1/10 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 32/2014 van 30 oktober 2014 Betreft: Machtigingsaanvraag van de gemeente Sint-Jans-Molenbeek om vanwege de Directie Inschrijving Voertuigen (hierna de "DIV") de elektronische mededeling te bekomen van persoonsgegevens teneinde overtreders van de gemeentelijke reglementen of ordonnanties te identificeren en te sanctioneren (AF-MA-2014-060) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de gemeente Sint-Jans-Molenbeek (hierna de aanvrager), ontvangen op 10/09/2014; Gelet op de bijkomende informatie verstrekt door de aanvrager op 16/09/2014; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 10/10/2014; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 28/10/2014; Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beraadslaging FO 32 /2014-2/10 Beslist op 30 oktober 2014, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG. 1. De aanvrager wenst elektronisch de mededeling te verkrijgen van persoonsgegevens van de DIV teneinde overtreders van de gemeentelijke reglementen of ordonnanties te identificeren en te sanctioneren. Deze doorgifte van gegevens door de DIV zou plaatsvinden via het netwerk van de Kruispuntbank van de voertuigen (hierna "KBV") 1. 2. De wet van 24 juni 2013 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties (hierna de "wet van 24 juni 2013") is een kaderwet die de gemeenten toelaat enerzijds de overtredingen te sanctioneren die zij zelf in hun reglementen en ordonnanties hebben gedefinieerd als overlast en anderzijds de door de wetgever opgesomde gemengde inbreuken, m.a.w. de inbreuken die zowel strafrechtelijk als administratief kunnen bestraft worden. 3. Artikel 25 van de wet van 24 juni 2013 stelt "De sanctionerend ambtenaar heeft in het kader van de uitoefening van zijn bevoegdheden, toegang tot de hiervoor pertinente gegevens van het Rijksregister en van de Directie Inschrijvingen van Voertuigen, op voorwaarde dat hij voorafgaand een machtiging verkregen heeft, respectievelijk van het Sectoraal Comité van het Rijksregister en van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid". II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. Bevoegdheid van het Comité 4. Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 5. Het is de taak van dit Comité om na te gaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten 1 Ingevolge de uitwerking en de inwerkingtreding van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen gebeuren al deze gegevensuitwisselingen via de KBV conform artikel 8 van deze wet die expliciet bepaalt "De Kruispuntbank houdt het repertorium van de voertuigen bij zoals bepaald in de artikelen 6, 7, 8 en 9 van het koninklijk besluit van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van voertuigen".
Beraadslaging FO 32 /2014-3/10 compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft. (Parl. Doc 50, 2001-2002, nr. 1940/004). 6. Krachtens artikel 18 van de Wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen (hierna "wet KBV") vereist "de toegang tot de andere gegevens van de Kruispuntbank vereist een voorafgaande machtiging van het sectoraal comité. Vooraleer zijn machtiging te geven, gaat het sectoraal comité na of deze toegang geschiedt in overeenstemming met deze wet, haar uitvoeringsbesluiten en de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Deze machtiging wordt door het sectoraal comité toegestaan : 1 aan de Belgische overheden voor de informatie die zij gemachtigd zijn te kennen door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie; 2 aan de instellingen en natuurlijke of rechtspersonen voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van de opdrachten van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie, of voor de opdrachten die door het sectoraal comité uitdrukkelijk als zodanig werden erkend; 3 aan de natuurlijke personen of rechtspersonen die handelen in hun hoedanigheid van onderaannemer van de Belgische overheden, van instellingen en van natuurlijke personen of rechtspersonen bedoeld in 1 en 2 ; de eventuele onderaanneming gebeurt op verzoek, onder controle en verantwoordelijkheid van deze overheden en instellingen. Deze onderaannemers moeten zich er formeel toe verbinden de bepalingen van de onderhavige wet en van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens te respecteren en nemen daartoe de nodige maatregelen, waarvan zij melding maken aan de personen waarvoor zij als onderaannemer optreden". 7. De DIV, die deel uitmaakt van de FOD Mobiliteit en Vervoer, zal de persoonsgegevens elektronisch aan de aanvrager meedelen. Het Comité is derhalve bevoegd.
