FTO-module. Baxteren. Werkmateriaal voor een FTO-bijeenkomst

FTO-module Baxteren Werkmateriaal voor een FTO-bijeenkomst

Colofon Auteur Annette Leijen, apotheker Met medeerking van Anke Lambooij, apotheker dr. Marjorie Nelissen-Vrancken, apotheker Illustratie Len Munnik november 2012 Wij hebben de grootst mogelijke zorg besteed aan deze uitgave. Aan de inhoud hiervan kunnen echter geen rechten orden ontleend. Het Instituut voor Verantoord Medicijngebruik is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade die het gevolg is van het gebruik van de informatie die door middel van deze uitgave is verkregen. Niets uit deze uitgave mag orden gebruikt zonder vooraf verkregen toestemming. Instituut voor Verantoord Medicijngebruik Postbus 3089, 3502 GB Utrecht Churchilllaan 11, 3527 GV Utrecht tel 0888 800 400 fax 030 296 29 12 info@medicijngebruik.nl.medicijngebruik.nl 03-12-2012

Inhoud 4 5 5 5 6 8 11 12 13 16 17 19 22 Materiaal voor een FTO over baxteren Inleiding Doel Toelichting Programma Uitvoering Bijlagen 1 Huiserkopdracht (voor huisartsen en apothekers) 2A Bepalen omvang baxteren (voor apothekers) 2B Instructies voor voorbereiders 3 Voorbeeldknelpunten/aandachtspunten 4 Belangrijkste knelpunten in de praktijk 5 Signaleren medicatieproblemen 6 Voorbeeldafspraken Literatuur FTO-module Baxteren 3

Materiaal voor een FTO over baxteren Wij hopen dat deze FTO-module aan u ensen voldoet en stellen het op prijs als u ons hierover ilt informeren. Wij horen het graag als u suggesties heeft voor verbetering van deze FTO-module. Zo kunnen ij deze en andere modules verbeteren en u en andere aanvragers de hoogste kaliteit leveren. U kunt u reactie per mail aan ons doorgeven (helpdeskfto@medicijngebruik.nl). Het geautomatiseerd verpakken van geneesmiddelen in zakjes staat in de volksmond bekend als baxteren, vernoemd naar de eerste robot die geneesmiddelen in zakjes afleverde. Er zijn echter ook andere merken en systemen op de markt. Voor de leesbaarheid maken e verder in deze module gebruik van de term baxteren aar e het geautomatiseerd verpakken van geneesmiddelen bedoelen. Inleiding Deze module is bedoeld voor voorschrijvers en apothekers die zich illen verdiepen in en afspraken illen maken over de toepassing van distribueren van geneesmiddelen via een geïndividualiseerde distributievorm (GDV). De module bevat erkvormen voor een bijeenkomst van ongeveer anderhalf uur. Het uitgangspunt van deze module is de KNMP-richtlijn Zorg voor patiënten met geneesmiddelen in een geïndividualiseerde distributievorm (2012) en de Veilige principes in de medicatieketen (2012). De richtlijn gaat in op de farmaceutische zorg die de apotheker levert aan mensen met geneesmiddelen via een GDV. In de Veilige principes in de medicatieketen (2012) doet de Task Force medicatieveiligheid care uitspraken over de rol en verantoordelijkheid van de diverse betrokkenen. Het programma in deze module gaat in op de voor- en nadelen van het distribueren van geneesmiddelen via een GDV en helpt u bij het inzicht krijgen in de problematiek die daarbij speelt. Tijdens de bijeenkomst maakt u afspraken over het beleid met betrekking tot een rationele inzet van een GDV en de taken en verantoordelijkheden van de betrokken zorgverleners. Voor meer inhoudelijke informatie verijzen ij u naar de literatuurlijst achter in deze uitgave. 4 FTO-module Baxteren

