Convenant jeugdgezondheidszorg Partijen - GGD Hart voor Brabant (hierna: GGD); - Vivent; - Thebe; - Stichting Thuiszorg Brabant Noordoost (hierna: STBNO); overwegende dat de gemeenten in het werkgebied van de GGD: - de regie hebben op lokaal jeugdbeleid; - de financier zijn van de jeugdgezondheidszorg (JGZ); - verantwoordelijk zijn voor de jeugdgezondheidszorg; - verantwoordelijk zijn voor de vorming van de Centra voor Jeugd en Gezin (CJG); - de jeugdgezondheidszorg onderdeel willen laten zijn van de Centra voor Jeugd en Gezin; en overwegende dat GGD en thuiszorginstellingen: - zich volledig willen inzetten voor de vorming van een integrale jeugdgezondheidszorg; - de jeugdgezondheidszorg willen positioneren binnen de Centra voor Jeugd en Gezin en de zorg(advies)teams; - besluiten met elkaar een convenant te sluiten om de komende drie jaar een aantal concrete doelen te realiseren; komen overeen: dat het nodig is dat in de periode tussen nu en 2012 het aanbod van jeugdgezondheidszorg een meer integraal karakter krijgt, zowel inhoudelijk, organisatorisch, financieel als voor wat betreft automatisering en informatisering. Effectieve sturing door gemeenten en efficiënte samenwerking tussen de GGD Hart voor Brabant, Vivent, Thebe en STBNO zijn daarbij de meest relevante randvoorwaarden. Dit convenant bestaat uit drie delen: Deel I: richting en inhoud; Deel II: vormgeving; Deel III: project JGZ.
Deel I: richting en inhoud Doelen 1. Géén kinderen buiten beeld: structureel en continue monitoring van kinderen: van elk kind is bekend of er sprake is van wel/geen risico s. 2. Één gezin, één plan: integraal inzicht in systemen voor het elektronisch kinddossier (EKD). 3. Zorgcoördinatie waar nodig per gezin afgestemd en geborgd voor JGZ en keten. 4. Synergie tussen JGZ en zorgadviesteams. 5. Heldere afstemming JGZ met AMW en CJG. 6. Ketencoördinatie in het kader van Zorg voor Jeugd. 7. Uiteindelijk een systeem voor het EKD (bij voorkeur bij het CJG). 8. Één JGZ-lijn in alle relevante JGZ-ontwikkelingen, van Triple P tot verwijsindex. 9. Verantwoorde haalbare stappen naar één JGZ aanbod in het kader van het basistakenpakket en prestatieveld 2 van de WMO 10. Afstemmen van werkwijzen, protocollen, kwaliteitsbeleid, scholingsbeleid, aanleveren van beleidsinformatie t.a.v. gemeenten, koppelen van individuele en collectieve preventie 11. EKD inzetten als centraal informatiesysteem voor CJG, gekoppeld aan Zorg voor Jeugd: (deel van) EKD open voor geautoriseerde andere CJG-medewerkers. 12. Effectieve sturing door gemeenten: JGZ op basis van één integrale begroting per 2010; relatiebeheer tussen gemeenten en JGZ eenduidig per 1 januari 2009. De partijen zullen de financiële effecten van dit alles in beeld brengen. De samenwerking en eventuele integratie per regio kan leiden tot frictiekosten maar op termijn zijn de totale kosten zeker lager dan bij het behouden van de huidige werkwijze. Voor het EKD zijn de kosten voor de invoering en het noodzakelijke berichtenverkeer bij de in dit convenant gekozen aanpak met zekerheid lager dan in de eerdere begroting. Uitgangspunten In de afgelopen jaren hebben de convenantpartners intensief samengewerkt en de nodige resultaten behaald, maar het heeft ook het gezamenlijke inzicht opgeleverd dat om deze doelen te realiseren de samenwerking tussen GGD en thuiszorgorganisaties anders vorm gegeven moet worden. Dat moet gebeuren binnen de volgende uitgangspunten:
