Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging KNNV afdeling Delfland Postbus 133 2600 AC DELFT afdelingdelfland@knnv.nl www.knnv.nl/afdelingdelfland twitter: KNNVafdDelfland facebook: KNNV-afdeling-Delfland 8.1 JAARSTUKKEN Geldig tot: juli 2020 Functionaris Naam Paraaf Voorzitter Geert van Poelgeest wg Secretaris Cor Nonhof wg De KNNV afdeling Delfland staat voor een natuurlijke leefomgeving, zie ook www.knnv.nl/afdelingdelfland Voor de doelstellingen en het werkgebied, zie de website onder Vereniging www.knnv.nl/afdelingdelfland/vereniging
1. INLEIDING In de statuten staat het volgende: Artikel 10.1 [ ] Het bestuur heeft de algemene leiding van de vereniging en behartigt haar belangen. [ ] Bij het leidinggeven hoort ook verantwoording afleggen. Het moment om verantwoording af te leggen aan de leden is de Ledenvergadering. Daartoe worden de jaarstukken opgesteld. Het doel van de jaarstukken is: Overzicht geven van de activiteiten van de vereniging in het afgelopen jaar Overzicht geven van de financiële stand van zaken De plannen voor het komende jaar aan de leden presenteren Vastleggen van de besluiten van de Ledenvergadering 2. JAARSCHEMA JAARSCHEMA November December Januari Begin februari Februari Eind februari Maart Mei tot december Juni September data van het tijdschema Ledenvergadering vastleggen de acties van de bestuursleden op elkaar afstemmen Is de bezittingenlijst compleet? Zijn de materiaalbeschrijvingen aanwezig? bestuursleden enquêteren aangewezen groepen personen en schrijven jaarverslag en jaarplan (minus financiële stukken) concept jaarverslag/jaarplan en agenda opstellen voor bespreking in bestuursvergadering (secretaris). Penningmeester verzorgt de financiële stukken. De kascommissie moet de financiële stukken controleren, liefst voor publicatie. Aanlevering aan secretaris voor publicatie. Verslag en jaarplan wordt door de secretaris verwerkt tot de Jaarstukken voor de ledenvergadering. Stukken moeten minimaal 8 dagen vóór de Ledenvergadering bij de leden zijn in verband met het stellen van tegenkandidaten. Onderwerp en datum bepalen op extra bestuursvergadering, jaarlijkse brainstormsessie over een groot onderwerp. Ledenvergadering. landelijke enquête KNNV naar hoofdbestuur (inclusief opgave twee vertegenwoordigers voor de VV); bestuurswijzigingen naar Kamer van Koophandel; eventueel adreswijziging secretariaat versturen. Jaarverslag (minus de financiële stukken) + jaarplan naar relaties verzenden. Verslag Ledenvergadering. Financiële stukken op website zetten Plannen voor Jaarthema bespreken. Actie punten n.a.v. ledenvergadering bepalen Boekhouding: verdeling resultaat; reserveringen lustrum en investeringen; financiering goedgekeurde projecten en cursussen Actiepunten uitvoeren. Evaluatie van het paddentrek project. Uitvoering van de jaarplannen evalueren. Voorstel paddentrek in bestuur. OHB 8.1 Jaarstukken, KNNV afdeling Delfland, juli 2018 2
3. TOELICHTING November Bij het vastleggen van de data wordt een kritisch tijdpad opgesteld. Hierbij moet met name goed rekening gehouden worden met: het werk van de penningmeester (afronden financiële jaarstukken); het werk van de redactie van de jaarstukken en de drukker; de statutair vastgelegde periode van twee weken tussen de ontvangst van de Jaarstukken door de leden en de Jaarvergadering. Voor het uitdelen van de taken ten behoeve van de Jaarstukken is het goed de inhoud van de vorige Jaarstukken te bekijken. Vink bijvoorbeeld de beschreven taken in het jaarplan af; hierbij kan je gebruik maken van de activiteitenlijst, die de secretaris naar aanleiding van het jaarplan maakt. In de inhoudsopgave van het Organisatiehandboek en de functiebeschrijvingen van de diverse bestuursleden staat ook al het één en ander over de verantwoordelijkheden. December Elk bestuurslid schrijft een verslag over zijn eigen werkzaamheden en de plannen voor het komende jaar. Over de taken die hij niet zelf uitvoert, maar wel onder zijn verantwoordelijkheid vallen, moet hij de uitvoerende persoon ondervragen. In het verleden is deze ondervraging altijd schriftelijk gehouden. Dit geeft echter altijd aanleiding tot ergernis, omdat de vragenlijsten niet op tijd terugkomen en er voortdurend achteraan gezeten moet worden. Het is daarom beter om de betreffende mensen op te bellen en aan de hand daarvan schrijven we zelf het verslag en het jaarplan. Het directe contact geeft ook een persoonlijke noot aan de relatie tussen het bestuurslid en de uitvoerende persoon. Bij het opstellen van de jaarplan is het goed op drie niveaus te denken: Wat hebben de individuele leden eraan? Wat heeft de vereniging eraan? Wat heeft de buitenwereld er