Wat je moet weten vóór je de meereffect GTD-training doet Binnenkort ga je meedoen aan de ééndaagse meereffect GTD-training. Je bent van harte welkom. Maar één dag is niet zoveel en we willen die dag graag heel praktisch maken. Daarom vragen we je om dit artikel van tevoren zorgvuldig te lezen - het bevat de filosofie van het Getting Things Done systeem, waar de training om draait. www.meereffect.nl
1 Als je niet uitkijkt, verzandt je werk in rompslomp Het eerste wat je moet weten is dat rompslomp je waarschijnlijk steeds meer afleidt van je echte werk. Helaas moet het wel gebeuren. Rompslomp is dat deel van je werk, wat niet de kern is van je werk, maar wat wel moet gebeuren. Afspraken maken of (erger!) verzetten Een telefoonnummer opzoeken, voordat je iemand kunt bellen E-mails lezen waar je niets aan hebt Bonnetjes verzamelen Papieren zoeken die je kwijt bent Als softwarebouwer bijvoorbeeld vind je het leuk om creatieve oplossingen te bedenken voor technische problemen. Als grafisch ontwerper heb je plezier in het maken van iets moois. Dat geeft jou voldoening. Rompslomp kost vooral tijd en levert weinig plezier op. Helaas gaat voor veel mensen steeds meer tijd op aan rompslomp: klusjes die moeten gebeuren, maar waar je niet in eerste instantie voor hebt gekozen toen je nadacht over de studie of het werk wat je wilde gaan doen. Als secretaresse of officemanager is regelwerk vaak juist wél de kern van je baan. Maar ook dan heb je ongetwijfeld werkzaamheden die voor jou rompslomp zijn. Er is veel meer rompslomp dan vroeger. De meeste deelnemers aan de meereffect GTD-training krijgen per dag zo n 20 tot wel 100 e-mails binnen. Als je 20 jaar geleden een kantoorbaan had kreeg je waarschijnlijk geen 20 tot 100 brieven binnen elke dag. Laat staan dat je ze allemaal moest beantwoorden! De enorme groei van rompslomp vraagt om een nieuwe, andere aanpak. Zodat je weer tijd hebt voor je echte werk: Getting Things Done! 2 Het Getting Things Done systeem Tijdens de meereffect GTD-training wijden we je in in de geheimen van Getting Things Done. Dit systeem voor time- en stressmanagement is in de loop van 20 jaar ontwikkeld door David Allen. Hij heeft er 3 boeken over geschreven. Het eerste en belangrijkste boek heet net als de methode Getting Things Done. Er is een Nederlandse vertaling met dezelfde titel: Getting Things Done. Die kun je bijvoorbeeld via www.managementboek.nl aanschaffen. Getting Things Done gaat je helpen om de tijd die je kwijt bent aan rompslomp flink terug te dringen. Met een slimmere manier van beslissingen nemen en met een hele serie andere tips en trucs maak je weer meer ruimte voor de kern van je werk. Als je Getting Things Done goed toepast, levert dat trouwens nog een hele serie andere voordelen, maar dat ga je vanzelf merken. 3 Werken doe je tegenwoordig met je hoofd Ons werk ziet er tegenwoordig anders uit dan vroeger. De meeste mensen die de meereffect GTD-training doen, zijn op de één of andere manier kenniswerkers. Daarmee bedoelen we mensen die waarschijnlijk achter een bureau zitten en voornamelijk met hun hoofd werken. Met de nieuwe mogelijkheden van telefoon, computer en internet is het veel makkelijker geworden om extra rompslomp te creëren. Maar het verwerken ervan is nog niet zo simpel! En het zal alleen maar nóg erger worden. Of verwacht je werkelijk, dat je over 5 jaar minder e-mails binnenkrijgt dan nu? En telefoontjes? En voicemails? 2
