Notulen algemene ledenvergadering 9 oktober 2018. Afwezig met afmelding: Saskia Boer, Esther Hesterman, Miriam van Huut, Mariëlle Kooter, Dalima Kraaibeek, Dineke Linnenkamp, Theresa van Lith. Petra opent de jaarvergadering om 21:08 uur en heet iedereen welkom. Notulen ALV 2016-2017 De notulen van de algemene ledenvergadering van 16 januari 2018 worden doorgenomen. Er zijn geen vragen of opmerkingen van de leden. Petra bedankt Paulien voor het maken van de notulen. Mededelingen vanuit het bestuur Vrijblijvendheid optredens. Het gebeurt nog te vaak en te gemakkelijk dat leden die zich hebben opgegeven voor een optreden op het laatste moment afzeggen. Koor is een teamsport en ook een topsport. Wanneer je je opgeeft kom dan ook, of er moet echt een goede reden zijn (ziekte of andere calamiteiten). Vraagtekens op de intekenlijst daar kunnen we niets mee. Dan is het beter om aan te geven dat je niet meedoet en dan wellicht alsnog wel kunt. Daar kunnen we altijd wel iets voor regelen. Het is nog mogelijk je op te geven voor Zuid Scharwoude 17 november en Herberg Hoorn 23 december. Conny merkt op dat het lastig is om je op te geven als het tijdstip nog niet bekend is (Herberg Hoorn). Nel vertelt dat dat altijd s middags is in verband met koopzondag. Marjo geeft aan dat de organisatie van Herberg Hoorn nog druk is met de planning van tijden en locaties. Het wordt 2 of 3 keer zingen. Bestuurspagina. De bestuurspagina op de website is bedoeld voor mededelingen vanuit het bestuur en het aankondigen van de bestuursvergaderingen. De bestuursvergaderingen worden aangekondigd zodat leden de mogelijkheid hebben onderwerpen in te brengen waarvan zij graag willen dat die besproken worden. Stukken als ledenlijst, huishoudelijk regelement, notulen, jaarverslagen etcetera zijn terug te vinden bij Happy Info. Sponsorclicks. We halen maar hele kleine bedragen binnen. Het lijkt niet echt te leven onder de leden. Hierbij nog even ter herinnering. Geef het ook door aan familieleden/vrienden. Klaarzetten stoelen. We hebben een grote zaal tot onze beschikking en toch zitten we te dicht op elkaar. Wanneer we bij het klaarzetten van de stoelen beginnen aan de kant van de alten dan komt het beter uit. Pagina 1 van 5
Er wordt gewerkt aan een nieuwe indeling in verband met de nieuwe leden. Na de herfstvakantie is deze klaar en wordt de indeling rondgestuurd. PR commissie. De PR commissie is officiële commissie geworden. Vanaf volgend jaar zullen zij ook een jaarverslag opstellen. Het houdt ook in dat de commissie zoals elke commissie uit 3 leden dient te bestaan. Ingrid Campman gaat de muziekcommissie versterken, hiervoor in de plaats is Carla Bot bereid gevonden om zich aan te sluiten bij de PR commissie. Dan blijft er nog een plaats open. Heb je interesse, meld je dan bij Elaine of Carla. Taakomschrijving commissies. De PR commissie heeft een taakomschrijving opgesteld. Voor de overige commissies waren die al opgesteld maar deze stammen uit 2010 en 2011. Deze worden nog nagekeken en wanneer alle taakomschrijvingen compleet en correct zijn worden deze geplaatst op de website bij Happy Info. Ingekomen stukken. Er zijn geen stukken ingekomen. Carla Bot geeft aan dat het fijn is dat er snel reactie komt op mails die worden ingezonden naar de ideeënbus. Aanpassing reglement Er zijn twee voorstellen voor aanpassingen van het reglement op de website geplaatst op 17 september 2018. Het eerste voorstel betreft nieuwe leden. Er is gestemd en het voorstel is aangenomen. Het tweede voorstel betreft de contributie bij langdurige afwezigheid door ziekte. Marjon vraagt of daar een vaste termijn voor wordt afgesproken. Petra geeft aan dat het bestuur dit per individueel geval zal bekijken. Er is gestemd en het voorstel is aangenomen. Jaarverslagen Secretarieel verslag. Er zijn geen vragen over het verslag en het verslag wordt goedgekeurd. Ria Buis geeft aan dat in het kader van de AVG bij het versturen van emails naar alle leden, de emailadressen in de BCC gezet dienen te worden zodat deze niet zichtbaar zijn voor anderen. Financieel verslag. Lia geeft aan dat er een fout in zit. Er staat bij de bank vermeld saldo per 31/07/2017, dit moet 2018 zijn. Ria Buis vraagt naar de post Lief en leed pot bij inkomsten bank. Dat heeft te maken met de workshop Drum voor Fun tijdens het jubileumweekend. Lia heeft alles betaald en een deel werd betaald vanuit de Lief en leed pot. Dat deel is dus binnengekomen op de bank. Pagina 2 van 5
