Zorg rond Medicatie NivoZorg

Transcriptie

1 Zorg rond Medicatie NivoZorg Vastgesteld op Voor:verzorgenden en verpleegkundigen van NivoZorg Datum invoering Document verantwoordelijk: C. Favier Evaluatie/herziening: Documentnummer: 22 1

2 Inhoudsopgave Pagina Hoofdstuk 1 Inleiding 3 Hoofdstuk 2 Taken en verantwoordelijkheden 4 thuiszorgorganisatie mbt medicatieproces Hoofdstuk 3 Taken en verantwoordelijkheden 7 zorgmedewerkers Hoofdstuk 4 Het medicatieproces 9 Bronnen 11 Bijlagen 12 2

3 Hoofdstuk 1 - Inleiding Dit protocol beschrijft de taken en verantwoordelijkheden van NivoZorg en zorgmedewerkers van Nivozorg met betrekking tot het medicatieproces. Tevens beschrijft dit protocol de procedure rondom medicatiebeheer en toediening. Het protocol Zorg rond Medicatie is gebaseerd op het protocol de Veilige principes medicatieketen opgesteld door de Task Force medicatieveiligheid care (ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, NVAVG, VGN en V&VN). De Veilige principes medicatieketen zijn een ontwikkeltraject: gaandeweg kunnen zaken worden aangescherpt of aangevuld op basis van ervaringen in het veld. In de veilige principes wordt het medicatieproces onderscheiden in 6 stappen: 1. Voorschrijven 2. Ter hand stellen (afleveren door de apotheker) 3. Opslag / beheer van de medicatie 4. Gereed maken 5. Toedienen / registreren 6. Evaluatie (gebruik, (bij)werking etc.). Per stap wordt beschreven wat de veilige principes zijn voor de betrokken partijen. 3

4 Hoofdstuk 2 Taken en verantwoordelijkheden thuiszorgorganisatie m.b.t medicatieproces In dit hoofdstuk worden in de verschillende stappen de taken en verantwoordelijkheden van de NivoZorg m.b.t. het medicatieproces beschreven. In bijlage 2 staan deze stappen vermeld in het overzicht Veilige principes medicatieketen VVT zorgorganisaties. Stap 1 - Voorschrijven en algemeen NivoZorg: 1. Heeft een beleid opgesteld met o.a. taken en verantwoordelijkheden van medewerkers m.b.t. medicatie en procedures voor relevante onderdelen. 2. Heeft afspraken met betrokken apothekers en artsen over het medicatieproces. 3. Heeft afspraken met artsen vastgelegd o.a. over het uitvoeren van voorbehouden en risicovolle handelingen door zorgmedewerkers (op basis van uitvoeringsverzoek) en over communicatie in het zorgleefplan/zorgdossier. Deze afspraken zijn vastgelegd in de raamovereenkomst voorbehouden en risicovolle handelingen. 4. Heeft een procedure om, bij intake of als daar aanleiding toe is, met de cliënt in gesprek te gaan of de cliënt medicatie geheel of gedeeltelijk in eigen beheer wil en kan houden, en de besluitvorming over het eigen beheer. Zie hiervoor de intakeprocedure van de thuiszorgorganisatie. 5. Zorgt ervoor dat het zorgleefplan/zorgdossier een onderdeel heeft voor het vastleggen van afspraken over medicatiebeheer. Zie hiervoor het zorgleefplan/zorgdossier van de thuiszorgorganisatie. 6. Zorgt dat afspraken met de cliënt over overname van medicatiebeheer zijn vastgelegd in het zorgleefplan. De cliënt (en mantelzorger) worden geïnformeerd over hun eigen rol / verantwoordelijkheden. Zie hiervoor de instructies rondom het invullen van het zorgleefplan. Stap 2 Ter hand stellen (afleveren) De thuiszorgorganisatie: 1. Heeft afspraken met apotheker(s) over aanleveren van medicatie via een GDS-systeem, met een actueel medicatieoverzicht en medicatieverantwoordingslijst, en over het verwerken van wijzigingen in de medicatie. 2. Heeft in het transport geen taak. Medicatie met een medicatieverantwoordingslijst wordt door de apotheker thuis bezorgd, indien cliënt of mantelzorger deze niet zelf kan halen. 3. Heeft afspraken met arts, apotheker en met cliënt over verwerken van wijzigingen in de medicatie. 4. Draagt zorg dat het actueel medicatieoverzicht en de medicatieverantwoordingslijst in het zorgleefplan/zorgdossier worden bewaard. Stap 3 Opslag en beheer De thuiszorgorganisatie: 1. Heeft afspraken met de apotheker over het ophalen van medicatie die niet meer wordt gebruikt als cliënt of mantelzorger deze niet zelf kan terugbrengen. 4

