FINANCIËLE GIDS ACTIES BEGELEIDING BIJ DE CREATIE VAN EEN EIGEN TEWERKSTELLING Standaardschalen van eenheidskosten Departement Partnerships en Netwerk
INHOUDSTAFEL 1. INLEIDING...3 2. ALGEMENE PRINCIPES...4 A. Subsidiebedrag... 4 B. Archivering van de documenten... 4 3. BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET JAARVERSLAG...5 A. Jaarverslag... 5 B. Controle van het jaarverslag... 6 B.1 Algemene principes... 6 B.2 Controle van het jaarverslag... 6 B.3 Vereffeningsprocedure... 6 2/6
1. INLEIDING Ieder jaar dient de partner bij Actiris een jaarverslag in dat bestaat uit een schuldvordering, een activiteitenverslag en een financieel verslag. Het financieel verslag beoogt de berekening van het effectieve subsidiebedrag. Deze gids is bedoeld om de partner bij de samenstelling van zijn jaarverslag te helpen. De wettelijke en de in de overeenkomst bepaalde verplichtingen waaraan de partner moet voldoen om de voorziene subsidie te ontvangen, worden in deze gids verduidelijkt. De gegeven informatie is ter indicatie. We vragen de partner dan ook om de ondertekende overeenkomst aandachtig te lezen daar zij de juridische basis vormt voor de subsidiëring. Deze gids is een bijlage bij de partnershipovereenkomst en maakt er integraal deel van uit. Actiris kan deze gids wijzigen. Indien dit gebeurt, wordt de gids naar het e-mailadres van de partner dat in de overeenkomst genoteerd staat verzonden. 3/6
2. ALGEMENE PRINCIPES A. Subsidiebedrag Het maximale jaarlijkse subsidiebedrag is bepaald in artikel 10 Subsidie van de partnershipovereenkomst. Actiris bevestigt jaarlijks het maximale jaarlijkse subsidiebedrag per brief. Het maximumbedrag wordt als volgt berekend: 1) Berekening van het bedrag per fase: standaardschalen van eenheidskosten van de fase maal het aantal voorziene deelnemers voor die fase; 2) Optelling van de bedragen berekend voor fases 1 tot 5. De standaardschalen van eenheidskosten per fase wordt vastgesteld op: o 25 euro voor fase 1 o 180 euro voor fase 2 o 400 euro voor fase 3 o 580 euro voor fase 4 o 200 euro voor fase 5 Het effectieve subsidiebedrag wordt berekend volgens dezelfde methode als het maximumbedrag en hangt af van: o het door Actiris erkende aantal personen die in de loop van het jaar een nieuwe fase hebben gestart; o en de conclusies van de controle. Tijdens deze controle wordt nagegaan of de actie effectief gerealiseerd is: het reële aantal deelnemers en de nieuwe fases die in de loop van het jaar zijn gestart. Het effectieve bedrag mag het maximumbedrag van de jaarlijkse subsidie evenwel niet overschrijden. B. Archivering van de documenten De partner bewaart tot 31 december 2025 alle documenten en bewijsstukken voor de realisatie van de partnershipovereenkomst. 4/6
3. BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET JAARVERSLAG A. Jaarverslag Uiterlijk op 28 januari van het jaar n+1 dient de partner zijn jaarverslag bij Actiris in. Om ontvankelijk te zijn en behandeld te worden, bevat het jaarverslag alle vereiste elementen. Vereiste documenten Verzending via de post Verzending via e-mail De schuldvordering, opgesteld door de X partner Het jaarlijks activiteitenverslag X X Het financieel verslag aangeleverd door Actiris en ondertekend door de partner Het attest van de RSZ tot en met het derde trimester X X Een gescande versie Het attest van de bedrijfsvoorheffing tot en met het derde trimester Een gescande versie Indien een vereist document niet beschikbaar is bij de samenstelling van het dossier, vermeldt de partner dit op de hiervoor bestemde checklist. 5/6
B. Controle van het jaarverslag B.1 Algemene principes Tijdens de duur van de overeenkomst, krijgt iedere bevoegde controle- of evaluatie-instantie toegang tot de documenten om de uitvoering van de gesubsidieerde actie na te gaan. B.2 Controle van het jaarverslag De controleprocedure bestaat uit twee controlefases: de eerste fase: de deskcontrole gebeurt op basis van het jaarverslag van de partner. de tweede fase: de specifieke controle spitst zich toe op de uitvoering van de actie en gebeurt ter plaatse. B.3 Vereffeningsprocedure Wanneer het dossier volledig wordt aanvaard, verstuurt Actiris de beslissing naar de partner en wordt het saldo betaald. Indien het effectieve subsidiebedrag lager is dan het maximumbedrag, stuurt Actiris een vereffeningvoorstel naar de partner. Vanaf de datum van verzending heeft de partner dertig kalenderdagen om op de opmerkingen van Actiris te reageren. De vereffeningbeslissing wordt naar de partner gestuurd nadat Actiris de bijkomende elementen die door de partner werden aangedragen, heeft onderzocht. Vervolgens gaat Actiris over tot de betaling van het saldo. Indien het effectieve subsidiebedrag lager is dan de voorschotten die de partner al heeft ontvangen, vraagt Actiris de partner via een schuldvordering om de te veel ontvangen som terug te betalen. Aangezien het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 28 februari 2008 geen interne administratieve beroepsmogelijkheden inhoudt, bestaat de enige mogelijkheid tot beroep in een verzoekschrift tot nietigverklaring van de vereffeningsbeslissing voor de Raad van State, in toepassing van artikel 19, tweede lid, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973. 6/6