Draaiboek bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker voor zelfuitnodigende huisartsen 2014
Pagina 2
Algemeen Dit draaiboek biedt huisartsen die zelf vrouwen in de praktijk uitnodigen voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker een leidraad en de voorwaarden voor de uitvoering van het bevolkingsonderzoek. Het draaiboek is afgestemd met de samenwerkende partijen binnen het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Huisartsen die in het kader van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker vrouwen uitnodigen, gaan automatisch akkoord met onderstaande werkwijzen. Bij de uitvoering van het bevolkingsonderzoek kunt u ondersteuning en advies krijgen van Bevolkingsonderzoek Oost. Voor de daadwerkelijke uitvoering blijft u vanzelfsprekend eindverantwoordelijk. 1. De doelgroep Vrouwen in de leeftijd van 30 tot en met 60 jaar worden iedere vijf jaar uitgenodigd voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. In 2014 nodigt u de geboortejaren 1984, 1979, 1974, 1969, 1964, 1959 en 1954 uit. 2. Het matchen Voordat u vrouwen kunt uitnodigen, moet worden nagegaan of ze uitgenodigd mogen worden. Dat is toegestaan als ze in de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) voorkomen. Ter controle vindt matching plaats van uw gegevens met de gegevens die Bevolkingsonderzoek Oost van de GBA ontvangen heeft. 2.1 Aanleveren van het gegevensbestand om te kunnen matchen Eén keer per jaar, in oktober/november, wordt er gematcht. Hierbij selecteert u de vrouwen met de geboortejaren uit het uitnodigingsschema in de cervixmodule van uw huisartsinformatie-systeem (HIS). Zie voor de uitvoering uw handleiding in het HIS. Het bestand met de geselecteerde vrouwen levert u aan bij Bevolkingsonderzoek Oost via HOFS: https://hofs.bevolkingsonderzoekoost.nl. Gebruikersnaam en wachtwoord ontvangt u in september van Bevolkingsonderzoek Oost. De gegevens uit de huisartsbestanden worden vergeleken (gematcht) met de gegevens die Bevolkingsonderzoek Oost heeft ontvangen uit de GBA. 2.2 Ontvangst van het matchrapport Na het matchen ontvangt u van Bevolkingsonderzoek Oost een matchrapport. Dit rapport bestaat uit Een lijst met namen van vrouwen, die niet gematcht zijn. Deze vrouwen worden door Bevolkingsonderzoek Oost uitgenodigd. Bij het matchrapport ontvangt u ook: Laboratoriumformulieren Voor elke uit te nodigen vrouw ontvangt u een voorgedrukt laboratoriumformulier. Hierop staat, ter identificatie van de vrouw, een uitnodigingsnummer. De formulieren dienen ook als extra controle met betrekking tot opkomst en uitsluitingen. Afmeldformulieren De meest recente voorlichtingsfolder van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM); De uitnodigingsbrief kunt u downloaden van onze website www.bevolkingsonderzoekoost.nl. Ook vindt u hier de brief UE. Pagina 3
2.3 Welke gematchte vrouwen niet uitnodigen Vrouwen die: zwanger zijn; De vrouw of huisarts vult het afmeldformulier in en stuurt dit naar Bevolkingsonderzoek Oost. U stuurt deze vrouwen ongeveer zes maanden na de bevalling een uitnodiging. Borstvoeding is geen contra-indicatie en kan worden ingevuld op het laboratoriumformulier (rubriek 13 lactatie); recent (= < 1 jaar geleden) een uitstrijkje hebben laten maken; U zendt het laboratoriumformulier retour naar Bevolkingsonderzoek Oost, onder vermelding van recent uitgestreken ; onder behandeling zijn bij de gynaecoloog; U zendt het laboratoriumformulier retour naar Bevolkingsonderzoek Oost, onder vermelding van onder behandeling van de gynaecoloog ; Het totaal aantal afmeldformulieren dat wij hebben ontvangen vindt u terug in de Spiegelinformatie; definitief niet (meer) deelnemen omdat bij hen sprake is van uterus extirpatie; Om te voorkomen dat vrouwen die geen uterus meer hebben ten onrechte iedere 5 jaar een uitnodiging ontvangen, kunt u hen de brief uterus extirpatie met het afmeldformulier sturen, waarmee zij zich definitief af kunnen melden voor het bevolkingsonderzoek. U kunt deze brief downloaden van onze site, www.bevolkingsonderzoekoost.nl. 3. Het uitnodigen 3.1 Het uitnodigingsschema In het uitnodigingsschema staat wanneer u de vrouwen met de betreffende geboortejaren in 2014 moet uitnodigen. Let op: het schema voor 2014 is ten opzichte