Mini ALV van de Vereniging De Nieuwe School gehouden op 6 juni 2013 in De Nieuwe School te Edam Aanwezig: Bestuur: Tanja (voorzitter), Joost (penningmeester), Peter, Femke, Pauline (secretaris), Team: Theo (directeur), Hilde, Marja, Eva, Willy-Anna, Danielle. Leden (16 van de 360 leden, het quorum is niet aanwezig) Opening: Tanja: 20.10 uur Mededelingen Tanja deelt mee dat, omdat het quorum niet aanwezig is, er niet gestemd kan worden over de statuten. We zullen de conceptstatuten wel bespreken. Verder legt Tanja uit dat het bestuur bezig is met het zoeken naar een bestuurslid communicatie. Er zijn inmiddels wel gesprekken met een aantal mensen geweest. Peter heeft aangeboden tot de ALV in het najaar aan te blijven. Over de herbenoemingen van de twee bestuursleden moet volgens de statuten schriftelijk gestemd. Tanja stelt voor om het zonder briefjes te doen tenzij iemand daar bezwaar tegen heeft. Niemand heeft bezwaar. Notulen ALV d.d. 21 maart 2013: De notulen worden vastgesteld. Bespreking jaarverslag In het verslag staan het bestuursverslag, een verslag van de MR, de commissieverslagen, het onderwijskundig verslag en de jaarrekening met toelichting. Dit was op de website gepubliceerd. Het bestuursverslag is te vinden op pagina 4 t/m 10. De onderwerpen die in de bestuursvergaderingen aan bod zijn geweest worden daarin samengevat. Onder andere de code goedbestuur en toepassing op DNS waarvan de statuten een uitvloeisel zijn, de personele ontwikkelingen: twee mensen willen BAPO opnemen, hoe moet dat ingevuld en de organisatie van de O&T café s. Zijn hier vragen over? Er wordt opgemerkt dat het indrukwekkend is. Er zijn verder geen vragen. Hilde licht de MR activiteiten toe. De MR is acht keer bijeen geweest. De onderwerpen staan in het verslag op pagina 11. Hierover zijn ook geen vragen. Theo heeft het onderwijskundig verslag gemaakt dat op pagina 19 begint. Er is een vraag over de Levend Leren Monitor (LLM). Er staat dat we ons beperken
tot het bijhouden van een beperkt aantal leerlijnen. Wat wordt daar mee bedoeld? Theo legt uit dat op dit moment de projecten van taal en Wereld Oriëntatie (WO) ingevoerd worden. Als we dit goed onder de knie hebben, dan moeten we kijken of we meer willen. Er bestaat bijvoorbeeld de mogelijkheid dat ouders inloggen om de vorderingen van de kinderen te kunnen volgen. De projecten volgen een cyclus van drie jaar, dus voorlopig blijft het zo. Voor rekenen hebben we een methode, waardoor de kerndoelen daar wel duidelijk zijn. Dit hoeft dus niet nog een keer in de LLM te worden vastgelegd.voor taal is er ook een methode, maar dat dekt niet alle kerndoelen, alleen grammatica en spelling. Theo zegt dat de essenties van het Jenaplan onderwijs in de rapporten zouden moeten staan. Dit zijn onder andere: kunnen plannen, samenwerken en creativiteit (in het O&T cafe Zicht op Zorg is daar aandacht aan besteed). Alle leerervaringen van de kinderen moeten in de LLM worden ingevoerd. Theo merkt nog op dat er voor gewaakt moet worden alles te willen vastleggen, omdat er dan geen ruimte meer is om gewoon te werken. Leerkrachten worden aangesteld voor het onderwijs en hebben daarnaast een aantal uren om na te kijken en voor te bereiden. Daarom moet er een beperking zijn op het aantal zaken dat je wilt bijhouden De leerkrachten hebben niet onbeperkt tijd om maar alles in te voeren. Eva merkt op dat er misschien eerst gekeken moet worden wat je met ingevoerde gegevens doet. Momenteel zijn er verslagboekjes, gesprekken, LOVS (rekenen, spelling) en LLM voor de rest van taal en WO. Dit lijkt genoeg. Het moet een ondersteuning zijn van het werk, niet een doel op zich. De techniek van de LLM is nu onder de knie. Aan het einde van zijn/haar schoolcarrière kun je precies de ontwikkeling van een kind zien. Financiën * toelichting en goedkeuring financieel jaarverslag boekjaar 2012 Joost legt de cijfers uit en merkt op dat deze gecontroleerd zijn door de accountant. De staat van baten en lasten: een positief resultaat is van 27.779 Euro. De uitgaven zijn redelijk in lijn met de begroting. De bijdragen zijn hoger dan gepland, zoals een positief saldo uit de opheffing van het samenwerkingsverband, iets meer leerlingen dan gepland en een