Vroeger zat werk anders in elkaar. Als je was ingehuurd door een farao, die zo nodig een piramide wilde laten bouwen, wist je wat er van je verwacht werd. Er moest steen gehakt worden. s Ochtends kwam je met je broodtrommeltje naar de bouwplaats en dan had je verder geen vragen. Het was duidelijk wat je die dag ging doen: stenen hakken, net zolang tot er voldoende was om de farao in kwestie onder een flinke laag voor eeuwen aan het zicht te onttrekken. Aan het begin van de dag zag je waar je moest beginnen: daar waar je de vorige avond was opgehouden. En nog een voordeel: aan het eind van de dag was het weer compleet helder hoeveel werk je die dag had verzet. Steeds minder mensen hebben zo n baan. Ja, als je werkt als kok bij een restaurant weet je s ochtends ook wat er van je wordt verwacht: lekker eten koken. Net zolang totdat alle gasten weer tevreden naar huis zijn gegaan. Maar voor kenniswerkers is dat allemaal anders. Hun werk speelt zich voor een groot deel af in hun hoofd. Afspraken, telefoontjes, plannen maken, ideeën bedenken, prioriteiten, beloftes, emoties zijn allemaal een stuk minder duidelijk dan stenen en koken. 4 Wat is het verwachte resultaat? De managementguru Peter Drucker heeft veel nagedacht en geschreven over kenniswerk. Het probleem met kenniswerk is volgens hem dat eigenlijk niets echt vastligt. De taak is niet altijd helder: er moet worden bedacht wat er gedaan moet worden. De oplossing van Drucker is dan dat je van tevoren expliciet vaststelt wat je wilt bereiken. Voordat je iets gaat doen, bedenk je wat voor jou succes zou zijn. Toch staan we weinig stil bij het feit dat werken zo anders is geworden. Tijdens je opleiding heb je veel geleerd over je vak: economen over cijfers, artsen over de juiste manier van opereren, managers over leidinggeven. Maar wie heeft op school geleerd hoe je je inbox snel leegmaakt? Hoe je je agenda goed gebruikt? Hoe je goed en slim plannen maakt? Kenniswerk zit anders in elkaar dan werk wat je kunt zien. Het vraagt om nieuwe methodes. De vraag Wat is het verwachte resultaat van dit werk? is de belangrijkste vraag om kenniswerkers productief te maken. Daar begint het mee. Het eindresultaat duidelijk hebben. Zodra je je doel voor ogen ziet, krijg je weer focus. Tijdens de GTD-training gaan we je leren hoe je dat principe praktisch kunt toepassen. Hoe kun je er dan voor zorgen dat je net zoveel overzicht hebt als toen we nog stenen hakten? 3
5 Meestal zijn er meerdere goede antwoorden 6 Met een leeg hoofd word je productiever en creatiever Bovendien zegt Drucker dat er bij veel beslissingen meerdere mogelijkheden zijn, waarbij het niet eens zoveel uitmaakt welke je nou kiest. Ze zijn allemaal goed. En tóch moet je een beslissing nemen. Het laatste principe waar de training op is gebouwd is dat je een helder (of leeg ) hoofd nodig hebt om betrouwbaar, productief en creatief te werken. Effectief werken kan pas, wanneer je ook kunt ontspannen. Stel je voor dat je een klantendag moet organiseren. Je kunt kiezen voor een zaal in Amsterdam, Rotterdam of Den Haag. Maakt het heel veel uit wat je kiest? Nou ja, wel als je bij Ajax of Feyenoord werkt, maar anders waarschijnlijk niet zoveel. Maar er moet wel een keuze gemaakt worden. En als kenniswerker ben jij degene die dat moet doen. Een belangrijk deel van kenniswerk bestaat uit het continu nemen van beslissingen, grote en kleine. Honderden per dag. Je besluit om toch nog snel even een alinea toe te voegen aan de email voordat je m verstuurt. Je besluit om een taak te delegeren naar Frank en niet naar Johan. Weinig mensen zijn echt bedreven in dat continue beslissingen nemen. Waar vroeger de farao de knoop doorhakte, eist kenniswerk (wat ze beter nadenkwerk hadden kunnen noemen) van je, dat je die beslissingen zelf neemt. Om productiever te worden is het dus belangrijk om slimmer, sneller en vaak eerder beslissingen te nemen, zodat je meer gedaan krijgt. Ook dat zullen we tijdens de meereffect GTD-training praktisch maken. Een ontspannen spier is sneller dan een gespannen spier, denk maar aan karate. Zo gaat ook een ontspannen geest minder krampachtig, en juist creatiever en soepeler om met de dingen die op m afkomen, dan een hoofd wat helemaal vol zit. Om te kunnen ontspannen, moet je eerst je hoofd leeg kunnen maken. Het is bijvoorbeeld lastig om in slaap te vallen, als je ondertussen ligt te malen over alles wat je nog moet doen. Als je hoofd niet leeg is, blijf je continu nadenken over alles wat je nog moet doen. Die gedachten komen steeds in je hoofd en verhinderen je om tot rust te