GS1-verzendbericht Handleiding voor implementatie in levensmiddelenen drogisterijsector 29 november 2013 versie 1.5
Inhoud Inleiding 3 1 Uitgangspunten 4 1.1 Basisregels 4 1.2 Aanvullende regels 4 2 Inhoud van het verzendbericht 9 2.1 Inleiding 9 2.2 Opbouw 9 2.3 Kopregel 10 2.4 Verzendregel 12 2.5 Artikelregel 12 3 Versturen van het verzendbericht 15 3.1 EDI-formaat 15 3.2 Mapping 15 3.3 Envelop 15 4 Veldenlijst DC-leveringen 16 Versiebeheer en contactinformatie 20
Inleiding Op diverse punten in het distributieproces hebben partijen informatie nodig om goederen te ontvangen, te volgen, te sorteren, te verzamelen en te verzenden naar de juiste bestemming. Het GS1-verzendbericht speelt daarin een belangrijke rol. Met het GS1-verzendbericht vertelt de leverancier of logistiek dienstverlener, via EDI, aan de afnemer wanneer welke verzendeenheden met welke producten en productkenmerken worden afgeleverd. Het GS1-verzendbericht wordt ook wel DESADV genoemd. Deze internationale term staat voor DESpatch ADVice. Wij hanteren in dit document de term GS1-verzendbericht. In dit document vindt u de afspraken die binnen de levensmiddelen- en drogisterijbranche gemaakt zijn over de toepassing van het GS1-verzendbericht. Tevens geeft het document een praktisch overzicht van de belangrijkste zaken die komen kijken bij een succesvolle implementatie. De opbouw van het document is als volgt: - In hoofdstuk 1 staat een overzicht met de belangrijkste spelregels en de uitzonderingen. - In hoofdstuk 2 vindt u een gedetailleerde uitleg van de te vermelden informatie in het bericht. - Hoofdstuk 3 beschrijft wat er komt kijken bij de implementatie van het bericht in uw systemen. - In hoofdstuk 4 kunt u informatie vinden over welke gegevens u in het verzendbericht voor DC-leveringen moet vermelden. All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 3
1 Uitgangspunten 1.1 Basisregels Bij de implementatie van het GS1-verzendbericht moet u rekening houden met de volgende basisregels: - U verstuurt per order (indien aanwezig) één verzendbericht. - Indien u meerdere orders in een zending aan een distributiecentrum van een retailer levert, stuurt u per order een verzendbericht. Een zending is een hoeveelheid goederen die in één transportmiddel, op één moment op één afleveradres wordt afgeleverd. - Indien een levering/order niet in één transportmiddel past, splitst u deze in meerdere zendingen. U verstuurt in dat geval dus meerdere verzendberichten voor dezelfde order. - Als u een order in het geheel niet kunt uitleveren, verstuurt u géén verzendbericht van deze zogenaamde nullevering. De informatieverstrekking over het niet leveren gaat buiten het EDI-verkeer om. Om het bericht goed te laten aansluiten op andere processen geldt verder: - U verstuurt het verzendbericht nadat de deuren van het transportmiddel gesloten zijn, zodat de gegevens in het verzendbericht overeenkomen met de fysiek geladen goederen. - De handelspartijen in de berichten moeten met elkaar overeen komen: de afnemer in het orderbericht is dezelfde afnemer als in het verzendbericht. - De eenheid van het artikel in het verzendbericht moet gelijk zijn aan de eenheid waarin is besteld. Als er een omdoos is besteld dan kom deze 1-op-1 terug in het verzendbericht. - Het kan voorkomen dat besteleenheden in kratten wordt geleverd. Niet artikelgebonden kratten (kratten zonder merkopdruk) met een statiegeld- waarde moeten dan zowel in het verzendbericht en de GS1-factuur worden vermeld. Zie verder 2.2 bij emballage. - Het nummer van de papieren pakbon en het nummer van het verzendbericht moeten identiek zijn. 1.2 Aanvullende regels Backhauling Bij backhauling haalt de klant de goederen bij u op. In het geval van backhauling neemt u de indicatie backhauling' op in het verzendbericht. Zo weet de ontvangende partij dat de goederen klaar staan om te worden opgehaald. U verstuurt het verzendbericht zodra de goederen zijn klaargezet om te worden afgehaald. Noodprocedure Bilateraal moeten zender en ontvanger van de goederen afspraken maken over een noodprocedure voor het geval dat het verzendbericht niet (tijdig) beschikbaar is. Als het verzendbericht niet beschikbaar is op het moment van de ontvangst van de goederen, moet de ontvangende partij het nummer van de pakbon in zijn ontvangstsysteem registreren zodat factuur-matching mogelijk is. Op deze manier kan in ieder geval de zending in ontvangst worden genomen. All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 4