aanvullende subsidie, de prestatiebox voor professionalisering en extra taal en rekenonderwijs. De balans: het geld wordt niet belegd maar verspreid over een aantal banken en op spaarrekeningen gezet. Onder de schulden de te betalen vakantiegelden en sociale lasten, maar ook een potje voor jubilea. We hebben genoeg geld om onverwachte kosten op te vangen, de buffer. We kunnen een half jaar vooruit als er onverwacht helemaal geen geld meer zou komen. De leden gaan akkoord met de jaarrekening. * toelichting en vaststelling begroting boekjaar 2013 Kijken we naar de toekomst, de gemeente heeft recentelijk een update laten maken van de demografische gegevens. De prognose is bijgesteld. Voor de komende vier jaar is het redelijk duidelijk en is er geen direct probleem, op de langere termijn wordt het onzekerder. Ook daarom is het handig om een buffer te hebben. Verder wil het Rijk de kosten van het onderhoud van het gebouw naar de school afschuiven. Op dit moment is het niet duidelijk hoe dit allemaal gaat werken. Gezien de leeftijd van het pand, kan dit voor ons lastig worden. Of we hiervoor compensatie krijgen en of er een
nulmeting gaat plaats vinden is allemaal nog niet duidelijk. De nieuwe regel zou op 1 januari 2014 ingevoerd moeten worden. Is er ruimte om meer aan IT te doen? De school heeft nu een abonnement bij Skool Automatisering om niet meer van een vrijwilliger afhankelijk te zijn voor het werkend houden van de PC s in de klas. Er gaat gekeken worden of er misschien iets uitgebreid kan worden. De herinrichting van het schoolplein? Daarvoor is Euro 8000,= gereserveerd. Dit betreft de tafeltennistafel, een glijbaan en herinrichting van de tuintjes. De appel blijft. De ouderbijdrage. De bijdrage voor het kamp is vorig jaar verhoogd, omdat het kamp niet meer kostendekkend was. De vrijwillige schoolbijdrage blijft gelijk. Wel heeft de gemeente de kosten van de bus naar het zwemmen verhoogd. Dit zal vanaf volgend schooljaar doorberekend worden naar de ouders. Het wordt Euro 10 duurder. De bijdragen zullen vanaf komend schooljaar in het najaar geïnd worden. De bijdragen voor het kamp zullen eerst geïnd worden en wat later de schoolbijdrage en de bijdrage voor de bus naar het zwemmen. De leden gaan akkoord met de begroting 2013, het voorstel om de bijdrage voor zwemmen te verhogen met Euro 10 en het voorstel om de bijdrage voor kamp en zwemmen te vervroegen naar het begin van het schooljaar. Decharge van het bestuur voor het gevoerde beleid De leden stemmen in met de decharge van het bestuur. Statuten Zoals bij de mededelingen al opgemerkt, is het quorum om de conceptstatuten goed te keuren niet aanwezig. Het bestuur stelt daarom voor om op 2 juli een nieuwe ALV te houden. Kan de vergadering van 2 juli niet schriftelijk gehouden worden? Reageren er dan niet meer mensen? Helaas is het een vergadering en is dat niet mogelijk. De conceptstatuten worden inhoudelijk besproken. Vraag: Waarom kunnen mensen als lid worden toegelaten als ze geen kind op school hebben. Antwoord: Dit stond al zo in de statuten. Vraag: Hoe word je lid af, behalve op de wijze genoemd in artikel 9, lid 1. Antwoord: Het bestuur gaat in het huishoudelijk reglement opnemen dat iemand automatisch lid af is, als het (laatste) kind van school gaat Vraag: Hoe gaat het met de voordracht van de bestuurskandidaten. Het bestuur draagt voor, maar stel dat een meerderheid van de ALV het niet met de voordracht eens is. Antwoord: Als bestuur moet je als team functioneren, daarom is het belangrijk dat het bestuur iemand kiest. Vraag: maar stel je voor dat er twee mensen zijn waaruit het bestuur er één voordraagt