Een FTO-bijeenkomst over baxteren Doel De deelnemers hebben inzicht in de huidige taakverdeling tussen de huisartsen en de apothekers en hun assistenten met betrekking tot het baxteren hebben inzicht in de omvang van het baxteren in de eigen praktijk hebben inzicht in de knelpunten rondom baxteren in de eigen praktijk maken afspraken over de inzet van het baxtersysteem Toelichting Patiënten zijn niet altijd in staat om zelf op een verantoorde ijze hun geneesmiddelen te beheren of in te nemen. Vaak zijn zij erbij geholpen als iemand de geneesmiddelen voor hen klaarzet of zelfs aanreikt en toedient. Het handmatig klaarmaken en delen van geneesmiddelen is een tijdrovende handeling, aarvoor bovendien niet zondermeer iedere zorgverlener bevoegd is. Een handeling die ook nog moet voldoen aan strenge kaliteits- en veiligheidseisen. Bovendien blijkt uit diverse registraties van incidenten dat deze erkzaamheden vaak aanleiding geven tot fouten. Steeds meer apotheken en zorginstellingen maken daarom gebruik van een vorm van GDV. Bij het baxteren van geneesmiddelen zijn de middelen voor de individuele patiënt verpakt in eenheden - plastic zakjes. Doorgaans zijn daarbij de geneesmiddelen per innametijdstip in aparte zakjes verpakt. Ook is er de mogelijkheid geneesmiddelen per middel te verpakken of om meerdere zakjes per toedientijdstip te maken, bijvoorbeeld apart verpakte risicovolle medicatie. Meerdere zakjes bestemd voor een bepaalde patiënt blijven aan elkaar bevestigd en orden in de vorm van een medicatierol geleverd. Het verpakken van geneesmiddelen in deze distributievorm vindt meestal plaats in apotheken die daarin gespecialiseerd zijn. Sommige lokale apotheken hebben zelf baxterapparatuur, aarmee ze voor hun eigen patiënten en/of andere zorginstellingen geneesmiddelen verpakken. In deze module brengen e aan de hand van opdrachten de knelpunten omtrent het baxteren bij zoel de huisartsen als de apothekers in kaart. Met de Veilige principes in de medicatieketen (2012) als handvat maakt de groep vervolgens afspraken om het baxteren in de praktijk te optimaliseren en de veiligheid van het medicatieproces te verbeteren. Definitie GDV is gedefinieerd als een verpakking aarin geneesmiddelen zijn verdeeld in eenheden per toedieningstijdstip en op naam van een individuele cliënt zijn gesteld, bijvoorbeeld trays of baxterzakjes. Ook het uitvullen van medicatie in eekdozen is een GDV. Het vullen van eekdozen is gevoeliger voor fouten van menselijk handelen dan trays en baxterzakjes. De apotheker zal bij de keuze tussen baxterzakjes, trays of eekdozen moeten laten meeegen dat de verschillende systemen elk hun eigen veiligheidsprincipes hebben. Daar gaat deze module verder niet op in. Programma 5 minuten 5 minuten 40 minuten 40 minuten 10 minuten Inleiding en doel Presentatie cijfers Inventarisatie huidige situatie en knelpunten Formuleren oplossingen Afspraken maken en afsluiting FTO-module Baxteren 5

Uitvoering Voor de bijeenkomst Bereid de bijeenkomst drie tot vier eken van tevoren voor (voorschrijver en apotheker samen). Bekijk het programma en de erkijze van de bijeenkomst en maak afspraken over de taakverdeling tijdens de bijeenkomst. Bestudeer de materie. U kunt hierbij gebruik maken van de KNMP-richtlijn Zorg voor patiënten met geneesmiddelen in een geïndividualiseerde distributievorm (2012), de Veilige principes in de medicatieketen (2012) en de literatuurlijst achter in deze uitgave. Stuur uiterlijk tee eken van tevoren een uitnodiging en de agenda naar alle deelnemers. Stuur de huiserkopdracht van bijlage 1 naar de huisartsen en vraag hen de ingevulde huiserkopdracht mee te nemen naar het FTO. Stuur de huiserkopdracht van bijlage 1 en 2A naar de apothekers en vraag hen de ingevulde huiserkopdracht van bijlage 1 mee te nemen naar het FTO. Vraag de apothekers de huiserkopdracht van bijlage 2A uiterlijk een eek voor de bijeenkomst terug te sturen naar de voorbereiders. Formuleer voor uzelf knelpunten die u in ieder geval aan de orde ilt laten komen en erk deze uit. U kunt hiervoor gebruik maken van de aandachtspunten van bijlage 3, de voorbeeld afsprakenlijst (bijlage 6) en de literatuurlijst. Formuleer per knelpunt een voorstel voor een oplossing. Benoem hierbij elke aspecten hiervoor nader uitgeerkt dienen te orden in de huisartsenpraktijk en elke in de apotheek. Bundel de gegevens van de apotheken over de omvang van het baxteren en geef deze eer in een grafiek. Voor aanijzingen en voorbeelden zie bijlage 2B. Neem bijlage 4 over op flap-over of sheet en kopieer bijlage 3 en 5 voor alle deelnemers. Bekijk de PoerPoint-presentatie behorend bij deze FTO-module en pas deze zo nodig aan. Zorg per deelnemer voor vijf gekleurde stickertjes of een markeerstift. Neem hiervoor tee verschillende kleuren, één voor de huisartsen en één voor de apothekers. 6 FTO-module Baxteren

