O P L E G N O T I T I E Voorstel ter behandeling in de vergadering van de Bestuurscommissie Veiligheid Datum 08 oktober 2015 Onderwerp Herberekening adviestaken omgevingsrecht Bijlage ten behoeve van agendapunt 6 Portefeuillehouder Opsteller H. Apotheker George Kuntz Telefoon 088 229 8910 E-mail g.kuntz@brandweerfryslan.nl Bijlage(n) 1. Overzicht financiële consequenties herverdeling 2017 en 2018. Beslispunten De Bestuurscommissie Veiligheid stemt in met: 1. de overheveling van 567.051 uit het budget Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) naar het budget Brandweer. 2. de berekening vanaf 1 januari 2015. De herverdelingseffecten in 2015 en 2016 worden opgevangen binnen de incidentele ruimte in de huidige begroting. In de begroting 2017 worden deze herverdeeleffecten structureel verwerkt. 3. de nieuwe verrekeningssystematiek voor het doorberekenen van de kosten uitvoering toetsingen toezichtstaken brandveiligheid, in het kader van de Wabo. 4. het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst met iedere gemeente die een maatwerkpakket afneemt. Inleiding In het kader van het project Samen naar 1 Brandweer (SN1B) is in 2013 aan de Friese gemeenten gevraagd hoeveel geld er in hun begroting was opgenomen voor de uitvoering van brandweertaken (fte s, materieel, verzekeringen etc.). Op basis van deze uitvraag is de begroting opgesteld voor de nieuwe regionale brandweer. Voor de afdeling Risicobeheersing is binnen de nieuwe begroting een budget Wabo vastgesteld. Bij het bepalen van de hoogte van het budget Wabo heeft echter een toerekening plaatsgevonden die niet strookt met de werkelijke uitvoering van taken. Gemeentelijke medewerkers risicobeheersing zijn volledig toegerekend aan het budget Wabo. Deze medewerkers hielden zich, naast taken op het gebied van de Wabo, ook bezig met algemene taken op het gebied van risicobeheersing. In de praktijk betekent dit: het budget Wabo is bij de aanvang van de nieuwe organisatie te hoog vastgesteld en het budget Brandweer dus te laag. Het eerstgenoemde budget wordt betaald door gemeenten die een Pagina 1 van 5
maatwerkpakket afnemen. Het tweede budget kent een collectieve financiering. Om die reden moet een herverdeling plaats vinden tussen beide budgetten, gebaseerd op de uitvoering van taken en hiermee gepaard gaande kosten. Op die manier wordt recht gedaan aan de daadwerkelijk afname van diensten door gemeenten. Het huidige niveau van dienstverlening blijft voor alle gemeenten behouden. In deze notitie wordt nader ingegaan op deze noodzakelijke herverdeling en de financiële consequenties er van per gemeente. Daarnaast wordt in deze notitie een nieuwe verrekeningssystematiek voor beide maatwerkpakketten voorgesteld. Beleidsmatige context Onderscheid basistaken en Wabo-taken Voor 1 januari 2014 bestonden er binnen Fryslân 10 (inter-)gemeentelijke brandweerbegrotingen. Binnen deze begrotingen werd in alle gemeenten door de medewerkers op het gebied van risicobeheersing een aantal basistaken uitgevoerd. Denk hierbij aan taken als: advisering evenementen, adviezen repressief optreden en activiteiten in het kader van Brandveilig Leven. Daarnaast waren er ook een aantal gemeenten die een afdeling Risicobeheersing hadden. Deze medewerkers voerden, naast de basistaken, de toetsings- en toezichtstaken brandveiligheid uit, in het kader van de Wabo. Er bestond dus een duidelijke splitsing van taken die, door de brandweer op het gebied van risicobeheersing, uitgevoerd werden: basistaken en Wabo-taken. Na de regionalisering in 2014 is deze onderverdeling blijven bestaan. Voor alle Friese gemeenten voert Brandweer Fryslân (afdeling Risicobeheersing) de basistaken uit. Voor de toetsing- en toezichtstaken brandveiligheid in het kader van de Wabo, biedt Brandweer Fryslân vanaf 1 januari 2014 de Friese gemeenten twee maatwerkpakketten aan. Dit zijn: - Maatwerkpakket 1: toetsing van aspecten brandveiligheid/wabo, inclusief toezicht tijdens de bouw; en - Maatwerkpakket 2: toezicht op aspecten brandveiligheid/wabo tijdens de gebruiksfase van bouwwerken. Bij afname van één of beide maatwerkpakketten treedt Brandweer Fryslân binnen het Wabo-proces op als specialistische backoffice ten