en meer dan tien leden willen een ander. Er worden dan meteen kampen gevormd. Antwoord: Het bestuur kan ook twee mensen voordragen en deze mensen kunnen zich dan presenteren op de ALV. De ALV kan dan kiezen. Het moet echter geen veemarkt worden, kandidaten moeten een dergelijke procedure willen. De discussie gaat verder. Natuurlijk is de klik tussen bestuursleden belangrijk. Maar als een lid het niet eens is met de lijn van het bestuur en wilt dat er een andere lijn komt, moet er misschien een ander bestuurslid komen. Het bestuur moet natuurlijk wel luisteren naar de leden en proberen objectief te kiezen. En als het bestuur helemaal niet goed functioneert kan de ALV het bestuur wegsturen. Natuurlijk is het prettig om uit meerdere kandidaten te kunnen kiezen en als de kandidaten zich allen op de ALV willen presenteren, zou dat geweldig zijn. Op dit moment zitten we niet in de luxe positie dat er keuze is en daarnaast zal niet iedereen zich op die manier willen presenteren. Vraag: Waarom moet je uit het bestuur als je failliet gaat? Antwoord: Je bent dan een te groot (financieel) risico om de school te besturen en schoolgelden te beheren. Vraag: Er is nog een aantal wijzigingen gekomen in de tekst die op de mini ALV van 21 maart is doorgenomen. Kunnen deze worden doorgenomen? Antwoord: dat is geen probleem. De echte veranderingen worden doorgenomen, niet de kleine tekstuele aanpassingen. - Artikel 11 lid 2: Er is toegevoegd dat er geen familielid van een teamlid in het bestuur mag naar aanleiding van een discussie in de MR. - Artikel 12b: een overeenkomst van meer dan Euro 50.000 moet voorgelegd aan de ALV in plaats van Euro 20.000 in de conceptstatuten van 21 maart. Is dit niet heel veel? Er wordt opgemerkt dat het bestuur ook drie keer Euro 19.990 uit zou kunnen geven, en dan hoefde dat ook niet voorgelegd in de oude situatie. Stel dat je het pand in beheer krijgt, dan zouden de uitgaven wel eens hoger kunnen worden. Zou er geen meldingsplicht kunnen komen voor grote uitgaven? Maar waar leg je dan de grens. Er zijn echter al een aantal controles ingebouwd. De begroting moet goedgekeurd worden op de ALV en het jaarverslag ook. De commissie van toezicht zal worden ingesteld. Deze kijkt als het goed is meerdere keren per jaar mee. Op dit moment meldt het bestuur ook kleinere uitgaven omdat deze langskomen in de begroting. - Artikel 12: Er is uit de statuten gehaald dat de ALV moet goedkeuren dat het bestuur een rechtsgeding voert en dat het bestuur goedkeuring nodig heeft voor het aannemen en ontslaan van personeel. Het laatste wordt in de praktijk niet gedaan en lijkt ook niet gewenst. Wel is er de vraag om in het huishoudelijk reglement vast te leggen wat de procedure is rondom het aannemen van personeel. Met de notaris zal overlegd worden of reglementen met een gewone meerderheid kunnen worden aangenomen. - Artikel 16: Er was een financiële audit commissie voorzien, maar omdat dit bij de leden het idee gaf dat het zeer financieel is, is er voor gekozen om de commissie om te dopen naar commissie van toezicht. De commissie is voor toezicht in brede zin, niet alleen op financiële zaken. De commissie kan pas worden ingesteld als de nieuwe statuten in werking zijn getreden, dus op de mini-alv in het najaar Het bestuur dankt de leden die de statuten hebben bekeken voor de tijd en de moeite.
Plan van aanpak Joost geeft een update. Helaas kon de nieuwe glijbaan nog niet ingewijd worden. Deze komt hopelijk nog voor de zomervakantie. Joost loopt kort door een aantal punten die hij in zijn presentatie heeft staan. Het gaat over de communicatie vanuit het bestuur, de nieuwe klachtenregeling die zal worden opgenomen in de schoolgids van volgend jaar, de commissie van toezicht die op de mini-alv in het najaar kan worden geïnstalleerd, de 10-minuten gesprekken en rapportage over de toetsresultaten. Herbenoeming bestuurslid communicatie Joost Waals voor 4 jaar Dit voorstel wordt in stemming gebracht. Niemand heeft bezwaar. Joost is herbenoemd. Herbenoeming penningmeester Peter Eikelboom tot volgende mini-alv Dit voorstel wordt in stemming gebracht. Niemand heeft bezwaar. Peter is herbenoemd. Rondvraag Hilde wil Roos en Nicolien van de MR bedanken voor het introduceren van de nieuwe schoolfotograaf. Klaas merkt op dat de opkomst weer zeer teleurstellend is. Eva vraagt of er kan iets gedaan kan worden aan het energieverlies doordat alle lampen altijd overal blijven branden. Als het heel zonnig is, is toch overal het licht aan. Dit is behalve opmerking over kostenbesparing ook een opvoedkundig punt. Theo zal dit in een teamvergadering nader bespreken. Ook wordt voorgesteld om de bovenbouw daar een advies over te laten schrijven. Er zal een kort verslagje van de ALV in het weeknieuws van volgende week komen. Sluiting om 21.35 uur