Lia geeft nog aan dat Mijn Domein (website) duurder is geworden ten opzichte van vorig jaar omdat in het kader van het AVG een duurder beveiligingscertificaat nodig was. Anita Coffeng en Marjon hebben controle uitgevoerd. Alles was prima in orde. Zij verlenen decharge. Omdat Anita nu voor het tweede jaar de controle heeft gedaan vraagt Lia er iemand anders bij voor de controle van volgend jaar. Josefien meldt zich aan. Er wordt verzocht aan degene die het financieel verslag hebben uitgeprint om deze niet weg te gooien, maar te vernietigen. Verslag muziekcommissie. Er zijn geen vragen over het verslag, het verslag is goedgekeurd. Verslag activiteitencommissie (incl financieel verslag). Er zijn geen vragen over het verslag, het verslag is goedgekeurd. Janny geeft namens commissie aan dat er een activiteit is gepland op dinsdag 8 januari. Dit wordt op de website geplaatst. Verslag kerstcommissie. Geen vragen over het verslag, het verslag is goedgekeurd. Verslag kledingcommissie. Josefien vertelt dat er nieuwe 2 leden bijgekomen zijn; Verena en Anita. Zij hebben al een avondje bij elkaar gezeten over een nieuwe look en uitstraling. Er is een moodboard gemaakt waarop de kledingkeuze voor Scharwoude wordt voorgesteld. De basiskleur is zwart (eventueel met streepjes/stippen) aangevuld met okergeel als accentkleur. Dit houdt in dat niet iedereen okergeel in de kleding of accesoires hoeft te hebben, geheel in de basiskleur mag ook. Verder is het belangrijk dat we er netjes en verzorgd uitzien. Twee weken voor een optreden al in de kleding die je tijdens het optreden wilt dragen naar de repetitie komen. Er wordt dan ook een foto van het koor gemaakt. Het koor reageert enthousiast, complimenten voor de kaart (moodboard). Ingrid Campman merkt op dat de kledingcommissie ook de bewegingen in de gaten hield en vraagt of dit zo blijft. Petra geeft aan dat het bestuur hiermee bezig is. We hebben binnenkort een eerste gesprek met een choreograaf om te kijken of zij hier een rol in kan/wil spelen. Petra heeft alle commissies bedankt voor hun inzet het afgelopen jaar en hun verslagen. Pagina 3 van 5
Wisselingen commissies. Activiteitencommissie. Marjan Hilekes treed af. Voor haar in de plaats komt Marjon. Muziekcommissie. Elly is niet herkiesbaar en daarvoor is gekomen Ingrid Campman. Kleding commissie. Saskia en Sylvia zijn afgetreden, Anita Neefjes en Verena zijn hiervoor in de plaats gekomen. Kerstcommissie. Geen aftredende leden, zijn als officiële commissie nog geen jaar bezig. PR commissie. Ingrid Campman is afgetreden, Carla Bot heeft zich aangemeld. Er mist dus nog een lid, zoals eerder in de notulen beschreven. Koffiedames. Ria Bank, Carla Bekker en Annemarie blijven nog een jaar aan. Wisselingen in bestuur. Caroline is voorgedragen als secretaris, er zijn geen tegenkandidaten. Leden stemmen voor. Fijn dat Caroline het wil doen. Petra treedt af als voorzitter. Marja is voorgedragen, er zijn geen tegenkandidaten. Leden stemmen voor. Petra bedankt iedereen voor de afgelopen 9 jaar. Er zijn hoogte- en dieptepunten geweest maar altijd voelde zij zich gedragen door de leden. Het koor is op allerlei vlakken gegroeid de afgelopen 9 jaar en ze vindt dat het tijd is dat er weer een frisse wind door het koor gaat waaien. De activiteitencommissie heeft voor alle wisselende commissie- en bestuursleden gezorgd voor een bedankje. Rondvraag. Carla Bekker bedankt alle dames die geholpen hebben voor de dorpsveiling hartelijk voor hun inzet. Pagina 4 van 5
Marjo geeft aan dat binnen de activiteitencommissie is gesproken over de trouwdata in de ledenlijst. Bij veel mensen staat het ook niet ingevuld. Ze stelt voor dat we de trouwdata uit de lijst halen. Iedereen is het daarmee eens. Marjan Hilekes bedankt Petra met mooie woorden voor haar voorzitterschap en overhandigt haar de map waarin van alle leden een persoonlijke boodschap voor Petra is gedaan. Ingrid Campman geeft aan dat het wachtwoord per 1 november wordt gewijzigd. Het nieuwe wachtwoord is peulenschil (met dank aan Edith). De vergadering wordt gesloten om 22.00 uur, waarna als dank voor Petra haar voorzitterschap een lied wordt gezongen, geschreven door Marianne en uitgevoerd door Marianne, Wilbert en alle aanwezige koorleden. Pagina 5 van 5