Handreiking en draaiboek bij de organisatie van een demodag Wim Meijboom Jan Karreman versie 2017.2 dd:20-11-2017 1
Inhoudsopgave Inleiding pagina 3 Tijdspad pagina 3 Te regelen zaken met hun aandachtspunten pagina 5 Locatie pagina 5 Demonstraties pagina 5 Wedstrijd pagina 5 Tentoonstelling pagina 6 Suggesties Programma pagina 6 Financiële zaken en vergoedingen pagina 7 Vergoedingen pagina 7 Financiën pagina 7 Betaling demonstrateurs pagina 7 Evaluatie demodag pagina 7 Tips en ervaringen uit het verleden pagina 7 Veiligheidseisen pagina 7 Doorspreken van demonstraties pagina 8 Aantal bezoekers pagina 8 Marketing pagina 8 Jurering van de werkstukken bij een eventuele wedstrijd pagina 8 Bijlage 1: Draaiboek voorbereiding Bijlage 2: Draaiboek bestuurstaken demodag Bijlage 3: Draaiboek projectgroep demodag 2
Inleiding Deze handreiking is een nadere uitwerking van de handreiking zoals die door het bestuur van Radius is opgesteld rond 2010. Dit document is herschreven in het voorjaar van 2015 en 2017 omdat gebleken is dat de toenmalige handreiking nog niet helemaal waterdicht en duidelijk genoeg was. Indien u als afdeling een demodag gaat organiseren vraag dan bij de secretaris de meest recente versie van de handreiking op. Uit de inhoudsopgave is af te leiden dat de handreiking in een aantal hoofdstukken is uitgewerkt. Daarbij worden mogelijk zaken herhaald maar steeds vanuit een andere achtergrond belicht. Wij willen er hier nadrukkelijk op wijzen dat deze handreiking geen dwingend document is. Het is een mogelijkheid en manier hoe u de demodag zou kunnen organiseren en niet hoe u die moet organiseren. Tijdspad De regionale demodag wordt gehouden op een (bij voorkeur de derde) zaterdag in april, de centrale demodag wordt gehouden op een (bij voorkeur de derde) zaterdag in oktober. De exacte datum wordt in samenspraak met het bestuur bepaald. Het bestuur van Radius draagt er zorg voor dat de betrokken afdelingen ruimschoots van te voren worden ingelicht over de planning van de demodagen. Het tijdspad begint op het moment dat een afdeling aanvaard heeft een demodag te gaan organiseren. Het eerste wat er moet worden gedaan is het oprichten van een projectteam met een eigen vaste projectmanager. Dat hoeft niet de voorzitter/trekker van de afdeling te zijn. Bedenk bij het oprichten van het projectteam dat er verschillende vaardigheden nodig zijn. Het grootste aantal mensen heb je vlak voor of op de dag zelf nodig voor het klaarmaken van de ruimten en het weer terugbrengen in de oorspronkelijke staat. Vanuit het bestuur wordt er een contactpersoon benoemd die de contacten met de organiserende afdeling onderhoudt. Organiseer je de centrale demodag in het najaar dan hoef je geen locatie te zoeken. De locatie voor de centrale demodagen wordt door het bestuur vastgesteld. Momenteel is dit het ROVC in Ede. Advies: neem contact op met de afdeling die de vorige demodag in het najaar heeft georganiseerd. Mogelijk zijn er tips uit te wisselen over de locatie. Organiseer je de regionale demodag in het voorjaar dan moet je een passende locatie zoeken. De eisen hiervoor worden opgesomd in het volgende hoofdstuk. Als de beoogde locatie(s) en de kosten ervan bekend zijn en passen binnen de begroting moet het bestuur haar goedkeuring hieraan geven. De feitelijke afspraken en overeenkomsten met de verhuurder worden door het bestuur/contactpersoon verder afgehandeld. Naast de vaste leveranciers heeft de organiserende afdeling de mogelijkheid om voorstellen te doen voor extra leveranciers b.v. uit de eigen regio. Deze worden officieel uitgenodigd door het bestuur. Draag deze leveranciers daarom vroegtijdig aan. 3