behoeve van het bevoegd gezag. In onderstaand overzicht is te zien welke keuzes de Friese gemeenten eind 2013 maakten voor de aangeboden maatwerkpakketten: Maatwerkpakket 1 + 2 Maatwerkpakket 1 (toetsing) Maatwerkpakket 2 (toezicht) Geen pakket 01. Het Bildt 01. De Fryske Marren 01. Súdwest-Fryslân 01. Leeuwarden 02. Ferwerderadiel 02. Heerenveen 02. Tytsjerksteradiel 03. Franekeradeel 03. Ooststellingwerf 04. Harlingen 04. Weststellingwerf 05. Leeuwarderadeel 05. Achtkarspelen 06. Menaldumadeel 06. Smallingerland 07. Terschelling 08. Vlieland 09. Opsterland 10. Littenseradiel 11. Dantumadeel 12. Dongeradeel 13. Kollumerland c.a. 14. Schiermonnikoog 15. Ameland Pagina 2 van 5
Gevolgen uitvraag project SN1B In het kader van het project SN1B zijn ook de financiële middelen in kaart gebracht die de Friese gemeenten besteedden aan de brandweerzorg. Bij deze uitvraag is echter onvoldoende rekening gehouden met de onderverdeling tussen eerder genoemde basistaken enerzijds en de Wabo-taken anderzijds. Dit heeft geresulteerd in een volgende situatie: de middelen van gemeenten die beide taken uitvoerden, zijn in hun geheel opgenomen in het budget Wabo-taken. Het budget Wabo is daardoor groter dan het moet zijn. Daarom moet het deel dat besteed wordt aan alleen de basistaken overgeheveld worden naar het budget Brandweer. In onderstaand figuur is dit schematisch weergegeven. Waarbij de taartpunten zijn onderverdeeld in basistaken (blauw) en Wabo-taken (geel). De overige kosten brandweer zijn in het wit weergegeven. De rode pijl geeft aan waar het budget basistaken onterecht naartoe is gegaan. De rood gestippelde pijl geeft aan waar het budget eigenlijk naartoe had moeten gaan: De kosten voor het onderdeel Wabo-taken worden apart doorberekend aan gemeenten die deze taken afnemen. Deze doorberekening vindt plaats op basis van de gegevens die gemeenten hebben aangeleverd tijdens de uitvraag. Aangezien het budget Wabo te hoog is vastgesteld worden momenteel dus kosten in rekening gebracht voor basistaken die eigenlijk via de collectieve financiering bekostigd moeten worden. Op deze manier is het voor gemeenten dus niet mogelijk een goede verantwoording af te leggen over de kosten gemaakt in het kader van de Wabo. Op verzoek van gemeenten heeft Brandweer Fryslân, afdeling Risicobeheersing, inzichtelijk gemaakt hoeveel tijd en middelen er in 2014 en 2015 besteed is aan de Wabo-taken. Op basis van deze gegevens wordt de volgende verdeling tussen het budget Brandweer en het budget Wabo voorgesteld: Het totale budget Wabo bedraagt 978.837, hiervan wordt 411.786 besteed aan Wabo-taken en 567.051 aan overige basistaken. Voorstel is dan ook een overheveling van 567.051 vanuit het budget Wabo naar het budget Brandweer. Dit bedrag wordt verdeeld over het collectief volgens de OOV-sleutel met de collectieve financiering. Deze verdeling wordt structureel verwerkt in de begroting 2017. De overheveling wordt voor 2015 en 2016 verwerkt binnen het reeds vastgestelde financiële kader, de begroting 2015 en begroting 2016. Het jaar 2014 wordt als afgesloten beschouwd, hierover vindt geen verrekening plaats. In bijlage 1 is per gemeente voor 2017 en 2018 aangegeven wat deze overheveling financieel voor consequenties heeft. Verrekeningssystematiek doorrekenen kosten Wabo-taken Pagina 3 van 5
Naast een juiste verdeling van budgetten is ook het doorrekenen van kosten aan gemeenten van belang. Brandweer Fryslân wil gemeenten inzichtelijk maken hoeveel tijd en kosten besteed worden aan adviezen en controles Wabo. Daarnaast wil Brandweer Fryslân de mogelijkheid hebben heldere offertes op te kunnen stellen voor gemeenten die eventueel een maatwerkpakket willen afnemen. Om de kosten Wabotaken correct te kunnen doorberekenen wordt per maatwerkpakket onderstaande verrekeningssystematiek voorgesteld: Verrekeningssystematiek maatwerkpakket 1: Per aantal inwoners is bepaald hoeveel advies-uren een gemeente afneemt bij Brandweer Fryslân, en welke medewerker deze uren invult (schaal 8 (junior 58,00 per uur) of schaal 10 (senior 73,00 per uur)). De stelregel is: per 25.000 inwoners zijn 150 advies-uren schaal 10 nodig en 100 advies-uren schaal 8. Deze regel is