Tijdens de bijeenkomst Inleiding en doel (5 min) Leid de bijeenkomst in met behulp van de tekst onder 'Doel' en 'Toelichting' en bespreek het programma. Presentatie cijfers (5 min) Vraag de huisartsen een inschatting te maken van het aantal mensen dat enige vorm van GDV krijgt. Presenteer de cijfers van de omvang van het baxteren per huisarts. Vraag aan de huisartsen of zij deze cijfers voorzien hadden. Inventarisatie huidige situatie en knelpunten (40 min) Bespreek gezamenlijk de huiserkopdracht. Laat bij elk onderdeel één deelnemer aangeven hoe de huidige situatie in de eigen praktijk/apotheek is met betrekking tot het betreffende onderdeel en elke problemen zich hierbij voordoen. Vraag vervolgens de andere deelnemers of zij zich hierin herkennen en vraag hen aanvullingen te geven. Vraag daar aar nodig toelichting. Benoem per onderdeel de belangrijke knelpunten en noteer deze, per categorie, op flap-over of sheet (bijlage 4). Noteer de eventuele andere knelpunten die u in de voorbereiding hebt uitgeerkt ook op de flap-over of sheet. Geef elke deelnemer vijf stickers en vraag om deze op de flap-over te plakken achter de knelpunten die at hem/haar betreft prioriteit heeft. Er mogen ook meerdere stickers per punt geplakt orden. Maak - door gebruik te maken van verschillende kleuren - onderscheid tussen de knelpunten van de huisartsen en die van de apothekers. Op deze manier selecteert u de belangrijkste knelpunten per beroepsgroep. Oplossingen formuleren (40 min) Verdeel de groep in subgroepjes van tee tot drie mensen. Laat elk subgroepje mogelijke oplossingen bedenken voor één of tee knelpunten. Laat ze daarbij ook nadenken over de voor- en nadelen van die oplossingen. Laat elke subgroep de mogelijke oplossingen voor de knelpunten presenteren. Bespreek elke oplossing het meest geschikt is en vraag of iedereen zich erin kan vinden. Probeer tot overeenstemming te komen over een nieue erkijze of over zaken die verder uitgezocht of uitgeerkt moeten orden. Afspraken maken en afsluiting (10 minuten) Maak daar aar mogelijk gezamenlijke afspraken. Zie bijlage 6 voor voorbeeldafspraken bij diverse knelpunten. Geef hierbij aan elke zaken hiervoor geregeld dienen te orden. Voorbeeld evaluatieprogramma Dit evaluatieprogramma kan onderdeel zijn van een regulier overleg zodat naast deze evaluatie ook een ander ondererp aan de orde kan komen. Inleiding en doel (5 min) Leid de evaluatiebijeenkomst in en bespreek het programma. Gemaakte afspraken (10 min) Presenteer de in het FTO over baxteren gemaakte afspraken kort. Vraag de deelnemers naar hun ervaringen (succesfactoren en knelpunten). Controleer of de resultaatdoelstellingen zijn behaald. Knelpunten (20 min) Inventariseer de knelpunten bij niet nagekomen resultaatdoelstellingen. Bedenk oplossingen voor de gevonden knelpunten. Bepaal of de afspraken moeten orden bijgesteld. Vaststellen nieue afspraken (10 min) Formuleer nieue afspraken en resultaatdoelstellingen. Denk hierbij ook aan de communicatie met de praktijk- en apothekersassistenten en patiënten. Benoem bij het maken van afspraken ook resultaatdoelstellingen volgens de SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) principes. Voor voorbeelden zie bijlage 6. Maak afspraken over anneer u de gemaakte afspraken evalueert. In onderstaand kader vindt u een programma voor de evaluatie. Deel bijlage 3 en 5 uit en sluit de bijeenkomst af. Afsluiting (5 min) Stel een datum vast voor de evaluatie van de nieue afspraken. Maak een verslag van de bijeenkomst. Neem alle afspraken, resultaatdoelstellingen en persoonlijke voornemens op in het verslag. Na de bijeenkomst Maak een verslag van de bijeenkomst. Neem de gezamenlijke afspraken, resultaatdoelstellingen en persoonlijke voornemens op in het verslag. Verstuur het verslag binnen tee eken naar alle deelnemers. FTO-module Baxteren 7

Bijlage 1 Huiserkopdracht (voor huisartsen en apothekers) Beantoord de vragen van deze bijlage en neem de ingevulde vragenlijst mee naar het FTO. Voorschrijven/algemeen Zijn er bij u in de praktijk afspraken gemaakt over ie bepaalt elke patiënten de geneesmiddelen in baxterzakjes krijgen? q nee q ja, mondeling q ja, schriftelijk q anders, namelijk... Zijn er afspraken gemaakt over elke patiënten in aanmerking komen voor baxterzakjes? q nee q ja Zo ja: Wordt er bij het bepalen ie er in aanmerking komt, gebruik gemaakt van een standaardformulier? q nee q ja, eigen checklist q ja, formulier van verzekeraar q anders, namelijk... Hoe vaak schrijft de huisarts recepten of ondertekent de huisarts autorisatieoverzichten voor de patiënten met baxterzakjes? q 1 maal per jaar q 2 maal per jaar q 4 maal per jaar q maandelijks q anders, namelijk... Zijn er afspraken gemaakt over elke geneesmiddelen in baxterzakjes verpakt orden? Denk ook aan afspraken over kuurtjes, 'zo nodig' medicatie, eerste uitgiftes en trombosemiddelen. q nee q ja 8 FTO-module Baxteren

BIJLAGE 1 HUISWERKOPDRACHT (VOOR HUISARTSEN EN APOTHEKERS) Ter hand stellen (afleveren) Zijn er afspraken gemaakt over verstrekken van informatie over het geneesmiddel? Denk aan uitleg over baxterzakjes, eerste uitgifte, inhalatiemedicatie etc. q nee q ja Zijn er afspraken gemaakt over het doorvoeren van ijzigingen in de medicatie? Denk bijvoorbeeld aan het achten met doorvoeren tot de nieue rol. q nee q ja Wie ijzigt de baxterzakjes (knippen in de zakjes) als er ijzigingen zijn in de medicatie die niet kunnen achten tot de nieue rol? q eet niet q apotheek q patiënt zelf q thuiszorgmedeerker q anders, namelijk... Opslag/beheer Zijn er afspraken gemaakt over het signaleren van medicatieproblemen bij patiënten? q nee q ja Zo ja: Wordt daarbij gebruik gemaakt van een checklist? q nee q ja Toedienen/registreren Wordt er bij alle patiënten die het beheer over hun medicatie hebben overgedragen aan thuiszorg of verzorgingshuis, een toedienlijst geleverd? q nee q ja Zo ja: Is er de mogelijkheid om op deze toedienlijst per geneesmiddel af te tekenen? q nee q ja FTO-module Baxteren 9

