Gemeenteraadszitting van 29 oktober 2015 om 20.00 uur in de raadzaal van het Administratief Centrum, Veld 1 te Kaprijke Memorie van toelichting OPENBARE ZITTING 1. Goedkeuren overeenkomst houdende opstalrecht voor de inrichting van een cabine in de Ooststraat Voor de oprichting van een nieuwe elektriciteitscabine ter vervanging van de huidige metalen cabine, bezorgt Imewo o.v. de gemeente een voorstel tot overeenkomst voor het vestigen van een recht van opstal in de Ooststraat. Het opstalrecht heeft betrekking op een perceel met een oppervlakte van 9,32 m². De opstalrechtovereenkomst wordt aangegaan voor een termijn van 50 jaar. Er wordt voorgesteld het recht van opstal toe te staan en te aanvaarden mits een vergoeding aan het gemeentebestuur van 150 euro/m² (voor een totaal bedrag van 1 398 euro). De overeenkomst voor het vestigen van het recht van opstal wordt aan de gemeenteraad ter goedkeuring voorgelegd. 2. Voorlopige aanneming tragewegenplan deelgemeente Kaprijke Aan de gemeenteraad wordt een voorstel van de werkgroep voor het trage wegenplan van de deelgemeente Kaprijke voorgelegd. Het trage wegenplan is een beleidsdocument dat het voornemen van het gemeentebestuur uitdrukt om enerzijds de toegankelijke wegen verder te onderhouden en waar nodig te verbeteren. Bovendien geeft het plan aan hoe het trage wegennet verder uitgebouwd kan worden. De realisatie van een trage wegenplan is een voorwaarde voor het verkrijgen van subsidies voor de (her-)aanleg van trage wegen. Er zijn doelstellingen op korte, middellange, en lange termijn beschreven. De gemeente hanteert voor het trage wegenplan Kaprijke dezelfde werkwijze als eerder voor het trage wegenplan Lembeke werd toegepast, met als doel een integraal beleidsdocument te bekomen. Bijgevolg wordt aan de gemeenteraad gevraagd om het trage wegenplan Kaprijke voorlopig aan te nemen. Vervolgens zal een openbaar onderzoek georganiseerd worden, waarbij de hele bevolking inspraak krijgt in het plan. Nadien wordt het definitieve plan ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd. 3. Vaststellen lastvoorwaarden en bepalen van de wijze van gunnen voor het aanstellen van een ontwerper voor de heraanleg van de horeca-zone Lembeekse bossen
In de meerjarenplanning heeft het gemeentebestuur het voornemen opgenomen om de recreatie- en horecazone in de Lembeekse bossen aan te pakken. In eerste instantie zal in de loop van volgend jaar de parking van de Lembeekse bossen in de Tragelstraat heraangelegd worden. In een tweede fase zal de centrale zone waar de horeca zich bevindt, heraangelegd worden. Aan de gemeenteraad wordt een bestek ter goedkeuring voorgelegd voor het aanstellen van een ontwerper. De opdracht wordt geraamd op 15 000 euro inclusief btw. Er wordt voorgesteld om de opdracht toe te wijzen via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. 4. Goedkeuren samenwerkingsprotocollen 'verkeer' en 'niet-verkeer' Aan de gemeenteraad worden de twee samenwerkingsprotocollen verkeer en niet-verkeer tussen het gemeentebestuur Kaprijke en het parket van de procureur des konings van Oost- Vlaanderen ter goedkeuring voorgelegd. De samenwerkingsprotocollen hebben betrekking op het gewijzigde politiereglement voor de administratieve sancties (GAS-reglement). Hierbij kunnen bepaalde dossiers die behandeld worden door het parket aanleiding geven tot een gemeentelijke administratieve sanctie. Het samenwerkingsprotocol niet-verkeer houdt vooral een optimalisatie van bestaande processen en een verkorting van de doorlooptijd van een dossier in. Op die manier kan een efficiënter beleid gevoerd worden. Het samenwerkingsprotocol verkeer geeft gevolg aan een nieuwe methode waarbij ook verkeersinbreuken aan de hand van een bestuurlijke sanctie afgehandeld kunnen worden. 