Feitenrelaas Aanvraag Vergunning Jaar van Park en Plein 5 november 2018 Mokum Reclaimed dient vergunningaanvraag in, zie bewijs hieronder. 13 november 2018 Conform bovenstaand bericht zou er binnen 5 werkdagen contact worden opgenomen met ons. Omdat dit niet gebeurde, hebben wij zelf op 13 november contact opgenomen. Het antwoord was: Mevrouw X heeft het in behandeling maar door Koningsdagaanvragen kunnen ze niet binnen 5 werkdagen bellen. Bel morgen nog even. Noot: om ons onbekende redenen is de aanvraag van onze evenementenvergunning tot op heden nooit gepubliceerd op de website van de gemeente, zodat derden een zienswijze kunnen indienen. Dit is wel gebruikelijk.
14 november 2018 Op 14 november opnieuw gebeld, mevrouw X is onbekend. Ons wordt gevraagd het Stedelijk Evenementenbureau te mailen (bellen kan niet) en vragen of zij met spoed contact willen opnemen met ons. Op 14 november gebeld met Stedelijk Evenementenbureau, mevrouw Y geeft aan dat wij geen vergunning nodig hebben. 15 november 2018 Wij sturen mevrouw Y van het Stedelijk Evenementenbureau een email: Ten aanzien van onze vergunningaanvraag met kenmerk Z/18/300583, constateer ik dat de termijn van 5 werkdagen voorbij is, zonder dat de gemeente contact heeft opgenomen met ons. Daarom ga ik ervan uit dat onze aanvraag inmiddels in behandeling is genomen. Mocht dat niet het geval zijn, dan ontvang ik daar graag uiterlijk maandag 19 november uitsluitsel over inclusief reden. Tijdens ons telefonisch contact gaf u verder aan graag met ons in gesprek te gaan. In de bijlage vindt u onze volledige vergunningaanvraag: het was middels het formulier online niet mogelijk dit document te uploaden. In dit document vindt u nadere informatie over ons evenement. Mocht u na het lezen van dit document nog vragen hebben, dan gaan we graag het gesprek aan. Wij horen dan graag wat het doel is van het gesprek en wie er bij aanwezig zullen zijn. Op deze email ontvangen wij geen aanvullende vragen en geen bericht dat de aanvraag niet in behandeling zou zijn. Wel ontvangen wij een email met een aantal data om in overleg te gaan. 16 november 2018 Wij ontvangen een email met een aantal data voor een afspraak. De afspraak kan pas op 13 december 2018 plaatsvinden. 13 december 2018 Er vindt een gesprek plaats met mevrouw Y en meneer X van het evenementenbureau. In het gesprek wordt door meneer X gesteld dat wij geen vergunningaanvraag hebben ingediend. Na aandringen van onze kant wordt bevestigd dat er wel degelijk sprake is van een (lopende) aanvraag. 16 december 2018 Wij sturen een email met een korte samenvatting van het gesprek van 13 december en aanvullende vragen: Beste Y en X, Nogmaals dank voor het gesprek afgelopen donderdag. Kort samenvattend hebben we besproken dat naar mening van de gemeente de aangevraagde evenementenvergunning niet nodig is; dit omdat de beschreven activiteiten niet onder de definitie evenement vallen. Hierbij wordt verwezen naar de APV artikel 2.1.
De gemeente biedt aan onze activiteiten te promoten op hun website en ons bij ons initiatief te ondersteunen als we geen evenementenvergunning aanvragen (aanvulling: dat zou betekenen dat we de huidige aanvraag van 5 november jl. moeten intrekken). De andere optie is dat we de aanvraag aanpassen en dus het vergunningstraject verder loopt. Het gesprek wordt afgesloten met de conclusie dat wij in overleg gaan met onze achterban om te bepalen hoe we verder gaan. Naar aanleiding van ons gesprek hebben we besloten dat wij de vergunningaanvraag van 5 november jl. willen doorzetten. Om die reden hebben we de APV bestudeerd en daar hebben we nog een vraag over. In artikel 2.1 wordt een evenement als volgt gedefinieerd: het geheel van activiteiten dat plaatsvindt bij een voor publiek toegankelijke gebeurtenis op of aan de weg of het openbaar water met een openbaar dan wel besloten karakter, met uitzondering van: a. een manifestatie in de zin van de Wet openbare manifestaties; b. een optocht als bedoeld in artikel 2.34; c. een voetbalwedstrijd als bedoeld in artikel 2.37; d. markten als bedoeld in de Marktverordening; Naar onze mening voldoen de beschreven activiteiten in de huidige aanvraag aan deze definitie van een evenement. De in artikel 2.41 genoemde uitzondering is niet van toepassing omdat het 1. geen eendaags evenement is en 2. omdat er op enig moment meer dan 100 mensen aanwezig zijn. Onze vraag is dan ook of jullie nader kunnen onderbouwen waarom de door ons aangevraagde activiteiten niet onder de definitie van een evenement vallen? Graag vernemen wij jullie reactie voor vrijdag 21 december in verband met de doorlooptijd: De feestelijke lancering van de website van het evenement is gepland voor begin januari 2019 en we willen ook graag de definitieve datum voor de eerste debatavond vastleggen, hierom willen wij de procedure voor die tijd graag afgehandeld hebben. Onze aanvraag dateert van 5 november jl., dus er zijn al 5 weken van de doorlooptijd voorbij. Alvast bedankt voor jullie reactie, Met vriendelijke groet Roos Suring en Denise Eikelenboom Mokum Reclaimed