Naleveringen in de drogisterijbranche In tegenstelling tot de levensmiddelenbranche, zijn naleveringen in de drogisterijbranche wel toegestaan. Afstemming met uw handelsrelaties hierover is hierbij een voorwaarde. Indien u een levering in de drogisterijbranche niet volledig kunt uitleveren, moet u de volgende procedure volgen: - Een order wordt bijvoorbeeld in twee deelleveringen uitgeleverd. - Dit houdt in dat u voor ieder van deze beide leveringen een apart verzendbericht moet versturen. Beide verzendberichten verwijzen naar dezelfde order (1:n relatie). - De 1:1 relatie tussen verzendbericht en factuur blijft gehandhaafd, dus u verzendt tevens twee facturen. Indien u meerdere naleveringen, afkomstig van verschillende oorspronkelijke orders, tegelijkertijd wilt gaan uitleveren dan mag u deze naleveringen NIET in één verzendbericht verzamelen. Batchnummer & houdbaarheidsdatum Meerdere TGT/THT s op één ladingdrager Bij een levering van producten aan het distributiecentrum geldt de regel dat er 1 artikel met 1 houdbaarheidsdatum (THT of TGT) op een verzendeenheid (o.a. pallet, rolly) mag worden geplaatst. Voor beperkt houdbare en versproducten geldt echter de volgende uitzondering: Een leverende partij mag uit efficiency-overwegingen bij een productiewissel meerdere (max. 2) houdbaarheidsdata op één verzendeenheid plaatsen. Stapel daarbij de producten met de oudste datum als laatste op de verzendeenheid, zodat bij orderpicking voor de winkels de oudste datum als eerste wordt geleverd. Producten met twee verschillende TGT/THT s mogen op één ladingdrager worden geleverd mits de oudste TGT/THT datum (d.w.z. de datum die het eerst bereikt wordt) in het verzendbericht en op het GS1-label vermeld wordt. Voor producten met een houdbaarheidsdatum van minder of gelijk aan 30 dagen geldt bovendien dat de producten met de oudste datum als laatste op de verzendeenheid worden gestapeld. Als dit voor u niet wenselijk is, kunt u de producten met 1 houdbaarheidsdatum per verzendeenheid (pallet) uitleveren. Let op: Niet alle afnemers accepteren meerdere TGT/THT s op één ladingdrager (ongeacht een TGT/THT van meer of minder dan 30 dagen). In dat geval levert u iedere TGT/THT op een eigen ladingdrager. All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 5
U heeft dus 2 mogelijkheden: Basisregel batchnummers Voor de traceerbaarheid van partijen kunt u het batch-(of lot)nummer vermelden. Indien bij een verzendeenheid meerdere batchnummers heeftn, kunt u deze in het verzendbericht vermelden, maar u mag dan geen batchnummer informatie op het GS1- label gebruiken. De regels voor het gebruik van meerdere THT/TGT s en batchnummers zijn dus: 1 THT/TGT op verzendeenheid 1 batchnummer op verzendeenheid Meerdere THT/TGT s op verzendeenheid Meerdere batchnummers op verzendeenheid Verzendbericht THT/TGT vermelden in het bericht* Batchnummer vermelden in het bericht** Alle THT/TGT s vermelden in het bericht* Alle batchnummers vermelden in het bericht** GS1-label Zelfde THT/TGT uit het verzendbericht Zelfde batchnummer uit het verzendbericht (optioneel) Alleen Oudste THT/TGT (d.w.z. de datum die eerst bereikt wordt) wordt vermeld in het GS1-label. Batchinformatie niet vermeld in het GS1-label *Alleen THT of TGT vermelden maar niet allebei. **Het vermelden van een batch/lotnummer in het verzendbericht is verplicht bij geneesmiddelen. All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 6