BIJLAGE 1 HUISWERKOPDRACHT (VOOR HUISARTSEN EN APOTHEKERS) Evaluatie Zijn er afspraken gemaakt over medicatiebeoordelingen voor de patiënten met baxterzakjes? q nee q ja Zo ja: Hoe vaak vindt een dergelijke beoordeling plaats en hoe veel tijd heeft u daarvoor gereserveerd? q... per jaar,... minuten per patiënt Wat zijn voor u de voordelen van het baxteren? En at zijn de nadelen? Wat zijn voor u de belangrijkste knelpunten bij het baxteren en elke mogelijke oplossing ziet u hiervoor? 10 FTO-module Baxteren

Bijlage 2A Bepalen omvang baxteren (voor apothekers) Ter voorbereiding op het FTO over baxteren vragen ij u onderstaande huiserkopdracht te maken en de resultaten uiterlijk een eek voor het overleg bij een van de voorbereiders in te leveren. Steeds meer mensen maken gebruik van baxterzakjes. Voor een optimale medicatieveiligheid is het belangrijk goede afspraken te maken over het baxteren. De omvang van het baxteren kan een goede aanleiding vormen om het ondererp tijdens het FTO te bespreken. Voor het bepalen van de omvang van het aantal mensen dat de medicijnen in geïndividualiseerde distributievormen (GDV) krijgt, kunt u gebruik maken van het apotheekinformatiesysteem (AIS). Turf per huisarts hoeveel patiënten er in het AIS in de baxtermodule zitten. Maak daarbij - zo nodig en zo mogelijk - onderscheid tussen baxterzakjes, trays en eekdoseerdozen. Stuur dit overzicht uiterlijk één eek voor het FTO naar de voorbereiders. Huisarts Baxterzakjes Trays Weekdoseerdozen FTO-module Baxteren 11

Bijlage 2B Instructies voor voorbereiders Verzamel uiterlijk een eek voorafgaand aan het FTO de uitgeerkte huiserkopdrachten van de individuele apothekers. Na het verzamelen en combineren van de afzonderlijke gegevens maakt u de grafieken (bijvoorbeeld met behulp van Excel). Hieronder vindt u een voorbeeldgrafiek. Voorbeeldgrafiek 1 Aantal patiënten met GDV per huisarts 12 FTO-module Baxteren

Bijlage 3 Voorbeeldknelpunten/ aandachtspunten In de Veilige principes in de medicatieketen (2012) is het medicatieproces opgedeeld in zes stappen aarin de rol en verantoordelijkheid van de diverse betrokkenen in het proces beschreven staan. Deze stappen vormen een goed handvat voor het benoemen van eventuele knelpunten. Hieronder staan de stappen met aandachtspunten die u in het FTO kunt gebruiken. Bron: Veilige principes in de medicatieketen (2012) Stap 1 Voorschrijven en algemeen 1. Maak goede afspraken over ie bepaalt of iemand in aanmerking komt voor het baxteren van de medicatie. In principe is het de voorschrijver die bepaalt of iemand in aanmerking komt voor baxteren. Andere zorgverleners en mantelzorgers kunnen daarbij een belangrijke signalerende functie hebben. Soms merkt de apotheker dat het voor de patiënt niet goed mogelijk is de verschillende geneesmiddelen op het juiste moment te gebruiken. Soms zijn het verzorgenden of verplegenden die bij de mensen thuis of in het een verzorgingshuis zien dat het misgaat met losse doosjes. 2. Bespreek elke medicatie u el en niet in de baxterrol opneemt. Bij een eerste uitgifte kan het praktischer zijn om in eerste instantie het middel niet in de baxterrol op te nemen. Wanneer de patiënt het middel niet verdraagt of om een andere reden moet stoppen, hoeft u niet in de rol te knippen. Sommige antibiotica, sterk erkzame hormonen, oncolytica en andere stoffen die de baxterende apotheek als risicovol aanmerkt, kunnen niet in baxterzakjes. Naast risicovolle geneesmiddelen zijn er ook middelen die uit praktisch oogpunt niet in baxterzakjes kunnen. Denk daarbij aan 'zo nodig' medicatie, trombosemedicatie en middelen die niet in tablet- of capsulevorm bestaan. FTO-module Baxteren 13

