat aan al uw wensen voldoet. Als u meer informatie wilt, dan kan u gerust telefonisch contact op nemen. Als u wenst te reserveren kan u dat per fax, e-mail of per brief doen, waarop u onze reservatiebevestiging ontvangt. Pas bij ontvangst van de door u volledig ingevulde en ondertekende bevestiging zal uw zaalreservering alsook het aantal deelnemers door ons als gegarandeerd beschouwd worden. Enkel wijzigingen per fax ten laatste 24 uur voor de start van het evenement worden aanvaard en zullen bij vermindering van het deelnemersaantal aanleiding geven tot aanpassing van de rekening. De zaalschikking dient 1 week vooraf te worden doorgegeven, zoniet wordt de schikking door ons bepaald. Indien een zaal dient herschikt te worden zal een supplement aangerekend worden afhankelijk van het verrichtte werk. We beschikken over 11 vergaderzalen die allemaal uitgerust zijn met airco. Verder bieden wij u Wireless Internet en een ruime parkeerplaats. Als hotelgast zijn fitness zaal en binnenzwembad met sauna en stoombad gratis ter beschikking 5
Seminariepakketten Indien U opteert voor één van onderstaande seminariepakketten kan U tijdens Uw meeting onbeperkt gebruik maken van de "Executive lounge". De lounge ruimte is voorzien van een koffie- en frisdrankenbuffet met versnaperingen aangepast aan het tijdstip van de dag. Onbeperkt gebruik van de "Executive lounge". Basis package aan 37,00 Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant "Mangerie". (Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen) Menu: Dagsoepje - Dagsuggestie - Dessert (Water is tijdens de maaltijd inbegrepen) Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Convention deal aan 48,00 Onbeperkt gebruik van de "Executive lounge". Lunch: Voor de lunch gebruiken Uw gasten het restaurant "Mangerie". (Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen) De lunch bestaat uit een drie-gangen suggestie-menu door onze chef samengesteld en steeds bereid met marktverse producten. De lunch wordt steeds vergezeld van de huiswijnen. Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Afloop: Nadien worden Uw gasten ontvangen in onze bar "Foyer" waar hen één drankje wordt aangeboden. N.B.: Dit drankje kan ook als aperitief voorafgaand aan de lunch verbruikt worden. (Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon voor dit gebeuren) 6
Onbeperkt gebruik van de "Executive lounge. Business Class aan 59,00 Ontbijt : Lunch : Er wordt een continentaal ontbijt aangeboden in het restaurant de Mangerie (volgens afspraak). Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie. (Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen) Aperitief De lunch bestaat uit een gastronomisch driegangen suggestie-menu door onze chef samengesteld en steeds bereid met marktverse producten. De lunch wordt vergezeld van water en aangepaste wijnen. Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Er staat ook een overhead-projector met scherm en een flip-over klaar. Afloop : Bij afloop worden uw gasten opgewacht in onze bar "Foyer" waar zij enkele drankjes (nl. drie per persoon) kunnen nuttigen, vergezeld van borrelhapjes. (indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon voor dit gebeuren) Seminariepakket ½ dag Voormiddag seminariepakket Standaard package van 08u00 tot 12u30 aan 33,00 Onbeperkt gebruik van de "Executive lounge. Lunch : Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie. (Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen) Menu: Dagsoepje ~ Dagsuggestie ~ Dessert (Water is tijdens de maaltijd inbegrepen) Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. 7
