Regionale Bibliotheek Angstel, Vecht en Venen BELEIDSPLAN 2010-2014
Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 2 2. CONTEXT... 4 3. MISSIE EN VISIE... 6 4. STRATEGIE EN BELEID... 9 5. STRATEGISCHE SPEERPUNTEN... 11 a. De bibliotheek: een inspirerende omgeving.... 11 b. Samenwerkingspartner... 12 c. De klant als middelpunt... 14 d. Innovatief kennis- en leercentrum... 16 6. MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS... 19 7. MANAGEMENT VAN MIDDELEN... 20 8. MANAGEMENT VAN PROCESSEN... 23 9. KLANTEN... 24 10. MEDEWERKERS... 24 11. BESTUUR EN FINANCIERS... 24 1
1. INLEIDING Voor u ligt het beleidsplan van de Stichting Regionale Bibliotheek Angstel, Vecht en Venen (hierna AVV) voor de periode 2010 tot en met 2014. Aan dit beleidsplan ligt het eerdere meerjarenplan van AVV 2008-2011 ten grondslag. Gelet op de ontwikkelingen binnen AVV, landelijke trends en gemeentelijk beleid heeft AVV besloten een herzien Beleidsplan te ontwikkelen. Dit beleidsplan is tot stand gekomen in gesprek en afstemming met onze medewerkers, de Raad van Toezicht van de bibliotheek en de betrokken gemeenten. Daarnaast hebben de toekomstige ontwikkelingen, analyses van trends en de bedrijfsresultaten bijgedragen tot het voorliggende plan. Voor de periode 2010-2014 heeft AVV een aantal speerpunten geformuleerd. Deze speerpunten zullen in de genoemde periode extra aandacht krijgen. Om deze strategische speerpunten te realiseren verbetert AVV het management van haar medewerkers, middelen en processen. Hierbij gaat het onder andere om investeren in en efficiencyverbetering van personeel, gezond financieel beheer, marketing en innovatie. Deze inspanningen moeten leiden tot een grote tevredenheid bij de stakeholders van AVV: de klanten, de medewerkers en de financiers. Onderdeel van realisatie is een gericht doelgroepenbeleid en het maken van een jaarwerkplan. In de inleiding zijn de kaders geschetst voor het beleid van de bibliotheek binnen de maatschappelijke context, de branche waarin zij opereert en de ontwikkelingen die daarin hebben plaatsgevonden. In het daaropvolgende hoofdstuk zijn de inhoudelijke doelstellingen voor de komende vier jaar beschreven volgens het schema van de Richtlijn voor Basisbibliotheken, uitgaande van de missie en visie van de bibliotheek, de resultaten van de afgelopen jaren en de kansen voor de toekomst. 2
In de laatste hoofdstukken zijn de beleidslijnen ten aanzien van de organisatorische voorwaarden voor het inhoudelijke bibliotheekwerk vastgelegd volgens de kerngebieden van de certificering. In dit beleidsplan is het beleid van de bibliotheek als geheel vastgelegd. Het bibliotheekwerk zoals het uitgevoerd wordt in de afzonderlijke gemeenten kent verschillen als gevolg van de voor het bibliotheekwerk beschikbare subsidie en de wensen die de gemeenten en klanten specifiek hebben geformuleerd. Met de uitvoering van het voorliggende beleidsplan in deze nieuwe beleidsperiode gaat AVV een dynamische en kleurrijke periode tegemoet. 3
2. CONTEXT Dit meerjaren beleidsplan is ingedeeld volgens het INK-management model. AVV borgt hiermee de kwaliteitszorg binnen haar bedrijfsvoering. De openbare bibliotheek neemt van oudsher een belangrijke plaats in de samenleving in. In toenemende mate zal de bibliotheek een maatschappelijke en sociale basisvoorziening zijn binnen dorpen en steden. Er zijn een aantal opvallende ontwikkelingen die de komende jaren invloed hebben op het beleid van de bibliotheek. Deze ontwikkelingen zijn als volgt te benoemen: Ontwikkelingen op ICT gebied vormen een directe concurrentie en bieden tevens een kans voor aanbieders van educatie, informatie, cultuur en recreatie. Demografische ontwikkeling: Vergrijzing neemt toe, ook in de regio. Toenemende vraag van eenvoudige toegankelijkheid op het gebied van kennis en informatie. Digitalisering en beeldmedia zijn vaste begrippen in de samenleving. De ontwikkelingen breiden zich snel uit (Hyves, Twitter, YouTube, E-books). Kranten en boeken worden fysiek minder aangeschaft, gebruik hiervan via internet, telefoon of E-book neemt toe. Grote stroom van informatie richting de samenleving. De werkende klasse vraagt om andere tijdsbesteding. Er wordt sneller en doelgerichter om informatie gevraagd. Maatwerk op dit gebied en op het gebied van verspreiding wordt belangrijk. In vrije tijd wordt minder gelezen en minder tv gekeken, tijd achter computer neemt toe. De mens vraagt om kortere belevenissen afkomstig vanuit meerdere bronnen. Zelfredzaamheid neemt toe. Voorzieningen op het gebied van ontspanning, ontmoeting en sociale cohesie binnen (kleine) kernen vragen de aandacht. Ontwikkelingen op het gebied van scholing en educatie, zoals brede scholen, VVE, maar ook VO en volwassen studie en gericht onderwijs. Toename van etnische diversiteit binnen de bevolking. 4