aan? Waarmee versterk ik de vereniging? Deze vraag speelt altijd mee tijdens het opstellen van de jaarplannen. Het antwoord is kort gezegd: maak iets blijvends, bijvoorbeeld een rapportje, een tentoonstelling, dia s voor de afdelingscollectie, een introductiebijeenkomst, een artikel voor het ledenblad. Speciaal voor vertegenwoordigers: een adreslijst van de personen of organisatie(s) waarmee je in je vertegenwoordiging te maken hebt. Twee vragenlijsten liggen vast. Eén voor de voorzitter, voor het ondervragen van de Vertegenwoordigers, en één voor secretaris Natuurstudie, voor het ondervragen van de projectleiders en coördinatoren. Het is onverstandig de vragenlijst eerst toe te sturen tezamen met de plannen uit de vorige Jaarstukken; telefonisch contact werkt beter. De voorzitter let bij het schrijven van zijn bijdrage op zowel wat er binnen als buiten de KNNV gebeurt (is). De secretarissen Natuurstudie, Natuureducatie en Natuurbescherming letten bij het schrijven van hun verslag met name op de volgende punten Plannen voor het afgelopen jaar en de realisatie daarvan. Verslag activiteiten afgelopen jaar aan de hand van de doelstellingen natuurstudie en natuurbeleving/educatie. OHB 8.1 Jaarstukken, KNNV afdeling Delfland, juli 2018 3
Plannen activiteiten komende jaar aan de hand van de doelstellingen natuurstudie en natuurbeleving/educatie. Pro memorie Het jaarthema is een grote activiteit die wij uitvoeren. Hier gaat veel geld in om. Het aanvragen van subsidie of sponsorgelden moet meestal al vroeg in het jaar gebeuren. Om deze redenen heeft het Jaarthema een eigen tijdpad maar is wel in het Jaarschema opgenomen. OHB 8.1 Jaarstukken, KNNV afdeling Delfland, juli 2018 4
BIJLAGE 1 VRAGENLIJST VERTEGENWOORDIGERS 1. Lees de paragraaf Vertegenwoordigers. Vind je dat de ideeën die daar instaan m.b.t. de Vertegenwoordigers nog kloppen? 2. Zijn jouw plannen voor het lopende jaar gerealiseerd? Als dit in een tastbare vorm is gebeurd en het bestuur heeft deze nog niet, stuur dan een exemplaar op. Als iets niet is gerealiseerd, wat is daarvan dan de reden? 3. Welke belangrijke punten (max. 3) zijn in jouw vertegenwoordiging besproken? 4. Wat was jouw standpunt? (Dat was dus het standpunt van de KNNV afdeling) 5. Ben je tevreden over het contact met het bestuur? 6. Voeg eventuele uitgekomen rapporten bij. Als je een exemplaar voor jouw functioneren wilt houden, vraag dan een extra exemplaar. Wij bewaren rapporten in de afdelingsbibliotheek. 7. Op welk hoofdpunt zou je je volgend jaar willen richten? Hou zou de afdeling daar ondersteuning aan kunnen geven? 8. Heb je behoeft aan studiedagen, literatuur? Vraag gerust. 9. Je hebt in je vertegenwoordiging contacten gehad met diverse personen en instanties. Verzamel namen en adressen. Wij kunnen die gebruiken voor, bijvoorbeeld, het bekend maken van onze uitgaven. 10. Als je nog opmerkingen hebt, vul deze dan gerust in. Bijlage: Jaarplan van het lopende jaar OHB 8.1 Jaarstukken, KNNV afdeling Delfland, juli 2018 5
Bijlage 2 VRAGENLIJST VOOR DE WERKGROEPEN/PROJECTLEIDERS 1. Lees het draaiboek werkgroepen. Vind je de ideeën die daar in staan m.b.t. de werkgroepen nog kloppen? 2. Zijn de plannen van de werkgroep voor het lopende jaar gerealiseerd? (zie bijlage) Als dit in een tastbare vorm is gebeurd en het bestuur deze nog niet heeft, stuur dan een exemplaar met je antwoord mee. Als iets niet is gerealiseerd, wat is daarvan dan de reden? 3. Wat zijn de activiteiten geweest van de werkgroep in het lopende jaar? Graag met deze trefwoorden: datum, activiteit, deelname en bijzonderheden. 4. Wat liep goed? 5. Hoe kwam dat? 6. Wat kan er verbeterd worden? 7. Welke natuurhistorische waarnemingen hebben jullie gedaan? Stuur deze op. 8. Als je aanvullingen hebt voor de bibliotheek of het fotoarchief, stuur deze dan op. 9. Wat zijn de plannen voor het komende jaar? Denk hierbij speciaal aan het jaarthema. 10. Wat zouden jullie in het komende jaar als iets blijvends kunnen/willen oppakken? 11. Met welke werkgroep zou je iets gezamenlijk willen doen? En wat? 12. Uit hoeveel deelnemers bestaat de werkgroep. Voeg s.v.p. een deelnemerslijst bij. 13. Als de werkgroep een knipsel/artikelenmap heeft, voeg dan een inhoudsopgave bij. 14. Welk bedrag moet er op de begroting voor het komende jaar voor jullie werkgroep vermeld staan? 15. In welke vorm wil de werkgroep de genoteerde, gefotografeerde of gedroogde waarnemingen archiveren? Via een EXCEL-bestand of een aparte streeplijst? 16. Heb je behoefte aan studiedagen, literatuur, materialen? Vraag gerust. 17. Is er iets nog niet gevraagd? Bijlage: Jaarplan van het lopende jaar OHB 8.1 Jaarstukken, KNNV afdeling Delfland, juli 2018 6