- het landelijk beleid ten aanzien van de Centra voor Jeugd en Gezin en het EKD; - het beleid van alle Brabantse gemeenten en de provincie rond Zorg voor Jeugd; - de wens van de gemeenten om de jeugdgezondheidszorg voor -9 maanden tot 23 jaar onder te brengen bij één uitvoeringsorganisatie per regio (Midden-Brabant, Brabant-Noordoost, regio s-hertogenbosch); - de wens van gemeenten om een effectieve sturing te hebben op de zorg voor jeugdigen op lokaal niveau; - de verantwoordelijkheid van de gemeenten voor een kwalitatief verantwoorde en doelmatige uitvoering; - hanteerbare gevolgen (juridisch, financieel, organisatorisch) voor de moederorganisaties (GGD Hart voor Brabant, Vivent, STBNO, Thebe); - vigerende (privacy-)wetgeving. Scope Omdat de vorm de inhoud moet volgen, is het van belang dat gemeenten de scope van de JGZ bepalen. In eerste instantie richten de partijen de organisatie pragmatisch in: de activiteiten van GGD en van de Thuiszorgorganisatie worden samengebracht, raakvlakken en overlap worden opgelost en van daaruit wordt bezien hoe het pakket zich op termijn moet ontwikkelen. Het ligt voor de hand om te scope te beperken tot taken waar de gemeenten voor verantwoordelijk zijn vanuit de Wet collectieve preventie volksgezondheid/de Wet publieke gezondheid (de publieke gezondheidszorg) en de JGZ-gerelateerde taken in de WMO (prestatieveld 2). Op termijn organiseren partijen in het project een werkconferentie met de gemeenten om nader uit te werken hoe het JGZ-pakket zich moet ontwikkelen. Vervolgens kan bepaald worden welke taken in het werkgebied van de GGD en welke regionaal (werkgebied Thuiszorgorganisaties) en welke op gemeentelijk niveau worden overeengekomen. Bij deze uitwerking is tevens van belang de samenwerking met de andere partijen in de Centra voor Jeugd en Gezin. Zo moet er in 2009 een nieuw evenwicht komen waarin de JGZ regionaal en per gemeente vorm krijgt.
Deel II: vormgeving Parallel met de inhoud wordt de organisatie als volgt ontwikkeld: 1. Bestuurlijke sturing 2. Integrale begroting 3. Relatiebeheer 4. Directieteam JGZ 5. Managementteam JGZ 6. Staf JGZ 7. Drie uitvoeringsorganisaties 8. Medewerkers JGZ 9. Relatie JGZ en CJG. 10. Relatie JGZ en gezondheidsbevordering, etc. 11. EKD/informatisering De overlegstructuur wordt in het project nader uitgewerkt, met tenminste 1 x per 3 maanden een overleg tussen het DB (= Stuurgroep JGZ) en het directieteam van bestuurders/directeur zie onder). 1. Bestuurlijke sturing De bestaande Stuurgroep integrale JGZ komt te vervallen. De afspraken over de JGZ worden in principe over de volle breedte gemaakt via de Gemeenschappelijke regeling GGD Hart voor Brabant, met uitzondering van het maatwerk en de plustaken (o.a. in het kader van WMO) die de organisaties per gemeente afspreken. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de JGZ ligt bij de 29 gemeenten. De gemeenten mandateren die verantwoordelijkheid naar het GGD-bestuur: het Algemeen Bestuur (AB) en het Dagelijks Bestuur (DB) waarmee deze bestuursstructuur fungeert als opdrachtgever van de JGZ. Het DB van de GGD wordt tevens Stuurgroep JGZ en komt met het directieteam JGZ het basistakenpakket en de kaders voor de JGZ overeen. Op dit moment is er per regio een portefeuillehoudersoverleg. Dit overleg zorgt per regio voor de afstemming tussen gemeenten rond de JGZ en de voorbereiding naar het Algemeen Bestuur van de GGD. Het is relevant dat in zo n overleg bestuurlijk zowel de JGZ als het jeugdbeleid voldoende vertegenwoordigd zijn. 2. Integrale begroting Als onderdeel van het project start er een traject dat er toe moet leiden dat de organisaties voor het
