Beleid inzake gezondheid, veiligheid en milieu Wereldwijd beleid van Novartis 1 maart 2014 Versie HSE 001.V1.NL
1. Inleiding Novartis wil een leider zijn op het gebied van gezondheid, veiligheid en milieu (HSE). We streven ernaar verantwoordelijk te handelen door een duurzame business op lange termijn op te bouwen. Dit gaat hand en in hand met onze streefdoelen inzake verzorging en genezing. HSE is een belangrijk onderdeel in de bedrijfsstrategie van Novartis op lange termijn. Bij onze activiteiten op het gebied van de gezondheidszorg houden we wereldwijd rekening met de gevolgen voor de gezondheid, de veiligheid en het milieu (HSE), met de bedoeling onze werknemers, buren, patiënten, bedrijfsactiva, de natuurlijke resources en het milieu te beschermen. Dit engagement maakt deel uit van al wat we doen, vanaf het moment dat een wetenschapper begint met het onderzoek, bij de productie en de distributie, tot en met het gebruik en de beschikbaarstelling van onze eindproducten voor klanten en patiënten. Dit beleid regelt de beginselen en de beheerpraktijken die maken dat Novartis een leider is voor alle aspecten van gezondheid op de werkplek, veiligheid en milieubescherming zoals bepaald in de Novartis Gedragscode. Het beschrijft de aanpak van Novartis om de risico's en de gevolgen voor gezondheid, veiligheid en milieu te minimaliseren. Het beleid beschrijft de basisverwachtingen voor alle werknemers en vormt de basis voor de volgende verplichte interne HSE-richtlijnen. Terwijl HSE ieders verantwoordelijkheid is, is het management verantwoordelijk voor het implementeren en instandhouden van de goede praktijken op het gebied van gezondheid, veiligheid en milieubescherming in gebieden die onder zijn controle vallen. 1.1 Reikwijdte en toepasselijkheid Dit beleid is van toepassing op alle werknemers van Novartis AG en de bedrijven die aan Novartis zijn gelieerd (de groep ). De beginselen van dit beleid zijn van toepassing op alles waarvoor Novartis operationele verantwoordelijkheid draagt, d.w.z. plaatsen die door Novartis worden gebruikt of gecontroleerd (als eigenaar of huurder) en joint ventures waarin Novartis operationele verantwoordelijkheid draagt. Dit beleid omvat de beginselen en de beheerpraktijken die Novartis wereldwijd toepast en is in overeenstemming met de toepasselijke wetten en industriële codes, zoals de internationale normen inzake milieubeheer (ISO 14001), de gezondheid op de werkplek en de veiligheid (OHAS 18001). Dit beleid moet in de hele groep wereldwijd worden toegepast en aangepast waar dat nodig is op basis van plaatselijke wetten of reglementeringen die strengere eisen stellen. 2 van 7
2., regels en definities 2.1 Ons engagement 2.1.1 We streven naar duurzaamheid De bescherming van de gezondheid en de veiligheid van onze werknemers, buren en anderen die worden beïnvloed door onze bedrijfsactiviteiten en de milieubescherming vormen kernwaarden van onze bedrijfscultuur en verdienen net zoveel aandacht als onze andere streefdoelen. Terwijl het management verantwoordelijk is voor het implementeren en het instandhouden van goede praktijken op het gebied van gezondheid, veiligheid en milieu en als leider een voorbeeld wil geven (bv. door middel van een verantwoord gedrag op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu), moeten de medewerkers de HSE-thema's goed begrijpen en hieraan evenveel belang hechten als aan andere kerndoelstellingen. De medewerkers worden geacht hun taken steeds met zin voor sociale verantwoordelijkheid uit te voeren. 