DB-vergadering 10-07-2012 Agendapunt 7 Onderwerp Beleidsplan OTO 2012-2015 en Jaarplan OTO 2012 Portefeuillehouder(s) L.H. Dohmen / J.H.J. van der Linden Afdeling Nieuwe Werken en Onderhoud Bestuursprogramma Niet van toepassing Waterbeheersplan Niet van toepassing Programma begroting Veiligheid Routing Dagelijks bestuur 10 juli 2012 Commissie ABA - Commissie MFB - Commissie WS - Algemeen bestuur - Voorstel Het Beleidsplan OTO 2012-2015 en het Jaarplan OTO 2012 voor kennisgeving aannemen. Toelichting Het Waterschap Roer en Overmaas is in 2007 gestart met de uitvoering van het meerjarig Beleidsplan Opleiden en Oefenen calamiteitenbestrijding 2007-2010. Tijdens de vergadering van 18 januari 2011 bent u geïnformeerd over de evaluatie van de uitvoering van dit beleidsplan, de uitgangspunten voor de komende periode en de uitwerking van een Beleidsplan Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) voor de periode 2012-2015 volgens een gewijzigde aanpak. Gedurende de uitvoering van het Beleidsplan Opleiden en Oefenen calamiteitenbestrijding 2007-2010 bleken de doelstellingen ambitieus. De voorbereidingen voor de oefeningen vergden relatief veel tijd. Uitgangspunt was ook dat alle teams jaarlijks volledig geoefend zouden worden. Dit bleek niet altijd haalbaar vanwege de beschikbare capaciteit. Bij het opstellen van het nieuwe beleidsplan is daarom gekozen voor een andere aanpak. 121719/VIN 1/2
De gewijzigde aanpak richt zich op sleutelfuncties. Sleutelfuncties vervullen een coördinerende en/of kritische taak in de crisisorganisatie. Als sleutelfunctionarissen hun rol goed vervullen, weten medewerkers uit de crisisorganisatie wat van hen wordt verwacht. De sleutelfuncties betreffen veelal de leiders van de diverse actieteams. Het uitgangspunt dat alle teams jaarlijks volledig worden geoefend, is losgelaten. Door het benoemen van de sleutelfunctionarissen ligt het accent bij het opleiden, trainen en oefenen van deze functionarissen. Dit wil niet zeggen dat de overige medewerkers van de calamiteitenteams niet meer worden geoefend. Zij zullen ook meedoen aan OTO-activiteiten, maar de focus ligt hierbij op de sleutelfuncties. De OTO-activiteiten sluiten aan op het niveau van de sleutelfunctionarissen. Dit is afhankelijk van de kennis en ervaring van de sleutelfunctionaris met opleiden, trainen en oefenen en wordt samen met de sleutelfunctionaris bepaald. Dit zegt niks over het niveau van de functionarissen en de calamiteitenorganisatie ten aanzien van de calamiteitenbestrijding. Het is belangrijk dat de sleutelfunctionarissen worden opgeleid, getraind en geoefend in vaardigheden die hen helpen om hun rol en taak conform calamiteitenplan en calamiteitenbestrijdingsplannen te kunnen uitvoeren. In het calamiteitenplan ligt de hoofdstructuur van de calamiteitenorganisatie vast en wordt beschreven hoe de alarmering en opschaling verloopt. In de calamiteitenbestrijdingsplannen worden de maatregelen beschreven die genomen moeten worden bij de bestrijding van een bepaald scenario of een bepaald type calamiteit. Ook de verbeterpunten uit evaluaties en calamiteiten welke in de planvorming worden verwerkt, zijn aanknopingspunten op basis waarvan de calamiteitenorganisatie wordt opgeleid, getraind en geoefend. Zo worden functionarissen getraind en geoefend in het volgen van de afgesproken procedures uit de calamiteitenbestrijdingsplannen, het acteren binnen vastgestelde structuren, het toepassen van ondersteunende formats zoals formulieren, logboeken, situatierapportages en kaartmateriaal en het hanteren van calamiteitenmaterialen en hulpmiddelen. De kennis van de functionarissen