5. Aanpassing gemeentelijk reglement inzake de toepassing van gemeentelijke administratieve sancties Op voorstel van de politiezone Meetjesland-Centrum wordt het gemeentelijk reglement betreffende de administratieve sancties bijgestuurd met als doel de lokale besturen meer slagkracht te kunnen geven om tegen bepaalde inbreuken efficiënter op te treden. Naast een verhoging van de maximaal toepasbare administratieve geldboetes, worden nu ook bepaalde verkeersovertredingen strafbaar gesteld. Bovendien wordt ook de termijn waarin recidive (herhaalde inbreuk) bijkomend gesanctioneerd wordt, verlengd van twaalf maanden tot vierentwintig maanden. Ten slotte werd ook het hoofdstuk omtrent openbare parken, bossen, plantsoenen, speelpleinen, sportterreinen en gemeentelijke infrastructuur volledig herschreven zodat bepaalde misdrijven die momenteel opgenomen zijn in het strafwetboek, via bestuurlijke weg gesanctioneerd kunnen worden. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het reglement op de gemeentelijke administratieve sancties goed te keuren. 6. Aanwijzing van een bijkomende provinciale ambtenaar belast met het opleggen van administratieve geldboetes
Het gemeentebestuur kan bepaalde feiten die voor overlast zorgen bestraffen met Gemeentelijke Administratieve Sancties (GAS). Hiertoe keurde de gemeenteraad op 25 juni 2009 een reglement goed, dat werd gewijzigd bij de gemeenteraadsbeslissingen van 31 maart 2011 en 29 oktober 2015. Het provinciebestuur biedt kleinere gemeenten de mogelijkheid om provinciale ambtenaren aan te stellen als sanctionerende ambtenaren. De raad stelde op 25 maart 2010 al twee provinciale ambtenaren aan om overtreders van het reglement administratieve geldboetes op te leggen. Op 28 april 2011 en 27 juni 2013 stelde de raad nog eens vier bijkomende ambtenaren aan, belast met het opleggen van administratieve geldboetes. Omdat meer en meer gemeenten een beroep doen op de provinciale ondersteuning en gezien het stijgende aantal dossiers, draagt de Deputatie van de provincie Oost-Vlaanderen een bijkomend jurist voor als sanctionerend ambtenaar in het kader van de gemeentelijke administratieve sancties. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om een bijkomende provinciale ambtenaar aan te stellen die belast is met het opleggen van administratieve geldboetes. 7. Vaststellen lastvoorwaarden en bepalen van de wijze van gunnen voor de opdracht "Aankoop raambekleding voor het SOCK te Kaprijke" Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om een opdracht uit te schrijven voor de aankoop van raambekleding voor het verduisteren van de polyvalente zaal en vergaderzaal in het SOCK (Sport Ontspanning Cultuur Kaprijke) in de Molenstraat 28 in Kaprijke. Het bestek met technische beschrijvingen wordt ter goedkeuring voorgelegd. De opdracht wordt geraamd op 12 500 euro inclusief btw. Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. 8. Goedkeuren van het retributiereglement voor het nieuwe centrum SOCK (Sport Ontspanning Cultuur Kaprijke) Het nieuwe centrum SOCK (Sport Ontspanning Cultuur Kaprijke) in de Molenstraat 28 in Kaprijke kan vanaf het voorjaar van 2016 afgehuurd worden. Hiervoor moet een retributiereglement opgemaakt worden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de verschillende gebruikers, waarbij erkende verenigingen en inwoners van de gemeente Kaprijke een meer gunstig tarief kunnen bekomen. Daarnaast zijn er annuleringsvoorwaarden opgenomen. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het retributiereglement voor verhuur van het SOCK goed te keuren. 9. Aanpassing van het retributiereglement van de bibliotheek in functie van optimalisatie van de boeteprocedure Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om het retributiereglement van de bibliotheek te wijzigen in functie van de optimalisatie van de boeteprocedure.