Emballage Wij onderscheiden bij de levering van emballage 2 typen emballage: primaire- en secundaire ladingdragers. Primaire ladingdragers Primaire ladingdragers zijn dragers waarop artikelen tijdens het transport en opslag worden bewaard en die niet vast aan de artikelen verbonden zijn. U kunt hierbij denken aan een pallet, rolcontainer, rolly, dolly. Als u primaire ladingdragers met een statiegeldwaarde levert, moet u de ladingdragers in het verzendbericht vermelden. Is dit niet het geval, denk aan wegwerppallets, dan wordt de drager niet in het verzendbericht vermeld. Secundaire ladingdragers Secundaire ladingdragers zijn dragers waarin artikelen tijdens het transport en opslag worden bewaard. U kunt hierbij denken aan kratten. Wij onderscheiden twee typen: artikelgebonden en niet artikelgebonden emballage. Artikelgebonden Artikelgebonden emballage zijn ladingdragers die zodanig verbonden zijn met het artikel dat het niet zinvol is om het als los artikel te administreren en te factureren. Niet artikelgebonden Niet artikelgebonden emballage zijn ladingdragers die niet verbonden zijn met het artikel. De geleverde ladingdrager wordt apart geadministreerd en gefactureerd. Spelregels - Geleverde kratten met een merkopdruk, denk aan bier en/of frisdrankkratten beschouwen we als artikelgebonden emballage. De kratten worden niet in het verzendbericht vermeld. - Geleverde kratten zonder merkopdruk, denk aan CBL -en/of EPS-kratten worden bij voorkeur in het verzendbericht vermeld. Stem met uw handelspartner af of u de kratten moet vermelden. - Voor emballage kan statiegeld in rekening worden gebracht. Voor artikelgebonden emballage gebeurt dat via een toeslag op het gefactureerde artikel. Voor niet artikelgebonden emballage gebeurt dat door de emballage als geleverde artikelen op te nemen in verzendbericht en factuur, met een nulprijs en met het statiegeld weer vermeld als toeslag. - Bij bestellingen van lege emballage, denk hierbij bijvoorbeeld aan lege bierkratten, behandelt u de emballage als een regulier geleverd artikel. All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 7
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de afgesproken werkwijze: Soort emballage Verzendbericht Factuur Artikelgebonden, met statiegeld Artikelgebonden, geen statiegeld Ladingdrager, met statiegeld Ladingdrager, geen statiegeld Retouremballage, met statiegeld Bestelde emballage met statiegeld Artikelregel geleverd artikel Artikelregel geleverd artikel - Verzendregel geleverde emballage - Artikelregel geleverd artikel - Artikelregel geleverde emballage - Verzendregel geleverde emballage - Artikelregel geleverd artikel Artikelregel geleverde emballage Artikelregel geleverde emballage Factuurregel geleverd artikel + regeltoeslag voor statiegeld Factuurregel geleverd artikel - Factuurregel geleverd artikel - Factuurregel geleverde emballage (nulprijs) + regeltoeslag voor statiegeld Artikelregel geleverd artikel Factuurregel geretourneerde emballage (nulprijs, negatief aantal) + regeltoeslag voor statiegeld Factuurregel geleverde emballage (nulprijs) + regeltoeslag voor statiegeld All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 8
2 Inhoud van het verzendbericht 2.1 Inleiding Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de belangrijkste gegevenselementen in het GS1- verzendbericht. Zie voor een volledig overzicht van de velden en definities de functionele attributenlijst de EDI-invoeringsconventies (www.gs1.nl/ondersteuning) In hoofdstuk 4 vindt u een overzicht van de door de Nederlandse retailers vereiste gegevensvelden per leveringsscenario. 2.2 Opbouw Het verzendbericht bestaat uit 3 soorten regels: 1 De kopregel bevat informatie over de levering en de betrokken partijen. 2 De verzendregel geeft u informatie over verzendeenheden en verpakkingen. 3 De artikelregel bevat informatie over de geleverde goederen. Er zijn verschillende manieren om deze informatie in het verzendbericht op te nemen. U kunt kiezen uit de volgende opties: - Optie 1: alleen artikelinformatie; - Optie 2: artikelinformatie en informatie over de gebruikte ladingdragers; - Optie 3: artikelinformatie en ladingdrager informatie gespecificeerd per verzendeenheid (SSCC: GS1 Serial Shipping Container Code). Voor de opbouw van het bericht heeft dit de volgende consequenties: Optie 1 Optie 2 Optie 3 Kopregel Kopregel Kopregel Geen verzendregel Eén verzendregel Eén of meer verzendregels. Een of meerdere artikelregels Een of meer artikelregels Per verzendregel: Een of meer artikelregels In de levensmiddelen- en drogisterij zijn per leveringsscenario afspraken gemaakt over de voorgeschreven opties: Scenario DC-levering 3 Crossdock-levering 3 Rechtstreekse Zendingen 2 Filiaal-levering Optie 1 (intern) 2 (franchise) All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 9
