Strategie- en visiedocument HCH 2012-2015 Plan van Aanpak en Strategie- en visiedocument vormen samen de leidraad voor Hockeyclub Hilvarenbeek de komende 3 jaar. Bestuur HCH april 2012 Pagina 1
Aanleiding In september 2011 is door het bestuur van HCH een concept Plan van Aanpak geschreven, waarin een eerste aanzet is gemaakt om een aantal doelstellingen voor de toekomst van de hockeyclub te benoemen. Om input vanuit de leden van de hockeyclub hierop te verkrijgen, is tevens in het plan opgenomen dat die input verzameld zou worden middels het bevragen van de op dat moment bezette s, het houden van een enquête onder alle leden en het organiseren van een strategiebijeenkomst met het bestuur. Naar aanleiding van de verzamelde input zal het plan van aanpak worden aangepast en vastgesteld. Op 31 januari 2012 heeft het bestuur van HCH een strategie en visiebijeenkomst gehouden met de eigen bestuursleden. Aan de hand van de door de KNHB aangedragen tool het boek Gestructureerd samenwerken aan succes van Ten Have Change Management is er gesproken over 10 kern onderwerpen. Daarbij zijn een aantal standpunten ingenomen en is de strategie en visie voor de komende 3 jaren vastgelegd. Onderhavig strategie- en visiedocument is een samenvatting van die bijeenkomst. Missie HCH 2012-2015 Het bestuur van HCH heeft de ambitie het familiaire karakter van de hockeyclub in ere te houden, waarbij aandacht is voor gezelligheid en sportiviteit, waar breedte- en prestatiehockey in balans zijn en waar waarden en normen in en naast het veld door een ieder worden gerespecteerd. Om aan die missie c.q. ambitie te voldoen is het sleutelwoord professionalisering van HCH, in organisatiestructuur, binnen het technische kader en in onderlinge betrokkenheid, samenwerking en communicatie. Dat zal de strategie voor de komende jaren zijn en vertaling vinden in het beleid binnen de vereniging. Uitgangspunten bij de 10 kernvragen HCH is een zogenaamd profiel 4 à 5 hockeyclub; een club met een familiair c.q. dorps karakter, hoogste niveau senioren is klasse 3, omvang is middelgroot tot klein en een onevenwichtige opbouw qua leden. Vervolgens zijn de onderstaande 10 kernvragen behandeld: 1. Ledengroei 2. Optimale rolinvulling bestuur 3. Organisatiestructuur en functies 4. Rol als werkgever 5. Vrijwilligers 6. Gewenste sfeer & cultuur 7. Onevenwichtige ledenopbouw 8. Balans tussen prestatie- en breedtehockey 9. Goede samenwerking met de omgeving 10. Verantwoord financieel beleid Bestuur HCH april 2012 Pagina 2
1. Ledengroei van de vereniging HCH heeft begin 2012 446 leden, waarvan 304 vrouwen (68%) en 142 mannen (32%). 74% van het ledenaantal is jeugd, 26% senior. De ontwikkeling van de gemiddelde meisjesteams verloopt naar wens; 5 x E6-team, 3 x E8- team, 4 x D-team, 4 x C-team, 3 x B-team. In de hogere leeftijdscategorieën (A en dames) zijn er beduidend minder teams, doch in maatschappelijk opzicht niet anders dan bij vergelijkbare hockeyverenigingen. Er is voldoende natuurlijke aanwas van onderaf. Actieve inzet op het vergroten van het aantal vrouwelijke leden is dus niet noodzakelijk. Wel dient er voldoende aandacht te zijn voor het behouden van de goede bezetting binnen de junioren om enerzijds voldoende doorgroei te hebben naar de senioren, anderszins om kwaliteit in prestatie te kunnen borgen (zie tevens onder punt 7.) Het bekijken van de jongensteams binnen HCH geeft een ander beeld. Met slechts in elke leeftijdscategorie 1 team is de bezetting dun bezaaid. Maar met welk doel zou je meer jongens willen werven en aldus ledengroei willen bewerkstelligen? Enerzijds is er behoefte aan een betere bezetting per team (invallers zijn er nu niet/nauwelijks). Daarnaast zijn de individuele verschillen in prestatie binnen de spelers groot. Het gevaar bestaat dat de zgn. betere spelers al snel naar grotere clubs in de stad vertrekken. Dat is weliswaar een vast gegeven binnen de hockeysport, maar voor een kleine club als HCH cruciaal. Immers, de weggevallen jongens kunnen niet/nauwelijks worden opgevangen door een brede achterban. Voor een gezonde doorontwikkeling van de jongensteams binnen HCH is groei noodzakelijk. Door jongens hockey aantrekkelijker te maken, de prestaties evenwichtiger te maken, ontstaat er wellicht meer natuurlijke aanwas. Daarbij kan gedacht worden aan het organiseren van clinics van topspelers uit de grotere clubs. Hiervoor is begin 2012 de Werkgroep Werven Jongste Jeugd samengesteld. 