5 Afgesproken is indien een cliënt/mantelzorger niet in staat is om medicatie retour te brengen, geeft de zorgmedewerker dit door aan de apotheek die ervoor zorg draagt dat de medicatie wordt opgehaald. 2. Heeft, indien van toepassing, een procedure rondom de werkvoorraad geneesmiddelen voor acute situaties indien van toepassing (bijvoorbeeld voor bloedtransfusie thuis). Zie hiervoor de afspraken binnen de eigen thuiszorgorganisatie Stap 4 Gereed maken voor toediening De thuiszorgorganisatie: 1. Draagt er zorg voor dat zorgmedewerkers die medicatie gereed maken, bekwaam en bevoegd zijn. De thuiszorgorganisatie biedt scholing over medicatie aan zorgmedewerkers en hanteert een overzicht van bekwaam- en bevoegdheden van de zorgmedewerkers. ZZP ers dienen gecertificeerd te zijn. 2. Werkt met een zodanige planning, dat zorgmedewerkers kunnen werken overeenkomstig hun verantwoordelijkheid en bevoegdheid. 3. Maakt afspraken met arts en apotheker over de procedure voor toediening gereed maken. Er zijn afspraken voor toediening gereed maken rondom infuuszorg. Stap 5 Toedienen / registreren De thuiszorgorganisatie: 1. Draagt er zorg voor dat zorgmedewerkers die medicatie toedienen, bekwaam en bevoegd zijn. De thuiszorgorganisatie biedt scholing over medicatie aan zorgmedewerkers en hanteert een overzicht van bekwaam- en bevoegdheden van de zorgmedewerkers. ZZP ers dienen gecertificeerd te zijn. 2. Werkt met een zodanige planning, dat zorgmedewerkers kunnen werken overeenkomstig hun verantwoordelijkheid en bevoegdheid. 3. Heeft met de apotheker afgesproken welke losse medicatie risicovol is bij verkeerde dosering, bij deze medicatie is een dubbele controle nodig. Zie hiervoor bijlage 3 4. Heeft een procedure voor de wijze(n) waarop de dubbele controle kan worden uitgevoerd (bijv. door de cliënt, mantelzorger, een (achterwacht-) collega of anders). Zie hiervoor hoofdstuk 4 en eventueel bijlage 9 voor aanvullende afspraken. 5

6 Stap 6 Evaluatie De thuiszorgorganisatie: 1. Heeft een systeem voor melding van incidenten, en draagt zorg voor opvolging en terugkoppeling. Zie hiervoor de MIT/MIC-procedure van de eigen thuiszorgorganisatie. 2. Heeft afspraken met arts en apotheker over periodieke medicatiebeoordeling en de rol van zorgmedewerkers hierbij. Zie hiervoor hoofdstuk 4. 6

7 Hoofdstuk 3 Taken en verantwoordelijkheden zorgmedewerkers In dit hoofdstuk worden in de verschillende stappen de taken en verantwoordelijkheden van de zorgmedewerkers m.b.t. het medicatieproces beschreven. In bijlage 4 staan deze stappen vermeld in het overzicht Veilige principes medicatieketen VVT zorgmedewerkers. Stap 1 Voorschrijven en algemeen De zorgmedewerker: 1. Signaleert of de cliënt wel of niet zelf medicatie (geheel of gedeeltelijk) kan en wil beheren en bespreekt dit z.n. met de cliënt volgens de procedure van de zorgorganisatie. 2. Indien de cliënt niet zelf de medicatie kan beheren, dan zorgt de zorgmedewerker dat de procedure in gang wordt gezet (door cliënt of medewerker) voor aanvragen van indicatie voor medicatiebeheer. 3. Informeert de apotheker en arts over overname van medicatiebeheer 4. Adviseert de cliënt zelfzorgmedicatie te melden aan arts en apotheker. 5. Legt afspraken over het overnemen van medicatiebeheer vast in het zorgleefplan. 6. Neemt in het hele medicatieproces alleen werkzaamheden op zich die tot haar verantwoordelijkheid en bevoegdheid behoren. 7. Draagt zorg voor overdracht van medicatiegegevens in de zorgorganisatie. Stap 2 Ter hand stellen (afleveren) De zorgmedewerker heeft géén rol / verantwoordelijkheid in het transport van medicatie tussen apotheek en cliënt. Stap 3 - Opslag en beheer De zorgmedewerker: 1. Legt afspraken met de cliënt over opslag en beheer vast in het zorgleefplan (waar en hoe bewaren). 2. Signaleert evt. ondeugdelijke opslag en bespreekt dit met cliënt. 3. Heeft géén taak in transport van retour-medicatie; de medewerker signaleert en bespreekt als er veel voorraad is. Indien een cliënt/mantelzorger niet in staat is om medicatie retour te brengen, geeft de zorgmedewerker dit door aan de apotheek die ervoor zorg draagt dat de medicatie wordt opgehaald. 4. Bewaart meegeleverde bijsluiters in het zorgdossier/zorgleefplan. 5. Signaleert tijdig de noodzaak van bijbestellen / herhaalrecepten en regelt dit. Stap 4 Gereed maken voor toediening De zorgmedewerker: 1. Werkt met een door de apotheek aangeleverde actuele medicatieverantwoordingslijst. 2. Maakt medicatie gereed volgens geldende voorschriften. 3. Bij mutaties binnen een cyclus wordt de inhoud van GDS niet door de zorgmedewerker gewijzigd maar door apotheker (uitzondering zijn mutaties buiten openingstijden huisapotheek, zie bijlage 8). 7