Ondertussen wordt door u nagedacht over een eventueel thema, de gewenste demonstraties en demonstrateurs. Dat leidt uiteindelijk tot het totale programma. Bedenk welke demonstraties videoapparatuur krijgen en welke niet. Denk na over de veiligheid van de bezoekers en de demonstrateurs. Denk ook vroegtijdig aan EHBO. Het bestuur regelt dat in principe, maar navraag doen naar EHBO-ers binnen de eigen afdeling kan natuurlijk altijd. Bij de beoordeling van de geschiktheid van de locatie kan ook het programma een rol spelen. Het programma moet helemaal klaar zijn op het moment dat de laatste AktieRadius voor de demodag wordt gedrukt, d.w.z. begin maart of begin september moet het programma helemaal klaar zijn tot op de laatste houtsnipper en toegestuurd zijn aan de secretaris. 4
5
Te regelen zaken met hun aandachtspunten Locatie (4/5) Als er een locatie gevonden is die aan de gestelde eisen voldoet volgt er overleg met de contactpersoon vanuit het bestuur. Mogelijk vindt er dan nog een bezoek plaats aan de voorgestelde locatie. Aandachtspunten: Minimaal 250 m 2 oppervlakte Parkeergelegenheid voor veel auto s (liefst onbetaald) Bereikbaarheid met openbaar vervoer Afzonderlijke ruimten voor demonstraties, let daarbij op lichtinval Voldoende mogelijkheden voor catering Demonstraties (9/11) Als het projectteam geen passende demonstrateur(s) kent of kan bedenken, schakel dan zo nodig in een vroeg stadium de contactpersoon van het bestuur in. Aandachtspunten: Wie kies je Wat wil je laten zien Hoeveel draaibanken zijn er nodig Is er een speciale draaibank nodig, eventueel in samenspraak met de demonstrateur Zijn de ruimtes geschikt, denk aan vloer en vloerbedekking Zitplaatsen bij de draaibank Bij welke demonstrateurs komt de videoapparatuur Let bij het bepalen van de videopresentatie op de lichtinval en de evt. mogelijkheden van verduisteren Veiligheid van bezoekers en demonstrateurs Spreek van te voren met de contactpersoon door welke demonstraties video ondersteuning nodig hebben Wedstrijd (12) Als één van de programmapunten een wedstrijd is waaraan alle leden van Radius kunnen deelnemen volg dan onderstaande aandachtspunten bij de voorbereiding. Op basis van een thema? Samenstelling van een jury Maak een wedstrijdreglement Aantal werkstukken per persoon beperken in dat reglement In overleg met de benoemde jury de criteria vaststellen waaraan de inzendingen moeten voldoen Deze criteria en het wedstrijdreglement vooraf publiceren in de uitnodiging of via AktieRadius Aantal deelnemers beperken in reglement Voer overleg met de contactpersoon van het bestuur over de te vragen juryleden. Indien er prijzen aan de wedstrijd verbonden zijn worden hier met de contactpersoon afspraken over gemaakt. Deze prijzen kunnen bestaan uit b.v. geldprijzen en of een officiële oorkonde welke door het bestuur beschikbaar wordt gesteld 6
De werkstukken voor de wedstrijdtentoonstelling apart houden van de andere werkstukken die de afdeling wil laten zien en die niet meedoen aan de wedstrijd Eén persoon belasten met de inname van de werkstukken en ook goed de hand houden aan het reglement. Die persoon van te voren bekend maken en op de demodag zelf een duidelijke plaats geven Zorg voor voldoende ruimte zodat de werkstukken goed kunnen worden bekeken en andere werkstukken niet zo makkelijk in het blikveld komen. (Eventueel) van tevoren aanmelden met een foto van het werkstuk. Zonder foto geen deelname Geef bij de aanmelding een nummer af en handhaaf dat nummer ook bij de uiteindelijke plaatsing Verdeel de inzendingen naar soort: schalen, potten, objecten, kandelaars, speelgoed, vazen, tollen en dergelijke Geef van te voren nummers en foto s door aan de jury en inzender