2.1.2 We geven om de gezondheid en de veiligheid van onze werknemers. We promoten programma's om de gezondheid en het welzijn van onze werknemers in stand te houden en te verbeteren, zoals het verschaffen van rookvrije werkplekken over de hele wereld, waar dit wettelijk mogelijk is. De werknemers worden aangemoedigd om gebruik te maken van de vrijwillige gezondheidsprogramma's en om een gezond gedrag te hanteren, zoals: regelmatig voldoende lichamelijke activiteit te verrichten wat extra beweging op te nemen in hun dagelijkse routines te kiezen voor een gezonde voeding deel te nemen aan gezondheidsscreenings waar dit mogelijk is te profiteren van de programma's voor assistentie aan de werknemers en herintreding van werknemers. Het management wordt verondersteld de werknemers te ondersteunen in hun inspanningen om er een gezonde levensstijl op na te houden. We bieden onze werknemers veilige werkomstandigheden en streven ernaar hen te beschermen tegen potentiële gevaren en letsels. Voordat enig potentieel gevaarlijk werk wordt uitgevoerd, moeten de risico's worden beoordeeld aan de hand van bijvoorbeeld een risicoanalyse van het proces of een analyse van de gezondheidsheidsrisico's op de werkplek. Het management moet de risicobeoordelingen beschikbaar stellen en moet beschermingsmaatregelen uitwerken in samenwerking met de werknemers. De werknemers moeten zich vertrouwd maken met de plaatselijke veiligheidsvereisten en moeten de reglementeringen naleven. Voorbeelden zijn: het dragen van adequate persoonlijke veiligheidsuitrusting indien dat nodig is het in acht nemen van veiligheidswaarschuwingen en alarmen het deelnemen aan training en observatieprogramma's, bv. verplichte veiligheidstraining ter plaatse, training voor de veiligheid van de bestuurder en veiligheidsprogramma op basis van gedrag het melden van onveilige activiteiten, omstandigheden en veiligheidsrisico's. Er wordt van de werknemers verwacht dat ze ook op hun collega's letten en hen bewust maken van eventueel onveilig gedrag. 3 van 7
2.1.3 We geven om het milieu We streven ernaar om de natuurlijke resources verantwoord te gebruiken om de impact van onze activiteiten op het milieu en van onze producten gedurende hun hele levenscyclus te minimaliseren. Dit houdt in dat we onze energie-efficiëntie proberen te maximaliseren in het kader van onze streefdoelen om de klimaatverandering tegen te gaan en dat we duurzame verpakkingen en waar mogelijk groene chemicaliën gebruiken bij ons onderzoek, de ontwikkeling en onze productieactiviteiten. De werknemers moeten hun best doen om de invloed op het milieu bij hun dagelijkse werk te minimaliseren en om de hiërarchie in de maatregelen voor afvalpreventie toe te passen (afval vermijden, reduceren, recyclen en het hergebruiken van materialen). Enkele voorbeelden: efficiënt energiegebruik De werknemers moeten altijd proberen om energie zo efficiënt mogelijk te benutten en om opportuniteiten te benutten om het energieverbruik op hun werkplekken te beperken. Bijvoorbeeld door het uitschakelen van de verlichting en de apparatuur op kantoor/in het labo als deze niet in gebruik is. De quality en facility managers moeten rekening houden met het efficiënte energieverbruik bij het opstellen en beheren van de instelpunten voor clean rooms en andere kameromstandigheden (bv. temperatuur, vochtigheid en luchtverversing) binnen de aanvaardbare bereiken, op basis van reguleringen of compliantienormen. De projecten worden herbekeken op energie-efficiëntie en het gebruik van hernieuwbare energie. Er wordt voorkeur gegeven aan beleggingsprojecten ter verbetering van de energie-efficiëntie met terugwinning gedurende de levensduur. Reductie van de uitstoot van broeikasgassen De werknemers moeten verplaatsingen zoveel mogelijk vermijden en opteren voor video- of teleconferenties indien deze beschikbaar zijn en door de business worden aanvaard. De verkoopafgevaardigden moeten kiezen voor zuinige auto's en moeten veilig en eco-efficiënt rijden om brandstof te besparen en de CO2 te minimaliseren. Recycling of minimalisering van afval De werknemers moeten zoveel mogelijk vermijden om afval te produceren en moeten de recyclingopties gebruiken als lokale