Beraadslaging FO 32 /2014-4/10 B. TEN GRONDE 1. Finaliteitsbeginsel 8. Artikel 4, 1, 2, WVP laat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. Het Comité onderzoekt in de volgende paragrafen of deze beginselen in onderhavig geval worden nageleefd. 9. De aanvrager verklaart dat de ingezamelde gegevens bestemd zijn om de auteurs van inbreuken op de gemeentelijke reglementen en ordonnanties te identificeren en de sanctioneren aan de hand van hun kentekenplaten. Hij wenst aldus enerzijds de inbreuken te sanctioneren die hij zelf in zijn gemeentelijke reglementen en ordonnanties als overlast heeft gedefinieerd (artikel 2 van de wet van 24 juni 2013) en anderzijds, de gemengde inbreuken opgesomd in artikel 3 van de wet van 24 juni 2013. 10. Het Comité stelt vast dat de gegevens zullen gebruikt worden door de sanctionerende ambtenaar en zijn afgevaardigden, krachtens artikel 25 van de wet van 24 juni 2013 zodat hij de administratieve sanctie kan opleggen. 11. De sanctionerend ambtenaar, aangeduid door de Gemeenteraad, is de persoon die belast is met het opleggen van de administratieve geldboete, bemiddeling of gemeenschapsdienst voor te stellen (artikel 6 van de wet van 24 juni 2013). Een koninklijk besluit stelde zopas de de kwalificatie- en onafhankelijkheidsvoorwaarden van deze sanctionerend ambtenaar vast 2. 12. Het Comité stelt vast dat: wat betreft de doeleinden waarvoor de DIV deze persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen in haar artikel 5 voorziet dat "De Kruispuntbank heeft tot doel om enerzijds de opspoorbaarheid van voertuigen te waarborgen ( ) en anderzijds om op elk ogenblik de eigenaar ervan, de aanvrager en de titularis van hun inschrijving te identificeren, alsook de gegevens betreffende hun goedkeuring te achterhalen teneinde : ( ) 11 het opleggen van administratieve sancties mogelijk te maken"; 2 Koninklijk besluit van 21 december 2013 tot vaststelling van de kwalificatie- en onafhankelijkheidsvoorwaarden van de ambtenaar belast met de oplegging van de administratieve geldboete en tot inning van de boetes in uitvoering van de wet betreffende de gemeentelijke administratieve sancties
Beraadslaging FO 32 /2014-5/10 artikel 25 van de wet van 24 juni 2013 verduidelijkt dat de sanctionerend ambtenaar in het kader van de uitoefening van zijn bevoegdheden, toegang heeft tot de hiervoor pertinente gegevens van de Directie Inschrijvingen van Voertuigen, op voorwaarde dat hij voorafgaand een machtiging verkregen heeft van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid; 13. Gelet op wat voorafgaat besluit het Comité dan ook dat de door de aanvrager beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn en herinnert eraan dat de gevraagde gegevens enkel voor deze doeleinden mogen worden verwerkt. 14. De verwerkingen van de beoogde gegevens zijn eveneens toelaatbaar gelet op artikel 5, c) van de WVP. Het Comité stelt immers vast dat de verwerkingen gebaseerd zijn op de hogervermelde wettelijke bepalingen. 2. Proportionaliteitsbeginsel 2.1. Aard van de gegevens 15. Artikel 4, 1, 3 van de WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 16. De aanvrager vraagt toegang tot de volgende gegevens van het door de DIV gehouden repertorium van de voertuigen: de naam en voornaam van de houder van de kentekenplaat; het adres van de houder van de kentekenplaat; het rijksregisternummer van de houder van de kentekenplaat; de taal van de houder van de kentekenplaat; de status van de kentekenplaat; het merk en type van het voertuig. 17. De eerste vier gegevens zijn voor de aanvrager noodzakelijk om de overtreders te identificeren, hen te contacteren en een proces-verbaal op te stellen. 18. Wat het identificatienummer van het Rijksregister betreft is de gemeente Sint-Jans- Molenbeek op basis van het koninklijk besluit van 30 augustus 1985 waarbij de gemeentelijke administraties gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken reeds gemachtigd om dit te gebruiken