Opleidingsniveau stijgt geleidelijk. Mensen blijven langer in schoolsysteem en volgen vaker tertiair onderwijs. Groep achterstandskinderen zal in omvang afnemen, problematiek blijft echter reëel. Door stimuleren Leven Lang Leren blijven volwassenen langer cursussen en opleidingen volgen. Meer mensen combineren arbeid en zorg. Huishoudens worden kleiner. Meer mensen zullen zonder kinderen samenwonen, meer mensen wonen alleen. Lidmaatschappen worden tijdelijker. Vrijwilligerswerk neemt meer projectmatige vormen aan, totaal aantal vrijwilligers loopt terug. 5
3. MISSIE EN VISIE Missie Regionale Bibliotheek Angstel, Vecht en Venen. De Regionale Bibliotheek Angstel, Vecht en Venen (AVV) is de centrale toegangspoort tot informatie en cultuur en wordt fysiek en virtueel vormgegeven in innovatieve, goed bereikbare en voor iedereen toegankelijke voorzieningen voor informatie, educatie, cultuur en ontmoeting. Visie AVV zal zich de komende jaren snel ontwikkelen. Daarbij staat het enthousiasmeren van de bevolking voor kennis en cultuur met inzet van bestaande en nieuwe middelen centraal. Onderstaand benoemen wij de ontwikkelingen welke binnen AVV in de periode 2010-2014 zullen worden uitgebreid: Technologische en digitale ontwikkelingen. Vindbaarheid van aangeboden content. Ontwikkeling van innovatieve concepten die gericht zijn op digitale plaatsen waar veel gebruikers komen. Personaliseren van de dienstverlening. Verdergaande samenwerking op provinciaal en landelijk niveau, mogelijke schaalvergroting. Behouden en aantrekken van nieuwe, goede en gespecialiseerde medewerkers. Verandering van functies binnen de bibliotheek. Inhoudelijke vernieuwing, speerpunt binnen de sector. Ondernemerschap. Landelijke herkenbaarheid. De opdrachtgever - opdrachtnemer relatie met de gemeenten zal meer inhoud krijgen. Transparantie en betrouwbaarheid staan hierin centraal. Hiertoe zullen Bestuurlijke Contract Financiering en productbegrotingen een belangrijke bijdrage gaan leveren. Verregaande samenwerking met sociaal culturele instellingen. Kwaliteitszorg. 6
Lokale ontwikkelingen De gemeenten Maarssen, De Ronde Venen, Loenen a/d Vecht, Breukelen en Abcoude hebben voor de huidige raadsperiode de volgende actiepunten benoemd welke van belang zijn voor AVV. Gelet op de toekomstige ontwikkelingen en de herindeling van de gemeenten per 01-01-2011 zal AVV deze actiepunten medio 2011 toetsen. De bibliotheek als participant op het gebied van cultuur. De gemeenten wensen zoveel mogelijk mensen kennis laten maken met de diverse vormen van cultuur om daarmee de sociale cohesie te vergroten. Een centrale rol van de bibliotheek bij te ontwikkelen cultuurhuizen. Bieden van bibliotheekwerk binnen kleine kernen. Verdere professionalisering bibliotheek. De bibliotheek als centrale plek binnen de gemeenschap. Educatie, ontwikkeling en ontplooien van mensen van alle leeftijden en achtergronden. Speciale aandacht hierbij is gewenst voor jongeren, senioren, niet-mobielen, inwoners met taal- en/of leerachterstand. Het voeren van een gericht doelgroepenbeleid. Verregaande samenwerking met maatschappelijke en particuliere organisaties. De bibliotheek als centrum voor sociale contacten, ontmoeting en debat. Kritische succesfactoren Om onze missie tot een succes te kunnen maken en onze visie uit te kunnen voeren, zijn de volgende kritische succesfactoren van belang: Klantgericht AVV ontwikkelt haar dienstverlening vanuit (en in samenwerking met) de klant. De diensten en producten van de bibliotheek zijn afgestemd op de behoeften van de klant. Hierbij gaat het zowel om de diensten, de collectie als om de activiteiten die georganiseerd worden. AVV medewerkers hebben een klantgerichte, proactieve en flexibele houding. 7
Professioneel AVV beschikt over medewerkers die van informatieve dienstverlening hun vak hebben gemaakt. Zij vernieuwen het bibliotheekwerk thematisch en doelgericht. Opleiding, loopbaanbeleid en persoonlijke ontwikkeling zijn de rode draad binnen het professionele personeelsbeleid. Medewerkers nemen deel aan innovatieprojecten en zetten zich in voor alle vestigingen. Innovatief AVV volgt ontwikkelingen op ICT gebied en vertaalt deze naar nieuwe of andere vormen van dienstverlening. Nieuwe media op het gebied van de collectie, zowel digitaal als fysiek, worden geïmplementeerd. Door te innoveren blijft AVV aantrekkelijk voor onze doelgroepen. De vestigingen zijn aantrekkelijk voor haar bezoekers en zorgen dat zij hier graag verblijven. Betrouwbaar AVV is onafhankelijk en biedt toegang tot goede en betrouwbare informatie. De vestigingen bieden een veilige omgeving waar mensen uit diverse groepen zich thuis voelen. Ook is AVV een betrouwbare partner voor haar stakeholders. 8