van voorgaande jaren gewijzigd. Wij verzoeken u dringend het uitnodigingsschema te volgen. Als u een achterstand oploopt bij het uitnodigen van vrouwen, willen wij dat graag tijdig van u horen, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. U kunt hiervoor contact opnemen met onze adviseurs Preventie via preventie@bevolkingsonderzoekoost.nl of 088 11 86 380. Uitnodigingsschema 2014 Uitnodiginsweken Geboortejaar Week 1 t/m 6 1964 Week 7 t/m 12 1984 Week 13 t/m 18 1979 Week 19 t/m 24 1969 Week 25 t/m 37 1974 Week 38 t/m 43 1959 Week 44 t/m 49 1954 Gaat u lopende het kalenderjaar met pensioen of draagt u de praktijk over aan een andere huisarts, dan bent u verplicht de uitnodigingen van het lopende jaar te voltooien of over te dragen aan een opvolger. 3.2 Uitnodiging Voor het uitnodigen maakt u gebruik van een landelijk vastgestelde, standaard uitnodigingsbrief (zie website www.bevolkingsonderzoekoost.nl/baarmoederhalskanker/professionals/huisartsen). U vindt de brief ook in de NHG-Praktijkhandleiding. Bij de uitnodigingsbrief worden een afmeldformulier en de actuele folder Onderzoek baarmoederhalskanker meegezonden. Vrouwen worden alleen schriftelijk uitgenodigd en niet telefonisch gevraagd deel te nemen, dit om hun keuzevrijheid te respecteren. Pagina 4
Laboratoriumformulier Op het laboratoriumformulier zijn de persoonsgegevens van de vrouw vermeld, evenals haar bevolkingsonderzoek registratienummer. Deze informatie is van belang voor de geautomatiseerde verwerking van gegevens en voor de vergoedingen aan de huisartsen en de laboratoria. Het afmeldformulier wordt altijd meegestuurd met de uitnodiging Folder De folder Onderzoek baarmoederhalskanker bevat informatie over baarmoederhalskanker, het onderzoek en de mogelijke uitslagen. De informatiefolder is gratis. Gebruik alleen de actuele folder, oude folders kunt u vernietigen. U registreert in het HIS alle uitnodigingen die zijn verzonden. 3.3 Brieven en folders in meerdere talen De landelijke informatiefolder, uitnodigingsbrief en de verschillende uitslagbrieven zijn in het Engels, Arabisch en Turks beschikbaar via onze website, www.bevolkingsonderzoekoost.nl. 3.4 Alternatieve uitstrijkmogelijkheden Als een vrouw niet door haar eigen huisarts of -assistent(e) onderzocht wil worden, kan zij via de screeningsorganisatie informatie krijgen over de alternatieven. Bevolkingsonderzoek Oost kan vrouwen doorverwijzen naar een andere huisartsenpraktijk. De eigen huisarts blijft verantwoordelijk voor de eventuele follow-up, ongeacht door wie de uitstrijk wordt gemaakt. Het is daarom belangrijk dat de gegevens van de uitstrijkende arts, evenals de gegevens van de eigen huisarts van de vrouw op het laboratoriumformulier vermeld worden. Het laboratorium verstuurt de uitslag naar beide artsen. 4. Herinneren De herinneringsuitnodiging is voor vrouwen die niet hebben gereageerd op de eerste uitnodiging om mee te doen aan het bevolkingsonderzoek. U stuurt 9 tot 16 weken na de eerste uitnodiging schriftelijk eenmalig een herinnering. U kunt de herinneringsuitnodiging downloaden via onze site www.bevolkingsonderzoekoost.nl. U vindt de herinneringsuitnodiging ook in de NHG- Praktijkhandleiding. Ook houden we u in onze digitale nieuwsbrief op de hoogte van de uit te nodigende cohorten, evenals de te herinneren cohorten. Mocht u nog geen nieuwsbrief ontvangen en wilt u dat graag, stuur dan een e-mail naar preventie@bevolkingsonderzoekoost.nl. 5. Het onderzoek De vrouw maakt een afspraak met de huisarts(assistente) voor het laten maken van het uitstrijkje. Meer informatie over het uitstrijken vindt u in de NHG-Praktijkhandleiding. Voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker mag u uitsluitend het voorgedrukte laboratoriumformulier van Bevolkingsonderzoek Oost gebruiken. Het is belangrijk dat het formulier volledig en juist wordt ingevuld. Als het laboratoriumformulier ontbreekt, kunt u contact opnemen met de screeningsorganisatie. Wij sturen u dezelfde dag een duplicaat-formulier toe. Pagina 5