Beraadslaging FO 32 /2014-6/10 voor het intern beheer van bestanden en verwerkingen die zij dienen uit te voeren ingevolge wettelijke verplichtingen alsook voor de gegevensuitwisseling met de openbare besturen en de organismen die gemachtigd zijn om het rijksregisternummer te gebruiken. Zij is eveneens gemachtigd om de databank van het Rijksregister te raadplegen. De aanvrager verduidelijkt dat dit nummer de sanctionerend ambtenaar via een raadpleging van de databank zal toelaten eventueel het actuele adres op te sporen van de houder van de kentekenplaat en fouten ingevolge homonymie te vermijden. Het Comité vestigt de aandacht van de aanvrager op het feit dat een toegang door gemeenteambtenaren tot de databank van het Rijksregister en een raadpleging van de informatiegegevens die zij bevat of van sommige hiervan, slechts mogelijk is binnen de beperkingen die vastgelegd werden door of krachtens een wet met inbegrip, indien vereist, van de machtigingen van het Sectoraal comité van het Rijksregister die een dergelijke toegang regelen 3. 19. Aangaande de gegevens "status van een kentekenplaat" en "merk en type van het voertuig", zullen deze de aanvrager toelaten de gegrondheid van een verdediging te controleren (diefstal, verlies, vervalsing van kentekenplaat) en te vermijden dat de vroegere houder van een kentekenplaat onterecht wordt gestraft. 20. In het licht van de in de punten 9 en volgende beschreven doeleinden besluit het Comité dat de door de aanvrager gevraagde gegevens conform artikel 4, 1, 3 van de WVP zijn. 21. Bovendien vestigt het Comité er de aandacht op dat de ingezamelde gegevens dienen beschouwd te worden als gerechtelijke gegevens zoals bedoeld in de WVP (artikel 8), wanneer zij worden verzameld of verwerkt voor het inleiden van een rechtszaak, aanleiding kunnen geven tot administratieve sancties of betrekking hebben op de verdenking van inbreuken. 22. Er wordt bijgevolg aan herinnerd dat de begunstigden van onderhavige machtiging de bijzondere voorwaarden voor dergelijke verwerkingen dienen na te leven. Deze voorwaarden zijn vervat in artikel 25 van het KB van 13 februari 2001 ter uitvoering van de WVP. Krachtens dit artikel dient de verantwoordelijke duidelijk de categorieën personen aan te duiden die toegang krijgen tot de gegevens en dient hun functie nauwkeurig te worden omschreven. De lijst met deze personen dient ter beschikking gehouden te worden van het Comité. De verantwoordelijke moet er bovendien over waken dat de aangeduide personen door een wettelijke, statutaire of contractuele verplichting gehouden zijn tot het bewaren van de vertrouwelijkheid van de gegevens. 3 De gemeente Sint-Jans-Molenbeek kan overigens een aanvraag indienen voor toetreding tot de algemene machtiging van het Sectoraal comité van het Rijksregister nr. 13/2013 van 13 februari 2013
Beraadslaging FO 32 /2014-7/10 2.2. Bewaringstermijn van de gegevens 23. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité er aan dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het realiseren van het doeleinde waarvoor ze werden ingezameld (artikel 4, 1, 5, WVP). 24. De aanvrager wenst de gegevens te bewaren gedurende een periode van vijf jaar. Hij rechtvaardigt deze termijn in het licht van de verjaringstermijn voor administratieve boetes die conform artikel 43 van de wet van 24 juni 2013 vijf jaar bedraagt. 25. Het Comité oordeelt dat de bewaringstermijn passend is in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP. Het Comité merkt eveneens op dat in de praktijk een onderscheid dient gemaakt te worden tussen verschillende bewaringsmethoden in de tijd. De behandeling van een lopend dossier vereist een zodanige bewaringswijze dat de gegevens beschikbaar en toegankelijk zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het dossierbeheer. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd dient de gekozen bewaringswijze nog slechts een beperkte toegang en beschikbaarheid aan de gegevens te verlenen. Zodra de bewaring niet langer nuttig is mogen de gegevens niet langer bewaard worden in een vorm die identificatie van de betrokkenen toelaat. 2.3. Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 26. De aanvrager vraagt een permanente toegang tot de gevraagde gegevens. 27. Aangezien de aanvrager dagelijks in staat moet zijn om de auteurs van inbreuken te identificeren, hen te contacteren en een administratieve boete op te leggen, oordeelt het Comité dat een permanente elektronische doorgifte gerechtvaardigd is in het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP. 28. De aanvrager wenst een elektronische doorgifte voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de doeleinden waarvoor de aanvrager de mededeling vraagt van deze gegevens, niet beperkt zijn in de tijd en dat bijgevolg een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP). 29. Het Comité verduidelijkt evenwel dat de machtiging slechts geldig is zolang geen algemene machtiging ter zake wordt verleend waartoe de aanvrager zal verzocht worden zich binnen een redelijke termijn aan te sluiten.