komen. Zodra je gaat ontspannen, krijgt je onderbewustzijn de kans om allerlei gedachten naar de oppervlakte te laten drijven. Terwijl je nog heel druk was, had je bewuste geen ruimte vrij voor deze dingen. Maar nu wel! Als je een vrij rustig leventje hebt is het geen probleem om de dagelijkse rompslomp te laten managen door je onderbewuste. Je loopt s ochtends een rondje, bedenkt opeens dat tante Rita morgen jarig is en dat je haar nog een kaartje wilt sturen. Ergens tussen de middag herinner je je dat opnieuw en grasduin je in alle rust in je grote verzameling met prentenbriefkaarten. Tegen het eind van de middag stap je op de fiets naar de brievenbus, zodat de postbode m mee kan nemen om de kaart de volgende dag bij je tante af te leveren. Tegenwoordig hebben de meeste mensen het een flink stuk drukker en werkt dat systeem niet meer. Je onderbewuste krijgt niet langer de kans om dit soort dingen onder de aandacht te brengen, omdat je de hele dag met andere dingen bezig bent. Maar zodra je even ontspant schieten al deze klusjes weer door je hoofd. En dat zorgt er weer voor, dat je niet écht, intens tot rust kunt komen. 4
Bovendien zal het dan vaak al te laat zijn om die kaart te sturen, die klant te bellen of dat interessante TV programma te bekijken. Je leven laten organiseren door je onderbewuste is dus een recept voor problemen, stress en onbetrouwbaarheid. Klein probleempje: je onderbewuste houdt daar alleen mee op, als het ervan overtuigd is geraakt, dat je niets zult vergeten. Zolang dat niet zo is, zal het je blijven herinneren aan al die klusjes. Om je hoofd leeg te kunnen maken, moet je er dus eerst voor zorgen, dat je onderbewuste ervan overtuigd is, dat je inderdaad niets zult vergeten. De uitdaging is dan om niets te vergeten en tegelijkertijd ook niets in je hoofd te houden. De enige manier om dit te doen die wij kennen is door het invoeren van een 100 procent betrouwbaar systeem, buiten je hoofd. Voor ons was dat een erg praktische eye-opener van het boek van David Allen. Geen gezweef, maar een helder systeem. Tijdens de meereffect GTD-training leer je om zo n 100% betrouwbaar extern systeem handig en efficiënt in te voeren. NODIG: 100% betrouwbaar extern systeem Zodra je onderbewuste begint te geloven, dat je een betrouwbaar systeem hebt om je leven te organiseren, geeft het de strijd op. Kijk maar naar je agenda: er zijn weinig mensen die s nachts wakker liggen omdat ze zich afvragen welke afspraken ze vergeten. Dat komt omdat je onderbewuste gelooft, dat je agenda een betrouwbaar extern systeem is. Ook voor taken, ideeën en dingen waar je op moet wachten kan dat zo gaan werken. Je kunt je onderbewuste tot rust brengen. 7 Een korte samenvatting Er komt steeds meer rompslomp. Getting Things Done biedt een prachtige, nieuwe aanpak om met al die rompslomp om te gaan. Werken doe je tegenwoordig met je hoofd - en dat kenniswerk is écht anders dan het werk van vroeger. Om productief te kenniswerken, moet je steeds van tevoren besluiten wat jouw gewenste resultaat is. Kenniswerk bestaat voor een groot deel uit het nemen van beslissingen. Daarbij maakt het in veel situaties niet eens zoveel uit welke van de mogelijkheden je kiest, als je maar een keuze maakt. Met een leeg hoofd wordt werken leuker. Om zo n leeg hoofd te krijgen moet je onderbewuste stoppen met het bijhouden van alle rompslomp. Je onderbewuste zal daar pas mee stoppen, als het gelooft dat je een 100% betrouwbaar extern systeem hebt voor rompslomp. Tijdens de meereffect training gaan we de lessen uit deze principes praktisch maken, zodat je er in de dagelijkse praktijk veel plezier van hebt. Bedankt dat je de tijd hebt genomen om dit verhaal te lezen en tot ziens bij de training! Dat vraagt wel even wat consequente inspanning, maar het levert ook veel op: een leeg en helder hoofd, zodat je kunt ontspannen en je weer werkelijk creatief kunt zijn en je zonder afleiding kunt richten op die ene taak waarvan je hebt besloten dat je er nu mee bezig wilt zijn. 5