wordt vergroot door de calamiteitenbestrijdingsplannen inhoudelijk met hen te bespreken en cruciale maatregelen en/of beslismomenten in de planvorming onder het vergrootglas te leggen door deze door middel van een casus of rollenspel te beoefenen. Het Beleidsplan OTO 2012-2015 en het Jaarplan OTO 2012./.. Gelet op het bovenstaande, treft u hierbij aan het Beleidsplan OTO 2012-2015 en het Jaarplan OTO 2012. In het Beleidsplan staan de ambities van het Waterschap Roer en Overmaas voor de komende vier jaar beschreven. Het ambitieniveau van het beleidsplan wordt jaarlijks concreet gemaakt in het Jaarplan OTO. De secretaris/directeur, ing. J.M.G. In den Kleef 121719/VIN 2/2
Beleidsplan OTO 2012-2015 Opleiden, Trainen en Oefenen ter voorbereiding op calamiteiten Waterschap Roer en Overmaas Versie : 1.0 Datum : 22 juni 2012 Opsteller : drs. S.L. Noordewier, Noordewier CMC C. Vink, medewerker calamiteitenbestrijding 121720
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 2 2 Het ambitieniveau toegelicht... 3 3 Mensen en middelen... 5 Bijlage 1 De aandachtspunten uit het Kwaliteitskader... 7 Bijlage 2 Fasemodel... 9 121720 1
1 Inleiding Wat vooraf ging Na het verschijnen van het meerjaren beleidsplan 2007-2011 is er bij het waterschap veel gebeurd op het terrein van de voorbereiding op calamiteiten. Er werd in deze periode met grote regelmaat geoefend, waarbij vooral werd stilgestaan bij de rol en taakdiscussie van de verschillende teams en functionarissen. Deze discussies hebben geleid tot een verdere concretisering- en verbeterslag in de planvorming. Omdat oefenactiviteiten in het teken stonden van het interne optreden, is nog weinig aandacht uitgegaan naar de samenwerking met partners. Met het nieuwe Beleidsplan opleiden, trainen en oefenen (OTO) wordt voor een andere aanpak gekozen. De aanpak is primair gericht op het ontwikkelen van de kennisniveaus van de sleutelfunctionarissen. Dit doen we door de inhoud uit het calamiteitenplan en de verschillende calamiteitenbestrijdingsplannen tot leven te brengen in de OTO-activiteiten. Bijvoorbeeld: opschalingsstructuren en procedures worden door middel van een casus nagespeeld, er wordt uitgelegd hoe calamiteitenmaterialen worden toegepast, formats zoals formulieren, logboeken en kaartmateriaal worden gebruikt tijdens een training of oefening, de acces-database bestrijdingsplan hoogwater Maas wordt geïnstrueerd en getraind en er wordt bijvoorbeeld buiten in het veld geoefend. Het Beleidsplan en het Jaarplan In het Beleidsplan staan de ambities beschreven van het Waterschap Roer en Overmaas voor de komende vier jaar. Het ambitieniveau van het Beleidsplan wordt jaarlijks concreet gemaakt in het jaarplan OTO. De achterliggende visie op opleiden, trainen en oefenen is weergegeven in het Kwaliteitskader. Het kwaliteitskader Het Kwaliteitskader bevat aandachtspunten die het leereffect van opleidingen, trainingen en oefeningen kunnen vergroten. In bijlage 1 zijn deze aandachtspunten opgenomen. De ambitie: het resultaat eind 2015 De ambitie van het waterschap is om eind 2015 het volgende te hebben bereikt: 1. Opleidingen, trainingen en oefeningen richten zich met name op sleutelfunctionarissen. 2. OTO activiteiten sluiten aan bij het niveau van de sleutelfunctionarissen ten aanzien van opleiden, trainen en oefenen. Het CMC Fasemodel, bijlage 2, is een hulpmiddel om inzicht te geven in de verwachtingen die aan het gedrag en niveau van een functionaris worden gesteld m.b.t. OTO. 3. Elke sleutelfunctionaris heeft minimaal fase 2, de fase van gevorderde, bereikt. 4. Bij het opleiden, trainen en oefenen worden de normen uit het kwaliteitskader toegepast. Elk jaar wordt geëvalueerd hoe de organisatie scoort op deze normen. 5. De risico's, gedefinieerd conform risicoanalyse uit het calamiteitenplan, voor het waterschap komen aan bod in de activiteiten. 6. Er wordt samengewerkt met en geleerd van partners. Deze ambities zijn in het volgende hoofdstuk uitgewerkt. 2