2.3 Kopregel Functie van het bericht Hiermee wordt aangegeven dat het DESADV de functie verzendbericht heeft. Het is verplicht om het bovenstaande gegeven in het verzendbericht te vermelden. (Functioneel heeft dit veld geen invloed op de verwerking) Verzendberichtnummer Nummer ter identificatie van het bericht. Verzendberichtdatum/tijd Datum en tijdstip waarop het bericht is aangemaakt. Het is verplicht om de bovenstaande gegevens in het bericht te vermelden. Structuur verzendbericht Code waarmee wordt aangegeven hoe de informatie in het verzendbericht is opgebouwd. Het is verplicht om het bovenstaande gegeven in het verzendbericht te vermelden. Afnemer Partij aan wie goederen en/of diensten worden verkocht en geleverd. Leverancier Partij die goederen en/of diensten verkoopt en levert. Bij een commerciële levering vermeldt u de GS1-adrescode (GLN: Global Location Number) van de afnemer en de leverancier. Let op: uitzondering hierop vormt de interne levering, zie toelichting later in deze paragraaf bij interne leveringen. Afleveradres Locatie waar de goederen worde afgeleverd U vermeldt altijd de GS1-adrescode van het afleveradres in het verzendbericht. Let op: alleen in geval van backhauling is dit niet van toepassing, zie toelichting later in deze paragraaf backhauling. Geplande leverdatum/tijd Gepland levertijdvak Datum en tijd waarop de goederen zullen worden afgeleverd. Gegevens over de periode waarbinnen goederen worden afgeleverd. U moet een afleverdatum/tijd op het afleveradres weergeven als hierover geen vaste afspraken gemaakt zijn met uw handelspartners. U kunt daarbij kiezen voor: - Geplande leverdatum/-tijd - Levertijdvak: vroegste en laatste leverdatum/-tijd (bloktijd). Door deze combinatie wordt levering in een bepaald tijdvenster aangegeven Neem het gegeven 1-op-1 over uit de order. De voorkeur gaat uit naar levertijdvak/bloktijd omdat dit de meest flexibele optie is. All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 10
Ordernummer Nummer ter identificatie van de order door de afnemer. Als de zending plaatsvindt naar aanleiding van een order, moet u het ordernummer opnemen in het verzendbericht. Let op: als u op basis van automatische bevoorrading (VMI: Vendor Managed Inventory) levert, is er geen order. U vermeldt dan dus geen ordernummer in het verzendbericht. Backhauling Indicatie backhauling Code waarmee wordt aangegeven dat het transport van de levering wordt geregeld door de afnemer. Haaladres Locatie waar goederen worden opgehaald. Wanneer de levering door of namens de afnemer wordt afgehaald (backhauling) geeft u dit aan met een indicatie, en vermeldt u het haaladres in het verzendbericht. In dit geval mag het Afleveradres niet worden gebruikt. Let op: bij backhauling interpreteert u de afleverdatum/tijd als de datum/tijd waarop de ontvangende partij de goederen ophaalt bij het haaladres. Crossdocking Eindbestemming Geplande leverdatum/tijd eindbestemming Locatie waar de goederen via een overslagpunt worden afgeleverd (bijv. supermarkt) Datum en tijd waarop de goederen zullen worden afgeleverd op de eindbestemming. Bij crossdocking vermeldt u naast de GS1-adrescode (GLN) van het afleveradres (of van het haaladres in geval van backhauling) tevens de GLN van de eindbestemming, en optioneel de geplande afleverdatum/tijd op de eindbestemming. Let op: indien er meerdere eindbestemmingen zijn, vermeldt u deze gegevens in de verzendregel en niet in de kopregel. Interne leveringen Verzender Partij die goederen levert. Ontvanger Partij die goederen ontvangt. Bij een interne levering door of aan een logistiek dienstverlener vermeldt u in plaats van de afnemer en leverancier de GS1-adrescode van de verzender en de ontvanger. Denk hierbij aan een levering van een fabriek naar een distributiecentrum van een logistiek dienstverlener. All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 11