kalenderjaar 2010 aan gemeenten een integrale begroting met integrale kostprijs kunnen presenteren. 3. Relatiebeheer In het project wordt in overleg met de gemeenten het toekomstig relatiebeheer tussen de JGZ en de gemeenten uitgewerkt op het niveau van het hele werkgebied, de regio s en de gemeenten. Gemeentelijk maatwerk en de inpassing in het CJG worden door het managementteam JGZ per gemeente overeengekomen met de verantwoordelijk bestuurder, passend binnen de kaders zoals regionaal en regionaal afgesproken. 4. Directieteam JGZ Het directieteam JGZ wordt gevormd door de bestuurders van Vivent, Thebe, STBNO en de GGD-directeur. Het directieteam is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de JGZ zoals overeengekomen met het bestuur. Het directieteam kan ervoor kiezen om een of twee leden aan te stellen als eerste aanspreekpunt voor het MT JGZ (bijvoorbeeld de GGD-directeur en één thuiszorgbestuurder). 5. Managementteam JGZ Het managementteam JGZ kan op diverse manieren zijn vorm krijgen. Daarbij zijn de volgende uitgangspunten van belang: - Duaal management moet, zo mogelijk, vermeden worden. Één integraal manager (c.q. directeur) per regio verdient absoluut de voorkeur. - Het managementteam JGZ moet herkenbaar zijn voor de moederorganisaties en draagvlak hebben bij de medewerkers. - Het managementteam JGZ bestaat in elk geval uit de managers (of directeuren) van de drie uitvoeringsorganisaties en de manager van de staf JGZ. - De projectcoördinator is ook voorzitter van het managementteam JGZ. - Afhankelijk van de beslissingen bij 3. wel/niet relatie op managementniveau met de afdeling Gezondheidsbevordering van de GGD. - Gebruik maken van de kracht/expertise/mensen van de moederorganisaties. - Tenminste 4 maal per jaar overlegt het MT-JGZ met het directieteam JGZ. Het is daarbij zaak dat het MT zodanig wordt samengesteld en functioneert dat:
- er eenheid van beleid is binnen totale regio; - er naast een goede uitvoering sprake is van innovatie. 6. Staf JGZ Om de JGZ inhoudelijk te optimaliseren komt er één stafafdeling onder één stafmanager voor de totale JGZ-organisatie. Uiteraard blijven er aandachtsgebieden qua leeftijdsgroepen en qua regio s. In deze stafafdeling komen dan de huidige stafactiviteiten van de thuiszorgorganisaties en de GGD. De adviserende en ondersteunende taak van de staf ligt in elk geval op het gebied van: - beheer en ontwikkeling van protocollen, richtlijnen en instrumenten; - beleidsontwikkeling- en afstemming op hoofdlijnen; - analyse van managementinformatie; - epidemiologie; - scholing; - productontwikkeling; - informatisering (basisdataset, EKD, Zorg voor jeugd). 7. Drie uitvoeringsorganisaties Partijen vormen per 1 januari 2009 drie uitvoeringsorganisaties: één voor de regio Midden-Brabant, één voor regio s-hertogenbosch en één voor de regio Brabant-Noordoost. Per regio wordt de JGZ leiding gehuisvest in één hoofdlocatie (Tilburg, s Hertogenbosch en Uden). De staf wordt in s Hertogenbosch gehuisvest. De huidige spreekuur/consultatiebureaulocaties blijven vooralsnog ongewijzigd. Voor zover dat nog niet het geval is, streven partijen per gemeente naar het samenvoegen van spreekuurlocaties van GGD en Thuiszorg, uiteraard in nauwe samenspraak met de gemeenten. Als gemeenten een fysiek CJG openen, heeft het voordelen om dat te doen in de accommodaties waar de JGZ wordt aangeboden. Deze locaties zijn immers laagdrempelig voor ouders/kinderen, het voorkomt eventuele leegloopuren bij medewerkers, het stimuleert informeel verkeer tussen medewerkers en het beperkt de kosten voor het aanleggen van faciliteiten. Daarnaast kunnen CJG-inloopspreekuren/ opvoedspreekuren worden ingericht in bijvoorbeeld scholen, bibliotheken of gezondheidscentra. 