BIJLAGE 3 VOORBEELDKNELPUNTEN/AANDACHTSPUNTEN 3. Maak afspraken over de ijze en frequentie van het uitschrijven van recepten of autoriseren van overzichten. In de meeste gevallen zal de apotheek op afgesproken tijden de voorschrijver een medicatieoverzicht sturen van de patiënten met baxtermedicatie. Deze zogenaamde autorisatielijsten moet de voorschrijver vervolgens ondertekenen. Ze gelden in de apotheek als herhaalrecept voor de volgende afgesproken termijn. In de meeste gevallen is deze termijn drie maanden. In principe kan de voorschrijver herhaalrecepten schrijven voor een jaar en dus een medicatieoverzicht autoriseren voor een heel jaar. Nadeel is el dat anneer er een fout in de lijst staat, deze fout in het baxterschema heel lang ongemerkt kan voortbestaan. Het is dus van groot belang de medicatie van deze patiënten regelmatig te evalueren, bijvoorbeeld tijdens een medicatiebeoordeling. 4. Spreek af per anneer u medicatieijziging doorvoert. De baxterende apotheek levert de baxterzakjes immers meestal voor minimaal een eek, tussentijds ijzigen is dan lastig. Maak ook heldere afspraken over hoe de apotheker medicatieijzigingen doorkrijgt. Alleen op basis van een schriftelijke medicatieopdracht (denk ook aan een stopopdracht) kan de apotheker ijzigingen in de baxterzakjes doorvoeren. Stap 2 Ter hand stellen (afleveren) 1. Wanneer patiënten het beheer over hun medicatie hebben overgedragen aan verzorging of verpleging is het registreren van het toedienen van de geneesmiddelen noodzakelijk. Een toedienlijst is daarbij onontbeerlijk. Het is daarbij van belang dat de toedienlijst voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is en dat er op de lijst de mogelijkheid is om per geneesmiddel en per tijdseenheid af te vinken. Ook voor de middelen die niet in de baxterzakjes zitten, moet de verzorgende of verplegende kunnen aftekenen. Deze middelen moeten dus ook op de toedienlijst staan. Oria, opgericht door de KNMP om de eenheid van ICT-gebruik binnen de Nederlandse apotheken te bevorderen, heeft een uniforme toedienlijst ontikkeld. Momenteel vindt afstemming plaats met de leveranciers over implementatie in de verschillende apotheeksystemen. 2. De apotheker is verantoordelijk voor het leveren van een actueel medicatieoverzicht en een toedienlijst. Bedenk hoe dat met het AIS het beste is te realiseren en maak afspraken over hoe de toedienlijst eruit moet zien, zodat er een eenduidig overzicht is dat voor iedereen helder en duidelijk is. 3. Patiënten moeten altijd de beschikking hebben over duidelijke, begrijpelijke informatie over hun geneesmiddelen. Iedere eerste uitgifte dient gepaard te gaan van extra informatie. Maak goede afspraken over de manier aarop dat geregeld is. Denk daarbij aan de bijsluiters maar ook aan inhalatieinstructies. 4. Volgens de Veilige principes in de medicatieketen (2012) is de apotheek verantoordelijk voor de inhoud van de zakjes tot aan het moment van toedienen. Dat betekent dus dat de apotheek verantoordelijk is voor het aanpassen van de zakjes bij tussentijdse ijzigingen. Maak goede afspraken over tussentijdse ijzigingen in de baxterzakjes. 14 FTO-module Baxteren

BIJLAGE 3 VOORBEELDKNELPUNTEN/AANDACHTSPUNTEN Stap 3 Opslag/beheer 1. De apotheker heeft een adviserende rol richting de patiënt met betrekking tot het bearen van medicatie. Formuleer hoe deze rol in te vullen is. 2. Alle zorgverleners hebben een signalerende taak bij het opsporen en bespreken van eventuele problemen met betrekking tot medicijngebruik. U kunt daarbij gebruik maken van een checklist. Zie bijlage 5 voor een voorbeeld. Stap 4 Gereed maken 1. Sommige geneesmiddelen moeten voor toediening klaargemaakt orden. Denk bijvoorbeeld aan insulines en andere injectievloeistoffen of het malen van geneesmiddelen bij slikproblemen. Maak goede afspraken over de manier aarop deze middelen orden klaargemaakt. De apotheker kan daarbij een belangrijke rol spelen. Stap 5 Toedienen/registreren 1. Het toedienen van geneesmiddelen aan patiënten die het beheer van hun medicatie hebben overgedragen, mag alleen gebeuren door bevoegde en bekame zorgmedeerkers. Deze zorgmedeerker mag alleen medicatie toedienen op voorschrift van een arts en moet de mogelijkheid hebben de toediening af te tekenen op een toedienlijst. Bij sommige middelen is het noodzakelijk dat een teede persoon parafeert voor de controle. Bedenk hoe een teede controle het beste te realiseren is en maak hierover afspraken met de thuiszorgorganisatie en het verzorgingshuis. Stap 6 Evaluatie 1. Maak goede afspraken over het signaleren en registreren van geneesmiddelgerelateerde problemen. U kunt daarbij gebruik maken van een checklist. Zie bijlage 5 voor een voorbeeld. 2. Minimaal eenmaal per jaar moet u de medicatie van de patiënten aarvoor dit relevant is opnieu beoordelen, bijvoorbeeld door middel van een gestructureerde medicatiebeoordeling. In de multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij ouderen (2012) vindt u een stappenplan voor een goede medicatiebeoordeling. Maak daarvoor heldere afspraken en betrek aar nodig ook de thuiszorgorganisatie en het verzorgingshuis. FTO-module Baxteren 15

Bijlage 4 Belangrijkste knelpunten in de praktijk Traject Knelpunten Belang knelpunt Voorschrijven en algemeen Ter hand stellen (afleveren) Opslag/beheer Gereed maken Toedienen/registreren Evaluatie 16 FTO-module Baxteren