4. STRATEGIE EN BELEID Kernfuncties Op landelijk niveau zijn de kernfuncties voor de openbare bibliotheek gedefinieerd. Het betreft: Warenhuis van kennis en informatie. Centrum van ontwikkeling en educatie. Encyclopedie voor Kunst en Cultuur. Inspiratiebron voor lezen en literatuur. Podium voor ontmoeting en debat. Deze kernfuncties zijn de basis van het algemene beleid binnen de bibliotheek en worden binnen de beleidsperiode toegepast. Warenhuis van kennis en informatie. De bibliotheek als warenhuis van kennis en informatie is de plek waar burgers zich kunnen informeren om actief te kunnen deelnemen aan de maatschappij. Centrum van ontwikkeling en educatie. De bibliotheek als centrum voor ontwikkeling en educatie is de plek waar iedereen, van jong tot oud, instrumenten kan vinden voor zijn leerproces of persoonlijke ontwikkeling. Encyclopedie voor kunst en cultuur De bibliotheek als encyclopedie van kunst en cultuur is de plek waar burgers kunnen kennismaken met een breed scala aan kunstzinnige en culturele uitingen en bronnen. De laagdrempeligheid en brede bekendheid van de bibliotheek maken haar hiervoor bij uitstek geschikt. De bibliotheek kan een encyclopedie zijn voor kunst en cultuur door haar collectie, maar bijvoorbeeld ook door de culturele en literaire activiteiten die zij zelf organiseert. 9
Inspiratiebron voor lezen en literatuur De bibliotheek als inspiratiebron voor lezen en literatuur is de plek die als geen ander van oudsher verbonden is met boeken en verhalen, of men nu leest ter ontspanning, uit nieuwsgierigheid of met een ander doel. Het bevorderen van de leesvaardigheid en van een leescultuur waarin plaats is voor kritisch en bewust lezen is met de opkomst van de beeldcultuur niet minder belangrijk geworden en in de ogen van sommigen zelfs nog belangrijker. Podium voor ontmoeting en debat De bibliotheek als podium voor ontmoeting en debat is de plek waar uitwisseling tussen mensen en culturen kan plaatsvinden omdat het een openbaar gebouw is dat geen standpunt inneemt ten opzichte van verschillende bevolkingsgroepen en levensovertuigingen. Als neutrale maar aantrekkelijke ontmoetingsplaats biedt de bibliotheek ruimte aan iedereen, ongeacht achtergrond, huidskleur, opleidingsniveau, levensovertuiging, etc. 10
5. STRATEGISCHE SPEERPUNTEN Op basis van onze missie en visie als ook de belangrijke ontwikkelingen en de kernfuncties heeft AVV voor de komende beleidsperiode 2010-2014 vier strategische speerpunten vastgesteld: a. De bibliotheek: Een inspirerende omgeving b. Samenwerkingspartner c. De klant als middelpunt d. Innovatief kennis en leercentrum a. De bibliotheek: een inspirerende omgeving. AVV zal zowel fysiek als virtueel een aantrekkelijke en inspirerende omgeving worden. Kennis en informatie zullen op een duidelijke en klantgerichte manier worden aangeboden, ingedeeld naar de diverse klantgroepen. De vestigingen worden conform een eenduidig concept ingericht, waarbij lokale verbondenheid wordt ingeweven. Een aantrekkelijke bibliotheek, zowel fysiek als virtueel, nodigt uit tot behoud van leden en aanwinst van nieuwe leden, als ook een hoger gebruik door de burgers van de bibliotheek. De burger wordt beter geïnformeerd en de burgerparticipatie in de lokale samenleving wordt vergroot. AVV zal de ICT-ontwikkelingen volgen en inzetten voor verbeteringen en vernieuwingen in haar dienstverlening. Doel hiervan is om eigentijds en vernieuwend voor haar doelgroepen te zijn. Binnen AVV worden formatie-uren ingezet om deze ontwikkelingen te volgen en vertalen naar de dienstverlening. De collectie, waarbij nieuwe media een duidelijke plaats krijgt, wordt up-to-date gehouden en herkenbaar opgesteld. De bibliotheken worden ingericht naar voorbeeld van het retailconcept. Essentie van het retailconcept is dat de bibliotheek zijn producten en diensten afstemt op gebruikers- (of klanten-)profielen. Die profielen bepalen ook de indeling en inrichting van de ruimte. 11