2 Het ambitieniveau toegelicht Ambitie 1: OTO activiteiten richten zich met name op sleutelfunctionarissen. Sleutelfunctionarissen vervullen een coördinerende en/of kritische taak in de crisisorganisatie. Als sleutelfunctionarissen hun rol goed vervullen, weten medewerkers uit de crisisorganisatie wat van hen wordt verwacht. De sleutelfunctionarissen zijn benoemd. Samen met de sleutelfunctionaris wordt bekeken welke kennis en vaardigheden nodig zijn om de planvorming tot uitvoering te brengen tijdens calamiteiten en de medewerkers uit de calamiteitenteams hierin mee te nemen. De Opleidingen, trainingen en oefeningen richten zich met name op de sleutelfunctionarissen. Het is mogelijk dat er andere dan sleutelfunctionarissen betrokken zijn bij activiteiten, maar de focus ligt op de sleutelfunctionaris. Dit betekent dat collega's van de sleutelfunctionarissen nog steeds worden meegetraind en geoefend. Een voorbeeld hiervan is de Kadewacht. De Teamleiders Kadewacht zijn benoemd als sleutelfunctionarissen, maar zij worden in hun context geoefend. Het samenspel tussen de functionarissen binnen en buiten is immers van groot belang. Bovendien is het belangrijk dat de teamleden elkaar kennen. Er wordt dan ook jaarlijks een oefening voor de kadewacht georganiseerd. Ambitie 2: OTO activiteiten sluiten aan op het niveau van de sleutelfunctionarissen ten aanzien van opleiden, trainen en oefenen. Het CMC Fasemodel (zie bijlage 2) is een hulpmiddel om inzicht te geven in de verwachtingen die aan het gedrag en niveau van een functionaris worden gesteld bij de OTOactiviteiten. Dit zegt niks over het niveau van de functionarissen en de calamiteitenorganisatie ten aanzien van de calamiteitenbestrijding. Het instapniveau in het programma (fase 1 of fase 2) is afhankelijk van de kennis en ervaring van de sleutelfunctionaris m.b.t. OTO en dit wordt samen met de sleutelfunctionaris bepaald. Ambitie 3: Elke sleutelfunctionaris heeft minimaal fase 2, de fase van gevorderde, bereikt. Eind 2015 bevinden alle sleutelfunctionarissen van het waterschap zich minimaal in fase 2 van het Fasemodel. Dit is het niveau van de gevorderde. In de eerste beleidsperiode is veel aandacht uitgegaan naar ieders taak, rol en verantwoordelijkheid (fase 1). In deze beleidsperiode is de ambitie om een stap verder te gaan en weet de functionaris naast wat zijn eigen taken en verantwoordelijkheden zijn, hoe hij kan functioneren in een team en weet hoe orde wordt aangebracht in de chaos van een incident. Bovendien weet hij om te gaan met tijdsdruk en met het nemen van beslissingen op basis van beperkte, complexe en mogelijk tegenstrijdige informatie. Ambitie 4: De normen uit het kwaliteitskader worden toegepast en jaarlijks geëvalueerd. Er verschijnt ieder jaar een evaluatie waarin gekeken wordt in hoeverre wordt voldaan aan de normen uit het kwaliteitskader (zie bijlage). 121720 3