Plaats de voorwerpen op nummervolgorde op de tafels en plaats het nummer erbij Als er een wedstrijd is op basis van technisch kunnen (ter plekke met behulp van apparatuur) Wedstrijdreglement regelen Goed uitproberen van te voren Denk aan veiligheid. Tentoonstelling Als er een tentoonstelling wordt georganiseerd Denk dan aan voldoende ruimte, tafels en b.v. het gebruik van zuilen Belichting/lichtinval Beperk het aantal inzendingen per deelnemer om een overzichtelijk geheel te krijgen (vaak is minder beter) Maak gebruik van b.v. pilaren om werkstukken beter tot hun recht te laten komen Suggesties voor het programma van een demodag Demonstraties door meerdere demonstrateurs Tentoonstelling van eigen werk organiserende afdeling Wedstrijd Technische wedstrijd Leveranciers Verloting Activiteit voor partners Overige hobby s uitnodigen Speciale activiteiten voor jeugdigen 7
Financiële zaken en vergoedingen Vergoedingen Demonstrateurs krijgen een fles wijn, consumptiebonnen en evt. reiskosten. Juryleden krijgen een fles wijn, consumptiebonnen en evt. reiskosten Medewerkers (opbouw / schoonmaak / afbouw) krijgen een fles wijn, consumptiebonnen en evt. reiskosten Leveranciers krijgen consumptiebonnen. Financiën Het bestuur is budgetverantwoordelijk. Het zorgt voor betaling van facturen en declaraties. Ook de eventuele prijzen worden geregeld door het bestuur evenals de uitgifte van de consumptiebonnen. En op basis van deze verantwoordelijkheid bepaalt het bestuur hoe en wat. Betaling aan demonstrateurs Het bestuur van Radius is van mening dat voor demonstrateurs uit het buitenland geen uitzonderingen worden gemaakt t.a.v. vergoedingen of betalingen. Voor speciale gelegenheden kan het bestuur besluiten om van deze regeling af te wijken. Evaluatie demodag Het verdient aanbeveling om de demodag te evalueren samen met de contactpersoon van het bestuur. Positieve en negatieve ervaringen kunnen dan weer verwerkt worden in de handreiking/draaiboeken voor de organisatie van de volgende demodag. Tips en ervaringen uit het verleden Veiligheidseisen (17) Een voorbeeld is het maken van een tolletje, waarbij de draaitijd van de tol wordt verminderd met de tijd om de tol te maken. De winnaar is diegene met de hoogste netto-tijd. Dat is onveilig, ja zelfs gevaarlijk gebleken. Soms werd er zo geragd, dat het werkstuk uit de klauwplaat vloog Benadruk ook de veiligheid bij het doorspreken van de demonstraties met de demonstrateurs. (b.v. schermen bij de draaibanken zijn verplicht) Kijk voor de veiligheid ook nog even op de website van Radius (www.houtdraaien.com) 8
Doorspreken van de demonstraties (11) Vraag aan de demonstrateur wat hij laat zien dan wel wil laten zien. Vraag het hem zo nodig voor te doen en kijk er naar vanuit het gezichtspunt van de argeloze toeschouwer. Let daarbij op of er voldoende zicht is op de demonstratie Regel in overleg met de demonstrateur of er video-ondersteuning moet worden geboden. Zo ja, hier dan een aparte ruimte voor bestemmen Iedere demonstrateur dient een voorbeeld te zijn voor de bezoeker als het gaat om veiligheid en het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen Aantal bezoekers Ga er maar vanuit dat er 200 tot 250 bezoekers komen Vaak komt het grootste deel in de morgen Probeer het bezoek over de dag te spreiden door een goed programma te maken. Dat kan door het herhalen van demonstraties, door een aantrekkelijke publicatie van alle tijden en programmapunten Om meer bezoekers te kunnen krijgen kan het aantrekkelijk zijn om ook een partner-programma te organiseren. En dat kan van alles zijn, zoals op het gebied van handwerken (spinnen, breien, haken), of iets met bloemen. Maar het