recyclinginitiatieven 's van kracht zijn. Ze moeten rekening houden met het milieu voordat ze e- mails, e-mailbijlagen of andere werkdocumenten afdrukken. De ontwerpers van de verpakking moeten rekening houden met vereenvoudigde of kleinere verpakkingen en met milieuvriendelijke, goedaardige materialen. De procesontwikkelaars moeten technieken hanteren om de hoeveelheid oplosmiddelen te beperken en deze te recyclen. De medewerkers van de productie moeten opportuniteiten zoeken om de intermediaire en actieve stoffen bij de afvoer van afvalwater te beperken. Efficiënt waterverbruik De werknemers moeten water altijd zo goed mogelijk benutten en de mogelijkheden overwegen om het waterverbruik op de werkplek te beperken. 4 van 7
2.1.4 We houden rekening met de gevolgen voor HSE bij de ontwikkeling van producten en technologieën. Er wordt van de werknemers verwacht dat ze een duidelijke procedure volgen. Dit houdt in dat de de vooruitstrevende HSE-risicoanalyse en de beoordelingen van de impact van belang is om te waarborgen dat de voordelen opwegen tegen het resterende risico bij hun bedrijfsactiviteiten, de processen, voor de patiënten en het milieu. De werknemers moeten ervoor zorgen dat de overwegingen op het gebied van HSE opgenomen zijn in de product- en procesontwikkeling, de inkoop, de productie en in grote projecten in een vroeg stadium. De werknemers dienen groene chemicaliën te gebruiken bij de productontwikkeling en moeten duurzame verpakking in het designproces gebruiken. We engageren ons in wetenschappelijke peer reviews en houden rekening met de voorbeelden en de risico's van innovatie op een gestructureerde, wetenschappelijke en transparante manier. 2.1.5 We vormen een netwerk van verantwoordelijke business partners. Er wordt van de externe leveranciers verwacht dat ze voldoen aan de verwachtingen op het gebied van HSE, de verwachtingen in de leverancierscode van Novartis die is gebaseerd op internationale normen en dat zij de goede praktijken hebben aanvaard als er geen norm bestaat. 2.2. Compliantie, continue verbetering en communicatie 2.2.1 We leven de plaatselijke wetten en reglementeringen na en voldoen aan de interne reglementeringen Het management stelt Novartis HSE richtlijnen op en voert geregeld audits uit betreffende het gedrag en de reviews van het beheerssysteem om de conformiteit met deze richtlijnen, de plaatselijke wetten en de reguleringen te waarborgen. De vestigingen worden aangemoedigd om een certificering te behalen volgens de wereldwijde normen (bv. ISO14001 en OSHSAS18001). De werknemers werken mee aan industriële netwerken om de beste praktijken uit te wisselen. 2.2.2 We streven naar doorlopende verbetering in ons HSE-managemensystemen en -prestaties Het management bepaalt jaarlijkse streefdoelen en targets, meet de prestaties geregeld tegenover de streefcijfers en er wordt van de werknemers verwacht dat ze snel ingrijpen handelen als zich afwijkingen voordoen. De werknemers zijn verplicht tot een eerlijke rapportering van de belangrijkste indicatoren voor HSEprestaties. We trekken lessen uit ongevallen en gebeurtenissen uit het verleden en we gebruiken deze om onze te normen te verstrengen, te verbeteren en mee te delen om herhaling te vermijden. De werknemers moeten de HSE-risico's in verband met nieuwe producten, procedures en technologieën beoordelen en matigen om zeker te stellen dat de voordelen opwegen tegen de inherente risico's. Deze beoordelingen worden periodiek herbekeken in het licht van nieuwe problemen of bewijzen en omvatten externe benchmarking met de relevante industriële normen. 5 van 7