Ambitie 5: De risico's, gedefinieerd conform risicoanalyse uit het calamiteitenplan, voor het waterschap komen aan bod in de activiteiten. Het waterschap bereidt zich voor op de risico's die benoemd zijn in de risicoanalyse uit het calamiteitenplan: 1 Wateroverlast: overstromingen 1. 2 Problemen waterkwaliteit en kwantiteit door extreem weer 2. 3 Milieuramp, verontreiniging oppervlakte water. In de calamiteitenbestrijdingsplannen worden de scenario s genoemd die zich kunnen voordoen n.a.v. deze risico s en worden de maatregelen beschreven die genomen moeten worden om de calamiteit te bestrijden. Met de focus op de risico's, wordt vooral dat getraind dat een calamiteit anders en bijzonder maakt. Ambitie 6: Samenwerken en leren van elkaar. Zowel regionaal, provinciaal als landelijk wordt geleerd van opgedane ervaringen. Geprobeerd wordt om niet zelf het wiel uit te vinden en aan te sluiten bij wat er al is. Concreet betekent dit onder meer: overleg met onder meer WPM, Rijkswaterstaat Dienst Limburg en de Veiligheidsregio's, gebruik maken van lesmateriaal van andere waterschappen en het uitdragen van eigen goodpractices. 1 In het risicoprofiel van de veiligheidsregio Noord- en Midden Limburg en Zuid Limburg wordt dit als een van de belangrijkste risico s aangemerkt (mogelijk/aanzienlijk risico met een zeer ernstige impact). 2 In de risicoprofielen wordt het scenario extreem weer/hitte golf als een zeer waarschijnlijk risico met een ernstige impact benoemd. 4
3 Mensen en middelen Belasting sleutelfunctionarissen Globaal komt het jaarlijks aantal uren per sleutelfunctionaris uit op 16. Het programma richt zich op 29 medewerkers (in plaats van 120 in het vorige beleidsplan). Organisatie breed komt dit op een totaal aan 464 uur. Omdat de focus vooral op sleutelfunctionarissen ligt is het totaal aantal uren in relatie tot het vorige beleidsplan OTO (1320 uur) flink gedaald (65%). Organisatie en uitvoering van OTO beleidsplan Bij de uitvoering van het OTO beleidsplan wordt af en toe hulp ingeroepen van specialisten uit de organisatie. Zij helpen mee in het maken van lesmateriaal en het organiseren van activiteiten. Gemiddeld besteden de specialisten hieraan 46 uur per jaar (met een totaal van 4 specialisten en 184 uur). Deze uren zijn als volgt opgebouwd: - 30 uur aan voorbereiding oefeningen; - 16 uur aan organiseren en uitvoeren OTO activiteiten. Naast deze specialisten vervult de calamiteitenmedewerker een bijzondere rol in het opleiden, trainen en oefenen. Het totaal aantal gereserveerde uren is 420: - 230 uur per jaar aan opleiden en oefenen; - 100 uur per jaar aan evaluatie; - 80 uur per jaar aan aanpassen plannen n.a.v. oefeningen; - 10 uur per jaar aan opstellen jaarplan. Kosten externe opleidingen en oefeningen Ieder jaar worden er opleidingen, trainingen of oefeningen uitbesteed, hiervoor is een bedrag begroot van 15.000. 121720 5
6
Bijlage 1 De aandachtspunten uit het Kwaliteitskader Leerpunt 1 Plannen Keep it simple. Plannen sluiten aan op de routine, zijn simpel en concreet. De aanbevelingen 1. Plannen zijn beknopt. 2. Plannen sluiten zoveel mogelijk aan bij de dagelijkse praktijk. 3. Plannen bevatten concrete normen. 4. Plannen zijn voorzien van checklists. Leerpunt 2 OTO-activiteiten Opleidingen, trainingen en oefeningen kennen een duidelijke focus en opbouw. De aanbevelingen 1. Activiteiten kennen een opbouw in vorm: O-T-O. 2. Activiteiten kennen een opbouw in de inhoud en zijn gekoppeld aan realistische verwachtingen. 3. De link met de dagelijkse praktijk is stevig aangezet. 4. Er wordt gezorgd voor een professionele oefenorganisatie. 5. Er is een focus op afwijkende en kritische onderwerpen. Leerpunt 3 Deelnemers Betrek de sleutelfunctionarissen erbij. Weet wat zij kennen en kunnen en hoe zij leren. De aanbevelingen 1. Sleutelfunctionarissen zijn benoemd. 2. Met de leerstijl van deelnemers wordt rekening gehouden. Leerpunt 4 Evalueren Actiepunten zijn helder voor het management, de planvormers, de ontwikkelaars en deelnemers. De aanbevelingen 1. Evaluaties zijn beschikbaar. 2. Evaluaties bevatten concrete actiepunten. 3. Evaluaties worden teruggekoppeld naar OTO-activiteiten en -plannen. 4. Het management en het bestuur zijn erbij betrokken. 121720 7