8 Stap 5 Toedienen / registreren De zorgmedewerker: 1. Geeft alleen medicatie als de medewerker daartoe bekwaam en bevoegd is. 2. Werkt zorgvuldig en geconcentreerd. 3. Dient toe aan de hand van een actuele medicatieverantwoordingslijst die is aangeleverd door de apotheek. 4. Werkt bij voorbehouden en risicovolle handelingen op basis van een uitvoeringsverzoek van de arts. 5. Geeft de juiste medicatie in juiste dosis op de juiste wijze op de juiste tijd aan de juiste cliënt. 6. Bij GDS: controleert of tekst van de medicatie zoals aangegeven op het etiket van het zakje identiek is aan de medicatie op de medicatieverantwoordingslijst en of het aantal klopt. 7. Tekent af per medicijn (ook bij GDS) op de medicatieverantwoordingslijst als medicatie is toegediend. Verantwoordt als de medicatie niet is toegediend of ingenomen. 8. Is extra alert op losse medicatie (niet in zakje), zo nodig medicatie, wijzigingen in medicatie, en medicatie op afwijkende tijden. 9. Neemt bij onjuiste inhoud van GDS en bij twijfel altijd contact op met apotheek en/of arts. 10. Past waar nodig dubbele controle toe, volgens afspraken binnen de zorgorganisatie. Zie hoofdstuk Bewaart het actueel medicatieoverzicht en de medicatieverantwoordingslijst conform de afspraken in het zorgdossier. Zie hiervoor de instructies m.b.t. het zorgleefplan/zorgdossier van de thuiszorgorganisatie. Stap 6 Evaluatie De zorgmedewerker: 1. Signaleert en registreert werking en evt. bijwerkingen in het zorgleefplan. 2. Adviseert de cliënt bijwerkingen te melden aan de arts, of meldt het, in overleg met de cliënt, zelf. 3. Meldt incidenten volgens afspraken in de zorgorganisatie. 4. Neemt deel aan periodieke medicatiebeoordeling volgens afspraken van de zorgorganisatie. Zie hiervoor hoofdstuk 4. 8