8. Medewerkers JGZ Elk regionaal JGZ-team bestaat uit meerdere subteams met elk één operationeel leidinggevende. Medewerkers blijven in dienst bij hun huidige werkgever (Thuiszorg of GGD), er wordt in principe gewerkt
op basis van gemene rekening. In het project wordt beoordeeld of overgang naar één of meerdere nieuwe rechtspersonen opportuun is. Hierbij wordt ook rekening houden met (het voorkomen van) aanbestedingsverplichtingen vanwege de nieuwe Wet publieke gezondheid. In de projectopdracht is op voorhand géén sprake van boventalligheid. Indien dat in het project aan de orde komt, volgen op dat moment de nodige acties. 9. Relatie JGZ en CJG GGD en thuiszorgorganisaties wijzen de gemeenten tevens op de voordelen van het benoemen van een projectleider CJG vanuit de JGZ als de gemeente er voor kiest een projectleider te zoeken buiten de eigen gemeentelijke organisatie. Een groot deel van de activiteit binnen het CJG wordt immers uitgevoerd door de JGZ. Eventuele knelpunten in dubbele sturing, leegloop, verschil in aanpak e.d. worden hierdoor beperkt. Bovendien draagt die keuze bij aan de efficiency van zowel CJG als JGZ. 10. Relatie JGZ en gezondheidsbevordering, etc. (infectieziektebestrijding, kraamzorg en gespecialiseerde thuiszorg) In het project wordt onderzocht hoe de afdeling Gezondheidsbevordering van de GGD betrokken kan worden bij de ontwikkeling van de JGZ: - Met de methode Gezonde en Veilige School worden de individuele en collectieve activiteiten van de jeugdgezondheidszorg met elkaar verbonden; - De epidemiologische functie van de GGD is van groot belang voor de jeugdgezondheidszorg en de gemeenten. Tevens schenkt het project aandacht aan de aansluiting van de JGZ met infectieziektebestrijding (hygiëne en binnenmilieu op scholen, kinderdagverblijven, peuterspeelzalen, rijksvaccinatieprogramma, seksuele hulpverlening jongeren). Daarnaast is het relevant de samenhang te borgen met de prenatale zorg, de kraamzorg en de gespecialiseerde verzorging en verpleging voor gezinnen met problemen. Deze activiteiten vallen buiten het terrein van de publieke gezondheidszorg maar houden wel nauw verband met de JGZ. 11. EKD/informatisering
- Digitalisering van de registratie conform de bestaande basisdataset in ieders eigen systeem in 2008 (conform verplichting). Uniforme definiëring van de velden binnen de diverse systemen, inhoudelijk beoordeeld door een onafhankelijke partij (EDP-auditor). Dit is de enige manier waarop in 2008 gedigitaliseerd kan worden. Bovendien kunnen de organisaties vanuit die situatie beter integreren naar een EKD wanneer er een passende applicatie is. - Ontwikkeling van een standaard export/import van thuiszorg naar thuiszorg en naar GGD voor medio 2009. Dit berichtenverkeer moet toch al, landelijk aangestuurd vanuit het programmaministerie van Jeugd en Gezin, ontwikkeld en voor de verwijsindex, verhuizingen en andere overdrachten van/naar andere dienstverleners verbonden aan het CJG. - Afstemming en uniformering van processen tussen thuiszorg onderling in 2008/2009 en tussen thuiszorg en GGD in 2009/2010.