2. Optimale rolinvulling bestuur Het bestuur bestaat momenteel uit 5 leden en voldoet daarmee aan het gestelde in het Huishoudelijk Reglement. Geconstateerd wordt dat het bestuur van HCH in het verleden vooral de neiging had op operationeel niveau te managen. Het huidige bestuur anno 2012 wil de komende jaren zich meer richten op het daadwerkelijk besturen (sturen van de organisatie) en heeft daartoe de bestaande organisatiestructuur enigszins aangepast. Zo is binnen het bestuur een duidelijke portefeuilleverdeling gemaakt, waarbij bestuursleden aanspreekpunt zijn voor diverse s. De s hebben ieder een eigen TBV (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden), waarmee de uitvoering van het operationele proces aan de s is gedelegeerd. Het vastleggen van documentatie en besluitvorming binnen de vereniging is voor verbetering vatbaar. Immers, het vastleggen van belangrijke beslispunten of documenten is evident voor opvolging van bestuur en borging van de bestuurlijke continuïteit. Daarbij wordt gedacht aan digitalisering van stukken. Onderzocht zal worden wie wat beheerd. Daartoe zal door het bestuur in 2012 een plan Vastleggen besluitvorming worden opgesteld. Bestuur HCH april 2012 Pagina 3
3. Organisatiestructuur en functies De organisatiestructuur van HCH ziet er als volgt uit (zie organigram). Zoals eerder genoemd hebben de s ieder een eigen TBV (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden), waarmee de afbakening van activiteiten en verantwoordelijkheid is geborgd. Eind 2011 is door het bestuur aan alle s gevraagd de TBV daterend van 2003/2007 te actualiseren. Doel is om de nieuwe TBV s per seizoen 2012-2013 op de website te plaatsen, zodat voor alle leden helder is wie waarvoor dient te worden benaderd. Daarnaast zijn er een aantal s onbemand c.q. taken geparkeerd in afwachting van de resultaten van de enquête onder alle leden (bijv. evenementen, jeugd). Daarbij heeft het de voorkeur van het bestuur om in de toekomst voor taken c.q. activiteiten van tijdelijke aard werkgroepen samen te stellen. Zo is er eind 2011 een werkgroep Jeugdbeleid en werkgroep Enquête ingericht. Daarnaast wordt besloten voor het onderwerp communicatie (zowel intern als extern) geen specifieke op te richten, doch deze verantwoordelijkheid bij het bestuur onder te brengen. Daartoe zal een communicatieplan worden opgesteld, waarvoor een werkgroep zal worden opgericht medio 2012. Vacatures binnen de TC zijn eind 2011 ingevuld. Dat is nog niet toereikend genoeg; een aantal cruciale s zijn nog onbemand (zie verder onder punt 5) Bestuur Voorzitter Bestuurslid (vice vz) Secretaris Penningmee ster Bestuurslid TC Arbitrage Tucht Materialen Wedstrijd secretariaat Leden administratie Zaalhockey Bar Accommodatie Kas Sponsor Blommenfes tijn toernooien Elftallen Trainings Senioren Junioren Jongste Jeugd 4. Rol als werkgever HCH heeft het werven van eventuele beroepskrachten in het verleden uitbesteed aan Sportservice Noord-Brabant. Op dit moment wordt hier geen gebruik van gemaakt. Wel is een arbeidsovereenkomst afgesloten met de huidige trainer van H1. 5. Vrijwilligers Naast de verplichte taken die middels het Huishoudelijk Reglement zijn gesteld aan de leden van de club (bijv. fluitbeurten, bardiensten), zullen de meeste verenigingen voor het uitvoeren van diverse taken afhankelijk zijn van het corps vrijwilligers. Hoe gaat de vereniging om met vrijwilligers? Binnen veel verenigingen is een maatschappelijke verandering zichtbaar; leden en ouders willen graag helpen, mits het een afgebakende klus betreft zoals het coachen van het team waarin het eigen kind speelt. Permanente inzet voor bijv. een is voor velen minder aantrekkelijk. Toch zijn er ook vaste krachten Bestuur HCH april 2012 Pagina 4