Bijlage 5 Signaleren medicatieproblemen Het is belangrijk dat u als zorgverlener problemen met medicatie vroeg opspoort om verdere problemen te voorkomen. Dit is bijvoorbeeld belangrijk bij: ouderen patiënten met een lage sociaaleconomische status en/of taalproblematiek patiënten met een verstandelijke beperking patiënten met aandoeningen aarbij adequaat gebruik van medicatie nau luistert, zoals diabetes mellitus, epilepsie, reumatoïde artritis en/of nierproblemen. TIP Wees ook alert op signalen van gebruiksproblemen afkomstig van mantelzorgers, thuiszorgmedeerkers en andere zorgverleners. U zult regelmatig een 'niet-pluis' gevoel hebben. U voelt aan dat er iets niet klopt, maar u eet (nog) niet at er mis is. Ook de patiënt zelf en de sociale omgeving van de patiënt (familie, vrienden, mantelzorgers) kunnen signalen aan u doorgeven van problemen met de medicatie. Dit is vaak de eerste aanleiding om eventuele problemen met medicatie goed in kaart te brengen en op te lossen. Door in gesprek te gaan met de patiënt, actief te vragen naar mogelijke problemen en alert te zijn op concrete signalen die kunnen duiden op problemen, kunt u achterhalen aar de problemen zitten. Het overzicht op pagina 18 bevat signalen die mogelijk kunnen ijzen op bestaande (of toekomstige) gebruiksproblemen. U kunt ze als hulpmiddel gebruiken, maar blijf zelf altijd alert op andere signalen en klachten die mogelijk ijzen op problemen met medicatie. Bespreek de gesignaleerde problemen zo nodig met de behandelaar. Afhankelijk van het type gesignaleerde probleem kunt u afspraken maken met de behandelaar en de patiënt over eventuele oplossingen. Daarbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het inzetten van geïndividualiseerde doseervormen maar ook aan: de inzet van praktische hulpmiddelen voor bijvoorbeeld het openen van verpakkingen, toedienen van medicatie of op tijd innemen van de medicatie (meer) inzet van mantelzorg inschakelen van thuiszorg (na overleg met behandelaar) overleg met of doorverijzen naar behandelaar Signalen van dementie Diverse signalen kunnen ijzen op dementie. Voorbeelden zijn problemen met geheugen, taal, ruimtelijk inzicht en/of complexe handelingen, verminderde zelfzorg, verstoord dag-nachtritme, slecht beoordelingsvermogen en verandering in gedrag en stemming. Let op dat patiënten met dementie zich veel beter kunnen voordoen dan ze in erkelijkheid zijn. FTO-module Baxteren 17

BIJLAGE 5 SIGNALEREN MEDICATIEPROBLEMEN Signalen Problemen met De patiënt beaart geneesmiddelen in verkeerde verpakkingen. beheer De patiënt beaart geneesmiddelen niet volgens voorschrift. beheer De patiënt bestelt opnieu pas bestelde herhaalmedicatie. beheer De patiënt heeft (regelmatig of de laatste tijd) klachten over bezorging van geneesmiddelen. beheer De patiënt geeft aan of blijkt moeite te hebben met toedienen van medicatie (slikproblemen, inhaleren, insmeren, spuiten en dergelijke). gebruik De patiënt geeft aan of blijkt moeite te hebben met op tijd gebruiken van medicatie. gebruik De patiënt geeft aan of blijkt de medicatie niet goed uit de verpakking te krijgen. gebruik De patiënt heeft een verminderde (achteruitgaande) motoriek. gebruik De patiënt maakt opmerkingen die ijzen op inadequaat gebruik (zoals inhalator as al na een eek leeg, geleverde baxterzakjes zonder medicatie). gebruik De patiënt heeft geneesmiddelen in geïndividualiseerde doseervormen van dagen die al voorbij zijn. therapietrou De patiënt geeft aan of blijkt last te hebben van bijerkingen. therapietrou De patiënt heeft een verminderd (achteruitgaand) gezichtsvermogen. beheer, gebruik De patiënt heeft grote voorraden geneesmiddelen in huis. beheer, therapietrou De patiënt/mantelzorger brengt grote hoeveelheden geneesmiddelen terug naar de apotheek. beheer, therapietrou De patiënt geeft aan of blijkt de informatie op het etiket of bijsluiter niet te begrijpen of niet te kunnen lezen. gebruik, therapietrou De patiënt interpreteert de gebruiksinstructies op het etiket verkeerd. gebruik, therapietrou De patiënt geeft aan medicatie niet te nemen tijdens de Ramadan. gebruik, therapietrou De patiënt bestelt regelmatig of de laatste tijd (veel) te laat of te vroeg herhaalmedicatie. beheer, gebruik, therapietrou De patiënt heeft een verminderde (achteruitgaande) cognitie en signalen van dementie. beheer, gebruik, therapietrou 18 FTO-module Baxteren