Namiddag seminariepakket met lunch Standaard package vanaf 12u00 tot 18u30 aan 33,00 Onbeperkt gebruik van de "Executive lounge. Onthaal : Wij verwelkomen uw gasten met een aperitiefje aan de bar "Foyer" vanaf 12u00. Lunch : Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie. (Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen) Menu: Dagsoepje ~ Dagsuggestie ~ Dessert (Water is tijdens de maaltijd inbegrepen) Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Namiddag seminariepakket met diner Standaard package vanaf 13u00 aan 37,00 Onbeperkt gebruik van de "Executive lounge. Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Diner : Na afloop, genieten uw gasten van een diner in het restaurant Mangerie. (Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te dineren) Menu: Voorgerecht ~ Dagsuggestie ~ Dessert (Water en 2 glazen wijn zijn tijdens de maaltijd inbegrepen) 8
Residentiële seminaries Onbeperkt gebruik van de "Executive lounge. Residentieel seminarie I aan 168,00 Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie. (Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen) Menu Wij voorzien lunchgerecht (Water is tijdens de maaltijd inbegrepen) Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Er staat ook een overhead- projector met scherm en een flip-over klaar. Ontvangst na vergadering : in de Foyer wordt u een aperitief aangeboden (1 glas inclusief). Diner : Drie-gangendiner met aangepaste wijnen en water (tijdens het diner inclusief). Overnachting & ontbijt : Eén overnachting in een luxe-standaard kamer op basis van singlebezetting. Ontbijtbuffet in het restaurant de Mangerie van 06u30 tot 10u30. Het dagverloop van dit residentieel seminarie kan aangepast worden. Bijvoorbeeld aankomst om 18u00 waarna aperitief en diner, overnachting in een luxe-standaardkamer, ontbijtbuffet gevolgd door de vergadering. 9
Residentieel seminarie II aan 195,00 Onbeperkt gebruik van de "Executive lounge. Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie. (Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen) Menu Wij voorzien lunchgerecht (Water is tijdens de maaltijd inbegrepen) Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Er staat ook een overhead- projector met scherm en een flip-over klaar. Ontvangst na vergadering: In onze Foyer wordt u een aperitief aangeboden (1 glas inclusief). Diner: Drie- gangendiner met aangepaste wijnen (tijdens het diner zijn inclusief). Overnachting & ontbijt: Eén overnachting in een luxe- standaardkamer op basis van singlebezetting. Ontbijtbuffet in het restaurant de Mangerie van 06u30 tot 10u30. Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie (Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen) Menu Voorgerecht ~ Dagsuggestie ~ Dessert (Water is tijdens de maaltijd inbegrepen) Afloop: Bij afloop worden uw gasten opgewacht in onze bar "Foyer" waar hen één drankje wordt aangeboden. (indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon voor dit gebeuren) 10