2.2.3 We leiden onze werknemers op en engageren ons om een actieve betrokkenheid van onze werknemers in HSE-inspanningen mogelijk te maken. De HSE-competentie wordt gewaarborgd door een adequate rekrutering, training en ontwikkeling. De werknemers zijn verantwoordelijk voor het waarborgen van hun engagement en medewerking. Ze moeten zich ook verbinden tot een goed begrip van hun verantwoordelijkheden voor HSE en moeten deze naar best vermogen behartigen. Van het management wordt verwacht dat het alle HSE-gerelateerde thema's ernstig behandelt teneinde de prestaties op het gebied van HSE te verbeteren. 2.2.4 We communiceren transparant We delen de resultaten voor HSE zowel intern als extern openlijk mee, bv. op de website van Novartis en via het jaarrapport van Novartis. We delen onze HSEprestaties transparant mee volgens de best-in-class internationale rapportoringsinitiatieven. De nadruk wordt gelegd op het erkennen en aanpakken van problemen inzake HSE-thema's binnen deelgroepen of van belanghebbenden. 2.2.5 Definities Definities Gezondheid, veiligheid en milieu (HSE) omvat de gezondheid op de werkplek, de arbeidsveiligheid en de milieubescherming en omvat de promotie en bescherming van gezondheid, bioveiligheid, procesveiligheid, chemische veiligheid, brandveiligheid, transportveiligheid, vermindering van de emissies van lucht en water, het minimaliseren van afval en het behoud van de natuurlijke resources, water en energie. 2.2.6 Referenties Wanneer in dit beleid wordt gesproken over werknemers, verwijst dit naar alle personen die werkzaam zijn in de vestigingen van Novartis, inclusief personeel van derden en naar de werknemers van Novartis die buiten de vestigingen werken zoals verkoopafgevaardigden. Referenties HSE-richtlijnen en adviesmemo's, inclusief ondersteunende hulpmiddelen Inkoopbeleid van Novartis Novartis Leverancierscode 6 van 7
3. Implementatie 3.1 Training Er wordt van de werknemers verwacht dat ze zich vertrouwd maken met dit beleid en deelnemen aan de sessies van de HSE-training die periodiek op hun locaties worden gehouden. 3.2 Melding van mogelijk wangedrag en verbod op vergelding De werknemers moeten zich strikt aan de relevante wetten en reguleringen houden, alsook aan de richtlijnen en procedures die van toepassing zijn bij Novartis. Iedere medewerker die een mogelijke overtreding van de geldende wetgeving of dit beleid ontdekt, is verplicht om zijn of haar vermoeden onmiddellijk te melden conform het hoofdstuk van de gedragscode van Novartis met als titel 'Hoe mogelijk wangedrag te melden'. Iedereen die een mogelijke overtreding van de geldende wetgeving of dit beleid meldt, is beschermd tegen represailles in welke vorm ook. 3.3 Inbreuk op dit beleid Inbreuk op dit beleid wordt niet getolereerd en kan leiden tot disciplinaire en andere maatregelen tot en met beëindiging van het dienstverband. 3.4 Uitzonderingen Er zijn geen uitzonderingen op dit beleid toegestaan. Als er enige nieuwe ontwikkelingen zijn op het gebied van HSE, moet het beleid indien nodig worden aangepast en zal Corporate HSE een dergelijke verandering meedelen. 3.5 Implementatie 3.6 Controle Elke manager van Novartis is ervoor verantwoordelijk om dit beleid binnen het domein van zijn of haar functieverantwoordelijkheid te implementeren, het goede voorbeeld te geven en instructies te geven aan de aan hem of haar ondergeschikte medewerkers. Het management moet zorgen voor adequate en passende resources om dit beleid te kunnen naleven. De aspecten van de HSE-prestaties worden maandelijks gemeld via een wereldwijd gegevensbeheersysteem; deze aspecten worden wereldwijd gecontroleerd door de Divisie en Corporate HSE. Verder worden per kwartaal HSE reviews opgesteld per afdeling en worden door het HSE management jaarlijks HSE-reviews opgesteld. De locaties worden periodiek aan een audit onderworpen volgens hun eigen HSE-risicoprofiel. De auditresultaten worden gemeld aan het Novartis HSE Steering Committee, met een samenvatting voor het Excecutive Committee Novartis en het Audit & Compliance Committee van de Raad. De eigenaar van dit HSE beleid is Corporate HSE. 7 van 7