2.4 Verzendregel Afhankelijk van de gebruikte structuur heeft u 0,1 of meerdere verzendregels. Verzendregelnummer Nummer ter identificatie van een verzendregel binnen het bericht Het is verplicht om het verzendregelnummer in het bericht te vermelden. Ladingdrager informatie (GS1-artikelcode + aantal) Gegevens over een drager waarop artikelen tijdens het transport en opslag worden bewaard en die niet vast aan de artikelen verbonden is. Bij optie 2 en 3 vermeldt u de primaire en secundaire ladingdragers in het verzendbericht als verpakkingstotalen. Indien er statiegeld op de ladingdragers zit, vermeldt u de ladingdragers ook als artikelregels in het verzendbericht om matching met de factuur mogelijk te maken. Let op: bij optie 3 vermeldt u de ladingdragers bij de betreffende SSCC. Bij optie 2 vermeldt u de ladingdragers in totalen voor de gehele levering. GS1-verzendcode (SSCC) Serial Shipping Container Code, wereldwijd uniek nummer ter identificatie van de verzendeenheid. Bij optie 3 van het verzendbericht is vermelding van de SSCC verplicht. Bij opties 1 en 2 is vermelding van de SSCC niet toegestaan. Crossdocking Eindbestemming Leverdatum/tijd eindbestemming Locatie waar de goederen via een overslagpunt worden afgeleverd (vb. supermarkt). Datum en tijd waarop de goederen zullen worden afgeleverd op de eindbestemming. Bij crossdocking vermeldt u wanneer er meerdere eindbestemmingen van toepassing zijn de eindbestemming per SSCC. Vermelding van meerdere eindbestemmingen is alleen mogelijk wanneer u optie 3 van het verzendbericht gebruikt. Nesting Verzendregelnummer hogere eenheid Nummer ter identificatie van een verzendregel binnen een bericht. Een speciaal geval van optie 3 treedt op bij mixed rolly s. Hierbij komen meerdere GS1-verzendcodes (SSCC s) voor per rolly. Er wordt dan gebruik gemaakt van een extra niveau om aan te geven welke GS1-verzendcodes (SSCC s) bij elkaar op één rolly staan. Dit noemt men nesting. Zie de voorbeelden die zijn opgenomen in de invoeringsconventies voor het proces levering & ontvangst. 2.5 Artikelregel In het verzendbericht is het niet toegestaan meerdere artikelregels voor dezelfde GS1- artikelcode (GTIN: Global Trade Item Number) aan te maken, behalve voor promotievarianten en edities van tijdschriften. Wel mag bij gebruik van optie 3 dezelfde GTIN in combinatie met meerdere verschillende verzendeenheden (SSCC s) voorkomen. All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 12
Artikelregelnummer Nummer ter identificatie van een artikelregel binnen het bericht Het is verplicht om het artikelregelnummer in het bericht te vermelden. GTIN (artikelcode) Gegeven ter identificatie van een artikel. Geleverd aantal Het aantal eenheden van een artikel dat is geleverd. U vermeldt altijd de GS1-artikelcode en het aantal van het geleverde artikel. Geleverde netto hoeveelheid De geleverde hoeveelheid van het artikel, exclusief verpakking, gespecificeerd als gewicht, inhoud, volume of lengte. Bij wichtartikelen vermeldt u verder de netto hoeveelheid. Dit is de hoeveelheid op basis waarvan gefactureerd zal worden. Indicatie levering zonder eigendomsoverdracht Code die aangeeft dat de goederen na aflevering nog eigendom zijn van de leverancier. Dit gegeven kan van belang zijn bij crossdocking, in het geval dat de primaire ladingdragers expliciet in rekening moeten worden gebracht aan de crossdocklocatie. Promotievariantcode Kenmerk ter identificatie van een promotievariant van het artikel. Indien in de order de promotievariantcode is vermeld, moet deze in het verzendbericht ook worden vermeld. Let op: het kan voorkomen dat leveringen onder actiecondities vallen zonder dat dit was aangegeven in een order. U en uw handelspartner moeten dan van tevoren afspreken of de promotievariantcode wel of niet in het verzendbericht moet worden vermeld. Editienummer Kenmerk ter identificatie van de periode van een uitgave. Bij tijdschriften is het mogelijk het editienummer te vermelden. Let op: het editienummer wordt op dit moment in de levensmiddelen- en drogisterijbranche niet gebruikt. THT-datum Tenminste Houdbaar Tot datum, de datum tot en met wanneer het product verkocht mag worden. TGT-datum Tenminste Goed Tot datum, de datum tot en met wanneer het artikel veilig geconsumeerd of gebruikt kan worden. Gebruiken bij vers vlees, vis en voorgesneden groente. Als u producten levert met een houdbaarheidsdatum op de consumentenverpakking dan is het verplicht dit gegeven in het GS1-verzendbericht op te nemen. Afhankelijk van de aanduiding die op het product wordt vermeld, gebruikt u of het THT veld of het TGT veld. Het is niet toegestaan om beide velden in het bericht op te nemen. Let op: Voor producten die geen dagaanduiding binnen de houdbaarheidsdatum hebben (bijvoorbeeld mei 2015) is de volgende brancheafspraak gemaakt: All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 13
