Handleiding administratie bewindvoering Inhoud: Algemeen... 2 Financieel overzicht... 2 Kas... 4 Betaalrekening... 5 Spaarrekening(en)... 7 Jaarafsluiting... 8 v20100507 1
Algemeen Alleen de witte cellen kunnen worden ingevuld; de andere cellen worden automatisch berekend en kunt u dus niet zelf invullen. Wanneer u de administratie voor de eerste maal invult is het aan te raden om de handleiding af te drukken. Zo kunt u deze bij iedere handeling direct raadplegen. Dit programma bevat de volgende tabbladen, die in de volgende paragrafen worden toegelicht: 1. Financieel overzicht 2. Kas 3. Betaalrekening 4. Spaarrekening 1 (voor zover van toepassing) 5. Spaarrekening 2 (voor zover van toepassing) 6. Spaarrekening 3 (voor zover van toepassing) Financieel overzicht Vul eerst de witte kolommen in (voor zover van toepassing): 1. Het BM -nr. staat op alle correspondentie van het Kantongerecht. 2. Voorletter(s) en naam 3. Geboortedatum 4. Noteer dan de waarde van de bezittingen op 1 januari: a. Vul het betaalrekeningnummer en spaarrekeningnummer(s) en het saldo per 1 januari in. b. Noteer het kassaldo van 1 januari. c. Vul de waarde in van aandelen en/of obligaties: links de waarde eind vorig jaar. Aan het eind van het jaar vult u rechts de waarde in per 31 december dit jaar. v20100507 2
5. Vul vervolgens de schulden in: a. Hypotheekschuld(en). b. Leningen. 6. Noteer onder de streep ook de WOZ-waarde van de eigen woning. 7. Tenslotte vult u onderaan de pagina de gegevens van de bewindvoerders in. Alle andere bedragen in het financieel overzicht worden automatisch berekend. Wanneer rechts naast het eindsaldo van de betaalrekening een melding in het rood verschijnt, dan ontbreekt er tenminste één kruispost. Dit is ook terug te vinden in de betreffende kolom van de betaalrekening. Een opname of storting op een spaarrekening of de kas is dan niet op de betaalrekening tegen geboekt. Bijvoorbeeld een bedrag opgenomen van de betaalrekening is in de kas geboekt maar nog niet van de bank afgeschreven. Deze tekst verschijnt niet wanneer alle boekingen correct zijn uitgevoerd. v20100507 3
Kas Nummer: Kasbonnen vanaf 1 januari opvolgend nummeren. Datum: De datum van de bon. Omschrijving: Geef een algemene omschrijving, zoals het artikel. Bij aanschaf van tandpasta e.d. kunt u bijvoorbeeld toiletartikelen noemen en een nieuwe fietsbel kan als fietsreparatie worden omschreven. Kleine kledingstukken zoals ondergoed, sokken, en dergelijke kunt u diverse kleding noemen. Een ander voorbeeld: bij kleine uitgaven kunt u als omschrijving noteren: diverse kleine uitgaven. Maar als op één bon zowel kleine uitgaven als een grotere uitgave, zoals een telefoonkaart staat, dan kunt u dat beter apart benoemen, bijvoorbeeld: telefoonkaart en div. kleine uitgaven. Ontvangsten Van betaalrek: Opnamen vanaf de betaalrekening (bijvoorbeeld door pinnen bij de geldautomaat). Anders: Andere ontvangen bedragen, bijvoorbeeld cadeautjes in contant geld. Uitgegeven Levensonderhoud: Alle dagelijkse uitgaven. Hieronder vallen alle normale uitgaven behalve de kosten die onder één van de andere kolommen vallen. (Let op: zie de uitleg bij kolom "Overig"). Kleding/schoenen: Spreekt voor zich Verzekering: Alle verzekeringspremies en kosten. Onder andere premies van ziektekostenverzekering, begrafenisverzekering, WA-verzekering, enzovoort. Vakantie: Kosten van vakanties, inclusief boekingskosten, reis- en verblijfskosten en de eventuele begeleiding- en vervoerskosten. Maar niet de premie voor reisverzekering, want die hoort in de kolom Verzekering. Auto/OV: Autokosten en kosten Openbaar Vervoer. Vergoedingen die aan anderen betaald zijn voor het vervoer per auto kunt u ook hier noteren. Reiskosten en vervoer voor vakantie vult u niet hier in, maar in de kolom Vakantie. Telecom: Telefoonabonnementen en prepaid telefoonkaarten; internetkosten. Tv-abonnement. Het abonnement voor de tv-gids hoort in de kolom Levensonderhoud. Cadeaus: Giften, cadeaus en presentjes voor anderen, ook collectegeld. v20100507 4