gebaseerd op ervaringscijfers en op de landelijke richtlijn PREVAP 2009. Het aantal inwoners wordt afgerond op duizendtallen. Het onderscheid tussen routinematige-, basis- en gespecialiseerde preventie, zoals benoemd in het visiedocument Brandweer Fryslân over morgen, is hierbij losgelaten. Ervaring leert dat gemeenten ook op het gebied van routinematige preventie ondersteund willen worden door Brandweer Fryslân. De zeer complexe bouwaanvragen worden bij het hanteren van deze stelregel buiten beschouwing gelaten. Mocht zich een zeer complexe bouwaanvraag voordoen, zoals de melkpoederfabriek in Heerenveen of ijsstadion Thialf, dan worden deze kosten apart gefactureerd op basis van het daadwerkelijk aantal besteedde uren. Verrekeningssystematiek maatwerkpakket 2: Voor alle gemeenten die maatwerkpakket 2 afnemen zijn de te controleren objecten in kaart gebracht. Deze objecten zijn vervolgens gelabeld aan de gebruiksfuncties uit het Bouwbesluit 2012. Aan deze gebruiksfuncties is vervolgens een prioritering toegekend waaraan kengetallen inzake de verwachtte ureninzet per periodieke controle zijn gekoppeld. Het gaat om de volgende prioritering: - prioriteit 1: 4 uren per controle - prioriteit 2: 3 uren per controle - prioriteit 3: 2 uren per controle - prioriteit 4: 2 uren per controle Bovenstaande prioritering en de daaraan gekoppelde kengetallen zijn een indicatie afgeleid uit de landelijke handleiding PREVAP 2009. Hier bovenop wordt ten aanzien van de tijdsbesteding aan hercontroles en ondersteuning bij handhavingskwesties gerekend met een opslag van 20%. Daar waar het gaat om de controlefrequentie wordt aangesloten bij de frequenties zoals gemeenten dit hebben opgenomen in hun handhavingsuitvoeringsprogramma dan wel bestaand handhavingsbeleid. Op basis van bovenstaande gegevens kan Brandweer Fryslân per afzonderlijke gemeente een goede inschatting maken van de werkvoorraad binnen maatwerkpakket 2 en de kosten hiervan. Dienstverleningsovereenkomst Een ander voorstel is om met iedere gemeente die een maatwerkpakket afneemt een dienstverleningsovereenkomst af te sluiten. In deze overeenkomst worden bovenstaande kostentoerekening en proces- en werkafspraken vastgelegd. De inhoud van de overeenkomst wordt opgesteld samen met de werkgroep financiën en dienstverleningsovereenkomst. De werkgroep bestaat, naast medewerkers VRF (afdelingshoofd Risicobeheersing, beleidsadviseur Risicobeheersing en financieel adviseur) uit medewerkers (teamleiders vergunning verlening en handhaving, controllers en een jurist) van de volgende gemeenten: Franekeradeel, Heerenveen, Schiermonnikoog, Weststellingwerf, Dantumadeel, Dongeradeel, Súdwest-Fryslân en de Fryske Marren. Deze werkgroep was ook betrokken bij het opstellen van deze notitie. Voorstel verrekeningssystematiek en dienstverleningsovereenkomst Op basis van deze notitie wordt de Bestuurscommissie Veiligheid voorgesteld in te stemmen met bovenstaande verrekeningssystematiek voor beide maatwerkpakketten. Deze wijze van verrekening gaat per 1 januari 2016 in. Tezamen met de correctie tussen beide begrotingsonderdelen biedt deze wijze van Pagina 4 van 5
verrekening een goede basis voor de komende jaren. Ook wordt voorgesteld deze nieuwe verrekeningssystematiek met proces- en werkafspraken vast te leggen in een dienstverleningsovereenkomst tussen Brandweer Fryslân en betreffende gemeenten. Beoogd effect/resultaat - Een eerlijke toerekening van kosten en een kloppende begroting. - Een verrekeningssystematiek zodat gemeenten de gemaakte kosten voor de Wabo-taken op een correcte wijze kunnen toeschrijven. - Mogelijkheid voor Brandweer Fryslân om een goed onderbouwde offerte uit te brengen. Argumenten voor 1. De herverdeling doet recht aan de door de gemeenten afgenomen diensten van Brandweer Fryslân. 2. De verrekeningssystematiek biedt voor zowel gemeenten als voor Brandweer Fryslân meer houvast voor het toerekenen van daadwerkelijk gemaakte kosten. Na besluitvorming: Akkoord met voorstel Akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in] Paraaf secretaris: Niet akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in] Origineel in archief Kopie naar ambtelijk aanspreekpunt Pagina 5 van 5