Audiovisueel materieel Huurprijzen per dag Dataprojector (beamer) 162,00 Flip-over met 10 vellen papier 26,00 Projectiesche 21,00 Overheadprojector met projectiescherm 42,00 Tv met video op roltafel 100,00 Wit bord met stiften 73,00 Podium met sprekersgestoelte 95,00 Schrijfblok met pen 3,00 Alle andere speciale vergader- en geluidsapparatuur is op aanvraag verkrijgbaar. Supplementen seminaries Recepties na vergaderingen aan 12,00 p.p. Vrije consumpties van tapbieren, frisdranken en huiswijnen, steeds vergezeld van borrelgarnituur Indien aangevuld met een assortiment koude en warme hapjes (3 p.p.): supplement van 4,50 p.p. Duur van de receptie: 1uur Dranken en Broodjes Mineraalwater - prijs per liter; 5,60 Diverse frisdranken - prijs per liter; 9,00 Fruitsap - prijs per liter; 15,00 Huisgemaakte cake - prijs per 10 stuks; 17,00 Sandwiches met divers beleg - prijs per stuk; 3,50 Sandwiches met luxe beleg - prijs per stuk; 3,75 Harde broodjes met divers beleg - prijs per stuk; 3,50 Harde broodjes met luxe beleg - prijs per stuk; 3,75 Thermoskan koffie of thee (10 kopjes); 15,00 Als u tijdens uw vergadering permanent een kelner ter uwer beschikking wenst, dan verzorgen wij dat graag voor 39 euro per kelner per uur. 11
Huurprijzen zalen Inclusief standaard uitgerust met overheadprojector, scherm, flipover. C ZALEN DAG AVOND A Durbuy 150,00 120,00 Madrid 195,00 175,00 A B C Barcelona 195.00 175.00 Sydney 195,00 175,00 Rome 195,00 175,00 London 195,00 175,00 Milaan 195,00 175,00 Parijs 450,00 375,00 Washington 450,00 375,00 Tokyo 535,00 430,00 San Francisco 535,00 430,00 D New York 640,00 535,00 Overzicht zalen CAT. ZALEN ETAGE Opp (m 2 ) School opst 4p/tafel. Cinema U-vorm Blokvorm Lunch Diner A B C Durbuy 1 e 20.4 12 20 14 12 18 Madrid 1 e 59.4 30 60 22 20 45 Barcelona 1 e 78.0 50 60 36 30 60 Sydney GV 55.8 30 60 24 20 40 Rome 1 e 66.6 60 60 22 20 60 London 1 e 56.4 35 60 24 22 60 Milaan 1 e 92.4 50 60 38 30 70 Parijs 1 e 141 50 80 36 30 60 Washington GV 147.6 70 80 36 30 90 Tokyo GV 224.4 90 175 50 36 150 San Francisco GV 188.7 90 175 40 32 150 D New York GV 285 160 310 50 40 260 Afgaande op de grootte van het evenement wordt een passende zaalcategorie vastgesteld. Deze categorie is afhankelijk van het soort evenement dat u wenst te organiseren, het aantal personen dat deelneemt en het tijdstip van het evenement. Zalen New York, San Francisco en Washington kunnen omgevormd worden tot 1 geheel. 12
Plattegrond gelijkvloers Lengte x breedte x hoogte Tokio: 20.4 m x 11.0 m x 2.7 m New York: 21.0 m x 15.0 m x 2.7 m Sydney: 09.3 m x 06.0 m x 2.7 m San Francisco: 14.3 m x 13.2 m x 2.7 m Washington: 16.9 m x 12.3 m x 2.7 m Parking Dj Terras New York 6000.00 Washington Ingang Terras Tokio Terras Sydney San Francisco gang Tokio Bar Tokio BAR Keuken BAR Gang Gang Gang Gentseweg 280 9120 Beveren Tel: 03/775 86 23 Fax: 03/775 27 97 www.hotelbeveren.be info@hotelbeveren.be Hotel Foyer Mangerie - Zalen 13
plattegrond eerste etage Terras Madrid: Rome: Barcelona: Durbuy: Milaan: Lengte x breedte x hoogte 09.0 m x 06.6 m x 2.7 m 09.0 m x 09.0 m x 2.7 m 13.0 m x 06.0 m x 2.7 m 05.1 m x 04.0 m x 2.7 m 15.6 m x 05.9 m x 2.7 m Terras Terras Rome Madrid Opslag Terras Milaan Keuken Buffet Barcelona Vestiaire Up Up Up Up Durbuy 14
Plattegrond eerste etage (2) Parijs: Londen: Lengte x breedte x hoogte 15.0 m x 09.4 m x 2.7 m 11.0 m x 09.4 m x 2.7 m Terras London Keuken Parijs Up Koffie lounge Madrid, Milaan Durbuy, Barcelona Rome 15
Schoolopstelling Parijs Cinema-Opstelling U-Vorm Terras Rome Gentseweg 280 9120 Beveren Tel: 03/775 86 23 Fax: 03/775 27 97 www.hotelbeveren.be info@hotelbeveren.be Hotel Foyer Mangerie - Zalen 16