Voorts worden binnen de vestigingen herkenbare punten gecreëerd voor exposities, informatie punten, lezingen, ontspanning, lezen en studie. De klant voelt zich thuis binnen de vestiging doordat een gastvrije omgeving gecreëerd wordt. Klanten kunnen in de middelgrote en grote vestigingen zelf hun in- en uitleen verzorgen. Privacy en zelfredzaamheid zijn hierbij gewaarborgd. Mogelijkheden naar verruiming van openingstijden en zaterdagopenstellingen worden onderzocht. De professionaliteit van de medewerker binnen deze omgeving vraagt een constante ontwikkeling. De medewerker moet beschikken over een flexibele, klantgerichte en proactieve houding. Voorts wordt een bredere kennis vereist op het gebied media, cultuur en informatica. b. Samenwerkingspartner AVV maakt deel uit van verschillende netwerken. Een actieve en ondernemende rol binnen deze netwerken is essentieel. AVV als samenwerkingspartner is in drie netwerken te splitsen: Lokaal netwerk Regionaal, provinciaal en landelijk netwerk Politiek en ambtelijk netwerk Lokaal netwerk Om de kwaliteit binnen de leef- en woongebieden te waarborgen en daar waar mogelijk te verhogen neemt AVV een actieve rol in door samenwerking te intensiveren met culturele en maatschappelijke instellingen. Culturele en maatschappelijke partners hierin kunnen zijn; scholen, zorg- en welzijnsinstellingen, musea, historische kringen, theater, kunstkringen en instellingen voor allochtonen. 12
De bibliotheek vormt het natuurlijke middelpunt van het lokale culturele en maatschappelijke netwerk. AVV neemt een actieve rol in wanneer het gaat om ontwikkelingen rondom cultuurhuizen. Voorts zullen binnen de vestigingen virtuele en fysieke cultuurinformatiepunten worden gecreëerd. Onze lokale vestigingen worden fysiek beschikbaar gesteld voor incidenteel of projectmatig gebruik door derden. AVV gaat samenwerkingen aan met partners binnen de lokale gemeenschap daar waar het gaat om maatschappelijk ondernemen, maatschappelijke stages en vrijwilligersbeleid. Vanuit bestaande en nieuwe samenwerkingen zullen gezamenlijke activiteiten ontplooid worden. Regionaal, provinciaal en landelijk netwerk Effectiviteit en efficiency staan voorop wanneer het gaat om samenwerking binnen het bibliotheeknetwerk. Door samenwerking op provinciaal en landelijk niveau is AVV in staat om een breed en diep assortiment aan te bieden. Op regionaal niveau wordt aan kennisuitwisseling gedaan om de kwaliteit van dienstverlening binnen AVV te borgen. AVV neemt actief deel aan de Samenwerkende Utrechtse Bibliotheken. Projecten welke aansluiten bij de doelstellingen van AVV zullen worden geïmplementeerd. Vanuit landelijk netwerk worden ontwikkelingen welke binnen het beleid van AVV passen geïntegreerd. AVV levert een bijdrage aan het verder uitbouwen van het digitale netwerk. Huidige netwerken als Al@din en Zoek & Boek worden getoetst aan succes en daar waar mogelijk voortgezet en verbeterd. Toekomstige nog in ontwikkeling zijnde netwerken worden opgezet. Ook werkt AVV mee aan de landelijke bekendheid van de bibliotheek. Politiek en ambtelijk netwerk. Gemeenschappelijk beleid vraagt om een hechte samenwerking tussen AVV en de gemeenten. Deze intensieve samenwerking blijft een vanzelfsprekendheid. Sociaal beleid vraagt om partnerschap in beleidsontwikkeling en uitvoering tussen gemeenten en AVV. Deze zal de komende jaren verder worden geïntensiveerd. 13
AVV zal vanaf 2012 haar activiteiten op basis van producten begroten. Bestuurlijke contractfinanciering vormt hiervoor de basis. AVV levert een belangrijke bijdrage aan het vergroten van de burgerparticipatie, zelfredzaamheid, leefbaarheid kleine kernen en (cultuur)educatie. Speciale aandacht wordt besteed aan de specifieke doelgroepen jeugd, jongeren, ouderen, niet-mobielen en allochtonen. Op provinciaal en landelijk niveau levert AVV een bijdrage door het delen van kennis, het voeren van structureel overleg met Provincie Utrecht en het leveren van input voor het ontwikkelen en het uitvoeren van algeheel bibliotheekbeleid. Provinciaal wordt samengewerkt met de cultuurscout van de Provincie Utrecht om het culturele netwerk uit te bouwen en cultuurparticipatie binnen de regio te vergroten. c. De klant als middelpunt In dit kader wordt onder klanten van de bibliotheek verstaan: Bezoekende leden Bezoekende klanten, niet leden Niet leden, potentiële klanten Inactieve leden Scholen, bedrijven, stichtingen en verenigingen De wensen en eisen van de klant naar de maatschappij en ook aan bibliotheekwerk worden hoger. Vestigingen moeten vernieuwend zijn, voldoen aan de eisen van de huidige tijd en voorzien zijn van duidelijke bewegwijzering. Bezoeken van de klant worden vluchtiger, openingstijden worden onder de aandacht gebracht en er is meer vraag om gerichte en meer digitale informatieverstrekking. De klant voelt zich thuis binnen de vestiging door middel van het creëren van een gastvrije omgeving. 14