Schenkingen: Grote giften, zie de handleiding van het Bewindsbureau. Zakgeld: Spreekt voor zich Overig: Alleen grotere aanschaffingen van artikelen die meerdere jaren kunnen worden gebruikt, bijvoorbeeld fiets; televisie; bankstel enzovoort. Let op: voor bedragen vanaf 1.000,- moet vooraf toestemming aan het Bewindsbureau worden gevraagd, zie de handleiding van het Bewindsbureau. Naar betaalrekening: Storting van contant geld op de betaalrekening. Mutatie en saldo: Deze kolommen worden door het programma ingevuld. Mutatie geeft de wijziging van het bedrag in kas aan en Saldo het overgebleven bedrag in kas. Adviezen: 1. Wanneer met één bon meerdere artikelen aangeschaft zijn en er meer dan één kolom moet worden ingevuld, dan moet u het bedrag splitsen. Bijvoorbeeld op een bon met een totaal van 8,00 zijn voor 5,00 sokken en voor 3,00 toiletartikelen gekocht. Dan noteert u in de kolom kleding 5,00 en in de kolom levensonderhoud 3,00. 2. Controleer na het boeken of het aangegeven actuele saldo klopt met het bedrag, dat werkelijk in kas is. Betaalrekening Nr.: Vul hier het bankafschriftnummer in. Datum: Vul hier de datum van het bankafschrift in, of als u dat beter vindt, de datum van de mutatie. Omschrijving: Geef een algemene omschrijving. Ontvangsten Salaris: Noteer hier alleen loon uit arbeid van een vaste baan. Uitkeringen: Ontvangen uitkeringen, bijvoorbeeld WWB, WW, WAO, Wajong, AOQ PGB: Ontvangen bedragen ten behoeve van een Persoons Gebonden Budget Bijverdiensten: Noteer hier loon uit arbeid, die niet onder kolom Salaris vallen, bijvoorbeeld tijdelijk werk, eenmalige arbeid, een krantenwijk, enzovoort. Belastingteruggave: Terugontvangen bedragen betreffende de inkomstenbelasting en ZVW. Inkomen uit onderneming: Opnames uit een eigen onderneming. Let op: het gaat alleen om opname van geld, dat uit de onderneming op deze betaalrekening wordt ontvangen en niet om verrekening van het privé gebruik van zakelijke activa. v20100507 5
Declaraties ziektekosten verzekering: Terugontvangen bedragen voor ziektekosten die aan de ziektekostenverzekering zijn gedeclareerd. Rente, dividend: Ontvangen bedragen aan rente en dividenden. Schenkingen: Grote giften, zie de handleiding van het Bewindsbureau. Overige: Alle ontvangsten die niet onder één van de andere kolommen vallen. Van kas: Storting van contant geld van de kas naar de betaalrekening. Van spaarrekening: Opname van bedragen van een spaarrekening naar de betaalrekening, zie ook paragraaf Spaarrekeningen. Let op: bij een boeking Van kas moet ook een tegenboeking genoteerd worden bij Kas en bij een boeking Van spaarrekening moet ook een tegenboeking genoteerd worden bij de betreffende spaarrekening! Als u voor die spaarrekening afschriften van de bank ontvangt, dan zal die tegenboeking daarop worden vermeld. Uitgaven Huur of hypotheek: Huur van de woning of rente en aflossing van de hypotheek op de eigen woning. Kosten voorziening: In het geval dat de betrokkene is opgenomen in een (woon)voorziening (stichting), vul dan hier de kosten in die berekend worden door die voorziening. Energie en water: Kosten van gas, elektriciteit en water, zowel periodieke voorschotten als de jaarlijkse afrekening. Rente en aflossing: Betaalde rente en aflossing van schulden, anders