De aanpassingen in het reglement hebben betrekking op de wijze van aanbieden van de boetebrieven en/of mails en het stopzetten van terugvordering van de frankerings- en maningskosten. Hiervoor werd een duidelijke procedure met opvolging door de financiële dienst uitgeschreven. In het nieuwe retributiereglement dient bovendien de kostprijs voor het lenen van e-boeken niet meer vermeld omdat deze service niet meer aangeboden wordt. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om deze wijzigingen in het retributiereglement van de bibliotheek goed te keuren. 10. Wijziging samenstelling sportraad Het gemeentebestuur ontving een kandidatuur om toe te treden tot de sportraad van verenigingen Sportclub Groeningen en Shinbõ Dojo. Daarnaast stelt de vereniging Smash For Fun een nieuwe plaatsvervanger voor omwille van een bestuurswissel. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de nieuwe samenstelling van de sportraad goed te keuren. 11. Goedkeuren aanpassing meerjarenplan OCMW 2014-2019 Het OCMW van Kaprijke bezorgde een aangepast meerjarenplan 2014-2019 aan het gemeentebestuur. Het college van burgemeester en schepenen heeft deze aanpassing van het meerjarenplan van het OCMW gunstig geadviseerd. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de voorliggende aanpassing van het meerjarenplan 2014-2019 van het OCMW goed te keuren. 12. Kennisname budgetwijziging OCMW 2015 De budgetwijziging 2015 van het OCMW, zoals vastgesteld door de OCMW-raad op 8 oktober 2015, wordt aan de gemeenteraad voorgelegd. De budgetwijziging stemt overeen met het jaar 2015 van de aangepaste meerjarenplanning van het OCMW. Er wordt voor 2015 een exploitatietoelage van 160 381 euro en een investeringstoelage van 8 500 euro gevraagd. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om kennis te nemen van de voorliggende budgetwijziging 2015 van het OCMW. 13. Advies dienstjaarrekening 2014 Sint-Gillis Lembeke De dienstjaarrekening van de kerkfabriek Sint-Gillis Lembeke wordt aan de gemeenteraad voorgelegd. De kerkfabriek sluit het jaar 2014 af met een positief saldo van 9 902,15 euro na verrekening van alle inkomsten en uitgaven.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de voorliggende dienstjaarrekening 2014 gunstig te adviseren. 14. Kennisname goedkeuring door gouverneur van de jaarrekening 2013 De gouverneur heeft op 15 augustus 2015 de jaarrekening 2013 van de gemeente Kaprijke goedgekeurd. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om kennis te nemen van deze beslissing. 15. Goedkeuren agenda buitengewone algemene vergadering Veneco² op 3 december 2015 en bepalen stemgedrag vertegenwoordiger Op 3 december 2015 vindt een buitengewone algemene vergadering van Veneco² plaats in het Huis van de Bouw, Tramstraat 59 in Zwijnaarde. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van deze buitengewone algemene vergadering en om het stemgedrag van de vertegenwoordiger in de buitengewone algemene vergadering te bepalen. 16. Aanstellen van een vertegenwoordiger en een plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de buitengewone algemene vergadering Veneco² op 3 december 2015 De raad van bestuur van Veneco² nodigt de gemeente uit tot de buitengewone algemene vergadering, die doorgaat op 3 december 2015. Iedere gemeente dient één afgevaardigde aan te duiden voor de jaarvergadering. Deze aanduiding moet vóór iedere jaarvergadering herhaald worden. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om een effectieve en een plaatsvervangende vertegenwoordiger voor de buitengewone algemene vergadering van Veneco² aan te duiden. 17. Intercommunale Westlede. Bepalen van het stemgedrag van de vertegenwoordiger op de bijzondere algemene vergadering van 1 december 2015 Op 1 december 2015 vinden twee bijzondere algemene vergaderingen van IGS Westlede plaats in het hoofdgebouw van het crematorium van Lochristi. Tijdens deze algemene vergaderingen wordt onder andere een wijziging van de statuten voorgelegd. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om zijn goedkeuring te hechten aan de agenda s van deze algemene vergaderingen en om het stemgedrag van de vertegenwoordiger in deze algemene vergaderingen te bepalen. 18. Goedkeuren van dadingovereenkomst tussen gemeentebestuur van Kaprijke en Else Van Moldergem Op vandaag loopt er een gerechtelijke procedure tussen het gemeentebestuur en een personeelslid. Om het verdere verloop van de gerechtelijke procedure niet af te wachten, zijn beide partijen overeengekomen om tot een dading over te gaan.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de dadingovereenkomst ter beëindiging van het geschil goed te keuren. Karine Goegebeur gemeentesecretaris Linde De Man gemeenteraadsvoorzitter