Beraadslaging FO 32 /2014-8/10 2.4. Bestemmelingen en/of derden aan wie de gegevens worden meegedeeld 30. De aanvrager verklaarde dat de gegevens uitsluitend intern zullen gebruikt worden door de sanctionerend ambtenaar alsook door de afgevaardigde beheerders van de dienst administratieve sancties. 31. Het Comité stelt vast dat deze personen conform artikel 25, 1, 1 ste lid van de wet van 24 juni 2013 gemachtigd zijn dergelijke gegevens te verwerken. Het heeft derhalve geen enkel bezwaar dat de voormelde personen toegang krijgen tot de relevante gegevens binnen de beperkingen van de bevoegdheden die hen werden toevertrouwd door de reglementering en op voorwaarde dat zij door een wettelijke, statutaire of contractuele verplichting gehouden zijn tot het bewaren van de vertrouwelijkheid van de gegevens. 32. Het Comité dringt er evenwel op aan dat de sanctionerend ambtenaar, in zijn hoedanigheid van gemachtigde instantie in het licht van artikel 25, 1, 1 ste lid van de wet van 24 juni 2013, verantwoordelijk blijft voor het correct gebruik van de machtiging. Dit betekent hij erover moet waken dat de afgevaardigde beheerders enkel gebruik maken van de toegang binnen de beperkingen van de verleende machtiging. Het Comité verzoekt de aanvrager een lijst bij te houden van de personen die toegang hebben tot de in de machtiging bedoelde gegevens. 3. Transparantiebeginsel 33. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking een verwerking is die op transparante wijze plaatsvindt. De verplichte kennisgeving in de zin van artikel 9, 2 van de WVP vormt een van de hoekstenen van een transparante verwerking. 34. In onderhavig geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel uitgevoerd worden krachtens een bepaling voorgeschreven door of krachtens een wet. Overeenkomstig artikel 9, 2, tweede lid b) van de WVP is in dit geval een vrijstelling van toepassing. Deze vrijstelling belet evenwel niet dat het Comité zich kan vergewissen van het bestaan van passende waarborgen voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkenen.
Beraadslaging FO 32 /2014-9/10 35. Het Comité beveelt aan dat algemene informatie aan de betrokkenen zou verstrekt worden via bijvoorbeeld de website van de DIV 4, de website van de aanvrager en/of via het procesverbaal. 4. Veiligheid 4.1. Op het niveau van de aanvrager 36. De aanvrager deelde in zijn aanvraag mee dat hij de evaluatievragenlijst i.v.m. de consulent inzake informatiebeveiliging alsook de conformiteitsverklaring met betrekking tot de informatiebeveiliging later zou opsturen. 37. Het Comité neemt hiervan akte maar kan in die omstandigheden slechts een machtiging verlenen onder de opschortende voorwaarde van ontvangst en goedkeuring van deze documenten. 4.2. Op het niveau van de DIV 38. Uit de documenten waarover het Comité beschikt blijkt dat de DIV over een consulent inzake informatiebeveiliging alsook over een veiligheidsbeleid beschikt. OM DEZE REDENEN Het Comité machtigt de aanvrager om onder de in onderhavige machtiging bepaalde voorwaarden en zo lang deze worden nageleefd, de elektronische mededeling te krijgen van de gevraagde gegevens, onder de opschortende voorwaarde van de ontvangst van de evaluatievragenlijst i.v.m. de consulent inzake informatiebeveiliging alsook de conformiteitsverklaring met betrekking tot de informatiebeveiliging en een positieve beoordeling van het Comité aangaande deze elementen. Deze machtiging is slechts geldig zolang het Comité geen algemene machtiging ter zake heeft goedgekeurd waartoe de aanvrager zich binnen een redelijke termijn zal kunnen aansluiten. 4 http://www.mobilit.belgium.be/nl/wegverkeer/inschrijving/gegevensuitwisseling/
Beraadslaging FO 32 /2014-10/10 bepaalt, zonder afbreuk te doen aan de voormelde opschortende voorwaarde, zich het recht voor te behouden in voorkomend geval en op geregelde tijdstippen in de toekomst de effectieve en duurzame uitvoering te controleren van de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen conform de stand van de techniek en van aard om de aanwezige risico's adequaat te dekken gedurende de volledige duur van de machtiging. In dit verband beveelt het Comité de aanvrager/partijen iedere relevante wijziging in de beveiliging van de toegelaten verwerkingen ter kennis te brengen van het Comité. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Stefan Verschuere