Bijlage 6 Voorbeeldafspraken Knelpunt Oplossing/afspraak Actie Resultaatdoelstelling Stap 1 Voorschrijven en algemeen Er is geen afspraak over ie bepaalt elke patiënten opgenomen orden in het baxtersysteem. Alle zorgverleners kunnen met behulp van een checklist aangeven of iemand in aanmerking komt voor het baxtersysteem. De voorschrijver beslist in overleg met de patiënt of ordt overgegaan op het baxtersysteem. Alle betrokken zorgverleners passen de checklist van bijlage 5 aan voor hun eigen situatie. Zes eken na het FTO heeft iedere zorgverlener een checklist om te bepalen of iemand in aanmerking komt voor het baxtersysteem. Er is geen afspraak over elke middelen el of niet in de baxterzakjes orden opgenomen. Middelen die de GDV-apotheek als risicovol aanmerkt, kunnen niet in de baxterzakjes. Kuurtjes, trombosemiddelen, zo nodig medicatie en eerste uitgifte gaan nooit in baxterzakjes. De apotheker levert een overzicht van middelen die niet in de baxterzakjes kunnen. Tee eken na het FTO levert de apotheker een overzicht met middelen die niet in de baxterzakjes kunnen. Het is niet duidelijk hoe vaak recepten moeten orden uitgeschreven of autorisatielijsten getekend moeten orden. Chronische medicatie mag voor een jaar orden voorgeschreven. Eenmaal per jaar stuurt de apotheker autorisatielijsten naar de huisarts ter ondertekening. Huisarts en apotheker bepalen in gezamenlijk overleg elke frequentie (minimaal eenmaal per jaar) van het tekenen van autorisatielijsten het meest praktisch is. Maximaal taalf maanden na dit FTO is er van iedere baxterpatiënt een getekende autorisatielijst. Er is geen duidelijke afspraak over het tijdstip aarop ijzigingen van medicatie in de baxterzakjes orden uitgevoerd. Het starten, stoppen of ijzigen van een geneesmiddel mag uitsluitend uitgevoerd orden op basis van een - bij voorkeur schriftelijke - medicatieopdracht die geautoriseerd is door een arts. Medicatieijzigingen als stoppen of verlagen van een dosering orden zoveel mogelijk uitgesteld tot de verstrekking van de nieue medicatierol. Nieue medicatie en verhoging van de dosering ordt tot aan de nieue medicatierol los geleverd. Het ijzigen van medicatie gebeurt alleen op basis van een schriftelijke medicatieopdracht van de huisarts. Drie maanden na dit FTO zijn er geen ijzigingen doorgevoerd zonder schriftelijke medicatieopdracht. De huisarts noteert in zijn schriftelijke opdracht of de ijziging uitgesteld kan orden tot de rolissel. Er zijn geen afspraken gemaakt over de lengte van de rollen. Rollen kunnen geleverd orden per eek, per tee eken of per vier eken. Huisarts en apotheker bepalen in gezamenlijk overleg elke frequentie het meest praktisch is. Drie maanden na het FTO krijgt minimaal 90 procent van alle baxterpatiënten de baxtermedicatie volgens de afgesproken frequentie. FTO-module Baxteren 19

BIJLAGE 6 VOORBEELDAFSPRAKEN Knelpunt Oplossing/afspraak Actie Resultaatdoelstelling Stap 2 Ter hand stellen (afleveren) Verstrekkingen van baxterzakjes gaan niet altijd gepaard van een toedienlijst en er zijn geen afspraken over de lay-out van de toedienlijsten. Verzorgenden of verplegenden moeten de mogelijkheid hebben om het toedienen van geneesmiddelen te registreren. Een duidelijke toedienlijst is daarbij onontbeerlijk. De apotheek eet elke baxterpatiënten het beheer over hun medicatie hebben overgedragen. De apotheek levert bij de rollen van deze patiënten een duidelijke toedienlijst. Bij ijzigingen in de medicatie levert de apotheek een nieue actuele toedienlijst. Direct na dit FTO levert de apotheek bij alle baxterpatiënten die het beheer van hun medicatie hebben overgedragen, een toedienlijst bij het afleveren van een nieue rol en bij ijzigingen in de medicatie. Er zijn geen afspraken over de verstrekking van informatie over geneesmiddelen. Patiënten moeten altijd de beschikking hebben over duidelijke, begrijpelijke informatie over hun geneesmiddelen. Iedere eerste uitgifte dient gepaard te gaan van extra informatie. De apotheek levert bij iedere eerste uitgifte van een geneesmiddel een bijsluiter en eerste-uitgifte-informatie. De apotheek biedt de mogelijkheid informatie te verstrekken over geneesmiddelen op verzoek van de patiënt. Direct na dit FTO levert de apotheek bij iedere eerste uitgifte een bijsluiter en schriftelijke eerste uitgifte informatie. Binnen vier eken na dit FTO maakt de apotheker met de thuiszorgorganisatie en het verzorgingshuis een afspraak over de beschikbaarheid van actuele geneesmiddelinformatie. Er zijn geen afspraken over ie tussentijdse ijzigingen in medicatierollen uitvoert. De apotheek is verantoordelijk voor de inhoud van de baxterzakjes. De apotheek voert ijzigingen in de zakjes door. Direct na dit FTO ordt er niet meer door onbevoegde en onbekame zorgverleners in baxterzakjes geknipt. Stap 3 Opslag/beheer Er zijn geen afspraken over het bearen van geneesmiddelen. De apotheker heeft een adviserende rol richting de patiënt met betrekking tot het bearen van medicatie. Maak afspraken over het signaleren van problemen met bearen van geneesmiddelen en elke rol de apotheker daarbij kan spelen. Binnen acht eken na dit FTO maakt de apotheker een afspraak met de thuiszorgorganisatie en het verzorgingshuis om te kijken elke rol hij kan spelen met betrekking tot het bearen van medicatie. Stap 4 Gereed maken Er zijn geen afspraken over het klaarmaken van geneesmiddelen, zoals bijvoorbeeld malen van tabletten bij slikproblemen. De apotheker heeft een belangrijke adviserende rol bij het klaarmaken van geneesmiddelen. Bij vragen over of problemen met het klaarmaken van geneesmiddelen ordt de apotheker om advies gevraagd. Binnen 8 eken na dit FTO maakt de apotheker een afspraak met de thuiszorgorganisatie en het verzorgingshuis om te kijken elke rol hij kan spelen met betrekking tot het klaarmaken van medicatie. 20 FTO-module Baxteren