9 Hoofdstuk 4 Het medicatieproces In dit hoofdstuk wordt op basis van de taken en verantwoordelijkheden van zorgmedewerkers omschreven hoe wordt omgegaan met medicatie in de thuissituatie. Stappen Activiteit Toelichting Algemeen Bespreekt met de cliënt / mantelzorger of deze voldoende in staat is tot zelfstandig beheer en gebruik van medicatie en legt dit vast in het Zorgdossier Bij intake en via evaluatie van het zorgleefplan en de Risicosignalering Zorgproblemen Noteren in zorgleefplan Vraagt een indicatie aan indien de cliënt niet Via CIZ zelf de medicatie kan beheren/toedienen Informeert de apotheker/huisarts dat de zorgorganisatie het beheer van de medicatie heeft overgenomen (zowel bij GDS als bij losse medicatie) Telefonisch Bespreekt de mogelijkheid van dubbelcheck bij risicovolle medicatie die niet in een weekdoseersysteem zit (bloedverdunners, cytostatica, insuline, medicatie via infuus, opioiden) Voorschriften/Wijzigingen in medicatie worden altijd door de voorschrijver schriftelijk doorgegeven aan de apotheek en de thuiszorgorganisatie Beheer medicatie Legt afspraken over beheer en bewaren van medicatie vast in het Zorgdossier Draagt zorg voor tijdige bestelling bij losse medicatie Signaleert en bespreekt als er veel voorraad is. Informeer de apotheek indien een cliënt/mantelzorger niet in staat is om medicatie retour te brengen. Neemt bij onduidelijkheid over wijzigingen contact op met apotheker Gereed maken voor toediening Maakt indien nodig medicatie gereed voor toediening Toedienen/Registreren Controleert bij een GDS of tekst van de medicatie zoals aangegeven op het etiket van het zakje identiek is aan de medicatie op de toedienlijst en of het aantal klopt Dient medicatie toe conform de vastgestelde protocollen en aanwijzingen op de bijsluiter. Afspraak dubbelcheck: 1. Cliënt of mantelzorger controleert 2. Als dat niet mogelijk is, vastleggen in zorgleefplan Voor infuuszorg gelden aanvullende afspraken (zie bijlage 9) Zorgleefpls Zorgleefplan Heeft géén taak in transport van retourmedicatie. Apotheek draagt zorg voor retourmedicatie indien cliënt/ mantelzorger hiertoe niet in staat is Volgens vastgestelde protocollen Denk aan de dubbelcheck! Gebruik de handelingsprotocollen in de organisatie 9

10 Medewerker is bekwaam en bevoegd Bij voorbehouden en risicovolle handelingen is een uitvoeringsverzoek van de arts nodig. Tekent af op de medicatieverantwoordingslijst Ben alert op losse medicatie (niet in zakje), zo nodig medicatie, wijzigingen in medicatie, en medicatie op afwijkende tijden Gebruik alleen het meest recente medicatieoverzicht van de apotheker Evaluatie Signaleert en bespreekt signalen van ongewenst of verkeerd medicatiegebruik/ bijwerkingen etc. met behandelend arts/apotheek. Geeft het medicatieoverzicht mee als cliënt op consult gaat, indien thuiszorg het beheer heeft overgenomen Koppelt evt. fouten of onduidelijkheden in het medicatieoverzicht/ verantwoordingslijst/ levering terug aan de apotheker Neemt deel aan periodieke medicatiebeoordeling t.b.v. cliënt op verzoek van huisarts/apotheker Meldt incidenten /gevaarlijke situaties rondom medicatie via MIC/MIT Informeert de apotheker/huisarts indien de zorgorganisatie niet meer verantwoordelijk is voor het beheer van de medicatie van cliënt Breng geen wijzigingen aan op het medicatieoverzicht en de medicatieverantwoordingslijst. Zie voor afspraken m.b.t. wijzigingen in medicatie in de Baxterrol bijlage 8 Medicatieverantwoordingslijsten dienen 2 jaar bewaard te worden, medicatieoverzichten 15 jaar. Leg (vervolg)acties in het zorgdossier vast Telefonisch 10

11 Bronnen - Medicatieveiligheid voor kwetsbare groepen in de langdurige zorg en zorg thuis onvoldoende. Verpleeghuizen en verzorgingshuizen moeten nog punten verbeteren; gehandicaptenzorg en thuiszorg moeten snel veiliger. Utrecht: IGZ Medicatieveiligheid flink verbeterd in herbeoordeelde instellingen langdurige zorg en zorg thuis: Alle bestuurders aan zet. Utrecht, IGZ september Toezichtkader. Bestuurlijke verantwoordelijkheid voor kwaliteit en veiligheid. Utrecht: IGZ Richtlijn Overdracht medicatiegegevens in de keten. Projectgroep overdracht medicatiegegevens in de keten: Utrecht; Veilige principes medicatieketen, Task Force medicatieveiligheid care (ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, NVAVG, VGN en V&VN), maart

12 Bijlagen 1. Begrippenlijst 2. Veilige principes medicatieketen VVT zorgorganisatie (Taskforce Medicatieveiligheid) 3. Overzicht Risicovolle medicatie 4. Veilige principes medicatieketen Zorgmedewerkers VVT (Taskforce Medicatieveiligheid) 5. Voorbeeld medicatieoverzicht 6. Voorbeeld medicatieverantwoordingslijst 7. Afspraken m.b.t. wijzigingen in medicatie in Baxterrol 12