De collectie binnen AVV wordt grotendeels afgestemd op het leengedrag van de leden. Een deel van de collectie wordt aangeschaft om te klant te verrassen, te verleiden en te informeren. Naast het afstemmen van de collectie op leengedrag zal AVV deze ook gaan aanpassen naar doelgroepen. Voorts zullen diensten worden aangeboden om de klant op maat te kunnen bedienen. Hierbij worden de volgende diensten op haalbaarheid onderzocht en geïmplementeerd. Boek-aan-huis-dienst Verruiming, verandering openingstijden Individueel leenadvies (digitaal) SMS attenderingsservice en digitaal aanwinstenoverzicht Onderling netwerken klanten (gebruik makend van media ontwikkelingen) Klantenpanel (fysiek en digitaal) Digitalisering van de collectie 24 uur/ 7 dagen bereikbaarheid Fysieke of digitale vestigingen in kleine kernen Nieuwe trends en ontwikkelingen, brancheontwikkelingen en vernieuwingen op het gebied van media worden gevolgd en vraaggericht geïmplementeerd. De diversiteit aan diensten wordt verduidelijkt en meer naar de klant uitgedragen. Zelfredzaamheid en borging van privacy zijn voor klant belangrijke thema s. Om hieraan te voldoen voorziet AVV haar vestigingen in 2010 van zelfservice. De wensen en tevredenheid van de klant worden eens per twee jaar door middel van een klanttevredenheidsonderzoek getoetst, waarna adequate maatregelen worden genomen ter verhoging van deze klanttevredenheid. De medewerkers en vrijwilligers binnen AVV zullen professioneel, proactief en flexibel naar de klant optreden. Ook zullen zij zich verder professionaliseren op klantgerichtheid en presentatie. Hiervoor wordt een opleidingsplan opgesteld en gevolgd. 15
Voorts zal AVV zich verder richten op de individuele capaciteiten van de medewerker. Door middel van gerichte opleidingen welke aansluiten bij de functie van de medewerker, vernieuwingen binnen de bibliotheek en gericht op de klantwens, wordt de kwaliteit van de medewerker vergroot. AVV stelt jaarlijks een activiteitenplan op en communiceert deze door middel van (digitale) media aan onze klanten. Digitale en fysieke communicatie aan de klant wordt door middel van een communicatieplan geborgd. Inactieve leden, niet klanten en potentiële klanten zullen actief worden benaderd via regionale, provinciale en landelijke campagnes. Tevens wordt eenmaal per vier jaar onderzoek gedaan bij niet leden naar eisen en wensen ten aanzien van bibliotheekwerk. De uitkomsten hiervan worden geïntegreerd in beleid, projecten en activiteiten. d. Innovatief kennis- en leercentrum Eén van de kerntaken van de bibliotheek is: Centrum van ontwikkeling en educatie. Het Ministerie van OCW heeft als een van haar speerpunten een leven lang leren. De kansen op de arbeidsmarkt nemen toe voor mensen die hun kennis en vaardigheden op peil houden. Dit is bovendien hard nodig voor de kenniseconomie. OCW wil daarom dat het voor iedereen mogelijk is om te blijven leren, juist ook tijdens de loopbaan. Voor een kenniseconomie die kan concurreren op internationaal niveau is voortdurende scholing van de totale beroepsbevolking nodig: een leven lang leren. Als leverancier van leermiddelen en samenwerking met geschoolde vakmensen, heeft de bibliotheek ook een belangrijke opdracht in scholing van werkenden en werkzoekenden. Nederland streeft ernaar om in 2010 te behoren tot "de meest concurrerende en dynamische kenniseconomie van de wereld, die in staat is tot duurzame economische groei met meer en betere banen en een hechtere sociale samenhang". De bibliotheek wil daar een belangrijke rol in spelen. Immers, de bibliotheek heeft de mogelijkheden om middelen te verstrekken voor volwassenen in het brede spectrum van scholing. 16
AVV zal door middel van een up-to-date educatieve en informatieve collectie voor volwassenen en ouderen (zowel digitaal als fysiek) een belangrijke rol op dit gebied vervullen. Samenwerking met lokale ROC, middelbare scholen en opleidingsinstituten worden aangegaan teneinde mediawijsheid te verhogen en diensten aan te bieden om laaggeletterdheid te verminderen. Voorts zullen educatieve en kennisgerichte lezingen en exposities worden verzorgd. Onze fysieke ruimte kan worden gebruikt door scholen en opleidingscentra teneinde scholingen te kunnen verzorgen. AVV zal haar (digitale) dienstverlening uitbreiden en bekendmaken aan de burgers binnen haar verzorgingsgebied. Onze klanten worden ondersteund bij het gebruik van deze digitale diensten. Ter ondersteuning van het gemeentelijk beleid zal AVV een actieve rol spelen in het verzorgen van informatie en middelen op het gebied van: Voor- en vroegschoolse educatie Lager onderwijs Middelbaar onderwijs Inwoners met taal- en/of leerachterstand. Voor- en vroegschoolse educatie Op het gebied van VVE wordt voorlezen aangeboden aan kinderdagverblijven en peuterspeelzalen. Leid(st)ers van deze instellingen worden begeleid in het voorlezen van boeken. Voorlezen stimuleert de fantasie en het geconcentreerd luisteren. Het aanbod van de bibliotheek is onder andere ontwikkeld voor kinderdagverblijven en peuterspeelzalen en biedt mogelijkheden om prentenboeken bij instellingen centraal te stellen. AVV biedt een gericht aanbod informatieve middelen aan voor kinderdagverblijven en peuterspeelzalen met als doel: educatie en informatie. Voorts wordt de samenwerking met consultatiebureaus geïntensiveerd. 17