Deel III: project JGZ Bij de uitvoering van dit convenant wordt: - een projectmatige aanpak gevolgd; - aangesloten bij zaken die gemeenten al in gang hebben gezet (zoals de vorming van het CJG); - zo veel als mogelijk gewerkt binnen de bestaande structuren; - naast integraliteit tevens gewerkt aan innovatie. Realisatie/projectorganisatie In deel I en II zijn de doelen en resultaten beschreven voor de inhoud en vormgeving van de JGZ. Dit hoofdstuk beschrijft de projectmatige realisatie. Voor de projectmatige realisering worden de hoofdactiviteiten gedestilleerd uit de doelen en resultaten. De hoofdactiviteiten worden aan mijlpalen gekoppeld en gepland in de tijd. Hiermee wordt vastgesteld wat wanneer wordt gerealiseerd. De projectorganisatie wordt tenslotte beschreven. De activiteiten zijn nu en de toekomst onderdeel van de JGZ organisatie. Er wordt gekozen het project in te richten volgens de toekomstige organisatie van de JGZ. Overzicht van de hoofdactiviteiten in het project Om de doelen en resultaten te bereiken worden de onderstaande hoofdactiviteiten uitgevoerd. De activiteiten zijn gegroepeerd naar inhoudelijke, organisatorische-, huisvestings-, financiële, en automatiseringsactiviteiten. Inhoudelijk - Inrichting structureel en continue monitoren kinderen. - Inrichting processen voor één gezin, één plan. - Inrichten zorgcoördinatie/ketencoördinatie met ketenpartners waar nodig. - Vormgeven afstemming met o.a. CJG, AMW en Bureau Jeugdzorg. - Vormgeven JGZ-inloopspreekuren e.d. in afstemming met het in te richten CJG. - Onderzoek naar de inrichting van gezondheidsbevordering binnen de JGZ. - Onderzoek naar de aansluiting van JGZ met infectiebestrijding. - Borging van de afstemming met prenatale zorg, kraamzorg en gespecialiseerde verzorging/verpleging.
- Analyse of het vormen van een juridische entiteit die voor de JGZ opportuun is. Organisatorisch - Benoemen van het directieteam JGZ en het vaststellen van de bijbehorende taken en bevoegdheden. - Vormen van drie uitvoeringsorganisaties voor de regio s. - Inrichting van het management JGZ. - Indien een of meer gemeenten dat wensen: vormgeven projectleiding CJG per gemeente. - Bijdrage leveren aan vorming Centra voor Jeugd en Gezin. - Inrichting van de uitkomsten van de onderzoeken naar gezondheidsbevordering en infectieziektebestrijding. - Benoeming stafmanager en inrichting staforganisatie. - Inrichting van de regionale JGZ-teams. Huisvesting - Inrichting van de drie hoofdkantoren voor de regio s. - Inrichting van de staflocatie. - Optimalisering van de spreekuur/consultatiebureaulocaties per gemeente. - Ontwikkeling van de fysieke locaties voor JGZ en bijdrage leveren aan fysieke locaties CJG. - Fysieke inrichting van JGZ- inloopspreekuren e.d. en bijdrage leveren aan CJG-spreekuren. Financieel - Presenteren van de begroting in de integrale systematiek per regio. - Opstellen van een integrale begroting per regio. Automatisering - Digitalisering registratie bestaande basisdataset. - Uniformeren procedures en gebruik systemen. - Implementatie gegevensuitwisseling uitvoeringsorganisaties, verwijsindex en landelijke kop. - Ontwerpen processen JGZ. - Implementatie geïntegreerde JGZ systemen. - Bijdrage leveren aan inrichten van digitale front-office CJG, c.q. websites CJG.