De dag binnen een houdbaarheidsdatum heeft bij voorkeur een geldige waarde op het GS1-label en in het GS1-verzendbericht. Hierbij geldt dat de laatste dag van de maand moet worden vermeld. Het is echter toegestaan om geen dagwaarde (dus 00) op het label en in het verzendbericht te vermelden. Vermeldt u de 00-dagwaarde op het label dan moet deze dagwaarde ook in het verzendbericht worden vermeld. Het is dus niet meer toegestaan om op het label een 00-dagwaarde en in het verzendbericht een geldige dagwaarde van hetzelfde product (bijvoorbeeld de 31e van de maand) te vermelden. De datum moet altijd gelijk zijn. Deze regel moet voor 1 maart 2013 zijn toegepast. Batchnummer Kenmerk ter identificatie van een verzameling exemplaren van een product die tegelijkertijd zijn geproduceerd of die tegelijkertijd dezelfde bewerking of behandeling hebben ondergaan.. Ten behoeve van traceerbaarheid van partijen kunt u er toe overgaan het batch (of lotnummer) te vermelden. Dit kan van belang zijn bij gebruik van optie 1 of 2, omdat daar de SSCC niet beschikbaar is voor traceringsdoeleinden. Land van herkomst Land van oorsprong Productiedatum Productielocatie Land waar de laatste bewerking heeft plaatsgevonden. Land waar de partij is geteeld Datum waarop de partij is geoogst Door de leverancier vastgestelde code waarmee de teeltlocatie wordt aangeduid Deze gegevens worden in de groente- en fruitsector tussen de teler en afzetorganisatie gebruikt. Let op: deze gegevens worden niet door retailers in de levensmiddelenbranche gebruikt. Oorspronkelijk besteld artikel Gegeven ter identificatie van het oorspronkelijk bestelde artikel. Als het geleverde artikel afwijkt van het oorspronkelijk bestelde artikel moet u naast de GS1-artikelcode van het geleverde artikel ook de GS1-artikelcode van het oorspronkelijk bestelde artikel vermelden. Let op: Dit gegeven wordt in de levensmiddelen- en drogisterijbranche niet gebruikt. All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 14
3 Versturen van het verzendbericht 3.1 EDI-formaat U kunt het GS1-verzendbericht uitwisselen in het EANCOM-formaat die wordt ondersteund door de gangbare EDI-software. Zie voor de volledige technische documentatie en de EDI syntax-voorbeelden de EDIinvoeringsconventies op www.gs1.nl/ondersteuning 3.2 Mapping Mapping is alleen van toepassing bij geïntegreerd EDI. Onder mapping verstaan we het vertalen van het bericht in een formaat dat automatisch verwerkt kan worden door uw systeem. Mapping is noodzakelijk zowel voor de partij die het bericht verstuurt als voor de partij die het bericht ontvangt. De hiervoor benodigde software kan bestaan uit een speciale EDI module in uw ERPsysteem en vertaalsoftware waarmee de mapping wordt uitgevoerd. Daarnaast heeft u iemand nodig met voldoende kennis van uw systeem en van de EDI standaard, om de mapping te definiëren in de vertaalsoftware. Let op: Dit is wat anders dan het GS1 document Mapping EANCOM. In het GS1 document wordt aangegeven op welke plek een functioneel attribuut moet worden gespecificeerd in het EANCOM DESADV bericht. 3.3 Envelop De laatste stap is het inregelen van de communicatie van het bericht. Ook deze stap geldt alleen bij geïntegreerd EDI. Hiervoor heeft u minimaal een elektronische postbus nodig. Verder kunt u ervoor kiezen een partij in te schakelen die de veilige communicatie van uw berichten verzorgt. Meestal heeft één organisatie één elektronische postbus. Dit is de meest eenvoudige en duidelijke opzet. U wordt geadviseerd om deze werkwijze zoveel mogelijk te hanteren. Alle berichten voor een bepaalde organisatie gaan naar dezelfde elektronische postbus. Als u als leverancier een order ontvangt, dan kunt u zowel de ontvangstbevestiging, als het verzendbericht en het factuurbericht naar dezelfde elektronische postbus sturen. Logistiek dienstverlener Indien uw logistiek dienstverlener de GS1-verzendberichten naar uw klanten verstuurd dan vermeldt de dienstverlener haar GS1-adrescode (GLN) alleen in de envelop. In het GS1-verzendbericht zelf vermeldt hij uw bedrijf via GLN leverancier. All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 15