Routebeschrijving Gent : Antwerpen : E17 afrit I15 St.-Niklaas Centrum. Na de afrit : volg richting St.-Niklaas (op N16) tot aan het eerste kruispunt. Draai voor de tunnel rechts af op de N70, richting Beveren-Antwerpen. Blijf op de N70 tot aan het tweede viaduct. Links van deze viaduct is Hotel Beveren gelegen. (Draai juist achter het viaduct links af). E17 afrit I16 Melsele-Beveren. Na de afrit volg richting Melsele-Beveren tot einde N419, draai links af (richting Melsele-Beveren) op de N70. Blijf op de N70 (door het centrum van Melsele en Beveren) tot aan het eerste viaduct. Draai juist voor dit viaduct rechts af om Hotel Beveren te bereiken. Hulst St.-Niklaas N16 N70 N485 Beveren I15A E17 N419 I16 Antwerpen Kennedy Tunnel Gent I15 Mechelen Met het openbaar vervoer Op 5 minuten van het hotel is een bushalte grote heidestraat waar lijn 81 stopt. Antwerpen Linkeroever- Beveren - Westakkers - St- Niklaas St- Niklaas- Westakkers Beveren Antwerpen Linkeroever Voor de uurregeling kunt u terecht aan de balie of op www.delijn.be 17
Verkoopsvoorwaarden 1. Partij anderzijds verbindt zich ertoe om het juiste aantal personen die zullen deelnemen aan de hierboven vermelde activiteit ten laatste 24 uur op voorhand schriftelijk mee te delen. Telefonische of mondelinge wijzigingen worden enkel aanvaard door Hotel Beveren indien deze door Hotel Beveren schriftelijk worden bevestigd. Zonder schriftelijke melding of bevestiging wordt het laatste aantal schriftelijk doorgegeven personen gefactureerd. 2. Partij anderzijds verbindt zich ertoe om de eventuele bijzondere tafelschikking, alsmede de eventuele gehanteerde naamslijsten ten laatste 14 dagen voor de aanvang van de activiteit schriftelijk over te maken. Na deze termijn kan er geen rekening meer worden gehouden met wijzigingen en wordt de oorspronkelijke tafelschikking aangehouden. 3. Hotel Beveren heeft steeds het recht de activiteit in een andere zaal onder te brengen als het aantal personen wijzigt of al een zaal vrijkomt die beter van toepassing is. 4. Partij anderzijds erkent dat de opgegeven prijs van de planning, bestelling of offerte slechts een raming is, afhankelijk van het definitief volgens art.2 te factureren deelnemers en de gebruikte consumptie aan de geldende tarieven tijdens de activiteit. 5. Een voorschot van 250 Euro dient te worden betaald voor het reserveren van een zaal die niet bestemd wordt als vergaderruimte. Enkel en alleen als dit voorschot wordt voldaan, wordt de reservatie als definitief beschouwd. Dergelijk voorschot dient te worden betaald uiterlijk 7 dagen na ondertekening van huidige overeenkomst. 6. Voor elke activiteit wordt er een voorschotfactuur ten belope van 70% van de geraamde kostprijs opgesteld. Deze factuur dient te worden voldaan binnen de 14 dagen, doch uiterlijk 21 dagen voor de geplande activiteit. Bij het in gebreke blijven van de betaling of bankwaarborg, heeft Hotel Beveren het recht om de beoogde activiteit te annuleren. 7.Alleen schriftelijke annuleringen worden aanvaard. Hotel Beveren heeft in dat geval recht op de volgende vergoedingen: 20% van de geschatte kostprijs in art.1 bestelling of offerte bij annulering tussen de 14 de en 7 de dag voor de geplande activiteit. 50% van de geschatte kostprijs in art.1 bestelling of offerte bij annulering tussen 7 de dag en de 48 uur voor de aanvang van de activiteit 80% van de geschatte kostprijs in art.1, bestelling of offerte bij annulering binnen de 48 uur voorafgaand aan de aanvang van de activiteit. 8. Na afloop van de activiteit wordt het eindsaldo opgemaakt en verbindt partij anderzijds zich ertoe om het saldofactuur bedrag te betalen bij het verlaten van de activiteit, tenzij anders schriftelijk wordt overeengekomen. Betaling gebeurt contant of middels Visa, Eurocard, Bankcontact of Mastercard. 