Let op! Voor een uitstrijkje op medische indicatie mag u geen laboratoriumformulieren van Bevolkingsonderzoek Oost gebruiken. Gebruik hiervoor de formulieren die u van het laboratorium ontvangt. Versturen van het uitstrijkje Uitstrijkje en laboratoriumformulier worden vanuit de huisartspraktijk verstuurd naar het laboratorium of opgehaald door het laboratorium (dit is afhankelijk van de werkwijze van het laboratorium). Bij het laboratorium kunt u (gratis) verzendmaterialen aanvragen. 6. De uitslag Het laboratorium stuurt de uitslag van het uitstrijkje digitaal naar de huisartsenpraktijk en naar Bevolkingsonderzoek Oost. De uitslag wordt geregistreerd volgens de KOPAC-codering (zie pag. 7). Bevolkingsonderzoek Oost stuurt de vrouw altijd schriftelijk een uitslagbrief. U vindt de uitslagbrieven op onze website, www.bevolkingsonderzoekoost.nl, en in de NHG- Praktijkhandleiding. Als er afwijkingen zijn gevonden waarvoor vervolgonderzoek is geïndiceerd neemt de huisarts (mogelijk) eerst contact op met de vrouw. Het moment van verzending van de uitslagbrief is zodanig dat de huisarts voldoende tijd (minimaal 5 werkdagen) heeft om de vrouw eerst op de hoogte te brengen van de uitslag. Herhaal- en vervolgonderzoek Vrouwen met een uitslag PAP 0 krijgen bij de uitslag een nieuw laboratoriumformulier toegezonden, te gebruiken bij de herhaaluitstrijk na zes weken. Gebruik alleen dit formulier voor de herhaaluitstrijk. Wanneer op basis van de uitslag het advies wordt gegeven om na zes maanden nogmaals een uitstrijkje te laten maken, valt dit niet onder het bevolkingsonderzoek, maar gaat het om een uitstrijk op medische indicatie. Gebruik hiervoor een formulier van uw eigen laboratorium. 7. Vergoeding huisarts Het tarief voor het maken van een uitstrijkje in het kader van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker is 12,04 euro. Alleen uitstrijkjes in het kader van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker worden vergoed (inclusief herhalingsuitstrijkjes na PAP 0). Declaraties kunnen alleen ingediend en verwerkt worden als de juiste AGB-code is ingevuld. De zelf-uitnodigende huisarts ontvangt voor het uitnodigen en herinneren een vergoeding van 4,32 euro per cliënt. De huisarts ontvangt de vergoeding van Bevolkingsonderzoek Oost. De betaling vindt ieder kwartaal automatisch plaats. Pagina 6
Het KOPAC B-classificatiesysteem K O P A C Kwaliteit Ontstekingsverschijnselen Plaveisel Andere afwijkingen Cilinder endocervix 0. onvoldoende n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. 1. endocervicale (ec) 2. squameus metaplastische (sm) cellen 3. (em) 4. ec + sm cellen 5. ec + em cellen 6. sm + em cellen 7. ec + sm + em cellen 8. uitsl. plaveiselcellen virusinfectie geen afwijkingen geen andere afwijkingen trichomonas vaginalis bacteriële infectie candida (monilia) albicans haemophilus (gardnerella) vaginalis geen tekenen van ontsteking 9. n.v.t. niet-specifieke ontsteking abnormale plaveiselcellen atypische sq. metaplasie geringe dysplasie matige dysplasie ernstige dysplasie atrofie atypische reparatiereactie geringe atypie matige atypie ernstige atypie actinomyces carcinoma in situ adenocarcinoom chlamydia metastase maligne tumor invasief plaveisel cel carcinoom n.v.t. geen afwijkingen geen endocervicaal enkele atypische endocervicale cellen geringe atypie endocervicaal matige atypie endocervicaal ernstige atypie endocervicaal adenocarcinoma in situ n.v.t. adenocarcinoom van de endocervix B Beoordeelbaarheid * Probleem m.b.t. de beoordeelbaarheid 1. goed beoordeelbaar 2. voldoende beoordeelbaar, maar beperkt door: (probleem typering *) 3. niet beoordeelbaar door: (probleem typering *) Herhalings/vervolgadvies op basis van KOPAC-B classificatie Na zes weken B3 - Niet beoordeelbaar Na zes weken Cervix niet gezien, geen endocervix Na zes maanden P2-4, A1, C3-5 geringe afwijkingen Na vijf jaar B1, P1, A1-2, C1-2 geen afwijkingen Direct verwijzen P5-9, A4-8, C6-9 (matige) ernstige afwijkingen A B C D E F G H J veel bloed veel leucocyten (te) weinig cellen slechte fixatie mechanische beschadiging cytolyse (te) dikke uitstrijk (te) weinig plaveiselcellen bij veel endocervicale cylindercellen geen cylindercellen Pagina 7
Bevolkingsonderzoek Oost Zutphenseweg 51, Deventer Postbus 2107, 7420 AC Deventer 088 11 86 200 088 11 86 300 (informatielijn baarmoederhalskanker) algemeen@bevolkingsonderzoekoost.nl www.bevolkingsonderzoekoost.nl Praktijkondersteuning preventie@bevolkingsonderzoekoost.nl 088 11 86 380 Pagina 8