kan ook inhouden dat er iets gedaan wordt wat voor de jeugd interessant is M.i.v. 2017 adviseert het bestuur om een partner-programma als vast onderdeel mee te nemen in het totaal aanbod voor bezoekers Marketing Laat tijdig een aankondiging en het programma op de website van Radius plaatsen Stuur altijd een persbericht naar de lokale dag- en weekbladen Schakel tijdig de lokale en regionale radio- en televisiezenders in voor een aankondiging van de demodag Verspreid flyers in supermarkten, bibliotheken, gereedschapswinkels en dergelijke Overleg voor het laten maken van flyers met de contactpersoon Jurering van de werkstukken bij een eventuele wedstrijd (18) Leg de beoordelingscriteria eensluidend vast, zodat daarover geen misverstanden en meningsverschillen kunnen ontstaan Raadpleeg eventueel het bestuur hierover of vraag support van anderen die ter zake kundig zijn (B.v. de Afdeling Vormgeving) Vernieuwend werk hoger waarderen dan traditioneel werk. Dit in overeenstemming met de statuten van de vereniging; blijf dus niet hangen in het traditionele 9
Bijlage 1 Draaiboek Organisatie demodag Radius Datum: Plaats/locatie: Actie/onderwerp Voorbereidingsfase moet afgerond zijn 2 maanden voor de geplande demodag wie Afgehandeld d.d. 1. Planning demodagen bestuur doorlopend 2.Oprichten projectteam Afdeling/proj.team 3.Contact leggen met contactpersoon bestuur Afdeling/proj.team 4. Regio dag: zoeken naar locatie Afdeling/proj.team 5. Overleg met contactpersoon keuze en kosten Afdeling/proj.team locatie 6. Definitieve vastlegging locatie/afspraken Bestuur 7. Zijn er regio leveranciers die uitgenodigd moeten Afdeling/proj.team worden? Doorgeven aan contactpersoon 8.Uitnodigen van leveranciers( vast en regio) bestuur 9.Welke demonstrateurs en demonstraties Afdeling/proj.team 10.Programma opstellen en overleg met coordinator Afdeling/proj.team 11. Vastleggen en afspraken maken met Afdeling/proj.team demonstrateurs en andere deelnemers aan de demodag 12.Wordt er een wedstrijd georganiseerd? 13.Wordt er een tentoonstelling georganiseerd? 14. Het definitieve programma in begin maart of begin september naar secretaris bestuur i.v.m. uitnodigen leden via AktieRadius Afdeling/proj.team Afdeling/proj.team Afdeling/proj.team Voor 1 maart of 1 september Realisatiefase ( laatste 2 maanden voor demodag) Indeling van de beschikbare ruimtes w.o. Horeca, demonstraties, videodemonstraties, leveranciers, tentoonstellingsruimte etc. Zijn er voldoende tafels voor presentaties en leveranciers Plattegrond met tijden demonstraties t.b.v. bezoekers Veiligheidseisen kenbaar maken aan demonstrateurs (schriftelijk) Indien er een wedstrijd is moet er vooraf een regelement gemaakt worden in overleg met de gekozen juryleden.. Dit regelement vooraf publiceren b.v. via uitnodiging 10
Prijzen verloting Prijzen wedstrijd Badges voor alle vrijwilligers EHBO-ers vragen Bezetting en opruimplan maken Attentie vrijwilligers en demonstrateurs Doorgeven aantal vrijwilligers en demonstrateurs aan bestuur Persbericht regionale pers Regelmatig overleg met contactpersoon bestuur bestuur bestuur bestuur 11
Bijlage 2 Demodag zelf door het bestuur te regelen Verloting: Geldprijzen, houtprijzen, overige prijzen (uitstallen) Loten lotenverkopers Aankleding/inrichting bestuurstafel Attenties voor vrijwilligers en demonstrateurs Badges voor bestuursleden Video en geluidsapparatuur o.a. beamer Bemensing bestuurstafel Declaratieformulieren voor demonstrateurs Consumptiebonnen voor vrijwilligers, leveranciers en demonstrateurs Fotograaf voor Aktie Radius Afrekenen horeca Onderzoek naar waar bezoekers vandaan komen 12
Bijlage 3 demodag zelf door projectgroep te regelen 13
14