dan die voor de hypotheek op de eigen woning. Belasting: Betaalde inkomsten-, gemeentebelasting, rioolheffing, waterschap, enzovoort. Uitzondering: motorrijtuigenbelasting noteert u in kolom Auto. Ziektekosten: De eigen bijdrage AWBZ, ziektekosten, uitgaven aan medicijnen, enzovoort. Premies voor de ziektekostenverzekering noteert u niet hier, maar in kolom Verzekeringen. Terugontvangen bedragen voor declaraties van ziektekosten noteert u ook niet hier, maar bij Ontvangsten in de kolom Declaraties ziektekosten verzekering. Auto: Alle autokosten, onder andere benzine, autoverzekering en motorrijtuigenbelasting. Kosten bewindvoering: De kosten die gemaakt zijn ten behoeve van de administratie van de bewindvoering. Bijvoorbeeld porto, telefoonkosten, enzovoort. Loon bewindvoering: Loon voor de bewindvoerder. Dit mag alleen met een machtiging van de kantonrechter. Overige: Alle ontvangsten die niet onder één van de andere kolommen vallen. v20100507 6
Naar kas: Opname van contant geld van de betaalrekening naar de kas. Naar spaarrekening: Storting van bedragen van de betaalrekening naar een spaarrekening, zie ook paragraaf Spaarrekeningen. Let op: bij een boeking Naar kas moet ook een tegenboeking genoteerd worden bij Kas en bij een boeking Naar spaarrekening moet ook een tegenboeking genoteerd worden bij de betreffende spaarrekening! Als u voor die spaarrekening afschriften van de bank ontvangt, dan zal die tegenboeking daarop worden vermeld. Mutatie en saldo: Deze kolommen worden door het programma ingevuld. Mutatie geeft de wijziging van het banksaldo aan en Saldo het overgebleven banksaldo. Overige kolommen: Voor de uitleg bij de overige kolommen: zie paragraaf Kas. Adviezen: 1. Wanneer op één bon of afschrift meer dan een kolom ingevuld moet worden, kan het bedrag per betreffende kolom worden gesplitst. Bijvoorbeeld op een bon zijn een broek voor 55,00 en toiletartikelen voor 13,00 gekocht. Dan noteert u in de kolom kleding 55,00 en in de kolom levensonderhoud 13,00. Controleer dan wel het saldo aan het einde van de regel. 2. Noteer ontvangen zorgtoeslag NIET onder inkomsten, maar negatief in de kolom verzekeringen, bijvoorbeeld -59,00. 3. Controleer na het boeken van elk afschrift het actuele saldo achteraan. 4. Bewaar bonnen achter het bijbehorende bankschrift. Spaarrekening(en) Het programma biedt ruimte voor maximaal drie spaarrekeningen, waarbij u ontvangsten van de betaalrekening, opnames naar de betaalrekening en ontvangen rente kunt noteren. Een spaarrekening is vrijwel altijd aan een betaalrekening gekoppeld. In dat geval gaan opnames van en stortingen op de spaarrekening(en) uitsluitend van en naar de betaalrekening. In dit programma is daar van uit gegaan. Wanneer er toch een contante opname gedaan is direct vanaf een spaarrekening, noteert u dit bedrag dan als volgt: 1. Op de spaarrekening in kolom Opname ; 2. Op de betaalrekening in kolom Ontvangen Van spaarrekening ; 3. Op de betaalrekening in kolom Uitgegeven Naar kas ; 4. In de kas in kolom Ontvangen Van betaalrekening De uitgaven die met dit bedrag zijn betaald dienen dan als kasuitgave te worden genoteerd. v20100507 7
Jaarafsluiting Wanneer alles is geboekt en de saldi zijn gecontroleerd, dan kunt u het bestand afdrukken en op de computer bewaren. Voor het Bewindvoeringsbureau dient u uitsluitend het financieel overzicht af te drukken en ondertekend door de bewindvoerders aan het bewindbureau te verzenden, incl. de eventuele bijlagen (zie handleiding bewindvoering). U kunt ook het financieel overzicht en de bijlagen na ondertekening inscannen en in PDFformaat mailen aan het Bewindsbureau. v20100507 8