Primair Onderwijs: kinderen 4-12 jaar AVV biedt een innovatief en interessant aanbod voor het primair onderwijs. Er wordt een vast programma geboden waarbij het accent ligt op leesbevordering, educatie of op het zoeken naar informatie. Extra aandacht wordt besteed aan leerlingen met leerachterstand of laaggeletterdheid. AVV biedt informatie op het gebied van jongerenactiviteiten en cultureel jongerenwerk aan. Ten aanzien van mediawijsheid biedt AVV, aansluitend op de provinciale samenwerking, gerichte informatie aan scholen. Doel hiervan is om de leerling op verantwoorde manier kennis te laten maken met de vele vormen van media en het vinden van betrouwbare informatie. Voortgezet Onderwijs: jongeren 12-18 jaar AVV zal haar activiteiten naar middelbare scholen uitbreiden. Educatie op het gebied van mediawijsheid wordt actief aan scholen aangeboden. De activiteiten die de bibliotheek organiseert voor leerlingen en docenten in het voortgezet onderwijs ondersteunen onder andere het aanleren van informatievaardigheden. Vanaf 2011 is een maatschappelijke stage voor leerlingen op het middelbaar onderwijs verplicht. AVV biedt leerlingen die binnen de regio woonachtig zijn of leerling zijn van een school binnen de regio een interessante stageplaats. Middelbare scholen binnen de regio worden actief benaderd om hierin te participeren. Inwoners met taal- en/of leerachterstand AVV biedt een ruime collectie aan fysieke lees- en leermiddelen ter bevordering van taal en kennis van de maatschappij. Voorts biedt AVV fysieke en digitale informatie op het gebied van taal- en leercursussen. Speciaal voor de doelgroepen worden in samenwerking met gemeentelijke instellingen lezingen en computercursussen georganiseerd. 18
6. MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS Bij het uitvoeren en realiseren van het bibliotheekbeleid zijn de medewerkers en de vrijwilligers de belangrijkste factor. In een organisatie die voortdurend in verandering is wordt van haar medewerkers gevraagd zich ook voortdurend te ontwikkelen. Klantgerichtheid, flexibiliteit, deskundigheid, ondernemerschap en projectmatig werken worden basiskenmerken voor alle medewerkers. Gericht op deze competenties wordt in het voorjaar 2010 een opleidingsplan opgesteld voor de periode 2010-2011. Minimaal 3% van de brutoloonsom wordt besteed aan opleiding en ontwikkeling. Medewerkers worden actief betrokken bij nieuwe projecten. Binnen AVV wordt in deze beleidsperiode de opbouw van de organisatie onderzocht op efficiency en doelmatigheid. Functies en projectmatige inzet van medewerkers zullen hierbij worden meegenomen. AVV wil een aantrekkelijk werkgever zijn en streeft ernaar betrokken en tevreden medewerkers te hebben. Iedere medewerker moet trots kunnen zijn op de bibliotheek. Dit alles draagt in hoge mate bij tot een positief imago van de bibliotheek. Om hieraan te kunnen voldoen besteedt AVV aandacht aan werving en selectie, aanstelling en introductie van nieuwe medewerkers, functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsvoorwaarden- en omstandigheden en interne communicatie. Medezeggenschap Binnen AVV is medezeggenschap van de medewerkers gewaarborgd door een personeelvertegenwoordiging (PvT). Besprekingen met de directie en de Raad van Toezicht, als ook het implementeren of wijzigen van arbeidsgerelateerde zaken zijn gekaderd binnen vaste afspraken. Vrijwilligersbeleid AVV heeft haar vrijwilligersbeleid in 2007 schriftelijk vastgelegd. In 2010 en 19
vervolgens per twee jaar wordt dit beleid getoetst en daar waar noodzakelijk aangepast. Stagebeleid AVV voert vanaf 2010 een actief beleid om stagiaires te werven op inhoudelijk als administratief terrein. AVV biedt aan leerlingen die binnen de regio woonachtig zijn of leerling zijn van een school binnen de regio een interessante stageplaats. Middelbare scholen binnen de regio worden actief benaderd om hierin te participeren. Het werken met jonge mensen levert AVV nieuwe kennis op die gebruikt kan worden bij het verbeteren en vernieuwen van haar dienstverlening. Tevens leveren meer jonge mensen in de organisatie een positieve bijdrage aan het imago van de bibliotheek. 