binnen een vereniging nodig om op een aantal spilfuncties continuïteit aan het proces te bieden. Naast de coaches van de huidige 31 teams, zijn er ongeveer 65 vrijwilligers binnen HCH actief (vaste leden en overige vrijwilligers). Dat is slechts 14% van het totaal aantal leden. Gelet op het aantal vacatures kan geconstateerd worden dat ook HCH te kampen heeft met onvoldoende vrijwilligers. Dat komt enerzijds door bovenstaande maatschappelijke ontwikkeling, anderszins door de onevenwichtige ledenopbouw. Er zijn immers te weinig senioren in relatie tot het aantal junioren om de jeugd op een goede wijze te kunnen begeleiden. De hulp van ouders van junioren is dus noodzakelijk om de vereniging draaiende te houden. Het beroep op die ouders leidt nog niet tot het gewenste resultaat. Daarbij is het eveneens van belang te kijken naar hoe we vrijwilligers behouden. Het geven van aandacht, het uitspreken van waardering, begeleiding en afgebakende taken zijn vereisten om tot een goede samenwerking te komen. Met vrijwilligers zullen duidelijke afspraken moeten worden gemaakt door in eerste instantie het hoofd en wederzijds verwachtingen worden uitgesproken. Ook aanspreken op functioneren hoort daarbij. Vrijwilligheid is geen vrijblijvendheid. Om nieuwe vrijwilligers te werven zal meer ingezet moeten worden op affiniteit en kwaliteit van mensen. Dan kan ingegaan worden op bereidwilligheid, beschikbaarheid en geschiktheid. De KNHB heeft onderzoek hiernaar verricht en adviseert dat positief motiveren en stimuleren van groot belang is, doch verplichtstelling en evt. straffen/boetes ook werken. Onderzocht zal moeten worden indien voor het nieuwe seizoen geen vrijwilligers zijn te vinden op de cruciale vacatures in hoeverre HCH op een andere wervingswijze wellicht meer resultaat kan behalen of het betalen voor of het verplichtstellen van bepaalde taken uitkomst biedt. Het bestuur is in deze weliswaar eindverantwoordelijke, doch kan vooralsnog mensen niet dwingen om zich als vrijwilliger aan te melden. Dit item baart het bestuur echter wel de grootste zorg. Het bestuur besluit in deze de vrijwilligersavond wederom in ere te herstellen. Daarvoor zullen worden uitgenodigd de echte vrijwilligers (die kosteloos iets doen voor de club) en de betaalde vrijwilligers. Dit om de betrokkenheid van beide inzetbare partijen te vergroten en samen te brengen. Ook zal tijdens de jaarlijkse voorjaarsborrel een aantal vrijwilligers in het zonnetje worden gezet middels het uitdelen van een cadeaubon. Het bestuur zal deze activiteit en op zich nemen. 6. Gewenste sfeer & cultuur Hierbij wordt in eerste instantie gedacht aan een gezellig clubhuis, terras, muziek en de servicegerichtheid van de bar. Om een gewenste sfeer binnen de vereniging echter te houden c.q. creëren zijn twee succesfactoren van belang. Dat is allereerst het benoemen van realistische doelstellingen die passen bij de wens en behoeften van de leden. Daarnaast is de mate van respect en sportiviteit van doorslagende betekenis voor gewenste sfeer en cultuur. Door het aanbieden van een duidelijke organisatiestructuur, het benoemen van heldere doelstellingen en hierover te communiceren, biedt de vereniging leden de kans zich in de doelen te herkennen en betrokkenheid te tonen. Bij cultuur zijn gedragsregels evident. Die gedragsregels zijn opgenomen in het Huishoudelijk Reglement. Het bestuur dient deze regels uit te dragen en daar waar nodig lik-op-stuk beleid te voeren. Bestuur HCH april 2012 Pagina 5