13 Bijlage 1 Begrippenlijst Boxwissel Aanschrijfbuffer Rol Buiten GDS GDS Medicatieoverzicht MIC/MIT formulier Noodmedicatie Medicatieverantwoordingslijst Zorgmedewerkers Zorgdossier/zorgleefplan Tijdstip dat de rol met medicatie van Apotheek begint Medicatieoverzicht van een cliënt in de computer van de apotheek Rol waarin medicatie is verpakt voor een bepaalde periode Geneesmiddelen die niet in zakjes verpakt worden Geautomatiseerd Doserings Systeem, zakjes waarin de geneesmiddelen per tijdstip verpakt worden Schriftelijk medicatieoverzicht van een cliënt Formulier Meldingen Incidenten Cliënten/Thuiszorg Medicatie waarbij uitstel van toedienen van medicatie niet verantwoord is Wekelijkse lijst waarop de zorgmedewerkers aftekenen wanneer, welke medicatie is toegediend bij een cliënt Ieder die gemachtigd is door de zorginstelling om medicatie aan een cliënt toe te dienen Cliëntendossier waarin alle relevante gegevens zijn vastgelegd voor de goede verzorging van een cliënt 13

14 Bijlage 2 Veilige principes medicatieketen VVT zorgorganisatie 14

15 Bijlage 3 Overzicht risicovolle medicatie Vanuit het landelijk overzicht wordt door NivoZorg de volgende medicatie als risicovol aangemerkt; - Bloedverdunners - Cytostatica - Insuline - Medicatie via infuus - Opioïden Deze lijst is niet uitputtend, maar gezien de werkbaarheid is voor deze clustering gekozen. 15

16 Bijlage 4 Veilige principes medicatieketen zorgmedewerkers VVT 16

17 Bijlage 5 Voorbeeld Medicatieoverzicht (lay-out kan per apotheek verschillen) 17

18 Bijlage 6 Voorbeeld medicatieverantwoordingslijst (lay-out kan per apotheek verschillen) 18

19 Bijlage 7 Afspraken m.b.t. wijzigingen in medicatie in Baxterrol Indien er bij cliënten met een Baxter een aanpassing in de medicatie plaats vindt, wordt er als volgt gehandeld: TIJDENS OPENINGSTIJDEN APOTHEEK: Nieuwe medicatie: er wordt los geleverd door de apotheek samen met een nieuw medicatieoverzicht (90 dagen historie) en nieuwe medicatieverantwoordingslijst Stoppen medicatie: thuiszorg neemt contact op met apotheek. Apotheek beslist of de wijziging per direct moet ingaan of dat dit kan wachten tot de volgende rol. o Direct: de rol wordt langsgebracht in apotheek dan wel opgehaald door apotheek. De gestopte medicatie wordt uit de rol gehaald en de rol wordt (samen met een nieuw medicatieoverzicht en nieuwe medicatieverantwoordingslijst) dezelfde dag terugbezorgd bij de patiënt. o Niet direct: de rol die nog in de apotheek is of binnenkomt wordt door de apotheek aangepast (gestopte medicatie eruit) en wordt tijdens de reguliere bezorgronde (met een nieuw medicatieoverzicht en medicatieverantwoordingslijst) bezorgd bij de patiënt BUITEN OPENINGSTIJDEN APOTHEEK (DIENSTAPOTHEEK): Nieuwe medicatie: de dienstapotheek levert de nieuwe medicatie los tot en met de eerstvolgende werkdag (voorzien van een toedienlijst voor het betreffende middel), en stuurt een fax met daarop de afleverinformatie + een kopie van het recept naar de eigen apotheek van de patiënt. De eerstvolgende werkdag wordt in de eigen apotheek deze informatie verwerkt en wordt een nieuw medicatieoverzicht en een nieuwe medicatieverantwoordingslijst aan de patiënt geleverd eventueel voorzien van extra medicatie tot aan de volgende rol (in geval van bijvoorbeeld oogdruppels of antibiotica zal het recept in zijn geheel worden afgeleverd door de dienstapotheek) Stoppen medicatie: Enkel buiten de openingstijden van de eigen apotheek zal de thuiszorgmedewerker bij het moment van toedienen zelf het betreffende geneesmiddel uit de rol halen en niet toedienen. De thuiszorgmedewerker heeft hiervoor een schriftelijke opdracht van de voorschrijver. De thuiszorgmedewerker verwijdert het medicijn indien het medicijn identificeerbaar is. Bij twijfel wordt de rol naar de dienstdoende apotheker gebracht. De eerstvolgende werkdag wordt er door de thuiszorg contact opgenomen met de apotheek met het verzoek de rol aan te passen. De te stoppen medicatie dient schriftelijk (door voorschrijver) aan de apotheek te worden doorgegeven. 19