BIJLAGE 6 VOORBEELDAFSPRAKEN Knelpunt Oplossing/afspraak Actie Resultaatdoelstelling Stap 5 Toedienen/registreren Er zijn geen heldere afspraken met de thuiszorgorganisatie. Het toedienen van geneesmiddelen aan patiënten die het beheer van hun medicatie hebben overgedragen, mag alleen gebeuren door bevoegde en bekame zorgmedeerkers, op voorschrift van een arts. Na het toedienen registreert de medeerker dit op de toedienlijst. Op de toedienlijst mag niet geschreven orden. De apotheker stelt met de thuiszorgorganisatie en het verzorgingshuis een samenerkingsprotocol op met betrekking tot het geneesmiddelproces. Binnen een jaar na dit FTO is er een geneesmiddelenprotocol met de thuiszorg en het verzorgingshuis. Dit protocol beschrijft het gehele geneesmiddelenproces. Stap 6 Evaluatie Er zijn geen afspraken over het signaleren en registreren van geneesmiddelgerelateerde problemen. Alle zorgverleners hebben een signalerende taak met betrekking tot geneesmiddelgerelateerde problemen. Maak gebruik van een checklist voor het signaleren en registreren van geneesmiddelgerelateerde problemen. Maak afspraken over het uitisselen van informatie tussen de diverse zorgverleners. Bepaal aar en hoe deze signalen vastliggen zodat ze voor iedereen te raadplegen zijn. Binnen acht eken na dit FTO is er een duidelijke manier van het registreren van geneesmiddelgerelateerde problemen. Er vinden geen jaarlijkse medicatiebeoordelingen plaats. Huisarts en apotheker bespreken minimaal eenmaal per jaar de medicatie van alle baxterpatiënten. Eenmaal per jaar vindt bij alle baxterpatiënten een medicatiebeoordeling plaats. Taalf maanden na dit FTO is er bij iedere baxterpatiënt minimaal eenmaal sprake geeest van een medicatiebeoordeling. FTO-module Baxteren 21

Literatuur Bos E. Finale doorbraak voor central filling. Groothandels openen gespecialiseerde apotheken. Pharm Weekbl 2010;145(3):14-7. Groeneveld R. Thuiszorg zakke schakel in de farmazorg. 'Mensen hebben vaak geen idee aarmee ze bezig zijn'. Pharm Weekbl 2010;145(26):30-2. Groot de J. Medicatierollen: steeds beter en veiliger. MFM 2012;2(2):27-32. KNMP-richtlijn Zorg voor patiënten met geneesmiddelen in een geïndividualiseerde distributievorm. Den Haag: KNMP, 2012. Zie.knmp.nl. Korte-Verhoef de R, Akkermans J, Wigboldus M. Minder fouten met het geautomatiseerd geneesmiddel distributiesysteem? Baxteren. Tijdschrift voor Verpleegkundigen 2009;4(9): 32-3. Kaliteitsnorm voor geautomatiseerd geneesmiddeldistributiesysteem. Den Haag: KNMP, 2011. Zie.knmp.nl. Kint HF, Faber A, Gussekloo J, Bouvy M. Effects of Medication Revie on Drug-Related Problems in Patients Using Automated Drug-Dispensing Systems: A Pragmatic Randomized Controlled Study. Drugs Aging 2011;28(4):305-14. Laan van der J, Dijkstra D, Weenink C. Doseerdozen en baxters. Tijdschr voor praktijkonderst 2010;5(2):47-9. Loep op baxterpraktijk. Deskundigen belichten baxteren medicatie. Pharm Weekbl 2009;144(45):36-7. Management Samenvatting Medicijndeelsystemen. Zie.innovatiespiegel.nl. Medicatieveiligheid voor ketsbare groepen in de langdurige zorg en zorg thuis onvoldoende. Den Haag: IGZ, 2010. Zie.rijksoverheid.nl. Norm voor Central Filling. Den Haag: KNMP, 2010. Zie.knmp.nl. Nuchtere respons op RIVM-kritiek baxteren. Pharm Weekbl 2008;143(21):10. Rijdt-van de Ven van de AHJ. Complexe ouderenzorg in verzorgingshuis en thuis. Handreiking Samenhangende zorg in de eerste lijn. Utrecht: LHV, 2009. Zie.lhv.nl. Rooij-Lamme de EK, Groot DW, Kaste de D. Geautomatiseerde distributiesystemen voor geneesmiddelen. Bilthoven: RIVM. 2007. Veilige principes in de medicatieketen. Utrecht: ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN, 2012. Wijck F van. Populariteit baxterrol vraagt om leidraad. KNMP Richtlijn komt op goed moment. Pharm Weekbl 2011;146;(21):12-3. 22 FTO-module Baxteren