7. MANAGEMENT VAN MIDDELEN Financiën De subsidiering van het bibliotheekwerk in de regio is stabiel. De bibliotheek heeft te maken met vijf subsidiërende gemeenten. Met alle gemeenten zijn overeenkomsten gesloten inzake te leveren prestaties en te subsidiëren middelen. Er is een convenant met alle vijf gemeenten tot en met 2010. Daarnaast is er per jaar per gemeente een aparte product/prestatie overeenkomst die goedgekeurd moet worden. Met het oog op de herindeling van de gemeenten in 2011 wordt gestreefd naar een nieuw meerjaren convenant vanaf 2012. Hierin wordt uitgegaan van een harmonisatie van bijdrage per inwoner binnen de regio AVV. AVV wil zich continu verbeteren en heeft in dit beleidsplan een aantal speerpunten aangegeven. Een aantai projecten binnen deze punten zal AVV uit eigen middelen trachten te financieren. Voor andere projecten zal AVV haar middelen in overleg met de gemeenten dienen te bekostigen uit gemeentelijke bijdragen, provinciale of landelijke vernieuwingsgelden. Ter verduidelijking van haar productenpakket, kosten en opbrengsten hiervan zal AVV haar begroting per 1-1-2012 aanbieden door middel van een productbegroting. Naast haar basis dienstenpakket kunnen in overleg met 20
gemeenten gerichte keuzes gemaakt worden over extra dienstverlening van AVV binnen haar regio. Daarnaast zal in deze beleidsperiode steeds opnieuw gezocht worden naar andere mogelijkheden om extern geld te werven, o.a. via (bijzondere) projecten, aansluiting op andere beleidsterreinen waar mogelijk gelden beschikbaar zijn (en fondsen). ICT Klanten en medewerkers van AVV dienen zo makkelijk mogelijk toegang te krijgen tot digitale informatie en diensten. De daarvoor benodigde hardware en software moeten betrouwbaar en up-to-date zijn. Vervanging van computerapparatuur vindt eens per vijf jaar plaats. In 2007 is AVV, evenals alle partners in het Utrechtse Bibliotheeknetwerk, overgegaan op het bibliotheeksysteem Bicat. De functionaliteit van dit systeem wordt getoetst aan de eisen van de huidige tijd. Indien noodzakelijk worden vernieuwingen hierop aangebracht. Gebouwen AVV heeft op dit moment negen bibliotheekvestigingen in de vijf gemeenten. Van deze negen vestigingen zijn er vier in eigendom en vijf worden gehuurd. Daarnaast is in de kern Tienhoven een servicepunt ingericht, dit wordt ook gehuurd. Van de gebouwen in eigendom zijn meerjaren onderhoudsplannen aanwezig. Bij de gehuurde vestigingen zal het onderhoud voor de onderdelen binnenschilderwerk, vloerbedekking en verlichting volgens een meerjarenplan uitgevoerd worden. Een aantal vestigingen is inmiddels verouderd en dient qua inrichting aan de huidige tijd te worden aangepast. Begin 2010 wordt een algemeen beleid geschreven met betrekking tot inrichting van klantgerichte vestigingen binnen AVV. Uitgangspunt hiervoor is het huidige budget dat is vastgesteld en de opgebouwde middelen. AVV blijft actief betrokken bij nieuwbouw- of verbouwplannen van het onroerend goed binnen gemeenten. Op dit moment is overleg gaande inzake verbouwing/verplaatsing van de vestiging Mijdrecht en verplaatsing en nieuwbouw 21
van de vestiging Maarssenbroek. In de vestiging Vinkeveen wordt een onderzoek gedaan naar mogelijkheden en kosten ten aanzien van een overkapping en verplaatsen van de ingang naar het Dorpshuis De Boei. Marketing, benchmarking en communicatie Marketing is een belangrijk middel om zicht te krijgen op de klant en ook op diegenen die (nog) geen klant zijn. Op provinciaal niveau zullen marketingactiviteiten opgezet worden die bruikbare gegevens kunnen opleveren. Deze gegevens worden actief ingezet om onze dienstverlening te vernieuwen en te verbeteren. Op regionaal niveau zullen lokale marketingactiviteiten worden opgezet. Binnen dit beleidsplan worden diverse activiteiten benoemd die op regionaal niveau worden opgezet. Na implementatie van een product of dienst wordt te allen tijde onderzocht of deze succesvol is en daar waar nodig bijgesteld voor toekomstige activiteiten. Door middel van benchmarking vergelijkt AVV haar resultaten met die van andere bibliotheken. Indien noodzakelijk worden aan de hand van deze resultaten aanpassingen binnen de organisatie.gedaan. AVV beschikt over een communicatieplan dat ingaat op zowel interne als externe communicatie. De promotie van de bibliotheek en haar activiteiten vindt volgens een vast stramien plaats: persberichten en mededelingen op de website zijn de belangrijkste publiciteitskanalen. De promotie zal in deze beleidsperiode onder andere op deze wijze worden voortgezet. Nieuwe media en publiciteitsmogelijkheden worden ingezet om (potentiële) klanten op de hoogte te brengen van de diversiteit van de activiteiten van de bibliotheek en van de nieuwe mogelijkheden op het gebied van digitale dienstverlening. De in 2010 vernieuwde website van de bibliotheek is een aantrekkelijke, kleurrijke website die vele mogelijkheden biedt om klanten goed te informeren. De website kan gemakkelijk up-to-date worden gehouden door de betrokken medewerkers. De 22