Besloten wordt dit visiedocument actief te communiceren naar de leden, via mail, op de site en middels de ALV. Daarnaast wordt momenteel het clubhuis buiten en binnen geschilderd en is nieuw interieur besteld. Ook de keuken krijgt een facelift. 7. Onevenwichtige ledenopbouw HCH heeft net als vele hockeyverenigingen een onevenwichtige ledenopbouw; er zijn immers veel meer junioren dan senioren. Dit is aldus een vaststaand gegeven, waar we niet veel invloed op hebben. Het bestuur besluit echter wel te willen investeren om dit gegeven enigszins te beïnvloeden door inzet op: - Juniorleden vasthouden als zij seniorleeftijd bereiken middels het organiseren van jeugd-activiteiten (disco, galadiner), ouder-kindtoernooi, etc. - Seniorleden behouden door meer PR te creëren rondom activiteiten van senioren en veteranen (Blommenstijnfestijn, foto s, stukjes op website, plaatselijke krantje, acties) - Seniorleden van buitenaf betrekken, door het organiseren van een seniorentoernooi met trimhockeyers en introducees 8. Balans tussen prestatie- en breedtehockey Binnen HCH zal de komende jaren voldoende aandacht zijn voor zowel breedte- als prestatiehockey. Zowel het huidige MC1 zal ruimte krijgen zich verder te ontwikkelen op het niveau van tophockey, ook voor de eerste lijnteams zullen trainingsfaciliteiten worden gerealiseerd. Hiertoe zal medio 2012 Jeugdbeleid zijn opgesteld en vastgelegd. Ten aanzien van het eerste heren en damesteam wordt de ambitie uitgesproken deze teams in de middenmoot van de 3 e klasse te laten spelen. Op dit moment speelt D1 3 e klasse, doch heeft aangegeven per seizoen 2012-2013 graag reserve klasse te willen gaan spelen. H1 speelt 4 e klasse. De verwachting is dat deze ambitie (3 e klasse) op zijn vroegst over 2 jaar haalbaar is (na doorstroming huidige B-teams). De eerste seniorenteams zullen door de vereniging gefaciliteerd blijven worden middels een gedegen training, bij voorkeur twee maal per week. De inzet van een trainer/coach voor H1 en D1 zal per jaar financieel en organisatorisch worden bekeken. 9. Goede samenwerking met de omgeving HCH is een van de sportvereniging op het Roodloop complex. Om een goede verstandhouding te onderhouden met haar directe buren, maar ook om gezamenlijke onderwerpen af te stemmen is er een structureel Roodloop overleg. Met de gemeente zijn de afgelopen jaren contacten onderhouden. In haar sportbeleid draagt de gemeente Hilvarenbeek uit een positieve bijdrage te willen leveren aan een gezonde ontwikkeling van jeugd (sociale normen en overgewicht). Optimaal is een win-winsituatie, waarbij het clubhuis multifunctioneel inzetbaar is. Daarbij valt te denken aan het uitbesteden van clubhuis en velden voor sportdagen van scholen, clinics, voetbaltrainingen, winterstopactiviteiten, etc. Van belang hierbij is een goed doordacht sponsorplan. Met hoofdsponsor Rabobank is begin 2012 gesproken. Er zal in 2012 een bijeenkomst worden georganiseerd met de resterende hockeyverenigingen vallende onder Hart van Brabant om overstijgende issues te bespreken. Bestuur HCH april 2012 Pagina 6
10. Verantwoord financieel beleid Uit onderzoek van de KNHB (zgn. nulmeting) blijkt dat profiel 4-5 clubs voor 63% van haar inkomsten afhankelijk is van contributiegelden en 15% van sponsorgelden. Daarnaast wordt bij dit profiel clubs 5% van de uitgaven besteed aan D1 en H1. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat kleine verenigingen relatief veel geld besteden aan de jeugd. De inkomsten van HCH bestaan voor 80% uit contributie-inkomsten en 16% uit sponsorgelden. HCH besteedde de afgelopen jaren 11% van haar inkomsten aan Dames 1 en Heren 1. Van het totale trainingsbudget is de afgelopen jaren 50% begroot voor de seniorenteams. Het vastgestelde Jeugdbeleid (mei 2012) zal vanaf seizoen 2012-2013 eveneens verdisconteerd dienen te worden binnen de financiële begroting van HCH en mogelijke gevolgen hebben voor de inzet en verdeling van gelden. Bestuur HCH april 2012 Pagina 7