Projectorganisatie voor de JGZ De verantwoordelijkheden voor de realisatie van de JGZ worden zo veel mogelijk binnen de huidige structuren vormgegeven. Aansturing van het project vindt plaats vanuit het directieteam (bestuurders thuiszorg en directeur GGD) en de verantwoordelijk JGZ-managers/-directeuren. Een projectcoördinator ondersteunt de organisatie van de JGZ voor de tijd van de ontwikkeling. Directieteam stuurt aanhet directieteam JGZ fungeert als opdrachtgever voor het project. Het directieteam stuurt op hoofdlijnen, in overleg met de gemeenten, de ontwikkeling van de JGZ aan. Managers fungeren als regionale projectleiderde huidige managers/directeuren geven vanuit hun huidige en toekomstige functie vorm aan de regionale ontwikkeling van de JGZ. De staf JGZ draagt zorg voor oplossingen voor de inhoudelijke ontwikkelvraagstukken. Projectcoördinator zorgt voor integratie en rapportagede bestaande organisatie wordt ondersteund door een projectcoördinator. Deze draagt zorg voor het inhoudelijk voorbereiden van de stuurgroepbijeenkomsten. Daarnaast stemt de projectcoördinator de regionale ontwikkeling af. Hiervoor is hij/zij voorzitter van het MT JGZ. ICT ontwikkelingen voorlopig vanuit de bestaande organisatiede automatisering van het EKD wordt vormgegeven vanuit de bestaande thuiszorg- en GGD-organisaties. Hiervoor wijst elke organisatie een ICT-projectleider aan. De projectcoördinator coördineert de implementatie. De JGZ-manager/-directeur blijft verantwoordelijk voor de regionale implementatie. De projectcoördinator is verantwoordelijk voor de regionale afstemming en organisatie van de toekomstige integratie. Mijlpalen Hieronder staat een eerste opsomming van de mijlpalen in het project. Concretisering vindt plaats in de projectplanning die partijen na ondertekening van het convenant overeenkomen met de Stuurgroep JGZ. Ondertekening convenant en daarmee benoeming van het directieteam JGZ (GGD-directeur en thuiszorg-bestuurders) juli 2008 Benoemen projectcoördinator voor het project JGZ september 2008 Benoeming van JGZ-management en een hoofd Staf JGZ 2008
Opheffen Stuurgroep integrale JGZ en instellen nieuwe Stuurgroep JGZ najaar 2008 Overeenstemming over eenduidige inrichting van het EKD per regio voor oktober 2008 Digitale registratie nieuwe kinderen in EKD 1 januari 2009 Instellen van het JGZ-overleg per regio of het benoemen van het portefeuille-houdersoverleg als zodanig Verkrijgen van instemming van besturen en ondernemingsraden op de uitvoering van het convenant 2009 voor 1 mei 2009 Aanbod van één geïntegreerde begroting per regio en waar nodig per gemeente voor 2010 Vaststellen van één gezamenlijk beleidskader dat voldoende ruimte biedt voor uitwerking per regio en waar nodig per gemeente vanaf 2010 Besluit over doorontwikkeling EKD voor de JGZ voor 2010 Besluit over de juridische positie van de JGZ voor 1 januari 2011 Verkrijgen van instemming van besturen en medezeggenschapsorganen op de uitvoering van het convenant 1 januari 2011 Realiseren en formaliseren van de beoogde definitieve organisatieontwikkeling voor september 2011 Borgen van organisatie en beleid 2011 Afronden project binnen planning en budget 2011 Voortgangsbewaking, evaluatie en afronding Het project wordt afgerond zodra Stuurgroep en directieteam JGZ constateren dat de beoogde resultaten in voldoende mate zijn gerealiseerd maar uiterlijk op 1 juli 2011. Indien daartoe aanleiding bestaat wordt dan besloten tot een vervolgproject. Evaluatie van de voortgang en de rapportage daarover vindt plaats aan de hand van de mijlpalen en de genoemde resultaten. Looptijd De looptijd van dit convenant: 1 juli 2008 1 juli 2011. Voor 1 januari 2011 vindt er besluitvorming plaats over wijze van samenwerking na 1 juli 2011. Onderdeel van deze besluitvorming vormen eventuele frictiekosten van de voorgenomen samenwerking vanaf juli 2011.
De betrokken instellingen verplichten zich eventuele frictiekosten gedurende de looptijd van het convenant voor eigen rekening te nemen. Voor het EKD volgt een aparte, integrale begroting. Partijen zullen dit convenant ontbinden wanneer het volgens de rechter strijdig is met de bepalingen van de Wet publieke gezondheid. Bij duidelijkheid over ontbinding binnen een half jaar na inwerkingtreding van deze wet zullen partijen de gemeenten niet aanspreken op frictiekosten ontstaan door de uitwerking van dit convenant. Financiën Wij schatten het projectbudget voor de hele projectperiode op 600.000. Over de uitwerking en financiering hiervan volgt nog intern overleg. Uitvoeringsbudget 2008 = conform bestaande individuele overeenkomsten 2008 Uitvoeringskosten 2009 = conform individuele overeenkomsten 2009 Uitvoeringskosten 2010 en 2011 = conform integrale overeenkomsten per regio Namens de GGD Hart voor Brabant Namens Vivent, Thebe en STBNO