4 Veldenlijst DC-leveringen De geharmoniseerde veldenlijst voor DC-leveringen is tot stand gekomen door bij een representatief aantal retailers in de levensmiddelen- en drogisterijbranche navraag te doen naar welke GS1-verzendbericht-velden men nodig heeft om het goederenontvangstproces bij haar distributiecentra zo efficiënt mogelijk te kunnen uitvoeren. De lijst is de branchestandaard voor DC-leveringen. U kunt de lijst dan ook als basis gebruiken voor het ontwikkelen van uw GS1-verzendberichten voor al uw afnemers in de levensmiddelen- en drogisterijbranche. (V=Verplicht, O=Optioneel) Kopregel Functie van het bericht Verzendberichtnummer Verzendberichtdatum/tijd Structuur Indicatie backhauling O (1) Afnemer (GS1-adrecode) Leverancier (GS1-adrescode) Afleveradres (GS1-adrescode) O (1) Haaladres (GS1-adrescode) O (1) Geplande leverdatum/tijd O (2) Gepland levertijdvak O (2) Ordernummer O (3) Verzendregel SSCC Primaire ladingdragers o.a. pallets, rolcontainers (GS1-artikelcode + aantal) Secundaire ladingdragers o.a. kratten (GS1-artikelcode + aantal) O (4) Artikelregel GTIN (artikelcode) Geleverd aantal Promotievariantcode O (5) Geleverde netto hoeveelheid O (6) Houdbaarheidsdatum (THT-datum of TGT-datum) O (7) Batchnummer O (8) DC-levering Toelichting profiel DC-levering (1) Bij backhauling (afnemer regelt het transport) zijn indicatie backhauling en haaladres verplicht. In alle andere gevallen mogen deze velden niet worden gevuld en is het afleveradres verplicht. V V V V V V V V V V All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 16
(2) 1-op-1 overnemen uit de order. (3) 1-op-1 overnemen uit de order. Bij VMI-leveringen is geen order aanwezig dus wordt dit veld niet gevuld. (4) Het heeft de voorkeur om secundaire ladingdragers zoals EPS- en CBL-kratten in het bericht te vermelden. Stem met uw handelspartner af of u de kratten moet vermelden. Let op! Merkgebonden secundaire ladingdragers/emballage mogen niet in het verzendbericht worden vermeld. Denk aan: kratten bier of frisdrank met een merkopdruk. (5) 1-op-1 overnemen uit order. Anders niet vermelden. (6) Verplicht voor artikelen met een variabel gewicht. (7) Verplicht voor artikelen met een houdbaarheidsdatum op de consumentenverpakking. TGT-datum: zeer bederfelijke artikelen zoals vers vlees, vis en voorgesneden groente. THT-datum: overige artikelen met een houdbaarheidsdatum. (8) Verplicht bij geneesmiddelen. In alle andere gevallen optioneel. U mag zelf bepalen of u het batch/lotnummer in het bericht vermeld. Voorbeeld: DC-levering DC-levering bestaand uit drie homogene pallets. In het verzendbericht worden de drie pallets als losse verzendeenheden (pallets) behandeld. Er berust statiegeld op de pallets en kratten, zodoende worden de pallets en kratten zowel in het PAC- als in het LINsegment (t.b.v. facturatie) vermeld. Iedere pallet krijgt een unieke SSCC. Pallet 1 Pallet 2 Pallet 3 Nederlandse naam Internationale naam Afkorting GS1-artikelcode Global Trade Item Number GTIN GS1-adrescode Global Location Number GLN GS1-verzendcode Serial Shipping Container Code SSCC Pallet 1: 40 stuks van artikel D met GTIN: 8765432101238 De artikelen worden geleverd in 40 kratten (fusten) met GTIN: 8712345003944 De 40 kratten staan op 1 pallet met GTIN: 8712345010058 De artikelen zijn voorzien van een THT-datum van 01-01-2015 De artikelen zijn voorzien van het batchnummer 12345-ABC All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 17