nieuwe mogelijkheden van de website met name als communicatiemiddel en promotiemiddel van de diensten en activiteiten van de bibliotheek naar belangstellenden toe worden goed benut. Voorts zullen nieuwe community mogelijkheden worden ingepast teneinde de klant haar input te laten geven in het totale bibliotheekwerk. Hierbij valt te denken aan een forum, Twitter en Hyves. 8. MANAGEMENT VAN PROCESSEN In 2008 is AVV gecertificeerd met het BibliotheekCertificaat. Deze is geldig tot 2012. Onderdeel van deze certificering is procesmanagement. AVV heeft haar procedures en werkinstructies vastgelegd. De bibliotheek maakt gebruik van activiteitenplannen waarin taken en activiteiten zijn vastgelegd. Daarnaast beschikt de bibliotheek over een schriftelijk vastgelegde klachtenregeling voor klanten en over een gedragscode voor medewerkers. Er is sprake van een fundamentele aanpak op het terrein van collectioneren, waarbij de collectieprofielen zijn gebaseerd op resultaten van klanttevredenheidsonderzoek en marktonderzoek. Daarnaast worden de collectieprofielen jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld, en zijn voor de verschillende collectieonderdelen de vervangingspercentages gespecificeerd. De aandacht voor de uitvoering van de bedrijfsprocessen en de juiste beschrijving daarvan is een aandachtspunt bij de functioneringsgesprekken. De cyclus van planning, uitvoering, evaluatie en bijstelling worden in deze beleidsperiode leidend voor alle bedrijfsprocessen. Processen en projecten worden door middel van deze cyclus constant bewaakt. Proces- en projectmatig werken vraagt een andere manier van inzet van medewerkers. Binnen de beleidsperiode zullen functies en organisatie hierop worden aangepast. De bibliotheek evalueert tweejaarlijks hoe haar voortgang is op de verbeterpunten uit de Certificeringsrapportage. 23
9. KLANTEN Eén van de speerpunten van dit beleidsplan is: De klant als middelpunt. Hierin zijn de beleidsdoelen voor de komende 4 jaar vastgelegd. Daarnaast zal AVV haar klantwaardering toetsen en volgen op provinciaal en landelijk niveau. Met betrekking tot de diensten waarop de uitkomsten meer dan 5% onder het provinciaal of landelijk gemiddelde scoren worden verbeterplannen opgesteld. 10. MEDEWERKERS In AVV wordt gewerkt door medewerkers met een dienstverband volgens de CAO Openbare Bibliotheken. Daarnaast werken in alle AVV-vestigingen een groot aantal vrijwilligers. Tevreden medewerkers hebben een enorm grote invloed op de waardering van de bibliotheek door klanten. Medewerkers zijn het visitekaartje van de bibliotheek. Minimaal eens per vier jaar voert AVV onderzoek uit naar de tevredenheid van haar medewerkers. Voor het eerst in het eerste kwartaal van 2011. AVV maakt hierbij gebruik van een landelijk ontwikkelde standaard zodat uitkomsten te vergelijken zijn met landelijke kengetallen. Onderdeel van dit onderzoek zijn; benutting van capaciteiten, opleiding- en ontwikkelingsmogelijkheden, communicatie en waardering van de werkomstandigheden. Volgend op de uitkomsten en vergelijkingen op landelijk niveau zullen, bij een afwijking van meer dan 5% onder het landelijk gemiddelde, verbeterplannen worden opgesteld. 11. BESTUUR EN FINANCIERS De gemeente is opdrachtgever van de bibliotheek en verstrekt subsidie voor de lokale bibliotheekvoorziening. Dit houdt in dat zij invloed heeft bij het formuleren van het beleid van de bibliotheek in de eigen gemeente. Van belang is de wijze waarop de bibliotheek kan bijdragen aan het realiseren van gemeentelijke doelstellingen. Om hieraan te kunnen voldoen is overleg tussen de Raad van Toezicht en het 24
bestuur van AVV en de voor het bibliotheekwerk verantwoordelijke ambtelijke en bestuurlijke leiding van de gemeenten geborgd. Middels financiële kengetallen en prestatie overeenkomsten heeft AVV met de gemeenten afspraken gemaakt over de resultaten die in een beleidsperiode bereikt moeten worden. Ter verduidelijking van haar productenpakket, kosten en opbrengsten hiervan zal AVV haar begroting per 1-1-2012 aanbieden door middel van een productbegroting. Naast haar basis dienstenpakket kunnen in overleg met gemeenten gerichte keuzes gemaakt worden over extra dienstverlening van AVV binnen haar regio. Strategische doelen welke in dit beleidsplan gesteld zijn worden middels een jaarwerkplan in doelen voor de korte termijn vertaald. AVV legt jaarlijks verantwoording af in de vorm van een jaarverslag en de financiële jaarrekening. 25