8
Bijlage 2 Fasemodel In onderstaande tabel is het Fasemodel uitgewerkt. Het model maakt de verwachtingen die aan het gedrag van de crisismanager worden gesteld, expliciet. Dit heeft als voordeel voor de deelnemer dat hij weet wat van hem verwacht wordt en zelf kritisch zijn optreden kan beschouwen. Het heeft ook als voordeel dat de waarnemer of oefenleider zo objectief als mogelijk het team kan beoordelen. Fase Fase 1: de beginner Fase 2: de gevorderde Fase 3: de professional Fase 4: de expert De startsituatie Wat kan de deelnemer aan het begin van deze fase nog niet? De deelnemer is nieuw in de crisisorganisatie doordat hij/zij bijvoorbeeld nieuw is in de functie. Hij/zij heeft bijna geen kennis van crisisbeheersing. Bovendien is de ervaring met (gesimuleerde) grootschalige monodisciplinaire incidenten minimaal. De deelnemer heeft bijna geen ervaring met (gesimuleerde) rampen of zware ongevallen. Bovendien heeft de deelnemer praktisch geen ervaring met gestructureerd multidisciplinair crisisoverleg. De deelnemer is nog niet vertrouwd met het combineren van de kennis van de crisisbeheersingsorganisatie met de vaardigheid om te komen tot een zorgvuldig besluit. De deelnemer heeft nog niet de routine die nodig is om intuïtief besluiten te kunnen nemen en dus zeer snel situaties te overzien, ontwikkelingen in te schatten en de daarbij aansluitende activiteiten te ondernemen. De eindsituatie Wat kan iemand die deze fase heeft doorlopen? De deelnemer heeft voldoende kennis van de crisisbeheersingsorganisatie in het algemeen en zijn/haar taken daarin in het bijzonder. De deelnemer is in staat orde aan te brengen in de chaos van een incident en integraal een goed besluitvormingsproces in te richten. De deelnemer is in staat om met een team zorgvuldige en inhoudelijk juiste beslissingen te nemen. Bovendien kan de deelnemer de belangrijkste producten volgens de afgesproken normen opstellen. De deelnemer is in staat intuïtief de juiste beslissingen te nemen. Hij/zij treedt op volgens de protocollen, maar is voldoende flexibel om indien nodig hiervan beredeneerd af te wijken. De Focus in opleidingen, trainingen en oefeningen De sleutelfunctionaris doet kennis en vaardigheden op over de eigen taken en verantwoordelijk-heden binnen de crisisorganisatie. Kennisverwerving concreet gericht op: - wet- en regelgeving - planvorming - protocollen en processen. Vaardigheden op doen ten aanzien van: - de uitvoering eigen werkzaamheden In opleidingen staat de theorie van het besluitvormingsproces centraal. In teamtrainingen en oefeningen worden deze principes toegepast. Concreet gericht op de do s (7 besluitvormingsprincipes). Evaluaties zijn met name gericht op het proces: - Hoe verloopt de besluitvorming en onderlinge afstemming? In opleidingen is aandacht voor de kwaliteitscriteria van de kritische producten. In trainingen en oefeningen wordt bekeken of de producten volgens de criteria opgeleverd worden. Het evalueren is met name gericht op de output. In opleidingen is aandacht voor de valkuilen in het gedrag van de functionaris. Kennis lacunes in zijn helikopterview worden gesignaleerd en opgelost. In complexe oefeningen wordt het individu flink onder druk gezet en getest. Aandacht voor het verder uitbouwen van die competenties waar de functionaris sterk of juist zwakker in is. Het evalueren is met name gericht op de wijze waarop het individu veerkracht en flexibiliteit toont, op de persoonlijke effectiviteit 121720 9