De totale pallet is voorzien van de SSCC: 123456789012345675 Pallet 2: 40 stuks van artikel D met GTIN: 8765432101238 De artikelen worden geleverd in 40 kratten (fusten) met GTIN: 8712345003944 De 40 kratten staan op 1 pallet met GTIN: 8712345010058 De artikelen zijn voorzien van een THT-datum van 31-01-2012 De artikelen zijn voorzien van het batchnummer 9999-ZZZ De totale pallet is voorzien van de SSCC: 345678901234567819 Pallet 3: 40 stuks van artikel D met GTIN: 8765432101238 De artikelen worden geleverd in 40 kratten (fusten) met GTIN:8714303000026 De 40 kratten staan op 1 pallet met GTIN: 8714303000026 De artikelen zijn voorzien van een TGT-datum van 01-10-2014 De artikelen zijn voorzien van het batchnummer 4444-AAAA De totale pallet is voorzien van de SSCC: 789012345678129876 Behoefte aan meer voorbeelden? Zie de EDI-invoeringsconventies op www.gs1.nl/ondersteuning UNH+DES000099+DESADV:D:01B:UN:EA N007' BGM+351+ME000099+9' DTM+64:200311260915:203' DTM+63:200311261115:203' DTM+137:200311230225:203' RFF+ON:12A300' RFF+ZZZ:EANNL4' NAD+BY+8712300000001::9' NAD+SU+8712345002008::9' NAD+DP+8712345003944::9' CPS+1' CPS+2+1' PAC+1' PCI+17' GIN+SRV+8712345010058' GTIN pallet 1 PCI+33E' Verzendberichtnummer Vroegste afleverdatum/tijd Laatste afleverdatum/tijd Berichtdatum/tijd Ordernummer: 12A300 Structuur van het bericht GLN van de afnemer GLN van de leverancier GLN van het afleveradres Verzendregel zendingsniveau Verzendregel verzendeenheidniveau (pallet 1) Aantal pallets binnen verzendregel:1 GIN+BJ+123456789012345675' SSCC PAC+40' Geleverd aantal kratten: 40 PCI+17' GIN+SRV+8712345003944' GTIN krat 1 LIN+1++8712345010058:SRV' GTIN pallet 1 met statiegeld QTY+12:1' Geleverd aantal pallets: 1 LIN+2++8712345003944:SRV' GTIN krat 1 met statiegeld QTY+12:40' Geleverd aantal kratten: 40 LIN+3++8765432101238:SRV' GTIN geleverd artikel A PIA+1+12345-ABC:NB' Batchnummer: 12345-ABC QTY+12:40' Geleverd aantal artikelen: 40 PCI+17' DTM+361:20150101:102' THT-datum: 01-01-2015 CPS+3+1' Verzendregel verzendeenheidniveau (pallet 2) All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 18
PAC+1' Aantal pallets binnen verzendregel: 1 PCI+17' GIN+SRV+8712345010058' GTIN pallet 2 PCI+33 E ' GIN+BJ+345678901234567819' SSCC PAC+40' Geleverd aantal kratten: 40 PCI+17' GIN+SRV+8712345003944' GTIN krat 1 LIN+4++8712345010058:SRV' GTIN pallet 1 met statiegeld QTY+12:1' Geleverd aantal pallets: 1 LIN+5++8712345003944:SRV' GTIN krat 1 met statiegeld QTY+12:40' Geleverd aantal kratten: 40 LIN+6++8765432101238:SRV' GTIN geleverd artikel D PIA+1+9999-ZZZ:NB' Batchnummer: 9999-ZZZ QTY+12:40' Geleverd aantal artikelen: 40 PCI+17' DTM+361:20120131:102' THT-datum: 31-01-2012 CPS+4+1' Verzendregel verzendeenheidniveau (pallet 3) PAC+1' Aantal pallets binnen verzendregel:1 PCI+17' GIN+SRV+8716532016106' GTIN pallet 3 PCI+33 E ' GIN+BJ+871234512345123456' SSCC PAC+40' Geleverd aantal kratten: 40 PCI+17' GIN+SRV+8714303000026' GTIN krat 2 LIN+7++8716532016106:SRV' GTIN pallet 2 met statiegeld QTY+12:1' Geleverd aantal pallets: 1 LIN+8++8714303000026:SRV' GTIN krat 2 met statiegeld QTY+12:40' Geleverd aantal kratten: 40 LIN+9++8765432101238:SRV' GTIN geleverd artikel D PIA+1+4444-AAAA:NB' Batchnummer: 4444-AAAA QTY+12:40' Geleverd aantal artikelen: 40 PCI+17' DTM+36:20141001:102' TGT/Expiratiedatum: 01-10-2014 UNT+66+DES000099' All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 19
Versiebeheer en contactinformatie Datum Versie Gewijzigd door Wijzigingen December 2011 1 P. Geerdink Eerste publicatie. 5 september 2012 1.1 P. Geerdink/ G. Sobrino Nieuwe regels voor producten zonder dagaanduiding in de houdbaarheidsdatum; cosmetische updates. 7 januari 2013 1.2 J. Westerkamp/ P. Geerdink Nadere toelichting ter verduidelijking bepaalde eisen. Bij kopregel is de functie van het bericht toegevoegd en er is een nieuwe definitie van batchnummer. Verder wijziging beschrijving EDI-formaat en opmerking bij mapping toegevoegd. Enkele cosmetische wijzigingen 24 januari 2013 1.3 R. Oosterhof Beschrijving voorkeurplaatsing oudste houdbaarheidsdatum boven op verzendeenheid. 26 september 2013 1.4 J. Westerkamp/ P. Geerdink Aanscherping regels voor batchnummers & houdbaarheidsdatum. 29 November 2013 1.5 G. Sobrino Foute emballage op voorbeelden gecorrigeerd. De tekst uit deze publicatie mag zonder toestemming vooraf worden verveelvoudigd op voorwaarde dat de bron wordt vermeld. Hoewel alle zorg is betracht om te garanderen dat de inhoud van dit document juist is, kan GS1 Nederland niet aansprakelijk worden gehouden voor fouten of ontbrekende gegevens in deze publicatie. Neem bij vragen over de inhoud van deze publicatie contact op met de Customer Support van GS1 Nederland. Deze is bereikbaar via telefoonnummer 020 511 38 88 of door een e-mail te sturen aan info@gs1.nl. All contents copyright GS1 Nederland 29 november 2013 20