9. Nooit zonder schriftelijke aanvraag. Op schriftelijk voorafgaandelijk verzoek van partij anderzijds, zal Hotel Beveren een factuur opsturen indien alle identificatiegegevens van de partij anderzijds zijn medegedeeld aan Hotel Beveren. Dit betreft voor natuurlijke personen: Naam, adres en telefoonnummer en kopij van de identiteitskaart. Dit betreft voor rechtspersonen en handelaars: Vorm van de rechtspersoon, maatschappelijke benaming en zetel, naam en adres (handelaars), BTW nummer en ondernemingsnummer, telefoon en faxnummer. In geen geval zal Hotel Beveren factureren op naam van derden, tenzij de partij anderzijds schriftelijk en op voorhand kan aantonen in opdracht te handelen voor deze derde en Hotel Beveren dit aanvaard heeft. In dat geval blijft partij anderzijds samen met deze derde persoon hoofdelijk aansprakelijk tot voldoening van de facturen. 10. Facturen dienen betaald te worden binnen de 14 dagen na datum van de factuur, conform de algemene factuurvoorwaarden die integraal deel uitmaken van deze overeenkomst. 18
11. Partij anderzijds bevestigt hiermee uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van de algemene factuurvoorwaarden,vermeld op de achterzijde van de eventuele prijsofferte of facturen en vermeld in deze overeenkomst en zij bevestigt hiermee haar uitdrukkelijk akkoord met deze factuurvoorwaarden, dewelke deel uitmaken van deze overeenkomst. 12. De factuurvoorwaarden vermelden de volgende bedingen: Behoudens tegenstrijdige bepalingen welke door ons uitdrukkelijk en per geschrift werden bekrachtigd worden alle contracten onder volgende voorwaarden afgesloten. Alle facturen zijn contant te betalen, zonder korting te Beveren. Een intrest van 2 % per maand zal zonder voorafgaande aanmaning gerekend worden voor de facturen dien niet betaald zijn binnen de 14 dagen na de factuur. Onze contractant aanvaart dat iedere niet uitvoering of gedeeltelijke uitvoering der betaling binnen de 14 dagen na datum der factuur, aanzien wordt als een contractuele fout volgens art.1147 Burgerlijk Wetboek, partijen verklaren zich dan ook akkoord dat hierover een contractuele vergoeding zal verschuldigd zijn zonder ingebrekestelling van 15 % op het bedrag van de factuur, met een minimum 50.00. Deze vergoeding is dus automatisch verschuldigd ten titel van onherleidbaar en forfaitair schadebeding. In deze bedragen zijn de gerechtskosten niet inbegrepen. Alle klachten van welkdanige aard ook, dienen om geldig te zijn op een schriftelijke en aangetekende wijze ons ter kennis worden gebracht binnen de acht dagen na de factuurdatum. Eventuele betwistingen vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het rechtsgebied van Van der Valk Hotel Beveren. Maatschappelijke benaming Motel-Cafe-Restaurant Beveren. 13. Huidige overeenkomst wordt opgemaakt in twee exemplaren, waarvan elke partij een ondertekend exemplaar heeft ontvangen. Ieder geschil m.b.t. de interpretatie of de uitvoering van deze overeenkomst zal worden beslecht voor de materieel bevoegde rechtbanken van het arrondissement Dendermonde. 14. Deze prijslijst is geldig onder voorbehoud van onvoorziene marktschommelingen en vervangt een vorige uitgave. Bedrijfgegevens: Hotel - Café - Restaurant Beveren N.V., Gentseweg 280, B-9120 Beveren-Waas, Tel +32(0)3 775 86 23, Fax +32(0)3 755 27 97, Email info@hotelbeveren.be Website www.hotelbeveren.be BTW:BE416.325.186, H.R:St Niklaas 35497, KBC 415.3239201.95 19