Fase Fase 1: de beginner Link planvorming In elke fase worden plannen aangescherpt. Op welke onderdelen van de plannen de nadruk ligt verschilt echter per fase Na OTO activiteiten aanscherpen plannen en procedures Fase 2: de gevorderde Na OTO activiteiten aanscherpen van formats, zoals format agenda en format situatierapportage Fase 3: de professional Na OTO activiteiten opstellen of aanscherpen van kwaliteitscriteria. Dit vraagt waarschijnlijk een verdiepingsslag ten aanzien van de plannen Fase 4: de expert Na OTO activiteiten aanscherpen van plannen en procedures Het lesmateriaal (hierin worden normen expliciet gemaakt) 'rampenkoffer': plannen, protocollen, procedures en kwalificatieprofielen. De do's: principes om het besluitvormingsproces te structureren. Productkaarten: beschrijvingen van kritische producten met kwaliteitscriteria. Principes persoonlijke effectiviteit. Plannen, protocollen, procedures en kwalificatieprofielen. 10
Jaarplan OTO 2012 Opleiden, Trainen en Oefenen ter voorbereiding op calamiteiten Waterschap Roer en Overmaas Versie : 1.0 Datum : 22 juni 2012 Opsteller : drs. S.L. Noordewier, Noordewier CMC C. Vink, medewerker calamiteitenbestrijding 121721
De OTO-activiteiten in 2012 Inleiding In dit jaarplan staat hoe in de tweede helft van 2012 invulling wordt gegeven aan de ambities uit het Beleidsplan OTO. Activiteiten 2012 1. Met elke sleutelfunctionaris wordt individueel bekeken in welke instapfase hij of zij wordt ingedeeld met betrekking tot OTO zodat de OTO-activiteiten voor 2013, 2014 en 2015 kunnen worden uitgewerkt. 2. De samenwerking met partners krijgt vorm (het convenant Samenwerking Crisisbeheersing en Rampenbestrijding Waterkolom Limburg). 3. Opstellen jaarplan 2013. 4. Opleiding kadewachtorganisatie en alarmerings- en opkomstoefening met Veiligheidsregio Zuid-Limburg. In verband met prioritering van andere speerpunten zijn de OTO-activiteiten in 2012 beperkt. In 2012 wordt een deel van de kadewachtorganisatie opgeleid, cursus dijkbewaking. Het ander deel van de kadewachtorganisatie zal deze cursus in 2013 volgen. Tevens neemt het waterschap eind oktober deel aan een alarmerings- en opkomstoefening van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg. In de eerste beleidsperiode is veel aandacht uitgegaan naar ieders taak, rol en verantwoordelijkheid (fase 1). Om te bereiken dat eind 2015 de sleutelfunctionarissen in het OTO programma in de fase van de gevorderde (fase 2) zitten, is het nodig om in 2013 een flinke stap te zetten (uitwerking in jaarplan 2013). Voor de meerderheid van de sleutelfunctionarissen betekent dit dat minimaal 1 en maximaal twee opleidingen of trainingen gevolgd worden. Het gaat veelal om een functiegerichte training/oefening waarbij vaardigheden geoefend worden en de kennis met betrekking tot de bestrijdingsplannen vergroot wordt. Samenwerking met partners Begin 2012 heeft het waterschap deelgenomen aan een training bij de Veiligheidsregio Zuid- Limburg. Tevens gaat de samenwerking op het gebied van OTO in 2012 meer vorm krijgen als gevolg van het convenant Samenwerking Crisisbeheersing en Rampenbestrijding Waterkolom Limburg. Landelijk wordt, in de Unie van Waterschappen (SMO), een visie ontwikkeld ten aanzien van de onderlinge samenwerking van waterschappen in de voorbereiding op crisisbeheersing. Evaluatie resultaten 2012 Eind 2012 verschijnt een bondig evaluatieverslag waarin niet alleen gekeken wordt of de hierboven genoemde doelstellingen zijn behaald maar ook wat de voortgang is t.a.v. de in het kwaliteitskader benoemde. 121721