20 december 2018 Wij krijgen reactie op onze email van 16 december: Geachte mevrouw Suring en Eikelenboom, Dank u wel voor uw e-mail. Zoals u ook in uw mail aangeeft is het gesprek geëindigd met ons verzoek de aanvraag aan te vullen of in te trekken. Ik constateer dat u ervoor heeft gekozen om geen van beide te doen. Dat betekent dat wij verder gaan met de behandeling van de aanvraag, die u heeft ingediend op 5 november 2018. U ontvangt vanwege het kerstreces na 7 januari 2019 een reactie op uw aanvraag. Met vriendelijke groet. Meneer X Stedelijk Evenementenbureau Bestuur en Organisatie, directie Communicatie Gemeente Amsterdam 20 december 2018 Wij reageren op de email van meneer X van 19 december, waarin onjuist wordt gesteld dat wij geen van beide willen doen, wij hebben immers een vraag gesteld: Geachte meneer X, beste. Dank voor je reactie. Echter je conclusie dat wij besloten hebben geen van beiden (aanvullen of terugtrekken) te doen is onjuist: we hebben immers een aanvullende vraag gesteld voordat wij de vergunningaanvraag kunnen aanvullen. Dat hebben wij gedaan omdat ons niet duidelijk is wat en hoe wij moeten aanvullen en hoe jullie tot de conclusie komen dat wat wij aanvragen niet onder de definitie van een evenement valt. Daarom bij deze nogmaals het dringend verzoek antwoord te geven op de volgende vraag: kunnen jullie nader onderbouwen waarom de door ons aangevraagde activiteiten niet onder de definitie van een evenement vallen? Wederom alvast bedankt voor jullie reactie, Met vriendelijke groet, Roos Suring Mokum Reclaimed
20 december 2018 Wij ontvangen op onze mail een autoreply: Beste mailer, Dank voor je bericht. Tot 7 januari 2019 ben ik niet aanwezig of in de gelegenheid mijn mail te lezen. Je ontvangt zo snel mogelijk na de 7e reactie. Ingeval van zaken die niet kunnen wachten tot na 7 januari kan je contact opnemen met mijn collega's: - mevrouw Z (tot 31 december 2018), emailadres - meneer Y (na 1 januari 2019), emailadres met vriendelijke groet, meneer X Gemeente Amsterdam 20 december 2018 Gelet op bovenstaande autoreply, hebben wij onze mail ongewijzigd doorgestuurd naar de in de autoreply genoemde emailadressen. Wij krijgen een reactie van meneer Y: Geachte mevrouw Suring, Ik weet onvoldoende van dit dossier om uw vraag te kunnen beantwoorden. U ontvangt vanwege het kerstreces na 7 januari 2019 een reactie. Met vriendelijke groet, Meneer Y Adviseur Evenementen 14 januari 2019 De wettelijke beslistermijn op onze vergunningaanvraag is voorbij (5 november 2018 plus 10 weken) en wij hebben verder geen reactie ontvangen op onze per email gestelde vraag, noch op onze vergunningaanvraag.
18 januari 2019 Per email sturen wij een sommatie aan de gemeente:
21 januari 2019 Bovenstaande brief wordt aangetekend per post verstuurd.
21 januari 2019 Van de gemeente ontvangen wij onderstaande brief per email.
31 januari 2019 Conclusie: de gemeente heeft, na de aanvankelijke ontkenning dat wij een vergunningaanvraag hadden ingediend, nooit aan ons uitgelegd waarom het door ons aangevraagde evenement niet vergunningplichtig zou zijn. Ondanks onze herhaalde verzoeken om dit toe te lichten, zodat wij onze aanvraag eventueel konden aanpassen, is, tot onze grote spijt, nooit een antwoord gekomen. De zinsnede in de brief van de gemeente dat wij geen aanvullingen hebben aangeleverd is op zich correct, maar dat konden wij ook niet omdat de gemeente niet heeft kunnen motiveren waarom onze aanvraag onvolledig was. Hoe nu verder? Als de gemeente de van rechtswege verleende vergunning niet publiceert, dan zullen wij beroep aantekenen bij de rechtbank. In de tussentijd hebben wij een van rechtswege vergund evenement, mede omdat de gemeente onze aanvraag nooit formeel heeft afgewezen (in dat geval zouden wij namelijk bezwaar kunnen aantekenen tegen het afwijzen van de vergunning).